SSC - Lönetjänster
Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel. Den 30 mars 2016 tecknade Lunds universitet (LU) en avsiktsförklaring med Statens servicecenter (SSC) om att SSC om allt går enligt plan ska ta över lönehanteringen från Lunds universitet med planerad start i början av april 2018.
Syfte Projektet syftar till att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC att LU får en välfungerande och kostnadseffektiv lönehantering även efter överflyttning till SSC att påverka och dra nytta av den lönetjänst som SSC utvecklat för universitets och högskolesektorn
Fördelar med att LU ansluts 2018 Lönekontorets personal erbjuds verksamhetsövergång till SSC med organisatorisk tillhörighet till Göteborgskontoret men med placering i Lund. Vårt avtal med Evry som levererar Primula löper ut 20181231.
Projekt Projektet genomförs i delprojekt: Tjänsteprocesser Teknik och system
Projektorganisation gemensam Styrgrupp Karin Ekborg Persson, Biträdande förvaltningschef; (LU) Birgitta Carlsson, Enhetschef lön, (LU) Kristin Widlund, tf personaldirektör, (LU) Charlotte Johansson Ahlström, Marknadschef (SSC) Ordförande: Hans Tynelius, avdelningschef lönerelaterade tjänster (SSC) Referensgrupp Långsiktig lösning IT Stefan Thoft Projektledare Charlotte Johansson Ahlström Johan Ekman IT Fredrik Rosén Ers dec-feb Christian Sjöström Johan Ekman IT Lång sikt Christian Sjöström Pernilla Hylén Processtöd: Peter Alm Tjänst processer Charlotte Johansson Ahlström VS: Malin Rundqvist, SA: Magnus Lindberg SA Katerina Tzova Stefan Thoft Karin Ekborg Persson Överenskommelse Charlotte Johansson Ahlström?? Verksamhetsövergång Märit Hagström Stefan Thoft Lokaler Charlotte Johansson Ahlström
Tidplan Denna tidsplan har tagits fram av SSC och följer deras standardiserade anslutningsprocess 2016 2017 2018 30 mars Avsiktsförklaring 28 mars Överenskommelse 3 april Övergång 22/8 2016 28/3 2017 Projekt med SSC Gå igenom rutiner och systemförvaltning för att se hur det kan fungera vid en övergång och lösa ev frågetecken. 3 april 2017 3 april 2018 Implementeringsprojekt med SSC Arbeta fram hur hantering som finns kvar på LU ska se ut. (rutiner och systemstöd) Informera Utbilda 4 april 15 aug 2018 Stabiliseringsfas med SSC Övervaka att övergång går enligt plan och göra ev justeringar som behövs
Tjänsteprocesser i fas 1 GAP analyser genomförda. Dessa är underlag för överenskommelsen som enligt tidplan tecknas i mars inga stora avvikelser det finns uppgifter som lönekontorets personal utför idag som SSC inte tar över. Det handlar om pensioner, delpension, NOR och en del ekonomiskt relaterade uppgifter
Exempel på förändringar Primulaklienten kommer inte att finnas kvar vid LU. All handläggning, självrapportering och rapportuttag sker via Primula webb som har mycket ny funktionalitet som inte finns i LU:s nuvarande version. Blanketter Mycket få blanketter kommer att finnas kvar, vilket innebär att verksamheten själv lägger in sina uppgifter. Schemahantering Alla som arbetar koncentrerad deltid ska ha ett schema i Primula för att avdrag ska beräknas korrekt. Sjukfrånvarohantering Ändrad rutin för hantering, då man redan första sjukdagen ska registrera detta i Primula. Förändrad hantering vid anställningar Anställningsbeslutet skrivs och attesteras i Primula av verksamheten. Integration med Varbi planeras. Intermittenta anställningar Hantering sker i Primula webb och det kommer behövas en förändrad rutin samt en översyn av formuläret.
