KLARA SVPL Lathund för Sjukhus
Innehåll sid. Bakgrund och beskrivning Inkomna meddelanden 4 Kvittera meddelande 5 Administrativt meddelande 6 Inskrivningsmeddelande returnerat 7 som Felsänt Ändra/ Lägga till medverkande part 8 Avisera till en eller flera mottagare inom 9 den egna organisationen Grafisk ärendeöversikt 0 Sök ärende Ta bort ärenderaden i inkomna meddelanden sid. Inskrivningsmeddelande Registrera 8 kontakter, bild () Kallelse och underlag till vårdplanering 9 Vårdplan / Förkortad vårdplan, bild (4) 0 Vårdplan - Avisera, bild, (4) Vårdplan - Kvittera, bild (4) Vårdplan - Justera bild 4 (4) Utskrivningsmeddelande 4 Information vid utskrivning 5 Utebliven utskrivning 6 Avsluta utebliven utskrivning 7 Registrera avliden patient 8 Sändlista - Historik 9 Registrera ny patient Vårdbegäran 4 Meddelande till vård och omsorg 5 Omflyttning av patient i KLARA SVPL vid 6 inläggning på vårdavdelning Inskrivningsmeddelande bild () 7 Funktionsknappar 0 Ikoner i trädet Meddelandeträdets struktur Reservrutin, Reservnummer, Skyddad identitet
Bakgrund och beskrivning KLARA SVPL är ett IT-stöd för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vårdplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten med patienten i centrum. KLARA SVPL är en journalhandling som patienten har möjlighet att ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvitteras av mottagande enhet Meddelande till Vård och omsorg Aviseras av öppenvård/akutmottagning Inskrivningsmeddelande Aviseras av vårdavdelning Kallelse och underlag till vårdplanering Aviseras av vårdavdelning Vårdplan Sammanställs & Aviseras av vårdavdelning Redigeras Markera Färdig - Aviseras Redigera Markera Färdig Justera direkt Justeras, när alla markerat Färdig Utskrivningsmeddelande Aviseras av vårdavdelning Utebliven utskrivning Aviseras av vårdavdelning Information vid utskrivning Aviseras av vårdavdelning Steghänvisning i dokumentet Steghänvisning med utföraråtgärd
Inkomna meddelanden. Meddelandetyp kan väljas. Dubbelklicka på en patient/ärende för att öppna ett ärende. Om du är uppkopplad längre tid eller för att uppdatera sidan klicka på Filtrera För att återkomma till Inkomna meddelanden 4. Klicka på Översikter 4 5 5. Klicka på Inkomna meddelanden 4 4
Kvittera meddelande När det inkomna meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkomna meddelanden.. Kvittera Det betyder att informationen mottagits.. Utan att gå ur valt patientärende klicka Uppdatera bildvisning för att se senaste åtgärd. Kan göras i alla dokument under processen.. För att komma tillbaka till inkorgen klicka på Översikter Inkomna meddelanden 5 5
Administrativt Meddelande Kan skapas av alla parter - Sjukhus - Primärvård - Kommun när som helst under ärendets gång och även flera gånger i samma ärende Meddelandet får INTE innehålla medicinsk information Detta meddelande påverkar inte ärendeprocessen. Avisera 6 6
Inskrivningsmeddelande returnerat som Felsänt Om meddelandet kommer i retur från Kommun/Primärvård kontrollera var patienten bor/ är listad.. Ett felsänt meddelande syns i Grafisk ärendeöversikt, vitt kuvert med rött stopptecken Ta bort den/de medverkande part/parter som är fel och lägg till den/de rätta, (se sidan 8). 7 7
