I hur stor utsträckning används ekonomisystem inom småföretag

Södertörns Högskola Institutionen för ekonomi och företagsekonomi Kandidatuppsats, 15hp Företagsekonomi Höstterminen 2012 I hur stor utsträckning används ekonomisystem inom småföretag En flerfallstudie av småföretag Författare: Carl Ringström och Josefine Nord Handledare: Jan Öhrming 1

Sammanfattning: Titel: I hur stor utsträckning används affärssystem inom småföretag - En flerfallstudie av småföretag Nivå: C- uppsats i ämnet företagsekonomi Författare: Carl Ringström och Josefine Nord Handledare: Jan Öhrming Datum: HT 2012 Bakgrund: Samhället är föränderligt och verkar ofta under hårda förhållanden, såsom konkurrens, ny teknologi, lagstiftningar, konjunktur samt infrastruktur. För att kunna överleva som småföretagare under förhållanden där samhället ständigt förändras, måste man ständigt följa med utvecklingen. Det räcker inte att rätta till sina misstag när en förändring redan ägt rum. Syfte: Syftet med denna uppsats är att förklara och öka förståelsen till vilken utsträckning affärssystem existerar och används inom småföretag samt hur väsentlig denna typ av ekonomisk information är gentemot styrningens beslutsprocess. Metod: Forskningsproblemet mynnade ut i användandet av både kvantitativ och kvalitativ metod. Detta innebär att vi använder oss av metodtriangulering på huruvida småföretag använder sig av ekonomistyrning och i vilken utsträckning, men även hur väsentligt affärssystem är gentemot verksamhetens ekonomiska information. Slutsatser: Resultatet av studien resulterade i att majoriteten ansåg att kostnaden för ett utförligt genomförande av kalkyler överstiger nyttan för dess arbete. Man använder sig i större utsträckning av den externa redovisningen som är lagstadgad då den erbjuder en övergripande insyn och kontroll i verksamhetens ekonomiska information. Även vad det gäller den rådande situationen så resulterade det i att det inte fanns några klara situationer för att öka användandet av ekonomistyrning utan att det snarare var behovet av att kontrollera och överblicka sin verksamhets transaktioner. Nyckelord: Ekonomistyrning, affärssystem, kalkylering, redovisning, budgetering 2

Abstract: Title: To what extent are financial systems in small businesses - A multiple case study of small business Level: C- level in the subject of business Author: Carl Ringström and Josefine Nord Director: Jan Öhrming Date: Autumn 2012 Background: As a society constantly living under harsh conditions, such as competition, new technology, laws, economy, infrastructure, etc. In order to survive as a small business under conditions where the world is constantly changing, constantly monitor developments. It is not enough to correct their mistakes when a change has occurred. Purpose: The purpose of this paper is to describe how financial systems are designed and understanding to what extent they exist and are used in small business and how important this type of financial information is to the steering decision. Method: The problem led the use of both quantitative and qualitative methods. This means that we use triangulation to whether small business uses and to what extent and how significantly financial system is against the business's financial information. Conclusions: The results of the study resulted in the majority felt that the cost of a detailed implementation of the calculations exceed the benefits of its work. It uses a greater degree of external financial statements which is legal as it provides a comprehensive insight into and control of the business's financial information. Even when it comes to the situation as it resulted in that there was no clear situations to increase the use of financial management but rather that it was the need to check and overview of its operational transactions. Keywords: Accounting, Accounting systems, costing, accounting, budgeting 3

Förord Intresset för uppsatsen och dess ämne grundar sig i både praktiska och teoretiska kunskaper. Under studietiden på Södertörns högskola väcktes intresset för ekonomistyrning och vi vill därför tacka för all inspiration som Jurek Millak, Ogi Chun och Gustav Johansson bidragit till. För att vi skulle kunna genomföra denna studie krävdes både sekundärdata och primärdata. Vi har samlat in primärdata både via intervju och enkätundersökningar och vill därför tacka alla företag som tagit sig tid, visat intresse och inspirerat oss inom ämnet. Tack till Firren AB som vi fick intervjua och för all information och respons. Under uppsatsens gång har Sara Jansson opponerat på vår uppsats, vi vill därför tacka för all feedback med både kritik och konstruktiv kritik. Vi vill sist men inte minst tacka Jan Öhrming som vår handledare. 4

