Policy & instruktion Instruktion för E-postsignatur Författare Thomas Holmén Version TH20180530:001 Målgrupp Personal och förtroendevalda med e-postadress hos Svenska Brukshundklubben. Datum 2018-05-30 Policy för E-postsignatur hos Svenska Brukshundklubben Innehållsförteckning Policy för E-postsignatur hos Svenska Brukshundklubben... 1 Sammanfattning.... 2 Policy för e-postsignatur.... 2 E-postsignatur.... 2 Format... 2 Banner... 2 Avvikanden.... 3 Alternativa e-postsignaturer.... 3 Instruktion Lägga till e-postsignatur i Outlook2016.... 4 Instruktion Lägga till e-postsignatur i Office365 webmail.... 6 Instruktion Lägga till e-postsignatur på iphone/ipad. (IOS 11.x.x).... 7 Instruktion Lägga till e-postsignatur i mobilappen Outlook.... 8 www.brukshundklubben.se Postadress: Box 4, 123 21 Farsta - Besöksadress: Fryksdalsbacken 20, Farsta Tel: 08-505 875 00 - Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben 802000-4605
Sammanfattning. Detta dokument ger instruktion över hur användare med en e-postlåda hos Svenska Brukshundklubben konfigurerar sin e-postsignatur. Policy för e-postsignatur. En e-postsignatur har tagits fram för att ge ett enhetligt intryck vid e-postkommunikation från organisationen. Samtliga användare med en e-postadress hos Svenska Brukshundklubben ska använda e-postsignaturen som beskrivs nedan. E-postsignatur. Vänliga hälsningar Förnamn Efternamn [Calibri, storlek 11, fetstil] [Radbrytning] Titel, Utskott eller avdelning Svenska Brukshundklubben Telefon 08-505 875 XX, växel 08-505 875 00 Postadress Box 4, 123 21 FARSTA Besöksadress Fryksdalsbacken 20 fornamn.efternamn@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se [Radbrytning] Svenska Brukshundklubben följer dataskyddsförordningen GDPR. Därför vill jag göra dig uppmärksam på att de personuppgifter som du skickar, kan komma att sparas för vidare kommunikation och dokumentation. [Calibri, storlek 11, kursivt, ej fetstil] [Radbrytning] [Banner] Format Typsnitt: Calibri Färg: Svart Textstorlek: 11 Radbrytningar: Enligt ovan. Banner En banner är en bild som läggs till längst ner i e-postsignaturen och kan bytas ut i samband med olika arrangemang etc. När byte av sådan skall ske informeras detta om i e-postutskick till samtliga med en e-postadress hos Svenska Brukshundklubben. Avvikanden En banner går enbart att lägga till i en e-postapplikation som stödjer att bild läggs till. En banner/bild går i regel ej att lägga till i en e-postapp på telefon/surfplatta. Dock anses, för kanslipersonal, att installerad programvara på datorn Microsoft Outlook vara den officiella kommunikationsprogramvaran och för övriga webbmail, ludde.brukshundklubben.se. Sida 2
Avvikanden. - Om du ej har ett fastnätsnummer ändrar du numret efter Telefon till ditt mobilnummer. [Valfritt för förtroendevalda.] samt tar bort växelnumret. - Samtlig post skall skickas till kansliet på ovan angivna postadress varför denna ska stå kvar och vara enhetlig för alla signaturer. Önskas tillfällig leverans av försändelser kan detta anges direkt i e-postkommunikationen. - Den officiella besöksadressen till Svenska Brukshundklubben är den som anges ovan. Förtroendevalda kan utelämna besöksadress helt eller byta ut till sin egna adress. - Text om GDPR skall vara med i samtliga e-postsignaturer. - Övriga avvikelser enligt ovan är tillåtna. Alternativa e-postsignaturer. - I de fall e-postsignaturen ej får plats i sin helhet på grund av applikations- eller systembegränsningar, kan den förkortas ner och adresserna och visionen uteslutas. Detta skall enbart göras i undantagsfall och enbart om e-postklienten kräver detta. Gäller enbart mobila enheter. Vänliga hälsningar Förnamn Efternamn [Radbrytning] Titel Svenska Brukshundklubben Telefon 08-505 875 XX, växel 08-505 875 00 fornamn.efternamn@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se Sida 3
Instruktion Lägga till e-postsignatur i Outlook2016. Notera att kvalificerad support för installerad programvara enbart ges till kanslipersonal. 1. Ladda ner den banner/bild du fått tillskickad via e-post. Spara den lokalt på din dator. 2. Starta din Outlook. 3. På menyraden, klicka på menyvalet Arkiv. 4. I vänstermenyn, klicka på menyvalet Alternativ. 5. I vänstermenyn, klicka på menyvalet E-post. 6. Under rubriken Skriv meddelanden, kontrollera att det står HTML bredvid format. 7. Bredvid Skapa eller redigera signaturer för meddelanden klicka på knappen Signaturer. 8. Har du ingen signatur sedan tidigare klickar du Ny och namnger din nya signatur. Sida 4
9. Under Redigera signatur anger du dina uppgifter enligt det format som angetts ovan. 10. Ställ muspekaren efter sista ordet i vår vision, tryck 2 gånger på retur. 11. Klicka på ikonen:. 12. Leta upp platsen där du sparat bannern, markera och klicka sedan på infoga. 13. Klicka på knappen Ok. Sida 5
Instruktion Lägga till e-postsignatur i Office365 webmail. 1. Öppna din webbläsare och gå till adressen https://ludde.brukshundklubben.se. 2. Logga in med dina inloggningsuppgifter för e-post hos Svenska Brukshundklubben. 3. I webbläsarens övre högra hörn klickar du på ikonen kugghjulet. 4. Klicka på menyvalet E-post under Dina appinställningar längst ner. 5. Klicka på menyvalet E-postsignatur under E-post > Layout. 6. I rutan under E-postsignatur anger du dina uppgifter enligt det formatering som angetts ovan. I webbversionen är standardtypsnittet Calibri och kan ej ändras. 7. Ställ muspekaren efter sista ordet i vår vision, tryck 2 gånger på retur. 8. Klicka på ikonen:. 9. Leta upp platsen där du sparat bannern, markera och klicka sedan på infoga. 10. Klicka på Spara. Sida 6
Instruktion Lägga till e-postsignatur på iphone/ipad. (IOS 11.x.x). 1. Öppna den mobila enhetens inställningar. 2. I den vänstra menyn, klicka på E-post. 3. I den högra menyn, klicka på Skriva Signatur. 4. I fältet för signatur, skriv in din e-postsignatur. 5. Klart. Sida 7
Instruktion Lägga till e-postsignatur i mobilappen Outlook. 1. Öppna appen Outlook på din mobila enhet. 2. Klicka på menyikonen högst upp till höger. 3. I menyn, klicka på ikonen längst ner [kugghjul]. 4. I inställningar, klicka på alternativet Signatur. 5. I fältet för signatur, skriv in din e-postsignatur. 6. Klart. Sida 8