EMC Documentum My Documentum for Microsoft Outlook Version 6.7.1 Användarhandbok EMC Corporation Företagshögkvarter: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.emc.com
EMC anser att informationen i den här publikationen överensstämde när den publicerades. Informationen kan ändras utan föregående meddelande. Information i den här publikationen tillhandahålls i befintligt skick. EMC Corporation lämnar inga utfästelser eller garantier avseende informationen i den här publikationen, och avsäger sig särskilt underförstådda garantier gällande säljbarhet eller lämplighet för ett visst syfte. Användning, kopiering och distribuering av EMC-program som beskrivs i den här publiceringen kräver en gällande programvarulicens. Uppdaterade listor av EMC-produktnamn finns i EMC Corporation Trademarks på EMC.com. Alla andra varumärken som används här tillhör sina respektive ägare. Copyright 2012 EMC Corporation. All rights reserved.
Innehållsförteckning Förord... 11 Kapitel 1 Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook... 13 Vad är My Documentum for Microsoft Outlook?... 13 Vad är en databas?... 13 Vad är en profil?... 14 Vad är lokal lagring?... 14 Vad är online-och offline-lägen?... 14 Om My Documentum-mappar... 15 Kapitel 2 Använda gränssnittet... 17 Aktivera och inaktivera My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget... 17 Navigeringsprofiler i Microsoft Outlooks vänstra navigeringsfönster... 18 Navigera i en lista... 20 Filtrera en lista... 20 Sortera en lista... 21 My Documentum for Microsoft Outlook-läsfönster... 21 Läsfönster - fliken Egenskaper... 22 Läsfönster - fliken Visa... 22 Läsfönster - fliken Versioner... 23 Läsfönster - fliken Platser... 23 Läsfönster - fliken Behörigheter... 24 Lägga till en databasmapp i Favoritmappar... 25 Använd dialogrutan Välj plats... 25 Använd en Spara i databasen-dialogruta... 27 My Documentum for Microsoft Outlook-menyer i Microsoft Outlook... 31 Menyn My Documentum i Microsoft Outlook... 31 My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Microsoft Outlook... 32 My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Redigera i Microsoft Outlook... 33 My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Gå i Microsoft Outlook... 34 My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Microsoft Outlook... 35 My Documentum Hjälp-menyn... 35 My Documentum for Microsoft Outlook-snabbmeny... 36 My Documentum for Microsoft Outlook-verktygsfält... 38 My Documentum for Microsoft Outlook-sökfältet... 39 Statusrad... 39 Kapitel 3 Ange inställningar... 41 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 3
Innehållsförteckning Ställa in applikationsserverns adress... 41 Logga in i databaser... 42 Autentisering med WebSEAL eller SiteMinder... 45 Ange anslutningspreferenser... 45 Ange profilpreferenser... 47 Ställa in egenskaper för synkroniseringsverktyg... 48 Ställa in preferenser för My Documentum for Microsoft Outlook-lagringsmapp... 50 Inställningar för felsökning... 52 Kapitel 4 Söka i My Documentum for Microsoft Outlook... 55 Sök i databasmappar... 55 Utföra en enkel sökning... 55 Utföra en avancerad sökning... 57 Sparade sökningar... 64 Kapitel 5 Arbeta med mappar... 69 Navigera i mappar i Microsoft Outlooks listvy... 69 Importera mappar till databasen... 69 Flytta och kopiera en mapp... 70 Byta namn på en mapp... 71 Skapa en ny mapp... 71 Ta bort en mapp... 73 Synkronisera en mapp... 73 Kapitel 6 Arbeta med dokument... 75 Navigera bland databasobjekt i Microsoft Outlook-listvyn... 75 Snabbredigering av dokument... 76 Checka ut, redigera och checka in dokument... 76 Avbryter utcheckning... 78 Importera filer till databasen... 79 Exportera filer... 80 Flytta och kopiera ett dokument... 83 Döpa om ett dokument... 84 Skapa ett nytt dokument... 84 Ta bort ett objekt... 86 Länka ett dokument till en annan plats i databasen... 86 Skicka ett dokument som bilaga... 87 Skicka en länk till databasdokumentet... 87 Kapitel 7 Arbeta med e-postmeddelanden och bilagor... 89 Importera meddelanden och meddelandebilagor till databasen... 89 Kapitel 8 Arbeta med versioner... 93 Översikt över versioner... 93 Visa versioner... 94 4 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Innehållsförteckning Checka in versionen av dokumentet... 94 Kapitel 9 Arbeta offline... 97 Arbeta offline... 97 Aktivera filer för att arbeta i offline-läge... 97 Checka in innehåll i offline-läge... 98 Flytta och kopiera innehåll i offline-läge... 99 Kapitel 10 Hantera egenskaper... 101 Ange egenskaper... 101 Rensar beroende värden... 103 Hantera egenskaper för flera filer... 103 Kapitel 11 Synkronisera My Documentum for Microsoft Outlook med en Documentum-databas... 107 Vad är en synkroniseringsprocess?... 107 Typer av synkronisering... 109 Manuella synkroniseringslägen... 109 Avbryta synkronisering och feltolerans vid synkronisering... 110 Ange inställningar för synkronisering... 111 Synkroniseringskonflikter... 111 Informationskonflikter... 111 Lösa konflikter med enkla popuprutor... 112 Det går inte att synkronisera innehåll... 112 Olöst konflikt... 113 Otillräcklig behörighet... 113 Det går inte att checka ut innehåll... 114 Konfliktlösningar... 114 Lösa konflikter med programikonen... 116 Ta bort: profilkonflikt... 117 Tar bort icke-tom mapp... 117 Fel vid objekttillägg... 118 Fel... 118 Inloggningen misslyckades... 118 Objektet är inte korrekt sparat... 118 Skrivskyddade objekt uppdaterade... 119 Vad är synkroniseringshistorik?... 119 Ange antalet sessioner i historiken... 119 Visa historik... 120 Kapitel 12 Hjälpmedel för My Documentum for Microsoft Outlook... 121 Göra ett program tillgängligt... 121 Konfigurera JAWS... 122 Aktivera Hjälpmedel... 122 Kortkommandon... 124 Funktioner som inte stöds i läget Hjälpmedel... 125 Navigera till fliken Vy... 125 Åtkomst till flikarna Egenskaper och Behörigheter... 126 Kapitel 13 Felsökning... 127 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 5