Disposition Inledning Det första kapitlet Inledning, behandlar bakgrund, problemformulering och syftet med studien. Metod Det andra kapitlet metod, behandlar metodval, datainsamling, urval, studiegenomförande, kvalitetskritik och metod problem. Teoretisk refrensram Det tredje kapitlet teoretisk referensram, behandlar vi definition av ekonomistyrning och affärssystem, konkurrens och tidigare forskning. Reslutat och analys Det fjärde kapitlet resultat och analys, kommer vi redogöra för våra empiriska data som vi samlat in genom intervju och enkätundersökningar. Tolkning och diskussion Det femte kapitlet tolkning och diskussion, analyserar vi de empiriska data som vi fått in genom intervjuer och enkätundersökningar för att sedan tolka och föra en diskussion kring det resultat vi fått fram. Slutsatser Det sjätte och sista kapitlet slutsatser, behandlar vi framtida forskningar samt knyter samman syftet, metoden och resultatet med studien. 5

Innehållsförteckning 1. Inledning... 9 1.1 Bakgrund... 9 1.2 Problemformulering... 10 1.2.1 forskningsfrågor... 12 1.3 Syfte... 12 1.4 Avgränsningar... 12 1.5 Målgrupp... 12 2. Metod... 13 2.1 Vetenskapligt synsätt... 13 2.1.1 Deduktiv och Induktiv... 13 2.2 Undersökningsmetod... 14 2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod... 14 2.2.2 Metodtriangulering... 15 2.3 Data insamling... 15 2.3.1 Primär och Sekundär data... 15 2.3.2 Urval... 16 2.3.3 Kvalitativ metod Intervju... 17 2.3.4 Enkät Kvantitativ metod... 18 2.3.4.1 Pilotstudie... 20 2.4 Bortfall... 21 2.5 Reliabilitet och validitet... 21 2.5.1 Reliabilitet... 21 2.5.2 Validitet... 22 2.6 Generaliserbarhet... 23 2.7 Kvalitetskritik... 23 3. Teoretisk referensram... 25 3.1 Ekonomistyrning... 25 3.1.1 Ekonomistyrningens utveckling och kritik... 26 3.1.2 Ekonomistyrningens olika delar... 26 3.1.3 Extern redovisning... 27 3.1.4 Intern redovisning... 27 3.1.4.1 Budgetering... 29 3.1.4.2 Resultatbudget... 30 3.1.4.3 Likviditetsbudget... 30 3.1.4.4 Balansbudget... 30 3.1.4.2 Kalkylering... 31 3.1.4.2.1 Produktkalkylering... 31 3.1.4.2.2 Självkostnadsmetoden... 33 3.1.4.2.3 Periodkalkylering... 34 3.1.4.2.4 Orderkalkylering... 35 3.1.4.3 Bidragsmetoden... 37 3.1.4.3.1 Periodkalkylering... 38 3.1.4.3.2 Orderkalkylering... 38 3.1.5 Användningsområde gentemot studie... 38 3.2 Ekonomisystem/Affärssystem... 39 3.3 Informationshantering och Beslutsprocess... 40 3.4 Tidigare forskning... 41 4. Resultat... 42 4.1 Intervju... 42 4.1.1 Firren AB... 42 4.1.2 Löpande bokföring... 43 6

4.1.3 Budgetering... 43 4.1.4 Kalkyler... 43 4.1.5 Avslut... 44 4.2 Resultat Enkätundersökning... 44 4.3 Intervju... 49 4.3.1 Semistrukturerad intervju med Torsviks Tobak & Spel... 49 4.3.1.1 Löpande bokföring... 49 4.3.1.2 Budgetering... 49 4.3.1.3 Kalkyler... 49 4.3.2 Semistrukturerad intervju med Pappilles... 50 4.3.2.1 Löpande bokföring... 50 4.3.2.2 Budgetering... 51 4.3.2.3 Kalkyler... 51 5. Tolkning och diskussion... 52 5.1 Tolkning av enkätundersökning... 52 5.2 Tolkning av intervjun... 54 5.2.1 Tolkning av samtlig data... 55 5.3 Diskussion... 57 6. Slutsatser... 59 6.1 Framtida forskning... 62 Referenslista... 63 Muntliga källor... 63 Intervju:... 63 Pilottest:... 63 Elektroniska källor... 63 Tryckta källor... 64 Bilaga 1: Intervju med ekonomiansvarig vid småföretaget Firren AB... 66 Bilaga 2: Enkätundersökning med ekonomiansvariga vid 30 stycken småföretag inom detaljhandelsföretag... 67 Bilaga 3 Resultat av enkätundersökningen, diagram... 69 Bilaga 4 Urval kring småföretag detaljhandel... 71 7

