Styrande rutindokument Rutin Sida 1 (10) Projektmodell - UPPDRAGiL Bygger på version 1.0 av UPPDRAGiL (ARBGRP28-5-234) som tidigare administrerades av Länsteknik, Region Norrbotten. Uppdateringar: Inlagd i VIS Ändrat Norrbottens läns landsting till Region Norrbotten Ändrat hänvisningar till Länstekniks projektkontor till Regionalt projektkontor Idébeskrivning -> Behovsbeskrivning
Sida 2 (10) Innehållsförteckning Inledning... 3 Vad är projekt respektive uppdrag?... 3 Syfte med uppdragsmodellen... 3 Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell... 4 Ansvarig för Region Norrbottens uppdragsmodell... 4 Uppdragets livslängd... 4 Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning... 4 Riskanalys... 4 Projektdokumentation... 5 Kommunikationsplan... 5 Rapportering och uppföljning... 5 Region Norrbottens uppdragsmodell... 6 Beslutspunkt... 6 Faser... 7 Roller i uppdraget... 7 Dokumentmallar... 9
Sida 3 (10) Inledning Syftet med uppdragsmodellen UPPDRAGiL är att ge riktlinjer och anvisningar för hur uppdrag ska bedrivas och styras inom Region Norrbotten. Modellen är medvetet gjord med samma utgångpunkter och nomenklatur som projektmodellen PROJEKTiL. Uppdragsmodellen består av följande delar: Beskrivning av uppdragsmodellen (uppdragets flöde med faser, beslut, roller, mallar och termer). Beskrivningen är detta dokument. Dokumentmallar i VIS: Behovsbeskrivning, uppdragsdirektiv, slutrapport och resurskontrakt. Frågor och kommentarer på Region Norrbottens uppdragsmodell UPPDRA- GiL hänvisas till Regionala projektkontoret, division Service. Vad är projekt respektive uppdrag? Projekt är ett sätt att bedriva ett målinriktat arbete i en temporär organisation en engångsorganisation och ett arbetssätt som utmärker sig av, bland annat, följande egenskaper: Projekt leder fram till ett bestämt mål, resultat och leverans. Projekt kräver olika resurstyper och kompetenser. Projekt är tidsbegränsat. Projektarbete är av engångskaraktär. Inom Region Norrbotten ska det alltid övervägas att använda projektformen som arbetssätt när ovanstående kriterier är uppfyllda för ett uppdrag eller arbetsuppgift. Det finns många situationer när PROJEKTiL anses för omfattande och tung att använda. Det är framförallt när arbetsuppgiften är relativt begränsad och skall genomföras på kort tid och av ett fåtal personer. Då kan man välja att använda delar av PROJEKTiL, det vill säga de delar som hanterar uppdrag: UPPDRAGiL. UPPDRAGiL skall ses som ett alternativ till PROJEKTiL i de situationer då PROJEKTiL bedöms vara för omfattande. I det fallet kallas arbetsuppgiften uppdrag istället för det mera omfattande ordet projekt. Syfte med uppdragsmodellen Inom Region Norrbotten finns en mängd samtidigt pågående projekt. I dessa projekt ingår en mängd olika resurser med olika kompetenser från olika delar av organisationen. Detta medför att det är svårt för ledning och beslutsfattare att få en översikt över de pågående projekten, uppdragen och resurserna. För att kunna prioritera rätt projekt och uppdrag måste bra beslutsunderlag finnas som grundar sig på projektens status, effektmål samt tids-, resurs- och kostnadsramar. Projekten är jämförbara endast om alla arbetar med samma
Sida 4 (10) projektmodell. Uppdragen är jämförbara endast om vi alla arbetar med samma uppdragmodell. Projekt och uppdrag kan bli jämförbara om projektmodellen och uppdragsmodellen har likartad uppbyggnad och jämförbara beslutspunkter. En uppdragsmodell ger gemensamma spelregler som medför att vi arbetar på ett enhetligt sätt samt pratar samma språk. Projektmodellen ska även finnas till för att: deltagarna lättare ska komma in i uppdraget vi enklare ska kunna ta del av erfarenheter från tidigare uppdrag underlätta kommunikationen mellan alla som jobbar med uppdrag och projekt tydliggöra ansvar och befogenheter i uppdragen beskriva uppdragets flöde på ett enkelt överskådligt sätt Målgrupp för Region Norrbottens projektmodell Större tillfälliga och avgränsade arbetsuppgifter som inte drivs som projekt inom Region Norrbotten bör använda uppdragsmodellen. Ansvarig för Region Norrbottens uppdragsmodell Kommentarer och frågor gällande uppdragsmodellen skickas till funktionsbrevlådan projektkontor@norrbotten.se Förbättringsförslag skrivs i Synergi och skickas till 01 Region Norrbotten Service Projektkontoret Uppdragets livslängd Ett uppdrag inom Region Norrbotten bör ej överstiga tre månader. Om arbetet tar längre tid bör det hanteras som ett projekt. Kvalitetssäkring: Projektrevisioner och granskning Kvalitetssäkring för uppdraget/projektet sker genom löpande åtgärder som uppföljningsrapporter, checklistor och tester. (ex. linjechef, objektägare) beslutar vid BP2 (uppdragets start) med hänsyn till uppdragets art och omfattning vilken grad av kvalitetssäkring som varje uppdrag skall omfattas av. Riskanalys Syfte Syfte med en riskanalys är att identifiera: hot mot projektet, kritiska aktiviteter samt händelser som försvårar genomförandet av uppdraget. Den ska även användas för att föreslå och planera in handlingsalternativ som eliminerar riskerna och hoten.