Ändra/Lägga till medverkande part. Högerklicka i trädet på ärendenummer och välj Lägg till en medverkande. Klicka på Katalog Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter är möjliga att välja. Dessa är i fetstil.. Klicka på Välj Den part som lagts till ersätter den tidigare parten fortsättningsvis i ärendet 4. Avisera därefter meddelandet till vald part. 4 8 8
Grafisk ärendeöversikt Denna vy används som en översikt över enhetens aktuella eller avslutade ärenden Det går att söka på: - ärendenummer - personid - enhet - aktuella - avslutade -från datum - till datum sjukhus kommun primärvård initierande part aviserat men ej kvitterat av mottagande part avvisat kommentar finns vid gul markering kvitterat meddelande färdigt för justering av vårdplan justerad vårdplan vidaresänt meddelande Dubbelklicka på t ex ett kuvert under S för att öppna/se dokumentet. 9 9
Sök ärende. Klicka på Översikter. Klicka på Sök ärende Denna vy används som en översikt över enhetens alla aktuella eller avslutade ärenden. Det går att söka efter specifika ärenden via - ärendenummer - personid - enhet - sök på parter - sök på mottagare - aktuella - avslutade -från datum - till datum. Klicka på Sök 0 0
Avisera meddelande till en eller flera mottagare inom egna organisationen Öppna aktuellt meddelande. Klicka på Sändlista nere i högra hörnet. Avisera. Klicka fram till rätt SVPL enhet = fetstil 4. Klicka på Välj 5. Enhetens namn kommer då upp på Sändlistan 5 4 Ansvaret ligger dock kvar hos den enhet som aviserar.
Ta bort ärenderaden i Inkomna meddelanden. Klicka i den lilla rutan framför ärende nummer. Klicka på Ta bort OBS! Du tar bara bort raden i Inkomna meddelanden, inte själva meddelandet. Det går att markera flera ärenden och klicka Ta bort
Vårdbegäran Vårdbegäran aviseras från kommun, primärvård eller sjukhusets specialistmottagning Vårdbegäran kan även aviseras från kommun till primärvård. Observera om patienten är inskriven i hemsjukvården. Kvitteras av mottagande parter
Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun, primärvård eller sjukhusets specialistmottagning.. Aviseras av sjukhusets specialist/akutmottagning till kommun och primärvård för att meddela att patienten ej bedöms vara i behov av slutenvård och återgår till sitt boende Meddelande kan även aviseras från Primärvård/VC/Jourmottagning till kommunen Kommun meddelas även via telefonkontakt innan patienten skickas hem 4 4
Omflyttning av patient inom sjukhuset Patient som kommit akut från kommun eller primärvård med en vårdbegäran ska omflyttas i KLARA SVPL på akuten eller vid ankomst till avdelningen. Omflyttning kan även användas i senare skede om patienten ska flyttas till annan enhet/avdelning. Klicka på Omflyttning. När rutan kommer upp tryck dig fram i trädet till önskad avdelning kommer upp. Den måste vara fetstil = svpl enhet Markera önskad avdelning. Klicka på Godkänn 4. Klicka på Stäng 5. Uppdatera bildvisning 5 4 5 5
Registrera ny patient. Klicka på Ärenden. Klicka på Patient. Klicka på Ny Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd) 4. Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 8 6 7 5 4 5. Kontrollera att uppgifterna stämmer. Klicka på Spara. 6. Patienten blir valbar i den Vita rutan 7. När raden med patientuppgifter markerats syns personnummer och namn längst upp i bild. 8. Klicka på Meddelande för att påbörja nytt ärende 6 6
