för Svenska kyrkan Malldelen innehåller en standarduppsättning med dokumentmallar. Här kan organisationens egna mallar också läggas.

Relevanta dokument
för Svenska kyrkan Malldelen innehåller en standarduppsättning med dokumentmallar. Här kan organisationens egna mallar också läggas.

PLATINA 1(24) Platina, för nya nämndsekreterare

Användarhandledning. Svenska Turistföreningen. Wordmallar Office

PM Datum Instruktioner Wordmallar Här följer en kortfattad instruktion i hur du använder Universitets- och högskolerådets Wordmallar.

Framtagen utav Learningpoint. Kort skriftlig instruktion om Enköpings mallar

E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

Enkelt och effektivt styrelsearbete - en snabbguide till Boardeaser

Instruktion - nya wordmallar

Så här använder du Wordmallarna för tjänsteutlåtanden, brev och andra dokument

Digitala möten för myndigheter och högskolor Formpipe Software AB

Digital handläggning i. Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE

PLATINA 1(23) Platina, för nya nämndsekreterare

12 steg för att göra en bok med Word

Skapa en rapport med snygg formatering, rubriker, sidnummer och innehållsförteckning

Snabbguide. Välkommen! Metod 1. Snabbguide 1/

Användarmanual för Content tool version 7.5

Office 365 MB. Innehåll. Inledning / Inställningar Outlook (e-post) Kalender Personer (kontakter)... 5 OneDrive molnet... 5.

Kleos 6.5 (Mars 2019) Nya och förbättrade funktioner. Kleos Knowledge Center. Choose a building block.

FrontPage Express. Ämne: Datorkunskap (Internet) Handledare: Thomas Granhäll

Kortdokumentation. Avancerade Wordfunktioner

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Användarinstruktion mallar i MS Office

Lathund för emeetings. att läsa styrelsehandlingar i din ipad

Nämndsadministration. Vägledning. Dokumenttyp: Diarienummer: Gäller fr.o.m: Tillsvidare. Giltighetstid: Samtliga förvaltningar

Krav: * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering.

Formatera text med formatmallar

Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112

Skapa en mall för inlämning av skriftliga uppgifter med hjälp av Microsoft Office Word

Innehållsförteckning utan ansträngning Word gör jobbet MS Word 2007, 2010 och 2011

Instruktioner för rapportmallen

Användarmanual - OVK. Användarmanual OVK Version 1.5 Daterad:

ÄRENDEHANTERING. När Du ska avsluta ett ärende så väljer Du aktuell kategori för ärendet. Dessa kategorier registrerar Du i Rutiner Avslutsorsaker.

Riktlinjer för rektors beslutsmöten (Reb)

LATHUND PUBLISHER 2000

NYHETER I EVOLUTION. En översikt över nya och förändrade funktioner i Evolution. Mattias Jansson, Utvecklingsansvarig EssVision

Lathund för Ciceron Assistenten

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

FAST TID LATHUND DOKUMENTET BESKRIVER FÖRUTSÄTTNINGAR OCH ÄR EN ENKEL GUIDE TILL ATT KOMMA IGÅNG MED FAST.

Dags att skriva uppsats?

Innehållsförteckning. Skräppost... 19

E-post. A. Windows Mail. Öppna alternativ. Placera ikonen på skrivbordet.

Instruktion redigering av egen föreningssida under Sveriges Fiskevattenägareförbunds portal

Författare DNR: Diarienummer. Manual för Mittuniversitetets Officemallar

Lägga in ett protokoll i en Dokumentlista i SharePoint

Administrationsmanual för SCMS

FUB och Klippan - Vårt webbverktyg I din webbläsare, skriv in eller klicka på Logga in längst ner på startsidan.

