Lokal dokumenthanteringsplan Institutionen för molekylär biovetenskap, Wenner-Grens Institut

Transkript

1 Registrering Förvaring smedium Delegationsordning Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Institutionsstyrelsens protokoll Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Interna styrdokument: Strategidokument, policies, handlingsplaner etc Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Prefektbeslut Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Ska även vara anmälningsärende till IS. Gruppledarkollegiums minnesanteckningar Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Strategigruppens minnesanteckningar Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Lokalgruppens protokoll Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Ska bevaras tillsammans med tillhörande kallelse och bilagor. Ska även vara anmälningsärende till IS. Protokoll för styrgrupper inom institutionen Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Ex. IFSU, ECF. Ska även vara anmälningsärende till IS. Nomineringsärenden Tex. nominering för hedersdoktor, ansökningar. Officiella inbjudningar till/från institutionen Protokollsutdrag från områdesnämnden eller rektorsföredragningar som rör institutionens Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Diarieförs på fakulteten. Revisionsärenden, intern och extern revision av en Ärenden/rapporter till områdesnämnden och områdeskansliet 1(10)

2 Infrastruktur Registrering Förvaring smedium Servicerapporter, kalibreringar Nej Pärm Papper Se anm - Sparas till dess att nästa service/kalibrering utförs. Anskaffning/inköp Beställningar, rekvisitioner, följesedlar Nej Pärm Papper Vid inaktualitet Sparas lokalt så länge de är aktuella. Anskaffning/inköp Anskaffning/inköp Anskaffning/inköp Direktupphandlingsärenden: Förfrågningsunderlag Antagna anbud Beslut om leverantör Upphandlingsprotokoll/rapport Kontrakt/avtal Diariet Pärm Papper Bevara år Upphandlingar omfattande belopp på mer än kronor, se även inköps- och upphandlingsföreskrifterna. Ej antagna anbud Diariet Pärm Papper Se anm år Får gallras eller återlämnas tidigast efter 4 år från den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut, om inte annat framgår av annan reglering. Arbetsprover, modeller och varuprover (bilagor till inkommet anbud) Diariet Blandat Se anm Får förstöras eller återlämnas, under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i dokumentation som bevaras. Anskaffning /inköp Upphandlingsärenden över gränsvärde: Tilldelningsbeslut Diariet Pärm Papper Bevara Diarieföring och arkivering sköts av inköpsavdelningen. Arbetsmiljö Arbetsmiljö Arbetsmiljö- och miljögruppens protokoll Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Ska bevaras tillsammans med tillhörande kallelse och bilagor. Skyddsrondsprotokoll Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Ska bevaras tillsammans med tillhörande kallelse och bilagor. 2(10)

3 Diarieföring och arkivering Arkivredovisning: Arkivbeskrivning Arkivförteckning Registrering Förvaring smedium Nej Pärm Papper Bevara X 2 år Diarieföring och arkivering Begäran om utlämnande av allmän handling Diarieföring och arkivering Leveransreversal vid leverans till centralarkiv Institutionens budget, fastställd Diariet Pärm Papper Bevara X 3 år Budgetuppföljning, institutionens medel, inkl. kommentarer som skickas till områdeskansliet Diariet Pärm Papper Bevara X 3 år Lista över förbrukningsinventarier Diariet Pärm Papper Bevara X 3 år Enligt SU's regleverk. Uppdateras årligen. Avtal Diariet Pärm Papper Bevara 5 år Till exempel interna hyresavtal, leverantörsavtal, underhållsavtal. Attestlistor, ekonomi Nej Pärm Papper Se anm - Ska sparas och hållas uppdaterad på institutionen. Bokföringsordrar, papper Nej Pärm Papper Se anm - Skickas i originial till ekonomiavdelningen som registrerar i ekonomisystemet. 3(10)

4 Bokföringsordrar, digitalt Leverantörsfakturor Fördelning av fondmedel, förslag till institutionsstyrelsen Försäkringsbekräftelser från Kammarkollegiet Registrering Förvaring smedium system system Nej Digitalt Se anm - Underlag bifogas digitalt i ekonomisystemet. Pärm Se anm Se anm - Merparten hanteras elektroniskt. Leverantörsfakturor på papper skickas årligen till ekonomifunktionen för arkivering. Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Reseräkningar och utlägg, inklusive kvitton systemet Pärm Papper 20 år år Avsättning för strålavfall (avsättning av medel för avfallshantering vid inköp av strålkälla) IT Ansökan till rektor om avsteg från representationsreglerna Beställningar av behörigheter till ssystem Nej Pärm Papper Se anm - Sparas på institutionen 1 år efter anställningens slut. Juridik Personuppgiftsärenden, begäran om registerutdrag Juridik Underlag till JK-listan 4(10)

