Revisionsrapport 7/2010. Åstorps kommun. Granskning av intern kontroll

Transkript

1 Rvisionsrapport 7/2010 Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll Bngt Sbring, ordf Tord Stursson, 1: v ordf. Bngt Johns, 2: v ordf. Stig Andrsson Nils Prsson

2 Rvisorrna Innhållsförtckning SAMMANFATTNING UPPDRAGET Bakgrund Syft Tillvägagångssätt KOMMUNÖVERGRIPANDE Styrand dokumnt Organisation KOMMUNSTYRELSEN BYGG- OCH MILJÖNÄMNDEN BILDNINGSNÄMNDEN MEDBORGARNÄMNDEN HÄLSO- OCH OMSORGSNÄMNDEN ANALYS... 7 BILAGA 1: MATERIAL... 9 BILAGA 2: COSO-MODELLEN Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 2

3 Rvisorrna Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Åstorps kommun granskat dn intrna kontrolln (IK) inom styrls och nämndr md syft att få n bild av och bdöma dt IK-arbt som bdrivits huvudsaklign undr Dt finns i Åstorps kommun n god och tydlig grundstruktur för hur dn intrna kontrolln ska bdrivas. Uppföljning skr skriftligt till rspktiv nämnd och bhandlas vid samma tillfäll som bslut fattas om plan för kommand års intrnkontrollarbt. Därftr görs kommunövrgripand sammanställningar övr rapportr och planr som går vidar till KS. Nämndrna tar ansvar för arbtt, mn dt kan utvcklas yttrligar. Ett utvcklingsområd är bruttorisklistor. En välfungrand intrn kontroll känntcknas av att dn bdrivs inom viktiga områdn som har valts utifrån n grundligt gnomförd riskanalys, samt att dn vid bhov ldr till d åtgärdr som krävs för att säkrställa organisationns måluppfyllls. Vrksamhtns mål bör baktas när riskrna analysras och värdras, d v s d bör omfatta hla vrksamhtsområdt för att undvika för stort fokus på konomi och administration. Ingn av nämndrnas risk- och väsntlightsanalysr innfattar n bruttorisklista, utan nbart riskrna som ingår i kontrollplann har värdrats. Inom bildningsnämndns vrksamhtsområd har risk- och väsntlightsdiskussionr förts om andra möjliga riskr, mn diskussionn har int dokumntrats. Kommunstyrlsn kan göra n samlad analys av årts intrnkontrollarbt och ta ställning till om dn intrna kontrolln är tillräcklig i kommunn. KS kan vidar åtrkoppla sin bdömning övr utfört arbt till nämndrna. Ett forum för intrn kontroll md åtrkommand träffar och blysning av goda xmpl kan vara tt sätt att hålla intrnkontrollarbtt lvand. Värt att bgrunda är också kontrollmiljön; dn intrna kontrolln bör gnomsyra hla organisationn och vara väl intgrrad i vrksamhtn. Ldningn på olika nivår ansvarar för att all prsonal involvras och ngagras i arbtt md riskbdömning och riskhantring och att dt är känt vm som ansvarar för att förbyggand åtgärdr gnomförs. Att involvra all prsonal på alla nivår i arbtt md att idntifira och bdöma riskr i vrksamhtn är tt sätt att utvckla intrnkontrollkomptnsn i organisationn och att bygga brdskap för att hantra fl och bristr. Utbildning och information om intrn kontroll bör gs kontinurligt och bör ävn finnas md vid introduktionn av nyanställda. Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 3

