Utbildning Beslut Självservice Version 03: 2008-09-25
2
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Arbeta i Självservice Beslut... 4 Introduktion... 4 Meddelandefunktion... 6 Kontofördelning... 7 Tillstyrka och Bevilja... 7 Registrera Ny post... 8 Frånvaro... 8 Placering... 9 Placering vid förskjuten arbetstid... 10 Turbyte... 10 Avvikande tjänstgöring... 11 Tillägg/Avdrag... 13 Resor... 13 Delegation... 15 3
Arbeta i Självservice Beslut Introduktion Under rubriken Beslut tillstyrker eller beviljar du de poster gällande frånvaro, närvaro och resor som din medarbetare har rapporterat i sin Självservice. Du kan kontrollera och vid behov justera under Beslut. Möjlighet finns att skriva och ta emot meddelande av medarbetaren. Har du beviljat fel post kan du alltid ta bort den innan lönen blivit verkställd. Under Beslut gäller alltid att Organisation som valts är grundurval. De medarbetare som finns knutna till vald organisation visas. Posterna under Beslut är rapporterade i självservice av dina medarbetare under vald organisation/enhet. Du kan få ett meddelande i Personec och/eller till din E-post som talar om att du har oattesterade poster att tillstyrka och bevilja. Posterna ska först tillstyrkas (Tst) och därefter beviljas (Bev). Det finns några undantag: Sjukdom och Tillfällig föräldrapenning/pappadagar endast att tillstyrka. Avvikande tjänstgöring, Turbyte och Tillägg/Avdrag endast att bevilja. Placering denna kan inte medarbetaren rapportera och finns endast att bevilja. Om du i organisationsträdet har underliggande grenar/enheter och valt din huvudgren är det viktigt att du under inställningar i menyn bockar i: Sökning på underliggande enheter. 4
Prenumeration Du kan prenumerera på alla oattesterade poster som finns under din enhet. Välj Organisation. Välj Samtliga i menyn du får upp sök oattesterade poster Välj Alla perioder. Klicka på Sök. Har du inte Samtliga i din Beslutsmeny välj då den post du ska prenumerera på. Du måste välja Alla perioder. Klicka på länken: Prenumerera på denna sökning När du klickat på länken får du upp följande bild där du anger namnet på den enhet du ska prenumerera på. Detta namn anges som meddelande i Personec. Bocka i E-post och du får ett meddelande i din inkorg. För att kopplingen till e-posten ska fungera måste din e-postadress finnas registrerad i Företagsanknutna uppgifter under dina personuppgifter i Personec. Du har möjlighet att göra flera olika prenumerationer genom att göra olika sökningar i organisationsträdet. När denna prenumeration är gjord och bearbetats visas den när du loggar in. Om du vill ta bort din prenumeration klickar du på länken till prenumerationen, i ovanstående exempel Vit avdelning. I ny bild klicka på 5
Samtliga Under Samtliga i menyn får du upp alla oattesterade poster, de poster som medarbetare, administratör och chef har rapporterat. Valet Samtliga finns enbart för dig som har behörighet som chef. Välj aktuell period och klicka på Sök och du får upp de poster som ska tillstyrkas och/eller beviljas. Frånvaro med tillfällig föräldrapenning och sjukdom ska enbart tillstyrkas och blir direktbeviljad när den tillstyrks. Annan frånvaro som ska tillstyrkas och beviljas hanteras i två steg. Klickar du på namnet Sofie Svensson ser du posten i detalj och kan då tillstyrka/bevilja eller avslå (Ta bort). Innan du tillstyrker eller beviljar, kontrollera att rapporteringen är riktigt utförd. Finns en dubbelrapportering från medarbetaren t.ex. två frånvaroorsaker på samma datum kan inte någon beviljas, den blir då rödmarkerad. När det gäller semesteransökan bör du kontrollera under Anställning Semester i menyn om din medarbetare har tillräckligt med semesterdagar. Meddelandefunktion I beslutslistan längst till höger finns möjlighet att klicka för att få upp en ruta att skriva i. Här kan du själv skriva meddelanden till varje medarbetare och även ta emot meddelanden. När du för muspekaren över punkterna kan du läsa meddelandetexten från meddelandebilden. 6
Kontofördelning Kontofördelning kan göras i beslutslistan (ej vid Turbyte). Välj den org/gren kostnaden ska belasta. Tillstyrka och Bevilja När du kontrollerat och gjort eventuella tillägg, bockar du i rutan vid Tst och Bev. Nu klickar du på Tillstyrka/Bevilja och därmed försvinner posterna från Samtliga. 7
Registrera Ny post Om du som chef/administratör behöver registrera en ny frånvaro, ny placering eller annat måste du gå till respektive menyval. Du markerar aktuell person och söker fram redan registrerade poster för att få fram en Ny post. Frånvaro Under valet Frånvaro Bev/Tst ser du all frånvaro. Du kan söka frånvaroposter, välj Ej tillstyrkta eller Alla. Det är viktigt att välja rätt Period. Om medarbetaren inte har möjlighet att via Självservice registrera sin frånvaro, kan du öppna en ny frånvaropost. Välj rätt frånvaroorsak, vid kortare sjukfrånvaro ska du inte tillstyrka innan medarbetaren friskskrivit sig. Fortsätter sjukskrivningen månaden ut ska Ber mån ut bockas i och Tillstyrkt. Finns läkarintyg skriver du in tom datum. När det närmar sig lönekörning måste du kontrollera all öppen frånvaro i listorna som finns under menyval Listor. 8
