Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2011-06-22 Upphandlingsansvarig Upphandling Kammarkollegiet Företagshälsovårdstjänster 2012, dnr 96-38-2011 Jeanette Hemmingsson 760037 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Inbjudan 1.1. Inbjudan till upphandling 1.1.1. Inbjudan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, i fortsättningen kallad Statens inköpscentral, inbjuder företag, i fortsättningen kallad Anbudsgivaren, att inkomma med anbud avseende ramavtal för företagshälsovårdstjänster. Ramavtalen gällande företagshälsovård kommer att kunna användas av statliga myndigheter samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten, i fortsättningen kallade avropande myndigheter, se punkt 1.1.4. 1.1.2. Statens inköpscentrals uppdrag och syfte Statens inköpscentral ansvarar sedan den 1 januari 2011 för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Detta innebär att Statens inköpscentral ingår ramavtal om varor och tjänster avsedda för statliga myndigheter inom områdena administrativa tjänster, kontorsvaror, resor och boende, fordon och drivmedel, it och telekom samt skydd och säkerhet. Syftet med de statliga ramavtalen är; - att kostnadseffektivisera avropande myndigheters inköpsverksamhet och därigenom hushålla med statens medel. - att tillgodose avropande myndigheters behov inom efterfrågat område. - att skapa fördelaktiga ramavtalsvillkor inom ramen för upphandlingsområdet. - att verka för att minska den tid det tar för avropande myndigheter att införskaffa varor och tjänster. För mer information om Statens inköpscentral, se www.kammarkollegiet.se/inkopscentralen. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 1 av 73
För ytterligare information om våra upphandlingar, ramavtal och praktisk vägledning, se www.avropa.se 1.1.3. Bakgrund Det nuvarande ramavtalet för företagshälsovårdstjänster löper ut 2011-12-31. Statens inköpscentral har, efter att ha tagit fasta på de synpunkter och den information som inhämtats från avropande myndigheter och aktörer i branschen, bedömt att behovet av företagshälsovårdstjänster kvarstår. 1.1.4. Berättigade att avropa Nedan följer de som under Ramavtalsperioden är berättigade att avropa från Ramavtalet. 1 Myndigheter under regeringen Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. 2 Till staten närstående myndigheter (deltar efter särskild anmälan (fullmakt)) Riksdagens Ombudsmän, 202100-2650 Riksdagsförvaltningen, 202100-2627 Riksrevisionen, 202100-5422 Sveriges Riksbank, 202100-2684 3 Förvaltning skild från staten (deltar efter särskild anmälan (fullmakt)) Chalmers Tekniska Högskola AB, 556479-5598 Hjälpmedelsinstitutet, 802406-9372 Nordiska Museet, 802002-4686 Norrlandsfonden, 897000-3003 Riksteatern, 802006-1365 Stiftelsen Dansens Hus, 802014-7792 Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna, 897300-3265 Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning, 802400-3512 Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning, 802017-9324 Stiftelsen Högskolan i Jönköping, 826001-7333 Stiftelsen Skansen, 802003-0154 Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet, 802007-5852 Stiftelsen Tekniska Museet, 802005-9187 Svenska Filminstitutet, 802004-1748 Sveriges Civilförsvarsförbund, 802005-8460 4 Statliga aktiebolag (deltar efter särskild anmälan (fullmakt)) Radiotjänst i Kiruna AB, 556300-4745 Specialfastigheter Sverige AB, 556537-5945 1.1.5. Ramavtalsperiod Ramavtalet träder ikraft när Statens inköpscentral och Anbudsgivaren har undertecknat ramavtalet. Leverans från ramavtalet får tidigast ske från och med 2012-01-01. Ramavtalet gäller i tjugofyra (24) månader från och med 2012-01-01. Ramavtalet upphör att gälla utan uppsägning den sista dagen i den månad som infaller tjugofyra (24) månader från ramavtalets ikraftträdande. Eventuell förlängning av ramavtalet sker på initiativ av Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 2 av 73
Statens inköpscentral. En förlängning av ramavtalets avtalsperiod kan uppgå till högst tjugofyra (24) månader. Förlängning regleras genom tilläggsavtal. Att ramavtalet upphör att gälla påverkar inte giltigheten av leveransavtal som ingåtts under ramavtalets giltighetstid. Leveransavtal kan emellertid inte ingås efter det att ramavtalsperioden har gått ut. 1.1.6. Omfattning Detta ramavtal ska ge avropande myndigheter möjlighet att avropa tjänster från företag som tillhandahåller företagshälsovård. Ramavtalen reglerar det rättsliga förhållandet mellan Statens inköpscentral och Anbudsgivaren. Avseende de faktiska beställningarna (avropen) tecknas specifika leveransavtal mellan Anbudsgivaren och de avropande myndigheterna. Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. En företagshälsovård ska utgöra ett stöd för de avropande myndigheterna i det förebyggande arbetsmiljö- och hälsoarbetet samt i anpassnings- och rehabiliteringsarbetet. En företagshälsovård ska ha en konsultativ roll samt verka på ett professionellt och oberoende sätt gentemot beställaren och dennes personal. En företagshälsovård ska ha kompetens att identifiera och beskriva samband mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa, och behöver därför ha breda kunskaper inom arbetsorganisation, beteendevetenskap, ergonomi, medicin, rehabilitering och teknik. Nedan anges efterfrågade tjänsteområden som även specificeras i kapitel 5 Kravspecifikation - tjänsteutbudet: - Främjande tjänster: syftar till att främja god fysisk och psykisk hälsa samt god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. - Förebyggande tjänster: syftar till att förebygga ohälsa i arbetslivet. - Rehabiliterande tjänster: syftar till att hjälpa individer att så tidigt som möjligt återgå i arbete genom arbetsanpassning och rehabilitering (enligt lagstiftningen). - Administrativa tjänster: syftar till att underlätta samarbetet mellan avropande myndighet och leverantör samt underlätta uppföljning av utförda tjänster. Målgrupper: Tjänsterna ska rikta sig till individ, grupp och organisation. - Individ: De tjänster som är riktade till en individ inom organisationen. Individen kan finnas på olika nivåer i organisationen och kan