Revisionsrapport Hylte kommun. Granskning av överförmyndarverksamheten

Transkript

1 Rvisionsrapport 2010 Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn Karin Hansson, Ernst & Young sptmbr 2010

2 Innhållsförtckning SAMMANFATTNING INLEDNING SYFTE OCH AVGRÄNSNING METOD ÖVERFÖRMYNDARENS VERKSAMHET UTDRAG UR LAGSTIFTNING ÖVERFÖRMYNDARENS UPPDRAG ORGANISATION FÖRMYNDARE GOD MAN OCH FÖRVALTARE TILLSYN EKONOMI BOKSLUT DOKUMENTATION AKTER ÅRSRÄKNINGAR OCH SLUTRÄKNINGAR ARVODEN STYRANDE DOKUMENT Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

3 Sammanfattning På uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Hylt kommun har Ernst & Young AB granskat övrförmyndarvrksamhtn i kommunn. Syftt md granskning är att blysa styrning och uppföljning. Granskningn innfattar ävn procssn för rkrytring av god män/förvaltar samt granskningn av årsräkningar och sluträkningar. Granskningn omfattar int övrförmyndarns handläggning och bdömning i nskilda ärndn. Styrning och uppföljning Något datorstöd i form av program spcillt utvcklat för administrationn av övrförmyndarvrksamht används int i Hylt kommun. Vi rkommndrar kommunn att utrda bhovt av att införskaffa tt datastöd vilkt ävn skull undrlätta vid vntull bortavaro av övrförmyndarn samt till kommand ftrträdar. Dt finns int något rglmnt, intrna mål llr intrn kontrollplan upprättad för övrförmyndarn. För att Kommunfullmäktig ska kunna utöva styrning och uppföljning av övrförmyndarvrksamhtn bör tt rglmnt upprättas. Övrförmyndarn rkommndras också upprätta intrna mål och n intrn kontrollplan, vilka också bör följas upp. Rkrytring Historiskt har dt int varit svårt att rkrytra god män och förvaltar i kommunn. Rkrytringn byggr främst på prsonlig känndom och kontakt varför några kontrollr i rgl int gnomförs av nya god män och förvaltar. För att stärka procssn vid rkrytringn rkommndras kommunn att kontrollra så att prsonn int finns md i blastningsrgistrt llr i kronofogdmyndightns rgistr. Vi rkommndrar också att någon form av ansökan llr dokumntrad prsntation görs av dn som ska förordnas. Rutinn för rkrytring finns int dokumntrad. Att dokumntra rutinn och skapa n chcklista som förvaras tillsammans md övriga rkrytringsdokumnt skull förstärka dn intrna kontrolln och ävn undrlätta om n rsättar llr n ny övrförmyndar ska tjänstgöra. Granskning av årsräkningar Granskningn som utförs bdöms i allt väsntligt vara tillräcklig. Dt framgår dock int alltid på årsräkningarna vad som har stämts av mot undrlag och vilka kontrollr som sktt. Dt är önskvärt att vidtagna granskningsåtgärdr tydligar framgår av årsräkningn. Att dokumntra granskningn gnom att fylla i n chcklista skull tydliggöra vilka granskningsinsatsr som ska göras och vilka som gjorts. Vi rkommndrar också övrförmyndarn att införa n rutin för att kontrollra och säkrställa att samtliga årsräkningar vrklign har kommit in och har granskats. Ekonomi Arvodn till god män och förvaltar avsnd år 1 utbtalas först år 2. Någon priodisring av arvodskostnadrna skr int. Enligt god rdovisningssd ska kostnadrna priodisras mllan årn. Arvodskostnadrna för god män och förvaltar uppgår i Hylt kommun till ca 200 tkr pr år. Vi bdömr sammanfattningsvis att övrförmyndarvrksamhtn i Hylt kommun, trots ovan nämnda synpunktr, i övrigt bdrivs på tt ändamålsnligt sätt. Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

