Corporate File Payments 2012-11-14 Version 1 2013-03-08 Version 2, kreditfakturor Nordea/Plusgirots betaltjänst Corporate File Payments ersätter den tidigare tjänsten för sändning av betalningar till leverantörer via Plusgirots betalfil. Med hjälp av den här tjänsten kan betalningar som Plusgiro inrikes, Bankgiro inrikes samt utrikesbetalningar sändas i samma fil. Det blir alltså en enhetlig, snabb och enkel hantering av alla avgående betalningar. För att använda det i Rebus måste ni kontakta Plusgirot och meddela att ni vill använda den här tjänsten samt göra vissa inställningar och registreringar i Leverantörsfaktura-modulen. Generella data Corporate File Payments Markera detta fält för att aktivera tjänsten i Rebus. Sökväg/Filnamn Skriv in sökväg och filnamn, d.v.s. var utbetalningsfilen som ska sändas ska ligga och vad den ska heta. Avs.konto inrikes / Avs.konto utrikes På dessa fält ska ni välja om Plusgiro-kontot eller IBAN-kontonumret ska användas vid utbetalningarna. Olika val kan sättas för inrikes betalningar och utrikes betalningar så att Plusgirokontot används vid inrikes betalningar och IBAN-kontot vid utrikes betalningar. 1
Plusgiro / IBAN Om ett annat Plusgiro-konto eller IBAN-konto ska användas för utbetalningarna, än de standardkonton som står i Företagsdata, ska de numren registreras här. Bankgiro i Plusgiro-fil Markera det här fältet om Bankgiro-betalningar ska skickas i samma fil som Plusgiro-betalningar och utrikesbetalningar. Bevakningsdagar Kundnummer Prod.datum Prod.nummer Företagsnamn Ovanstående fält används inte i denna tjänst. De innehåller information från den tidigare utbetalningstjänsten som Corporate File Payments ersätter. Men det finns kunder som fortfarande använder det så de kan inte tas bort. Det spelar alltså ingen roll vad ni matar in i dessa fält. När inställningarna är gjorda och ni klickar på Spara-knappen kan följande ruta komma upp. Finns det leverantörer med inställningen 4 Manuell utlandsbetalning kommer frågan om alla leverantörer med den inställningen ska ändras till att skickas via datafil. Svara Ja på frågan. 2
Kontoplan I kontoplanen måste ett utbetalningskonto läggas in i fliken Utbet utlandsfil. Samma sak finns för alla andra utbetalningssätt, se flikarna för Utbet Plusgiro, Utbet Bankgiro och Utbet manuell. När utbetalning görs så bokförs utbetalningen på utbetalningssättets valda konto. 3
Leverantörsregistret Vid upplägg av en utländsk leverantör som man vill betala ut pengar till måste några inställningar göras. Utbetalningssätt Ange hur utbetalningen ska gå till. I fallet med Corporate File Payments ska leverantören vara inställd på 5 Utlandsbetalning via datafil (CFP). Är det inrikes betalningar ska val 1 eller 2 användas beroende på om betalningen ska ske via Bankgiro eller Plusgiro. Bankgiro/Plusgiro/IBAN Registrera kontonummer för leverantörens Bankgiro, Plusgiro och eventuellt IBAN-konto. Om IBANkonto är angivet kommer det att användas i utbetalningsfilen vid utrikesbetalningar, annars används det angivna Plusgiro-kontot. BankID Koppla ihop leverantören med en utländsk bank där leverantören har sitt konto. Registrera banken med hjälp av knappen med den blå punkten. Bankkod Vid utbetalningar till USA, Kanada, Indien, Sydafrika m.fl. måste man även ange en specifik bankkod. Ange den här. 4
Bankregistret Det här registreringsformuläret kommer fram då man klickar på knappen med den blå punkten för att kunna registrera utländska banker. Varje utländsk bank måste registreras för att kunna väljas som leverantörens bank. Här ska bankens namn, adressuppgifter, landkod och dess SWIFT-kod anges. 5
Utbetalningar När man vill göra utbetalning av inmatade leverantörsfakturor och man väljer att selektera leverantörsfakturor att betala kan det se ut på följanade sätt. I det här urvalet ser man att det finns leverantörer som ska betalas via PG (Plusgirot), BG (Bankgirot) och FU (Fil utrikes) med lite olika valutor och belopp. Vill man ändra utbetalningssätt på någon, flera eller alla fakturor kan man klicka på knappen Utb.sätt/datum. Är man nöjd med urvalet klickar man på knappen Utbetalning för att göra klart utbetalningsfilen. 6
Ändra utbetalningssätt/datum Här kan man ändra på de utvalda leverantörsfakturornas utbetalningssätt. Väljer man en utlandsfaktura kan man välja att ändra t.ex. bank, konto, kontonummer eller utbetalningssätt. Utbetalning När man klickar på utbetalning görs vissa kontroller samt att man kan skriva ut en inrikes utbetalningslista och en utrikes utbetalningslista som visar vilka betalningar som skickas i filen. Därefter har utbetalningsfilen skapats och utbetalningarna konterats. Följande ruta visas. Filen som innehåller alla betalningar (i exemplet är det filen C:\Utv\Rebus\CFP-UT.txt) måste skickas till Plusgirot via deras sändkanal. Jag antar att det görs via deras hemsida. Där får man bläddra fram till platsen där filen finns och välja den för att kunna skicka den. 7
Kreditfakturor Från mars 2013 (Rebus version 203 eller högre) finns det stöd i Rebus för att skicka kreditfakturor i filen ihop med debetfakturor för både inrikes och utrikes. Det finns dock vissa regler och begränsningar för detta enligt Nordea. 1. En ensam kreditfaktura till en leverantör kan inte skickas i filen. Den måste alltid åtföljas av en debetfaktura. 2. Nettosumman av en debetfaktura och en kreditfaktura måste alltid vara större än 0. Man kan alltså inte skicka in bevakningar på kreditfakturor. 3. Om leverantören har utbetalning via Bankgiro kan man inte skicka debet och kredit som tar ut varandra, d.v.s. nettobeloppet får inte vara 0 utan beloppet måste vara ett positivt värde. 4. Det sammanlagda antalet debet-/kreditposter per transaktion får inte överstiga 300 vid Plusgiro och får inte överstiga 15 vid Bankgiro. 5. Utrikesbetalningar får ha max 4 fakturor till samma leverantör om det finns kreditfakturor. Totalbeloppet av alla fakturor måste vara större än 0. Om någon av dessa regler inte följs säger Rebus ifrån och de aktuella leverantörsfakturorna tas bort ur utbetalningsurvalet, d.v.s. de kommer inte att skickas. Återrapportering Det kan gå fel vid utbetalningar av olika anledningar. Dessa felrapporter ska ni sköta via er inloggning på Plusgirots hemsida. Det sköts inte i Rebus. Däremot kan ni via Plusgirot få kvittenser på betalningar som har gått bra och som har betalats ut. Tanken är att Rebus ska kunna läsa denna återrapportering och sköta omföring av konteringen på dessa utbetalningar, men än så länge måste omföringen fortfarande skötas manuellt. Detta på grund av tidsbrist i utvecklingen. Vi återkommer till det. 8