vara såväl medarbetare som chef. Tjänsten kan även avropas för en grupp, dock är det individen som tar del av tjänsten. - Grupp: De tjänster som är riktade till en definierad grupp av individer. Gruppen kan bestå av såväl medarbetare som chefer och finnas på olika nivåer i organisationen. - Organisation: De tjänster som riktas till ledningen av organisationen och som syftar till att komma hela eller del av organisationen till nytta. Tjänster som kan användas strategiskt på organisationsnivå. Tidigare ramavtal har omsatt ca 100 MESK per år. Statens inköpscentral bedömer att den framtida omsättningen för hela ramavtalsperioden kommer att bli ca 400 MSEK. En uppskattad fördelning över tjänsterna är följande; främjande 7 %, förebyggande 43 %, rehabiliterande 53 % och administrativa tjänster 3 %. Det verkliga utfallet kan bli såväl lägre som högre. Statens inköpscentral ger inga garantier vad gäller volymer eller antal timmar. Under ramavtalsperioden kan förändringar komma att ske utifrån politiska beslut, verksamhetsförändringar m.m. som kan påverka behovet av tjänsten. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 3 av 73
1.1.7. Innehållsförteckning Förfrågningsunderlaget består av följande kapitel: 1. Inbjudan 2. Administrativa bestämmelser 3. Krav på Anbudsgivaren 4. Kravspecifikation - övriga krav 5. Kravspecifikation - tjänsteutbud 6. Anbudsutvärdering 7. Ramavtal 8. Avropsrutin Bilagor till förfrågningsunderlaget Bilaga 1: Leveransavtal Bilaga 2: Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Bilaga 3: Etiska riktlinjer Bilaga 4: SCB:s statistik statligt anställda Bilaga 5: Egen regi - underleverantör Bilaga 6: Mottagningar per ort Bilaga 7: Orter Bilaga 8: Övriga kompetenser Bilaga 9: Statistikmall avropande myndighet Bilaga 10: Statistikmall Statens inköpscentral 1.1.8. Ansvarig projektledare För Statens inköpscentral Jeanette Hemmingsson Upphandlare, Enheten för upphandling av varor och tjänster. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 4 av 73
2. Administrativa bestämmelser 2.1. Administrativa bestämmelser 2.1.1. Allmänt Anbudsgivaren ska i anbudet visa att de uppställda förutsättningarna och kraven i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Ska-krav är obligatoriska krav som måste uppfyllas. Om Anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven eller frågorna kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte kan accepteras. Uppfylls inte samtliga obligatoriska krav kommer anbudet att förkastas. Anbudsgivaren uppmanas att följa anvisningarna i det elektroniska anbudsformuläret som ska användas för anbudsgivning. Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt med anledning av de begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med förtydligande och/eller kompletterande uppgifter. Anbudsgivaren uppmanas att gå igenom sitt anbud mycket noga innan det lämnas in för att kontrollera att den efterfrågade information verkligen finns med i anbudssvaret samt kontrollera att samtliga bilagor bifogats anbudet. 2.1.2. Upphandlande myndighet Kammarkollegiet, Org nr: 202100-0829 Statens inköpscentral, Enheten för upphandling av varor och tjänster Box 2218 130 15 Stockholm Besöksadress: Birger rlsgatan 16 2.1.3. Kontaktpersoner Jeanette Hemmingsson, upphandlare Statens inköpscentral, Enheten för upphandling av varor och tjänster E-post: jeanette.hemmingsson@kammarkollegiet.se Fredrik Aglo, upphandlare Statens inköpscentral, Enheten för upphandling av varor och tjänster E-post: fredrik.aglo@kammarkollegiet.se 2.1.4. Upphandlingsförfarande Då företagshälsovård är klassificerad som en B-tjänst genomförs upphandlingen som en förenklad upphandling enligt 15 kap. lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudsgivare uppmanas därför vid anbudstillfället lämna ett så förmånligt anbud som möjligt. Det är av största vikt att Anbudsgivaren redan vid anbudsgivningen lämnar ett fullständigt anbud. Eventuell förhandling sker på initiativ av Statens inköpscentral. 2.1.5. Förnyad konkurrensutsättning Vid avrop av företagshälsovård tillämpas förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 LOU. För mer information om avrop, se kapitel 8 Avropsrutin. 2.1.6. Sista dag för anbud Anbud ska vara Statens inköpscentral tillhanda senast 2011-08-22 Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 5 av 73
2.1.7. Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud sex (6) månader efter sista anbudsdag. För det fall en överprövning av upphandlingen sker ska Anbudsgivaren vara bunden av anbudet fram till och med en (1) månad efter den tid då eventuell överprövning resulterar i att dom slutligen vinner laga kraft. Accepteras det obligatoriska kravet på anbudets giltighetstid? (/ svar) 2.1.8. Anbudets språk Anbud ska vara författat på svenska. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. Dock kan certifikat, intyg och bevis vara på engelska. Uppfylls det obligatoriska kravet avseende språk? (/ svar) 2.1.9. Inlämning av elektroniskt anbud Statens inköpscentral använder sig av det webbaserade upphandlingsverktyget TendSign för hantering av upphandling, ansökan, förfrågningsunderlag och anbud. TendSign är en oberoende tredje part och ägs av Visma Opic AB. Anbud ska lämnas elektroniskt via systemet Visma TendSign, vilket innebär att anbud inte kan lämnas i pappersformat eller via fax eller e-post. Företrädare för Anbudsgivaren ansluter sig personligen till tjänsten TendSign genom att registrera ett användarkonto genom formuläret på TendSigns hemsida, https://tendsign.com/public/register_seller.aspx?frompublic=true. Anbudsgivaren uppmanas att registrera användarkontot i god tid innan inlämning. Anbudsgivaren uppmanas att vid användande; logga in, gå in under Annonser -> Aktuella annonser, välj upphandlande enhet "Kammarkollegiet" och upphandling "Benämning och diarienummer". Anbudsgivning genom TendSign innebär bl.a. att: (för mer information http://www.opic.com/sv/tendsign/lamna-anbud/) Anbudsgivaren registrerar ett användarkonto. Anbud skickas krypterat, vilket innebär att endast Anbudsgivaren och Statens inköpscentral kan läsa innehållet. Anbud skickas med ett tidlås som gör att Statens inköpscentral inte kan öppna det för tidigt. Tänk på att: Bifogade dokument ska vara skapade i Word, Excel eller i PDF-format. Anbudssvar på frågor och krav ska endast lämnas i anvisade platser i TendSign. Vid Fritextssvar kan separat bilaga lämnas. Anbudsgivaren ska i dessa fall hänvisa till bilagans namn, och eventuellt bilagenummer, vid aktuell fråga. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kan TendSigns support kontaktas på telefon 013-474 75 70. Det är även möjligt att komma i kontakt med TendSign via deras Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 6 av 73