4 Rvisorrna 1 Uppdragt 1.1 Bakgrund Ernst & Young har på uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Åstorps kommun granskat dn intrna kontrolln (IK) inom styrls och nämndr. 1.2 Syft Syftt md granskningn är att få n bild av och bdöma dt IK-arbt som har bdrivits huvudsaklign undr Tillvägagångssätt Granskningn har sktt gnom intrvjur md ansvariga tjänstmän och gnom dokumntstudir av aktulla dokumnt för nämndrnas IK-arbt (s bilaga 1). 2 Kommunövrgripand 2.1 Styrand dokumnt Intrnkontrollarbtt inom kommunn bdrivs utifrån tt rglmnt som fastställds 2003 och som innfattar syft, lagrum, organisation, uppföljning samt n mall för nämndrnas intrna kontrollplanr. 2.2 Organisation Kommunstyrlsn har dt övrgripand ansvart för intrn kontroll i kommunn. Rspktiv nämnd ansvarar för dn intrna kontrolln inom sitt vrksamhtsområd och rapportrar gnomfört intrnkontrollarbt till kommunstyrlsn. KS godkänd vid sitt sammanträd i fbruari 2010 Gnomförd intrn kontroll 2010 samt Plan för Åstorps kommuns intrna kontroll 2011, md tilläggt att bildningsnämndn ska öka antalt stickprovstillfälln till två undr punktn åtgärdsprogram årskurs 8. 3 Kommunstyrlsn Arbtt md intrn kontroll inom kommunstyrlsns vrksamhtsområd har bdrivits utifrån antagn intrnkontrollplan. Granskningsområdn 2010 utgjords av attstrglr, lvrantörsfakturor, ärndhantring, avtal, lönr och arvodn, utbtalningar, pnsionsavgift Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 4

5 Rvisorrna samt rapportring till KPA. Granskningn har främst utförts av förvaltningns controllr, mn ävn upphandlingsansvarig, konom för samhällsbyggnadskontort, lönkonsultr, prsonalstratg och kommunskrtrarn har dltagit. Dokumntation görs av dn som utfört granskningarna. Alla granskningar rapportras till förvaltningns controllr som sammanställr rsultatn. Samtliga kontrollmomntn är gnomförda och rsultatt åtrrapportrads till KS i januari. Vid samma tillfäll bhandlads plann för 2011 års intrnkontrollarbt. Plann omfattad samma granskningsområdn som förgånd år. Plann godkänds md tilläggt att dn ska komplttras md att kontroll av arvodn ska göras på samma sätt som rätt pnsionsavgift kontrollras. Kommntarr: Vi har notrat att samtliga kontrollmomnt från 2010 har flyttats övr till 2011 trots att 5 av 8 granskningsområdn 2010 gnomförts utan anmärkning. Dt motivras md att d är väsntliga för vrksamhtn och att n omorganisation nylign har gnomförts vilkt gör dt viktigt att säkrställa att rutinrna fortsatt fungrar. En riskanalys är gnomförd mn nbart riskrna som ingår i kontrollplann har värdrats. En förutsättning för n ffktiv intrn kontroll är n riskanalys som säkrställr att rätt kontrollr görs. Vi bdömr att n mr gnomgripand riskanalys, md utgångspunkt i vrksamhtns mål, bidrar till att n mr systmatiskt hantring av vrksamhtns riskr. 4 Bygg- och miljönämndn Nämndns intrnkontrollarbt har undr 2010 utgått från dn plan som antogs i dcmbr En risk- och västntlightsanalys liggr till grund för d utvalda kontrollområdna som omfattad: bygglov för yttrand som rör miljökontorts vrksamht, fakturring av tillsynsavgiftr, diariföring, bhovsbdömning av dtaljplanr och tillstånd för brandfarliga varor. Samtliga kontrollmomnt är gnomföra. Dn prson som gnomfört kontrollrna har dokumntrat rsultatn. Åtrrapportring skdd till nämndn i dcmbr och vid samma tillfäll fattads bslut om intrnkontrollplan för Md hänvisning till att gjorda kontrollr undr 2010 säkrställt tt antal rutinr inom nämndns vrksamhtsområd riktas 2011 års granskning mot dlvis nya granskningsområdn. Förvaltningschfn har tagit fram plann md hänsyn tagn till vrksamhtns mål, mn någon ny risk- och väsntlightsanalys gjords int. Kommntarr: Dt är positivt att granskningn övrgår till nya kontrollområdn md motivring att rutinr har säkrställts utifrån förgånd års granskning. En förutsättning för n ffktiv intrn kontroll är n riskanalys som säkrställr att rätt kontrollr görs. Vi bdömr att n gnomgripand risk- och väsntlightsanalys, md utgångspunkt i vrksamhtns mål, skull bidra till att n mr systmatiskt hantring av vrksamhtns riskr. 5 Bildningsnämndn Bildningsnämndn fastställd IK-plann för 2010 i dcmbr Granskningsområdna för 2010 gälld attstrglr, lvrantörsfakturor, kontanthantring, åtgärdsprogram för lvr som riskrar att int nå måln i årskurs 8 och förningsbidrag. Granskningn har utförts Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 5