Nästa fas - implementation Genomgång av samtliga processer och systemstöd (SSC Primula) Sakkunniga (processansvariga) leder arbetet för varje process tillsammans med projektkontoret och kommer att ha arbetsgrupper och referensgrupper till sin hjälp. Genomgång av behörigheter Uppsättning av en testmiljö som innehåller LU:s nuvarande information från Primula som kombineras med löneartskatalog från SSC och LU. Information och utbildningar
Processer och systemstöd Processansvarig: Viktoria Järnegren, viktoria.jarnegren@pers.lu.se Hantera bisyssla Övertid/OB Beredskap Ledigheter Föräldrapenningtillägg Timavlönad personal Arvode Processansvarig: Marta Santander, marta.santander@pers.lu.se Sjukvård och läkemedel Friskvård Processansvarig: Lena Annerfeldt, lena.annerfeldt@pers.lu.se URA-avtal Processansvarig: Anna Sjösten, anna.sjosten@pers.lu.se Sjuk- och friskanmälan Sjukfrånvaro Hantera partiell sjuk- och aktivitetsersättning
Processer och systemstöd forts Processansvarig: Andreas Lundin, andreas.lundin@pers.lu.se Avsluta anställning Processansvarig: Lena Lindell, lena.lindell@pers.lu.se Nyanställning Förändring av anställning Projektet saknar ansvarig Schemahantering Resor och utlägg Löneväxling Lönetillägg Examina och meriter Begära arbetsgivarintyg Skatt och jämkning
Teknik och system Integrationer - kortsiktig lösning LUs krav är att Evry levererar och förvaltar lösningen som omfattar framtagande och leverans av informationsfiler till LU:s integrerade verksamhetssystem Integrationer - långsikt lösning Projekt startat av SSC med stöd av LU, ska ge: Migrering» Tillgång till strukturerad information» Dokument som beskriver hur informationen kan nås och kan användas» Informationslager enligt internationell standard (HR Open motsv.) Migrering av data från nuvarande Primula-LU till Primula-LU-SSC
Teknik och system Nytt delprojekt Långsiktig IT-lösning SSC» ansvarar för att ta fram en projektplan, med stöd av LU» sätter upp en referensgrupp» dokumenterar och förankrar lösningen» applicerar informationsmodellen på Evry
Support efter övergången Alla medarbetare kan antingen ringa (046-222 90 00) till Statens servicecenters kundsupport eller lägga ärenden via deras kundwebb
Kommunikationsplan Målgrupp Chefer på alla nivåer Berörda av ändrade processer utifrån SSC:s SLA Personalorganisationer Systemförvaltare Referensgrupper All personal Bloggen http://anslutningssc.blogg.lu.se/
Leverans 1 Överenskommelse LEVERANS 1: Överenskommelse som omfattar Bilaga 1. Service Level Agreements (SLA) a) SLA 2014 ver.1.0 - Gemensamma bastjänster b) SLA 2016 ver.2.0 - Lönerelaterade tjänster Primula Universitet och högskole sektorn c) SLA 2016 ver.1.1 - Statens servicecenters IT-tjänstestöd Bilaga 2 Personuppgiftsbiträdesavtal Bilaga 3 Behandling av personuppgifter och sekretessbestämmelser Bilaga 4 Samverkansmodell Bilaga 5 Verksamhetsövergång Bilaga 6 Underlag avgifter
Leverans 2 Tids och aktivitetsplan verifiera detaljerade tjänsteleverans uppdelat i bas-, tilläggs- och specialtjänster o inkluderar särskilt att utreda ekonomiadministrativa arbetsuppgifter som idag utförs på LU, såsom avstämning av konton relaterat till lön verifiera supportlösning beslut är taget verifiera volymer över avtalsperioden verifiera systemlösning på kort och lång sikt o inkluderar särskilt att utreda Lunds egen drift och förvaltning av Primula ta fram en aktivitetsplan för införande i produktion - utreda lokal för arbetsplatser på kort och lång sikt SSC ska hitta nya lokaler
Organisation - Intern Styrgrupp LU Kristine Widlund, tf personaldirektör, (LU), ordförande Karin Ekborg Persson, biträdande förvaltningschef, (LU) Birgitta Carlsson, avdelningschef lönekontoret, (LU) Johan Johansson, IT-chef LDC Catrin Malmström, kanslichef Kansli N Agneta Sjöfors, biträdande ekonomidirektör