Användarmanual för chefer och handläggare i Tierp

WinLas Användarmanual för chefer och handläggare i Tierp WinLas AB Version 7.81 2017-05-16

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Min personliga profil... 2 2 Las-sidan... 3 2.1 söka fram arbetstagare... 3 2.2 las-anställningsinformation/personbilden... 4 2.3 las-skylten ger snabb överblick... 6 2.4 Flikar för aktuellt, händelser samt egna anteckningar... 7 2.4.1 Fliken Händelser... 7 2.4.2 Typ av händelser... 8 2.4.3 Fliken aktuellt... 8 2.4.4 bevakning av händelser som gäller tom... 8 2.4.5 Egna anteckningar... 9 3 Rapporter... 10 3.1.1 All personal... 10 3.1.2 Konverteringspersonal VIK/AVA... 12 3.1.3 Aktuell Las-lista... 14 3.1.4 tillsvidareanställda... 16 4 Tjänstgöringsintyg/tjänstgöringsintyg med vitsord... 18 4.1 Tjänstgöringsintyg... 18 4.2 Tjänstgöringsbetyg... 20 4.3 Tjänstgörinsbetyg med vitsord, 2 sidor... 20 5 Anställningsavtal... 21 5.1 Skriva avtal från början... 21 5.2 Timavlönade (behovsanställda)... 27 5.3 Om det ändå blev fel... 29 5.4 Förlänga anställningsavtal... 30 5.5 Hitta anställningsavtal som assistent har förberett... 31 5.6 Att skriva avtal åt min chefskollega... 32 5.7 Avtalsförteckning... 34 1

1 MIN PERSONLIGA PROFIL Användare som aldrig tidigare har varit inne i WinLas kommer att få fylla i Min personliga profil. Här fyller användaren i sin användarprofil. Viktigt här är att välja den förvaltningen som man tillhör (se Figur 1) detta för att kunna skapa händelser och dylikt. Den som arbetar som administratör eller lönehandläggare kan under min personliga profil lägga till de chefer som de arbetar emot, detta görs under fliken Extra profiler. De extra profiler som läggs till här kan sedan använda för att skriva ut brev och blanketter. Under Egna inställningar kan användaren peka ut en mapp där alla dokument som skapas i WinLas sparas. Menyvalet finns under Arkiv/Min personliga profil. Figur 1: Min personliga profil, lägga till extra profiler 2

2 LAS-SIDAN 2.1 SÖKA FRAM ARBETSTAGARE Efter att den personliga profilen sparats kommer användaren till WinLas personbild. Här går det att söka fram personer på två olika sätt: 1. Skriv in personnummer på arbetstagaren. Ju fler siffror som skrivs in här desto mer specifik blir sökningen. 2. Söka på namn eller delar av namnet går också bra. För att söka på både för- och efternamn skriv in namnet enligt ordningen Efternamn+ Förnamn. Figur 2: WinLas huvudskärm TIPS! För att få fram aktuell adress, telefonnummer m.m. som hämtats från lönesystemet genom att klicka på i fältet där arbetstagarens namn finns. 3

2.2 LAS-ANSTÄLLNINGSINFORMATION/PERSONBILDEN I personbilden visas allt som rör arbetstagaren, exempelvis var denne tidigare har arbetat, vilka händelser som finns inlagda samt hur mycket LAS, VIK och AVA samt V+A-tid arbetstagaren har (se Figur 3). Figur 3: Viktig information i personbilden Anst.matrikeln visar all den information som hämtats ifrån lönesystemet. Här kan man se avgångsorsaker, vilka avtal som gäller för anställningen samt första datum i befattningen. Under Månadsackar visas precis var arbetsdagarna ligger per månad. Här går det att klicka sig fram och tillbaka i tiden. Månadsacken kan med fördel kopieras och skickas till den anställde. Bilden ger en ökad förståelse för arbetstagaren varför exempelvis LAS, VIK eller AVA-tiden har förändrats den sista tiden. Figur 4: Funktioner i personbilden 4