5 Lokaler Miljö Ärenden rörande lokalfrågor/ ombyggnadsprojekt: Beställningar av projekt, Beslut om ombyggnad Ritningar Handlingar från miljörevisioner, inkl miljöplan Registrering Förvaring smedium Nej Pärm Papper 5 år X 2 år Institutionens kopior på handlingar från Akademiska Hus och universitetsförvaltningen. Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Arbetsmiljö Arbetsmiljö Riskbedömningar av sförändringar Arbetsmiljörapporter, tex. rapport från ergonom Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Nej Pärm Papper 10 år X 2 år Rekryteringsärenden Se anm Se anm Se anm Se anm - Registreras och hanteras i universitetsförvaltningens diarium. mappar: CV och anställningsbeslut Beslut om uppsägning, kopia Läkarintyg, kopia Nej mapp Se anm Se anm Kopior sparas på institutionen så länge anställningen pågår och gallras 1 år efter det att den har upphört. Tjänstgöringsbetyg Diariet Digitalt Digitalt Bevara Diarieförs och bevaras om de innehåller värdeomdömen. Flextidsrapporter, kopior Nej Pärm Papper 2 år Utskrifter av uppgifter som registrerats i flextidsystemet. Ansökningar och beslut om jobbidrag till/från Arbetsförmedlingen 5(10)

6 Registrering Förvaring smedium Attestlistor, personal Nej Pärm Papper Se anm - Original skickas till personalavdelningen. Kopior sparas på institutionen 1 år efter anställningens slut. Missiv/ärenden till områdesnämnden och områdeskansliet Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Anställningsprofiler, missiv om anställning och liknande. Underlag till arvodesutbetalningar, kopior Nej Pärm Papper 2 år Underlag till inregistrering av timlöner Nej Pärm Papper 2 år Uppgifterna registreras in i Primula. Beslut om godkännande av bisyssla Nej Primula Digitalt - Beslut om att förbjuda bisyssla Ja Pärm Papper Bevara 2 år Kopia till personalavdelningen. Stipendier Interna stipendier, inkl. resestipendier: Utlysningar, Ansökningar, Beslut Diariet Pärm Papper Bevara år Betygsprotokoll masteruppsatser Nej Pärm Papper Se anm - Arkiveras av BIG. Kursplaner, Se anm Pärm Papper Se anm - Arkiveras av BIG. Litteraturlistor, avancerad nivå Se anm Pärm Papper Se anm - Arkiveras av BIG. 6(10)

7 Rapportering av studieresultat, grundnivå och Skriftliga svar på tentamina, grundnivå och Tentamensfrågor, Registrering Förvaring smedium Se anm Pärm Papper Se anm - Arkiveras av BIG. Se anm Pärm Papper Se anm - Arkiveras/återlämnas till studenten av BIG. Se anm Pärm Papper Se anm - Arkiveras av BIG. Uppsatser på kandidat- och mastersnivå Se anm Pärm Papper Se anm - Arkiveras av BIG. Doktoranddossié, till exempel: Ansökan om antagning Beslut om antagning Individuell studieplan, inkl uppföljningar Underlag till LADOK-poäng Uppföljning av licentiatseminarium/ halvtidsseminarium Disputationsprotokoll (kopia) Nej Pärm Papper Bevara X 1 år De handlingar som enbart rör doktorandens anställning förvaras i personalmappen. Doktoranddossién avställs till arkivet efter disputation eller avbrott. Ordnas ämnesvis. Anmälan och beslut om disputation Nej Pärm Papper Se anm X 1 år Beslutet diarieförs av huvudregistrator. Doktorsavhandlingar Nej Arkivbox Papper Bevara 1 år Ett exemplar av varje avhandling arkiveras och bevaras. Ordnas ämnesvis. Register över doktorsavhandlingar Nej Server Papper Bevara X - Skrivs ut och arkiveras i arkivbox efter avslutat år. Licentiatavhandlingar/Avhandlingar vid halvtidskontroll Nej Arkivbox Papper Bevara 1 år Ett exemplar av varje avhandling arkiveras och bevaras. Ordnas ämnesvis. 7(10)