4 1 Inldning 1.1 Syft och avgränsning På uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Hylt kommun har Ernst & Young AB granskat övrförmyndarvrksamhtn i kommunn. Syftt md granskning är att granska övrförmyndarns vrksamht gnom att blysa styrning och uppföljning. Granskningn innfattar ävn procssn för rkrytring av god män/förvaltar samt granskningn av årsräkningar och sluträkningar. Granskningn omfattar int övrförmyndarns handläggning och bdömning i nskilda ärndn. 1.2 Mtod Granskningn basras på uppgiftr framkomna dls vid intrvju md övrförmyndarn och hans rsättar dls vid dokumntstudir. 2 Övrförmyndarns vrksamht 2.1 Utdrag ur lagstiftning Förmyndar ska förvalta omyndigas tillgångar och förträda dm i anglägnhtr som rör tillgångarna. [ ] Förmyndarn förträdr i övrigt dn omyndig när dtta int nligt lag skall föras av någon annan. (Föräldrabalkn (1949:381, 1995:974) 12 kap. 1 ) God män och förvaltar ska i dn mån dt följr av dras förordnand, bvaka rättn för d prsonr som d förträdr, förvalta dras tillgångar och sörja för dras prson. Ävn om dt int framgår av förordnandt, omfattar dn god mannns llr förvaltarns uppdrag int sådana tillgångar som har ställts undr särskild förvaltning. (Föräldrabalkn (1949:381, 1995:974) 12 kap. 2 ) Förmyndar, god män och förvaltar ska omsorgsfullt fullgöra sina skyldightr och alltid handla på dt sätt som bäst gagnar dn nskild. (Föräldrabalkn (1949:381, 1995:974) 12 kap. 3 ) Dn nskilds mdl ska i skälig omfattning användas för hans llr hnns upphäll, utbildning och nytta i övrigt. D mdl som int används för sådana ändamål ska placras så att tillräcklig trygght finns för dras bstånd och så att d gr skälig avkastning. (Föräldrabalkn (1949:381, 1995:974) 12 kap. 4 ) Förmyndar, god män och förvaltar ska fortlöpand föra räknskapr övr sin förvaltning och göra antckningar om sina åtgärdr i övrigt. Föräldrar är dock skyldiga att föra räknskapr och göra antckningar ndast i dn utsträckning som kan anss bhövligt md hänsyn till gndomns omfattning och omständightrna i övrigt. (Föräldrabalkn (1949:381, 1995:974) 12 kap. 5 ) Förmyndar, god män och förvaltar ska s till att pngar och värdpappr som tillhör dn nskild förvaras så att d int sammanblandas md tillgångar som ställförträdarn annars förvaltar. Om dn nskild ägr värdhandlingar llr annars har rättightr på grund av så- Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