6 Rvisorrna främst av förvaltningns konom, mn ävn utvcklingsldarn och barnomsorgsassistntn har dltagit. Granskningn dokumntras i fastställda mallar som sparas. Kontrollrna är gnomförda och rsultatt rapportrads till nämndn i dcmbr samtidigt som bslut fattads om intrnkontrollplan för Framtagandt av plann förgicks av att förvaltningschfn, utvcklingsldarn och konomn gjord risk- och väsntlightsanalysr av tt antal rutinr som xmplvis likabhandlingsplanr och ordningsrglr. Då gradringn av dssa rutinr blv låg bstår plann för 2011 av i stort stt samma granskningsområdn som förgånd år. Risk- och väsntlightsdiskussionn har muntlign rdovisats för bildningsnämndns utskott. Utövr plann gnomförs sdan 2010 nkätr ställda till barn/lvr, föräldrar, prsonal och andra utövar som tt mdl att stämma av måluppfyllls av nämndns mål. En utvärdringsplan har tagits fram för yttrligar analys av måluppfylllsn. Dtta kommr att rsultra i årliga rapportr övr måluppfylllsn som framövr kommr att knytas an till arbtt md intrn kontroll. Kommntarr: Dt är positivt att risk- och väsntlightsanalysr av andra möjliga kontrollområdn har gnomförts och rdovisats för utskottt. Bruttolistan har dock j dokumntrats. Att knyta an utvärdringsplann och kommand rapportr övr måluppfylllsn till arbtt md intrn kontroll är anglägt för att undvika för stort fokus på konomi och administration. 6 Mdborgarnämndn Nämndns intrnkontrollarbt har undr 2010 utgått från dn plan som antogs i dcmbr Kontrollområdna omfattad dokumntation barn och unga, dokumntation vuxnärndn, förhandsbdömningar och kassarutinr. Granskningarna har gnomförts och vissa bristr har idntifirats. Ldningsgruppn har diskutrat rsultatt av granskningarna och förslag på åtgärdr har tagits fram. Arbtt åtrrapportrads till nämndn i dcmbr, samtidigt som bslut fattads om intrnkontrollplan för Två av d fyra granskningsområdna är samma som förgånd år, mdan två är nya. Nytt för 2011 är att mdborgarnämndn kommr att ingå i socialnämndn. Kommntarr: Dt finns n tydlig koppling mllan kontrollområdn och vrksamhtns mål vilkt är positivt. 7 Hälso- och omsorgsnämndn Hälso- och omsorgsnämndn fastställd IK-plann för 2010 i dcmbr Kontrollområdna omfattad dlgationsanmälan, social dokumntation, privata mdl inom LSS, hantring av kundkort och inköpsrkvisitionr, lokal mdicinhantring och HSL dokumntation. Samtliga kontrollr är gnomförda, och visad på n hl dl bristr. Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 6

7 Rvisorrna Arbtt åtrrapportrads till nämndn i dcmbr, samtidigt som bslut fattads om intrnkontrollplan för Samtliga kontrollområdn från förgånd år kvarstår för att kunna följa bristr och förbättringsområdn. Nytt för 2011 är att hälso- och omsorgsnämndn kommr att ingå i socialnämndn. Kommntarr: Dt är positivt att kontrollområdna kvarstår, då bristr påvisads undr förgånd år. En riskanalys är gnomförd mn nbart riskrna som ingår i kontrollplann har värdrats. En förutsättning för n ffktiv intrn kontroll är n riskanalys som säkrställr att rätt kontrollr görs. Vi bdömr att n mr gnomgripand riskanalys, md utgångspunkt i vrksamhtns mål, bidrar till att n mr systmatiskt hantring av vrksamhtns riskr. 8 Analys Dt finns i Åstorps kommun n god och tydlig grundstruktur för hur dn intrna kontrolln ska bdrivas. Uppföljning skr skriftligt till rspktiv nämnd och bhandlas vid samma tillfäll som bslut fattas om plan för kommand års intrnkontrollarbt. Därftr görs kommunövrgripand sammanställningar övr rapportr och planr som går vidar till KS. Sammanställning övr nämndrnas dokumntrad intrnkontrollarbt 2010: Bskrivning organisation och ansvar Strukturrad/ dokumntrad risk- och väsntlightsanalys IKplan 2010 IKplan 2011 Rapport till gn styrls /nämnd för IK 2010 Rapport till KS för IK 2010 Antal kontrollmomnt 2010 KS 8 Bygg- och miljönämnd 5 Bildningsnämnd Mdborgarnämnd 5 4 Hälso- och omsorgsnämnd 6 Tcknförklaring till tabll ovan: = förkommr Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 7