hemsida, http://www.tendsign.com. Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support. Den e-postadress som Anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation gällande upphandling både från och till Statens inköpscentral. Uppfylls det obligatoriska kravet avseende inlämning av elektroniskt anbud? (/ svar) 2.1.10. Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkännes genom att behörig företrädare för Anbudsgivaren fyller i och undertecknar bilaga 2 - Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran, skannar in den och bifogar den tillsammans med anbudet som en elektronisk fil. Om anbudet undertecknas av någon som är behörig att företräda Anbudsgivaren utan att vara behörig firmatecknare kan dokument för styrkande av rätten att underteckna anbudet i efterhand komma att inhämtas. Har bilaga 2 - Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran bifogats anbudet? (/ svar) Har bilaga 2 - Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran bifogats anbudet? (/ svar) 2.1.11. Frågor och svar under anbudstiden För att samtliga Anbudsgivare ska ges samma förutsättningar och för att få en opartisk och icke diskriminerade behandling av sitt anbud och andra Anbudsgivare kommer alla frågor och händelser som bedöms vara av betydande art besvaras och förmedlas likalydande till samtliga Anbudsgivare. Statens inköpscentral lämnar alltid eventuella svar, förtydliganden och kompletteringar genom TendSign. Under vecka 28-30 kommer inga frågor att besvaras. Frågor ställda under vecka 28-30 kommer att besvaras tidigast under vecka 31. Sista dagen för att ställa frågor är 2011-08-16. Frågor ställda senare kommer ej att besvaras. Sista dag för besvarande av frågor är 2011-08-18. Frågor och svar utgör en del av förfrågningsunderlaget. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor från Anbudsgivare, eller av någon annan anledning, kommer skriftlig komplettering att finnas i frågor och svarsfunktionen och via e-post dessutom sändas till alla som via TendSign hämtat förfrågningsunderlaget. Det som sagts om frågor och svar gäller, även eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare kan i efterhand endast åberopa skriftlig kommunikation. Lämnade svar avseende förfrågningsunderlaget är endast bindande om svaren lämnats via TendSign. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 7 av 73
Anbudsgivaren får genom TendSign tillkommande information under upphandlingens gång. Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad och ta del av den information som publiceras under anbudstiden. Om Anbudsgivaren inte registrerar sig på www.tendsign.com utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan Statens inköpscentral inte garantera att all information om frågor och svar under anbudstiden kommer er till handa. Anbudsgivaren ansvarar då själv för att kontrollera och hämta tillkomna upplysningar via TendSign. 2.1.12. Geografisk indelning, orter Upphandlingen syftar till att tillgodose avropande myndigheters behov av företagshälsovårdstjänster. För att tillgodose detta behov och för att främja en god konkurrens på området har upphandlingen som mål att få en större geografisk spridning. Ett skäl till att ha en större geografisk spridning är att de avropande myndigheterna värdesätter att företagshälsovård finns på den ort där de har sin verksamhet. Det har framförts klagomål från myndigheter som inte kunnat avropa från tidigare ramavtal pga att de orter där de haft verksamhet inte funnits med på ramavtalet. Ett ytterligare skäl till att ha en större geografisk spridning är att myndigheter ibland flyttar sin verksamhet och då behöver ha tillgång till företagshälsovård på en ny ort. Med anledning av detta uppmanar Statens inköpscentral att Anbudsgivare lämnar anbud på så många orter som möjligt. Observera att det alltså inte kommer att vara möjligt att lägga till ytterligare orter under ramavtalets giltighetstid. Anbudsgivare kan genom att bilda konsortier, gemensamt anbud, eller genom att anlita underleverantörer för hela eller delar av uppdraget utöka antalet orter där myndigheterna har sin verksamhet, se kapitel 3 Krav på Anbudsgivaren. I denna upphandling har Statens inköpscentral valt att inte i förväg ange vilka specifika orter som Anbudsgivaren kan lämna anbud på. Anbudsgivaren lämnar istället anbud på den/de ort/er där denne bedriver företagshälsovård. Skälet till att inte i förväg ange specifika orter är att de avropande myndigheterna har sina verksamheter utspridda i hela Sverige och att det därmed finns ett behov av företagshälsovård på de flesta orter i Sverige. Till skillnad från det nuvarande ramavtalet på området kommer detta ramavtal bestå av endast ett (1) avtalsområde. I samband med att avrop görs kommer den avropande myndigheten att tillfråga de leverantörer som är i stånd att leverera på den eller de orter som har specificerats i avropsförfrågan. För mer information om avropet, se kapitel 8 Avropsrutin. Högst sex (6) Anbudsgivare kommer att antas som ramavtalsleverantörer på respektive ort vad gäller följande orter: Stockholm, Göteborg, Malmö, Norrköping och Umeå. Högst fyra (4) Anbudsgivare kommer att antas som ramavtalsleverantörer på respektive övriga orter. Till förfrågningsunderlaget bifogas en rapport från SCB, bilaga 4 - SCB:s statistik statligt anställda, där det framkommer myndigheters placering/verksamhet etc. Rapporten tydliggör hur många statliga verksamheter som finns i Sverige och hur utspridda dessa är. Rapporten syftar till att ge Anbudsgivaren förståelse för att behovet av företagshälsovård finns på väldigt många orter. Rapporten är skapad den 26 maj 2011. 2.1.13. Delar att lämna anbud på Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 8 av 73