Beskrivning av DriftDagboken v.1.3

IBM SmartCloud for Social Business. IBM SmartCloud Engage och IBM SmartCloud Connections Användarhandbok

Innehållsförteckning. Kurs i MS Office våren 2013 Word

Användarhandledning DORUM

EPI Server 6.0. Lathund till Episerver. Innehåll

Uppdatera Mobilus Professional till version * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering.

KATS DESKTOP. Katscenter AB Helsingborgsvägen ÄNGELHOLM +46 (0)

Lathund skapa och redigera sidor en projektwebb

Här följer steg för steg anvisningar för att bygga upp ett planeringssystem som uppfyller dessa krav.

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Survey&Report steg för steg: Skapa rapport

Tidsstyrningslistor, 3Växel administratör.

Migrera till Word 2010

Assistent. Modulen Möten. Efter påloggning Välj diarium, månad och möte. Kallelsen med tillhörande ärenden visas.

PIM Skriva

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

Så här funkar Föreningsliv

Datum Sida 1 (3)

Word-guide Introduktion

Ersättare: Tomas Odin, tf direktör, och föredragande tjänstemän. Kontoret för hälsa, vård och omsorg /

Diarieföring rekryteringsärenden i Public 360

Webbrekrytering och Rekryteringsmodulen

Dokumenthanteringsplan

Artologik Survey&Report. Nya funktioner, oktober 2016

Arbetshäfte Office 365 en första introduktion

Innan du börjar göra din katalog så rekommenderar vi att du läser igenom den korta introduktionen på startsidan.

Outlook Web App 2013

Lathund Office online

Skapa listor i Statuslistan

Webbrekrytering och Rekryteringsmodulen

5HVLVWHQVWDEHOO 'DWD3DUWQHU. Er partner inom data

Föreningen Nordens lokala hemsidor

EasyConverter, version 4 Kom igång guide

Preliminärt utbildningsinnehåll

3. Spara ner sådant som du känner att du måsta ha (enligt punkt 2), och zippa resten (punkt 1) och spara för säkerhets skull.

Dokumentation. Avancerade Wordfunktioner

Beställning till Husfoto. Handledning

BizWizard 3.0. Innehåll. Faxmodulen Användardokumentation

Skapa en rapport med snygg formatering, rubriker, sidnummer och innehållsförteckning

Uppdaterad: E-post - Sms - Brev

Autogiro Online för betalningsmottagarens kundtjänst Webbtjänst för dig som erbjuder dina kunder Autogiro.

Arbetsutskottets förslag till beslut. Landstingsstyrelsens förslag till landstingsfullmäktige. 1. Motionen anses besvarad.

Programmets startmeny ser ut så här. För att få fram menyerna Avsluta, Inställningar och Användare måste du föra markören upp till det blåa fältet.

GDPR personuppgifter i Artologik Survey&Report

Wordpress och Sociala medier av Sanna Ohlander Guide till hur du skapar och förändrar inlägg och sidor på staffanstorp.se

Arbeta i Sharepoint dokumenthanteringssystem

Wordpress. Kom ihåg att spara sidan ofta, du sparar här. Skapa ny sida. + Nytt högst upp på sidan sida. Klistra in text lilla T

6. Skapa kontrolluppgiftsregister

- I Vitec Mäklarsystem når du Hjälpen via menyn Hjälp och valet Hjälp och Support.

Innehåll. Länkar Ladda ner ny version av dokument Radera dokument Noteringar och markeringar Protokoll Sök Dela handling Logga ut Kontaktvägar

