Östra Göteborg Förvaltningsledningen 2016-04-04, klockan 08.30-13:40 Sammanträdesrum: Nylöse, Förstamajgatan 2 B Närvarande Gitte Caous, stadsdelsdirektör Andreas Lökholm, sektorschef individ- och familjeomsorg samt funktionshinder Eeva Bolin, sektorschef kultur och fritid, tf sektorschef utbildning Inger Börmark, sektorschef äldreomsorg samt hälso- och sjukvård Tanja Levin, HR-chef Ann Flyning, kommunikationschef Marie Broersma, förvaltningscontroller Åke Ström, nämndsekreterare 1. Förvaltningsövergripande ledning och stöd 1.1 Mentorsprogram Gitte Caous informerade om stadens mentorsprogram för 2016. En exklusiv möjlighet är då att kunna erbjuda organisationens chefer på strategisk nivå (chefer över chefer). Programmet erbjuder chefer möjligheten att vara mentor eller adept till en chef i en annan offentlig organisation. Såväl större som mindre organisationer tjänar på att delta i ett gemensamt mentorprogram. Det skapar en grund för en god tillgång på mentorer och tillför adepterna extra dimensioner genom en mentor från en annan organisation och profession. 1.2 Förvaltningens ekonomi - Konsekvensanalyser på föreslagna besparingar Respektive sektorschef redogjorde för förslag till åtgärder, konsekvenser för medarbetare och brukare samt om vad som ska göras och vem som är ansvarig. Kostnader för respektive förslag ska redovisas där sådana saknas. De föreslagna åtgärderna ska behandlas av stadsdelsnämnden den 26 april 2016. På presidiets sammanträde den 12 april presenteras åtgärderna. Ekonomichefen samordnar tjänsteutlåtandet gällande åtgärdsförslaget tillsammans med förvaltningscontrollern. Kommunikationschefen går igenom åtgärdsförslaget ur kommunikationssynpunkt. - Extra FSG den 15 april 2016 klockan 08:30-09:30 Ett extra FSG hålls den 15 april med anledning av föreslagna åtgärder. 1
1.3 Fördjupad dragning av nuläget per sektor Sektorscheferna lämnade nulägesrapporter från sina respektive sektorer. - Kultur och fritid Projektägarskapet "tillgänglighet till kultur ska öka", 2016 Inom ramen för arbetet med processägarskapet har det hitintills genomförts två större konferenser på temat kultur. Målgrupp för konferenserna har varit presidier samt högre tjänstemän vid stadens förvaltningar och bolag. På grund av att det visat sig svårt att få aktuella personer att avsätta en halvdag för att delta i konferenserna har Gitte Caous och direktören för kulturförvaltningen arbetat fram följande förslag till aktiviteter under 2016: 1. Information om Göteborgs stads kulturprogram Förvaltnings- och bolagschefsträffen den 29 april kommer att ha temat kultur. I samband med detta kommer Göteborgs stads kulturprogram att synliggöras för stadens högre tjänstemän. Därtill kommer det att presenteras ett antal exempel på hur staden idag arbetar med kulturen som ett verktyg för att skapa en socialt hållbar stad. Som en avslutning på dagen kommer stadens förvaltnings- och bolagschefer uppmanas att fundera över hur deras verksamheter arbetar med målet "tillgängligheten till kultur ska öka". De kommer att uppmanas att redovisa sitt arbete i årets delårsrapport. 2. Nulägesanalys utifrån stadens delårsrapport, hösten 2016 Kulturförvaltningen och sdf Östra Göteborg föreslås att, utifrån stadens delårsrapport, genomföra en nulägesanalys av stadens arbete med målet "tillgänglighet till kultur ska öka". Syftet med nulägesanalysen är att få en helhetsbild över stadens arbete, detta för att kunna identifiera styrkor och svagheter. 3. Förslag framtida aktiviteter, november/december 2016 Utifrån den genomförda nulägesanalysen kommer ett antal åtgärder för det fortsatta arbetet med processägarskapet att föreslås. Dessa åtgärder kommer att ligga till grund för arbetet med det gemensamma processägarskapet under år 2017. - Individ- och familjeomsorg samt funktionshinder Ny organisation/ansvarsfördelning för individ- och familjeomsorg samt funktionshinder. Nedanstående organisation beräknas träda i kraft från 1 september 2016: Gunnel Karolén Nyrekrytering pågår Birgitta Harberg Boende, daglig verksamhet och personligt stöd (Oförändrad organisation) 11 enhetschefer Försörjningsstödet Rehab, hälsa och utveckling Boendeenheten Administrativa enheten 7 enhetschefer Övrigt bistånd Förebyggande barn och unga Ungdomsmottagningen Resursenheten Socialt boende och stöd 10 enhetschefer 2
