Bengt Sebring APRIL 2004 Sida: 1 Ordförande GRANSKNINGSRAPPORT 8/2003

Transkript

1 Kommunrvisionn ÅSTORPS KOMMUN RAPPORT FRÅN BOKSLUTSGRANSKNINGEN 2003 Bngt Sbring APRIL 2004 Sida: 1 Ordförand

2 Kommunrvisionn INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 3 Inldning... 4 Anläggningar... 5 Kundfordringar... 6 Kortfristiga placringar... 6 Priodisringskontroll... 6 Sammanställd rdovisning (koncrn)... 7 Ekonomihandbok... 7 Årsrdovisning... 7 Summring av avviklsr... 8 Slutsats... 8 APRIL 2004 Sida: 2

3 Kommunrvisionn Sammanfattning Rsultatt av granskningn av årsbokslut och årsrdovisning för 2003 rdovisas i dnna rapport. D väsntligast synpunktrna sammanfattas i punktform ndan. Dt rdovisad rsultatt för kommunn uppgår till 13,5 Mkr (17,7 Mkr för koncrnn). I rsultatt ingår åtrföring av ndskrivning av kapitalplacringsaktir md 22,4 Mkr. Enligt balanskravsutrdning uppgår rsultatt till 1,6 Mkr inkl undrskottt från 2001 på 0,2 Mkr. Kommunn åbropar synnrliga skäl för att int bhöva rglra undrskottt. Skäln som åbropas avsr ändrad rdovisningsprincipr avsnd priodisring av timlönr 3,7 Mkr, uppvärmning 1,0 Mkr samt nyanställningsstöd 2,1 Mkr. Vi ansr att byt av rdovisningsprincip bord bhandlas nligt utkast till rkommndation från Rådt för kommunal rdovisning och sålds påvrka gt kapital dirkt. Synnrliga skäl skull därmd int bhöva åbropas. I likht md tidigar år skr ingn rsultatavräkning btr Kunskapslyftt som avslutats som projkt Kommunn kommr att rsultatavräkna kvarvarand mdl md n fjärddl vardra undr Pr uppgår kvarstånd saldo till 3 Mkr (f å 4 Mkr). En plan har tagits fram för, i första hand 2003, hur d kvarstånd mdln skall användas. Vid gnomgång av anskaffningar av maskinr och invntarir som gjorts undr årt har vi notrat att invstringar som uppgår till mindr än tt prisbasblopp aktivrats. Kommunn bör tills att rglrna för aktivring klargörs och ävn löpand gå ignom invstringsprojktsrdovisningn för att korrigra vntulla flbokningar. Inbytt gndom (n traktor och n ismaskin) har int bhandlats korrkt utan ndast avräknats utbytsinvstringn. Dtta ldr till n rsultatffkt på ca 264 tkr för lågt rsultat i år. Undr årt har n utrdning om framtida undrhålls- och om- och tillbyggnadsåtgärdr gnomförts. Dnna utgift har aktivrats som n forskning och utvcklingstillgång, vilkt j kan vara n korrkt hantring. Dnna typ av kostnad skall blasta driftsrdovisningn. Avskrivning av aktivrad projkt påbörjas först årt ftr aktivringn. Vi ansr att avskrivning skall påbörjas fr o m då tillgångn tas i bruk. Upparbtad flxtid bör btraktas som n lönskuld. Vi rkommndrar att kommunn gör n invntring av flxtidssaldot och, om bloppt är väsntligt, bokför dtta som n skuld. APRIL 2004 Sida: 3