Genom funktionen Simulera ges möjligheten innan anställning att testa vad som händer om en arbetstagare exempelvis anställs på vikariat under en period. Om arbetstagaren under den simulerade anställningen skulle komma att bli konverterad får man som användare en varning om detta. Funktionen kan därför vara bra att använda innan man anställer någon för att undvika oväntade överraskningar. En simulerad anställning kan aldrig sparas. I exemplet i Figur 5 simuleras ett vikariat som gäller from 20160531 tom 20161031. Simuleringen ger information om att det under den tilltänkta anställningen kommer att bli en konvertering redan den 16 augusti 2016. Figur 5 visar antalet dagar personen hade innan simuleringen samt antalet efter. Figur 5: ett simulerat vikariat som här ger rätt till konvertering. Genom att aktivera personen på nytt försvinner den simulerade anställningen, se Figur 6. Figur 6: Aktivera personen 5

2.3 LAS-SKYLTEN GER SNABB ÖVERBLICK LAS-skylten i huvudskärmens högra hörn visar vilken personalkategori som den anställde tillhör. LAS indikerar att personen har företrädesrätt, det vill säga, har arbetat mer än 360 dagar under tre år och därmed har företräde till nya tjänster. PRELAS-kategorin är till för dem som ännu inte fått företrädesrätt, d.v.s. de har inte arbetat mer än 360 dagar under tre år. I kategorin EJ LAS finns de personer som har haft företrädesrätt men har förlorat den. Det finns två olika anledningar till att en person har förlorat sin företrädesrätt, dessa är: 1. Personen har tackat nej till skäligt erbjudande om återanställning 2. Har avslutat en anställning på egen begäran TV visar på att den anställde har en tillsvidareanställning. Kategorin PENSION innehåller alla personer som fått avgångsorsaken pension. LAS-skylten kan vara delvis eller helt ifylld, se Figur 7. I Tierps kommun måste arbetstagaren göra anspråk på sin företrädesrätt, i kommunen gäller därför följande: 1. Om skylten är fylld till en tredjedel betyder det att det återstår mer än en månad tills dess att anställningen upphör. 2. Om skylten är fylld till två tredjedelar har anställningen upphört eller kommer att upphöra inom en månad. 3. Om skylten är helfylld visar det att personen har begärt företrädesrätt. Figur 7: LAS-skyltar 6

2.4 FLIKAR FÖR AKTUELLT, HÄNDELSER SAMT EGNA ANTECKNINGAR Händelser kan skapas på två sätt, antingen genom att gå in under fliken Händelser i högra hörnet på personbilden, eller genom att högerklicka i tabellen med anställningar. Högerklickkommandot är dock enbart aktuellt för händelserna Begärt företräde och Önskar utökning. 2.4.1 FLIKEN HÄNDELSER Under den här fliken kan händelser läggas till och eventuellt redigeras i efterhand. För att lägga till en ny händelse, tryck på knappen Ny händelse, se grön cirkel i Figur 8. När en ny händelse sparas får den alltid status aktuell vilket medför att händelsen visas i personbilden. Dessutom visas den på rapporterna om så önskas. Finns det ett behov av att skriva ytterligare minnesanteckningar kopplat till händelsen görs detta i den nedre anteckningsrutan. Även de anteckningarna går att få ut på rapporter. Figur 8: Skapa händelser 7

2.4.2 TYP AV HÄNDELSER För att erhålla strukturerade och sökbara händelser väljs dessa ur en lista. Listan fås fram genom att klicka på pilen i rutan för händelser efter det att en ny händelse skapats, se Figur 9. Exempel på händelser som är styrande: Tackat nej till konvertering: släcker handen för konverteringsdatumet i personbilden. 2.4.3 FLIKEN AKTUELLT De händelser som markerats med statusen aktuellt kommer även att synas under fliken aktuellt, se Figur 10. Figur 9: listan med valbara händelser. Figur 10: aktuella händelser syns under fliken Aktuellt. Efter en tid kan det bli många händelser som syns under fliken för aktuellt. Därför kan det vara bra att byta status på gamla händelser till Ej aktuell eller Arkiverad, se Figur 11. Skillnaden mellan de två är att en arkiverad händelse enbart visas om rutan Visa arkiverade bockas i. Figur 11: en händelses status anges under fliken för händelser. 2.4.4 BEVAKNING AV HÄNDELSER SOM GÄLLER TOM I WinLas finns möjlighet att lägga in ett gäller tom datum för olika händelser. Nedan visas ett exempel på händelsen Utdrag ur belastningsregistret. Ett gäller tom datum sätts här till 2016-12-31. En månad innan detta datum får den som lagt in händelsen ett meddelande i WinLas. Meddelandet innehåller information om att det finns en aktuell händelse som är på väg att löpa ut. Figur 12: Händelse gäller tom 8