Definitionslista Småföretag Ekonomistyrning Ekonomisystem De små företagen har mellan 10 och 49 anställda. De ska ha en årlig omsättning som understiger 7 miljoner euro eller en balansomslutning som inte överstiger 5 miljoner euro. 1 Ekonomistyrning är allt som görs inom företaget för att styra, planera, kontrollera, få information om och följa upp verksamheten ekonomiskt. 2 Ekonomisystemet är ett system för insamling, bearbetning, lagring och rapportering av data om de är det som sker i en verksamhet, d v s verksamhetens transaktioner. 3 1 SMF, hämtat från, http://europa.eu/legislation_summaries/other/n26001_sv.htm, hämtat 2013-02- 01, tid 7.23 2 Nancy Holmström, Företagsekonomi från begrepp till beslut, upplaga 4, Bonnier, år 2011, sid 115 3 Christan Ax, Christer Johansson, Håkan Kullvén, Den nya ekonomistyrningen, upplaga 3, Liber, år 2005, sid. 61 8

1. Inledning I vårt inledande kapitel kommer vi att presentera bakgrunden av ekonomistyrning och ekonomisystem och varför vi valt att studera detta ämne. Vi kommer även beskriva problematiken kring användandet av ekonomistyrning och ekonomisystem samt syftet med vår undersökning och de frågor vi ställer oss själva. 1.1 Bakgrund Den egentliga ekonomistyrning startar normalt när affärsidén formulerats och när den strategiska planeringen är färdig. 4 Ekonomistyrning handlar om att styra, planera, kontrollera, få information och följa upp företaget ekonomiskt. 5 Det är därför viktigt att företag sätter upp ekonomiska mål, för att sedan följa upp och se till att de uppnås. Ekonomisk styrning blir därav ett centralt begrepp inom företagsekonomin. Styrning kan definieras som en process där ledningen medvetet försöker påverka medlemmarna i en organisation, för att öka sannolikheten att uppnå önskat beteende. 6 Styrningen i ett företag handlar om att så effektivt som möjligt styra företaget i rätt riktning. Oavsett om företaget är stort eller litet så är ekonomistyrning en viktig del av företaget, för att uppnå dess ekonomiska mål. Användandet av ekonomisk information i form av ekonomistyrning har alltid varit en väsentlig del inom företag. Det är genom denna information man har som grund till att styra sin verksamhet. 7 8 9 Då detta ligger till grund för företagens styrmedel har detta blivit en viktig del att beakta. Forskningen kring ämnet har bland annat inriktat sig på större företag där orsaken är att man utgått från att det även går att applicera till småföretag 10. 4 Nancy Holmström, Företagsekonomi från begrepp till beslut, upplaga 4, Bonnier, år 2011, sid 115 5 Ibid, 115 6 Göran Andersson, Kalkyler som beslutsunderlag Kalkylering och ekonomisk styrning, upplaga 6, studentlitteratur AB, år 2008, sid 41 7 http://www.expowera.se/mentor/ekonomi/ekonomistyrning.htm, hämtat den 2013-01- 02, senast granskad 2012-01- 07. 8 Gyllberg, H. & Svensson, L. Ekonomistyrsystem och situationstyper i medelstora tillverkande företag: Föreställningar om ekonomistyrningens relevans, år 2000 9Inger Bergström och Marie Lumsden, Ekonomisystem i mindre företag, år 1993, sid 5 10Ibid, 6 9