Grundläggande Ordbehandling Microsoft Word

ANVÄNDARMANUAL applikation CBRNE

Transkript:

för Svenska kyrkan Ärende- och möteshantering med automatiskt skapande av mötesdokument och spridning via e-post och Internet tidsbesparande och enkelt E-kontoret Polär applikation för hantering av möten, mötesdokumentation, samt ärenden. Ny internetsida för publicering av underlag, kallelser och protokoll till ledamöter. Nytt Löneunderlag. E-kontoret Mall innehåller mallar för brev, fax, rapporter, mbl-protokoll, visitkort, register och ryggar för pärmar m.fl. Egna mallar kan läggas här. Polärdelen använder de som arbetar med ärenden och möten i arbetsutskott, kyrkorådet, kyrkofullmäktige eller andra organ, nämnder och utskott. Malldelen innehåller en standarduppsättning med dokumentmallar. Här kan organisationens egna mallar också läggas. E-Kontoret Polär - sammanfattning - Hjälper dig att hantera ärenden, möten och mötesdokumentation - Polär skapar kallelser och protokoll utifrån innehållslistor med besluts- och beredningsärenden, samt fasta mötespunkter. - Använd Polär istället för att återanvända gamla dokument. Sluta klipp och klistra mellan dokument. Polär skapar kallelser, protokoll och andra dokument automatiskt utifrån informationen i databasen och gör formateringen åt dig, när dokumenten skapas. Där spar du mycket tid. - Lägg upp innehållslistor med fasta punkter och rubriker för respektive organs kallelser och protokoll. Lägg till, eller ta bort punkter, när mötena hanteras. - Ledamöter och ersättare kan hämtas från Kyrksam och tilldelas roller i organ. - Skicka underlags- och mötesdokument via e-post eller publicera på Internet. - Flytta ärenden manuellt eller automatiskt mellan beredande organ och beslutande. Se hur ärendet beskrevs vid respektive möte det varit på. - Bevakning kan läggas på ärenden. - Hanterar datum för uppsättning och nedtagning av anslagna protokoll. - Smidig generering av protokollsutdrag. - Paragrafnumreringen automatiseras och fortsätter vid efterföljande möte. - Löne- ersättningsgrundande information kan exporteras till löneprogram via web service.

Spara tid med E-kontoret Polär Istället för att återanvända gamla kallelser och protokoll, med tillhörande klipp och klistrande mellan dokument, får du ett snabbare och säkrare arbetssätt. Skriv in oformaterad text och överlåt till programmet att skapa det färdigformaterade resultatet. Håll ordning med E-kontoret Polär Programmets enkla upplägg med tre flikar hjälper dig att lägga in standarduppgifter, att hantera organ, mötesdeltagare, mötestillfällen samt ärenden. Ärendena är sökbara i programmet så att de är lätta att hitta. Du kan söka på text i ärenderubriker, i ärendetexten och på diarienummer. Du kan söka även på redan behandlade ärenden. Du kan flytta ett ärende manuellt eller automatiskt mellan olika organ och deras mötestillfällen. Ärendehistoriken är tillgänglig hela tiden, antingen som ett dokument eller som text möjlig att lägga in i den aktuella ärendetexten. Du kan lägga bevakning på ärenden för att komma ihåg viktiga datum. Förbered innehållslistor och standarduppgifter för alla organ Platsuppgiften (1) i bilden nedan är ett exempel på en av de uppgifter som oftast återkommer i kallelser och protokoll. Standarduppgifter hanteras på administrativa fliken och gäller för det aktuella organets alla nya möten. (Uppgifterna kan naturligtvis också ändras per möte.) Nr 2 visar mötesdeltagarna, deras roller och hur de kan inordnas. Dessa uppgifter är också något som relativt fasta under valperioden och läggas in för varje organ för att automatiskt dyka upp vid varje möte. Mötesdeltagare hämtas med fördel från Kyrksam. I exemplet är ersättarna inte inlagda som mötesdeltagare och dyker då upp under rubriken "För kännedom". Läggs de in som mötesdeltagare hamnar de under rubriken "Övriga kallade". Det finns många möjligheter att ställa in vad som ska visas och hur. Ex.vis kan delen För kännedom utelämnas i kallelsens personlista.