Anbudsgivare som lämnar anbud på orter, ska fylla i bilaga 7 - Orter. Har bilaga 7 - Orter bifogats anbudet? (/ svar) Har bilaga 7 - Orter bifogats anbudet? (/ svar) 2.1.14. Mottagningar per ort Anbudsgivaren ska ange de mottagningar som kommer att användas på den/de ort/er som ingår i anbudet. Detta ska anges i bilaga 6 - Mottagningar per ort. Har bilaga 6 - Mottagningar per ort bifogats anbudet? (/ svar) Har bilaga 6 - Mottagningar per ort bifogats anbudet? (/ svar) 2.1.15. Alternativa anbud tillåts inte I anbudet får inga alternativa anbud, så kallade sidoanbud, förekomma. Om Anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Anbudsgivaren uppmanas därför att undvika att lämna information som inte efterfrågas och som kan tolkas som en reservation mot uppställt krav. Accepteras det obligatoriska kravet att reservationer och alternativa anbud inte får förekomma? (/ svar) 2.1.16. Eventuella kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.1.17. Anbudsöppning Vid anbudsöppningen får inte Anbudsgivaren delta men däremot kan Anbudsgivaren begära att en representant från Stockholms Handelskammare, på Anbudsgivarens bekostnad, deltar vid öppnandet. Anbudsöppning äger rum i närvaro av två (2) personer från Statens inköpscentral, så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. 2.1.18. Tilldelning av kontrakt Tilldelningsbeslut som sänds ut efter genomförd upphandling, innebär endast att Statens inköpscentral har fattat beslut om utgången av anbudsutvärderingen och dess vinnare. Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Statens inköpscentral och vinnande Anbudsgivare sluts genom att ett ramavtal undertecknas av båda parter och träder i kraft först efter det att den tidsperiod som anges 16 kap. LOU (avtalsspärr) löpt ut. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 9 av 73
2.1.19. Kommersiella villkor Kommersiella villkor för denna upphandling framgår i kapitel 7 Ramavtal. De kommersiella villkoren ska accepteras i sin helhet. Standardavtal, allmänna villkor etc. från Anbudsgivaren accepteras inte. Uppfylls det obligatoriska kravet att acceptera de kommersiella villkoren (ramavtalet)? (/ svar) 2.1.20. Leveransavtal Leveransavtal, se bilaga 1 - Leveransavtal, i detta förfrågningsunderlag, utgör underlag för leveransavtal mellan Anbudsgivaren och avropande myndighet. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga villkor i leveransavtalet, sin helet. Standardavtal, allmänna villkor etc. från Anbudsgivaren accepteras inte. Uppfylls det obligatoriska kravet att acceptera villkoren i leveransavtalet? (/ svar) 2.1.21. Lagändringar För den händelse att lagar, förordningar, föreskrifter eller motsvarande förändras under den tid som upphandlingen pågår, förbehåller sig Statens inköpscentral rätten att förändra kraven i enlighet med dessa. 2.1.22. Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden enligt huvudprincipen i 2 kap. Tryckfrihetsförordningen (1949:105) offentliga allmänna handlingar. Delar av anbuden kan dock omfattas av kommersiell sekretess. 2.1.23. Kommersiell sekretess Den Anbudsgivare som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för 31 kap 16 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (Anbudsgivarens affärs- eller driftförhållande) ska skriftligen inkomma med begäran om sekretess. En sådan begäran ska innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamka Anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. I det fall Anbudsgivare väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sitt anbud anges det nedan. Statens inköpscentral kommer inte på förhand att ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess. Prövning sker i samband med att en uppgift begärs ut. Löften om sekretess kan ej ges då Statens inköpscentral är en statlig myndighet och ska hantera inkomna handlingar enligt 2 kap i Tryckfrihetsförordningen (1949:105). Vid en eventuell senare inkommen begäran om att få ta del av handling (upphandlingens akt) kommer ansvarig handläggare att vid varje sådant tillfälle göra en sekretessbedömning Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 10 av 73
varvid bl.a. leverantörers sekretessbegäran prövas. Slutlig prövning kan komma att ske i domstol. Begärs sekretess? Om JA, precisera för vilka delar av anbudet sekretess begärs och vilken skada som kan uppstå om uppgifterna lämnas ut. Ange detta i kommentarsfältet. (/ svar) 2.1.24. Publicering av avtalsdokument Ramavtal med prisbilagor m.m. kommer att publiceras på Internet (publika avtalsdatabaser), www.avropa.se. Detta för att underlätta avropen för de avropande myndigheterna. Anbudsgivaren ska acceptera att avtalspriser, avtal och kontaktpersoner m.m publiceras på www.avropa.se. Accepteras det obligatoriska kravet på publicering? (/ svar) 2.1.25. Muntligt förtydligande av anbudet Statens inköpscentral kan vid behov komma att kalla Anbudsgivaren för muntligt förtydligande av sitt anbud. Observera att det vid dessa intervjuer inte kommer att ske någon förhandling och att Anbudsgivaren inte kan ändra, lägga till eller dra ifrån något i sitt anbud. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 11 av 73