Enligt Fredrik Garmer och Mats Kyllenius anser man att: Finansiering innebär planering och kontroll av ett företags finanser, det vill säga förhållandet mellan inbetalningar och utbetalningar. 11 Det väsentliga i detta avseende är att som småföretagare se över sina resurser för att se utfall och problem med sin försäljning genom ekonomisystem som ger den information man behöver för att fatta effektiva beslut 12. Det är idag viktigt att ta hänsyn till samtliga intressenter för att lyckas effektivisera och behålla sina marknadsandelar samt se över sina resurser så man uppfyller de behov som behöver uppfyllas. Ekonomi är ett begrepp vars perspektiv utgår från att beskriva och förklara hur företag finansiellt står sig, detta med avseende på variabler såsom produktion, distribution, konsumtion av varor och tjänster samt hela verksamhetens finansiella flöden. Det ekonomistyrning avser att bidra till är, genom kalkylering och framtagning av ekonomisk information om företagets in- och utbetalningar, få en helhetssyn till styrningen mot ekonomiska mål. 1.2 Problemformulering Samhället idag består av en blandning mellan större och mindre företag, de är en väsentlig del av Sveriges företagsstruktur och sysselsättning som består av småföretag vilket bidrar till skapande av ökad sysselsättning. 13 Svensk och internationell forskning har visat att nya och små företag spelar en viktig roll för att skapa industriell utveckling och ekonomisk tillväxt. 14 Genom att samhället är under ständig förändring såsom ökad globalisering av marknader, ökad konkurrens, snabb teknologisk utveckling så blir den ekonomiska informationen nödvändig för verksamheter. Ekonomiskt sätt anser Ax m.fl. att vi lever under tuffare ekonomiska villkor. 15 Detta är något som även Gyllberg och Svensson syftar till genom att öka effektiviteten kring verksamheters planering och uppföljning för att bidra till ett bättre ekonomiskt ansvarstagande. 16 11 Fredrik Garmer och Mats Kyllenius, Finansiering för små och nystartade företag, upplaga 1, Liber, år 2004, sid 6 12 Nancy Holmström, Företagsekonomi från begrepp till beslut, upplaga 4, Bonnier, år 2011, sid 116 13 http://sero.nu/dfc/files/2011/04/bert- inge- hogsved.pdf 2013-02- 01, tid 7.56 14 Dan Johansson, hämtat från, http://ideas.repec.org/p/hhs/ratioi/0002.html, Hämtat 2013-02- 03, tid 15.35 15 Christan Ax, Christer Johansson, Håkan Kullvén, Den nya ekonomistyrningen, upplaga 3, Liber, år 2005 16 Gyllberg, H. & Svensson, L. Ekonomistyrsystem och situationstyper i medelstora tillverkande företag: Föreställningar om ekonomistyrningens relevans, år 2000 10

Idag finns det många avancerade affärssystem, som skulle underlätta användandet för det mest tidskrävande arbetet bara genom att lägga in sina produkter en gång. Nackdelen med de avancerade affärssystemen är att programvaran kan vara väldigt kostsam, vilket leder till stora investeringar innan det kan användas till det dagliga bruket. Även vad det gäller anpassningen till olika verksamheter då olika företag eftersträvar olika sorters information kan ett förprogrammerat system inte alltid erbjuda det man önskar. Det väsentliga i detta avseende är att den ekonomiska informationen man tar fram skall bidra till en bättre planering av sina resurser och ens beslutprocess. Alla företag har problem. Företag med framgång arbetar med förutsedda problem. Företag som inte har framgång kämpar mot oförutsedda problem. Skillnaden ligger i planeringen. 17 Fler forskare inom ämnet ekonomisystem 18 hävdar att den ekonomiska informationen inte används fullt ut vilket i sin tur kan leda till att, just småföretagare, får det svårare att fortleva i dagens konkurrenssamhälle. Forskarna Mason och Mitroff (1973) samt Hopwood (1980) ansåg att den ekonomiska informationen och användandet av dess olika system inte används lika effektivt som den skulle kunna göras vilket kan få stora konsekvenser i brist på fel prioriteringar och saknad av ekonomiska kunskaper då man har mindre motståndskraft. Även forskare som Clark 19 och Andersson 20 menar att den vanligaste orsaken till konkurser är att man haft bristande ekonomiska kunskaper och styrning. Det är genom denna ekonomiska styrning som småföretagare har möjlighet att få tidiga varningssignaler om något inte är som det ska. 17 Wolfram Troster, Småföretagande Att starta och driva företag, sid 88, 1995 18 Mason och Mitroff, 1973 samt Hopwood, 1980, sid 327 19 Clark, S Incompetence tops list of primary causes of new business failure, Memphis business Journal, Vol. 21, No. 16, sid 14 16, år 1999 20 Andersson, J. Bilder av småföretagares ekonomistyrning, LiU- TecLic- 1995:54, Linköpings Universitet, år 1995 11

