1 dag Peter Davidson

Transkript

1 PRAKTISK PROJEKTLEDNING Projektmetodik- en översikt Praktisk Projektledning 1 dag Peter Davidson Peter.davidson@popu.se Projektgranskning Projektuppföljning Avsluta projekt Ändringshantering Styrning Informationshantering Projektorganisation Riskanalys Tidplan, GANTT & PERT WBS- Leveranser Aktiviteter Projektmål Projektdefinition

2 Innehåll Vad är Projekt? Projektmodell Att definiera ett projekt/ Kravhantering Att skapa projektplan Att definiera mål projektmål/ effektmål Aktiviteter WBS PERT Tidplan/Aktivitet GANTT Tidplan/kalender Projekt organisation Riskanalys Informationshantering Finansiering av projektet Styrning & Ledarskap Ändringshantering Avsluta projekt

3 Hålltider Registrering och fika Kursstart Fruktpaus Lunch i Restaurang Tylöhus Fika Avslutning

4 Utmaningar i projekt? Projektledarens utmaningar?

5 Introduktion till projekt

6 TIPS FÖR ATT LYCKAS I PROJEKT Se till att ha tydliga mål Se till att ta reda på dina och projektet förutsättningar Planera ditt projekt. Tänk igenom projektet innan du startar Dela upp i delleveranser/mindre arbetspaket där det går Förbered på förändringar Håll koll på riskerna Identifiera dina framgångsfaktorer Använd en metodik Sätt samman rätt team Hellre mindre dedikerad än stor Kommunicera- Kommunicera Fatta beslut

7 Vikten av bra projektrutiner Projekt är av sin karaktär prestations- och resultatorienterad Projekt kan således bidra till att skapa resultat Väl utvecklade projektrutiner kan bidra till märkbart högre effektivitet och förbättrade resultat.

8 När det brister Oklarheter i roller: befogenheter och ansvar Oklara mål och krav Orimliga tidsestimeringar Orimligt snäv budget/oklara finansieringsförhållande Otydlig målgrupp och mottagare Bristande rutiner kring resursallokering till projektet = > Leder till förvirring om vart vi ska, jag trodde., att vi lägger ner för mycket tid på oväsentliga saker, att vi får ta om saker att vi får lägga onödig tid på prata, koordinera. Att vi skapar stress och osäkerhet. => Även om vi levererar en produkt med kvalitet så har vi förbrukat onödigt mycket energi

9 Vad är projekt? Definition av projekt (enl. ISO 10006): Unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start- och sluttidpunkt, initierad för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav, inklusive begränsningar i tid, kostnad och resurser.

10 Vad är ett Projekt? Projekt är ett uppdrag som utförs av entillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat

11 Projektledning Projektledning handlar om att skapa förutsägbarhet inom något som av sin natur är oförutsägbar.

12 PROJEKTKARAKTÄRER ATT UTVECKLA EN IDÉ/INNOVATION ATT SKAPA EFFEKTIVA PROCESSER ATT GENOMFÖRA ETT EVENT ATT INFÖRA NYA ARBETSRUTINER ATT SKAPA EN NY PRODUKT ATT ETABLERA SIG PÅ NYTT KONTOR ATT GENOMFÖRA EN RESA ATT BYGGA ETT HUS ATT INFÖRA ETT NYTT IT-SYSTEM

13 Projekt i linjeorganisationen Projektet Processer Främmande fågel Eller Integrerad del i syfte att bedriva effektiv resultatorienterad verksamhet

14 Projekt eller inte Gå all in Välja annat sätt TIPS: Bestäm era kriterier för när ni kör projekt. För de uppdrag som ni väljer att köra som projekt. Gör det då fullt ut.