3. Krav på Anbudsgivaren 3.1. Information om företaget 3.1.1. Företaget 3.1.1.1. Allmänt Detta kapitel innehåller krav på Anbudsgivaren i egenskap av leverantör. Ställda krav avser såväl Anbudsgivaren som eventuell/a underleverantör/er. Således ska Anbudsgivarens svar avse helheten, d.v.s. Anbudsgivaren inklusive eventuell/a underleverantör/er. Notera att det är Anbudsgivaren som är ansvarig för att samtliga begärda dokument anges/bifogas anbudet samt att samtliga ska-krav är uppfyllda. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att avgöra om förtydliganden ska krävas in och om en närmare granskning av Anbudsgivaren och underleverantör/er behöver göras. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att kontrollera alla lämnade uppgifter. 3.1.1.2. Företagsbeskrivning Anbudsgivaren ska ha förmåga och kapacitet att leverera tjänster i den omfattning och komplexitet som framgår av detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ska lämna en informativ och övergripande beskrivning av företaget. Det är önskvärt att beskrivningen innehåller uppgifter om företagets verksamhetsinriktning, resurser- och utvecklingsplaner, organisationsstruktur m.m. med utgångspunkt från den efterfrågade tjänsten. Beskriv företaget övergripande enl ovan. (Fritextsvar) 3.1.1.3. Kontaktuppgifter Anbudsgivaren ska lämna nedanstående kontaktuppgifter: Anbudsgivarens namn enligt registreringsbevis från Bolagsverket (Fritextsvar) Anbudsgivarens organisationsnummer (Fritextsvar) Namn på behörig företrädare för anbudet (Fritextsvar) Befattning på behörig företrädare (Fritextsvar) E-postadress till behörig företrädare (Fritextsvar) Telefon/mobil nummer till behörig företrädare (Fritextsvar) Kontaktperson för anbudet (Fritextsvar) Telefon/mobilnummer till kontaktpersonen (Fritextsvar) E-postadress till kontaktpersonen (Fritextsvar) Antal anställda i företaget (Fritextsvar) Omsättning (Fritextsvar) Hemsida (Fritextsvar) 3.1.1.4. Ramavtalsansvarig kontaktperson Under hela ramavtalstiden ska det finnas en särskild ramavtalsansvarig kontaktperson hos Anbudsgivaren för Statens inköpscentral. Vid byte av ramavtalsansvarig kontaktperson under avtalstiden ska detta utan dröjsmål Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 12 av 73
meddelas Statens inköpscentral. Kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig kontaktperson ska fyllas i fritextfältet och innehålla åtminstone information om namn, e-postadress och telefonnummer. Ange för- och efternamn för ramavtalsansvarig. (Fritextsvar) Ange befattning för ramavtalsansvarig. (Fritextsvar) Ange e-post adress för ramavtalsansvarig. (Fritextsvar) Ange mobil/tfn för ramavtalsansvarig. (Fritextsvar) 3.1.1.5. Gemensamt anbud/konsortium För de Anbudsgivare som avser att genomföra en gemensam anbudsgivning, dvs konsortium (grupp av leverantörer), gäller 1 kap. 11 LOU. Med gemensam anbudsgivning avses här situationen att Anbudsgivaren inte är en juridisk eller fysisk person (med i anbudet angivna underleverantörer) utan att det är flera juridiska eller fysiska personer som tillsammans lämnar ett anbud (med i anbudet angivna underleverantörer). Om gemensamt anbud lämnas ska följande gälla: -Ramavtal tecknas med ett bolag som företräder gruppen såsom den redovisat i anbudet, nya parter kan inte tillkomma i gruppen. - Avtalstecknande bolag kan vara ett av de bolag som har redovisats i anbudet eller ett bolag som bildats för att företräda gruppen. - I det fall ett bolag bildas för att företräda gruppen ska nödvändiga förberedelser (till exempel avtal mellan parterna och bolagsbildning) vara genomförda så att ramavtal kan tecknas direkt efter publicerat tilldelningsbeslut och med iaktagande av tio (10) dagars avtalsspärr. Ramavtalsleverantören ska inför ramavtalstecknandet uppfylla de ska-krav som finns i detta förfrågningsunderlag. Ett samarbetsförhållande ska kunna påvisas genom ett skriftligt avtal som uppvisas på begäran av Statens inköpscentral. Avser ni lämna gemensamt anbud? Om JA, ange i nedanstående kommentarsfält vilka parter som ingår i samarbetet. (/ svar) 3.2. Uteslutningsgrunder 3.2.1. Uteslutning enligt 10 kap. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar: 1. sådan brottslighet som innefattar deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning, 3. bedrägeri eller 4. penningtvätt. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 13 av 73
Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 LOU? (/ svar) 3.2.2. Uteslutning enligt 10 kap. 2 LOU En leverantör får, enligt 10 kap. 2 LOU uteslutas från deltagande i en upphandling om denne 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, och Statens inköpscentral kan påvisa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i punkten 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkten 4. Statens inköpscentral kommer att utesluta leverantör för vilken uteslutningsgrund enligt 10 kap. 2 LOU föreligger. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 LOU? (/ svar) 3.2.3. Skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivare ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Som en del av leverantörsprövningen kontrolleras att Anbudsgivare uppfyller lagenligt ställda krav avseende sina inbetalningar av skatter och socialförsäkringsavgifter. Statens inköpscentral kommer att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att från Skatteverket inhämta uppgifter. Detta kan ske via blanketten SKV 4820. Ovanstående krav ska vara uppfyllda per den dag Statens inköpscentral inhämtar uppgifterna från Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för Statens inköpscentral att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när Statens inköpscentral så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Kontroll av ovanstående kommer att ske fortlöpande under ramavtalstiden i samarbete med Skatteverket och eller Creditsafe. Uppfylls det obligatoriska kravet om skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter? (/ svar) Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 14 av 73