8 Registrering Förvaring smedium Register över licentiatavhandlingar Nej Server Papper Bevara X - Skrivs ut och arkiveras i arkivbox efter avslutat år. LADOK-listor Nej Pärm Papper Se anm - Ska slutarkiveras centralt. Sparas på institutionen tills vidare. Ordnas ämnesvis. 5. Forskning Ansökningar och beslut till/från forskningsfinansiär, inklusive bilagor 5. Forskning Avtal och kontrakt inom forskningsen Diariet Pärm Papper Bevara år Gäller även avslagna ansökningar och avslagsbeslut. Kopia även i resp. forskares pärm. Diariet Pärm Papper Bevara år Till exempel avtal med forskningsfinansiär, MTA-avtal, uppdragsavtal, samarbetsavtal med andra lärosäten. Kopia även i resp. forskares pärm. 5. Forskning Rekvisitioner av forskningsmedel, kopia Diariet Pärm Papper Bevara år Original skickas till forskningsfinansiären. Kopia i resp. forskares pärm. 5. Forskning ska del- och slutrapporter Diariet Pärm Papper Bevara år Upprättas enligt forskningsfinansiärens krav. Kopia i resp. forskares pärm. 5. Forskning Korrespondens med forskningsfinansiär Diariet Pärm Papper Bevara år Sådan korrespondens som påverkar projektets genomförande, exempelvis om byte av projektledare, förlängningar av projekttid eller projektets finansiering. 5. Forskning Vetenskapliga del- och slutrapporter Diariet Pärm Papper Bevara år Ingår i vissa fall tillsammans med den ekonomiska rapporteringen. 8(10)

9 5. Forskning Primärmaterial i forskningen, Till exempel laborationsböcker, insamlade data Registrering Förvaring smedium Nej Pärm Databas Papper Digitalt 10 år Primärmaterial ska bevaras/gallras i enlighet med grundkriterierna i SU:s regler för gallring av handlingar inom forsknings. Lokalt beslut om gallring för MBW: gallringsbart efter 10 år. 5. Forskning Bearbetningsmaterial i forskningen, till exempel sammanställningar av rådata Nej Pärm Databas Papper Digitalt 10 år Bearbetningsmaterial ska bevaras/gallras i enlighet med grundkriterierna i SU:s regler för gallring av handlingar inom forsknings. Lokalt beslut om gallring för MBW: gallringsbart efter 10 år. 5. Forskning Interna föreskrifter, rutiner och SOPar kopplade till forskningen 5. Forskning Labsafety: Intyg/blankett underskriven att man har tagit del av säkerhetsrutinerna kring laboratoriet 5. Forskning Patentärenden: ansökningar och beslut, samt dokument om gällande patent Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Tex. Lab safety document. Nej Pärm Papper Se anm - Sparas på institutionen så länge anställningen pågår. 5. Forskning Register över särtryck, publikationer Nej Pärm Server Papper Bevara 2 år 9(10)

10 5. Forskning Ansökningar och beslut om tillstånd inom ramen för forskningen 5. Forskning Tillsynsärenden inom ramen för forskningsen Registrering Förvaring smedium Diariet Pärm Papper Bevara år Exempelvis till/från Arbetsmiljöverket, Strålsäkerhetsmyndigheten. Se även ansökningar och beslut om etikprövning av djurförsök. Diariet Pärm Papper Bevara år Exempelvis från/till Strålsäkerhetsmyndigheten, Arbetsmiljöverket, Jordbruksverket. Här ingår även årliga återrapporteringar enligt tillsynsmyndighetens krav. 5. Forskning Ansökningar och beslut om etikprövning av djurförsök Diariet Pärm Papper Bevara år Till/från djurförsöksetisk kommitté. 5. Forskning Handlingar rörande personalens tillstånd att få hantera försöksdjur: Certifikat/tillstånd Diariet Pärm Papper Bevara år 6. Samverkan Samverkansavtal Diariet Pärm Papper Bevara X 2 år Kopia även i resp. forskares pärm 10(10)