15 Att skapa ett projekt

16 Front Loading

17 BESTÄLLARE UTFÖRARE - MOTTAGARE BESTÄLLARE UTFÖRARE MOTTAGARE Kund Verksamheten Politiken Projektet Beställaren Användare

18 PROJEKTETS TVÅ HUVUDROLLER BESTÄLLARE PROJEKTÄGARE PROJEKTLEDARE

19 PROJEKTETS TVÅ HUVUDROLLER BESTÄLLARE PROJEKTÄGARE Kund Finansiär Verksamhetschef PROJEKTLEDARE Yrkesprojektledare Anställd med tillfälligt uppdrag (chef el. medarb.) Extern konsult

20 DE TVÅ HUVUDDOKUMENTEN I PROJEKT KRAV SPECIFIKATION PROJEKT DIREKTIV PROJEKTPLAN PROJEKT BESKRIVNING VARFÖR - VAD HUR VEM - NÄR

21 Projektfaser Idé Förstudie Planering Genomförande Avslut Effekthemtagning

22 Projektmodell Beslutspunkt 1 Beslutspunkt 2 Beslutspunkt 3 Beslutspunkt 4 Beslutspunkt 5 Idé Förstudie Planering Genomförande Avslut Effekthemtagning Projektdirektiv/ Kravspecifikation Projektplan/ Projektdefinition Ändringslogg Statusrapport Leverans Restlista Projektslutrapport

23 Projektmodell- Förstudie och planering Tvåstegsraket!

24 Scenario- Kunden vet vad den vill ha BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE BESTÄLLARE Idé Förstudie Planering Genomförande Avslut Effekthemtagning KRAV SPECIFIKA- TION PROJEKT- PLAN PROJEKT DIREKTIV

25 Scenario- Kunden vet INTE vad den vill ha SKAPA RUTIN HUR TA IN UPPDRAG BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE BESTÄLLARE Idé Förstudie Planering Genomförande Avslut Effekthemtagning KRAV SPECIFIKA- TION PROJEKT- PLAN PROJEKT DIREKTIV

26 Att specificera projektet PROJEKTDIREKTIV KRAVSPECIFIKATION DEL 1

27 ATT SKAPA ETT PROJEKT- ARBETSPROCESSEN Projekt Kommun ikation 9 idé 1 Krav analys 2 Risk analys 8 Mål 3 Budget 7 Aktivitet er 4 Organisa tion 6 Tid planering 5

28 ATT SKAPA ETT PROJEKT- ARBETSPROCESSEN Aktivitetsspecifikation Projektidé 4 1 Kommunikat ions-analys 9 Tidplanering 5 Måldefiniti on 3 Kravanalys 2 Riskanalys 8 Specifikation av organisation 6 Kravspecifikationsprocessen Faställande av budget 7 Projektplaneprocess

29 Projektidén AT T FORMULERA EN PROJEKTIDÉ

30 Att skapa en projektidé Möjlighet Att ta reda på Att utveckla Krav Behov En förfrågan

31 Att skapa en projektidé Vi ser att marknaden har ett behov som inte är tillgodosett om vi utvecklar en ny produkt som löser detta kan vi stärka vår konkurrenskraft

32 Att skapa en projektidé Vi kan bli attraktivare som arbetsgivare om vi profilerar oss som en arbetsplats som är innovativ och ligger i framkant

33 Att skapa en projektidé UPPGIFT 1: Börja arbetet med att ringa in projektidén genom att svara på följande: Nuläget är Problemet/behovet är och vilka/vem som har det. Projektidén är att...utveckla.införa ta reda på.

34 Att göra en kravanalys KRAVHANTERING

35 Att bestämma kraven för projektet är en nyckelfas

36 Vad är då ett krav?

37 Att ta fram krav- Kravanalys Krav är en mätbar funktion egenskap - tillstånd som projektet ska leverera. - Skapa mer kunskap - Utreda sambanden - Implementera

38 Vad tar vi reda på i kravanalysen? Kravanalysen syftar till att utreda mer om projektets förutsättningar. Troliga effektvinster Hot/Hinder Olika lösningsalternativ Projektets leveranskrav Genomförbarhet

39 Hur gör vi kravarbetet? Prata med beställaren / kunden om vad det är som ska gälla för projekt Tänka ut kraven själv Involvera olika intressegruppen, intervju eller workshops Analysera olika alternativ, benchmark, regelverk etc Brianstorma med kollegor Resultatet ska leda till en fastställd kravbild för projekt

40 Krav kan vara Yttre krav lagar och regler policys - verksamhetsplan certifieringar Innehålls krav funktionskrav egenskaper Projektkrav former för hur projekt ska genomföras