Innehållsförteckning Reparera My Documentum for Microsoft Outlook... 127 Teknisk support... 127 Återställa My Documentum for Microsoft Outlook-klienten... 128 6 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Innehållsförteckning Lista över bilder Bild 1. Statusraden i My Documentum for Microsoft Outlook... 15 Bild 2. My Documentum-mappar i Microsoft Outlooks navigeringsfönster... 15 Bild 3. Visa databasinnehåll i Microsoft Outlook-fönstret... 19 Bild 4. Vyn Dokument och meddelanden... 20 Bild 5. Vyn Dokument... 21 Bild 6. Vyn Meddelanden... 21 Bild 7. Fliken Egenskaper i läsfönstret... 22 Bild 8. Läsfönster - fliken Versioner... 23 Bild 9. Läsfönster - fliken Platser... 24 Bild 10. Läsfönster (onlineläge) - Behörighetsflik... 24 Bild 11. Importera en fil: dialogrutan Välj plats... 26 Bild 12. Importera en fil: Dialogrutan Spara i databasen... 28 Bild 13. Ange importinformation för ett objekt i taget... 29 Bild 14. Ange importinformation för flera objekt... 30 Bild 15. Huvudmeny... 31 Bild 16. Menyn My Documentum i Microsoft Outlook... 32 Bild 17. Bild 18. Bild 19. Bild 20. My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Microsoft Outlook... 33 My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Redigera i Microsoft Outlook... 34 My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Gå i Microsoft Outlook... 35 My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Microsoft Outlook... 35 Bild 21. My Documentum Hjälp-menyn... 36 Bild 22. Snabbmeny för ett My Documentum for Microsoft Outlook-objekt... 37 Bild 23. Snabbmeny för ett databasobjekt... 38 Bild 24. My Documentum for Microsoft Outlook-verktygsfält... 38 Bild 25. My Documentum for Microsoft Outlook-sökverktygsfält... 39 Bild 26. Menyfliksområdet... 39 Bild 27. Ange serveradress... 42 Bild 28. Normalläge... 43 Bild 29. Endast SSO-läge... 43 Bild 30. Blandat läge... 44 Bild 31. Inloggningsskärm... 45 Bild 32. Specificerar anslutningspreferenser... 46 Bild 33. Markera profiler som ska visas i navigeringsfönstret... 48 Bild 34. Ange egenskaper för automatiskt synkroniseringsverktyg... 49 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 7
Innehållsförteckning Bild 35. Specificera preferenser för My Documentum for Microsoft Outlook-lagringsmapp... 51 Bild 36. Ange inställningar för felsökning... 52 Bild 37. Resultat av enkla sökningar... 56 Bild 38. Avancerad sökning <Ny sökning>-skärm Sök i dokument fliken Allmänt... 58 Bild 39. Avancerad sökning <Ny sökning>-skärm Sök i e-post fliken Allmänt... 58 Bild 40. Avancerad sökning <Ny sökning>-skärm Sök i dokument fliken Avancerat... 61 Bild 41. Avancerad sökning <Ny sökning>-skärm Sök i e-post fliken Avancerat... 62 Bild 42. Avancerad sökning <Ny sökning>-skärm Sök i dokument Resultat... 62 Bild 43. Spara sökskärmen... 63 Bild 44. Noden Mina sparade sökningar... 64 Bild 45. Alternativet Synkronisera alla sökningar... 65 Bild 46. Alternativet Synkronisera databassökningar... 66 Bild 47. Sökalternativ... 67 Bild 48. Dialogrutan Sökmapp(ar)... 68 Bild 49. Dialogrutan Ny mapp... 72 Bild 50. Checka in ett enskilt dokument... 77 Bild 51. Checka in flera dokument... 78 Bild 52. Exportera en enskild fil med hjälp av menyn Spara som i Microsoft Outlook:... 81 Bild 53. Exportera flera filer med hjälp av menyn Spara som i Microsoft Outlook:... 82 Bild 54. Exportera en särskild version av dokumentet... 83 Bild 55. Dialogrutan Nytt dokument... 85 Bild 56. Ställa in egenskaper i dialogrutan Egenskaper... 102 Bild 57. Ange egenskaper för flera filer... 104 Bild 58. Visa synkroniseringsstatus... 108 Bild 59. Dialogrutan Det går inte att synkronisera innehåll... 112 Bild 60. Dialogrutan Innehållet sparades... 113 Bild 61. Dialogrutan Olöst konflikt... 113 Bild 62. Dialogrutan Otillräcklig behörighet... 114 Bild 63. Dialogrutan Det går inte att checka ut innehåll... 114 Bild 64. Lösa problem... 116 Bild 65. Dialogrutan Synkroniseringshistorik... 120 Bild 66. Dialogrutan Alternativ med läget Hjälpmedel aktiverat... 123 8 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Innehållsförteckning Lista över tabeller Tabell 1. Attribut baserade på vald kombination av objekttyper... 59 Tabell 2. Funktioner för synkade objekt... 63 Tabell 3. Konfliktlösningar med popuprutor... 114 Tabell 4. Kortkommandon för My Documentum for Microsoft Outlook... 124 Tabell 5. Genvägar i menyfliksområdet för Microsoft Outlook 2010... 124 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 9
Innehållsförteckning 10 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Förord I Användarhandbok för EMC My Documentum for Microsoft Outlook beskrivs hur du kan använda funktionaliteten i My Documentum for Microsoft Outlook, Documentum-pluginprogrammet för Microsoft Outlook. Originalfunktionerna i Microsoft Outlook beskrivs inte i den här handboken. I versioner före 6.5 SP1 hette My Documentum for Microsoft Outlook Documentum Client for Outlook (DCO). Målgrupp Den här guiden är utformad för dem som använder My Documentum for Microsoft Outlook och behöver information om hur de ska använda funktionerna i programmet. Versionshistorik Följande ändringar har gjorts i det här dokumentet. Versionsdatum Augusti 2012 Beskrivning Inledande publicering Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 11
Förord 12 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook Kapitel 1 I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Vad är My Documentum for Microsoft Outlook?, sidan 13 Vad är en databas?, sidan 13 Vad är en profil?, sidan 14 Vad är lokal lagring?, sidan 14 Vad är online-och offline-lägen?, sidan 14 Om My Documentum-mappar, sidan 15 Vad är My Documentum for Microsoft Outlook? My Documentum for Microsoft Outlook är ett tillägg till Microsoft Outlook som gör att du kan skapa, redigera och ändra innehåll med Documentum-funktionalitet i Microsoft Outlook-gränssnittet. My Documentum for Microsoft Outlook gör att användarna kan hämta och lagra e-post (inklusive bilagor) och dokument i Documentums databaser, så att användarna kan hantera innehållet, även offline. Vad är en databas? En databas är ett lager för det material du arbetar med och delar med dig av till andra användare. Innehållet är text, grafik, bilagor, binärt innehåll och andra data. My Documentum for Microsoft Outlook lagrar även egenskaperna (beskrivande kännetecken och mer) om filen, som skapandedatum, författare, versionsnummer och annat. Alla databaser innehåller säkerhetsfunktioner, verktyg och procedurer som kan användas för att dela innehåll med många användare. När du vill ändra en fil checkar du ut den från databasen. Då blir filen låst så att bara du kan ändra den. Andra användare kan visa filen men inte göra ändringar i den. När du har slutfört dina ändringar checkar du in filen, och då uppdateras aktuell version till den nya filen. Vid incheckningen låses filen upp, så att andra användare med tillräcklig behörighet kan ändra den. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 13