Sida 5 (10) Vem och vilka En riskanalys ska göras för samtliga nya uppdrag och genomförs av uppdragsledaren eventuellt tillsammans med övriga deltagare. När Riskanalysen bör genomföras i samband med att uppdraget startar, så att resultatet från riskanalysen kan hanteras inom uppdraget. Den kan även göras för pågående uppdrag när det bedöms nödvändigt. Referensdokument Närmare beskrivning av hur riskanalys kan genomföras kan man läsa i PRO- JEKTiLs mall Riskanalys. Projektdokumentation Syfte Alla uppdrag bör dokumenteras noggrant, både för att underlätta kommunikationen inom och utom uppdraget samt för att verka för erfarenhetsöverföringar till senare uppdrag. Riktlinjer för dokumentation Varje projekt bör som minimum skriva de dokument som efterfrågas i Region Norrbottens uppdragsmodell och som har tydliga mallar. Det är inte nödvändigt att skriva under varje rubrik i mallarna, men om viss rubrik inte är aktuell för projektet ska inte rubriken tas bort utan bara noteras som Inte aktuellt. Kommunikationsplan Syfte Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid rätt tillfälle, via lämplig informationskanal med önskad informationsmängd för att få bästa möjliga engagemang för uppdraget. Vem och vilka En kommunikationsplan bör göras för samtliga nya uppdrag och genomförs av uppdragsledaren tillsammans med uppdragsägaren. När Kommunikationsplanen grundar sig på att man har analyserat vilka som är i särskilt intresserade av uppdragets progress och resultat. Därmed bör kommunikationsplanen göras i samband med BP1 och det finns med i Uppdragsdirektivet. Rapportering och uppföljning Alla uppdrag inom Region Norrbotten ges möjlighet att använda dokumentmallar och stöd som tillhandahålls av Regionalt projektkontor via VIS och Insidan.
Sida 6 (10) Region Norrbottens uppdragsmodell Beslutspunkt Beslutspunkt är ett bestämt och i planen inplanerat tillfälle, när man fattar beslut om fortsatt verksamhet. Ett beslut kan innebära fortsättning eller avveckling av uppdraget. Beslutspunkt Beskrivning Utsedda roller vid beslut Beslutsfattare Beslutsdokument BP0 Innebär att påbörja initieringsfasen, det vill säga undersöka förutsättningarna för uppdraget. Ansvarig för initiering Behovsbeskrivning eller annat beslutsunderlag BP0 ligger utanför uppdraget BP2 Beslut att starta/ej starta genomförandet av uppdraget. Genomförandefasen startar/startar ej Uppdragets medlemmar Projektägare i samråd med styrgrupp. BIT/LG om så krävs. Projektplan med nyttokalkyl och överenskommelse för realisering av nytta BP4 Beslut att godkänna uppdragets resultat för leverans till mottagaren. Slutrapport
Sida 7 (10) Fas Initieringsfas Faser Genomförandefas Beskrivning av fas Under fasen undersöker man möjligheterna att genomföra en idé, ur såväl teknisk, som resursmässigt perspektiv. Man ska även kontrollera att idén passar in verksamhetens planer. Man ska man under fasen även definiera uppdragets mål, göra tidplan samt föreslå kostnadsramar. Man bör även samråda med önskade resurser och preliminärboka dessa. Ett förslag till projektdirektiv tas fram. Uppdraget startas genom att ta fram detaljplaner och genomför riskanalyser. Uppdraget genomförs enligt planen och genomförandet rapporteras regelbundet till alla uppdragets intressenter. Uppföljningsrapporter tas fram. Leverans av uppdragets resultat sker vid slutet av fasen. Uppdragets intressenter utvärderar uppdraget och dokumenterar erfarenheter och observationer. Uppdraget avvecklas och arkivering av dokument görs. Slutrapport tas fram. Roller i uppdraget En uppdragsorganisation är temporär och bara etablerad under uppdragets livscykel. Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av Ansvar för uppdragets finansiering. Upprätta uppdragsdirektiv. Godkänna slutrapport. Föreslår uppdragsledare. Stödjer uppdragsledare. Fattar BP2- och BP4-beslut. - Ansvara för att effektmålen/nyttoeffekter både mäts och nås