8 Rvisorrna Som framgår av tablln ovan tar nämndrna ansvar för arbtt, mn dt kan utvcklas yttrligar. Ett utvcklingsområd är bruttorisklistor. En välfungrand intrn kontroll känntcknas av att dn bdrivs inom viktiga områdn som har valts utifrån n grundligt gnomförd riskanalys, samt att dn vid bhov ldr till d åtgärdr som krävs för att säkrställa organisationns måluppfyllls. Vrksamhtns mål bör baktas när riskrna analysras och värdras, d v s d bör omfatta hla vrksamhtsområdt för att undvika för stort fokus på konomi och administration. Dt är av vikt att idntifira och värdra d väsntligast riskrna som kan göra att vrksamhtn int når sina mål, följr gälland lagar och/llr bristr i dn finansilla rapportringn. Dt är ävn viktigt att prioritra, planra och gnomföra aktivittr som förbyggr llr rducrar dssa prioritrad riskr. Ingn av nämndrnas risk- och väsntlightsanalysr innfattar n bruttorisklista, utan nbart riskrna som ingår i kontrollplann har värdrats. Inom bildningsnämndns vrksamhtsområd har risk- och väsntlightsdiskussionr förts om andra möjliga riskr, mn diskussionn har int dokumntrats. Kommunstyrlsn kan göra n samlad analys av årts intrnkontrollarbt och ta ställning till om dn intrna kontrolln är tillräcklig i kommunn. KS kan vidar åtrkoppla sin bdömning övr utfört arbt till nämndrna. Ett forum för intrn kontroll md åtrkommand träffar och blysning av goda xmpl kan vara tt sätt att hålla intrn kontrollarbtt lvand. Värt att bgrunda är också kontrollmiljön; dn intrna kontrolln bör gnomsyra hla organisationn och vara väl intgrrad i vrksamhtn. Ldningn på olika nivår ansvarar för att all prsonal involvras och ngagras i arbtt md riskbdömning och riskhantring och att dt är känt vm som ansvarar för att förbyggand åtgärdr gnomförs. Att involvra all prsonal på alla nivår i arbtt md att idntifira och bdöma riskr i vrksamhtn är tt sätt att utvckla intrnkontrollkomptnsn i organisationn och att bygga brdskap för att hantra fl och bristr. Utbildning och information om intrn kontroll bör gs kontinurligt och bör ävn finnas md vid introduktionn av nyanställda. Åstorp dn 29 mars 2011 Ann-Mari Ek Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 8

9 Rvisorrna Bilaga 1: Matrial Kontaktr: Annika Tublén, controllr kommunstyrlsförvaltningn Mikal Fors, samhällsbyggnadsnhtschf Ingla Lundgrn, konom - bildningsförvaltningn Dokumnt: Rglmnt intrn kontroll Åstorps kommun Intrn kontroll - Uppföljning 2010 Intrn kontroll Plan 2011 Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 9