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook Vad är en profil? När du loggar in i en databas via My Documentum for Microsoft Outlook får du åtkomst till en eller flera filer i en databas. En profil är ett databasobjekt som styr en uppsättning Documentum-objekt som en användare har åtkomst till: skåp, rum eller mappar. En databas kan ha ett antal profiler. För varje databas kan du välja de profiler du vill arbeta med i My Documentum for Microsoft Outlook. Mer information finns i Ange profilpreferenser, sidan 47. Vilka mappar som är tillgängliga via varje profil liksom profilinställningar anges av Documentum-administratören. Profilinställningarna avgör vilka åtgärder du kan utföra på objekt inom profilen när du arbetar i My Documentum for Microsoft Outlook, till exempel kan du inte arbeta med objekt i en profil som inte är tillgänglig offline när du är i offline-läge. Vad är lokal lagring? Lokal lagring är ett område på din lokala PC som lagrar dokument och tillhörande egenskaper (databas, PST-fil). Allt dokumentinnehåll som hämtas från databasen till My Documentum for Microsoft Outlook lagras i den lokala lagringen. Se Ställa in preferenser för My Documentum for Microsoft Outlook-lagringsmapp, sidan 50 för information om hur du ställer in den lokala lagringsplatsen och storleken. Vad är online-och offline-lägen? Du kan arbeta med My Documentum for Microsoft Outlook på två sätt: Online ansluten till Documentums databaser Offline inte ansluten till databasen Online-läge ger omedelbar åtkomst till innehåll, behörigheter, platser och avancerad sökning. I online-läge visas den allra senaste (aktuella) versionen och du har även åtkomst till tidigare versioner. När du ändrar dokument inifrån Microsoft Outlook synkroniseras ändringarna automatiskt med databasen så att andra kan se dem. I offline-läge kan du arbeta med dina e-postmeddelanden och dokument när en anslutning till databasen inte är tillgänglig. Dina ändringar synkroniseras automatiskt nästa gång du ansluter till databasen. Alla objekt är inte tillgängliga offline. För att kunna arbeta med databasobjekt när du är offline måste de vara offline-aktiverade. I Aktivera filer för att arbeta i offline-läge, sidan 97 finns information om hur du aktiverar och inaktiverar filer och mappar för att arbeta i offline-läge. Systemet växlar till offline-läge automatiskt när anslutningen till databasen blir otillgänglig. Du kan även växla till offline-läge manuellt. I båda fallen kan My Documentum for Microsoft Outlook växla tillbaka till online-läge automatiskt eller så kan du ändra läge manuellt genom att klicka på Anslut i statusfältet i My Documentum for Microsoft Outlook. I Bild 1, sidan 15 visas Online-status i Microsoft Outlooks verktygsfält. 14 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook Bild 1. Statusraden i My Documentum for Microsoft Outlook Kommentar: Från version 6.6 och senare kan du välja att ansluta eller koppla från databasen genom att klicka på Anslut eller Koppla från på statusraden för My Documentum for Microsoft Outlook eller genom att välja det på My Documentum-menyn. Om My Documentum-mappar My Documentum-mappar är standardnamnet på mappen i Outlooks navigeringsfönster till vänster. Där visas vilka profiler som är tillgängliga i Documentum-databaserna. När du navigerar i databasen sker synkronisering och My Documentum for Microsoft Outlook visar det uppdaterade innehållet och egenskaperna. Noden My Documentum-mappar innehåller profiler du har åtkomst till och deras associerade mappar. Det finns en mapp med namnet Sökmappar bland databasmapparna. Det är en virtuell mapp som innehåller vyer med alla databasdokument som matchar specifika sökvillkor. Standardsökmappen Mina utcheckade dokument innehåller alla databasdokument som du har checkat ut. My Documentum for Microsoft Outlook tillåter att samma mapp lagras i flera profiler. När du ändrar en mapp eller dess innehåll, synkroniseras ändringarna lokalt med resten av profilerna. I Bild 2, sidan 15 visas trädvyn över profiler och mappar i Microsoft Outlooks navigeringsfönster. Bild 2. My Documentum-mappar i Microsoft Outlooks navigeringsfönster Om användaren har inaktiverat tillägget My Documentum for Microsoft Outlook manuellt eller ett oväntat fel uppstår i Microsoft Outlook visas inte rotnoden My Documentum-mappar i mappträdet. Det resulterar i att användarna inte kan komma åt data i PST-filen. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 15
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook Från och med version 6.7.1 har stöd för flera Microsoft Outlook-profiler aktiverats i My Documentum for Microsoft Outlook. My Documentum for Microsoft Outlook är fortfarande aktiv om en användare konfigurerar My Documentum for Microsoft Outlook i en profil och kör Microsoft Outlook med en annan profil. Om rotnoden My Documentum-mappar tas bort från en profil visar Microsoft Outlook rotnoden i den andra profilen, men du kan inte expandera noden om tillägget fortfarande är inaktiverat. 16 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Kapitel 2 Använda gränssnittet I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Aktivera och inaktivera My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget, sidan 17 Navigeringsprofiler i Microsoft Outlooks vänstra navigeringsfönster, sidan 18 Navigera i en lista, sidan 20 My Documentum for Microsoft Outlook-läsfönster, sidan 21 Lägga till en databasmapp i Favoritmappar, sidan 25 Använd dialogrutan Välj plats, sidan 25 Använd en Spara i databasen-dialogruta, sidan 27 My Documentum for Microsoft Outlook-menyer i Microsoft Outlook, sidan 31 My Documentum for Microsoft Outlook-snabbmeny, sidan 36 My Documentum for Microsoft Outlook-verktygsfält, sidan 38 My Documentum for Microsoft Outlook-sökfältet, sidan 39 Statusrad, sidan 39 Aktivera och inaktivera My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget Så här inaktiverar du My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget i Microsoft Outlook 2010 1. Navigera till Arkiv > Alternativ > Tillägg. 2. Välj COM-tillägg. 3. Avmarkera alternativet My Documentum for Microsoft Outlook. 4. Välj OK. My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget är nu inaktiverat i Microsoft Outlook 2010. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 17