4 Kommunrvisionn Inldning Dnna rapport bhandlar ur rvisionssynpunkt väsntliga iakttaglsr som gjorts i samband md granskningn av årsbokslutt Dt rdovisad rsultatt för kommunn uppgår till 13,5 Mkr för Rsultatt har påvrkats av åtrföring av ndskrivningar av kapitalplacringsaktir md 22,4 Mkr. Då kommunn åbropat synnrliga skäl (KL 8:5) tidigar år för ndskrivningn avsnd 14,9 Mkr av d åtrförda ndskrivningarna (j för dn dl som ralisrats i början av 2003, 7,5 Mkr.) har 14,9 Mkr avräknats från rsultatt vid balanskravsutrdningn. Rsultat nligt balanskravt uppgår därför till 1,4 Mkr. Enligt KL 8:5 är kommunn skyldig att åtrställa dt undrskott som uppstod Dtta ansr man att man int bhövr gnom att åbropa synnrliga skäl pga ändrad rdovisningsprincipr avsnd priodisring av timlönr 3,7 Mkr, uppvärmning 1,0 Mkr samt nyanställningsstöd 2,1 Mkr. Vi ansr att byt av rdovisningsprincip bord bhandlas nligt utkast till rkommndation från Rådt för kommunal rdovisning och sålds påvrka gt kapital dirkt. Synnrliga skäl skull därmd int bhöva åbropas. Rsultatprognosn för 2003, som gjords ftr dlårsbokslutt , visad på tt rsultat på 4,1 Mkr. Utfallt 13,5 Mkr innbär n avvikls på 11,1 Mkr jämfört md budgt och 9,4 Mkr jämfört md prognos. Avviklsn fördlar sig nligt följand (blopp i kkr): Avv. Utfall/ budgt. Avv. Utfall/ prognos Budgt inkl kb Prognos Utfall Kommunfullmäktig Rvision Valnämnd Kommunstyrls Kommunldningskontor Tkniskt kontor anslagsfin Tkniskt kontor affärsdriv Tkniskt kontor, xploat Byggnadsnämnd Kultur- o fritidsnämnd Barn- och utbildningsn Socialnämnd Vård- och omsorgsnämnd Miljönämnd Räddningstjänst Gmnsamt förvaltningarna Summa Finansiring Totalt Dn stora avviklsn mot budgt har uppstått hos vård- och omsorgsnämndn. Avviklsn bror på ökad prsonalkostnadr vilka nligt förvaltningn bror på fl i budgtn. Byggnadsnämndn uppvisar n ngativ avvikls mot budgt på grund av xtra kostnadr för prsonalavvckling i samband md pnsionsavgångar samt för högt budgtrad intäktr. Dn anslagsfinansirad dln av tkniska kontort uppvisar n ngativ avvikls mot budgt som nligt uppgift bror på n flaktight i budgtn avsnd prsonalkostnadr. APRIL 2004 Sida: 4