3.2.4. Skatter och sociala avgifter utländska Anbudsgivare Utländska Anbudsgivare ska kunna styrka att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och sociala avgifter i det egna landet med bevis motsvarande Skatteverkets yttrande på blankett SKV 4820. SKV 4820 anger om angivet företag är registrerad i organisationsnummer-register, registrerad som arbetsgivare och registrerad för mervärdesskatt samt eventuella skulder avseende skatter och avgifter. En kopia på styrkande bevis ska bifogas anbudet. Intyget ska vara maximalt ett (1) år gammalt. Ovan nämnd handling ska vara i engelsk version. Ange om ovanstående krav är aktuellt eller inte. Om kravet är aktuellt, ange om bevis om inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter bifogats anbudet? (Fritextsvar) 3.3. Ekonomi och juridik 3.3.1. Juridisk ställning 3.3.1.1. Bolagsregistrering Anbudsgivare ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register, vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis. Statens inköpscentral kommer att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att från Skatteverket inhämta uppgifter. Detta kan ske via blanketten SKV 4820. Ovanstående krav ska vara uppfyllda per den dag Statens inköpscentral inhämtar uppgifterna från Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för Statens inköpscentral att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när Statens inköpscentral så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Kontroll av ovanstående kommer att ske fortlöpande under ramavtalstiden i samarbete med Skatteverket och/eller Creditsafe. Uppfylls det obligatoriska kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolags- eller likande registrering för mervärdersskatt? (/ svar) Uppfylls det obligatoriska kravet om att inneha F-skattebevis? (/ svar) 3.3.1.2. Bolagsregistrering, utländska Anbudsgivare Utländska Anbudsgivare ska kunna styrka registrering i det land verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register med bevis från myndighet likvärdig Bolagsverket. En kopia på styrkande bevis ska bifogas anbudet. Intyget ska vara maximalt ett (1) år gammalt. Ovan nämnd handling ska vara i engelsk version. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 15 av 73
Ange om ovanstående krav är aktuellt eller inte. Om kravet är aktuellt, ange om bevis om registrering bifogats anbudet? (Fritextsvar) 3.3.2. Ekonomisk och finansiell ställning 3.3.2.1. Krav på ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att den är tillräckligt god och stabil för att uppdraget med rimlig sannolikhet kan genomföras utan risk för störningar pga. ekonomiska problem. Statens inköpscentral kommer att göra en bedömning av Anbudsgivarens ekonomiska ställning med hjälp av Affärs-och kreditupplysningsföretaget CreditSafe AB:s riskklassning. Om Anbudsgivaren uppfyller en rating inom intervallet 40-59 Kreditvärdig eller bättre, kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses vara uppfyllt. De olika ratingklasserna enligt CreditSafe är: 80-100 poäng, Mycket god kreditvärdighet 60-79 poäng, God kreditvärdighet 40-59 poäng, Kreditvärdig 15-39 poäng, Kredit mot säkerhet 0-14 poäng, Kredit avrådes Ingen ratingupplysning T.ex. företaget är i konkurs, ej fulltalig styrelse eller likvidation. Om Anbudsgivare är medveten om eller misstänker att kravet om ekonomisk stabilitet och finansiell ställning enligt ovan inte uppfylls eller har bedömts av ett annat kreditmarknadsföretags bedömningssystem som utvisar något annat ska Anbudsgivaren, redovisa orsak och inkomma med annan handling som styrker Anbudsgivarens stabila ekonomiska ställning. Anbudsgivare kan komma att godkännas om Statens inköpscentral bedömer att Anbudsgivaren ändå uppnår efterfrågad ekonomisk ställning. Har till anbudet bifogats en förklaring om lägre ekonomisk kapacitet och inkommit med annan handling som styrker Anbudsgivarens stabila ekonomiska ställning? Ange i nedan kommentarsfält om det är ej aktuellt pga att ekonomisk ställning uppfylls. (/ svar) Uppfylls det obligatoriska kravet på ekonomisk stabilitet? (/ svar) 3.3.2.2. Moderbolagsgaranti I de fall en Anbudsgivares ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, ska intyg om detta bifogas och vara undertecknat av moderbolagets firmatecknare. Har till anbudet bifogats intyg om moderbolagsgaranti? Ange i nedan kommentarsfält om det är ej aktuellt pga att ekonomisk ställning uppfylls (/ svar) Har intyg bifogas och är undertecknat av moderbolagets firmatecknare? (/ svar) Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 16 av 73
3.3.2.3. Kreditupplysning Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att: - anlita externa kreditvärderingsinstitut eller annan expertis för att bedöma Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning eller - ta kreditupplysning på Anbudsgivaren. 3.4. Teknisk förmåga och kapacitet 3.4.1. Kapacitet och kvalitetssystem 3.4.1.1. Inledning Utgångspunkt vid prövningen är Anbudsgivarens skicklighet, erfarenhet, effektivitet och pålitlighet. Verksamheten ska vara så organiserad att den garanterar hög service och god kvalitet. Anbudsgivaren ska ha erforderlig personalkapacitet och kompetens för uppdragets genomförande. Det är också viktigt att samarbetet fungerar väl, att kvalitén på efterfrågad tjänst uppfyller ställda krav och att leverans sker som utlovats. Som bevis på tekniskt förmåga och kapacitet ska bl.a. referenser samt en beskrivning av företaget anges. 3.4.1.2. Referenser Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att bedriva företagshälsovård. För att säkerställa att Anbudsgivaren är verksam inom efterfrågad tjänst, ska tre (3) referensuppdrag lämnas. Referensuppdragen ska vara från tre (3) olika uppdragsgivare. Referensuppdragen ska avse uppdrag som tagits fram för annan uppdragsgivares räkning. Referensuppdrag som avser uppdrag inom den egna organisationen accepteras inte. Ett av lämnat referensuppdrag ska avse uppdrag inom offentlig sektor. (Med offentlig sektor avses verksamheter såsom statliga myndigheter, kommuner och dess bolag och landsting och dess bolag). Angivna kontaktpersoner ska ha kunskap om hur arbetet med företagshälsovård har bedrivits i sin verksamhet. Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktpersonerna är vidtalade, att angiven kontaktperson är aktuell och går att nå på angiven e-post adress samt har möjlighet att avge ett referensutlåtande. Referenser används för att kontrollera att Anbudsgivaren har erfarenhet inom området samt i samband med utvärderingen av anbuden. I samband med utvärderingen kommer Statens inköpscentral kontakta Anbudsgivarens angivna uppdragsgivares kontaktpersoner. Ett antal frågor kommer att ställas och poängsättas. Se vidare under kapitel 6 Anbudsutvärdering. Anbudsgivaren bekräftar att denne har erfarenhet att bedriva företagshälovård såsom efterfrågas i förfrågningsunderlaget. (/ svar) Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 17 av 73