41 Specificera vad projektet ska uppnå med MoSCoW Måste ha - Är de viktigaste kraven som måste vara med i leveransen annars uppnås inte grundläggande syftet, övergripandemålet med projektet. Bör ha Är viktiga krav som ska vara med men om allt ställs på sin spets kan dessa prioteras bort och ändå nå huvudmålet Bra att ha Är krav som är mer ett önskemål men inte obligatoriskt. Ska vara med, om tid, kostnad hålls. Vid behov är det dessa som prioriteras bort först Vill inte ha Specificering av sådant som inte ska ingå i leveransen. Används för att avgränsa och tydliggöra vad som ska vara med i en given leverans

42 Projektets prioriteringar Kvalitet Kostnad Tid

43 Målgrupp/ intressentanalys FÖR VILKA FINNS PROJEKTET TILL FÖR

44 Projektets Målgrupp Beställare Ägare Politiken Kommunen Användare Projektet Projektorganisation Volontärer Kollegor Medborgare Tillfälliga besökare Föreningar Entreprenörer

45 Projektets Intressenter Beställare Ägare Politiken Kommunen Användare Projektet Projektorganisation Volontärer Kollegor Medborgare Tillfälliga besökare Föreningar Entreprenörer

46 Att beskriva det man vill uppnå i mål EFFEKTMÅL- PROJEKTETS MÅL - DELMÅL

47 Olika typer av mål Effektmål Projektmål Delmål

48 Mål används till Att beskriva vad projektet skall uppnå - Avtalet. Vad som skall levereras, så vi vet när är vi framme För att veta när eller om vi gjort succé eller fiasko För att kommunicera till deltagare och intressenter vad som skall göras och inte göras Delmål används för att säkerställa att man når de övergripande målen Mål är till som underlag för att veta vilka aktiviteter som skall utföras och inte utföras. Mål är till för att kunna göra prioriteringar

49 Vilka är mål? 1. Vi skall leverera en så bra lösning som möjligt 2. Skriva en pressrelease 3. Projektet skall ha utbildat 500 medarbetare i projektledning enligt PP1 senast 1/4 2017

50 Vilka är mål? 1. Vi skall leverera en lösning med 0% felanmälningar 2. Skrivit en pressrelease klar för utskick senast en vecka före eventet 3. Projektet skall ha utbildat 500 medarbetare i projektledning enligt PP1 senast 1/4 2017

51 Vilka är mål här då? Destinationsmål 2020

52 Projektmål eller Effektmål Målet är att deltagarna vid kursens slut skall kunna beskriva en projektdefinition enligt kursen Praktisk Projektledning. Målet är att deltagarna skall kunna planera och genomföra projekt enligt Praktisk Projektledning i den egna organisationen.

53 Att jobba SMART Vad har åstadkommits när målet är uppnått Målet ska vara sanktionerat och kommunicerat Målet ska vara möjligt att nå med den tid och de resurser vi besitter Notera exakt vad ni vill åstadkomma Ange tidpunkten för när målet ska vara uppnått

54 Skriv målet enligt SMART Skapa ökad kunskap om förbättringsprocesser.

55 Skriv målet enligt SMART Skapa ökad kunskap om förbättringsprocesser med friskvård inom organisationen.

56 SKRIV SOM MÅL ENLIGT SMART Skapa ökad kunskap om friskvårdsfrämjande förbättringsprocesser inom organisationen. Där minst 9 av 10 deltagande medarbetare upplever en förbättring inom 6 månader efter påbörjat program

57 Att formulera SMARTa mål UPPGIFT: Tylösandsdagarna 2017 Tylösandsdagarna är våra uppskattade dagar för kompetensutveckling och nya möten för dig i offentlig verksamhet. Tylösandsdagarna innefattar fristående större konferenser, mindre seminarier och möten inom områden som berör offentlig verksamhet. Tanken med Tylösandsdagarna är att erbjuda en mötesplats inte bara över kommun-, läns- och regiongränser utan även över områdesgränser. Ett brett programutbud skapar möjligheter för nya möten och erfarenhetsutbyten. Här ges också möjligheten att möta företag som arbetar med produkter och tjänster mot offentlig verksamhet. Allt detta i en inspirerande och naturskön miljö med möjlighet till rekreation och gemenskap efter konferensdagens slut. Skapa ett SMART mål utifrån programbeskrivningen Projektet ska leverera.