5 Kommunrvisionn Finansiring (innhållr främst statsbidrag och liknand j förvaltningsspcifika intäktr och kostnadr samt finansilla postr) visar n positiv avvikls på 17,5 Mkr jämfört md prognos och 15,7 Mkr mot budgt inkl. komplttringsbudgt. Här ingår skattintäktr och gnrlla statsbidrag som blv ca 3,1 Mkr bättr än budgt och 5,0 Mkr bättr än prognosn, vilkt i huvudsak bror på tt bättr skattundrlag i förhålland till budgt och prognos samt att man i år mdräknat nyanställningsstödt för 2003 års lönökningar. Häri ingår ävn dn åtrföring av ndskrivning av värdpapprsportföljn samt ralisrad vinstr och förlustr i värdpapprsportföljn, vilkt gnrrat n total nttovinst på ca 11,1 Mkr, vari ingår upplösning av ndskrivningar md 22,4 Mkr. Avslutningsvis har räntkostnadrna på lånn utvcklats positivt i förhålland till budgt vilkt mdfört n positiv budgtavvikls md ca 4,4 Mkr. Anläggningar I anläggningsrgistrt har inköp tidigar år rdovisats i klump varför dt är svårt att idntifira spcifika invntarir. Dtta försvårar möjlightn att göra utrangringar samt att göra avstämningar vid invntringar. Undr kommand år bör dt cntrala anläggningsrgistrt gås gnom av rspktiv förvaltning för att säkrställa att d maskinr och invntarir som finns md där stämmr md d maskinr och invntarir som kommunn har. Vid gnomgång av anskaffningar som gjorts undr årt har vi funnit att tt flrtal invstringar som uppgår till mindr än tt prisbasblopp aktivrats, vilkt nligt kommunns intrna policy utgör bloppsgränsn för aktivring. Kommunn bör dls klargöra rglrna för aktivring och dls ävn gå ignom invstringsprojktsrdovisningn undr årt för att löpand korrigra vntulla flbokningar som uppstår undr årt, altrnativt bgränsa vm som får tillgång till projktrdovisningn. Exmpl på gjorda invstringar som aktivrats är inköp av divrs möblr, musikinstrumnt mm som klart undrstigr tt prisbasblopp. Funna fl i d stickprov som tagits uppgår till 437 kkr. Vidar har vi funnit att inbytt gndom (n traktor och n ismaskin) int bhandlats korrkt utan ndast avräknats utbytsinvstringn. Dtta ldr till n rsultatffkt på ca 264 tkr för lågt rsultat i år. Undr årt har n utrdning om framtida undrhålls- och om- och tillbyggnadsåtgärdr btr ishalln gnomförts. Dnna utgift har aktivrats som n forskning och utvcklingstillgång, vilkt j kan vara n korrkt hantring. Dnna typ av kostnad skall blasta driftsrdovisningn. En konskvnt rdovisningsmässig hantring av asfaltringsarbtn har sktt undr Dtta innbär att toppbläggningar har blastat driftn. Avskrivning av aktivrad projkt påbörjas årt ftr aktivringn. Vi ansr i likht md tidigar år att avskrivning skall påbörjas då tillgångn tas i bruk. I anläggningsrdovisningn rdovisas ävn xploatringsprojkt md ntto 19 Mkr. Här rdovisas alla ndlagda kostnadr samt influtna försäljningslikvidr. Förbättring av hantringn av ravinstr på dssa avyttringar har sktt då dt numra finns klargjort vilka bdömda anskaffningsvärdn som finns på fastightsbståndt. Endast n försäljning undr årt har sktt utan att anskaffningsvärdt på dnna tomt tagits fram. Kommunn bör fortsätta arbtt md att klargöra att d utgiftr som finns rdovisad angånd xploatringsmark och allmän markrsrv stämmr md vrklightn. APRIL 2004 Sida: 5

6 Kommunrvisionn Kundfordringar Kommunn har från och md i år gjort n rsrvring för bfarad kundförlustr i årsbokslutt. Individull prövning har gjorts. Kortfristiga placringar Jämförls av marknadsvärdt mot anskaffningsvärdt på kortfristiga placringar har i år föranltt n åtrföring av tidigar års ndskrivningar md kkr. Kvarstånd ackumulrad ndskrivningar uppgår till kkr. Årts värdpappr har i likht md förgånd år värdrats nligt portföljprincipn dvs. som n nda post. Rsultatt i värdpapprsrörlsn bstår av dls ralisrad vinstr och förlustr (i förhålland till anskaffningsvärdt), utdlning, räntintäktr och förvaltningskostnadr vilkt sammantagt uppgått till kkr dls åtrföring av oralisrad förlustr (ntto) vilka uppgått till kkr. Anskaffningsvärdt i nuvarand portfölj uppgår till kkr, mdan ursprunglig portfölj uppgick till kkr. Priodisringskontroll Priodisringskontroll har utförts gnom att samtliga störr lvrantörsfakturor undr tidn dcmbr 2003 till januari-fbruari 2004 har granskats. Vid vår granskning av fakturor och andra undrlag för kontroll av att kostnadr och intäktr har rdovisats på rätt räknskapsår, upptäckts ndast smärr flaktightr. Följand notringar gjords: En bhandlingskostnad avsnd 2003 har bokförts Bloppt uppgår till 0,2 Mkr. Förskottshyra avsnd kondnstank till ishalln har blastat 2003 mn avsr , blopp 0,1 Mkr. Övriga notringar som har gjorts md avsnd på priodisringar: Intäktr och kostnadr inom Kunskapslyftt har sdan startn 1997 balansrats varj år så att rdovisat nttorsultatt blivit 0. Dt övrskott som uppstått förs därvid övr till nästa år. Projktt har avslutats undr Pr uppgår dt ackumulrad övrskottt till ca 3 Mkr (få 4 Mkr). Vi ansr i likht md tidigar att, ftrsom avräkning görs md statn varj år i ftrskott, rsultatavräkning bör sk löpand. Dtta innbär att ca 3 Mkr bord varit rsultatfört pr Ansvarig för vuxnutbildning i kommunn har framarbtat n handlingsplan som påvisar när och till vad d kvarstånd mdln skall användas till. Övrskottt kommr nligt handlingsplann att användas llr åtrföras md ungfär lika stora dlar undr d kommand tr årn. Priodisring av lönr till timanställda, brdskapslönr, arvodn till förtrondvalda mm har från och md i år sktt. Dt innbär att dn lön som intjänats för dcmbr 2003 och utbtalats i januari 2004 har baktats. Totalt uppgår dnna till 3,7 Mkr inkl sociala avgiftr. Upparbtad flxtid bör btraktas som n lönskuld. Vi rkommndrar att kommunn gör n invntring av flxtidssaldot och, om bloppt är väsntligt, bokför dtta som n skuld. APRIL 2004 Sida: 6