Använda gränssnittet Så här aktiverar du My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget i Microsoft Outlook 2010 1. Navigera till Arkiv > Alternativ > Tillägg. 2. Välj COM-tillägg. 3. Markera alternativet My Documentum for Microsoft Outlook. 4. Välj OK. My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget är nu aktiverat i Microsoft Outlook 2007. Så här inaktiverar du My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget i Microsoft Outlook 2007 1. Navigera till Verktyg > Säkerhetscenter > Tillägg. 2. Välj COM-tillägg. 3. Avmarkera alternativet My Documentum for Microsoft Outlook. 4. Välj OK. My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget är nu inaktiverat i Microsoft Outlook 2007. Så här aktiverar du My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget i Microsoft Outlook 2007 1. Navigera till Verktyg > Säkerhetscenter > Tillägg. 2. Välj COM-tillägg. 3. Markera alternativet My Documentum for Microsoft Outlook. 4. Välj OK. My Documentum for Microsoft Outlook-tillägget är nu aktiverat i Microsoft Outlook 2007. Navigeringsprofiler i Microsoft Outlooks vänstra navigeringsfönster My Documentum-mappar visar profilerna du valt att arbeta med medan inställningarna för EMC My Documentum for Microsoft Outlook konfigureras. Det vänstra fönstret på Microsoft Outlook-skärmen innehåller ett katalogträd som visar tillgängliga mappar för den aktuella profilens katalogstruktur. Expandera profilen om du vill se profilens undermappar. När du navigerar till en profil eller mapp synkroniserar My Documentum for Microsoft Outlook de undermappar som är lagrade på den första nivån i hierarkin för aktuell profil eller mapp, och du kan visa den uppdaterade trädstrukturen. Det kan ta lite tid att visa undermapparna eftersom My Documentum for Microsoft Outlook uppdaterar mappinnehållet. 18 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Det högra fönstret i Microsoft Outlook-fönstret visar innehållet i det objekt som markerats i vänstra fönstret. My Documentum for Microsoft Outlook hämtar bara objektens innehåll till din dator om du har läsbehörighet eller högre till dokumenten. I det här fallet kan du förhandsgranska dokumentet i läsfönstret efter att det har öppnats eller offline-aktiverats. Profilinställningarna (inställda av serveradministratören) avgör följande: Standardobjekttyp när du gör en import Om dialogrutan Egenskaper ska visas eller inte Bild 3, sidan 19 visar Microsoft Outlook-fönstret med innehållet i den databasmapp som du visar i Microsoft Outlook. Bild 3. Visa databasinnehåll i Microsoft Outlook-fönstret Kommentar: Om du navigerar till en profil och inte kan se några mappar i den, har du antingen inte tillräcklig behörighet för dessa objekt eller så kan profilen vara felaktigt konfigurerad för din användning. Kontakta din My Documentum for Microsoft Outlook-systemadministratör om du behöver hjälp. Du kan välja vilka profiler som ska visas i Microsoft Outlooks navigeringsfönster genom att konfigurera profilinställningarna. Mer information finns i Ange profilpreferenser, sidan 47. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 19
Använda gränssnittet Navigera i en lista Listan med objekt för en databasmapp kan visas i olika vyer. Vilken vy som associeras med en särskild mapp anges av din My Documentum for Microsoft Outlook-administratör, men kan anpassas för att passa dina behov bättre. Standardvyn tillämpas på alla mappar i profilen. Om du ändrar standardvyn för en mapp gäller din ändring i stället för den inställning som gjorts av administratören, så att mappens innehåll visas i den vy du har valt och dina inställningar sparas för framtida sessioner. Filtrera en lista Du kan välja hur en lista med element ska visas. Alla vyer kan antingen vara online-eller offline-aktiverade. Du kan filtrera innehållet i en databasmapp genom att visa dess objekt i tre standard-my Documentum for Microsoft Outlook-vyer: Dokument och meddelanden: Denna vy visar både offlineaktiverade och offlineinaktiverade dokument i onlineläge. I offlineläge visas bara offlineaktiverade dokument. Varje dokument är markerat med en ikon som visar dess format (Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF, osv.) och status (offline-aktiverad eller offline-avaktiverad). Bland annat innehåller vyn följande standardkolumner: Ikon, Bilaga, Från, Ämne, Mottagningsdatum, Storlek, Format, Utcheckad och Flaggstatus. Bild 4. Vyn Dokument och meddelanden Dokumentvy: I den här vyn visas bara de dokument som är lagrade i den mapp som har valts i navigeringsfönstret under My Documentum-mappar. Meddelandena visas inte. Denna vy innehåller följande kolumner: Ikon, Ämne, Storlek, Format, Ändringsdatum, Ägarnamn, Utcheckad, Utcheckningsdatum och Flaggstatus. 20 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Bild 5. Vyn Dokument Meddelandevy: Listan visar endast e-postmeddelanden; dokument visas inte. Vyn innehåller följande kolumner: Prioritet, Ikon, Bilaga, Från, Ämne, Mottagningsdatum, Storlek, Format och Flaggstatus. Bild 6. Vyn Meddelanden Om My Documentum for Microsoft Outlook-administratören har konfigurerat ytterligare en standardvy för dig, kan du välja den i listan Visa. Sortera en lista När du sorterar posterna i en lista visas de i fallande ordning. Så här sorterar du poster: 1. Klicka på en kolumnrubrik i listvyn. 2. Om du vill vända på sorteringsordningen väljer du kolumnrubriken ytterligare en gång. My Documentum for Microsoft Outlookläsfönster My Documentum for Microsoft Outlook-läsfönstret för databasobjekt visas i stället för Microsoft Outlook-läsfönstret. I läsfönstret kan du visa olika aspekter av det objekt som är markerat i listvyn. Du kan enkelt växla mellan de olika aspekterna genom att klicka på flikarna längst ner i läsfönstret. Följande läsflikar är tillgängliga för ett dokument: Egenskaper, Visa, Versioner, Platser, och Behörigheter. Standardfliken är Egenskaper. Följande läsflikar är tillgängliga för meddelanden: Visa, Egenskaper, Platser och Behörigheter. Standardfliken är Visa. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 21