3 Viktiga anledningar att arbeta mer med Händelserna: 1. Aktuella händelser syns alltid i personbilden i WinLas. 2. Vissa händelser ger direkt effekter i WinLas, exempelvis Tackat nej till erbjudande enligt 25 Las. Vilket gör att personer kommer med på eller tas bort från rapporterna. Helt enkelt rätt personer på rätt rapporter. 3. Alla Händelser är sökbara i rapporterna. 2.4.5 EGNA ANTECKNINGAR Egna anteckningar bredvid händelsefliken kommer bara användaren själv åt. Ingen annan chef eller användare ser det någon annan skrivit där. Det kan t ex vara planering och information från utvecklingssamtal mm. Dessa anteckningar kan sedan också hittas under rapporter för den egna personalen. Figur 13: Egna anteckningar 9

3 RAPPORTER 3.1.1 ALL PERSONAL All personal ger en lista på all personal som har eller har haft en anställning efter ett valt datum, oavsett om det har varit en tillsvidare- eller en tidsbegränsad anställning. Här har ni som chefer möjlighet att ta fram en rapport över all personal som ni har anställda ute på era verksamheter. Figur 14: Välj visa organisationsträd genom Välj organisation. Välj att pila er ner till er verksamhet, genom att trycka på Välj organisation (se Figur 14). Eller välj att bläddra genom att utöka fältet genom att trycka på pilen (se Figur 14). När ni är klara med era val tryck på Verkställ. En rapport över all personal på vald enhet visas nu. Alla rapporter går att exportera till Excel. Att exportera rapporter till Excel är ett utmärkt sätt för att arbeta vidare med innehållet. Från rapporten väljs menyvalet Exportera/Till Excel. 10

Efter att önskade kryssrutor bockats i, se Figur 15, klicka på knappen Exportera till Excel och klistra in i programmet. Figur 15: Specificera vilka egenskaper och uppgifter som skall exporteras till Excel I Excel är det möjligt att sortera efter eget tycke och lägga till delsummor med mera, se Figur 16. Vid sortering efter anställningstid, sortera inte efter kolumnen med År. Mån. Dgr eftersom den är sorterad alfabetiskt. Figur 16: Klistra in dokumentet i Excel 11

3.1.2 KONVERTERINGSPERSONAL VIK/AVA Konverteringspersonal VIK/AVA visar alla som har fått ihop ett minsta angivet VIK-/AVA-/V+Adagar under de senaste fem åren. Förvalt värde brukar vara 500-600 dagar. Det går att välja om rapporten ska visa dem som har fått ihop ett minsta antal dagar enligt femårs-regeln, eller enligt den nya AVA-regeln som trädde i kraft 160501, (se Figur 17). Figur 17: Välj mellan konvertering enligt nya AVA-regeln eller enligt Femårs-regeln För att ta fram en rapport över konverteringspersonal är det lämpligt att begränsa listan till att enbart omfatta dem som har mer än X VIK- eller AVA-dagar (X är valbart). Vanligtvis brukar även de som slutat längre tillbaka i tiden inkluderas, eftersom en återanställning för någon med många VIK- eller AVA-dagar kan göra att personen omedelbart får en fast tjänst, bocka i rutan för Visa även tidigare anställningar (backspegeln når 3 månader bakåt). I detta sammanhang betraktas 100 dagar som "längre tillbaka i tiden". 12

I rapporten visas VIK-, AVA- och V+A-uppgifterna på varsin rad, (se Figur 18). I de fall en arbetstagare ska konverteras till en tillsvidareanställning visas ett datum i kolumnen längst till l höger. Om flera konverteringsvillkor skulle uppfyllas visas alltid det datumet för den konvertering som slår igenom först, se röda pilar Figur 18. Figur 18: Rapport över konverteringspersonal 13