7 Kommunrvisionn Sysslsättningsstödt för nyanställningar som uppgår till 32,82% av ökningn av lönkostnadn 2003 utövr lönökningar jämfört md lönkostnadn 2002 har baktats Bloppt bräknas uppgå till ca 2,9 Mkr. Ansökan och utbtalning skr undr Från dtta blopp har dragits 0,8 Mkr avsnd för högt undr 2003 rhållt nyanställningsstöd. Sammanställd rdovisning (koncrn) I kommunkoncrnn ingår dt hlägda dottrbolagt Björnkulla Fastightr AB md dss dottrbolag Kvidingbyggn AB, Björnkulla Bostads AB samt Björnkulla IT AB. Arbt md att ta fram yttrligar förbättrad rutinr för avstämning av mllanhavandn inom d i koncrnn ingånd kommunala bolagn pågår. Ekonomihandbok Arbtt md att ta fram n ny konomihandbok påbörjads undr Ingn uppdatring har sktt undr D anvisningar som finns följs j hllr alltid (t x aktivring av invntarir). Vi vill btona viktn av att konomihandbokn fortlöpand uppdatras samt att dn görs tillgänglig och känd i kommunn för att kunna uppfylla dt syft dn har. Ekonomihandbokn bord nligt vår mning komplttras md rglr om intrn kontroll som bskrivr förvaltningarnas intrna kontrollsystm. Ekonomihandbokn har j antagits av kommunfullmäktig. D i konomihandbokn intagna rdovisningsanvisningarna är dock antagna gnom dlgation. Årsrdovisning Flrtalt av d synpunktr vi framförd förgånd år har baktats i 2003 års årsrdovisning. Bträffand årsrdovisningn för 2003 har vi notrat följand synpunktr: Vi saknar någon form av information om bfolkningsstruktur inom Åstorps kommun, dt finns ndast uppgift om förändring av antalt invånar mn ingn om uppgift om xmplvis åldrsfördlning llr dylikt finns md. Vidar saknar vi n omvärldsanalys. Vid n uppföljning av att kommunns rdovisning uppfyllr d rkommndationr som givits ut av rådt för kommunal rdovisning har vi funnit några förbättringar som kan göras: Nr 13 Rdovisning av lasingavtal Dt framgår int av årsrdovisningn om kommunn lasar någon utrustning. Om anläggningarna som lasas uppgår till väsntliga blopp bloppn bör d rdovisas. Uppgift om sjukfrånvaro skall nligt Lagn om kommunal rdovisning innhålla uppgiftr ävn om långtidssjukfrånvaro samt uppdlning på män och kvinnor. APRIL 2004 Sida: 7

8