5 dana handlingar, svarar förmyndarn, dn god mannn llr förvaltarn för att bhövliga rgistrringar och anmälningar görs. (Föräldrabalkn (1949:381, 1995:974) 12 kap. 6 ) I viktiga frågor ska förmyndarn, om dt lämplign kan sk, höra dn omyndig, om dn omyndig har fyllt sxton år, samt dn omyndigs mak llr sambo. God män och förvaltar har motsvarand skyldightr i förhålland till dn nskild samt dn nskilds mak llr sambo. (Föräldrabalkn (1949:381, 1995:974) 12 kap. 7 ) 2.2 Övrförmyndarns uppdrag Övrförmyndarn bdrivr myndightsutövning och står undr tillsyn av Länsstyrlsn. Övrförmyndarns vrksamhtr bstår dls av att utöva tillsyn övr förmyndarskap där barnn ägr mdl övrstigand åtta basblopp, fast gndom llr tillgångar md villkor om särskild övrförmyndarkontroll, dls av att rkrytra god män och förvaltar till prsonr som nligt bslut i tingsrättn ska ha god man llr förvaltar. Dt är också övrförmyndarns uppgift att vid bhov byta god män och förvaltar. Då tt uppdrag avslutats ntldigas god mannn/förvaltarn ftr bslut i tingsrättn. Övrförmyndarn ska administrra och s till att övrförmyndarvrksamhtn bdrivs på tt ändamålsnligt sätt. Granskningn och kontrolln av god männns och förvaltarnas konomiska rdovisningar är n stor dl i dt administrativa arbtt. 2.3 Organisation I n kommun ska dt finnas antingn n övrförmyndar llr n övrförmyndarnämnd. I Hylt kommun finns dt förstnämnda. Kommunfullmäktig har fattat bslut om dlgationsordning till övrförmyndarn md rätt att vidardlgra till kommunns kommunjurist vid bhov. Övrförmyndarn i Hylt kommun har sitt kansli i kommunhust och träffas varj onsdag mllan kl Övrförmyndarn angr dock att han ofta får samtal ävn undr andra tidpunktr samt till sin bostad. Övrförmyndarn är int anställd av kommunn utan är politiskt tillsatt och arvodras för sina tjänstr. I d fall dn ordinari övrförmyndarn vntullt skull vara borta har kommunns kommunjurist funktionn och dlgationn som rsättar. Hittills har dt dock ndast varit tt fåtal gångr som rsättar bhövt träda in i övrförmyndarns roll. Övrförmyndarn i Hylt kommun har visst samarbt md d andra övrförmyndarna i länt vilka kan rådfrågas vid bhov. Svrigs Kommunr och Landsting har n tjänstman som är spcialist på övrförmyndarvrksamht och som ävn kan rådfrågas vid bhov. Kommunfullmäktig har bslutat att undrsöka möjlightrna och konskvnsrna av tt samarbt avsnd övrförmyndarvrksamhtn md Halmstad kommun. Övrförmyndarns kansli i Halmstad kommr om förslagt blir vrklight att hantra handläggningn och dn administrativa dln. Syftt md tt vntullt samarbt uppgs vara att kunna upprätthålla kvalitt och komptns. Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

6 Bhovt av godmän och förvaltar mddlas vanlign övrförmyndarn antingn från någon av kommunns förvaltningar, främst omsorgskontort llr dirkt från huvudmannns anhöriga. En ansökan som bskrivr bhovt skickas antingn dirkt till tingsrättn llr via övrförmyndarn. Övrförmyndarn lämnar alltid sitt utlåtand innan bslut fattas av tingsrättn. Övrförmyndarn i Hylt kommun har i juli ärndn varav 63 ärndn avsr god manskap, 8 avsr förvaltarskap och 21 ärndn avsr förmyndarskap. D flsta god män/förvaltar har ndast tt uppdrag mn dt förkommr tt par styckn som har upp till 5 ärndn. År 2006 fanns totalt 88 övrförmyndarärndn i Hylt kommun vilkt innbär att totalt antal ärndn varit på n rlativt konstant nivå d snast årn. 2.4 Förmyndar Dn som är undr 18 år är omyndig och får int själv råda övr sin gndom llr åta sig förbindlsr utövr vad som ska gälla på grund av lag llr villkor vid förvärv gnom gåva, tstamnt llr förmånstagarförordnand. För omyndiga ska dt därför finnas n förmyndar. Normalt är dn omyndigs föräldrar/vårdnadshavar förmyndar och förvaltar tillgångarna. Då n omyndig har tillgångar övrstigand åtta basblopp, ägr fast gndom llr om övrförmyndarn finnr särskilda skäl att kontrollra förvaltningn kan dn omyndig stå undr kontrollrad förvaltning hos övrförmyndarn. Dn omyndig kan också ha fått tillgångar undr villkor att d står undr övrförmyndarkontroll. Förmyndarn ska årlign lämna in årsräkning övr dn omyndigs tillgångar till övrförmyndarn. Vägvrkt och Kronofogdmyndightn är nligt lag skyldig att lämna uppgiftr till kommunrnas övrförmyndar/övrförmyndarnämnd när omyndiga rgistrras i dras rgistr. Lagns syft är att minska antalt skuldsatta barn och ungdomar. Övrförmyndar/övrförmyndarnämnd rhållr också uppgiftr från brottsoffrmyndightn och försäkringsbolag och liknand i d fall omyndiga rhållr rsättning från försäkring llr skadstånd som övrstigr tt prisbasblopp. I Hylt kommun sparas dssa dokumnt mn några vidar åtgärdr utförs int. Övrförmyndarn rhållr sålds information om att undrårig ska stå undr kontrollrad förvaltning i d fall tillgångarna kommr från t x tt skadstånd llr liknand. I övriga fall kommr int information som undrårigas tillgångar till övrförmyndarns känndom om int förmyndarn själv anmälr dt. 2.5 God man och förvaltar God man llr förvaltar bhövs för prsonr (huvudmän) som int själva kan bvaka sin rätt, förvalta sin gndom llr sörja för sin prson. Dt kan vara frågan om prsonr som på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd llr liknand bhövr hjälp md konomisk förvaltning, rättshandlingar, prsonlig omvårdnad tc. Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