Nr 3 visar några av de rubriker som alltid återkommer för varje möte i kallelse och protokoll. Vi benämner dem fasta punkter eller inlednings- och avslutningsärenden, till skillnad från de vanliga ärendena. Du kan välja vilken standarduppsättning med inlednings- och avslutningsärenden du vill som ha för varje organ. Du kan också påverka ärendetexten i dem och lägga in eventuella färdiga förslag till beslut. När ett ärende vandrar mellan olika organ kan de beslutsrubriker som används i ärendet styras i förhand i både beredande och beslutande organ. Det kan exempelvis stå Arbetsutskottet föreslår kyrkorådet besluta i ärendet på AUs möte och Kyrkorådet beslutar i enlighet med AUs förslag i samma ärende senare på kyrkorådets möte. Standardrubriker är annars Förslag till beslut, samt Organet si och så beslutar. Mötesfönstret I mötesfönstret sköter du allt runt det aktuella mötet. I listrutan uppe till höger väljer du mötets läge/status. Vid Före möte skrivs kallelsen. När du valt in Efter möte kan du skriva protokollet. När protokollet är justerat ska mötets status sättas till Avslutat. Varje punkt i innehållslistan kan redigeras.

Underlagsdokument till ledamöter, ersättare och andra intressenter E-kontoret Polär kan hjälpa dig att göra kallelser med beslutsunderlag, samt protokoll tillgängliga på tre olika sätt: E-post. Om du har Outlook kan programmet hjälpa dig att skicka dokumenten med e-post. Internet. Programmet gör om valda dokument till pdf-format och lägger upp dem, publicera dem, på en, för er, dedikerad hemsida på Internet. Webbsidan omarbetad under 2016. Du kan nu enkelt lista olika organ separat och välja ut information årsvis. Vanlig post. Du får hjälp att skapa etiketter och sändlistor om du vill skicka kallelsen och underlagsdokumenten (bilagorna) med vanlig post. Protokoll och protokollsutdrag Efter att du markerat vilka som är justerare och gått igenom varje ärende i listan skapar E-kontoret Polär protokollet åt dig. Om du behöver efterjustera något gör du det i programmet och genererar därefter ett nytt dokument (slutjustering är möjlig i Word). När du öppnat protokollet i Word har du tillgång till en funktionsgrupp på E-kontorsfliken. Här hittar du bland annat en funktion för att skapa protokollsutdrag. Du kan välja att göra utdrag på paragrafer samtidigt och du kan välja om de ska presenteras i samma dokument eller om de ska visas i separata dokument. Alla utdragsdokument kan med fördel sparas i E-kontoret Polär, så att du kan se vilka utdrag som gjorts. Det görs med en enkel knapptryckning i Word.

E-kontorets malldel Malldelen kan alla som har MS Office i organisationen använda. Startfönstret för mallar gör det enkelt att hitta mallarna: E-kontoret har ett eget startfönster för mallar. Mallar kan delas in i kategorier och grupper. E-kontoret har en standaruppsättning mallar, men det går bra att lägga både till och ta bort mallar Du kan arbeta som vanligt i Word med dokument du skapat med mallarna i E-kontoret. Du kan förstås med fördel använda stödfunktioner för inval av formatmallar och annat. Du hittar funktionerna på E-kontorets egen flik i Word: E-kontoret har en egen flik i Word. Till vänster hittar du startknappen för mallarna Längst till höger finns funktionsgruppen för den aktuella mallen. Ni väljer vilka mallar som ska vara med och hur de presenteras i kategorier och grupper. E-kontoret har en standarduppsättning mallar som ingår från start. Det går också att lägg in mallar som ni själva har tagit fram. Ett uppdateringsprogram ser till att alla får den senast tillgängliga uppsättningen av mallar. Stöd vid igångsättning SoftIT SK AB ser till att hjälpa dig/er vid igångsättningen av programmet så att inläggningen av standarduppgifter, fasta punkter/inlednings- och avslutningsärenden och mötesdeltagare görs på ett sätt som ger det bästa möjliga stödet för dig/er i det kommande arbetet.