3.1.3 AKTUELL LAS-LISTA Aktuell LAS-lista ger en rapport över dem som har slutat eller slutar inom fyra veckor med möjlighet till företrädesrätt. Vid uttag av en LAS-rapport ska turordningskrets väljas (vanligtvis en förvaltning). Klicka på rullistan för Organisation och peka ut din förvaltning. Klicka sedan på Verkställ för att få fram rapporten. Figur 19: Välj följande för att skapa en Aktuell LAS-lista. Om inget annat väljs blir listan sorterad efter anställningstid. Ett exempel visas i Figur 20. 14

Figur 20: Rapport över de som har LAS företräde vid angivet datum I rapporten syns bland annat de anställdas VIK- och AVA-tider, den senaste anställningstiden och hur länge företrädesrätten gäller. För att titta närmare på en person, klicka på personnumret. I vänsterkanten på rapporten visas om en person är månadsavlönad eller timavlönad. Ibland visas även ett plustecken vilket indikerar att personen har eller har haft parallella anställningar. Programmet bevakar endast den senaste anställningen om det är en månadsanställning. Om den senaste är en timavlönad anställning bevakas dock de tre senaste eftersom programmet inte kan veta var den timavlönade befinner sig just idag. Det finns en risk att timavlönade hamnar mellan stolarna om träff endast fås på den senaste anställningen. Viktigt! För att slippa få med personal som slutat på Egen begäran på LAS-listorna är det viktigt att använda Avgångsorsak = Egen begäran. Vid importen av anställningsuppgifter från lönesystemet till WinLas registreras avgångsorsaken så att de som slutat på egen begäran placeras i EJ LAS-gruppen, då dessa personer förlorat sin eventuella företrädesrätt. 15

3.1.4 TILLSVIDAREANSTÄLLDA Rapporten över tillsvidareanställd personal ger en turordningslista för tillsvidareanställda beräknad t.o.m. angivet datum, se Figur 21. WinLas beräknar arbetstagarnas totala anställningstid tom valt datum i kolumnen Välj datum. Välj sedan enhet/arbetsplats antingen genom att trycka på pilen i rullistan vid valet Organisation eller tryck på knappen Välj organisation. Tierps organisationsträd öppnas och där får ni klicka er ner i trädet för att komma fram till enheten ni letar efter. Valet Ogrupperat (under gruppering) gör att befattningarna blandas så att den med mest anställningstid inom verksamheten hamnar överst på listan. Klicka sedan på Verkställ. Figur 21: Urval vid framtagande av rapporten tillsvidareanställd personal 16

Figur 22: Rapport över tillsvidareanställd personal 17

4 TJÄNSTGÖRINGSINTYG/TJÄNSTGÖRINGSINTYG MED VITSORD 4.1 TJÄNSTGÖRINGSINTYG 1. Välj personnummer och tryck Enter, för att aktivera alla anställningsuppgifter. 2. Välj din profil. Utfärdas intyget åt någon annan, välj den personens profil. Det går bra att lägga till nya profiler genom att trycka på ikonen Ny profil, se Figur 23. 3. Välj att ange ett Fr.o.m.-datum om det inte finns behov av att visa gammal tid. Figur 23: Tillvägagångsätt vid skapande av intyg. 4. Om arbetstimmar ska redovisas, så kompletteras lämpligen tabellen med dessa innan nästa steg. De räknas inte ut automatiskt. De får läggas till manuellt eftersom WinLas ej har tillgång till dessa. Sätt en bock i rutan visa arbetstimmar, se Figur 24. 5. För att redovisa samtliga anställningar oavsett om de överlappar varandra eller ej, bocka i kryssrutan för Visa parallella anställningar, se Figur 24. 18

Figur 24: Visa parallella anställningar och visa arbetstimmar 6. Välj sedan om det ska vara ett tjänstgöringsintyg, genom att låta bocken för Endast intyg vara ifylld. Ska intyget anpassas efter fönsterkuvert bocka i det alternativet. När alla val sedan är gjorda tryck på Verkställ. 7. Word öppnas därefter, klistra här in det skapade intyget genom att trycka Ctrl+V. Färdigt intyg visas i Figur 26. Figur 25: Välj form av intyg. Figur 26: Färdigt tjänstgöringsintyg 19