Småföretagandet växer i stor utsträckning i Sverige 21 och vi ser därför en intressant studie om även småföretagarna tar del av eller använder sig av ekonomistyrning eller ekonomisystem samt under vilka förutsättningar/situationer. Ovanstående resonemang har lett oss fram till tre övergripande problemområden i form av forskningsfrågor för att se huruvida man använder sig av alla dessa ekonomisystem som finns tillgängliga idag. 1.2.1 forskningsfrågor 1) I vilken utsträckning existerar ekonomisystem avseende styrning av småföretag? 2) I vilken utsträckning används ekonomisystem avseende styrningen av småföretag? 3) Hur väsentligt anses ekonomisystemet vara för att generera den ekonomiska informationen för styrningen av småföretag? 1.3 Syfte Syftet med denna uppsats är att förklara och öka förståelsen till vilken utsträckning ekonomisystem existerar och används inom småföretag samt hur väsentlig denna typ av ekonomisk information är gentemot styrningens beslutsprocess. 1.4 Avgränsningar Vi kommer i denna uppsats att avgränsa oss till småföretag inom detaljhandeln på Lidingö i Stockholmsregionen. Vi kommer även avgränsa oss till att studera ekonomisk styrning avseende ekonomiansvariga inom företag med ett urval på 30 stycken detaljister. 1.5 Målgrupp Vår uppsats vänder sig till ekonomistudenter på högskolenivå, men även småföretagare ute i näringslivet. Avhandlingen skrivs utifrån det perspektivet att läsaren har grundläggande kunskaper inom ämnet företagsekonomi. 21 Företagarna http://www.foretagarna.se/global/rapporter/2012/småföretagen%20draglok%20i%2020%20år.pdf, hämtat den 2013-02- 03 kl 23:15 12

2. Metod Under kapitlet för Metodavsnittet kommer vi att redogöra för vilka typer av metoder vi valt att använda oss av för denna undersökning. Men även redogöra varför vi valt att använda oss av just dessa samt kritiken över dess användande. Vi kommer även beskriva hur vi gick tillväga under vår kvantitativa- och kvalitativa undersökning och hur de är utformade för att sist beskriva vår undersöknings validitet och reliabilitet och våra lärdomar av vårt utförande. 2.1 Vetenskapligt synsätt 2.1.1 Deduktiv och Induktiv Vid forskning används begreppen induktion och deduktion. Vid deduktion utgår man från redan existerande teori, för att sedan härleda forskaren till en eller flera hypoteser som sedan underkastas i form av den empiriska prövningen. Man utgår från den generella till det konkreta. Det andra begreppet, induktion, syftar till att man samlar in empiri/data och utifrån de härleder slutsatser, det är utefter dessa generella mönstren man härleder till sin teori, dvs slutsatser från den speciella till det allmänna. 22 Då vi i vår studie valt att utgå från tidigare kunskaper och teorier inom ett visst område samt att utgå från det generella och härledas mer till det konkreta innebär detta att vi använder oss av en deduktiv ansats. Vi har även använt oss av en induktiv ansats då den kvalitativa intervjun väckte vissa frågor som vi, till följd av detta, ville testa hur generella dessa observationer är. Därefter jämförde vi dessa observationer med den tidigare forskningen. 22 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, år 2005, sid 23-26 13