58 Att jobba SMART Vad har åstadkommits när målet är uppnått Målet ska vara sanktionerat och kommunicerat Målet ska vara möjligt att nå med den tid och de resurser vi besitter Notera exakt vad ni vill åstadkomma Ange tidpunkten för när målet ska vara uppnått

59 Att bestämma kraven- projektdirektiv I denna fas preciserar du vilka krav som gäller för projektidén: 1. Nuläge/Situation: 2. Behovsbeskrivning: 3. Idé beskrivning: 4. Formulering av Mål a. Effektmål: b. Projektmål: c. Leveranser (Delmål): 5. Specifika villkor och krav: 6. Mottagare av projektet:

60 Kravspecifikation/ Projektdirektiv Nuläge/Situation: Behovsbeskrivning: Vår arbetsplats jobbar ofta med tillfälliga insatser I och med detta behöver vi utveckla vår kompetens att driva projekt Idé beskrivning: Kompetensutveckla både de som beställer projekt och de som driver projekt i I denna fas preciserar du projektmetodik vilka krav som i organisationen gäller för projektidén: Formulering av Mål Effektmål: Projektet ska leda till öka projektmognad och förbättrad effektivitet med 20% Projektmål: Leveranser (Delmål): Specifika villkor och krav: Mottagare av projektet: Projektets mål är att alla anställda som idag driver eller kommer att beställa/driva projekt ska genomgått en minst 2 dagarsutbildning i projektmetodik Leverera utbildning för beställare, leverera utbildning för projektledare Start 1/5 och avslutas 1/11. SKA krav: Genomföras på arbetstid BÖR krav: genomföras i våra lokaler Ledningsgruppen

61 Kravspecifikation/ Projektdirektiv Nuläge/Situation: Behovsbeskrivning: Vi har idag en park som vi underhåller med växter, små dammar och smådjur. Tillgängligheten är hög men få besökare Öka antalet besökare i alla åldrar. Idé beskrivning: Att under varje år skapa flera tema event, med arrangemang och aktiviteter som lockar alla åldrar med främst barnfamiljer. Befintliga faciliteter ska nyttjas i första I denna fas preciserar du vilka krav som gäller för projektidén: hand. Formulering av Mål Effektmål: Projektmål: Leveranser (Delmål): Specifika villkor och krav: Mottagare av projektet Projektet ska leda till öka kännedom om parken som en plats för rekreation som enskild som grupp och familj. Inom 3 år ska det årliga besökarantalet ha ökat till mer än 5000 personer. Projektets mål är att 2017 skapa 3 event som vardera lockar minst 500 besökare. Målgruppen ska vara barnfamiljer > 50%. Eventen ska fördela sig enligt följande: vår, sommar, höst Start 1/5 och avslutas 1/11. SKA krav: Genomföras på en helg, BÖR krav: Föreningar och intressegruppen bör bjudas in att vara med att genomföra. Budget: per event. Förvaltningschef: Kultur och fritidsförvaltningens

62 Kravspecifikation - Projektdirektiv OK, IDÉ OCH KRAV SPECIFICERAT. VAD HÄNDER NU?

63 Kravspecifikation - Projektdirektiv DU BEHÖVER FÖRANKRA HOS BESTÄLLAREN!

64 Kravspecifikation - Projektdirektiv

65 Att planera genomförande av projektet PROJEKTPLAN DEL 2

66 DE TVÅ HUVUDDOKUMENTEN I PROJEKT KRAV SPECIFIKATION PROJEKT DIREKTIV PROJEKTPLAN PROJEKT BESKRIVNING VARFÖR - VAD HUR VEM - NÄR

67 Projektmodell Beslutspunkt 1 Beslutspunkt 2 Beslutspunkt 3 Beslutspunkt 4 Beslutspunkt 5 Idé Förstudie Planering Genomförande Avslut Effekthemtagning Initieria projekt Inled planering Starta genomförande Överlämna resultat Stäng projektet

68 ATT SKAPA PROJEKTPLAN - PROCESSEN KRAVSPEC-DIREKTIV Idé Syfte- Mål - Krav PROJEKTPLAN Idé Syfte- Mål - Krav Budget Aktiviteter Informations -analys Organisation Riskanalys