4.2 TJÄNSTGÖRINGSBETYG För att skapa ett tjänstgöringsbetyg följ punkterna 1-5 ovan. Vid val av intyg under punkt 6 välj istället att bocka i rutan för Intyg och omdöme 1 sida, se Figur 27. Tryck sedan på Verkställ. Word öppnar sig, klistra här in betyget genom att trycka Crtl+V. Fyll i uppgifter om omdöme samt övriga upplysningar. 4.3 TJÄNSTGÖRINSBETYG MED VITSORD, 2 SIDOR Figur 27: Skapa tjänstgöringsbetyg. Nyhet i WinLas är möjligheten att skapas tjänstgöringsbetyg med vitsord. För att kunna använda denna funktion måste en mall skapas. Kontakta ansvarig systemförvaltare om en sådan malla saknas. Vid val av Intyg och vitsord, 2 sidor, se Figur 28 kommer tjänstgöringsbetyget där anställningsuppgifterna redovisas följas av en mall för att ange vitsord enligt en gemensam betygsskala. Sida två anger den gemensamma betygsskalan som används vid bedömningen. Exempel på detta se Figur 29. Figur 28: Tjänstgöringsbetyg följt av vitsord Figur 29: Tjänstgöringsbetyg med vitsord 20

5 ANSTÄLLNINGSAVTAL Innan man skriver anställningsavtal på en person är det bra att kolla igenom dennes LAS-sida och se vilka eventuella händelser som finns inlagda och vilken LAS, VIK, AVA och VIK+AVA-tid denne har med sig. Att också Simulera en anställning kan vara bra för att se om den nya anställningen påverkar någon av ovanstående tider, vilket kan innebära att personen exempelvis blir konverterad under anställningstiden. När du gjort detta och vet att du ska fullfölja anställningen klickar du på Anställningsavtal. 5.1 SKRIVA AVTAL FRÅN BÖRJAN Om det är en helt ny arbetstagare som inte tidigare arbetat inom kommunen, börja då med att skriva in arbetstagarens personnummer. Fyll sedan i för- och efternamn. För att spara tryck på diskettsymbolen (se Figur 30 ). Figur 30: Ny arbetstagare Fyll där efter i arbetstagarens kontaktuppgifter och spara genom att trycka på disketten (se Figur 31). Figur 31: Arbetstagarens kontaktuppgifter 21

Klicka på Nytt avtal och välj vilken typ av avtal det gäller (se Figur 32). Om det är ett helt nytt avtal klicka på Helt nytt avtal. En ruta där din signatur finns dyker upp. Klicka OK om du ska skriva under anställningsavtalet. Figur 32: Skriva nytt avtal Figur 33: Arbetar du som chef står din signatur här, klicka då OK. Är du administratör ange då här chefens signatur. Är det istället en assistent som ska förbereda ett avtal åt en chef ange då här chefens signatur här (se Figur 33) Är man osäker på chefens signatur går den att hitta under fliken Användare, se Figur 34. Figur 34: Hitta chefssignatur Efter att man valt signatur välj då arbetsplats där arbetstagarens ska anställas (se Figur 35). Tryck på pilen för att få upp de arbetsställen som chefen har behörighet att skriva avtal på. Utifrån val av arbetsplats trillar också en förvaltning in. Saknas det här något arbetsställe ta kontakt med systemförvaltare. Figur 35: Val av arbetsplats 22

Klicka sedan i rutan för befattningen, genom att trycka på pilen i detta fält öppnar sig rullistan med alla de befattningar som används inom Tierps kommun. Välj ur listan med musklick så hoppar befattningen in i fältet. Du kan även söka fram befattningar genom att skriva in de första bokstäverna så hittar systemet rätt fortare. T.ex. U Undersköterska. Figur 36: Val av befattning Alla befattningar är kopplade till en AID-kod. Koden erhålls som ett förslag och nu ska du antingen bekräfta detta förslag eller skriva in en ny AID-kod i fältet för AID-koden. Efter att du valt AID-koden trillar en arbetsbeskrivning automatiskt in under Anteckningsfliken. Arbetsbeskrivningen ska aldrig tas bort! För att återgå till uppgifter kring lön och själva formuläret klicka på fliken Lönebeslut. Figur 37: Infoga arbetsbeskrivning genom att välja AID-kod. 23