10 Rvisorrna Bilaga 2: COSO-modlln Dn intrnationllt mst vdrtagna mtodn för att utvckla dn intrna styrningn och kontrolln är dn s.k. COSO-modlln 1. Enligt COSO är intrn kontroll dfinirat som n procss, utförd av n organisations styrls, ldning och annan prsonal, utformad för att g rimlig försäkran om att måln uppfylls inom följand katgorir: ffktivitt och produktivitt i vrksamhtn tillförlitlig finansill rapportring ftrlvnad av tillämpliga lagar och rglr. För att förbättra dn intrna styrningn och kontrolln har fm cntrala komponntr idntifirats. För dssa rdogörs kortfattat ndan. Hur dssa komponntr förhållr sig till varandra framgår av figurn. Kontrollmiljön Kontrollmiljön angr tonn i n organisation och påvrkar kontrollmdvtnhtn hos dss mdarbtar. Dt är grundn för alla andra komponntr inom intrn kontroll och rbjudr ordning och struktur. Faktorr som innfattas av kontrollmiljön är intgritt, tiska värdn, komptnsn hos mdarbtarna i organisationn, ldningns filosofi och ldarstil, dt sätt på vilkt ldningn fördlar ansvar och bfognhtr och organisrar och utvcklar dss mdarbtar samt dn uppmärksamht och vägldning som ldningn gr. Vrksamhtns målformulring är n dl av kontrollmiljön och har btydls för idntifiringn av riskr. Kontrollmiljö Information och kommunikation Riskvärdring Kontrollaktivitt Uppföljning och utvärdring Rglmnt intrn kontroll 1 Th Committ of Sponsoring Organizations of th Tradway Commission Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 10

11 Rvisorrna Riskvärdring Varj organisation mötr många olika riskr av xtrnt och intrnt ursprung som måst värdras. En förutsättning för riskvärdringn är att tablrad mål finns knutna till olika nivår som är intrnt konsistnta. Riskvärdringn är idntifiringn och analysn av rlvanta riskr för att uppnå måln och utgör basn för att bstämma hur riskrna ska hantras. Eftrsom konomiska, branschmässiga, rglringsspcifika och vrksamhtsmässiga villkor kommr att förändras, bhövs mkanismr för att idntifira och hantra d särskilda riskr som är förknippad md förändringar. Riskvärdringn bör alltid dokumntras i syft att förtydliga systmatikn i intrnkontrollarbtt. Kontrollaktivittr Kontrollaktivittr är d riktlinjr och rutinr som bidrar till att säkrställa att ldningns dirktiv gnomförs. D bidrar till att säkrställa att nödvändiga åtgärdr vidtas för att hantra riskr för att organisationns mål int uppnås. Kontrollaktivittr ägr rum inom hla organisationn, på alla nivår och i alla funktionr. D innfattar n rad aktivittr av olika slag såsom godkännandn, attstr, vrifikationr, avstämningar, gnomgångar av vrksamhtns rsultat, säkrandt av tillgångarna, samt åtskillnad av tjänstrollr och uppgiftr. Information och kommunikation Rlvant information måst idntifiras, fångas, och förmdlas i n sådan form och inom n sådan tidsram att d anställda kan utföra sina uppgiftr. Informationssystm gnrrar rapportr som innhållr vrksamhtsmässig och finansill information och uppgiftr om rglftrlvnadn som gör dt möjligt att driva och styra vrksamhtn. D anställda måst förstå sin gn roll i dt intrna styr- och kontrollsystmt samt hur nskilda aktivittr påvrkar andras arbt. D måst ha n kanal för att kommunicra btydlsfull information uppåt. Uppföljning och utvärdring Intrna styr- och kontrollsystm bhövr övrvakas, följas upp och utvärdras n procss som bstämmr kvalittn på systmts rsultat övr tidn. Dt åstadkoms gnom löpand övrvakningsåtgärdr och uppföljningar, sparata utvärdringar llr n kombination av dssa. Löpand övrvakningsåtgärdr och uppföljningar ägr rum undr vrksamhtns gång. Dt finns synrgiffktr och kopplingar mllan d nämnda komponntrna, som formar tt sammanhållt systm som ragrar dynamiskt på ändrad förutsättningar. Dt intrna styroch kontrollsystmt är sammanhållt md organisationns vrksamht och finns till av grundläggand vrksamhtsmässiga skäl. Intrn styrning och kontroll blir ffktivast om kontrollrna är inbyggda i organisationns infrastruktur och ingår som n väsntlig dl av organisationn. Åstorps kommun Granskning av intrn kontroll 11