69 ATT SKAPA PROJEKTPLAN - PROCESSEN Mål Metod Aktivitet

70 ATT SKAPA PROJEKTPLAN - PROCESSEN Aktivitet Metod Mål

71

72 PROJEKTPLANEN - INNEHÅLL 1. BAKGRUND- SYFTE: Nuläge Behov Situation. Varför ska vi göra projektet? 2. PROJEKTIDÈN: Vad är det som projektet ska leverera? 3. MÅL: Projektidén omformad i mätbara leveranser? a) Effektmål: Vilka effekter ska projektet bidra med att uppnå efter projektet b) Projektmål: Vad som projektet ska uppnå c) Delmål: Vilka delmoment som projekt ska leverera 4. METOD/AKTIVITETER: Hur vi ska göra för att uppnå målen 5. TIDPLAN: När vi ska genomföra aktiviteterna 6. ORGANISATION: Vilka resurser behöver vi 7. RISKER: Hur riskprofilen ser ut 8. INFROMATIONSPLAN: Vilka informations/kommunikationsrutiner har vi 9. BUDGET: Hur projektet ska finansieras

73 Att skapa aktiviteter VAD VI EGENTLIGEN SKA GÖRA

74 Vad är en aktivitet? En aktivitet i projekt definieras som alla former av insatser som tar tid i språk. Är till skillnad mot mål något man utför. Varje aktivitet har ett klart identifierbart start och slut Varje aktivitet ska resurssättas A B

75 Hur skapa vi aktiviteter som leder mot målen?

76 Steg för framtagning av aktiviteter 1. Läs in dig på målen (helst ta vart och ett av målen) 2. Skapa aktiviteter med hjälp av WBS 3. Stäm av mot målen. 4. Granska att aktiviteterna leder mot målet

77 WBS Work Breakdown Structure

78 WBS En metod för att bryta ner Leveranserna i konkreta aktiviteter 100 %-metoden för att få med alla projektets aktiviteter Bryt ner aktiviteterna så vi verkligen vet vad som skall göras Max 2 veckors kalendertid för aktiviteter på lägsta nivå

79 Exempel Mål: Genomfört Projektutbildni ng 3 dagar Skapa utbildning Marknadsför utbildning Genomför utbildning Skriva manus Utformning av kursupplägg Göra utskick Ta emot anmälningar Skapa informations blad Boka utbildare Leverera Boka lokal Metodik Ledarskap Dag 1 Dag 2...

80 Exempel Skapa utbildning Mål: Genomfört Projektutbildni ng 3 dagar 62 h Marknadsför utbildning Genomför utb Skriva manus Utformning av kursupplägg 20 h Göra utskick 5 h Ta emot anmälningar 2 h Skapa informations blad 2 h Boka utbildare 1 h Leverera Boka lokal 1 h Metodik Ledarskap Dag 1 Dag h 5 h 8 h 8 h

81 WBS Skapa en cykel Skapa en cykel Ta reda på krav Designa Konstruera Sätta ihop

82 Att skapa tidsschema NÄR VI SKA ARBETA

83 Ganttschema Aktivitet Projektadministration styrgruppsmöten Tid för att dokumentera V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 V9 V10 V11 V12 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V19 V20 Planera Anlita expert Ta fram program och upplägg Lätt Medel Avancerad Ta fram inbjudan Genomföra Anmälningshantering Träningaaktiviteter Kost och hälsa Worshops Följa upp Intervjua Analysera Dokumentera Projektavslut BP4

84 Att planera in aktiviteterna i tidschema Ta fram milstolparna Lägg in tid för projektadministration Grupperna aktiviteterna Planera från start mot slut Planerar från slut mot start Lägg in luft i projektet Aktivitet Projektadministration styrgruppsmöten Tid för att dokumentera Planera Anlita expert Ta fram program och upplägg Lätt Medel Avancerad Ta fram inbjudan Genomföra Anmälningshantering Träningaaktiviteter Kost och hälsa Worshops Följa upp Intervjua Analysera Dokumentera V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 V9 V10 V11 V12 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V19 V20 Projektavslut BP4