Fyll sedan i övriga uppgifter kopplade till det övre fältet i anställningsformuläret. Vissa uppgifter här är obligatoriska och avtalet kommer inte att kunna godkännas om man inte gjort ett aktivt väl där. Exempel på ett sådant fält är uppgift om Anst.stöd, d.v.s. om det finns någon form av anställningsstöd kopplat till tjänsten. Gör det inte det, välj då alternativ Nej. Figur 38: Obligatoriska fält måste fyllas i för att kunna godkänna avtalet TIPS! Genom att stå i ett fält med valbara rader (fält där det finns flera alternativ att välja på) och trycka F1 kommer en hjälptext upp. Anställningsform Du kan bara välja av dessa former till höger. Du kan alltid klicka på F1 för hjälp hur formerna ska användas och vilka konsekvenser de får. För alla typer av vikariat ihop med månadslön kräver systemet att man anger Vikför. Figur 39: Anställningsform Anställningsvillkor Beroende på hur du väljer här svartmarkeras de fält som skall fyllas i och som är relevanta för tjänsten. Bara de kan/ska fyllas i. Fördelning av kostnad Du kan fördela kostanden upp till 14 fördelningar. Skriv in % i fördelning 1 och ange ansvar och verksamhet i första hand. Önskas fördelning på utskriften, välj fras arbetstiden fördelas Se också till att avtalet blir rätt i övriga fält såsom Figur 40: Arbetsvillkor Figur 41: Kontering 24

Vikarie för, löneläge, kontouppgifter, ev. andra fraser du vill få med mm. Om någon går på ett vikförordnande ska du bocka i Innehar tillsvidareanställning och även ange hur många procent denne går på sin grundtjänst, se Figur 42. Du måste även ange vem personen vikarierar för. Ange namnet på vem personen är vikarie för samt tryck på OK. Automatiskt kommer en text in i anteckningsfältet. Återgå till Lönebeslutet genom att klicka på fliken, se Figur 43. Figur 42: Kryssa i innehar tillsvidareanställning samt ange procent på grundtjänsten Figur 43: Vikarie för måste anges vid vikariat 25

TIPS! Under fliken för anteckningar finns även knappen Infoga fras. Här finns ett antal fraser att välja på. För att infoga en fras till anställningsavtalet klicka med muspekaren i listan till vänster så lägger sig den på plats i anteckningsfältet. All text här är redigeringsbar och går enkelt att ta bort genom att markera texten och trycka Delete eller genom att helt enkelt sudda bort den. Figur 44: Infoga fraser i anteckningsfältet När avtalet är klar kan du skriva ut bilagor i samband med utskriften. Bocka i vilket/vilka du vill ha så följer dessa med vid utskriften. Figur 45: Bilagor vid utskrift av anställningsavtal 26

5.2 TIMAVLÖNADE (BEHOVSANSTÄLLDA) Intermittent överenskommelse Vid val av arbetstidsvillkor Timtid-intermittent (inringning vid behov) släcks anställningsformen och ersätts av en annan text på utskriften av anställningsavtalet till den anställde, se Figur 47. Det behövs bara ett grundbeslut per förvaltning eftersom avtalet gäller alla arbetsplatser inom samma förvaltning. På tjänstgöringsrapporten som arbetstagaren lämnar in får sedan löneavdelningen reda på vilket konto som ska belastas. Granska avtalet innan du godkänner det. Kontakta gärna din lönesupport för kontroll. Godkänn först på vänster sida och därefter på höger sida. Figur 46: Anställningsavtal klart att godkännas 27

Figur 47: Överenskommelse för en intermittent anställd person 28

5.3 OM DET ÄNDÅ BLEV FEL Ta fram det felaktiga avtalet och kontrollera först att det inte redan är infört i lön, se Figur 48. Figur 48: Infört i lönesystemet Om rutan är tom kan du klicka på Nytt avtal/kopiera avtal och ändra det som blev fel. Ändra datumen längst ner och godkänn på nytt. Ta därefter fram det felaktiga avtalet och makulerar det genom att klicka på fliken Redigera och välj makulera avtal (se Figur 49). Figur 49: Redigera/Makulera avtal Om avtalet redan är infört i lön behöver du kontakta den aktuella löneadministratören som hjälper dig. Signaturen på den som infört avtalet i lön visas i rutan, (se Figur 50). Figur 50: Infört i lön 29