2.2 Undersökningsmetod 2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod Med kvantitativ metod innebär de att man samlar in data genom exempelvis enkäter och sedan analyserar. Det är alltså först efter insamlingen av data som analysen sker, där avsikten är att man ska ta fram slutsatser som statistiskt sätt går att generalisera. Medan i kvalitativ metod samlar man in djupgående data genom tillexempel intervju som skall generera till en helhetsförståelse av studieobjektet. Den kvalitativa metoden är en mer flexibel ansats och mer närgående då studien sker rent personligt. 23 För att uppsatsens problemformulering och syfte skall besvaras har vi gjort en kvalitativ undersökning i form av en intervju och en kvantitativ undersökning i form av enkätundersökning. Varför vi valde att genomföra både en kvalitativ och kvantitativ ansats var för att inte utesluta viktiga faktorer som kan bidra till att man missar viktiga delar. Syftet med enkätundersökningen, den kvantitativa metoden, var för att stärka argumenten från den kvalitativa undersökningen och ge undersökningen en större bredd. Enkätundersökningen har genomförts i form av google doc gentemot ekonomiansvariga för småföretag inom detaljhandel på Lidingö. Varför vi valt denna population och urval var för att det är en relativt liten del på Lidingö som ingår inom just detaljhandel, och på så sätt öka procent andelen för respektive respondent. 24 Användningen av den kvalitativa metoden har genomförts i form av tre personliga intervjuer för att både få förståelse för hur företaget fungerar samt hur eller om de använder sig av ekonomisystem. Genomförandet av intervjuerna har ökat vår förståelse kring verksamheten och är tänkt att ge större djup kring undersökningen. Som tidigare nämnt så är det svårt att utesluta den ena eller den andra metoden då de ger oss viktig information på olika sätt för att kunna tolka resultatet från undersökningarna. 23 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, år 2005, sid 85-88 & 297-299 24 Bilaga 4, Urval 14

2.2.2 Metodtriangulering De kvalitativa inslagen vid en metodtriangulering är för att vi vill få en ökad förståelse för resultaten i den kvantitativa undersökningen. Metodtriangulering innebär just att man kombinerar både de kvalitativa och kvantitativa metoderna för att få en mer heltäckande förklaring kring ens forskningsfrågor. Detta genom att man undersöker från flera perspektiv samt använder sig av olika tekniker för att samla in den information man behöver till att kunna genomföra en relevant analys. 25 Som tidigare nämnt under punkt 2.2.1 Kvalitativ och Kvantitativ metod, så baseras vår studie på både kvantitativ och kvalitativ metod för att använda en metodtriangulering på huruvida småföretag använder sig av och till vilken utsträckning och hur väsentligt ekonomisystem är gentemot verksamhetens ekonomiska information. Enkätundersökningen har som syfte att ge bredd åt studien och intervjun en mer djupgående förståelse. 2.3 Data insamling 2.3.1 Primär och Sekundär data Primärdata handlar om data som samlats in som syfte kring undersökningen. Medan sekundärdata är redan insamlad data. De är i detta syfte som man som utomstående kan ta del av information som andra samlat in. 26 Vad det gäller vår egen studie så är primärdata den information som vi samlat in genom den kvalitativa (intervju) och kvantitativa (enkät) metoden. Den sekundärdata som vi kommer att använda oss av i denna studie är tidigare forskning inom ämnet för ekonomistyrning och effektivt beslutsfattande för att se både utveckling och jämförelse mellan deras resultat och vårt resultat från den empiri vi själva samlat in. 25 Tufte P- A & Johannessen A, Introduktion till samhällsvetenskaplig metod, år 2003, sid 77-78. 26 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, år 2005, sid 230-235 15

2.3.2 Urval Vad det gäller en population så innefattar denna del alla/samtliga enheter som man sedan gör sitt urval från. Uppsatsens population är alla småföretag inom detaljhandeln på Lidingö. 27 För att kunna dra slutsatser från populationen så måste man oftast göra ett så kallat urval. Vi har använt oss av ett icke- sannolikhets urval, dvs. Bekvämlighetsurval, vilket innebär att enheten för tillfälligt råkar finnas tillgänglig för undersökningen. Problemet med denna urvalsstrategi är att det är svårt att generalisera resultaten trots att de kan ge intressant information. 28 Eftersom det inte ansågs vara rimligt eller nödvändigt att intervjua samtliga småföretag har ett urval gjorts. Då uppsatsen handlar om småföretag och dess användande av ekonomisystem, har småföretag inom detaljhandeln kontaktats via email. 30 stycken småföretag inom detaljhandeln har kontaktats, detta har gjorts utifrån ett bekvämlighetsurval, vi har även valt tre småföretag för en intervju. Urvalet för den kvalitativa metoden (intervjun) kommer att ske genom ett strategiskt urval pga. att vi är medvetna om den kunskap den tillfrågade besitter som är av intresse för vår studie. Avsikten är att generera överförbar kunskap med den kvalitativa metoden och inte statistiska generaliseringar. Detta urval kommer även ske inom detaljhandel på Lidingö med befattning som ekonomiansvarig för verksamheten. På så sätt håller vi oss till samma population och urval men med olika strategier kring framtagning av information. Vi har använt oss av en induktiv ansats då den kvalitativa intervjun väckte vissa frågor som vi, till följd av detta, ville testa hur generella dessa observationer är. Därefter jämförde vi dessa observationer med den tidigare forskningen. 27 Bilaga 4, Urval 28 Tufte P- A & Johannessen A, Inroduktion till samhällsvetenskaplig metod, år 2003, sid 125 16