Anbudsgivare har lämnat tre (3) referenser enligt efterfrågade krav och anvisning. (/ svar) Ett av lämnat referensuppdrag avser offentligt uppdrag. Ange i nedan kommentarsfält vilket av lämnade uppdrag som avses. (/ svar) 3.4.1.3. Referensuppdrag 1, Främjande tjänster Följande ska ingå i referensuppdrag 1, främjande tjänster. Uppdragsgivarens organisation. Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning. Uppdraget ska ha varit främjande. Vad som avses som främjande tjänster anges under kapitel 5 Kravspecifikation - tjänsteutbudet. Ange tydligt att det framkommer att uppdraget är främjande. Referensuppdraget ska ha utförts för en organisation med minst 50 st anställda. Tidpunkt för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista anbudsdag. Ange namnet på uppdragsgivarens organisation, referensuppdrag 1: (Fritextsvar) Ange namn på kontaktperson hos uppdragsgivaren, referensuppdrag 1: (Fritextsvar) Ange telefonnummer/mobilnummer till kontaktperson, referensuppdrag 1: (Fritextsvar) Ange e-post till kontaktpersonen, referensuppdrag 1: (Fritextsvar) Ange datum för påbörjande och ev. slutförande av uppdraget, referensuppdrag 1: (Fritextsvar) Ange antal anställda (minst 50) som uppdraget avsåg, referensuppdrag 1: (Fritextsvar) Beskriv det främjande uppdraget, referensuppdrag 1: (Fritextsvar) Referensuppdrag 1 uppfyller kravet enligt punkt 3.4.1.2. referenser och punkt 3.4.1.3. referensuppdrag 1 (främjande). (/ svar) 3.4.1.4. Referensuppdrag 2, Förebyggande tjänster Följande ska ingå i referensuppdrag 2, förebyggande tjänster. Uppdragsgivarens organisation. Uppdragsgivarens kontakt, namn, telefonnummer och e-post. En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning. Uppdraget ska ha varit förebyggande. Vad som avses som förebyggande tjänster anges under kapitel 5 Kravspecifikation - tjänsteutbudet. Ange tydligt att det framkommer att uppdraget är förebyggande. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 18 av 73
Referensuppdraget ska ha utförts för en organisation med minst 50 st anställda. Tidpunkt för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista anbudsdag. Ange namnet på uppdragsgivarens organisation, referensuppdrag 2: (Fritextsvar) Ange namn på kontaktperson hos uppdragsgivaren, referensuppdrag 2: (Fritextsvar) Ange telefonnummer/mobilnummer till kontaktperson, referensuppdrag 2: (Fritextsvar) Ange e-post till kontaktpersonen, referensuppdrag 2: (Fritextsvar) Ange datum för påbörjande och ev. slutförande av uppdraget, referensuppdrag 2: (Fritextsvar) Ange antal anställda (minst 50) som uppdraget avsåg, referensuppdrag 2: (Fritextsvar) Beskriv det förebyggande uppdraget, referensuppdrag 2: (Fritextsvar) Referensuppdrag 2 uppfyller kravet enligt punkt 3.4.1.2. referenser och punkt 3.4.1.4. Referensuppdrag 2 (förebyggande). (/ svar) 3.4.1.5. Referensuppdrag 3, Rehabiliterande tjänster Följande ska ingå i referensuppdrag 3, rehabiliterande tjänster. Uppdragsgivarens organisation. Uppdragsgivarens kontakt, namn, telefonnummer och e-post. En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning. Uppdraget ska ha varit rehabiliterande. Vad som avses som rehabiliterande tjänster anges under kapitel 5 Kravspecifikation - tjänsteutbudet. Ange tydligt att det framkommer att uppdraget är rehabiliterande. Referensuppdraget ska ha utförts för en organisation med minst 50 st anställda. Tidpunkt för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista anbudsdag. Ange namnet på uppdragsgivarens organisation, referensuppdrag 3: (Fritextsvar) Ange namn på kontaktperson hos uppdragsgivaren, referensuppdrag 3: (Fritextsvar) Ange telefonnummer/mobilnummer till kontaktperson, referensuppdrag 3: (Fritextsvar) Ange e-post till kontaktpersonen, referensuppdrag 3: (Fritextsvar) Ange datum för påbörjande och ev. slutförande av uppdraget, referensuppdrag 3: (Fritextsvar) Ange antal anställda (minst 50) som uppdraget avsåg, referensuppdrag 3: (Fritextsvar) Beskriv det rehabiliterande uppdraget, referensuppdrag 3: (Fritextsvar) Referensuppdrag 3 uppfyller kravet enligt punkt 3.4.1.2. referenser och punkt 3.4.1.5. Referensuppdrag 3 (rehabiliterande). (/ svar) Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 19 av 73
3.4.1.6. Kvalitetssystem Anbudsgivaren ska tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att företaget arbetar med ständiga förbättringar för att uppfylla kundkrav och tillämpliga lagkrav. Anbudsgivaren ska arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av certifiering, anpassad efter standard SS-EN ISO 9001:2008 eller likvärdigt eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Kvalitetssystemet ska även innefatta metoder för kvalitetssäkring av underleverantörer. För att verifiera att ovanstående krav är uppfyllt ska Anbudsgivaren, som bilaga till anbudet eller senast inom loppet av tio (10) arbetsdagar från förfrågan från Statens inköpscentral under tiden för anbudsprövning, kunna uppvisa antingen: Alternativ A. Ett giltigt intyg om certifiering (Intyget ska vara giltigt vid tidpunkten för anbudets undertecknande och även vid tidpunkten för Statens inköpscentral förfrågan om intyg) eller kopia på certifikatet, eller Alternativ B. En manual/beskrivning som beskriver de kvalitetsfrämjande åtgärder, som minst ska innehålla: En beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens processers/tjänsters prestanda så att de motsvarar kundernas behov och krav. Omfattning av kvalitetsledningssystemet. Redovisning av hur underleverantörens arbete kvalitetssäkras Lämnad beskrivningen ska vara så utförlig att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda. Alternativ A: Har gällande intyg om certifiering bifogats anbudet? (/ svar) Alternativ B: Bifoga eller beskriv här ert kvalitetssystem enligt ovan punkter under alternativ B. (Fritextsvar) Uppfylls kravet på metod för kvalitetssäkring? (/ svar) 3.4.2. Underleverantörer 3.4.2.1. Underleverantörer Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantörer för utförande av hela eller delar av tjänsten under förutsättning att dessa redovisas i anbudet. Eventuell medverkande underleverantör ska anges i bilaga 5 - Egen regi underleverantörer. Observera att i denna bilaga ska det även anges om tjänsterna utförs i egen regi. Anbudsgivare som avser att använda underleverantör ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som gäller för det åtagande som upphandlingen omfattar. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 20 av 73