5.4 FÖRLÄNGA ANSTÄLLNINGSAVTAL Viktigt innan du börjar: Det går enbart att förlänga avtal som användaren själv godkänt. Det går därför inte att förlänga ett avtal som en chefs kollega skrivit. Är det ett avtal som användaren själv skrivit som ska förlängas börja då med att söka fram arbetstagaren. Markera det anställningsavtalet som ska förlängas i beslutsförteckningen, se röd ruta Figur 51. Klicka på Nytt avtal/förläng aktivt avtal. Titta igenom så att AID, Vik för och övriga fraser blir rätt. Godkänn först på vänstersidan, därefter till höger. Figur 51: Förlänga avtal 30

5.5 HITTA ANSTÄLLNINGSAVTAL SOM ASSISTENT HAR FÖRBERETT Gå till Anställningsavtal som ligger på menyraden på WinLas förstasida. Klicka på Lista avtal. Välj Mina avtal för att visa de avtal där din användarsignatur förekommer. Tryck på Verkställ för att visa avtalen. Här går det att sortera listan genom att trycka på rubrikerna. För att komma direkt till ett avtal klicka på personnumret. De avtal som inte är godkända än (se rund ring Figur 52) har inget beslutsdatum utan visar bara vilken vecka avtalet är påbörjat. Figur 52: Lista avtal Det finns möjlighet att granska avtalet innan de godkänns för att kontrollera att alla uppgifter stämmer, och alla fraser finns med. Klicka på Granska för att visa avtalet, (se Figur 53). Figur 53: Granska avtal När avtalet är granskat och alla uppgifter stämmer är det dags att godkänna det. Börja att godkänna vänster sida för att sedan godkänna på höger sidan. Figur 54: Godkänna avtal När avtalet är godkänt, finns det möjlighet att Skriva ut det. Klicka på Skriv ut och välj eventuella bilagor som ska bifogas med avtalet till den anställde. Figur 55: Skriv ut avtal 31

5.6 ATT SKRIVA AVTAL ÅT MIN CHEFSKOLLEGA 1. Öppna WinLas och skriv in personnr eller ange namn för att hitta personen som ska anställas. Sök eller klicka på ENTER-knappen på skrivbordet. Figur 56: Söka fram person 2. Ta sedan reda på chefskollegans signatur genom att klicka på Användare. Det går bra att söka på namn eller signatur eller genom att bläddra sig ner i listan. Kom ihåg eller skriv upp signaturen. Figur 57: Söka fram användares signatur 3. Gå sedan till fliken för Anställningsavtal 4. Klicka på Nytt avtal och välj Helt nytt avtal (om det inte sedan tidigare finns ett avtal som är skrivet av dig på personen), se Figur 58. Figur 58: Skriva nytt avtal 32

5. I den rutan som kommer upp visas din signatur som användare, byt här till din kollegas signatur, se Figur 59. Genom att ange kollegans signatur kommer du åt de arbetsställen denne har behörighet att skriva anställningsavtal på. 6. Fyll sedan i avtalet som vanligt men ange dig själv som lönebeslutande på höger sida på avtalet, se röd pil Figur 60. Figur 59: Ange kollegans signatur Viktigt! För att du ska kunna ange dig själv som lönebeslutande måste ditt namn finnas inlagt i detta fält. Saknar du ditt namn i detta fält ta kontakta med systemförvaltaren hos kommunen. Figur 60: Ange vem som är lönebeslutande 7. Efter att du valt ditt eget namn i fältet för lönebeslutande kan du godkänna avtalet, först till vänster och sen till höger. 8. På utskriften av avtalet är det nu ditt namn som visas som arbetsgivare istället för din kollegas, se Figur 61. Figur 61: Ditt namn visas nu på utskriften av avtalet 33

5.7 AVTALSFÖRTECKNING Klicka på fliken Avtalsförteckning. Börja med att välja vilken typ av anställningsform Välj att visa chefsvis och välj chef i rullistan. Välj valfri period eller enstaka månad med eller utan löneläge. Klicka på Verkställ. Figur 62: Avtalsförteckning Här ges nu en avtalsförteckning över samtliga avtal som är upprättade inom kommunen under maj månad. Fackförbunden får en avtalsrapport på sina avtal från löneavdelningen vilket gör att du själva aldrig behöver kopiera några avtal vare sig till dig själv eller till facket. 34

WinLas AB Stora Torget 11 521 42 Falköping Växel 0515-60 50 50 winlas.se