7 En god man är ndast tt biträd till huvudmannn vilkn har kvar sin rättshandlingsförmåga. Dtta btydr att dn god mannn måst inhämta huvudmannns samtyck till alla störr rättshandlingar utom d som brör dn dagliga hushållningn. Saknar huvudmannn förmåga att kunna g sitt samtyck är god mannn bhörig att själv förta rättshandlingar inom ramn för sitt förordnand och för huvudmannns bästa. Är dt n ingripand åtgärd ska dn god mannn inhämta nära anhörigas samtyck om huvudmannn int kan g något. En förvaltar har inom ramn för sitt förordnand nsam bhöright att förta rättshandlingar för huvudmannns räkning utan att inhämta hans/hnns samtyck. I Hylt kommun skr rkrytringn av god män och förvaltar vanlign gnom kontaktr. Dt är också vanligt förkommand att n släkting llr närstånd till huvudmannn förordnas som god man llr förvaltar. Övrförmyndarn annonsrar int ftr nya god män och förvaltar. Övrförmyndarn upplvr dock att dt blir svårar att hitta god män och förvaltar. Innan n god man llr förvaltar förordnas får han/hon muntlig information om vad uppdragt innbär. Någon skriftlig ansökan krävs int. Nya god män och förvaltar rhållr också bokn Handbok för övrförmyndar av Erik Shlin. Någon kontroll av nya god män och förvaltar skr int mot kronofogdns rgistr llr mot brottsrgistrt. Int hllr någon annan kontroll skr. Enligt övrförmyndarn är d som förordnas välkända av övrförmyndarn och i kommunn. Från dt att n ansökan görs om att n prson bhövr n god man llr förvaltar, till att bslut om förordnand fattas, kan dt ta allt från några vckor upp till tt par månadr. Ansökningsblanktt, prsonbvis samt läkarintyg skickas till tingsrättn. Antingn skickas dokumntn in av övrförmyndarn llr dirkt av dn sökand. När dt är frågan om att byta ställförträdar så gör övrförmyndarn dtta själv. Om dt finns någon som är rdo att åta sig uppdragt kan dtta byt gå snabbt. Då är dt oftast frågan om bara några dagar. Vid kortar bortavaro för n god man llr förvaltar sätts int någon rsättar in. Kommntar För att stärka procssn vid rkrytring av god män och förvaltar bör kontroll sk mot dls kronofogdmyndightns rgistr samt mot blastningsrgistrt. Vi rkommndrar också att någon form av ansökan llr dokumntrad prsntation görs av dn som ska förordnas. Rutinn för rkrytring finns int dokumntrad. Att dokumntra rutinn och skapa n chcklista som förvaras tillsammans md övriga rkrytringsdokumnt skull förstärka dn intrna kontrolln och ävn undrlätta om rsättarn llr n ny övrförmyndar ska tjänstgöra. 2.6 Tillsyn Länsstyrlsn är tillsynsmyndight för Svrigs övrförmyndar och övrförmyndarnämndr. Snast tillfällt då Länsstyrlsn övrgripand granskad övrförmyndarn i Hylt kommun var dn 17 novmbr Några notringar/anmärkningar framkom int vid dnna granskning. Länsstyrlsn granskad också övrförmyndarn undr 2008 och int hllr då riktads dt några anmärkningar mot kommunns handläggning. Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