Använda gränssnittet Läsfönster - fliken Egenskaper I den här vyn kan du visa objektets egenskaper i skrivskyddat läge. Egenskaperna är grupperade enligt de inställningar som gjorts av databasadministratören, så det kan alltså finnas flera flikar på fliken Egenskaper. Bild 7, sidan 22 visar fliken Egenskaper i läsfönstret. Bild 7. Fliken Egenskaper i läsfönstret Läsfönster - fliken Visa Med den här fliken kan du förhandsgranska innehållet i det valda objektet, om det är ett e-postmeddelande eller fil i följande format: MS Office-dokument (DOC, DOCX, DOT, XLS, XLSX, PPT, PPTX) PDF Text (TXT) JPEG (JPG) PNG RTF XLT CSV POT Alla andra format visar felmeddelandet Filformatet stöds inte. Läsfönstret liknar gränssnittet till det program som är associerat med det dokument som förhandsgranskas. Du kan inte redigera e-postmeddelandet eller dokumentet i den här vyn. När du klickar på fliken Visa medan du är online, kontrollerar My Documentum for Microsoft Outlook databasen för att se om den version av dokumentet som lagrats lokalt är den senaste 22 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet versionen. Om en mer uppdaterad dokumentversion finns tillgänglig i databasen hämtar My Documentum for Microsoft Outlook den till din lokala lagring och informerar dig om förloppet medan hämtningen pågår. När dokumentet har hämtats kan du visa det. När du arbetar offline är förhandsgranskning endast tillgängligt för dokument som har markerats som offline-aktiverade. Läsfönster - fliken Versioner Den här vyn är tillgänglig när du arbetar online. Den visar en listvy över alla versioner av dokumentet med följande kolumner: Namn, Version, Ändringstid, Redigerare samt Versionsetikett och Versionsbeskrivning. Bild 8, sidan 23 visar fliken Versioner i läsfönstret. Bild 8. Läsfönster - fliken Versioner Du kan sortera listan efter valfri kolumn. Du kan högerklicka på valfri dokumentversion för att utföra specifika åtgärder. Du kan t.ex. spara den version du behöver till en plats i filsystemet. Läsfönster - fliken Platser Vyn Platser är endast tillgänglig i onlineläge. Den visar de platser (mappar) som det aktuella objektet är länkat till. Fliken visar platserna i listvyn, som du kan sortera efter kolumnen Sökväg, Skapat den eller Ägare. I Bild 9, sidan 24 visas fliken Platser i läsfönstret. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 23
Använda gränssnittet Bild 9. Läsfönster - fliken Platser Läsfönster - fliken Behörigheter Den här vyn är tillgänglig när du arbetar online. Fliken Behörigheter innehåller information om objektbehörigheter. Alla listor är skrivskyddade, så det är omöjligt att redigera behörigheterna i läsfönstret. Du kan redigera behörigheter i dialogrutan Egenskaper. Bild 10, sidan 24 visar fliken Behörigheter i läsfönstret. Bild 10. Läsfönster (onlineläge) - Behörighetsflik 24 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Lägga till en databasmapp i Favoritmappar Du kan lägga till databasmappar i Favoritmappar så att de visas överst i fältet E-post i navigeringsfönstret. Mappen stannar kvar på sin ursprungliga plats och du har snabb och enkel åtkomst till mappen via Favoritmappar. Tänk på att undermappar till favoritdatabasmappen inte visas i Favoritmappar. Så här lägger du till en databasmapp i Favoritmappar: 1. Under My Documentum-mappar i navigeringsfönstret navigerar du till den mapp du vill lägga till i Favoritmappar. 2. Välj Lägg till i Favoritmappar på snabbmenyn. Kommentar: Du kan snabbt lägga till en mapp i Favoritmappar genom att klicka på önskad mapp och dra den till Favoritmappar. Använd dialogrutan Välj plats Du använder en Välj plats-dialogruta för att specificera en plats där du vill skapa antingen ett nytt dokument eller en mapp i databasen. Dialogrutan Välj plats visas i Bild 11, sidan 26. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 25
Använda gränssnittet Bild 11. Importera en fil: dialogrutan Välj plats Så här väljer du en plats: 1. Välj profil i listan Spara i, eller klicka på platsen på fältet Gemensamma platser. 2. Navigera till en mapp där du vill skapa ett nytt dokument eller en mapp. Den kommer att visas i avsnittet Målmapp längst upp i dialogrutan. Klicka på knappen En nivå upp för att flytta en nivå uppåt i katalogstrukturen. Klicka på knappen Skapa ny mapp för att skapa en ny mapp. 3. Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan. Kommentar: Följande platser är ogiltiga målplatser för att lägga till dokument och mappar i en databas: My Documentum-mappar; Mappen Mina rum; Profil-mapp, om det finns mer än en undermapp i profilen. Du kan importera till profiler som endast har en undermapp. 26 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Använd en Spara i databasen-dialogruta I dialogrutan Spara i databasen kan du ange egenskapsvärden för de objekt du importerar till databasen. Dialogrutan är uppdelad i två fönster det vänstra fönstret listar de objekt som importeras och det högra fönstret visar egenskaperna för de valda objekten i det vänstra fönstret. När du anger importinformationen kan du välja att bearbeta ett objekt i taget eller alla objekt av en viss typ på en gång. Du kan ta bort ett objekt från listan så att det objektet inte importeras. Objekten i det vänstra fönstret visas på ett hierarkiskt sätt. Kommentar: Om du importerar till en profil kommer e-postmeddelandets bilagor inte att visas i dialogrutans vänstra fönster. Flikarna i det högra fönstret kan variera beroende på profilinställningar och de importerade objektens objekttyp. Varje flik behandlar de inställningar som styr ett visst funktionsområde. Fliken Behörigheter är endast tillgänglig i onlineläge; det visar vilken åtkomst olika användare har till objektet. Du kan använda standardprofilens behörighetsinställningar. Fliken Egenskaper kan visas beroende på vilka inställningar administratören har gjort. Om du behandlar flera objekt visar det högra fönstret endast de egenskapsvärden som är gemensamma för alla valda objekt. Använd dialogrutan Spara i databasen för att hitta målmapp när du importerar en fil, mapp eller ett meddelande till databasen. Dialogrutan Spara i databasen visas i Bild 12, sidan 28. Så här hittar du en mapp: 1. Välj profil i listan Spara i, eller klicka på platsen på fältet Gemensamma platser. 