85 Projektplanering - Gantt

86 PERT (Program Evaluation and Review Technique) För att identifiera beroenden mellan aktiviteter

87 Exempel Akt 1 Ta fram informationsmtrl Akt 3 Informations möten Akt 8 Uppföljning Start Akt 4 Ta fram friskvårdsprogram Akt 6 Friskvårds aktiviteter Slut Akt 2 Anlita expert Akt 5 Ta fram program kost/näring Akt 7 Kost/näring aktiviteter Akt 9 Uppföljning

88 Exempel Akt 1 4 Akt 3 8 Akt 8 2 Start Akt 4 2 Akt 6 10 Slut Akt 2 2 Akt 5 4 Akt 7 6 Akt 9 2

89 Exempel Akt 1 4 Akt 3 8 Akt 8 2 Start Akt 4 2 Akt Akt 2 2 Akt 5 4 Akt 7 6 Akt 9 2

90 Att resurssätta och planera projektets organisation ROLLER ARBETSSTRUKTUR - BEMANNING

91 Vilka kompetenser behöver jag projektet? Företags/Organisationskompetens Problemlösande kompetenser Påverkande kompetenser, social kompetens etc. Mänskliga kompetenser i övrigt Kompetens att kunna leda sig själv, egen planering

92 Projektorganisation Roller och ansvar STYRGRUPP BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE DELPRJEKTLEDARE/ PROJEKTMEDARBETARE REFERENSGRUPP REFERENSGRUPP

93 Projektorganisation Roller och ansvar BESTÄLLARE ANSVAR: Är projektets ägare och är den som formellt har beställt projektet Ansvarar för att projekt har rätt förutsättningar att lyckas Godkänner och är avsändare av projektdirektiv & kravspecifikation Godkänner projektplaner Är beslutsmässig och besluta om projektets mål, strategi, budget mm Tillsätter styrgruppen och projektledare UPPDRAG: Ska granska och godkänna projektrapporter och projektresultat Granskar att projektet är på rätt kurs. Vid behov är stödjande till projektledaren Informera sig om projektets status

94 Projektorganisation Roller och ansvar BESTÄLLARE ANSVAR: STYRGRUPP Driver och styr projektet på beställarensuppdrag Ansvarar för att projekt har rätt förutsättningar att lyckas Godkänner och är avsändare av projektdirektiv & kravspecifikation Godkänner projektplaner och ev tillägg och ändringar Är beslutsmässiga och besluta om projektets mål, strategi, budget mm Kan tillsätta projektledare, fast ofta tvärtom UPPDRAG: Ska granska och godkänna projektrapporter och projektresultat Granskar att projektet är på rätt kurs. Vid behov vara stödjande till projektledaren Informera sig om projektets status I princip alltid deltidsuppdrag

95 Projektorganisation Roller och ansvar ANSVAR: PROJEKTLEDARE För att driva projektet enligt kravspecifikation och direktiv från beställare/styrgrupp Ansvarar för att projektet levererar och uppfyller målen Ansvarar för det dagliga arbetet i projekt Planerar och specificerar aktiviteter tidplaner Hanterar risker i projektet Leder och motiverar projektets deltagare. Ofta specisera och arbeta fram krav och lösningar UPPDRAG: Planera, leda och fördela arbetet Följa upp och rapportera till styrgrupp/beställare Vara stödjande till projektets deltagare Hel eller deltidsuppdrag eller tillika roll

96 Projektorganisation Roller och ansvar DELPRJEKTLEDARE/PROJEKTMEDARBETARE ANSVAR: Ansvarar för att bidra till projektets helhet Ansvarar för att leverera sina uppgifter Ansvar att kommunicera och dokumentera enligt rutiner UPPDRAG: Jobbar på delegation från projektledaren Som delprojektledare planerar och resurs sätter samt ansvarig för delbudget Rapporterar till projektledaren Hel eller deltidsuppdrag

97 Projektorganisation Roller och ansvar REFERENSGRUPP ANSVAR: Har inget formellt ansvar i projektet UPPDRAG: Bidra med råd och tips Bidra med expertkunskap Bidra med att kommunicera och sprida information om projektet Lägger oftast tid av intresse. Deltid vid behov.