Äldreomsorg samt hälso- och sjukvård Fyra förvaltningar ska tillsammans ansöka om EFS medel gällande att förebygga psykisk ohälsa bland anställda En halvdag om suicid bland äldre ska genomföras Processägarskap äldre den 1 april lokalfrågor stod i centrum Rekrytering ny områdeschef pågår ny chef tillträder 15 september Utbildning Kvalitetsdialoger har genomförts. 1.4 Uppdrag - utredning av försörjningsstöd Gitte Caous informerade om att en extern konsult nu fått en uppdragsbeskrivning för att under två månader göra en genomlysning av försörjningsstödverksamheten. 1.5 Analys av resultat och effekter - inför planeringsdagarna Gitte Caous och Marie Broersma presenterade en modell för att på sikt kunna analysera resultat och effekter av tidigare satta mål. Modellen omfattar fyraårsperioder (mandatperioder). Underlag från respektive sektor, vad avser prioriterade utvecklingsområden utifrån grunduppdraget, ska presenteras vid ledningsgruppens planeringsdagar 23-24 maj 2016. Följande bör finnas med i underlagen: Beskrivning av resultat och/eller effekter per mål och uppdrag Reflektion över sektorns process för att prioritera utvecklingsområden samt analysera resultat och effekter: - Är den egna processen tillräckligt bra eller vad behöver förbättras - Ser ni möjliga förbättringar i den förvaltningsgemensamma processen som skulle leda till bättre förutsättningar för den sektorsspecifika processen? 1.6 Medarbetarenkäten - vad visade den? Trender, positivt och negativt Tanja Levin redovisade en sammanfattning av resultatet av medarbetarenkäten 2015. Svarsfrekvensen för sdf-sektorn är låg. Det sammanfattande Nöjd medarbetarindex ligger på 55 och är samma som för hela sdfsektorn. Tanja Levin presenterade även resultatet av chefsenkäten. Nöjd medarbetarindex ligger här på 59. Resultaten ska presenteras på nämndens sammanträde den 26 april. Resultatet ska kopplas till tidigare resultat. Åtgärder med anledning av resultatet av chefsenkäten ska arbetas fram och redovisas till nämnden. 2. Förvaltningsövergripande intern produktion 2.1 Tjänsteman i beredskap Gitte Caous informerade om att jourhavande stadsdirektör har ersatts med tjänsteman i beredskap (TiB). Tjänstemannen nås för närvarande enbart via Rakel men ska så småningom kunna nås från annan telefon. Ledningsgruppen enades om att särskilt behandla beredskapsfrågorna vid ett längre ledningsgruppsmöte. 3
2.2 Utbildning och jobb, NAV Gitte Caous och ordföranden Özgür Tasbas har träffat Jan Elfstorp på NAV angående vikten av att skapa viktiga, riktiga jobb. 2.2 Inför riskanalys Marie Broersma informerade om centrala punkter att ha med i riskanalys. Vid nästa ledningsgruppsmöte den 18 april 2016 kommer en riskanalys att göras. Inför detta är det viktigt att: Identifiera och värdera risker i verksamheten utifrån de olika perspektiven och befintlig input. Inte begränsas av något antal när riskerna identifieras, men iaktta realism vid identifieringen av riskerna Identifiera både strategiska och operativa risker (ofta har en risk både en strategisk och en operativ sida och båda kan vara viktiga) enligt följande: Risk för ökat droganvändande bland ungdomar (strategisk risk beakta i planeringsarbetet) Risk för att droger används inne på våra fritidsgårdar (operativ risk åtgärda genom rutin eller kontrollmoment) Ta i beaktande att riskanalysen kan leda till följande: Direkta åtgärder om nödvändiga kontrollmoment saknas Uppföljning av befintliga kontrollmoment där allvarliga risker förekommer 3. Befolkningsperspektivet - Hela staden socialt hållbar 3.1 Flyktingsituationen 3.2 HVB-hem Det finns idag oklarheter kring hur bygglovansökningar för tillexempel HVB-platser ska hanteras inom staden. Stadsdelarna har framfört till Stadsbyggnadskontoret att det är viktigt att stadsdelarna kommer in så tidigt som möjligt i alla ansökningar som kan påverka förvaltningens verksamheter. 3.2 Diariet - uppföljning av inkomna synpunkter Ledningsgruppen enades om att inkommande ärenden gällande temporära boenden fördelas enligt följande: Ärendena fördelas på utvecklingsledaren stadsutveckling och sektorschefen för individoch familjeomsorg samt funktionshinder Utvecklingsledaren hanterar bygglov och markförhållanden och sektorschefen IFO-FH de sociala aspekterna Dialog sker gällande eventuellt svarsinnehåll 3.4 Mötesplats konferensen social hållbarhet Förvaltningen är representerad vid konferensen, som genomförs 17-18 maj. 4
4. Kommande nämnd 4.1 Deadline Kommande nämndsammanträde är 26 april. Sista inlämningsdag för dessa handlingar är 6 april. Presidiet har sammanträde 12 april. Ledningsgruppen enades om att det är tillåtet för stadsdelsdirektören att göra redaktionella ändringar i tjänsteutlåtanden samt att respektive chef ska signalera om det finns tjänsteutlåtande som särskilt behöver diskuteras med direktören. 5. Övrigt 5.1 Kommunikation facknämndsöversyn Förvaltningen har fått möjlighet att lämna synpunkter på kommunikationsmaterialet i anslutning till facknämndsöversynen. Ledningsgruppen enades om att framföra att en tidplan ska anges, hur utredningen förhåller sig till övrig organisationsöversyn och att ta särskild hänsyn till mottagaren av den föreliggande informationen. 6. Kommande FLG Ledningsgruppen enades om att vid nästa möte den 18 april 2016 bland annat behandla frågan om att bjuda in BRG/UTV Nordost till ledningsgruppens möte den 2 maj 2016 för att få information om deras uppdrag samt planerat samarbete i nordost. Vid anteckningarna Åke Ström 5