2. Navigera till en mapp dit du vill importera. Klicka på knappen En nivå upp för att flytta en nivå uppåt i katalogstrukturen. Klicka på knappen Skapa ny mapp för att skapa en ny mapp. 3. Beroende på vilken åtgärd du utför eller har behörighet att utföra, aktiveras knapparna Flytta och/eller Kopiera så att du kan göra ditt val. Klicka på Flytta eller Kopiera för att stänga dialogrutan. Kommentar: Följande platser är ogiltiga målplatser för import till databasen: My Documentum-mappar; Mappen Mina rum; Profil-mapp, om det finns mer än en undermapp i profilen. Du kan importera till profiler som endast har en undermapp; Sökmappar. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 27
Använda gränssnittet Bild 12. Importera en fil: Dialogrutan Spara i databasen För att spara objekten till databasen: 1. Gör något av följande: a. För att behandla varje objekt separat väljer du En åt gången i listan Bearbeta objekt i det vänstra fönstret som visas i Bild 13, sidan 29. 28 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Bild 13. Ange importinformation för ett objekt i taget b. För att behandla objekt av en viss objekttyp på en gång väljer du objekttypen i listan Bearbeta objekt i det vänstra fönstret. Bild 14, sidan 30 visas samtliga objekt av typen dm_document som är valda. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 29
Använda gränssnittet Bild 14. Ange importinformation för flera objekt 2. När du behandlar ett objekt i taget gör du så här: a. För att ange importinformationen för ett objekt anger du relevant information på motsvarande flikar i det högra fönstret. b. Klicka på Nästa objekt för att växla till nästa objekt eller Föregående objekt för att redigera information om föregående objekt. c. Om du vill ta bort det markerade objektet från listan över objekt som ska importeras, klickar du på Ta bort objekt i det vänstra fönstret. Klicka på Ja när du uppmanas bekräfta kommandot. Kommentar: Ett e-postmeddelande tas bort med alla bilagor. Det går inte att bara ta bort en bilaga. 3. Gör så här när du behandlar flera objekt av en viss objekttyp: a. Ange relevant importinformation på motsvarande flikar i det högra fönstret för objekten med den valda objekttypen. b. Välj en annan objekttyp i listan Bearbeta objekt i det vänstra fönstret och ange importinformation för dessa objekt i det högra fönstret. Fortsätt ange importinformation för resten av objekttyperna. 4. Klicka på Spara för att starta importprocessen eller klicka på Avbryt för att avbryta importen. 30 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet My Documentum for Microsoft Outlook-menyer i Microsoft Outlook När du har installerat My Documentum for Microsoft Outlook på din dator är Documentum-relaterade funktioner tillgängliga för dig i Microsoft Outlooks menyrad och om du högerklickar. Kommentar: Huvudmenyobjekt ingår inte i Microsoft Outlook 2010. Innehållet placeras i stället i menyfliksområdet, vilket visas på följande bild: Bild 15. Huvudmeny Menyn My Documentum i Microsoft Outlook Menyn My Documentum ger tillgång till översta nivån My Documentum for Microsoft Outlook-funktioner, som att checka in och ut dokument, avbryta utcheckning, skapa nya objekt och visa utcheckade dokument du har arbetat med. Du kan dessutom visa synkroniseringsstatus, historik och konflikter, söka och flytta innehåll samt synkronisera med databasen. Du kan även välja att ansluta till eller koppla från databasen. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 31
Använda gränssnittet Bild 16, sidan 32 visar menyalternativen för My Documentum i Microsoft Outlook. Bild 16. Menyn My Documentum i Microsoft Outlook My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Microsoft Outlook På menyn Arkiv i Microsoft Outlook finns menyerna Documentum-dokument och Documentum-mapp, där du kan skapa en ny mapp eller ett nytt dokument i databasen. I Bild 17, sidan 33 visas My Documentum for Microsoft Outlook-alternativen på Arkiv-menyn i Microsoft Outlook. 32 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Bild 17. My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Microsoft Outlook My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Redigera i Microsoft Outlook Med kommandot Klistra in som länk kan du infoga en länk till det objekt som du kopierar till en databasmapp. Detta alternativ är tillgängligt både i online-och offline-läge för alla databasmappar som accepterar filer. Om kommandona Klipp ut, Kopiera och Klistra in inte är tillgängliga (avaktiverade) i Microsoft Outlook så kan den funktionen inte utföras på målmappen. Exempelvis är menyalternativet Klistra in som länk inte tillgängligt om målmappen är My Documentum-mappar, eller en Microsoft Outlook-mapp, eftersom ingen av dessa platser är en giltig målmapp. Menyalternativet Flytta/kopiera till databasmapp har lagts till, så att du kan importera Microsoft Outlook-mappar till databasen. I Bild 18, sidan 34 visas My Documentum for Microsoft Outlook-alternativen på Redigera-menyn i Microsoft Outlook. Kommentar: I Microsoft Outlook 2010 har menyalternativet Klistra in som länk ersatts av menyn Skapa länk. Skapa länk visar dialogrutan Mappval där användaren kan välja en mapp där en länk till ett markerat dokument ska skapas. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 33