Inskrivningsmeddelande Bild () Sök i Vårdval var patienten är listad.. Välj Nytt inskrivningsmeddelande. Bild för Medverkande enheter visas. Ange vilka enheter som deltar i ärendet genom att klicka på pil (favoritlista = samarbetspartners). Finns inte sökt enhet i favoritlistan, klicka på Katalog och sök upp enheten (fet stil). Klicka på Välj 7 7
Inskrivningsmeddelande Registrera kontakter Bild () Aviseras från sjukhus till kommun och primärvård efter patienten bedöms ha behov av slutenvård.. Klicka på Kontakter. Klicka på Ny. Skriv in den som är medicinskt ansvarig med tillgängligt telefonnummer 4. Klicka på Spara 5. Klicka på Stäng 6. Fyll i datum, kontaktperson, enhet och telefonnummer. Kontakter följer därmed ärendet. 7. Avisera 6 4 5 7 8 8
Kallelse och underlag till vårdplanering. Klicka på Ny kallelse+underlag. Dialogrutan Registrera samtycke visas om tidigare Vårdbegäran/ Förberedd vårdbegäran inte skapats.. Klicka på Registrera. 4. Fyll i mötesform och deltagare. Efter överenskommelse om mötestid skriver sjukhuset in tiden i rutan för föreslagen mötestid och aviserar igen. 5. Fyll i ansvarig läkare, inskrivningsorsak, patientens upplevda och bedömda behov, genomförd åtgärd, Hemsjukvård eller inte samt rehabinsatser och hjälpmedel. 6. Fyll i funktionstillstånd och datum då bedömning gjordes 7. I delen insats/åtgärd fyll i samtliga fält. Läkaren är ansvarig för innehållet men sjuksköterskan skriver på uppdrag av läkaren. 8. Avisera 7 8 6 5 4 9 9
Vårdplan / Förkortad vårdplan. Om förkortad vårdplanering valts i Kallelse och underlag för vårdplanering visas dialogrutan. Förkortad vårdplan med frågeställning om tidigare vårdplan Bild (4) Väljs alternativet tidigare vårdplan skapas en redigerbar kopia av den senaste vårdplanen som patienten sedan tidigare har. Denna gäller då kommun och PV Kvitterat kallelsen och därmed mottagit meddelandet. Kommun och primärvård har möjlighet att kräva ny vårdplan om man inte vill acceptera sjukhusets förslag. Detta görs genom ett administrativt meddelande. Väljer man att inte använda tidigare vårdplan skapas en ny vårdplan. 0 0
Vårdplan - Avisera Bild (4). Klicka på Ny Vårdplan. Förvalt är de senast valda parter. Under fliken Möte samtliga deltagare i vårdplaneringen noteras sjukhuset skriver namn på läkare som har ansvar för vårdplanen och/eller fortsatta medicinska ansvaret för patienten efter utskrivning. Fliken Gemensam fylls i med överenskomna uppgifter/insatser som beslutats under vårdplaneringsmötet. Kommun och primärvård kompletterar under respektive flik. I sjukhusfliken skrivs vad sjukhuset skall ansvara för efter patientens hemgång. 4. Markera Färdig 5. Avisera 4 5
Vårdplan - Kvittera Bild (4) Vårdplanen kan aviseras upprepade gånger och för varje gång skapas en ny version. Detta visas i Aktuell version. Ta del av all information i samtliga flikar. De tre medverkande parterna är representerade och går inte att klicka bort av annan part. Kvittera 4. Uppdatera bildvisning för att fortsätta med Redigera direkt (se sidan 0)
Vårdplan - Justera Bild 4(4) Vårdplan som skall justeras kommer som ett meddelande i Inkomna meddelande när samtliga markerat Färdig. Ärendet kan också bevakas i Grafiska Ärendeöversikten och visas med röd bakgrund och vitt kuvert. Färdigt för justering i Vårdplan Justerad. Klicka på under Vårdplan för att få upp ärendet.. Justera - snarast, helst omgående när alla samverkansparter markerat Färdig.. När samtliga parter har justerat vårdplanen är den upprättad. Namn och datum kommer automatiskt i rutorna.
Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar att patienten är utskrivningsklar.. Välj Nytt utskrivningsmeddelande. Bild för medverkande enheter kommer upp. Förvalt är de senast valda parter Klicka på Välj. Fyll i datum för utskrivningsklar 4. Avisera Utskrivningsmeddelandet ska aviseras senast dagen före utskrivningsklardatum. 4 4 4
Information vid utskrivning Samma dag som patienten skrivs ut från sjukhuset skall detta meddelande aviseras till kommun och primärvård.. Klicka på Ny Information vid Utskrivning. Bild för Medverkande enheter kommer upp. Klicka på Välj. Inskrivningsdatum samt inskrivningsorsak följer med sedan tidigare meddelanden. Information om vårdtillfället sammanfattas och dokumenteras. I meddelandet dokumenteras också om patienten skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annat. 4. Avisera 4 5 5
Utebliven utskrivning Utebliven utskrivning används om vårdplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd patienten avlider inga behov av insatser efter hemgång. Välj Ny utebliven utskrivning. Skriv i kontaktperson, orsak och förmodad ny utskrivningsdag.. Avisera I och med detta meddelande görs halt i beräkning av karensdagar/betaldagar. 6 6
Avsluta utebliven utskrivning. Genom att högerklicka på utebliven utskrivning ges möjligheten att avsluta utebliven utskrivning. Om utskrivningsklar blir aktuellt inom 7 kalenderdagar efter det att utebliven utskrivning har aviserats kan aktuell vårdplan gälla. Om mer än 7 kalenderdagar har förflutit sedan utebliven utskrivning aviserats skall ny Kallelse + underlag aviseras samt ny vårdplanering genomföras. När patienten är utskrivningsklar:. Välj Nytt utskrivningsmeddelande 4. Välj medverkande enheter som deltar i ärendet. Klicka på Välj 4. Fyll i datum för utskrivningsklar 5. Avisera 5 7 7
Registrera avliden patient Har en patient avlidit under vårdtiden på sjukhuset ska sjukhuset:. Välj Ny Utebliven utskrivning Ange orsak och avisera meddelandet. Registrera Avliden i patientadministrationen under Ärenden / Patient. När rutan för Avliden blir ikryssad kommer fält för datum och Närstående informerad upp för att fyllas i. 8 8
Sändlista - Historik. Sändlistan maximeras och minimeras med knappen Sändlista. I Sändlistan framgår även vilken enhet som aviserat/vidaresänt (högerklicka för att se person/organisation). Via knappen Historik är det möjligt att visa tidigare version (Visa version) av meddelandet samt att se vilka användare som hanterat ett meddelande (Visa användarspår).. I Användarspår framgår det vad en användare gjort i olika versioner av meddelandet. 9 9
Funktionsknappar Redigera För att skriva i ett redan skapat dokument Utkast Det som dokumenterats sparas och kan ses på den egna enheten. Låser ärendet för övriga Publicera Avisera Det som dokumenterats sparas och kan sökas upp av alla deltagande parter. Visas ej i Inkomna meddelanden Det som dokumenterats sparas och är tillgängligt för alla deltagande parter. Visas i Inkomna meddelande Justera Kvittera Justera vårdplan, särskild behörighet krävs. Är gråmarkerad tills alla deltagande parter markerat färdig på Vårdplan Bekräftar att meddelandet mottagits. Meddelandet försvinner från inkorgen efter kvittering. Makulera Felsänt Ett dokument tas bort. Rött kryss visas i trädet. Används då meddelande skulle aviserats till annan enhet. Rött stopptecken visas i trädet. Historik Forcera Utskrift Visar tidigare version av meddelandet samt vilka användare som hanterat ett meddelande (Visa användarspår). I undantagsfall kan forcering av vårdplan användas av sjukhus och särskild behörighet krävs. Det krävs att en kommentar skrivs som motiverar forceringen, kommentarsrutan öppnas automatiskt. Skriva ut meddelandet 0 0
Ikoner i trädet Avslutat ärende Pågående ärende Initierande enhet Deltagande enheter Vårdbegäran Inskrivning Kallelse Vårdplan Utskrivningsklar Information vid utskrivning
Meddelandeträdets struktur Under varje meddelande finns information.. Dubbelklicka på aktuellt meddelande. Klicka på + tecken så visas ytterligare information.. Meddelande som avvisats som Felsänt 4. Vårdplan justerad 5. Anger till vilka meddelandet aviserats 6. Utskrivningsmeddelande visas med och när Utebliven utskrivning har aviserats. 6 5 4
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svp under Reservrutin KLARA SVPL. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter. Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i KLARA SVPL. Skyddad identitet Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vårdplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten.