EMC Documentum My Documentum Offline

Transkript

1 EMC Documentum My Documentum Offline Version 6 SP1 Användarhandbok Rev A01 EMC Corporation Corporate Headquarters: Hopkinton, MA

2 Copyright 2007 EMC Corporation. Med ensamrätt. Såvitt EMC känner till är den information som ges i dokumentet korrekt vid publiceringsdatumet. Informationen kan komma att ändras utan föregående varning. INFORMATIONEN I DETTA DOKUMENT TILLHANDAHÅLLS I BEFINTLIGT SKICK. EMC CORPORATION GER INGA GARANTIER RÖRANDE INFORMATIONEN I DETTA DOKUMENT, OCH FRÅNSKRIVER SIG SPECIFIKT UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER FÖR SÄLJBARHET ELLER LÄMPLIGHET FÖR ETT VISST SYFTE. En korrekt programvarulicens krävs för att få använda, kopiera och distribuera EMC-programvara som beskrivs i detta dokument. En uppdaterad lista över EMC-produktnamn finns under EMC Corporation Trademarks på EMC.com. Alla andra varumärken som används i dokumentet tillhör respektive ägare.

3 Innehållsförteckning Förord... 9 Kapitel 1 Introduktion Funktioner i My Documentum Mappen My Documentum Offlineläge Komma igång med My Documentum Hämta statusinformation Programintegration Kapitel 2 Starta och navigera i My Documentum Starta My Documentum Visa eller gömma DropZone Använda DropZone Visa innehållet i offlinemappen Integration med MS Windows-program Kapitel 3 Ange inställningar för My Documentum Etablera nätverksanslutning Ställa in jämförelseverktyget Logga in på en databas Ange alternativen för importera och checka in Ange synkroniseringsalternativ Översikt av synkroniseringsalternativ Ställa in automatisk synkronisering Synkronisera manuellt och avbryta synkronisering Ange antal synkroniseringssessioner som ska visas i synkroniseringshistoriken Ta bort inställningar för My Documentum Kapitel 4 Arbeta med mappar Navigera i mappar i mappen My Documentum Läggatillmapparpåofflinelagringsplatsen Flytta en mapp Kopiera en mapp Byta namn på en mapp Skapa en ny mapp Ta bort en mapp Abonnera på en mapp Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 3

4 Innehållsförteckning Synkronisera en enskild mapp Skicka en mapp som en Webtop-länk Öppna en mapp i Webtop Kapitel 5 Arbeta med dokument Navigera i dokument i mappen My Documentum Lägga till filer på offlinelagringsplatsen Flytta en fil Kopiera en fil Byta namn på en fil Ta bort en fil Checka ut och redigera en fil Checka in en fil Avbryta utcheckning Snabbredigera en fil Skicka en fil som en Webtop-länk Öppna en fil iwebtop Abonnera på ett dokument Synkronisera ett enskilt dokument Dokumentsökning Använda snabbsökningsmappar i mappen My Documentum Kapitel 6 Egenskapsadministration Vad är objekttyper? Vad är objekttypsegenskaper? Vad är standardegenskaper? Ange standardegenskaper Administrera mappegenskaper och importalternativ Administrera filegenskaper Kapitel 7 Integration med Outlook Spara meddelanden och bifogade filer Skapa genvägar till mappar i Outlook Redigera e-postmeddelanden Kapitel 8 Synkroniseringsadministration Vilka är synkroniseringsalternativen? Ange synkroniseringsalternativ Kapitel 9 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Vad är en synkroniseringsprocedur? Vad är en synkroniseringskonflikt? Vad är ett synkroniseringsproblem? Ändringar på din dator som kan påverka synkroniseringen Hantera konflikter Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

5 Innehållsförteckning Lösa synkroniseringsproblem Dialogrutan Slå ihop - översikt Kapitel 10 Synkroniseringshistorik Vad är synkroniseringshistorik? Visa historik Kapitel 11 Felsökning Felsöka ovanliga situationer Reparera My Documentum Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 5

6 Innehållsförteckning Bildlista Figur 1. Inställningsguiden Figur 2. Utforskaren med ikonöverlägg Figur 3. DropZone Figur 4. Genväg till My Documentum i Mina platser-fältet i dialogrutan Spara som Figur 5. Ansluta till servern Figur 6. Ange standardplats Figur 7. Dialogrutan Lägg till databas Figur 8. Ange platsen för en databas Figur 9. Ange inställningar för importera och checka in Figur 10. Överföringsstatus för synkronisering Figur 11. Ställa in automatiska synkroniseringsalternativ Figur 12. Ta bort en mapp (utökat läge) Figur 13. Ta bort en fil Figur 14. Det går inte att checka ut en fil Figur 15. Snabbsökningsmappar Figur 16. Dokumentegenskaper i MS Word mappas med Documentumegenskaper Figur 17. Egenskaper i ett Outlook-meddelande mappas med Documentum-egenskaper Figur 18. Anger inställningar för importalternativ för en mapp Figur 19. Ändra egenskaper för ett Outlook-meddelande när du lägger till det iofflinemappen Figur 20. Visa mappinnehåll Figur 21. Lösa problem Figur 22. Dialogrutan Slå ihop Figur 23. Dialogrutan Synkroniseringshistorik Figur 24. Dokumentets synkroniseringshistorik Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

7 Innehållsförteckning Tabelllista Tabell 1. Synkroniseringsalternativ Tabell 2. Olika fall av problem vid synkronisering av dokument Tabell 3. Olika fall av problem vid synkronisering av mappar Tabell 4. Ändringar som påverkar synkroniseringen Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 7

8 Innehållsförteckning 8 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

9 Förord Som en del av arbetet med att förbättra sina produkters prestanda och funktioner släpper EMC då och då revisioner av maskinvara och programvara. Därför kanske vissa funktioner som beskrivs i det här dokumentet inte stöds av alla versioner av programvaran eller maskinvaran som används. Aktuell information om produktegenskaper finns i versionsinformationen för produkten. Om en produkt inte fungerar korrekt eller inte fungerar enligt beskrivningen i det här dokumentet kontaktar du din EMC-representant. Avsedd publik Den här handboken innehåller information för Webtop-användare som använder My Documentum för att arbeta med databasdokument när de inte är anslutna till servern. Här beskrivs de procedurer som ska följas för att du ska kunna arbeta offline och synkronisera sömlöst med servern. My Documentum-användaren antas känna till Webtop-databasen och dess funktion. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 9

10 Förord 10 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

11 Kapitel 1 Introduktion I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Funktioner i My Documentum, sida 11 Mappen My Documentum, sida 12 Offlineläge, sida 12 Komma igång med My Documentum, sida 12 Hämta statusinformation, sida 14 Programintegration, sida 15 Funktioner i My Documentum My Documentum är ett klientprogram för Webtop som gör att du kan arbeta med dina dokument i offlineläge när du inte är ansluten till servern. Med My Documentum får du en lokal offlinelagringsplats så att utvalda filer från databasen är tillgängliga på din dator när du är offline. Du kan arbeta med dessa kopior av serverobjekten om du vill ändra dokumenten offline. Du kan också välja att bara arbeta med den mappstruktur som du hämtar till offlinelagringsplatsen så att du kan skapa nya filer och mappar i offlineläget. Om du har kopior av dokument och meddelanden som du vill arbeta med offline kan du koppla från servern och arbeta med filernapåsammasättsomdu normalt arbetar med filsystemet på datorn. När du ansluter till servern igen börjar My Documentum att synkronisera dokumenten på datorn med dem som finns på servern så att de blir uppdaterade. Synkroniseringen kan ställas in så att den sker automatiskt vid en föreskriven tidpunkt eller händelse. Den kan också göras manuellt när det behövs. Mer information finns i Ange synkroniseringsalternativ, sida 30. Så här visar du versionsnumret för My Documentum: 1. Högerklicka på programikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Inställningar. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 11

12 Introduktion 2. I dialogrutan Inställningar som visas klickar du på fliken Om. Mappen My Documentum Första gången du startar programmet skapas mappen My Documentum på den lokala datorn. Vid den första synkroniseringen kopieras serverdatabasens mappstruktur och de filer som du vill kunna redigera offline till mappen. Mappen My Documentum har samma mapphierarki som i serverdatabasen. Hierarkin i mappen My Documentum ser ut på följande sätt: 1. Databaser 2. Skåp 3. Mappar och filer Du kan redigera dokument, söka efter filerochmapparsamtflytta skåp, mappar och filer i offlinemappen. Du kan också lägga till nya dokument på den lokala offlinelagringsplatsen. När du ansluter till servern igen och synkroniserar överförs ändringarna till databasen. De nya dokumenten överförs till den plats på servern som motsvarar deras plats i den lokala offlinemappen. Offlineläge Iofflineläget kan du arbeta säkert med dokument och e-postmeddelanden utan att du behöver synkronisera ändringarna med servern när du är online igen. När du ansluter till servern igen överförs dina ändrade och nya filer till servern enligt dina synkroniseringsinställningar. Programmet byter till offlineläge automatiskt när det inte går att ansluta till servern. Vad du behöver göra för att kunna arbeta i offlineläge med My Documentum beskrivs i Komma igång med My Documentum, sida 12. Komma igång med My Documentum När du startar My Documentum för första gången visas inställningsguiden. Den hjälper dig att göra grundinställningar för My Documentum (se Figur 1, sida 13). Hoppa inte över något. Vid varje steg visas en lämplig dialogruta så att du kan välja den inställning som krävs. 12 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

13 Introduktion Figur 1. Inställningsguiden Så här gör du grundinställningar för My Documentum med guiden: 1. Klicka på Ange servernamn eller ip-adress isteg1iguiden. Ansluttillservern enligt beskrivningen i Etablera nätverksanslutning, sida Klicka på Välj databas i steg 2 och logga in på en av databaserna enligt beskrivning i Logga in på en databas, sida 27. Kommentar: För att kunna synkronisera objekt, filer och mappar måste du ha behörighet för databaserna som innehåller objekten. 3. Klicka på Ställ in synkroniseringsalternativ isteg3. Merinformationom hur du anger olika alternativ i dialogrutan Synkroniseringsalternativ finns i Ange synkroniseringsalternativ, sida 80, och mer information om möjliga synkroniseringsscenarion finns i Vilka är synkroniseringsalternativen?, sida Klicka på Starta synkronisering isteg4. Kommentar: Om du klickade på Spara & synkronisera i dialogrutan Synkroniseringsalternativ i föregående steg hoppas det här steget över. Du kan välja att hoppa över guiden och utföra följande uppgifter genom att referera till lämplig procedur. När du ställer in programmet för första gången visas guiden igen efter varje slutförd uppgift. Så här ställer du in My Documentum: 1. Anslut till servern enligt beskrivningen i Etablera nätverksanslutning, sida Logga in på en databas enligt beskrivningen i Loggainpåendatabas,sida27. Kommentar: För att kunna synkronisera objekt, filer och mappar måste du ha behörighet för databaserna som innehåller objekten. 3. Ange synkroniseringsalternativ. Mer information om hur du ställer in alternativen i dialogrutan Synkroniseringsalternativ finns i Ange synkroniseringsalternativ, Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 13

14 Introduktion sida 80. Möjliga synkroniseringsscenarier beskrivs ingående i Vilka är synkroniseringsalternativen?, sida Högerklicka på programikonen i aktivitetsfältet och välj Synkronisera nu!. Kommentar: Om du klickade på Spara & synkronisera i dialogrutan Synkroniseringsalternativ i föregående steg hoppas den här uppgiften över. Synkroniseringen har redan börjat. När serverobjekten synkroniserats med den lokala offlinelagringsplatsen för första gången visas databasdokumenten i offlinemappen. Du kan vara frånkopplad och arbeta med dem offline. Kommentar: När du ställer in programmet ser programikonen i aktivitetsfältet ut så här:. Hämta statusinformation När du arbetar med offlinedokument behöver du ofta veta vilka filer som har checkats ut, ändrats eller lagts till, eller vilka filer som har synkroniserats eller överförts till servern. I My Documentum läggs en så kallad överläggsikon till ovanpå den vanliga filikonen. I mappen My Documentum i Utforskaren kan du se filerna med ändringsikoner. Detta visas i Figur 2, sida 14. Figur 2. Utforskaren med ikonöverlägg Överläggsikonen varierar beroende på filerna och mapparnas status i My Documentum. 14 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

15 Introduktion Ett meddelande, ett dokument eller en mapp som har checkats ut från servern till offlinemappen har en bild av en nyckel som överlägg. När du börjar redigera filenändrasstatusentill modifierad, och ikonöverlägget blir en röd penna. Det gör att du lätt kan se vilka filer som har ändrats medan du var offline och behöver checkas in när du loggar in igen. Den gula oktagonen betyder att en fil ellermappharlagtstilliofflinemappen och kommer att överföras till databasen vid nästa synkronisering. Den här ikonen visas vid ett objekt som har synkroniserats med servern nyligen, vilket innebär att kopian i den lokala mappen är identisk med versionen på servern. Programintegration My Documentum är integrerad med Windows-program som till exempel Utforskaren, Microsoft Office-program och Microsoft Outlook. Allt som du kan göra med filer och mappar i Utforskaren i Windows kan du även göra i mappen My Documentum. Integrationen med Outlook innebär att du kan dra och släppa e-postmeddelanden och bifogade filer till offlinemappen. Mer information finns i Spara meddelanden och bifogade filer, sida 71. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 15

16 Introduktion 16 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

17 Kapitel 2 Starta och navigera i My Documentum I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Starta My Documentum, sida 17 Visa eller gömma DropZone, sida 18 Använda DropZone, sida 19 Visa innehållet i offlinemappen, sida 19 Integration med MS Windows-program, sida 20 Starta My Documentum Hur My Documentum startas beror på om programmet har uppdaterats eller inte. Så här startar du programmet för första gången: 1. Klicka på Start i aktivitetsfältet i Windows. 2. Välj Program/Alla program > My Documentum > Starta My Documentum. Om du startar programmet efter att My Documentum har uppdaterats eller om My Documentum har avinstallerats och sedan installerats igen, uppmanas du att göra något av följande: Ta bort befintliga inställningar för My Documentum. Behåll befintliga inställningar utan att ändra något. Starta programmet efter en uppdatering: 1. Klicka på Start-menyn i aktivitetsfältet i Windows och välj Program/Alla program > My Documentum > Starta My Documentum. 2. Gör något av följande: Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 17

18 Starta och navigera i My Documentum Om du vill behålla inställningarna från den föregående versionen väljer du Nej. Programmet startas med de inställningar som redan är gjorda. Du kan fortsätta arbeta i programmet. Om du vill ta bort de tidigare inställningarna väljer du Ja och fortsätter till nästa steg. Programinställningarna (serverkonfiguration, databasinloggningar, synkroniseringsalternativ) kommer att försvinna och du måste ställa in dem igen senare när programmet startas. Fortsätt till nästa steg. 3. Gör något av följande: Om du vill spara det befintliga innehållet väljer du Nej och definierar en ny plats för en ny lokal offlinelagringsplats. Dess innehåll kommer att synkroniseras med servern. Dokument, mappar och skåp som du arbetade med i den tidigare versionen finns på den tidigare platsen. Ta bort nuvarande innehåll genom att välja Ja. Efter att programmet har startats kan du arbeta med en tom databas. När programmet har startats visas programikonen i aktivitetsfältet och Inställningsguiden startar. När My Documentum är ansluten till servern ser programikonen ut på följande sätt:. När du inte är ansluten till databasen arbetar du iofflineläget. Ikonen i aktivitetsfältet är därmed inaktiverad ( ). Visa eller gömma DropZone När programmet har startat kommer den genomskinliga DropZone att visas på skärmen som standard. Detta visas i Figur 3, sida 18. Figur 3. DropZone Göm DropZone genom att: 1. HögerklickapåDropZoneochväljInställningar. 2. Avmarkera kryssrutan Visa DropZone under Windows-integrering på fliken Allmänt. 18 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

19 Starta och navigera i My Documentum Visa DropZone genom att: 1. HögerklickapåDropZoneochväljInställningar. 2. Markera kryssrutan Visa DropZone under Windows-integrering på fliken Allmänt. Använda DropZone DropZone ger tillgång till all funktionalitet i My Documentum. Högerklicka på DropZone för att välja den funktion du behöver. Funktionen dra-och-släpp i DropZone innebär att du kan spara alla slags kopior av dokument i offlinemappen när du drar en fil från Windows Utforskaren. Du kan kopiera flera filer och mappar. Från Outlook kan du dra och släppa e-postmeddelanden och bifogade filer på DropZone för att spara dem i offlinemappen. Mer information finns i Spara meddelanden och bifogade filer, sida 71. Spara filer och mappar med DropZone: 1. I Utforskaren letar du reda på filen eller mappen som ska flyttas. Dra den sedan till DropZone. 2. I dialogrutan Importera objekt som visas väljer du ett målskåp eller en målmapp för filen eller mappen som ska läggas till. Klicka sedan på Nästa. Kommentar: Rotmappen i My Documentum är inte en giltig plats för lagring av filer i offlinemappen. Du måste välja ett skåp eller en mapp. 3. Välj objekttyp för den fil eller mapp du lägger till och ändra objektets egenskaper om nödvändigt. Hur du lägger till filer på offlinelagringsplatsen beskrivs i Lägga till filer på offlinelagringsplatsen, sida 48 och hur du lägger till mappar beskrivs i Läggatillmapparpåofflinelagringsplatsen, sida Klicka på Nästa för att komma till objektets inställningsformulär för egenskaperna (om objektet du vill spara har sådana) eller på Slutför. Visa innehållet i offlinemappen Du kan även leta i My Documentum med Windows Utforskaren. Som standard finns lagringsplatsen på: C:\Documents and Settings\Användarnamn\Mina dokument\my Documentum. Så öppnar och navigerar du i mappen My Documentum: 1. Dubbelklicka på programikonen i aktivitetsfältet. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 19

20 Starta och navigera i My Documentum 2. Klicka på knappen Mappar i Utforskaren. Strukturen på den lokala offlinemappen liknar den på servern, det vill säga en databas som delas upp i skåp, mappar och filer. På den högsta nivån i mappen My Documentum visas en lista över databaser som du har specificerat för synkronisering. Databaser visas med databasikonen. När du dubbelklickar på en databas visas skåpen. De visas som skåpikoner. Dubbelklicka sedan på skåpet för att se mappar och filer. Mapparna visas med ikonen. Med trädvyn av mappen My Documentum som visas i Utforskaren kan du lätt flytta mappar och dokument på offlinelagringsplatsen genom att dra och släppa till olika platser. Om du har undermappar i mapparna kan du flytta undermapparna till en annan nivå i hierarkin för att ändra deras ordning i skåpet. Förutom databaserna visas fyra virtuella mappar som ger snabbåtkomst till de dokument som har ändrats eller importerats nyligen och dokument som inte har synkroniserats med servern ännu, som dina utcheckade och återställda dokument. Mapparna är Mina utcheckade dokument, Senast ändrade dokument, Nyligen importerade dokument och Återställda dokument. Kommentar: Du kan välja att skapa genvägar till dessa mappar på skrivbordet på fliken Allmänt i dialogrutan Inställningar. Mer information finns i Etablera nätverksanslutning, sida 23. Integration med MS Windows-program My Documentum är integrerat med Utforskaren i Windows. Det innebär att du kan arbeta med dokumenten i mappen My Documentum på vanligt sätt. Kommandot Skicka till i snabbmenyn i Utforskaren har alternativet My Documentum. Du kan spara dokumenten i mappen My Documentum från ett redigeringsprogram som MS Word genom att välja menynarkiv > Spara som. Mina platser-fältet i dialogrutorna Spara som och Öppna har en genväg till My Documentum (visas i Figur 4, sida 21). Det gör att du kan bläddra direkt till den lokala lagringsplatsen. 20 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

21 Starta och navigera i My Documentum Figur 4. Genväg till My Documentum i Mina platser-fältet i dialogrutan Spara som Dukanävendraenfil eller mapp eller flera filer och mappar från Windows Utforskaren till DropZone för att lägga till dem i offlinemappen. Du kan använda My Documentum integration med Outlook-funktioner för att spara e-postmeddelanden och bifogade filer i din lokala dator så att du kan arbeta med dem när du inte är uppkopplad mot servern och överföra ändringarna senare. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 21

22 Starta och navigera i My Documentum 22 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

23 Kapitel 3 Ange inställningar för My Documentum I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Etablera nätverksanslutning, sida 23 Ställa in jämförelseverktyget, sida 26 Logga in på en databas, sida 27 Ange alternativen för importera och checka in, sida 28 Ange synkroniseringsalternativ, sida 30 Ta bort inställningar för My Documentum, sida 34 Etablera nätverksanslutning Du måste ansluta datorn till nätverket för att kunna synkronisera mellan den lokala lagringsplatsen och serverdatabasen. Den korrekta serverplatsen måste anges. Det gör du på följande sätt: 1. Högerklicka på programikonen i aktivitetsfältet och välj Inställningar. 2. På fliken Allmänt skriver du serverplatsen i rutan under Documentum. Detta visas i Figur 5, sida 24. Serverplatsen måste skrivas in i form av servernamn:port eller IP-adress:port. Be administratören om hjälp för att ta reda på vilka anslutningsparametrar du ska använda för att ansluta. Kommentar: Säkerställ att den korrekta platsen är angiven. Kontrollera platsen genom att klicka på knappen Test. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 23

24 Ange inställningar för My Documentum Figur 5. Ansluta till servern 3. Beroende på din organisations konfiguration kan du få åtkomst till innehållet från den närmsta lagringsplatsen i nätverket som anges av din plats. Listan med platser bestäms av administratören för servern och den första platsen i listan visas i listan Standardplats som visas i listan i Figur 6, sida 25.Dukanväljaenannanplatsilistan som standard. Du kan också ändra standardplatsen vid ett senare tillfälle. Tänk på att om den standardplats du har angett inte längre finns på servern används den första platsen i platslistan som standard. 24 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

25 Ange inställningar för My Documentum Figur 6. Ange standardplats. 4. I avsnittet Windows-integrering kan du välja olika alternativ för integration med MS Windows-program: Automatisk körning när Windows startar (rekommenderas): My Documentum startas när Windows startas. Lägg till i Windows-menyn Skicka till: Lägger till en genväg till My Documentum i menyn Skicka till iwindowsutforskaren. Lägg till i dialogrutan Spara som iwindows:läggertillengenvägtillmy Documentum i dialogrutan Spara som imsoffice-program och Outlook. Visa DropZone: Visar DropZone på skärmen. Visa ikonöverlägg: Visar My Documentum-överläggsikoner på filer och mappar iofflinemappen. 5. I avsnittet Skrivbordsgenvägar kan du välja om du vill att de sparade sökmapparna ska visas på skrivbordet. Visa mappen Mina utcheckade dokument : Visar en genväg till mappen Mina utcheckade dokument på skrivbordet. Visa mappen Senast ändrade dokument : Visar en genväg till mappen Senast ändrade dokument på skrivbordet. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 25

26 Ange inställningar för My Documentum Visa mappen Nyligen importerade dokument : Visar en genväg till mappen Nyligen importerade dokument på skrivbordet. Visa mappen Återställda dokument : Visar en genväg till mappen Återställda dokument på skrivbordet. 6. Klicka på Verkställ för att spara inställningen. 7. Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan. Kommentar: Om du installerar programmet kommer du nu att flyttas till steg 2 i inställningsguiden så att du kan logga in på databaserna. Ställa in jämförelseverktyget När du ändrar ett dokument i offlinemappen samtidigt som någon annan ändrar dokumentet på servern uppstår ett synkroniseringsproblem, och du måste i så fall bestämma om du vill behålla serverversionen eller din lokala version i databasen, eller slå ihop ändringarna. Du kan välja att ett jämförelseverktyg ska startas när du visar skillnaderna mellan dokumentversionerna på offlinelagringsplatsen och i serverdatabasen så att du kan slå ihop ändringarna. Så här ställer du in jämförelseprogrammet: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Inställningar. 2. Välj fliken Allmänt i dialogrutan Inställningar. 3. Klicka på Redigera under Jämförelseverktyg. 4. I dialogrutan Inställningar för jämförelseverktyg skriver du den fullständiga sökvägen och namnet på önskat program i textrutan Sökväg, eller så klickar du på Bläddra för att navigera till programmet i filsystemet. Standardsökvägen till programmet anges av serveradministratören. 5. I fältet Kommandorad skriver du kommandoradsparametern för jämförelseprogrammet du väljer. Du bör ha tekniska kunskaper för att ange vilka programparametrar som ska användas när ett program startar. Vilken information som ska anges beror på vilket jämförelseprogram du väljer. 6. Klicka på OK för att tillämpa ändringarna och stänga dialogrutan. 26 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

27 Ange inställningar för My Documentum Logga in på en databas När anslutningen till servern har upprättats kan du logga in i en databas på servern för att synkronisera mellan den lokala lagringsplatsen och platsen på servern. Så här loggar du in på en databas: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Inställningar. 2. I dialogrutan Inställningar som visas väljer du fliken Databaser. 3. Klicka på Lägg till. Dialogrutan Lägg till databas visas (se Figur 7, sida 27). Figur 7. Dialogrutan Lägg till databas 4. I listan Databas väljer du databasen du vill logga in på. 5. Ange ditt användarnamn för den databas som du loggar in på i fältet Inloggning. 6. Ange ditt lösenord för den databas som du loggar in på i fältet Lösenord. 7. Om du vill ange ett Windows NT-domännamn ska du klicka på Fler alternativ och ange domännamnet i fältet Domän. 8. Om du vill välja en plats i din organisations nätverk från vilken du får åtkomst till servern ska du klicka på Fler alternativ och välja platsen i listan Plats (om en sådan finns) som visas i Figur 8, sida 28. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 27

28 Ange inställningar för My Documentum Figur 8. Ange platsen för en databas Markera kryssrutan Använd standardplats om du vill använda standardplatsen för att ansluta från till den här databasen. Se Etablera nätverksanslutning, sida 23 för detaljer om hur du anger standardplatsen. 9. Om du vill kontrollera din inloggningsuppgifter klickar du på Test 10. Klicka på OK. Databasen som du är inloggad i visas i listan med status Godkänd. 11. Klicka på Verkställ för att spara inställningarna. 12. Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan Inställningar. Om du vill logga in på flera databaser upprepar du proceduren. Ange alternativen för importera och checka in Du kan ange standardimportalternativ för alla platser i offlinelagringsplatsen. Dessa alternativ är de egenskaper som automatiskt används till mappar och filer som du kommer att lägga till i offlinemappen. Du kan ange anpassade importalternativ för enskilda platser, både skåp och mappar. Se Administrera mappegenskaper och importalternativ, sida 66 för information om hur du ändrar importalternativen för en mapp eller ett skåp. Ändra på importalternativen för mappar på följande sätt: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Inställningar. 28 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

29 Ange inställningar för My Documentum 2. Välj fliken Importera och Checka in i dialogrutan Inställningar (se Figur 9, sida 29). Figur 9. Ange inställningar för importera och checka in 3. Under Mapp ilistanstandardtyp väljer du en standardobjekttyp för mapparna som ska läggas till. 4. Under Dokument ilistanstandardtyp väljer du en standardobjekttyp för filerna som ska läggas till. 5. Under Meddelande ilistanstandardtyp väljer du en objekttyp för meddelandena som ska läggas till i offlinemappen. 6. I listan Standardformat väljer du ett standardformat för meddelanden. 7. Under Alternativ för bifogade filer markerar du alternativet för att bearbeta meddelanden med bifogade filer. Du kan välja bland följande alternativ: Markera Spara hela meddelandet om du vill att meddelandet ska sparas med dess bifogade filer. Markera Spara meddelande och alla bifogade filer separat om du vill spara meddelandet och dess bifogade filer men vill definiera egenskaperna separat. Markera Tillåt användare att välja objekt manuellt om användarna ska kunna välja vilka bifogade filer som ska importeras. 8. Välj Visa dialogrutan Alternativ för bilagor om du vill visa dialogrutan Egenskaper för bilagor. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 29

30 Ange inställningar för My Documentum 9. Välj Visa dialogrutan Dokumentegenskaper så att dialogrutan Importera objekt visas varje gång du lägger till ett meddelande i en mapp eller ett skåp. Annars kommer meddelandet att läggas till med standardvärden. Kommentar: Om den valda standardobjekttypen innehåller obligatoriska egenskaper och standardvärdena för dessa egenskaper inte är definierade, kommer dialogrutan Importera objekt attvisasoavsettomduvaltvisa dialogrutan Meddelandeegenskaper eller Visa dialogrutan Dokumentegenskaper. 10. Klicka på Använd för alla mappar för att ta bort alla anpassade importinställningar och använda standardalternativ på alla platser i offlinemappen. 11. Klicka på Tillämpa för att spara inställningarna. 12. Klicka på OK för att spara alla ändringar och stänga dialogrutan. 13. Klicka på Avbryt för att stänga dialogrutan utan att spara ändringar. Ange synkroniseringsalternativ I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Översikt av synkroniseringsalternativ, sida 30 Ställa in automatisk synkronisering, sida 31 Synkronisera manuellt och avbryta synkronisering, sida 33 Ange antal synkroniseringssessioner som ska visas i synkroniseringshistoriken, sida 34 Översikt av synkroniseringsalternativ Du kan synkronisera dokument mellan datorn och servern när du är ansluten till servern. Vid varje synkronisering sker en synkroniseringssession. Du kan ange antalet sessioner som ska sparas i Synkroniseringshistorik. Du kan välja olika synkroniseringsmetoder som ger dig möjligheten att ställa in en automatisk start vid en viss tidpunkt eller händelse. Du kan också synkronisera manuellt när som helst. Mer information finns i Ställa in automatisk synkronisering, sida 31 och Synkronisera manuellt och avbryta synkronisering, sida 33. Vid synkroniseringen animeras programikonen i aktivitetsfältet och popup-fönstret Synkroniseringsstatus för My Documentum visar hur många procent av filer, mappar och skåp som överförts (se Figur 10, sida 31). Du kan välja att dölja eller visa överföringsfönstret. Högerklicka på programikonen och välj Visa överföringsstatus 30 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

31 Ange inställningar för My Documentum för att dölja överföringsstatus. Högerklicka på programikonen och välj Visa överföringsstatus för att visa överföringsstatus igen. Figur 10. Överföringsstatus för synkronisering Ställa in automatisk synkronisering Du kan ange synkroniseringsschema för att synkronisera dokument mellan den lokala datorn och servern vid en viss tidpunkt eller ett tillfälle. Synkroniseringsprocessen kan schemaläggas så att den körs en gång i veckan, en gång i månaden, en gång i halvtimmen eller var 10:e minut eller när ett antal ändrade dokument på både servern och den lokala offlinelagringsplatsen är fler än några stycken, tio eller mer, hundratals eller tusentals dokument. Schemalägga synkronisering vid en viss tid: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Inställningar. 2. I dialogrutan Inställningar som visas väljer du fliken Synkronisering (se Figur 11, sida 32). Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 31

32 Ange inställningar för My Documentum Figur 11. Ställa in automatiska synkroniseringsalternativ 3. Markera kryssrutan under Tidsram och dra i reglaget. 4. Klicka på Tillämpa för att spara inställningarna. 5. Klicka på OK för att spara ändringen och stänga dialogrutan. Schemalägga synkronisering vid ett visst antal ändringar: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Inställningar. 2. I dialogrutan Inställningar som visas väljer du fliken Synkronisering. 3. Markera kryssrutan under Innehållsändring och dra reglaget till önskat alternativ. 4. Klicka på Verkställ för att spara inställningen. 5. Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan. Synkroniseringsproceduren kan stoppas automatiskt om det inte finns tillräckligt med diskutrymme i offlinemappen på din dator. Du gör det genom att markera kryssrutan under Anpassa storlek. 32 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

33 Ange inställningar för My Documentum Synkronisera manuellt och avbryta synkronisering Manuell synkronisering av My Documentum innebär att du kan synkronisera när som helst så att dina lokala ändringar synkroniseras med databasen och serverändingar hämtas till datorn. Om du har ställt in automatisk synkronisering körs de manuella synkroniseringarna mellan de schemalagda synkroniseringarna. Du kan synkronisera hela offlinelagringsmappen liksom enskilda filer och mappar. Synkronisera hela offlinemappen manuellt: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone. 2. Välj Synkronisera nu!. Synkronisera ett objekt manuellt: 1. I offlinemappen kan du välja det objekt du vill synkronisera med servern. Tips: Du kan markera flera objekt. 2. Högerklicka och välj Synkr. nu. Om du nyligen har lagt till några dokument, ändrat innehållet eller egenskaperna i några dokument eller flyttat omkring dokument på offlinelagringsplatsen kan du synkronisera dessa ändringar manuellt om du vill överföra ändringarna snabbt till databasen. Synkronisera nya ändringar manuellt: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone. 2. Välj Synka ENDAST lokala ändringar! Du kan när som helst avbryta synkroniseringen. Så här avbryter du en synkronisering: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone. 2. Välj Avbryt synkronisering. Synkroniseringsproceduren kan stoppas automatiskt om det inte finns tillräckligt med diskutrymme i offlinemappen på din dator. Se Ställa in automatisk synkronisering, sida 31 för mer information om inställningar för automatisk synkronisering. Kommentar: Du kan inte synkronisera en fil (genom att använda antingen menyn Synkronisera nu! eller Synkronisera ENDAST lokala ändringar! genom att högerklicka på My Documentum-ikonen eller kontextmenyn Synkronisera nu) där synkroniseringsen är avstängd eller en fil där synkroniseringsalternativet "hämta" eller "överföra" har angetts, eller en fil som har checkats ut av dig eller an annan Webtop-användare. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 33

34 Ange inställningar för My Documentum Den här åtgärden kommer inte att tillämpas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Kommentar: Om du väljer flera objekt att synkronisera och det bland dem finns minst ett objekt för vilken synkroniseringen inte kan utföras (en fil somhar stängt av synkronisering eller en fil där synkroniseringsalternativet "hämta" eller "överföra" har angetts) avbryts synkroniseringen för alla markerade objekt. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Den här åtgärden kommer inte att tillämpas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Ange antal synkroniseringssessioner som ska visas i synkroniseringshistoriken Du kan välja antal synkroniseringar som ska sparas i dialogrutan Synkroniseringshistorik så att du kan hålla reda på överföringar av dokument och eventuella problem som har uppstått vid en synkronisering. Så här anger du antal synkroniseringssessioner som ska sparas i synkroniseringshistoriken: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Inställningar. 2. I dialogrutan Inställningar som visas väljer du fliken Synkronisering. Ta bort inställningar för My Documentum Du kan ta bort inställningar för My Documentum och innehållet i offlinemappen. Så här tar du bort My Documentum-inställningar: 1. Avsluta programmet. 2. Klicka på Start-menyn i aktivitetsfältet i Windows och välj Program/Alla program > My Documentum > Ta bort inställningar för My Documentum. 3. Bekräfta med Ja. Programinställningarna (serverkonfiguration, databasinloggningar, synkroniseringsalternativ) kommer att försvinna och du måste ställa in dem igen senare när programmet startas. 4. Klicka på OK i nästa ruta och starta My Documentum igen. 34 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

35 Ange inställningar för My Documentum 5. Du uppmanas att välja vad du vill göra med innehållet i offlinemappen som du arbetat med. 6. Gör något av följande: Klicka på Ja om du vill ta bort innehållet i offlinemappen. Klicka på Nej om du vill spara innehållet. I så fall bör du skapa en ny mapp som kan användas som en ny lokal lagringsplats. I dialogrutan Sök efter en ny mapp väljer du vilken mapp du vill använda för offlinelagringsplatsen. Du kan också klicka på knappen Skapa en ny mapp om du vill skapa en ny offlinelagringsplats. En ny mapp skapas som standard. Byt namn på den här mappen. Innehållet i den nya mappen synkroniseras med servern. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 35

36 Ange inställningar för My Documentum 36 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

37 Kapitel 4 Arbeta med mappar I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Navigera i mappar i mappen My Documentum, sida 37 Lägga till mappar på offlinelagringsplatsen, sida 38 Flytta en mapp, sida 40 Kopiera en mapp, sida 41 Byta namn på en mapp, sida 41 Skapa en ny mapp, sida 42 Ta bort en mapp, sida 42 Abonnera på en mapp, sida 43 Synkronisera en enskild mapp, sida 44 Skicka en mapp som en Webtop-länk, sida 44 ÖppnaenmappiWebtop,sida45 Navigera i mappar i mappen My Documentum Att navigera i mappar i mappen My Documentum påminner om att söka efter mappar på din dator. Så här navigerar du i mappar: 1. Öppna mappen My Documentum. Merinformationfinns i Visa innehållet i offlinemappen, sida Gör något av följande: Dubbelklicka på den databas du vill öppna. Databasen expanderas och visar de skåp som finns i databasen samt mappen Abonnemang. Dubbelklicka på det skåp du vill öppna. Utforskaren visar mappar och dokument som finns i skåpet. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 37

38 Arbeta med mappar Dubbelklicka på en mapp för att visa dess dokument och undermappar. Du kan också använda Windows Utforskaren för att bläddra till en mapp som du behöver på datorn. Klicka på rutan intill databasen för att visa dess skåp. Skåp som innehåller mappar har ett plustecken till vänster om sig. Mappar som innehåller undermappar har ett plustecken till vänster om sig. Lägga till mappar på offlinelagringsplatsen Du kan lägga till mappar på offlinelagringsplatsen i My Documentum genom att kopiera eller flytta mapparna som finns på datorn eller på en flyttbar lagringsenhet med hjälp av menykommandon, höger musknapp eller dra-och-släpp som du normalt gör i Utforskaren. Du kan snabbt spara en kopia av en mapp i mappen My Documentum genom att dra mappen till My Documentum DropZone. Du måste ha rätt struktur på databasskåp och mappar för att kunna spara dessa mappar på offlinelagringsplatsen. Mer information finns i Ange synkroniseringsalternativ, sida 80. Beroende på de importalternativ som angetts för målskåpet eller målmappen uppmanas du att ange inställningar i dialogrutan Importobjekt. Du kan spara mappen med standardobjekttypen eller välja en annan objekttyp. Om en mapp innehåller andra undermappar eller filer får du också välja objekttyp för dessa objekt. Du kan välja att behålla de standardegenskaper som tillhör den objekttyp du har valt för mappen eller ändra dess egenskaper. Du kan också göra det vid ett senare tillfälle i dialogrutan Egenskaper för Documentum. Merinformationfinns i Administrera mappegenskaper och importalternativ, sida 66. Varning: Närduspararmappariofflinemappen ska du se till att de sparas i ett skåp eller i en mapp, inte i en databas. Annars kommer de inte att synkroniseras med servern. Kommentar: När målplatsen som du importerar mappen till har synkroniseringalternativet hämta inställt eller har synkronisering avstängd kommer importmappen inte att hämtas till databasen. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Alla ändringar på den här platsen överförs inte till servern enligt Val av synkroniseringsalternativ. Så här kopierar du en mapp till mappen My Documentum: 1. På datorn bläddrar du till mappen du vill kopiera och markerar den. 2. Välj Kopiera på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+C. 3. Bläddra till den plats i offlinemappen där du vill spara mappen. 4. Välj Klistra in på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+V. 38 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

39 Arbeta med mappar 5. Välj typ för mappen i listan Objekttyp i dialogrutan för objektimport. 6. Om du vill att den markerade objekttypen ska användas på alla mappar som du lägger till för denna plats, antingen en mapp eller ett skåp, ska du markera kryssrutan Ange denna objekttyp som standard för målmappen. 7. Ange mappegenskaper. Klicka på Visa mer om du vill visa utökade mappegenskaper. Objektegenskaper markeras på följande sätt: En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. En asterisk anger att du måste ange ett egenskapsvärde. 8. Markera kryssrutan Spara dessa egenskaper som standard för ( objekttyp ) om du vill spara angivna egenskaper som standardegenskaper för den objekttyp som du har valt för mappen. 9. Om du lägger till en mapp med filer och undermappar ska du använda Nästa för att ange egenskaper för varje fil eller undermapp. Klicka på Slutför för det sista objektet. Du kan använda de angivna inställningarna för alla återstående objekt i mappen genom att klicka på Slutför innan du kommer till det sista objektet. Kommentar: Dra och släpp en mapp från Windows Utforskaren eller ett skrivbord till DropZone för att snabbt spara en kopia direkt i offlinemappen. I dialogrutan Importera objekt får du bläddra till ett skåp eller en mapp i en databas att spara mappen i innan du kan ange dess objekttyp och andra egenskaper. Om du sparar mappen i rotmappen för mappen My Documentum synkroniseras den inte. Om du vill kopiera flera mappar håller du ned Ctrl samtidigt som du markerar dem. Om du vill visa eller ändra egenskaper för varje mapp som du lägger till var för sig, klickar du på Nästa varje gång. Mappnamnen visas högst upp i dialogrutan. Högerklicka på mappen och välj kommandot Kopiera eller Skicka till. VäljSkicka till > My Documentum på Arkiv-menyn för att direkt öppna dialogrutan Importera objekt och bläddra till en ny plats där. Så här flyttar du en mapp till mappen My Documentum: 1. På datorn bläddrar du till mappen du vill kopiera och markerar den. 2. Välj Klipp ut på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+X. 3. Bläddra till den plats där du vill klistra in mappen och välj Klistra in på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+V. 4. Följ steg 5 9 i den föregående proceduren. Kommentar: Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 39

40 Arbeta med mappar Om du vill flytta flera mappar håller du ned Ctrl samtidigt som du markerar dem. Om du vill visa eller ändra egenskaper för varje mapp som du lägger till var för sig, klickar du på knappen Nästa varje gång. Mappnamnen visas högst upp i dialogrutan. Högerklicka på mappen för att snabbt komma åt kommandot Klipp ut eller dra-och-släpp. Om du vill kopiera en mapp i stället för att flytta den, håller du ned Ctrl medan du drar. Flytta en mapp Iofflinemappen kan du flytta mappar och undermappar mellan skåp i databasen. Mappen tas bort från sin ursprungsplats och lagras på den nya platsen. Kommentar: En mapp får inte flyttas mellan olika databaser. När du flyttar en mapp utförs en import eftersom platsen du lägger till den nya mappen på kan ha andra metadata än platsen du flyttar från. De standardegenskaper som har angetts för platsen du flyttar mappen till tillämpas. Mappens egenskaper kopieras till offlinemappen från servern när du synkroniserar den flyttade mappen med databasen. Beroende på de importalternativ som angetts för målskåpet eller målmappen uppmanas du att ange inställningar i dialogrutan Importobjekt. Du kan spara mappen med standardobjekttypen eller välja en annan objekttyp. Om en mapp innehåller andra undermappar eller filer får du också välja objekttyp för dessa objekt. Du kan välja att behålla de standardegenskaper som tillhör den objekttyp du har valt för mappen eller ändra dess egenskaper. Du kan också göra det vid ett senare tillfälle i dialogrutan Offlineegenskaper. Mer information finns i Administrera mappegenskaper och importalternativ, sida 66. Varning: Närduspararmappariofflinemappen ska du se till att de sparas i ett skåp eller i en mapp, inte i en databas. Annars kommer de inte att synkroniseras med servern. Så här flyttar du en mapp: 1. I offlinemappen bläddrar du till mappen du vill flytta och markerar den. Du kan markera flera mappar. 2. Välj Klipp ut på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+X. Kommentar: Högerklicka på mappen för att snabbt komma åt kommandot Klipp ut eller dra-och-släpp. 3. Bläddra till den plats i mappen My Documentum som du vill flytta mappen till. 4. Välj Klistra in på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+V. 40 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

41 Arbeta med mappar Kopiera en mapp Du kan kopiera mappar från en plats till en annan i offlinemappen. När du kopierar en mapp utförs en import eftersom platsen du lägger till den nya mappen på kan ha andra metadata än platsen du kopierar från. De standardegenskaper som har angetts för platsen du kopierar mappen till tillämpas. Mappens egenskaper kopieras till offlinemappen från servern när du synkroniserar den kopierade mappen. Kommentar: Om du kopierar en mapp till en plats där det redan finns en mapp med samma namn, läggs "Kopia" till i mappnamnet. Så här kopierar du en mapp: 1. I offlinemappen bläddrar du till mappen du vill kopiera och markerar den. 2. Välj Kopiera på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+C. Kommentar: Högerklicka på mappen för att snabbt komma åt kommandot Kopiera eller dra-och-släpp. 3. Bläddra till den plats i offlinemappen som du vill kopiera mappen till. 4. Välj Klistra in på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+V. 5. I dialogrutan för objektimport som öppnas anges standardobjekttypen för mapparna som ska importeras till målmappen. Klicka på Slutför för att slutföra importen. På den nya platsen får mappen en ikon som anger att den nyligen har lagts till. Byta namn på en mapp I My Documentum kan du ändra egenskapen Namn för en mapp så att det ändrade namnet överförs till databasen vid synkroniseringen. Om du byter namn på en mapp med menykommandot Arkiv > Byt namn ändras namnet endast på offlinelagringsplatsen på datorn. Filnamnet ändras inte på servern. Så här byter du namn på en mapp: 1. I mappen My Documentum bläddrardutillmappenduvillbytanamnpåoch markerar den. 2. Högerklicka på mappen och välj Offline-egenskaper. 3. I dialogrutan Offlineegenskaper ändrar du värdet för egenskapen Namn. Tryck sedan på Retur. 4. Klicka på Tillämpa. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 41

42 Arbeta med mappar 5. När du blir tillfrågad om du vill tillämpa ändringarna för undermapparna och dokumenten i mappen gör du något av följande: Klicka på Ja om du vill ändra namnet på målmappen för alla undermappar och dokument i mappen. Klicka på Nej om du vill behålla namnet på målmappen för alla undermappar och dokument i mappen. 6. Klicka på OK. Kommentar: På offlinelagringsplatsen kan du endast byta namn på mappar och filer, inte på databaser eller skåp. Skapa en ny mapp Du kan skapa en ny mapp i ett skåp eller i någon av skåpets mappar. Beroende på vilka importalternativ som är inställda för målmappen uppmanas du ange objekttyp och egenskaper för en ny mapp innan du sparar den på offlinelagringsplatsen. Se Administrera mappegenskaper och importalternativ, sida 66 för instruktioner om hur du anger importalternativ för enskilda mappar. Så här skapar du en ny mapp: 1. Öppna mappen My Documentum. 2. Bläddra till det skåp eller den mapp där du vill skapa den nya mappen. 3. Välj Nytt på Arkiv-menyn och välj sedan Mapp. 4. En mapp skapas i mappen My Documentum med standardnamnet Ny mapp och dialogrutan för objektimport öppnas. Byt namn på mappen om nödvändigt och tryck sedan på Retur. 5. Följ steg 4 9 i Läggatillmapparpåofflinelagringsplatsen, sida 38. Ta bort en mapp Vilka borttagningsalternativ som är tillgängliga beror på vilket borttagningsläge serveradministratörenharangett. Dukanväljaomduvilltabortenmappochdess innehåll, eller en mapp, dess innehåll och dess länkade kopior från offlinemappen på datorn eller från både datorn och databasen. Kommentar: Om du väljer att radera en mapp från både datorn och databasen raderas alla versioner av objekten i mappen. 42 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

43 Arbeta med mappar Så här tar du bort en mapp: 1. I mappen My Documentum bläddrar du till mappen du vill ta bort och markerar den. 2. HögerklickapåmappenochväljTa bort eller välj Ta bort på Arkiv-menyn. 3. Om mappen innehåller objekt visas dialogrutan Radera dokument. Välj lämpligt raderingsalternativ för varje objekt i mappen genom att klicka på Nästa. Fördetsista objektet, som är mappen du raderar, ändras namnet på dialogrutan till Radera mapp (se Figur 12, sida 43). Klicka på Slutför. Figur 12. Ta bort en mapp (utökat läge) Tips: Omdu vill tillämpa dina raderingsalternativ på alla återstående objekt direkt klickar du på Slutför. Abonnera på en mapp Om du väljer alternativet Full synkroniseringför noden Abonnemang när du anger synkroniseringsalternativ för databasen visas mappen Abonnemangi offlinemappen. I stället för att leta efter en särskild mapp i hela offlinemappen kan du snabbt hitta den i Abonnemang. När du öppnar eller visar ett objekt via Abonnemang hämtas objektet från sin ursprungliga plats i mappen My Documentum. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 43

44 Arbeta med mappar Mappen Abonnemang iofflinemappen synkroniseras med noden Abonnemang i Webtop. Om du abonnerar på ett objekt i My Documentum visas det i Abonnemang i Webtop efter synkroniseringen. I My Documentum kan du abonnera på mappar och dokument men inte på skåp. Om du har abonnerat på ett skåp i Webtop kommer du inte att se det i mappen Abonnemang i My Documentum. För information om hur du abonnerar på dokument, se Abonnera på ett dokument, sida 57. Så här abonnerar du på en mapp: 1. Navigera till mappen i offlinemappen. 2. Högerklicka och välj Abonnera. Om alternativet Abonnera inte är tillgängligt abonnerar du redan på objektet. Så här avslutar du ett abonnemang: 1. Navigera till mappen i offlinemappen. 2. Klicka på Avsluta abonnemang. Synkronisera en enskild mapp Du kan synkronisera en enskild mapp när du vill. Så här synkroniserar du en mapp: 1. Kontrollera att du är ansluten till My Documentum-servern. 2. Öppna mappen My Documentum och bläddra till mappen som ska synkroniseras. 3. HögerklickapåmappenochväljSynkronisera nu eller välj Synkronisera nu på Arkiv-menyn. Skicka en mapp som en Webtop-länk En Webtop-länk är en genväg till en mapp som du kan skicka via e-post. Länken visas som en hyperlänk i e-postmeddelandet. Personen du skickar länken till kan öppna dokumentet i Webtop som inloggad i databasen där mappen lagras. Så här sparar du en mapp som en Webtop-länk: 1. Öppna mappen My Documentum och bläddra till mappen eller mapparna som ska skickas som länkar. 44 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

45 Arbeta med mappar 2. HögerklickapåmappenochväljSkicka som Webtop-länk eller välj Skicka som Webtop-länk på Arkiv-menyn. 3. Ett nytt e-postmeddelande öppnas med länkar till mapparnas placering i meddelandefältet. Ange mottagarens e-postadress och annan relevant information och skicka meddelandet. Öppna en mapp i Webtop Du kan öppna vilken mapp som helst på den lokala lagringsplatsen i Webtop, förutsatt att du är ansluten till databasen. Så här öppnar du en fil i Webtop: 1. Öppna mappen My Documentum och bläddra till mappen eller mapparna som ska öppnas i Webtop. 2. HögerklickapåmappenochväljÖppna i Webtop eller välj Öppna i Webtop på Arkiv-menyn. 3. Om du inte är inloggad i någon databas uppmanas du att logga in. Ange inloggningsnamnet och lösenordet och klicka på Logga in. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 45

46 Arbeta med mappar 46 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

47 Kapitel 5 Arbeta med dokument I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Navigera i dokument i mappen My Documentum, sida 47 Lägga till filer på offlinelagringsplatsen, sida 48 Flytta en fil, sida 50 Kopiera en fil, sida 51 Byta namn på en fil, sida 51 Ta bort en fil, sida 52 Checka ut och redigera en fil, sida 53 Checka in en fil, sida 54 Avbryta utcheckning, sida 55 Snabbredigera en fil, sida 56 Skicka en fil som en Webtop-länk, sida 56 Öppna en fil iwebtop,sida57 Abonnera på ett dokument, sida 57 Synkronisera ett enskilt dokument, sida 58 Dokumentsökning, sida 58 Använda snabbsökningsmappar i mappen My Documentum, sida 58 Navigera i dokument i mappen My Documentum Att navigera i dokument i offlinemappen påminner om att söka efter filer på din dator. I mappen My Documentum kan ett dokument lagras i antingen dess skåp, mapp eller undermapp. Du hittar dokumentet du söker efter genom att dubbelklicka på ett skåp eller en mapp. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 47

48 Arbeta med dokument Navigera i dokument i offlinemappen 1. Öppna mappen My Documentum. Merinformationfinns i Visa innehållet i offlinemappen, sida Gör något av följande: Dubbelklicka på den databas du vill öppna. Databasen expanderas och de skåp som finns i databasen visas. Dubbelklicka på det skåp du vill öppna. Utforskaren visar mappar och dokument som finns i skåpet. Dubbelklicka på en mapp för att visa dess dokument. Lägga till filer på offlinelagringsplatsen När du arbetar offline kan du lägga till filer på offlinelagringsplatsen. Om du vill lägga till en fil påofflinelagringsplatsen kan du kopera och flytta en fil somfinns på datorn eller på flyttbara lagringsenheter till en plats i offlinemappen, eller skapa en helt ny fil iofflinemappen. När du lägger till en fil påofflinelagringsplatsen startar importprocessen när Documentum-egenskaper används i den nya filen. Du kan använda standardegenskaper för Documentum som angetts för den plats du importerar till eller kan du ändra egenskaperna. Kommentar: Lägg inte till en fil till rotmappen i My Documentum eller till databasroten, då kommer den inte med i synkroniseringen med databasen. Om du försöker lägga till en fil till databasens rot uppmanas du i dialogrutan Importera objekt att välja en annan plats, t.ex. ett skåp eller en mapp. Kommentar: När målplatsen som du importerar filen till har synkroniseringalternativet hämta inställt eller har synkronisering avstängd kommer importfileninteatthämtas till databasen. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Alla ändringar på den här platsen överförs inte till servern enligt Val av synkroniseringsalternativ. Kommentar: Närduläggertillettdokumenttillofflinemappen med hjälp av Utforskaren i Windows kan sökvägen till dokumentet överstiga 260 tecken. Om sökvägen är för lång bör du ändra filnamnet. My Documentum ger dig antal tecken som tillåts i dokumentnamnet så att längden inte överstiger 260 tecken. Du kan också välja att lägga till ett nytt dokument högre upp i mapphierarkin så att dokumetet läggs till i offlinemappen. Följande process beskriver hur du kopierar, klipper ut och klistrar in. Så här kopierar du en fil till offlinemappen: 1. På datorn bläddrar du till filen du vill kopiera och markerar den. Du kan kopiera flera filer. 48 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

49 Arbeta med dokument 2. Gör något av följande: Högerklicka och välj Kopiera eller tryck på Ctrl+C. Bläddra till det skåp eller den plats i offlinemappen där du vill klistra in filen. Högerklicka och välj Klistra in eller tryck på Ctrl+V. Högerklicka och välj Skicka till > My Documentum. IdialogrutanImportera objekt navigerar du till målskåpet eller målmappen. Klicka på Nästa. Kommentar: Klicka på Bakåt om du vill spara filenpåenannanplats. 3. I dialogrutan Importera objekt anger du objekttyp för filen. Fältet Objekttyp visar objekttypen för den här platsen i offlinemappen. Du ka välj en annan objekttyp i listan. Tips: Om du vill att den markerade objekttypen ska användas på alla filer som du lägger till för denna plats, antingen en mapp eller ett skåp, ska du markera kryssrutan Spara denna objekttyp som standard för målmappen. 4. Ange filegenskaper. Klicka på Visa mer för att visa utökade egenskaper för den valda objekttypen. Egenskaper markeras på följande sätt: En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. En asterisk anger att du måste ange ett egenskapsvärde. 5. Markera kryssrutan Spara dessa egenskaper som standard för ( objekttyp ) om du vill spara angivna egenskaper som standardegenskaper för den Objekttyp som du har valt i listan i steg 3. Kommentar: Du kan ändra standardegenskaperna för varje enskild objekttyp senare. Mer information finns i Ange standardegenskaper, sida Om du lägger till flera fileranvänderduknappennästa för att ange egenskaper för varje fil. Klicka på Slutför för det sista objektet. Du kan använda de angivna inställningarna för alla återstående objekt genom att klicka på Slutför innan du kommer till det sista objektet. De tillagda filerna visas i offlinemappen med ikonöverlägget nyss tillagda. Kommentar: Om DropZone visas kan du dra och släppa en fil frånutforskaren i Windows eller skrivbordet till DropZone om du vill spara en kopia direkt i offlinemappen. I dialogrutan Importera objekt navigerar du till ett skåp eller en mapp i en databas att spara filen i. Se till att du sparar inuti skåpet eller mappen. Klicka på Nästa och gör inställningar enligt steg 3 6 i föregående procedur. Du kan dra och släppa flera filer. Så här flyttar du en fil till offlinemappen: 1. På datorn bläddrar du till filen du vill flytta och markerar den. Du kan flytta flera filer. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 49

50 Arbeta med dokument 2. Högerklicka och välj Klipp ut eller tryck på Ctrl+X. 3. Bläddra till den plats i offlinemappen där du vill klistra in filen. Högerklicka och välj Klistra in eller tryck på Ctrl+V. 4. Upprepa steg 3-6 i den föregående proceduren. Så här skapar du en ny fil: 1. Dubbelklicka på programikonen i aktivitetsfältet för att öppna mappen My Documentum. 2. Bläddra till det skåp eller den mapp där du vill skapa den nya filen. 3. Högerklicka och välj Ny och välj sedan den filtyp du önskar. Ett nytt dokument med standardnamnet Nytt skapas och dialogrutan Importera objekt visas. 4. Skriv ett namn på den skapade filen. 5. Upprepa steg 3-6 i proceduren Kopiera en fil tillofflinemappen i det här avsnittet. Flytta en fil Du kan flytta filerinomskåpochmapparinomdatabaseniofflinemappen. Om du flyttar en fil tas den bort från sin ursprungsplats och sparas på den plats du flyttar den till. Kommentar: En fil fårinteflyttas mellan olika databaser i offlinemappen. Du får bara kopiera en fil från en databas till en annan. En detaljerad processbeskrivning finns i Kopiera en fil, sida 51. Så här flyttar du en fil: 1. I offlinemappen bläddrar du till filen du vill flytta och markerar den. Du kan flytta flera filer. 2. Välj Klipp ut på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+X. 3. Bläddra till den plats i offlinemappen som du vill flytta filen till. 4. Välj Klistra in på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+V. Kommentar: Högerklicka på filen för att snabbt komma åt kommandot Klipp ut eller dra-och-släpp. 50 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

51 Arbeta med dokument Kopiera en fil Du kan kopiera filer från en plats till en annan i offlinemappen. Du kan också kopiera en fil från en databas till en annan. I det här fallet, när du kopierar en fil utförs en import eftersom platsen du lägger till den nya filen på kan ha andra metadata än platsen du kopierar från. De standardegenskaper som har angetts för platsen du kopierar mappen till tillämpas. Filens egenskaper kopieras till offlinemappen från servern när du synkroniserar den kopierade filen. För information om hur du synkroniserar en fil, se Synkronisera manuellt och avbryta synkronisering, sida 33. Kommentar: Om du kopierar en fil tillenplatsdärdetredanfinns en fil med samma namn, läggs "Kopia" till i filnamnet. Så här kopierar du en fil: 1. I offlinemappen bläddrar du till filen du vill kopiera och markerar den. 2. Välj Kopiera på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+C. Kommentar: Högerklicka på filen för att snabbt komma åt kommandot Kopiera eller dra-och-släpp. 3. Bläddra till den plats i offlinemappen som du vill kopiera filen till. 4. Välj Klistra in på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+V. 5. I dialogrutan Importera objekt som öppnas anges standardobjekttypen för dokumenten som ska importeras till målmappen. Klicka på Slutför för att slutföra importen. Dokumentet visas som "nytt" på målplatsen med ikonöverlägget "nyligen tillagd". Byta namn på en fil I My Documentum kan du ändra egenskapen Namn för en mapp så att filnamnet ändras i databasen när du har synkroniserat ändringen. Om du byter namn på en fil med menykommandot Arkiv > Byt namn ändras namnet endast på offlinelagringsplatsen på datorn. Filnamnet ändras inte på servern. Så här byter du namn på en fil: 1. I mappen My Documentum bläddrar du till filenduvillbytanamnpåochmarkerar den. 2. Högerklicka på filen och välj Offlineegenskaper. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 51

52 Arbeta med dokument 3. I dialogrutan Offlineegenskaper ändrar du värdet för egenskapen Namn. Tryck sedan på Retur. 4. Klicka på Tillämpa. 5. Klicka på OK. Kommentar: På offlinelagringsplatsen kan du endast byta namn på mappar och filer, inte på databaser eller skåp. Ta bort en fil Vilka borttagningsalternativ som är tillgängliga beror på vilket borttagningsläge serveradministratören har angett. Du kan välja om du vill ta bort en fil, eller en fil och dess länkade kopior endast från offlinemappen på datorn eller från både datorn och databasen (se Figur 13, sida 52). Figur 13. Ta bort en fil Kommentar: När du raderar en fil frånbådedatornochdatabasenraderasallaversioner av filen i databasen. Så här tar du bort en fil: 1. Öppna mappen My Documentum, bläddra till filen som ska tas bort och markera den. 52 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

53 Arbeta med dokument 2. Högerklicka på filen och välj Ta bort, eller välj Ta bort på Arkiv-menyn. 3. Välj lämpligt borttagningsalternativ i dialogrutan Ta bort dokument. Om du raderar flera filer ska du ange raderingsalternativ separat för varje fil genom att klicka på Nästa. KlickapåSlutför för den sista filen. Tips: Om du vill tillämpa dina raderingsalternativ på alla återstående filer direkt klickar du på Slutför. Checka ut och redigera en fil Du kan checka ut en fil när du är ansluten till databasen. My Documentum låser filen i databasen så att du blir ensam om att kunna redigera den. Övriga användare kan visa filen, men inte göra ändringar i den. Om du checkar ut en fil som är länkad till flera platser i databasen, låses filen på alla dessa platser. Kommentar: Dukanintecheckautenfil om du har behörigheten Ingen eller Bläddra för filen. Du kan inte flytta ett utcheckat dokument, oavsett om det var du eller någon annan som checkade ut det. När du checkar ut en fil sker en synkronisering med databasen så att den senaste databasversionen hämtas till din offlinemapp på datorn. I My Documentum visas ikonöverlägget på filen du har checkat ut i ditt namn. I sökmappen Mina utcheckade dokument visas dina utcheckade filer. Kommentar: Du kan inte checka ut den fil som har stängt av synkronisering eller en fil där alternativet "hämta" synkronisering har angetts. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Den här åtgärden kommer inte att användas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Kommentar: Om du väljer flera objekt att checka ut och det bland dem finns minst ett objekt för vilken utcheckningen inte kan utföras (en fil som har stängt av synkronisering eller en fil där synkroniseringsalternativet "hämta" har angetts) avbryts utcheckningen för alla markerade objekt. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Den här åtgärden kommer inte att användas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Du kan öppna, redigera och stänga en utcheckad fil direktiofflinemappskatalogen, oavsett om du är ansluten till databasen eller inte. Om en fil har checkats ut av någon i Webtop och du försöker checka ut den i My Documentum, visas en dialogruta som informerar dig om att filen inte kan checkas ut i My Documentum (se Figur 14, sida 54). Klicka på OK om du vill checka ut de filer Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 53

54 Arbeta med dokument som är olåsta (om du checkar ut flera objekt) eller klicka på Avbryt om du vill avbryta utcheckningen för alla dokument. Figur 14. Det går inte att checka ut en fil Alla ändringar du gör i ett utcheckat dokument, t.ex. lägga till det i mappen Abonnemang, ändrar innehåll eller egenskaper, synkroniseras inte med databasen förrän du checkar infilen igen. Checka in en fil Du kan checka in den utcheckade filen i både online- och offlinelägen. Filen checkas in om du har lämplig behörighet att utföra den här åtgärden oavsett vilket synkroniseringsalternativ som har angetts. Närducheckarinenfil kan du ange dess versionsnummer och ändra dess egenskaper. Så här checkar du in en fil: 1. Navigera till den låsta filen i offlinemappen. 2. Högerklicka och välj Checka in. 3. På fliken Version i dialogrutan Checka in dokument väljer du versionsnumret för det uppdaterade dokumentet. 4. Ange annan incheckningsinformation om det behövs. Du kan ange följande incheckningsinformation: 54 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

55 Arbeta med dokument Etikett: Med det här alternativet kan du lägga till en etikett för den uppdaterade versionen. Beskrivning: Med det här alternativet kan ge en beskrivning av den uppdaterade versionen. Välj från fil: Med det här alternativet ersätts innehållet i den uppdaterade filen med det filinnehåll du väljer. Behåll lås: Markera den här kryssrutan om du vill att ändringarna ska uppdateras i databasen och att filen ska fortsätta vara utcheckad i ditt namn. 5. Under fliken Egenskaper kan du ändra egenskaperna om det behövs. Alla nödvändiga egenskaper för en objekttypmåstefyllasi. 6. Klicka på Slutför om du bara checkar in en fil. 7. Om du checkar in flera filer klickar du på Nästa och anger incheckningsinformation för varje fil. Du kan också klicka på Slutför om du vill använda incheckningsinformationen på den aktuella filen för alla återstående filer i gruppen. Kommentar: Du kan inte checka in den fil som har stängt av synkronisering eller där synkroniseringsalternativet "hämta" har angetts, eller om en fil har checkats ut av dig eller en annan Webtop-användare. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Den här åtgärden kommer inte att användas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Kommentar: Om du väljer flera objekt att checka in och det bland dem finns minst ett objekt för vilken incheckningen inte kan utföras (en fil som har stängt av synkronisering eller en fil där synkroniseringsalternativet "hämta" har angetts) avbryts incheckningen för alla markerade objekt. Du får följande popup-meddelande vid programikonen i statusfältet: Den här åtgärden kommer inte att användas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Avbryta utcheckning Om avbryter en utcheckning låses filen upp och ändringarna du har gjort i kopian av filen på datorn ignoreras. Den senaste versionen av filen blir den aktuella versionen i offlinemappen. Du kan avbryta en utcheckning oavsett om du är ansluten till databasen eller inte. När du avbryter en utcheckning av en fil i onlineläget sker en synkronisering med databasen så att den senaste databasversionen hämtas till din offlinemapp på datorn. När du avbryter en utcheckning av en fil iofflineläget utförs synkroniseringen så snart du ansluter igen. Kommentar: Du kan inte avbryta utcheckningen av den fil som har stängt av synkronisering eller där synkroniseringsalternativet "hämta" eller "överföra" har angetts, eller om en fil har checkats ut av dig eller en annan Webtop-användare. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Den här åtgärden kommer inte Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 55

56 Arbeta med dokument att användas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Kommentar: Om du väljer att avbryta utcheckningen för flera objekt och det bland dem finns minst ett objekt för vilken den avbrutna utcheckningen inte kan utföras (en fil som har stängt av synkronisering eller en fil där synkroniseringsalternativet "hämta" har angetts) avbryts utcheckningen för alla markerade objekt. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Den här åtgärden kommer inte att användas på alla markerade objekt enligt antingen Val av synkroniseringsalternativ eller objektstatus. Så här avbryter du utcheckningen: 1. Navigera till den låsta filen i offlinemappen. 2. Högerklicka och välj Avbryt utcheckning. Snabbredigera en fil Oavsett om du är ansluten till databasen eller inte kan du öppna, ändra, spara och stänga en fil utan att checka ut den. När du gör en ändring i filen visas ikonöverlägget på filen. Om du är ansluten till databasen synkroniseras den uppdaterade filen med servern baserat på dina inställningar för automatisk synkronisering. Om du är offline överförs dina ändringar när du ansluter igen, i enlighet med dina synkroniseringsinställningar. Skicka en fil som en Webtop-länk En Webtop-länk är en genväg till ett dokument som du kan skicka via e-post. Länken visas som en hyperlänk i e-postmeddelandet. Personen som du skickar länken till kan öppna dokumentet i det Webtop-program som är inloggat i databasen där filen lagras. Så här skickar du en fil som en Webtop-länk: 1. Öppna mappen My Documentum och bläddra till filen eller filernasomskaskickas som länkar. 2. Högerklicka på filen och välj Skicka som Webtop-länk eller välj Skicka som Webtop-länk på Arkiv-menyn. 3. Ett nytt e-postmeddelande öppnas med länkar till dokumentens placering i meddelandefältet. Ange mottagarens e-postadress och annan relevant information och skicka meddelandet. 56 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

57 Arbeta med dokument Öppna en fil i Webtop Du kan öppna vilken fil som helst på den lokala lagringsplatsen i Webtop, förutsatt att du är ansluten till databasen. Så här öppnar du en fil i Webtop: 1. Öppna mappen My Documentum och bläddra till filen eller filernasomskaöppnas. 2. Högerklicka på filen och välj Öppna i Webtop eller välj Öppna i Webtop på Arkiv-menyn. 3. Om du inte är inloggad i någon databas uppmanas du att logga in. Ange inloggningsnamnet och lösenordet och klicka på Logga in. 4. Välj om du vill Visa eller Redigera dokumentet genom att klicka på lämplig knapp. Om du väljer Visa öppnas dokumentet i skrivskyddat läge. Abonnera på ett dokument I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Du kan abonnera på ett dokument som finns på din offlinelagringsplats om du har markerat alternativet Full synkronisering för noden Abonnemang i dialogrutan Synkroniseringsalternativ. SeAnge synkroniseringsalternativ, sida 80 för mer information om hur du anger synkroniseringsalternativ för noden Abonnemang. Dina abonnemangsinställningar är synkroniserade och du abonnerar på det här dokumentet i Webtop. Så här abonnerar du på ett dokument: 1. Navigera till dokumentet. 2. Högerklicka och välj Abonnera. Om alternativet Abonnera inte är tillgängligt abonnerar du redan på objektet. Så här avslutar du ett abonnemang: 1. Navigera till dokumentet. 2. Klicka på Avsluta abonnemang. Kommentar: I Webtop kan du aktivera funktionen abonnemangsmeddelande. Mer information finns i Webtop-hjälpen. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 57

58 Arbeta med dokument Synkronisera ett enskilt dokument Du kan när som helst synkronisera ett enskilt dokument. Så här synkroniserar du ett dokument: 1. Kontrollera att du är ansluten till My Documentum-servern. 2. Öppna mappen My Documentum och bläddra till filen som ska synkroniseras. 3. Högerklicka på filen och välj Synkronisera nu eller välj Synkronisera nu på Arkiv-menyn. Dokumentsökning Om du vill hitta ett speciellt dokument i mappen My Documentum ochduinteärsäker på i vilket skåp eller i vilken mapp det finns, kan du använda sökfunktionen i Windows för att söka efter det. Så här öppnar du sökfunktionen: 1. Klicka på Start och sedan på Sök. 2. Följ instruktionerna på vänster sida. Använda snabbsökningsmappar i mappen My Documentum När My Documentum installeras skapas tre ytterligare mappar på datorn för att ge dig snabb åtkomst till utcheckade, ändrade eller nyligen importerade mappar och dokument. Dessa mappar finns i offlinemappens rot (se Figur 15, sida 59). Det finns genvägar till dessa mappar på skrivbordet om du valde dessa alternativ när du konfigurerade My Documentum. 58 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

59 Arbeta med dokument Figur 15. Snabbsökningsmappar Mina utcheckade dokument visar en lista över utcheckade dokument i My Documentum. När ett dokument checkas in eller när en utcheckning avbryts försvinner dokumentet från denna mapp. Mappen Nyligen importerade dokument visar de dokument och mappar som har importerats till den lokala lagringsplatsen och ännu inte har överförts till databasen. Mappen Nyligen ändrade dokument visar de dokument och mappar som har importerats till eller ändrats på den lokala lagringsplatsen och ännu inte har överförts till databasen. Mappen Återställda dokument visar dokument och mappar som inte kunde överföras till databasen under en import. Om exempelvis anslutningen till servern avbryts när du flyttar ett dokument i offlinemappen återställs inte dokumentet på ursprungsplatsen utan sparas i stället i mappen Återställda dokument. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 59

60 Arbeta med dokument 60 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

61 Kapitel 6 Egenskapsadministration I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Vad är objekttyper?, sida 61 Vad är objekttypsegenskaper?, sida 61 Vad är standardegenskaper?, sida 65 Ange standardegenskaper, sida 65 Administrera mappegenskaper och importalternativ, sida 66 Administrera filegenskaper, sida 69 Vad är objekttyper? En Webtop-databas på servern kan lagra olika objekt, till exempel ett skåp, en mapp eller ett dokument. Det finns olika typer av objekt som urskiljs genom en objektspecificerad egenskap beroende på företagets behov. Dessa egenskaper anges av företagets administratör. När du använder My Documentum kan du välja ut en objekttyp när du lägger till en ny fil eller mapp på offlinelagringsplatsen. Du kan välja en objekttyp i listan Objekttyp i dialogrutan Importera objekt beroende på om du lägger till eller skapar en fil ellermappiofflinemappen. Varje objekttyp karaktäriseras av ett urval egenskaper medstandardvärdensomdukanändra. Dukanvisaochändraobjekttypenoch egenskaperna i dialogrutan Importera objekt. Vad är objekttypsegenskaper? Objekttypsegenskaper som även kallas Offlineegenskaper på skrivbordet är speciella egenskaper för en objekttyp, till exempel det datum då dokumentet skapades, titel och författare. Attribut som tilldelas filer och mappar som du lägger till eller skapar Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 61

62 Egenskapsadministration imappenmy Documentum används för att kunna synkronisera innehållet med huvuddokumenten på servern. En uppsättning egenskaper för en viss objekttyp bestäms av serveradministratören. Varje fil eller mapp du skapar eller lägger till i offlinemappen sparas med de egenskaper du har angett för den i dialogrutan Importera objekt. My Documentum mappar automatiskt egenskaperna för MS Office-filer (som filnamn) och Outlook-objekt (som meddelandetitel, ankomstdatum, mottagare) med Offlineegenskaperna när du importerar dem till offlinemappen så att du inte behöver skriva in värdena för dessa egenskaper. De är redan ifyllda. Webtop-egenskapen Namn mappas till exempel till filnamnet på ett MS Word-dokument och titeln på ett Outlook-meddelande (se Figur 16, sida 63 och Figur 17, sida 64). Mappningen styrs av administratören som anger vilka egenskaper i en fil som ska mappas till Documentum-egenskaper. Kontrollera med administratören om fler detaljer. 62 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

63 Egenskapsadministration Figur 16. Dokumentegenskaper i MS Word mappas med Documentum-egenskaper Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 63

64 Egenskapsadministration Figur 17. Egenskaper i ett Outlook-meddelande mappas med Documentum-egenskaper Kommentar: Objektegenskaper markeras på följande sätt: Egenskaper markeras på följande sätt: En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. En asterisk innebär att du måste ange ett egenskapsvärde. Det går inte att spara ändringarna för standardegenskaperna om inte dessa egenskaper har tilldelats. Klicka på Visa mer om du vill visa utökade mappegenskaper. 64 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

65 Egenskapsadministration Kommentar: Om ett objekt är av typen anpassat objekt, visas fliken Offline i dialogrutan Offlineegenskaper och visar egenskaperna för den anpassade objekttypen. Du kan ändra egenskaperna för varje fil ellermappimappenmy Documentum och ange standardegenskaper för varje objekttyp. Mer information finns i Administrera mappegenskaper och importalternativ, sida 66 och Administrera filegenskaper, sida 69. Vad är standardegenskaper? Varje objekttyp har en samling av standardegenskaper som beskriver en objekttyp och bestämmer dess egenskaper. Dessa egenskaper tilldelas av Webtop-administratören och vissa av egenskaperna mappas automatiskt med MS Office-filer och Outlook-meddelandeegenskaper. Du kan ange egna standardegenskaper för varje objekttyp. Närduläggertillenfil ellermappiofflinemappen kommer objekttypen du väljer att bestämma uppsättningen av egenskaper som karaktäriserar filenellermappensom standard.dukanändravärdetpåvarjeegenskapnärduimporterarenfil ochenmapp till offlinemappen. Du kan även ändra egenskaperna i dialogrutan Offlineegenskaper. Du kan också ange värden för egenskaper för en viss objekttyp. Mer information finns i Ange standardegenskaper, sida 65. Ange standardegenskaper Genom att ange standardegenskaper för en objekttypgördudetmöjligtattsparaettnytt objekt som du lägger till i offlinemappen med fördefinierade egenskaper som används som standard. När nya objekt importeras är standardegenskaperna redan inställda. Varje objekttyp kan ha sina egna standardvärden. Så här anger du standardegenskaper för en objekttyp: 1. Högerklicka på programikonen i aktivitetsfältet och välj Standardattributvärden. Dialogrutan Standardattributvärden visas. 2. Välj den databas för vilken du vill ändra objektegenskaperna från listan Databas. 3. I listan Objekttyp väljer du den objekttyp som du vill ändra egenskapsvärden på. 4. Ange egenskaper. Klicka på Visa mer för att visa utökade egenskaper för den valda objekttypen. Egenskaper markeras på följande sätt: En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 65

66 Egenskapsadministration En asterisk innebär att du måste ange ett egenskapsvärde. Det går inte att spara ändringarna för standardegenskaperna om inte dessa egenskaper har tilldelats. 5. I kolumnen Värde klickar du intill den egenskapen som är markerad med för att ändra värdet. 6. Ange det nya värdet. 7. Klicka på Tillämpa för att spara inställningarna. 8. Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan. Kommentar: Du kan ändra egenskaperna och spara ett antal ändrade egenskapsvärden som standard för en objekttyp. Du kan göra detta i dialogrutan Importera objekt när du lägger till ett objekt på offlinelagringsplatsen och dialogrutan Offlineegenskaper när du ändrar egenskaperna för ett objekt. Mer information finns i Lägga till mappar på offlinelagringsplatsen, sida 38 och Lägga till filer på offlinelagringsplatsen, sida 48. Administrera mappegenskaper och importalternativ När du arbetar i offlinemappen kan du visa och ändra egenskaper för en mapp och ändra mappens importalternativ. Så här ändrar du mappegenskaper: 1. Högerklickapåmappeniofflinemappen och välj Offline-egenskaper. Dialogrutan Offlineegenskaper visas. 2. Under fliken Information ändrar du mappens egenskaper. Klicka på Visa mer för att visa utökade egenskaper för mappens objekttyp. Egenskaper markeras på följande sätt: En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. En asterisk innebär att du måste ange ett egenskapsvärde. Det går inte att spara ändringarna för standardegenskaperna om inte dessa egenskaper har tilldelats. I kolumnen Värde klickar du intill den egenskapen som är markerad med för att ändra värdet. Ange det nya värdet. 3. Markera kryssrutan Spara dessa egenskaper som standard för (objekttyp) om du vill spara uppdaterade egenskaper som standardegenskaper för mappens objekttyp. 4. Klicka på Tillämpa för att spara ändringarna eller klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan. 66 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

67 Egenskapsadministration 5. När du blir tillfrågad om du vill ändra undermapparna gör du något av följande: Klicka på Ja om du vill att ändringarna ska gälla för alla undermappar för den mapp som är markerad. Annars klickar du på Nej. Kommentar: Mappens egenskaper kan redigeras när du lägger till en mapp på offlinelagringsplatsen. Mer information finns i Lägga till mappar på offlinelagringsplatsen, sida 38. När du lägger till filer och mappar på offlinelagringsplatsen tillämpas standardimportalternativ som standard. Se Ange alternativen för importera och checka in, sida 28 för proceduren hur du anger standardimportalternativ. Du kan ange de alternativ som kommer att påverka importproceduren på vissa platser i offlinemappen. Du kan ange importalternativ för databaser, skåp och mappar. Ändra på importalternativen för mappar på följande sätt: 1. Högerklickapåmappeniofflinemappen och välj Offline-egenskaper. Dialogrutan Offlineegenskaper visas. 2. Under fliken Importalternativ väljer du Använd anpassade alternativ för att ange anpassade importalternativ för den mapp som ska tillämpas när objekt läggs till på den här platsen. Figur 18, sida 68 visar mappens dialogruta med Offlineegenskaper med fliken Importalternativvald. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 67

68 Egenskapsadministration Figur 18. Anger inställningar för importalternativ för en mapp 3. Under Mapp ilistanstandardtyp väljer du en standardobjekttyp för mapparna som ska läggas till på den här platsen. 4. Under Dokument ilistanstandardtyp väljer du en standardobjekttyp för filerna som ska läggas till på den här platsen. 5. Under Meddelande ilistanstandardtyp väljer du en objekttyp för meddelandena som ska läggas till i offlinemappen. 6. I listan Standardformat väljer du ett standardformat för meddelanden. 68 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

69 Egenskapsadministration 7. I avsnittet Alternativ för bifogade filer markerar du alternativet för att importera meddelanden med bifogade filer. Du kan välja bland följande alternativ: Markera Spara hela meddelandet om du vill att meddelandet ska sparas med dess bifogade filer. Välj Spara meddelande & alla bifogade filer separat om du vill spara meddelandet och dess bifogade filer men vill definiera egenskaperna separat. Markera Tillåt användare att välja objekt manuellt för att kunna välja vilka bifogade filer som ska importeras. 8. Markera kryssrutan Visa dialogrutan Alternativ för bilagor för att visa dialogrutan Egenskaper för bilagor varje gång du lägger till ett meddelande med bilagor på den här platsen. 9. Markera kryssrutan Visa Dokumentegenskaper så att dialogrutan Importera objekt visas varje gång du lägger till objekt på den här platsen. Annars tillämpas standardimportalternativ. Mer information finns i Ange alternativen för importera och checka in, sida 28. Kommentar: Om det finns obligatoriska egenskaper för den valda standardobjekttypen och standardegenskaper inte har definierats kommer dialogrutan Importera objekt attvisasoavsettomduvaltvisa dialogrutan Meddelandeegenskaper eller Visa dialogrutan Dokumentegenskaper. 10. Klicka på Tillämpa för att spara ändringarna eller klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan. Kommentar: Om mappen innehåller undermappar eller filer får du en fråga om du ska tillämpa ändringarna på alla undermapparna. Administrera filegenskaper När du arbetar i My Documentum kan du visa och ändra varje dokuments egenskapsvärden. Så här ändrar du filens egenskapsvärden: 1. Högerklicka på filen i offlinemappen och välj Offline-egenskaper. Dialogrutan Offlineegenskaper visas. 2. Ändra egenskapsvärdena. Klicka på Visa mer förattvisautökadeegenskaperför filens objekttyp. Egenskaper markeras på följande sätt: En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 69

70 Egenskapsadministration En asterisk innebär att du måste ange ett egenskapsvärde. Det går inte att spara ändringarna för standardegenskaperna om inte dessa egenskaper har tilldelats. I kolumnen Värde klickar du intill den egenskapen som är markerad med för att ändra värdet. Ange det nya värdet. 3. Markera kryssrutan Spara dessa egenskaper som standard för (objekttyp) om du vill spara uppdaterade egenskaper som standardegenskaper för filens objekttyp. 4. Klicka på Verkställ för att spara inställningen. 5. Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan. Kommentar: Filens egenskaper kan också redigeras: När du lägger till en fil påofflinelagringsplatsen, se Lägga till filer på offlinelagringsplatsen, sida 48 för proceduren som visar hur du gör det. När du checkar in en fil, se Checka in en fil, sida 54 för proceduren som visar hur du gör det. 70 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

71 Kapitel 7 Integration med Outlook I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Spara meddelanden och bifogade filer, sida 71 Skapa genvägar till mappar i Outlook, sida 74 Redigera e-postmeddelanden, sida 74 Spara meddelanden och bifogade filer Du kan spara e-postmeddelanden i offlinemappen innan du kopplar från företagsnätverket och börjar arbeta offline.dukandraochsläppameddelandenfrån Outlook till en plats på offlinelagringsplatsen eller på DropZone. Du kan även spara meddelandet via menyn Arkiv > Spara som i Outlook. Så här sparar du ett meddelande: 1. Välj ett meddelande i Outlook och dra och släpp det på DropZone. 2. I dialogrutan Importera objekt väljer du var du vill spara meddelandet och klickar på Nästa. 3. Välj önskat alternativ: Välj Spara hela meddelandet om du vill att meddelandet ska sparas med dess bifogade filer. Objekttypen du väljer i listan Typ gäller för det valda meddelandet och dess bifogade filer. Välj Spara meddelande och alla bifogade filer separat om du vill spara meddelandet och dess bifogade filer men vill definiera egenskaperna separat. Du kan ange en objekttyp för ett meddelande och varje bifogad fil. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 71

72 Integration med Outlook Välj Tillåt användare att välja objekt manuellt om du vill kunna spara själva meddelandet eller dess bifogade filer, eller både och. Markera kryssrutan Spara meddelande iavsnittetmeddelande om du vill spara meddelandet. Välj ett meddelandeformat i listan Format och en objekttyp för meddelandet i listan Typ. I avsnittet Bifogade filer markerar du kryssrutan intill filen som ska sparas. Klicka på filens dokumenttyp om du vill välja en annan typ. Kommentar: För att tillämpa aktuella inställningar för alla e-postmeddelanden som du lägger till på den här platsen i offlinemappen, måste du markera kryssrutan Ange som standardinställningar för e-postimport i målmapp. 4. Klicka på Nästa. 5. Ange meddelandeegenskaper enligt Figur 19, sida 72. KlickapåVisa mer för att visa utökade egenskaper. Figur 19. Ändra egenskaper för ett Outlook-meddelande när du lägger till det i offlinemappen Objektegenskaper markeras på följande sätt: 72 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

73 Integration med Outlook En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. En asterisk anger att du måste ange ett egenskapsvärde. 6. Markera kryssrutan Spara dessa egenskaper som standard för ( objekttyp ) om du vill spara angivna egenskaper som standardegenskaper för den objekttyp som du harvaltfördetobjektsomimporteras. 7. Om du lägger till ett meddelande med bilagor använder du knappen Nästa för att ange egenskaper för varje objekt. Klicka på Slutför för det sista objektet. Du kan använda de angivna inställningarna för alla återstående objekt genom att klicka på Slutför innan du kommer till det sista objektet. Kommentar: Du kan spara meddelanden via menyn Arkiv > Spara som i Outlook. Om du vill spara flera meddelanden håller du ned Ctrl samtidigt som du markerar dem. E-postmeddelanden sparas på offlinelagringsplatsen som Outlook-objekt och du kan öppna och redigera dem i Outlook-miljö. Så här sparar du en bifogad fil: 1. Öppna meddelandet med bifogade filer i Outlook. 2. Välj en bifogad fil och dra den till DropZone. 3. Bläddra till den plats där du vill spara filen i dialogrutan Importera objekt. Klicka på Nästa. 4. Välj filens objekttyp. Fältet Objekttyp visar objekttypen för den här platsen i offlinemappen. Du ka välj en annan objekttyp i listan. Tips: Om du vill att den markerade objekttypen ska användas på alla filer som du lägger till för denna plats, antingen en mapp eller ett skåp, ska du markera kryssrutan Spara denna objekttyp som standard för målmappen. 5. Ange filegenskaper. Klicka på Visa mer för att visa utökade egenskaper för den valda objekttypen. Egenskaper markeras på följande sätt: En pennikon anger att egenskapsvärdet kan ändras. En asterisk anger att du måste ange ett egenskapsvärde. 6. Markera kryssrutan Spara dessa egenskaper som standard för ( objekttyp ) om du vill spara angivna egenskaper som standardegenskaper för den Objekttyp som du har valt i listan i steg 3. Kommentar: Du kan ändra standardegenskaperna för varje enskild objekttyp senare. Mer information finns i Ange standardegenskaper, sida 65. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 73

74 Integration med Outlook 7. Om du lägger till flera fileranvänderduknappennästa för att ange egenskaper för varje fil. Klicka på Slutför för det sista objektet. Du kan använda de angivna inställningarna för alla återstående objekt genom att klicka på Slutför innan du kommer till det sista objektet. De tillagda filerna visas i offlinemappen med ikonöverlägget nyss tillagda. Kommentar: Du kan även spara den bifogade filen via Arkiv > Spara som i Outlook. Om du vill spara flera bifogade filer håller du ned Ctrl samtidigt som du markerar dem. Bifogade filer sparas till offlinelagringsplatsen och du kan öppna och redigera dem i motsvarande program. Kommentar: När målplatsen som du importerar e-postmeddelandet till har synkroniseringalternativet "hämta" inställt eller har synkronisering avstängd kommer det importerade meddelandet inte att överföras till databasen. Du får ett popup-meddelande vid programikonen i aktivitetsfältet: Alla ändringar på den här platsen hämtas inte till servern enligt Val av synkroniseringsalternativ. Skapa genvägar till mappar i Outlook Du kan dra mappen från Outlook till DropZone. Därmed sparas en genväg till mappen på offlinelagringsplatsen så att du snabbt kan komma åt mappen i Outlook. Följ nedanstående procedur för att skapa en genväg till Outlook: 1. VäljdenmappsomduvillskapaengenvägtilliOutlookochdradentillDropZone. 2. I dialogrutan Importera objekt navigerar du till platsen där du vill spara genvägen. 3. Välj objekttyp för genvägen till Outlook i listan Objekttyp och ändra egenskaperna om nödvändigt. 4. Klicka på Slutför för att spara genvägen på den önskade platsen i offlinemappen. Kommentar: Dubbelklicka på genvägen i My Documentum för att öppna rätt mapp i Outlook. Redigera e-postmeddelanden Så här redigerar du ett e-postmeddelande: 1. Bläddra till det e-postmeddelande du vill redigera i mappen My Documentum och dubbelklickapådetförattöppnadet. 74 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

75 Integration med Outlook 2. Välj Redigera meddelande på Redigera-menyn. 3. Gör ändringarna. 4. Välj Spara på Arkiv-menyn eller tryck på Ctrl+S. 5. Stäng meddelandefilen. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 75

76 Integration med Outlook 76 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

77 Synkroniseringsadministration Kapitel 8 Det här avsnittet innehåller en översikt av följande: Vilka är synkroniseringsalternativen?, sida 77 Ange synkroniseringsalternativ, sida 80 Vilka är synkroniseringsalternativen? Synkroniseringsalternativ styr systemet i hur det ska utföra synkronisering för varje objekt i databasen. För att kunna synkronisera innehållet på den lokala lagringsplatsen med servern måste du ange synkroniseringsalternativ för de objekt som du vill synkronisera (till exempel skåp, mappar eller filer). Du kan ange synkroniseringsalternativ för objekt på servern som du har behörighet till. Innehållet i serverobjekten synkroniseras med de lokala filerna baserat på de alternativ du har angett för dem. Du anger synkroniseringsalternativen i dialogrutan Synkroniseringsalternativ. Mer information finns i Ange synkroniseringsalternativ, sida 80. Du guidas genom följande scenarion vid val av synkroniseringsalternativ i dialogrutan Synkroniseringsalternativ. Objekten som visas i dialogrutan representerar de filer, mappar och skåp som lagras på servern. Scenario 1 Hämtaalladokument Välj det här alternativet om du vill ha uppdateringar på alla dokument i ett visst skåp eller mapp på en server till din lokala offlinemapp och du vill gå igenom dem iofflineläge. Varje gång du synkroniserar kommer den senaste versionen av alla serverobjekt att kopieras till den lokala datorn. Scenario 2 Hämta endast befintliga dokument Välj det här alternativet om du vill ha uppdateringar på dokument som finns i ett visst skåp eller mapp på en server vid den tidpunkt när du väljer det här alternativet. Varje Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 77

78 Synkroniseringsadministration gång du synkroniserar får du en uppdatering av de här dokumenten till den lokala mappen, men du får inte nya dokument som lagts till i skåpet eller mappen på servern. Scenario 3 - Överför allt offlineinnehåll Om du planerar att ändra dokumenten i offlineläge ska du välja det här alternativet för ett skåp eller mapp så att de ändringar du gör överförs från mappen My Documentum till servern. Varje gång du synkroniserar skickas en uppdaterad version av alla dokument till servern. Scenario 4 - Överför endast befintligt offlineinnehåll Välj det här alternativet om du endast vill överföra vissa dokument som du har ändrat iofflineläge till servern. Du väljer det här alternativet för en mapp som innehåller dokument så att endast dokumenten som lagras i den mappen överförs till servern när du synkroniserar. Den uppdaterade versionen av dokument som inte lagras i den här mappen när du väljer det här alternativet eller som lades till senare, kommer inte att överföras. Scenario 5 - Överför offlineinnehåll och ta bort det från min dator Du kanske behöver överföra viktig information till servern. I det här fallet kan du använda den lokala offlinemappen som tillfällig lagringsplats när du ska överföra filer tilldatabasenfråndindator.dukantillexempelnväljaattöverförae-postmeddelanden till databasen. I det här fallet kan du på offlinelagringsplatsen skapa en mapp och ange det här synkroniseringsalternativet för den. Du kan sedan kopiera dina e-postmeddelanden till den här mappen från Outlook. När synkroniseringen körs överförs meddelandena till databasen och raderas från din offlinemapp, men de finns fortfarande kvar i mailprogrammet. Om du lägger till mappar till den här mappen överförs de till databasen men raderas inte från din offlinelagringsplats. Scenario 6 Full synkronisering Det här alternativet väljer du om du behöver uppdatera serverinnehållet med ändringarna som du gjort i offlineläge och på samma gång få uppdateringar från servern. Alla skåp, mappar och dokument som finns i databasen på servern hämtas till din dator. Titta i nästa tabell för att få en korrekt bild av hur varje synkronisering påverkar varje objekt på servern. 78 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

79 Synkroniseringsadministration Tabell 1. Synkroniseringsalternativ Skåp Mapp Dokument Hämta alla dokument Alla mappar och dokument som finns i skåpet på servern hämtas till din dator. Alla undermappar och dokument som finns i mappen på servern hämtas till din dator. Den senaste versionen på filen som är lagrad på servern hämtas till din dator. Hämta endast befintliga dokument Den senaste versionen av objekt som lagrades i serverskåpet när du valde det här alternativet hämtas till den lokala offlinelagringsplatsen. Den senaste versionen av objekt som lagrades i servermappen när du valde det här alternativet hämtas till den lokala offlinelagringsplatsen. Den senaste versionen av den här filen som lagrades på servern när du valde det här alternativet hämtas till den lokala offlinelagringsplatsen. Överför allt offlineinnehåll Alla mappar och dokument i det lokala skåpet överförs till servern. Alla dokument i den här mappen och dess undermappar överförs till servern. Dokumentet överförs till servern. Överför endast befintligt offlineinnehåll Den senaste versionen av objekten i skåpet idenlokala offlinemappen vid den tidpunkt du valde det här alternativet överförs till servern. Den senaste versionen av objekten i mappen på den lokala lagringsplatsen vid den tidpunkt du valde det här alternativet överförs till servern. Den senaste versionen av filen i den lokala offlinemappen vid den tidpunkt du valde det här alternativet överförs till servern. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 79

80 Synkroniseringsadministration Överför offlineinnehåll och ta bort det från min dator Full synkronisering Stäng av synkronisering Skåp Mapp Dokument Nya mappar och dokument i skåpet överförs till servern och nya dokument tas bort från den lokala lagringsplatsen. Synkroniseringproceduren körs i båda riktningarna: Alla uppdaterade mappar och dokument i skåpet synkroniseras med filer på datorn och tvärtom. Objektet ingår inte i synkroniseringen. Nya mappar och dokument i mappen överförs till servern och nya dokument tas bort från den lokala lagringsplatsen. Synkroniseringproceduren körs i båda riktningarna: Alla uppdaterade undermappar och dokument i den här mappen synkroniseras med filer på datorn och tvärtom. Objektet ingår inte i synkroniseringen. Dokumentet överförs till servern och tas bort från den lokala lagringsplatsen. Synkroniseringproceduren körs i båda riktningarna: Det uppdaterade dokumentet på servern synkroniseras med det på datorn och tvärtom. Objektet ingår inte i synkroniseringen. Ange synkroniseringsalternativ Du anger synkroniseringsalternativen i dialogrutan Synkroniseringsalternativ. Den här dialogrutan visas vid steg 3 i inställningsguiden efter att en anslutning har upprättats med servern. I dialogrutan visas en lista över alla databaser som du är inloggad på. Kommentar: Kontrollera att du är ansluten till serverdatabaserna om det inte visas några skåp eller mappar i dialogrutan Synkroniseringsalternativ. Merinformation finns i Loggainpåendatabas,sida27. EndatabasutökastillnodenAbonnemang och skåp. Skåpnoder och noden Abonnemang visas i ett navigeringsträd i den vänstra rutan. I den högra rutan visas innehållet i objektet som har valts i den vänstra rutan. Klicka på plustecknet (+) om du vill utöka ett skåp i den vänstra rutan. Skåpet utökas därmed i den vänstra rutan så att du kan se nästa nivå med mappar och filer. På så sätt kan du ange alternativ för varje mapp separat. Om du expanderar en mapp kan du se dokumenten i den och ställa in synkroniseringsalternativ för enskilda dokument. När du klickar på plustecknet ändras inte visningen i den högra rutan. Om du vill ändra visningen i den högra rutan måste du klicka på själva objektet. 80 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

81 Synkroniseringsadministration Synkroniseringsalternativen skiljer sig åt för filer, mappar och skåp. Vilka alternativ som är tillgängliga beror på din organisations konfiguration och Documentum-administratörens synkroniseringsinställningar. Följande alternativ är tillgängliga för mappar och skåp: Hämtaalladokument Hämta endast befintliga dokument Överför allt offlineinnehåll Överför endast befintligt offlineinnehåll Överför offlineinnehåll och ta bort det från min dator Fullständig synkronisering Stäng av synkronisering Följande synkroniseringsalternativ är tillgängliga för filer: Hämta det här dokumentet Överför det här dokumentet Full synkronisering Stäng av synkronisering Kommentar: Om du behöver arbeta med en viss fil iofflineläge, måste du välja ett av hämtningsalternativen för att kunna ta emot en kopia i mappen My Documentum. Om du till exempel anger Överför allt offlineinnehåll förenmapp,kommerduattfå samma struktur på mappen och dess undermappar, men inga dokument i mappen eller undermapparna kommer att överföras i offlinemappen. Om du i stället väljer Hämta alla dokument kommer mappen med alla undermappar och dokument att kopieras till offlinemappen så att du kan arbeta med dokumenten i offlineläge. Mer information om olika synkroniseringsscenarier finns i Vilka är synkroniseringsalternativen?, sida 77. Så här ställer du in synkroniseringsalternativ: 1. Högerklicka på My Documentum-ikonen i aktivitetsfältet eller på DropZone och välj Synkroniseringsalternativ. 2. Öppna databasen i dialogrutan Synkroniseringsalternativ som visas på vänstra sidan, så att den delas upp i skåp, mappar och filer. En lista över dokumenten som lagras i ett skåp eller en mapp visas i den högra rutan när skåpet eller fönstret markeras. Detta visas i Figur 20, sida 82. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 81

82 Synkroniseringsadministration Figur 20. Visa mappinnehåll Kommentar: Noden Abonnemang visas för varje databas som koordineras med noden Abonnemang i Webtop. Om du vill arbeta med objekt du abonnerar på i offlinemappen högerklickar du på Abonnemang och väljer Full synkronisering. 3. Klicka på nedåtpilen bredvid en ett skåp, en mapp eller ett dokument och välj synkroniseringsalternativ för varje objekt. Mer information om vad varje alternativ innebär finns i Vilka är synkroniseringsalternativen?, sida 77. Kommentar: Om inget alternativ är angivet eller om du väljer alternativet Stäng av synkronisering kommer det här serverobjektet inte att synkroniseras med offlinemappen på datorn. 4. Klicka på Uppdatera för att uppdatera innehållet i My Documentum. 5. Klicka på Kontrollera storlek för att säkerställa att du har tillräckligt med utrymme på hårddisken för att hämta objekt. 6. Gör något av följande: KlickapåSpara synk om du vill spara alla ändringar och starta synkroniseringen. Klicka Spara om du vill spara alla ändringar och stänga dialogrutan. Klicka på Avbryt om du vill stänga dialogrutan Synkroniseringsalternativ utan att spara ändringarna. Om du väljer ett alternativ för ett objekt högre upp i hierarkin innebär det att alla dess undermappar också får samma alternativ. Ikonerna har vit bakgrund. Du kan ange ett annat alternativ för huvudmappen (skåp) än för dess undermappar och filer. Huvudikonen har då blå bakgrund. 82 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

83 Synkroniseringsadministration Om en huvudmapp inte är markerad men vissa av dess undermappar har alternativet Synkronisering, har huvudmappen en blå bakgrund utan ikon. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 83

84 Synkroniseringsadministration 84 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

85 Kapitel 9 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Vad är en synkroniseringsprocedur?, sida 85 Vad är en synkroniseringskonflikt?, sida 86 Vad är ett synkroniseringsproblem?, sida 86 Ändringar på din dator som kan påverka synkroniseringen, sida 88 Hantera konflikter, sida 89 Lösa synkroniseringsproblem, sida 89 Dialogrutan Slå ihop - översikt, sida 94 Vad är en synkroniseringsprocedur? Du hämtar filer och mappar till My Documentum på din dator för att kunna arbeta med dem när du är i offlineläge och synkroniserar dem med servern vid ett senare tillfälle när en serveranslutning är möjlig. Synkroniseringen gör så att innehållet på den lokala lagringsplatsen är exakt likadant som dokumenten på servern och uppdaterar dem när du överför ändringarna i onlineläge. Samtidigt kommer de ändrade versionerna av serverobjekten att hämtas till My Documentum för ytterligare ändringar i offlineläge. Beroende på synkroniseringsalternativen som angetts för objekten på offlinelagringsplatsen innebär synkroniseringen antingen att hämta uppgraderade versioner av dokument till den lokala offlinelagringsplatsen från servern, eller hämta de dokument du har ändrat eller skapat lokalt när du varit offline, eller fortsätta i båda riktningarna samtidigt. Överföringsprocessen av dokument inkluderar kopiering av innehåll och offlineegenskaper till datorn så att du kan arbeta med dem när du är i offlineläge. Vid överföringen sparas en uppdaterad version av de ändrade Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 85

86 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning dokumenten på servern och de görs tillgängliga för andra. Du kan ställa in olika synkroniseringsalternativ för varje enskilt serverobjekt, till exempel för varje dokument ellermapp.merinformationfinns i Ange synkroniseringsalternativ, sida 80. Om inställningar för automatisk synkronisering anges sker synkroniseringen enligt det angivna schemat. Mer information finns i Ställa in automatisk synkronisering, sida 31. Du kan också synkronisera manuellt för att överföra dina ändringar till servern direkt. Mer information finns i Synkronisera manuellt och avbryta synkronisering, sida 33. Vad är en synkroniseringskonflikt? Incheckning och utcheckning av dokument säkerställer att bara en användare åt gången kan redigera dokumentet. När du redigerar dina filer i offlineläge kan någon annan ändra dokumentet eller dess egenskaper på servern och en konflikt uppstår. Mindre ändringar som till exempel en ändring av dokumentnamnet på servern löser systemet ochkräverintenågonåtgärd. Vad är ett synkroniseringsproblem? När systemet försöker överföra dokumentet som har ändrats på datorn och påträffar motsägelser som det själv inte kan lösa, uppstår ett synkroniseringsproblem. Om ett problem inträffar vid synkroniseringen blinkar programikonen och ett popup-meddelande visas vid programikonen med information om hur många problem som har inträffat sedan den senaste synkroniseringen. Följande tabeller visar olika fall där problem kan inträffa när du synkroniserar dokument ochmapparmellandatornochservern. Ett problem kan uppstå. Inget problem. 86 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

87 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Tabell 2. Olika fall av problem vid synkronisering av dokument Redigera dokument Skapa nya dokument På servern På datorn På servern På datorn Åtgärd Åtgärd Problem Problem Åtgärd Problem Problem Åtgärd hämta hämta Hämta det här dokumentet ignorera ignorera Överför det här dokumentet ignorera överför ignorera överför hämta hämta Full synkronisering överför överför Stäng av synkronisering Tabell 3. Olika fall av problem vid synkronisering av mappar Byta namn på mappar Skapa nya mappar På servern På datorn På servern På datorn Åtgärd Åtgärd Problem Problem Åtgärd Problem Problem Åtgärd Hämta alla dokument hämta hämta ignorera ignorera Hämta endast befintliga dokument hämta ignorera ignorera ignorera Överför allt offlinein- hämta ignorera överför överför nehåll Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 87

88 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Byta namn på mappar Skapa nya mappar På servern På datorn På servern På datorn Åtgärd Åtgärd Problem Problem Åtgärd Problem Problem Åtgärd Överför endast befintligt offlinein- hämta ignorera överför ignorera nehåll Överför offlineinnehåll och ta bort det från min dator hämta hämta ignorera överför hämta hämta Full synkronisering överför överför Stäng av synkronisering Ändringar på din dator som kan påverka synkroniseringen Den här tabellen beskriver vad som händer vid synkroniseringen efter det att du ändrat dokument och mappar i mappen My Documentum. Kommentar: Den här tabellen förutsätter att inga ändringar har gjorts på samma dokument och mappar på servern som skulle ha resulterat i ett problem. Tabell 4. Ändringar som påverkar synkroniseringen Ändring i offlinemappen Byta namn på ett dokument eller en mapp. Vad händer på servern? Ett dokument eller mapp med nytt namn överförs till servern. 88 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

89 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Ändring i offlinemappen Ta bort ett dokument eller en mapp. Flytta ett dokument eller en mapp till en annan plats. Lägga till ett dokument eller en mapp. Vad händer på servern? Att ta bort en fil ellermapp från offlinemappen medför att synkroniseringsalternativet för det objektet försvinner eller så tas objektet bort från servern. Mer information finns i Ta bort en mapp, sida 42 och Ta bort en fil, sida 52. En uppdaterad mapp- och skåpstruktur kommerattöverförastillservernföratt reflektera flytten av objektet. Objektet överförs till servern om den har korrekta synkroniseringsalternativ. Hantera konflikter När ett nytt objekt läggs till eller skapas i offlinemappen eller en ändring har gjorts i filerochmapparkankonflikter inträffa om systemet synkroniserar innehållet i offlinemappen med innehållet på servern. Du behöver inte vidta åtgärder vid eventuella krockar eftersom My Documentum löser problemet. Mer information finns i listan över ändringar av filer och mappar iofflinemappen som påverkar objekt på servern. Lösa synkroniseringsproblem När programikonen blinkar inträffade. uppmanas du lösa det synkroniseringsproblem som Så här löser du problem: 1. Högerklicka på programikonen i aktivitetsfältet och välj Lös problemet. 2. I dialogrutan Konfliktlösning visas problem som har uppstått sorterat i grupper efter typ av problem. Klicka på bredvid en grupp om du vill se vilka dokument som påverkas av problemet (se Figur 21, sida 90). Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 89

90 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Figur 21. Lösa problem 3. Listan visar dokumentnamn, datum för senaste ändring och statusikonen som kan vara ett av följande: -olöst -löst -oläst 4. I Förhandsgranskningslistan i övre högra hörnet av dialogrutan kan du välja att visa objekten på en eller flera rader. 5. Gör något av följande: Du kan lösa problemet för ett enda objekt i listan genom att navigera till det, högerklicka och sedan välja en lämplig åtgärd för att lösa problemet. Kommentar: För pekaren över ett dokument eller en mapp om du vill visa dess sökväg på servern. Du kan också lösa ett problem för hela gruppen på en gång. Högerklicka på gruppnamnet och välj lämplig åtgärd från listan. Nedan visas en lista över möjliga problem och sätt att lösa dem på. Incheckning av olåst objekt: Du checkade in en fil som inte hade checkats ut. Välj Ta hänsyn till om du vill lösa problemet. Utcheckning av borttaget objekt: Filen du checkade ut hade tagits bort från databasen. Välj Ta hänsyn till om du vill lösa problemet. 90 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

91 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Utcheckningavlåstobjekt:Duharcheckatutenfil som redan hade checkats ut av en annan användare. Välj Ta hänsyn till om du vill lösa problemet. Samtidiga ändringar av samma objekt: Ett dokument ändras samtidigt lokalt och på servern. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Använd lokal version: Överför den lokala versionen till databasen. Använd serverversion: Ångra dina lokala ändringar och behåll serverversionen. Skapa nytt objekt från lokal version: Skapa ett nytt objekt från den lokala versionen och överför den till databasen. Skapa nytt objekt från serverversion: Skapa ett nytt objekt från serverversionen och överför den till databasen. Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Slå ihop: Välj att slå ihop databasen och versionen på datorn i dialogrutan Slå ihop. I den här dialogrutan kan du välja vilket innehåll och vilka egenskaper som ska visas i den hopslagna versionen av filen. Mer information finns i Dialogrutan Slå ihop - översikt, sida 94. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Skapa: Obehörig åtkomst: Filen du skapade på offlinelagringsplatsen kunde inte överföras till databasen eftersom du saknade behörighet att skapa objekt på den platsen. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Försök igen: Be administratören om lämplig behörighet. Överför sedan dina ändringar på offlinelagringsplatsen på nytt till databasen. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Ta bort: Obehörig åtkomst: Du saknade behörighet att ta bort filen från offlinelagringsplatsen. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Återställ som ny: Hämta den senaste versionen av filenfråndatabasen.filenvisas som "nyss importerad" i offlinelagringskatalogen och du måste importera den manuellt till Webtop och synkronisera för att filegenskaperna ska hämtas till datorn. Försök igen: Be administratören om lämplig behörighet. Överför sedan dina ändringar på offlinelagringsplatsen på nytt till databasen. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Borttagna objekt: När du arbetade offline ändrade du en fil som hade tagits bort från databasen, eller så var din behörighet ändrad till Ingen när du redigerade en fil imy Documentum. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Ta bort:tabortfilenfrånofflinelagringsplatsen på datorn. Återställ som ny: Överför den ändrade filen som en ny fil tilldatabasen. Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 91

92 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Mappen finns redan: Det är möjligt att en mapp på din offlinelagringsplats inte har någon undermapp i databasen. I den här mappen har du skapat en undermapp med sammanamnsomundermappenidatabasenochförsöktöverföradentilldatabasen. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Ändranamnpålokalversion: Välj att ändra mappens namn och sedan ange ett nytt namn. Prefixet "Kopia av" läggs till automatiskt. Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Undanta från synkronisering: Välj att inte ta med dokumentet vid synkronisering. Fel vid tillägg av objekt: Det här felet uppstår när en server av olika anledningar inte kan lägga till en fil i databasen. Det kan till exempel bero på att du saknar behörighet, att mappen du lade till filen i var borttagen, att filen eller filsökvägen var för lång eller att det uppstått ett internt fel. Information om felet hittar du under namnet på problemet i dialogrutan Problemlösning. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Försök igen: Be administratören om hjälp. När problemet är löst överför du på nytt dina ändringar på offlinelagringsplatsen till databasen. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Fel: Det kan uppstå fel i serverdatabasen, till exempel en databaskrasch. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Informationsproblem: Systemet informerar dig om vissa fel, t.ex. att du inte har tillräckligt med diskutrymme för offlinelagring eller att du har fråntagits din behörighet till databasen när du är inloggad på en databas. Välj Ta hänsyn till om du vill lösa problemet. Inloggning misslyckades: Ett autoriseringsfel har inträffat: inloggningsnamnet och lösenordet du har skrivit in har ändrats men My Documentum är inte medveten om ändringen än. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Ta hänsyn till: Välj att ta hänsyn till problemet. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Objektets överordnade mapp har tagits bort: När du arbetade offline ändrade du en fil vars överordnade mapp hade tagits bort från databasen. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. 92 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

93 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Objektet har inte sparats korrekt: Alla egenskaper för det här objektet har inte sparats i databasen. Välj följande alternativ för att lösa och verifiera sedan att objektets egenskaper har angetts korrekt: Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Objekt har tagits bort på servern: När du arbetade offline ändrade du en fil somhade tagits bort från databasen. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Ta bort:tabortfilenfrånofflinelagringsplatsen på datorn. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Otillräcklig behörighet: Du kanske inte har tillräcklig behörighet för åtgärden. Välj Ta hänsyn till om du vill lösa problemet. Sökvägen är för lång: Om en databasmapp som du har angett ett synkroniseringsalternativ för har många undermappar kanske sökvägen till vissa av undermapparna överstiger den tillåtna längden i Windows om 249 tecken. Det är också möjligt att sökvägen till ett dokument som ligger långt ner i mappens hierarki överstiger 260 tecken som vanligen tillåts. Därför kan inte detta objekt hämtas från databasen till din offlinelagringsplats. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Försök igen: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Försök ändra namnet på mappen eller filen i Webtop för att få en kortare sökväg och synkronisera sedan. Ett annat sätt att lösa konfliktenpåärattskapaenlänktillmappenellerfilen på en plats som är högre upp i mapphierakin så att du kan synkronisera den här platsen senare för att arbeta med den önskade mappen eller filen. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Uppdatera: Obehörig åtkomst: Filen du har ändrat på offlinelagringsplatsen kan inte överföras till databasen eftersom du saknar behörighet att ändra filen. Du har kanske bara bläddringsbehörighet till filen. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Använd serverversion: Ångra dina lokala ändringar och behåll serverversionen. Försök igen: Be administratören om lämplig behörighet. Överför sedan dina ändringar på offlinelagringsplatsen på nytt till databasen. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Uppdatera samma version: Obehörig åtkomst: Filen du ändrade på offlinelagringsplatsen kunde inte överföras till databasen eftersom du saknade behörighet att göra ändringar i den här versionen av filen. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Använd serverversion: Ångra dina lokala ändringar och behåll serverversionen. Försök igen: Be administratören om lämplig behörighet. Överför sedan dina ändringar på offlinelagringsplatsen på nytt till databasen. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 93

94 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Uppdatering av skrivskyddade objekt: När du arbetade offline ändrade du en fil i databasen som administratören hade angett särskilda synkroniseringsinställningar för. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Använd lokal version: Överför den lokala versionen till databasen. Använd serverversion: Ångra dina lokala ändringar och behåll serverversionen. Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. Uppdatering av utcheckade objekt: Du ändrade en fil som någon annan redan hade checkat ut. Möjliga åtgärder för att lösa problemet: Skapa nytt objekt från lokal version: Skapa ett nytt objekt från den lokala versionen och överför den till databasen. Skjut upp: Vänta med att lösa problemet. Problemet inträffar igen vid nästa synkronisering om inte lämpliga åtgärder vidtas. Undanta från synkronisering: Stäng av synkroniseringsalternativet för objektet. När du väljer lösningsalternativet för problemet visas resultatet av lösningen bredvid problemet i kolumnen Lösning. KlickapåSpara&Synk för att starta synkroniseringen med valda alternativ, eller klicka på Spara om du vill spara lösningsalternativen tills du vidtar lämpliga åtgärder innan nästa synkronisering, och stäng dialogrutan. Dialogrutan Slå ihop - översikt Dialogrutan Slå ihop som visas i Figur 22, sida 95 öppnas när du väljer alternativet Slå ihop för att lösa konflikten Samtidiga ändringar av samma objekt i dialogrutan Konfliktlösning. Dialogrutan Slå ihop visar egenskaperna som har olika värden för dina lokala dokument och databasdokument och ger dig möjlighet att välja vilka lokala egenskaper och databasegenskaper som ska användas för det ihopslagna dokumentet. Du kan också välja att visa antingen innehållet i det lokala dokumentet eller ett av databasdokumenten i den hopslagna versionen av dokumentet. När du har löst konflikten och synkroniserat visas det hopslagna dokumentet i både databasen och på den lokala lagringsplatsen. 94 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

95 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning Figur 22. Dialogrutan Slå ihop Slå ihop den lokala versionen och databasversionen: 1. Så här gör du för att slå ihop egenskaperna: a. Om du vill välja egenskap för det lokala dokument som du vill ska visas i den hopslagna versionen av dokumentet, klicka på värdet för egenskapen i kolumnen Klient. Om du vill välja alla egenskaper i det lokala dokumentet klickar du på Välj alla i avsnittet Klient överst i dialogrutan. b. Om du vill välja egenskap för det databasdokument som du vill ska visas i den hopslagna versionen av dokumentet, klicka på värdet för egenskapen i kolumnen Server. Om du vill välja alla egenskaper i databasdokumentet klickar du på Välj alla i avsnittet Server överst i dialogrutan. 2. Om du vill välja vilket innehåll som ska visas i den hopslagna versionen av dokumentet kryssar du i rutan med dokumentversionen antingen i avsnittet Klient eller Server överst i dialogrutan. Kommentar: Om du vill slå ihop innehållet i både det lokala dokumentet och databasdokumntet kan du använda ett tredjeparts jämförelseprogram. I dialogrutan Slå ihop klickar du på Jämförelseverktyg. Jämförelseprogrammet från den angivna tredjeparten öppnas och du kan jämföra skillnaderna och slå ihop innehållet i de två dokumenten till ett separat dokument. Du kan sedan kopiera och klistra in innehållet i det hopslagna dokumentet i det lokala dokumentet och synkronisera med databasen. 3. Klicka på OK i dialogrutan Slå ihop för att tillämpa ändringarna och stänga dialogrutan. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 95

96 Synkroniseringsprocedur, konflikter och problemlösning 4. I dialogrutan Konfliktlösning kandugöranågotavföljande: a. Klicka på Spara för att spara alternativet Slå ihop som lösning på konflikten. b. Klicka på Spara&Synkronisera för att starta synkroniseringen så att alternativet Slå ihop börjar gälla och dokumenten slås ihop. 96 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

97 Synkroniseringshistorik Kapitel 10 I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Vad är synkroniseringshistorik?, sida 97 Visa historik, sida 98 Vad är synkroniseringshistorik? I My Documentum lagras information om synkroniseringssessioner i dialogrutan Synkroniseringshistorik. Dialogrutan är utformad för att hjälpa dig att spåra synkroniseringsprocessen. Du kan granska vilka dokument och mappar som överfördes och hämtades från/till servern till/från den lokala offlinelagringsplatsen. I dialogrutan Synkroniseringshistorik visas en lista över de synkroniseringssessioner som inträffade vid ett visst datum eller en viss tidpunkt, eller om inställningar är gjorda för en viss händelse vid en viss tidpunkt. Det senaste antalet hämtade och överförda dokument visas inom parentes intill varje session. Du kan visa de dokument som har hämtats och överförts från/till servern under varje synkroniseringssession. Det antal sessioner som visas i denna dialogruta beror på de inställningar som du har gjort för att spara synkroniseringssessioner under fliken Synkronisering i dialogrutan Inställningar. Mer information finns i Ange synkroniseringsalternativ, sida 30. Plustecknet som visas intill sessionen indikerar att sessionen innehåller undermappar till de dokument som synkroniserades. (Ett minustecken visas om inga objekt påverkades av synkroniseringen.) Informationen i dialogrutan Synkroniseringshistorik kan visas på två olika sätt: Efter status och Efter plats. Visa efter status: Markera detta för att visa vilka dokument som har hämtats och överförts från/till servern under den markerade synkroniseringssessionen. Dokumenten grupperas i två mappar: Överförda och Hämtade. Om du expanderar mapparna visas dokumentlistan. Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 97

98 Synkroniseringshistorik Visa efter plats: Markera detta för att visa vilka dokument som hämtades och överfördes från/till servern och platsen som de hämtades till/överfördes från under den markerade synkroniseringssessionen. Dokumenten grupperas så att de påminner om databasens struktur. En session listar skåp, deras mappar och dokument som har synkroniserats och deras placering på servern. Visa historik Så här visar du historik för synkroniseringssessioner: 1. Högerklicka på programikonen och välj Synkroniseringshistorik. Dialogrutan Synkroniseringshistorik öppnas (se Figur 23, sida 98). Figur 23. Dialogrutan Synkroniseringshistorik 2. Välj lämpligt visningsläge genom att antingen klicka på knappen Visa efter status eller knappen Visa efter plats. 3. Klicka på intill sessionen om du vill visa synkroniserade objekt. Om, vid synkroniseringssessionen, dokumenten på offlinelagringsplatsen och på servern är identiska på grund av att inga ändringar gjorts eller på dina synkroniseringsinställningar, resulterar det i en tom session. Som standard visas inte tomma sessioner. Om du vill visa en lista över tomma sessioner klickar du på knappen Visa tomma sessioner. Om du vill dölja tomma sessioner klickar du på knappen igen. I dialogrutan Synkroniseringshistorik visas 0 inom parentes intill sessionen i stället för antal filer för hämtade och överförda dokument. Du kan söka efter filer eller mappar i synkroniseringssessioner efter objektnamn eller efter datumet då de synkroniserades, eller både och. 98 Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1

99 Synkroniseringshistorik Söka efter synkroniseringssessioner 1. Om du vill söka efter objektnamn anger du namnet i fältet Skriv ett ord och klickar på Sök. 2. Om du vill söka efter datum väljer du en fördefinierad period som du vill se synkroniseringssessioner för i listrutan Datumintervall. Omduvillsökaefter synkroniseringssessioner inom ett visst tidsintervall väljer du Anpassat och datum i fälten Från och Till i dialogrutan Välj ett datumintervall. 3. Klicka på Ta bort filter för att återställa alla angivna sökfilter. Du kan visa synkroniseringshistorik för ett visst skåp eller en viss mapp eller fil. Så här visar du synkroniseringshistorik för ett enskilt objekt: 1. I offlinemappen navigerar du till dokumentet eller mappen du vill visa synkroniseringshistorik för. 2. HögerklickapåobjektetochväljSynkroniseringshistorik. Dialogrutan Synkroniseringshistorik öppnas. I dialogrutan visas en lista över synkroniseringssessioner för objektet efter datum och tid (se Figur 24, sida 99). Figur 24. Dokumentets synkroniseringshistorik Synkroniseringsstatus anges med följande ikoner: objektet har överförts till servern Användarhandbok för EMC Documentum My Documentum Version 6 SP1 99