2.3.3 Kvalitativ metod Intervju En kvalitativ intervju kan vara av olika slag, dvs. ostrukturerade, semistrukturerade eller strukturerade. Ostrukturerad intervju innebär att de är intervjusituationen som avgör hur intervjun blir utformad beroende på intervjuarens svar. Semistrukturerad intervju riktar sig mer åt att samma frågor ställs med öppna svarsmöjligheter. Strukturerad intervju handlar mer om att samma frågor ställs till respektive respondent men att svaren från dessa kategoriseras i en specifik svarskategori. 29 Vid kvalitativa intervjuer är det ofta vid intresse att transkribera samtalet för att senare kunna använda det i analysen. 30 De kvantitativa intervjuernas syfte och utgångspunkt är att få ökad förståelse inom forskningsämnet. Vi har använt oss av semistrukturerade intervjuer, då den är en kombination av ostrukturerad intervju med en löst hållen överenskommelse med intervjupersonen om dess frågeställning. 31 Vi använde oss av semistrukturerade intervjuer för att respondenterna inte vet vad som är viktigt för vår forskning. För oss som forskare innebär detta mer frihet då vi kunde styra intervjuerna i riktning med forskningsfrågan. Vi valde att även genomföra den ena intervjun innan vi utformade enkätundersökningen, detta för att den kvalitativa metoden bidrar till en ökad förförståelse kring vårt syfte och innebörden för ekonomistyrning för småföretag inom detaljhandeln. Vi gjorde även två intervjuer efter enkätundersökningen för att stärka vår förståelse ytterligare. Den första intervjun skedde under en eftermiddag vid Firren AB på Lidingö. Respondenten har befattningen som ekonomiansvarig. En vecka innan intervjun skedde fick respondenten tillgång till frågorna. Detta gjorde vi för att den ekonomiansvarige skulle kunna förbereda sig på intervjufrågorna, men även känna en trygghet till vad som skulle kunna komma som följdfrågor och ha möjlighet till att ha intressant material tillgängligt. 32 Under intervjun har endast en forskare medverkat då den andra forskaren har koppling till ekonomiansvarige vid Firren AB. 29 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, år 2013 kap. 5 30 Ibid, sid. 234 31 Ibid, sid. 363 32 Ibid, sid. 364 17

Den andra och den tredje intervjun skedde under en eftermiddag vid Torsvik Tobak & Spel samt Coop Skeppet Lidingö Centrum. Respondenten vid denna intervju hade befattningen som ekonomiansvarig och gjordes likt den första intervjun men med kompletterande frågor som väckts från de tidigare undersökningarna. Vi har därför spelat in samtliga intervjuer med en diktafon som sedan tolkats av båda. Vid kvalitativa intervjuer är det ofta vid intresse att transkribera samtalet för att senare kunna använda det i analysen. 33 Citaten vi använt oss av i analysen som kommit från intervjun har vi tagit med för att stärka våra tolkningar av svaren. Efter att vi tolkat svaren från intervjun och skrivit klart analysen kommer vi skicka tillbaka det till ekonomiansvarige för att vi vill säkerställa att vi analyserat svaren korrekt. Intervjumallen skapade vi genom att utgå från vår frågeställning i studien, men även genom forskningsöversikt och vår referensram. Vårt syfte med intervjun var att vi skulle få en förståelse kring verksamheten och dess styrning avseende den ekonomiska informationen. 2.3.4 Enkät Kvantitativ metod Enkäter är frågeformulär som respondenter fyller i på egen hand. Det finns olika typer av utformning av enkäter beroende på ens syfte, men då semistrukturerande enkäter är det vi utgått från i vår studie vilket innebär att man kombinerar öppna samt slutna svarsalternativ. 34 Enkäten 35 utformade vi med ambitionen och utgångspunkten i forskningsfrågorna med att få ökad förståelse om ekonomisystem inom småföretag. Hur stor utsträckning existerar och används ekonomisystem men även hur väsentlig ekonomisystemet är för att generera ekonomiska informationen. Utformningen för frågeformuläret innehöll både öppna och slutna frågor, dvs semistrukturerade. Anledningen till vårt val av semistrukturerad frågeformulär var för att dels hålla oss till forskningsfrågorna men samtidigt ge möjlighet till egna kommentarer till saker vi kan ha missat. 33 Ibid, sid. 234 34 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, år 2013 sid. 161-170 35 Se bilaga 2 18