8 Inga nskilda skriftliga klagomål llr anmälningar har inkommit till Länsstyrlsn i Halland avsnd övrförmyndarn i Hylt kommun. Därmd har int hllr Länsstyrlsn riktat några anmärkningar mot övrförmyndarn avsnd nskilda fall. 3 Ekonomi 3.1 Bokslut Tkr 2010* Kommunbidrag Utfall Avvikls * rdovisat rsultat pr augusti. Övrförmyndarns konomi och bokslut hantras av prsonal på kommunkontorts konominht. För 2010 har övrförmyndarn rhållit 229 tkr i kommunbidrag och pr augusti 2010 rdovisas n avvikls från budgtn md -6 tkr rhöll övrförmyndarn 222 tkr i kommunbidrag och rdovisad tt undrskott på -41 tkr rhölls 208 tkr i kommunbidrag och tt ngativt rsultat rdovisads på -41 tkr. Dn nskilt största kostnadspostn hos övrförmyndarn avsr kostnadr för arvodn till god män och förvaltar. Arvodn till god män och förvaltar avsnd år 1 utbtalas först år 2. Någon priodisring av arvodskostnadrna skr int. Enligt god rdovisningssd ska kostnadrna priodisras mllan årn. Arvodskostnadrna för god män och förvaltar uppgår i Hylt kommun till ca 200 tkr pr år. Kommntar Övrförmyndarn har rdovisat tt ngativt rsultat d snast årn. Kostnadrna för arvodn till god män och förvaltar, vilka utgör största dln av kostnadsmassan, är dock svåra att påvrka då arvodna styrs av bhovt från huvudmännn. 4 Dokumntation 4.1 Aktr För varj huvudman upprättas n akt där samtliga dokumnt som rör huvudmannn förvaras. Dokumntn i aktrna liggr i kronologisk ordning md dt snast dokumntt övrst. En förtckning övr vilka dokumnt som förvaras i aktn finns alltid. Något datorstöd i form av program spcillt utvcklat för övrförmyndarvrksamht används int i Hylt kommun. Kommntar Vi rkommndrar kommunn att utrda bhovt av att införskaffa tt program spcillt utformat för administrationn av övrförmyndarvrksamht. Ett datorstöd skull ävn undrlätta vid vntull bortavaro av övrförmyndarn samt till kommand ftrträdar. Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