Anbudsgivaren ska, inom den egna organisationen, ha tillräcklig kompetens och kunskap avseende de tjänster för vilka underleverantör avses att användas för att kunna bedöma och säkerställa underleverantörers kompetens och kunskap inom det aktuella området. Anbudsgivaren ska ansvara för underleverantörerens arbete såsom för eget arbete och för att underleverantören följer tecknat ramavtal. Mellan Anbudsgivaren och underleverantören ska ett giltigt samarbetsavtal finnas. Anbudsgivaren ska på begäran från Statens inköpscentral kunna uppvisa giltigt samarbetsavtal. Om Anbudsgivaren anlitar underleverantörer ska ansvaret och utförandet av all kommunikation, rapportering, fakturering osv ligga på Anbudsgivaren. I de fall underleverantör byts ut eller läggs till under ramavtalstiden ska underleverantören godkännas av Statens inköpscentral. Har bilaga 5 - Egen regi underleverantörer bifogats anbudet? (/ svar) Har bilaga 5 - Egen regi underleverantörer bifogats anbudet? (/ svar) 3.4.3. Miljö 3.4.3.1. Miljöarbete Anbudsgivaren ska bedriva ett aktivt miljöarbete samt ha klart och tydligt formulerade miljömål. En kort beskrivning av miljöarbetet samt miljömål ska bifogas anbudet. Har beskrivning om miljöarbete och miljömål bifogats anbudet? (/ svar) Uppfylls kravet på miljöarbete? (/ svar) Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 21 av 73
4. Kravspecifikation - övriga krav 4.1. Kravspecifikation 4.1.1. Kundansvarig Anbudsgivaren ska tillhandahålla en kundansvarig. Kundansvarig ska utses hos Anbudsgivaren vid tecknadet av leveransavtalet och ska ha relevant kompetens för uppdraget. Kundansvarig ska vara avropande myndighets specifika kontaktperson som ska besvara och hantera frågor rörande rådgivning kring administration, statistik, avtal, offertförfrågningar rörande specifika uppdrag, planering, uppföljning, utveckling och fakturering m.m. Kundansvarig ska även leverera statistik samt bistå avropande myndighet med analyser utifrån nyttjandet av tjänster. Frågor ska besvaras av kundansvarig senast inom två (2) arbetsdagar räknat från det att frågan ställts. Svar lämnas per telefon eller e-post. Om avropande myndighet har verksamhet på flera orter ska en kundansvarig finnas på respektive ort, men även en kundansvarig på regional nivå för hela leveransavtalet. En enskild kundansvarig kan vara ansvarig för flera orter. Byte av kundansvarig ska utan dröjsmål, skriftligen meddelas avropande myndighet. Ersättare för kundansvarig ska finnas vid ordinaries frånvaro och meddelas avropande myndighet. Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande kundansvarig till avropande myndighet? (/ svar) 4.1.2. Tids- och aktivitetsplan Om avropande myndighet begär en översiktlig tids- och aktivitetsplan för leveransavtalsperioden ska Anbudsgivaren efter tecknade av leveransavtalet inkomma med en översiktlig tids- och aktivitetsplan till avropande myndighet. Tids- och aktivitetsplanen ska vara skriftlig och omfatta de tjänster som ska utföras samt vilka kompetenser som ska ingå. Tids- och aktivitetsplan ska kostnadsfritt tillställas avropande myndighet i god tid före utförandet av tjänsten. Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande tids- och aktivitetsplan? (/ svar) 4.1.3. Uppstartsmöte Vid tecknande av leveransavtalet ska avropande myndighet och Anbudsgivarens kundansvarig samt eventuella andra representanter från Anbudsgivaren ha ett uppstartsmöte. Avropande myndighet är sammankallande till mötet och kan i samråd med kundansvarig bestämma lämpligt datum, tid och plats. Om avropande myndighet har verksamhet på flera orter ska kundansvarig ha ett uppstartsmöte för respektive ort. Uppstartsmötet sker kostnadsfritt för avropande myndighet. Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 22 av 73
Uppstartsmöte ska hållas inom två (2) veckor från de att parterna undertecknar leveransavtalet, om inte avropande myndighet anger annat. Vid uppstartsmötet kan parterna t.ex. gå igenom leveransavtalets omfattning och rutiner för kommande samarbete. Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande uppstartsmöte med avropande myndighet? (/ svar) 4.1.4. Uppföljningsmöte I syfte att upprätthålla en god avtalsrelation ska parterna ha en löpande dialog med varandra. Avropande myndighet och Anbudsgivarens kundansvarig samt eventuella andra representanter från Anbudsgivaren ska ha ett uppföljningsmöte, en (1) gång per halvår, för att säkerställa att parterna har en gemensam uppfattning om hur samarbetet fortlöper. Avropande myndighet är sammankallande till mötet och kan i samråd med kundansvarige bestämma lämpligt datum, tid och plats. Uppföljningsmötet sker kostnadsfritt för avropande myndighet. Vid uppföljningsmötena ska rutiner, metoder, kvalitet, avtalsuppfyllelse och dylikt diskuteras. Om avropande myndighet har verksamhet på flera orter ska den kundansvarige på regional nivå och den kundansvarige på den aktuella orten närvara på uppföljningsmötet om inte annat överenskommits. Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande uppföljningsmöte med avropande myndighet? (/ svar) 4.1.5. Tillgänglighet, lokaler Anbudsgivaren ska tillhandahålla lämpliga lokaler, inventarier, erforderlig utrustning och förbrukningsmaterial för utförande av tjänsterna. Anbudsgivarens lokaler ska vara tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. Anbudsgivaren ska ha tillgång till lokaler för personliga samtal Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande av tillgänglighet, lokaler? (/ svar) 4.1.6. Tillgänglighet, tidsbokning/beställning Anbudsgivare ska vara tillgänglig för tidsbokning per telefon under helgfri måndag till fredag 08.00 till 16.30, med eventuellt avbrott för max en (1) timmes lunch. Anbudsgivaren ska kostnadsfritt tidsboka tjänster. Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande av tillgänglighet, tidsbokning/beställning? (/ svar) Utskrivet: 2011-06-22 16:24 Sida 23 av 73