För att kunna registrera föräldraledighet t ex. Ledig enl. 6-timmarslagen måste barn vara registrerat under Personuppgifter. Kvot från anställning ska bockas i och omfattning ska anges om medarbetaren har en partiell frånvaro (detta gäller alla partiella ledigheter).. Placering Här ska du registrera dina medarbetares aktuella placeringar. Du kan även se en lista på de placeringar som finns sedan tidigare. Ett schema måste knytas till medarbetare som under en begränsad period har en annan sysselsättningsgrad än schemat i anställning. Detta gäller t ex vid partiella ledigheter såsom föräldraledighet, tjänstledighet, studieledighet eller sjukdom, då finns en partiell frånvaro rapporterad som dras på den lön som schemat i anställning ger. Placering är dessutom viktig för de medarbetare som inte lägger ut all sin arbetstid i schema (ex. placering från Time Care). Detaljbeskrivning över Placering hittar du i Utbildningsmaterialet: Lön Schema Bemanning sid 26 29. 9
Placering vid förskjuten arbetstid Placering använder du även vid förskjuten arbetstid. Du skriver in Varseldatum och i listval Bemanningstyp väljer du Ersätter eget. Om medarbetaren tidigare har en placering registreras förskjuten arbetstid på samma sätt men i Bemanningstyp väljer du Ny arbetstid. För att söka lämpligt schema måste du ev. göra ett schema enbart för den förskjutna arbetstiden. Går medarbetaren på annans befintliga schema väljer du det schemat. Turbyte Du kan registrera nya Turbyten, välj då Ny post. Du kan också söka och ta bort registrerat Turbyte. 10
Vid Turbyte hämtas aktuella arbetstider från befintligt schema. Ny tid registreras, ingen extra ersättning betalas ut, endast OB-ersättning om det nya passet ligger på en sådan tid att medarbetaren har rätt att få OB-ersättning. Avvikande tjänstgöring Avvikande tjänstgöring avser all tid du arbetar utöver fastställt schema. Söker du med blankt i listval Anställd får du upp alla registreringarna på din enhet. Avvikande tjänstgöring rapporteras med klockslag och orsak. Vid Med.. kan du skriva meddelande till din medarbetare. 11
Här ser du medarbetarens registrering. Orsak: Ordinarie arbetstid innebär att inget extra betalas ut förutom ev. OB-ersättning. Vid registrering av timavlönad vikarie rapporteras timmarna som Ordinarie Arbetstid. Detta genererar timlön och semesterersättning. Vid månadslön används orsak Ordinarie arbetstid när medarbetaren inte har all arbetstid utlagd i schema och ska rapportera in ev. planeringstid. Nytt konto: Här kan du välja avvikande kostnadsställe. Orsak: Extra tid i pengar eller ledighet används vid rapportering av mertid/övertid. Under Avvikande tjänstgöring rapporteras också intjänad inlöst övertid, kurs, utbildning och lägerverksamhet, störning under beredskap och jour mm. 12
Tillägg/Avdrag Vill du ändra i detaljerna eller ta bort klickar du på medarbetarens namn för att komma till denna bild. Här kan du ändra, byta konto eller Ta bort. Resor Om du vill ändra/komplettera eller se detaljer i medarbetares resa markerar du Alla, klicka på Sök, och därefter medarbetarens namn. Du får upp den aktuella posten. 13
Nu kan du komplettera. Om du ändrar konto på första bilden så ändras kontot för hela resan. Ska du enbart ändra konto för t ex tillägg så måste du gå till just tillägg och ändra kontot där. Du kommer till de olika delarna genom att klicka på knapparna. Här väljs Ersättningstyp och antal kilometer skrivs in. Här registreras parkeringsavgift, du väljer då Ersättningstyp Utlägg. Du kan simulera en resa och se vilka ersättningar som kommer att betalas ut. Tänk på att en beviljad resa inte syns i detalj på medarbetarens lönespecifikation, men du kan alltid gå tillbaka till denna funktion och simulera resan för att se detaljerna. Här registreras också endagsförrättning och flerdygnsförrättning. 14
Delegation Här delegerar du rätten att attestera poster på din organisatoriska behörighet. Du söker den du ska delegera till. Den du delegerar till måste ha samma behörighetsroll. Delegering kan användas under en kortare period, ex. vid semester. Här klickar du och får då upp Sök efter användare Du söker efter den du ska delegera till, markerar den du valt och användaren syns i rutan Delegation för användare. OBS! Ny delegation för varje funktion du delegerar. När du fått en delegation från annan chef får du upp under Beslut. Klicka på Delegerad när du väljer Samtliga 15
Här ser du vilka funktioner som du har blivit delegerad för, klicka på Välj org. Och markera den aktuella grenen. Du kommer nu till Sök oattesterade poster, klicka på Sök och du får upp de oattesterade poster som du ska tillstyrka. För att bevilja klickar du på Sök en gång till och får upp beslutslistan än en gång. När du är klar klicka på Avsluta delegerad Du kommer då tillbaka till din egna gren. Tänk på att använda hjälpfunktionen i menyn. 16
Mina anteckningar 17
18
19
Kontakta oss Har du funderingar kring det nya personal- och lönesystemet? Vi tar gärna emot såväl frågor som synpunkter. Välkommen att skicka e-post till vår supportbrevlåda: nytt.pa-system@stadshuset.goteborg.se 20