9 4.2 Årsräkningar och sluträkningar Samtliga god män och förvaltar ska snast dn första mars, årt ftr uppdragt utförts, lämna in n årsräkning pr uppdrag till övrförmyndarn. I årsräkningn ska alla inkomstr och utgiftr som rör huvudmannn rdovisas samt kontoutdrag från bank/utdrag från Värdpapprscntraln (VPC) llr liknand bifogas. I d fall ovanliga llr stora transaktionr har ägt rum bgärs kvitton/undrlag in. Om d transaktionr som sktt är av mr normal karaktär och är rimliga i förhålland till tidigar år bgärs inga kvitton in. Om god manskapt llr förmyndarskapt av n llr annan anldning skull upphöra ska n sluträkning lämnas till övrförmyndarn snast n månad ftr upphörandt. I dcmbr varj år skickar övrförmyndarn hm tt brv till samtliga god män, förvaltar och förmyndar där d informras om att d ska skicka in n årsräkning, blanktt till årsräkning/sluträkning samt n rdogörlsblanktt bifogas. I sändlsn framgår också datum för inlämnandt. För att säkrställa att d sociala avgiftr som d huvudmän som själva btalar arvod till sina god män/förvaltar btalas till skattvrkt skr hantringn via kommunns lönkontor. Huvudmannn rhållr n faktura md arvod till god mannn/förvaltarn plus sociala avgiftr. När kommunn därftr rhållit btalningn från huvudmannn görs n utbtalning av arvodt till god mannn/förvaltarn och kommunn hantrar d sociala avgiftrna och kontrolluppgiftrna till skattvrkt. Samtliga årsräkningar och sluträkningar granskas av övrförmyndarn. Vid granskningstillfällt kontrollras att d ingånd balansrna för årt är d samma som d utgånd balansrna förgånd år. Rdovisad mllanhavandn md bank/vpc llr liknand kontrollras mot kontoutdrag. Kopia på kontoutdrag sparas vanlign tillsammans md årsräkningn. Vidar görs n rimlightsbdömning jämfört md tidigar år övr inkomstr och utgiftr. I vissa fall stäms yttrligar postr av mot kvitton/undrlag. En bock sätts jämt kontrollrat blopp. Ändringar i lagstiftningn från dn 1 januari 2009 innbär att övrförmyndar/övrförmyndarnämnd numra kan bgära in uppgiftr dirkt från bankr och liknand i d fall dt anss bhövas. Uppgiftr kan dock ndast inhämtas avsnd prsonr som rdan har n god man llr förvaltar. Eftr avslutad granskning notras dt på årsräkningn/sluträkningn om dn är granskad md llr utan anmärkning samt datum för granskningn tillsammans md övrförmyndarns signatur. Någon dokumntrad rutinbskrivning finns dock int och någon chcklista för granskningn används int. I augusti sptmbr brukar samtliga årsräkningarna vara färdiggranskad. God männn och förvaltarna rhållr sitt arvod strax ftr granskningn är klar. Kommntar Övrförmyndarns granskning bdöms i allt väsntligt vara tillräcklig. Dt framgår dock int alltid på årsräkningarna vilka uppgiftr som har stämts av mot undrlag och vilka kontrollr som sktt. Dt är önskvärt att vidtagna granskningsåtgärdr tydligar framgår av årsräkningn. Att dokumntra granskningn gnom att fylla i n chcklista skull tydliggöra vilka granskningsinsatsr som ska göras och vilka som gjorts. Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)

10 En dokumntrad rutin skull också tydliggöra och förnkla om n rsättar llr n ny övrförmyndar tillsätts. Vi rkommndrar också övrförmyndarn att införa som rutin för att kontrollra och säkrställa att samtliga årsräkningar vrklign har kommit in och har granskats. 4.3 Arvodn Svrigs Kommunr och Landsting gr ut rkommndationr på arvodsnivår för god män och förvaltar mn dt är övrförmyndarn/övrförmyndarnämndn i rspktiv kommun som bstämmr storlkn av arvodt. Arvod kan btalas ut för uppdrag att förvalta gndom, sörja för prson llr bvaka rätt. Vad som ingår i uppdragt och vad arvod btalas för framgår av förordnandt. I Hylt kommun lämnar god männn och förvaltarna in n rdogörls till övrförmyndarn övr vad d gjort undr årt. Rdogörlsn lämnas in tillsammans md årsräkningn. Md utgångspunkt från dnna rdogörls och utifrån hur myckt dn god mannn/förvaltarn rhållit i arvod förgånd år gör övrförmyndarn n rimlightsbdömning och bstämmr därftr storlkn på årts arvod. Vanlign liggr arvodt på ca 8 tkr pr ärnd. 4.4 Styrand dokumnt För övrförmyndarn i Hylt kommun finns int några intrna mål llr någon intrnkontrollplan upprättad. Dt finns int hllr något rglmnt upprättat för övrförmyndarn. Kommntar Övrförmyndarn rkommndras upprätta n intrn kontrollplan md tillhörand kontrollmål. Av plann bör dt också framgå vm som ska utföra kontrollrna, till vm utförda kontrollr ska rapportras samt hur ofta kontrollrna ska gnomföras. Ävn om övrförmyndarvrksamhtn är styrd av lagar rkommndrar vi att intrna mål och vrksamhtsmål upprättas årlign, vilka också bör följas upp. För att Kommunfullmäktig ska kunna utöva styrning och uppföljning av övrförmyndarvrksamhtn bör tt rglmnt upprättas. Hlsingborg dn 16 sptmbr 2010 Karin Hansson Ernst & Young AB Hylt kommun Granskning av övrförmyndarvrksamhtn, sptmbr (10)