Enkätstudien publicerades via google docs, som kan förklaras som ett internet baserat office- paket. 36 Denna webbenkät användes genom att vi mejlade ut den till 30 stycken småföretag inom detaljhandeln på Lidingö. 37 Bortfallet genererade i tio stycken småföretag inom detaljhandeln på Lidingö. Tvärsnittsdesign och surveydesign är synonyma begrepp, som innebär att man samlar in data från fler än ett enda fall. 38 Vi har använt oss av surveydesign, då vi som forskare är ute för att studera fler fall för att få en ökad förståelse. Svarstiden på enkäten skedde inom en vecka, detta för att vi inte ville stressa respondenterna. Vid otillräckligt med tid kan svar lättare bli otydliga och ogenomtänkta samt risk för ett större bortfall. 39 Utformningen till vårt frågeformulär kommer från den förståelse vi fått från intervjuerna, den kvalitativa metoden, vilket utmynnade till 14 stycken frågor, med både öppna och slutna frågor. Detta för att öppna frågor lämnar plats för ovanliga eller oförutsedda svar, då respondenten kan svara med sina egna ord. 40 Vi valde att använda oss av fyra stycken öppna frågor i enkätstudien för att skapa utrymme för respondenten att utveckla sitt eget svar. Detta för att se hur de olika små företagen tänker i vissa frågor, men även för att bjuda in respondenten mer i enkäten. Öppna frågor leder oftast till bättre förklaringar och mer utrymme till information men är svårare att tolka. 41 Vi har därför endast fyra öppna frågor där respondenten har möjlighet tillägga, komplettera eller förtydliga tidigare svaren i enkäten. De öppna frågorna som besvarades med 80% men den sista öppna frågan där småföretagen kunde besvara om vi hade missat något i vår studie var den frågan där övergående småföretag hoppade att besvara. 36Googledocs,https://accounts.google.com/ServiceLogin?service=writely&passive=1209600&continue=http://docs.g oogle.com/%23&followup=http://docs.google.com/&ltmpl=homepage&authuser=0 37 Se bilaga 4 38 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, upplaga 1:2, Liber, år 2011, sid 65 39 Ibid, 164 40 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, upplaga 1:2, Liber, år 2011, sid 176 41 Ibid, 177 19

De slutna frågorna i enkäten bidrog till att det blev lättare att bearbeta svaren samtidigt som jämförbarheten i svaren ökar. 42 Enkätstudien innehåller därför även tio stycken slutna frågor vilket innebar att vi inte lämnat utrymme för ytterligare information i dessa frågor. Vid användande av både horisontell och vertikaldesign vid utformandet av svarsalternativen, kan leda till att respondenterna bli förvirrade. Detta kan leda till att respondenten av misstag svarar fel. Vi använde oss därför endast av horisontelldesign, både för de öppna och slutna frågorna (se bilaga 2). 43 2.3.4.1 Pilotstudie När man gör en enkätundersökning är det viktigt att surveyfrågorna fungerar som man tänkt sig i studien. Pilotstudie är och blir därav viktiga att genomföra vid enkätundersökningar då det inte finns någon intervjuare närvarande. Detta för att vid en pilotstudie kan de dyka upp eventuella frågor som respondenterna har svårt att förstå eller inte kan svara på och eliminera risken till feltolkningar. 44 Vad det gäller vår studie och enkätundersökning använde vi oss av en pilotstudie, eller eventuellt testade tillförlitligheten och frågeformulärets begripbarhet för att hantera tänkbara oklarheter kring frågorna. Testet/pilotstudien genomfördes av två stycken ekonomichefer utanför vårt urval. Syftet med denna test var att se till att upplägget och frågeställningen var anpassade för studien. 42 Ibid, 178 43 Ibid, 169 44 Alan Bryman och Emma Bell, Företagsekonomiska forskningsmetoder, år 2013 sid. 191 20