Sida 8 (10) Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller mandat Utsedd av Uppdragets genomförande enligt planen. Att uppdraget når sina mål. Tillgodose mottagarens krav inom uppdragets ramar. Planerar, leder, fördelar samt följer upp arbetet inom uppdraget. Förfogar över de medel som tilldelats uppdraget. Ansvara för uppdragets resultat tills mottagaren har tagit över ansvaret (vid BP4). Rapporterar genomförandet och förändringar gentemot plan i uppdraget. Uppdragsdokumentationen. Kontrollera, kontera och godkänna fakturor innan attestansvarig attesterar. Följa upp och ansvara för uppdragets budget. Genomföra riskanalys. Informera alla uppdragets intressenter. Medlem Har personligt ansvar att genomföra överenskomna åtaganden i uppdraget. Arbeta i uppdraget enligt överenskommelse. enligt överenskommelse med berörda linjechefer (resursägare) Resursägare Är den som tillsätter resurs efter förfrågan från uppdragsledare. Ansvarar för att tilldelad personal har rätt kompetens. Se till att resurser finns tillgängliga enligt de beslut som finns tagna för uppdraget. Ansvarig för att resursöverenskommelser med uppdraget hålls. Mottagare Ansvara för projektresultatet efter överlämnandet vid BP4. Expert Varierar beroende på uppdrag. Kompetenstillskott för att lösa enskilda problem.
Sida 9 (10) Dokumentmallar Dokumentmallarna är ett stöd för uppdraget. Rubrikerna är påminnelser om arbetsuppgifter som behöver beaktas i uppdraget. Det är inte meningen att man skall skriva text under varje rubrik, utan bara där det tillför något till uppdraget. Vi rekommenderar att alla rubriker från mallarna bibehålls, men utan text under (eller med kommentar att rubriken inte behövs i det aktuella uppdraget). Då har man beaktat frågan och tagit ett medvetet beslut. Mall Beskriver Syfte Beslutsunderlag för Skriven av Skriven för Behovsbeskrivning Behovet som uppfylls av uppdraget: Syfte Bakgrund Finansiering Att beskriva bakgrund, syfte och nytta med idén och hur den kan vara möjlig att genomföra. Att vara underlag för att starta initieringen av uppdraget. BP0 Idégivare Förväntat resultat Önskade resurser Grov tidplan för projektet. Uppdragsdirektiv Uppdragets mål. Ramar tid och kostnad för uppdraget Nyttoeffekt Finansiering Förutsättningar Avgränsningar Personal och resurser Länkar till andra projekt och uppdrag. Att från uppdragsägarens sida beskriva och avgränsa uppdraget med avseende på: förväntat resultat tids- och kostnadsramar övriga restriktioner och handlingsramar. Att informera om uppdragets bakgrund och förväntade nytta. BP2 n i samråd med uppdragsledare Mottagare Ev. andra intressenter Att vara underlag för att starta uppdraget. Att vara en överenskommelse mellan uppdragsledaren och uppdragsägaren.
Sida 10 (10) Mall Beskriver Syfte Beslutsunderlag för Skriven av Skriven för Uppföljningsrapport Statusen på uppdraget Uppföljning av planer Listar problem och möjligheter Att ge löpande lägesrapportering till uppdragsägaren. Medlemmar Resursägare Ev. andra intressenter Slutrapport Utfall gentemot plan för mål och ramar Vad Region Norrbotten har tjänat på uppdraget Erfarenheter och observationer Förslag på förbättringar i processer och framtida uppdrag Att ge slutlig avrapportering av uppdraget. Att beskriva nyttiga erfarenheter till kommande uppdrag. Att föreslå fortsatt arbete, som ska säkerställa att uppdragets resultat tas om hand. BP4 Medlemmar Resursägare Ev. andra intressenter