Använda gränssnittet Bild 18. My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Redigera i Microsoft Outlook My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Gå i Microsoft Outlook Med menyalternativet Mina utcheckade dokument på menyn Gå i Microsoft Outlook kommer du till standardmappen Mina utcheckade dokument. I Bild 19, sidan 35 visas My Documentum for Microsoft Outlook-alternativen på Gå-menyn i Microsoft Outlook. 34 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Bild 19. My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Gå i Microsoft Outlook My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Microsoft Outlook Med alternativet Sök i databas på menyn Verktyg i Microsoft Outlook kan du söka efter databasdokument som lagrats både lokalt och i de databaser som du har tillgång till. Kommandot Sök i databas > Sök öppnar sökverktygsfältet och gör att du kan utföra en enkel sökning, medan kommandot Sök i databas > Avancerad sökning öppnar dialogrutan Avancerad sökning så att du kan utföra en avancerad sökning i dokumentinnehåll. Se Utföra en enkel sökning, sidan 55 för närmare information. I Bild 20, sidan 35 visas My Documentum for Microsoft Outlook-alternativen på Verktyg-menyn i Microsoft Outlook. Bild 20. My Documentum for Microsoft Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Microsoft Outlook My Documentum Hjälp-menyn När du väljer kommandot My Documentum-hjälp på menyn Hjälp i Microsoft Outlook öppnas My Documentum for Microsoft Outlook-hjälpavsnitten. I Bild 21, sidan 36 visas alternativet My Documentum-hjälp på Hjälp-menyn i Microsoft Outlook. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 35
Använda gränssnittet Bild 21. My Documentum Hjälp-menyn My Documentum for Microsoft Outlooksnabbmeny My Documentum for Microsoft Outlook ger innehållsrika snabbmenyer via högerklick för objekt och mappar som finns under My Documentum-mappar. De här snabbmenyerna anropas från Microsoft Outlook och ger dig åtkomst till samtliga My Documentum for Microsoft Outlook-funktioner. De flesta syns direkt när du högerklickar på ett objekt i listvyn eller en databasmapp under My Documentum-mappar. Snabbmenyer är tillgängliga för dokument och e-postmeddelanden när du högerklickar på dem i My Documentum for Microsoft Outlook-listvyn. Väljer du mer än ett objekt i taget kan du utföra samma funktion på dem samtidigt. Kommentar: Om du markerar både e-postmeddelanden och dokument visas snabbmenyn för dokument. Markerar du flera e-postmeddelanden är alternativen Svara och Svara alla avaktiverade. Beroende på My Documentum for Microsoft Outlook-arbetsläget och de pågående åtgärderna är vissa menyalternativ avaktiverade. Exempelvis är utcheckning inte möjlig för dokument som laddas ned från databasen. Detta kan inträffa för dokument som precis har skapats eller importerats och ännu inte har överförts till databasen. Kommandona Offline-aktivera och Offline-avaktivera blir avaktiverade när de markerade objekten befinner sig i en offline-avaktiverad profil. Menyalternativet Flytta/kopiera till databas finns på högerklickssnabbmenyn för en Microsoft Outlook-mapp och tillåter kopiering eller flyttning av en Microsoft Outlook-mapp till databasen. Med detta kommando öppnas dialogrutan Flytta/kopiera till databas och det blir möjligt att importera Microsoft Outlook-innehåll till Documentum-databaser. Du kan inte flytta eller kopiera innehåll från Microsoft Outlook med Microsoft Outlooks standarddialogruta Flytta/kopiera till mapp. I Bild 22, sidan 37 visas genvägsmenyn för ett alternativ i en databasmapp. 36 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Bild 22. Snabbmeny för ett My Documentum for Microsoft Outlook-objekt Snabbmenyer via högerklick är tillgängliga för databasmappar. Kommandona Offline-aktivera och Offline-avaktivera blir avaktiverade när den markerade mappen befinner sig i en offline-avaktiverad profil. I Bild 23, sidan 38 visas genvägsmenyn för en databasmapp. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 37
Använda gränssnittet Bild 23. Snabbmeny för ett databasobjekt My Documentum for Microsoft Outlookverktygsfält Med My Documentum for Microsoft Outlook-verktygsfältet får du snabbt och enkelt åtkomst till funktionerna i My Documentum for Microsoft Outlook. Bild 24, sidan 38 visar verktygsfältet My Documentum for Microsoft Outlook. Bild 24. My Documentum for Microsoft Outlook-verktygsfält Genom att använda My Documentum for Microsoft Outlook-verktygsfältet kan du: Skapa: skapa en ny mapp eller ett nytt dokument i databasen; Checka in: checka in de valda objekten i listvyn; Checka ut: checka ut de valda objekten i listvyn; Avbryt utcheckning: avbryt utcheckningen för de valda objekten i listvyn; 38 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Använda gränssnittet Visa synkroniseringskonflikter: öppna dialogrutan Lösa konflikter för att visa och lösa synkroniseringskonflikter; Visa utcheckade dokument: visa de dokument du har checkat ut; Flytta/Kopiera till databas: öppna dialogrutan Spara i databasen så att du kan ange den plats där nya dokument ska läggas till databasen. My Documentum for Microsoft Outlooksökfältet Du kan klicka på knappen Sök i databas på MyD Outlook-sökfältet för att visa MyD Outlook-sökfältet som i Bild 25, sidan 39. Om du klickar en gång till på knappen Sök i databas avbryts sökningen och Sök-verktygsfältet döljs. Bild 25. My Documentum for Microsoft Outlook-sökverktygsfält Kommentar: Allt sökinnehåll placeras i menyfliksområdet, vilket visas på följande bild: Bild 26. Menyfliksområdet Statusrad I Microsoft Outlooks statusfält visar My Documentum for Microsoft Outlook-avsnittet information om aktuell status för My Documentum for Microsoft Outlook och senaste hel synkroniseringstid. Följande My Documentum for Microsoft Outlook-status är möjlig: Online : My Documentum for Microsoft Outlook är ansluten till DCOs webbtjänster; ingen synkroniseringen sker. Offline : Det finns ingen anslutning med DCOs webbtjänster för närvarande; servern är antingen inte tillgänglig eller så finns det ingen nätverksanslutning. Det går inte att synkronisera. Synkroniserar : My Documentum for Microsoft Outlook är ansluten till databasen och synkronisering pågår. Konflikter : En animerad applikationsikon visas när det finns olösta konflikter. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 39
Använda gränssnittet Kommentar: Statusfält visas bara när användaren öppnar en Documentum-mapp. 40 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Ange inställningar Kapitel 3 I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Ställa in applikationsserverns adress, sidan 41 Logga in i databaser, sidan 42 Ange anslutningspreferenser, sidan 45 Ange profilpreferenser, sidan 47 Ställa in egenskaper för synkroniseringsverktyg, sidan 48 Ställa in preferenser för My Documentum for Microsoft Outlook-lagringsmapp, sidan 50 Inställningar för felsökning, sidan 52 Ställa in applikationsserverns adress Om du inte har gjort det vid installationen, måste du ange serveradressen till Documentum när du startar Microsoft Outlook första gången efter att du installerat EMC My Documentum for Microsoft Outlook. Använd de här anvisningarna för att ansluta till en Documentum-server. Innan du ansluter måsta du hämta URL:en till servern som innehåller namnet på den värd där Documentum körs och det portnummer som Documentum lyssnar på. Fråga din systemadministratör om serveradressen och hur den ska anges. Så här ställer du in serveradressen: 1. Öppna Microsoft Outlook. Om du vill öppna dialogrutan igen väljer du Konfigurera på menyn My Documentum. 2. I dialogrutan Ändra URL anger du serveradressen i textrutan efter de dubbla snedstrecken. Adressen kan antingen anges i formatet http://värd:port eller http://ip-adress:port, på det sätt som visas i Bild 27, sidan 42. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 41
Ange inställningar Bild 27. Ange serveradress 3. Klicka på knappen Test för att testa anslutningen till servern. 4. Om testanslutningen är korrekt aktiveras knapparna OK och Avbryt. 5. Klicka på OK för att tillämpa ändringarna. Kommentar: Om du klickar på Avbryt stängs dialogrutan Ändra URL och anslutningen till servern upprättas inte. Om du vill öppna dialogrutan igen väljer du Konfigurera på menyn My Documentum. När du har upprättat anslutningen visas ett My Documentum for Microsoft Outlook-statusfält i Microsoft Outlooks statusfält som visar Online-status. Logga in i databaser Om du inte har angivit serveradressen vid installationen av My Documentum for Microsoft Outlook, ombes du att göra det innan du kan logga in i databasen. Mer information finns i Ställa in applikationsserverns adress, sidan 41. När du startar Microsoft Outlook för första gången försöker My Documentum for Microsoft Outlook-applikationen ansluta till Documentum-databaserna. Dialogrutan Logga in visas med alla databaser du har åtkomst till i sekvens. Från och med version 6.6 finns följande autentiseringslägen för My Documentum for Microsoft Outlook: Normal (Standardautentisering): Du blir ombedd att ange användarnamn och lösenord Endast SSO: Windows-inloggningsuppgifter används för att logga in på databaserna Blandat: Du kan välja att logga in med Normalläge eller Endast SSO-läge Så här loggar du in: 1. Öppna Microsoft Outlook. 2. Om du sparade dina inloggningsuppgifter via dialogrutan Logga in loggar My Documentum for Microsoft Outlook in dig automatiskt på databasen baserat på åtgärder som utförs i Documentum-objekten. Hoppa över resten av den här proceduren. 42 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1
Ange inställningar Logga in på databasen via ett av följande alternativ: a. Om du loggar för första gången efter att du installerat My Documentum for Microsoft Outlook, eller om du inte sparade inloggningsuppgifterna när du loggade in senast, visas dialogrutan Logga in för den första databas du har åtkomst till, som visas i Bild 28, sidan 43: Bild 28. Normalläge För att logga in i en databas måste du ha ett giltigt användarnamn och ett lösenord för databasen. Om du saknar dessa uppgifter ber du administratören om hjälp. b. Om du aktiverat SSO-autentisering (Single Sign-on) genom att lägga till konfigurationsinställningarna som krävs i filen dco_custom_settings.xml på servern visas följande inloggningsmeddelande. Klicka på OK. Bild 29. Endast SSO-läge Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1 43
Ange inställningar c. Om du valt att konfigurera autentisering för Blandat läge i filen dco_custom_settings.xml file på servern visas följande meddelande i Bild 30, sidan 44 Bild 30. Blandat läge Du kan göra något av följande: Kryssrutan Använd Kerberos SSO för att logga in på databasen är markerad som standard. Klicka på OK för att logga in på databasen i SSO-läge. Avmarkera kryssrutan Använd Kerberos SSO för att logga in på databasen för att aktivera fälten Inloggningsnamn och Lösenord. Du kan ange de giltiga inloggningsuppgifterna och klicka på OK för autentisering i normalt läge. Se Documentum Foundation Services 6.7 Deployment Guide för mer information om hur du aktiverar och konfigurerar SSO-autentisering på My Documentum for Microsoft Outlook-servern. Information om hur du aktiverar databaser för de olika autentiseringstyperna finns i avsnittet om filerna dco_system_settings.xml och dco_custom_settings.xml i administrationsguiden för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1. 3. För att logga in på den här databasen varje gång Microsoft Outlook startar och när du navigerar i mappar som tillhör profilerna i den här databasen väljer du Spara inloggningsuppgifter. a. Om automatiskt inloggning är avaktiverat kommer systemet att fråga efter dina inloggningsuppgifter för att ansluta till databasen varje gång Microsoft Outlook startar och när du navigerar till en mapp som hör till profilerna i den här databasen. Alternativet Spara inloggningsuppgifter kan avaktiveras för vissa databaser. b. För att aktivera automatisk synkronisering med den här databasen väljer du Automatisk synkronisering med databasen. Du kan ändra det här alternativet senare i dialogrutan Alternativ. Mer information finns i Ange anslutningspreferenser, sidan 45. c. Klicka på OK. 4. Dialogrutan Logga in för andra databaser som du har åtkomst till, men ännu inte loggat in till visas, en efter en. Följ stegen a till c i steg 3 ovan för att logga in, eller klicka på Hoppa över databasen om du vill hoppa över den databas som visas. Kommentar: Du kan logga in på en överhoppad databas senare när du arbetar i Microsoft Outlook genom att klicka på profilnamnet i Microsoft Outlooks navigeringsfönster (till vänster), 44 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.7.1