98 Projektorganisation Exempel BESTÄLLARE STYRGRUPP KUND LEVERANTÖR PROJEKTLEDARE DELPRJEKTLEDARE/ PROJEKTMEDARBETARE

99 Projektorganisation Exempel BESTÄLLARE STYRGRUPP KUND LEVERANTÖR PROJEKTLEDARE DELPRJEKTLEDARE/ PROJEKTMEDARBETARE

100 Individplan/ Individkontrakt

101 Att säkra upp sina resurser Genom att avtala, inte bara tala, Blir det enklare för dig att planera Den person du allokerar känner sig mer trygg Chefen kan beläggningsplanera enklare alla vinner!

102 Vad ingår i ett individkontrakt Avtalet: Personens namn Projektets namn Uppdragsbeskrivning Omfattning, halvtid, 4 dagar i veckan etc. Mellan vilka datum Signatur. Projektledare, Resursen, Chefen

103 Riskanalys

104 Vad är en risk? Något negativt som kan inträffa och som om det gör det påverkar vår verksamhet på ett icke önskvärt sätt

105 Riskanalysens olika steg 1. Identifiera riskerna 2. Värdera dessa risker 3. Prioritera vilka som skall åtgärdas 4. Ta fram reservplan

106 Vilka bör delta? Projektledaren Projektets deltagare

107 Hur ofta skall man göra en risk bedömning? I förberedelsefasen, Projektdefinition I genomförandefasen kontinuerligt

108 Var hittar du risker? Management Marknad Maskin Material Metod Miljö Människa Mätning

109 Hantering av risker Eliminera Minimera Acceptera

110 Sannolikhets/Påverkans matris Påverkan Hög Mellan Liten Liten Mellan Hög Sannolikhet

111 Sannolikhets/Påverkans matris Påverkan Hög Minimera Minimera Eliminera Mellan Observera Minimera Minimera Liten Observera Observera Observera Liten Mellan Hög Sannolikhet 21:06

112 Riskägarförteckning Risk Åtgärd Vem ansvarar När skall det vara klart Rapport till (att det är klart)

113 Riskanalys Exempel: Gör en riskanalys med hjälp av sannolikhets/påverkansmatrisen. Budgeten kommer inte räcka till alla planerade aktiviteter Det blir svårt att rekrytera de antal medarbetare till projektet som verksamhetsledningen önskar Det är svårt att allokera arbetstid för deltagarna till projektet Svårt att hitta expert att anlita för projektet Svårt för projektledare att hitta projektmedarbetare som kan lägga tid i projektet Svårt att mäta resultatet av projektet Nya aktiviteter tillkommer i projektet kommer till under projektets gång

114 Information och kommunikation i projektet Alla projekt kräver någon form av informationsutbyte Inom projektet och till projektets intressenter I projektplanen ingår att upprätta en kartläggning av hur vi informerar och kommunicerar i projektet

115 Kommunikationsplan Styrgrupp Vemmottagare Referensgrupp Vad? Varför? Hur? När? Ansvarig? Projekt rapport Löpande frågor För att uppdatera status, fatta beslut För att få feedback Via Mail Via dropbox 3 dagar innan ord. styrgrupps möte Vid behov Projekt ledare Kommunik ations ansvarig

116 Projektets budget- finansiering Fast budget Aktivitetsbaserad budget. Tidsbaserad budget Rörligt med tak Helt rörligt

117 Klart för projektstart

118 Men först

119 Avtalet!

120 Under projektets gång

121 Ledarengagemanget Idé Förstudie Planering Genomförande Avslut

122 Vad gör vi nu? Nu är det dags att sätta igång att genomföra projektets aktiviteter Första start upp -möte för projektets deltagare Skapa namn för projektet Kom överens med styrgruppen om möte Påbörja uppföljningen direkt

123 Ganttschema Aktivitet Projektadministration styrgruppsmöten Tid för att dokumentera V1 V2 V3 V4 V5 V6 V7 V8 V9 V10 V11 V12 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V19 V20 Planera Anlita expert Ta fram program och upplägg Lätt Medel Avancerad Ta fram inbjudan Genomföra Anmälningshantering Träningaaktiviteter Kost och hälsa Worshops Följa upp Intervjua Analysera Dokumentera Projektavslut BP4

124 Möten Styrgruppsmöten Projektmöten Problemlösningsmöten Referensgruppsmöten Kontroll på projektet

125 Viktigaste parametrarna för styrning Kvalitet Kostnad Tid

126 Ändringshantering

127 Påverkan Hög Möjlighet att påverka Kostnad för att påverka Låg Tid

128 Ändringshantering Ett förslag på rutin för ändringshantering: 1 Formulera ändringsförslaget - Beskriv funktionen med nuvarande lösning - Beskriv vad som inte fungerar - Beskriv förslaget till ny lösning - Klargör konsekvenser som ändringen medför för andra delar i produkten 2 Bedömning av förslaget - Bifall (med eventuella justeringar) - Avslag 3 Genomförande - Utse ansvarig - Ange tidsramar - Bestäm hur avrapportering ska ske

129 Ändringshantering -Logg Förslag nr Förslagsställare Datum Område Nytt förslag/ rättning Beslut Vem ansvarar När skall det vara klart Rapport till Anpassa och integrera med övriga rutiner och policys om sådana finns

130 Händelser under projektet 1. En projektdeltagare kommer till dig och säger att han/hon har svårt att lägga mer tid i projektet, pga andra arbetsuppgifter 2. En person som sitter i styrgruppen besöker dig på kontoret och vill ha en uppdatering av status på projektet. Styrgruppsmedlem säger sedan att du behöver lägga till ytterligare aktiviteter i projektet som påverkar både projektets kostnader och tidplan

131 Avsluta och lämna över resultat (BP4) ATT GÖRA SLUTLEVERANS LÄMNA ÖVER STÄNGA NER PROJEKTET

132 Projektmodell Beslutspunkt 1 Beslutspunkt 2 Beslutspunkt 3 Beslutspunkt 4 Beslutspunkt 5 Idé Förstudie Planering Genomförande Avslut Effekthemtagning Initieria projekt Inled planering Starta genomförande Överlämna resultat Stäng projektet

133 Planera för avslut av projektet Förbered avslut i god tid senast vid 2/3 av projektet. Boka in möte med beställare/styrgrupp Vidtala och involvera mottagande organisation Stäm av alla avslutskriterier och leveranspunkter Säkra upp tidplan, aktiviteter och resurser. Detaljplanera gärna Städa upp släpande aktiviteter Nöj dig inte med det ordnar sig jag har det är på gång

134 AVSLUTSKRITERIER Redan i projektets planeringsfas bör man komma överens om på vilket sätt projektet ska avslutas och vem mottagaren (de som ska använda eller förvalta resultatet från projektet) är. Hur projektets leveranspunkter ska mätas av? Några mätpunkter är måluppfyllnad och hur väl SKA och BÖR kraven är uppfyllda Stäm av mot uppdragsavtalet Mottagare Beställaren Verksamhet Användare

135 ACCEPTANSLISTA MÅL & KRAV LEVERANSSTATUS KOMMENTAR SIGN PL SIGN BEST. Projektmål 1 Helt uppfylld Projektmål 2 Projektmål 3 Krav (funktion/egenskaper) Krav Heltuppfylld Till stora delar uppfylld Helt levererad Ej påbörjad

136 Vad händer om vi inte är klara med allt i projektet? Huvudprojekt

137 Två vägar att gå 1. Småsaker lister längs väggarna saknas.. 2.Större leveransavvikelser garaget har inte byggts

138 Två vägar att gå 1. Småsaker lister längs väggarna saknas.. Lösning: Upprätta en lista med saknade eller felande saker Sätt utpekad resurs på uppdraget Kom överens om senaste lev. datum och vem det ska rapporteras till Huvudprojekt

139 Två vägar att gå 2. Större leveransavvikelser garaget har inte byggts Lösning: Definiera ett nytt färdigställande projekt med endast det målet Tillsätt anpassad organisation, ev ny projektledare Genomför projektet Lämna över enligt specifikation Huvudprojekt projekt

140 Innehåll Vad är Projekt? Projektmodell Att definiera ett projekt/ Kravhantering Att skapa projektplan Att definiera mål projektmål/ effektmål Aktiviteter WBS PERT Tidplan/Aktivitet GANTT Tidplan/kalender Projekt organisation Riskanalys Informationshantering Finansiering av projektet Styrning & Ledarskap Ändringshantering Avsluta projekt

141 Tack för i dag! Peter Davidson