Webbansvarigutbildning i InfoGlue

Transkript

1 Kommunikationsenheten Webbansvarigutbildning i InfoGlue

2 Sid 1 Innehåll Vad skiljer behörigheterna i systemet mellan rollerna webbproducent och webbansvarig?... 2 Vad innebär rollen webbansvarig?... 2 Logga in på utbildningsservern... 2 ÖVNINGSUPPGIFTER... 3 Koppla ihop svensk och engelsk sida... 3 Byta sidmall... 4 Korta ner URL... 4 Använda HTML i artiklar... 6 Sidansvarig... 7 Sökoptimering... 7 Skapa och länka in nyheter... 8 Kalendariet Lista publikationer... Fel! Bokmärket är inte definierat. Behörighet, lära sig mer och användarstöd... 14

3 Sid 2 Vad skiljer behörigheterna i systemet mellan rollerna webbproducent och webbansvarig? Webbansvarig har tillgång till fler komponenter kan göra mer avancerade inställningar i vissa komponenter kan göra förändringar i HTML-koden för innehållet i vissa komponenter kan se Google-analyticstatistik för sin subdomän Vad innebär rollen webbansvarig? Ansvarar för institutionens/enhetens (el. motsvarande) del i Umu-webben Kontaktperson och stöd för webbproducenter på enheten/inst. Webbproducenter vänder sig i första hand till webbansvarig för hjälp, i nästa hand support via Servicedesk. Mottagare av information som skickas ut, och kontaktperson från central webborganisation - ändringar och uppdateringar i systemet Vidareinformatör till berörda delar av inst/enhet, främst webbproducenter Ansvar att hålla sig informerad kring uppdateringar och förändringar som görs i systemet En stor del ansvaret som webbansvarig är självstudier, och till sitt stöd har man mycket information på Logga in på utbildningsservern Starta Firefox. Firefox är rekommenderad webbläsare för att jobba i Infoglue. Gå till adressen I högerspalten hittar du Logga in. Du loggar in med din CAS-användare Välj din institutions/enhets namn under Källa/Repository för att komma till den webbplatsen

4 Sid 3 ÖVNINGSUPPGIFTER Koppla ihop svensk och engelsk sida För att man lätt ska kunna komma till den motsvarande alternativa språksidan med hjälp av flaggan som finns högst upp på sidan till höger behöver man koppla svensk och engelsk version av sidan till varandra. ÖVNINGSUPPGIFT 1. Skapa en ny svensk sida (sajtnod) med 4-spaltsutseende. (Välj sidmall 4-spalt Standardsida) 2. Gå in på webbplatsens engelska del och skapa en sajtnod med 3-spaltutseende (Välj sidmall 3- spalt Standardsida 2011). 3. Lägg in valfria komponenter på sidorna och peka ut innehåll. Kom ihåg att välja engelskt innehåll på den engelska sidan. Man måste göra språkkopplingen från båda sidorna enligt följande: 4. Koppla ihop den svenska sidan med den engelska sidan genom att klicka på länken Byt som ligger bredvid flaggan längst upp till höger på sidan och peka ut den engelska sidan i strukturträdet. 5. Koppla ihop den engelska sidan med den svenska sidan genom att klicka på länken Change som ligger bredvid flaggan längst upp till höger på sidan och peka ut den svenska sidan i strukturträdet. 6. Publicera sidan För att se det publicerade innehållet: Surfa till och klicka på länken nedanför ditt namn. Du kommer till en spegling av din enhets/institutions webb där du kan se det publicerade materialet.

5 Sid 4 Byta sidmall Det finns olika sidmallar för webbsidorna. Den nyaste är en 3-spaltsmall, men det finns även en äldre 4-spaltsmall och en äldre 3-spaltsmall. Den nyaste 3-spaltsmallen (3-spalt standardsida 2011) är den som är rekommenderad att använda på alla webbsidor. Utseendet är mer besökarvänligt och balanserat, det är lättare att få överskådlig än de äldre mallarna. Utveckling av t.ex. nya komponenter anpassas till den nya mallen, men ej till de gamla vilket gör att de inte passar på dem. Vi rekommenderar alltså att gå över till den nyare mallen på samtliga sidor, och byta ut sidmallen på de som har äldre sidmallar. ÖVNINGSUPPGIFT 1. Gå till den svenska sida med 4-spaltsmall som du nyss skapade. Högerklicka någonstans på sidan och välj Sidstruktur i rutan som dyker upp. 2. Högerklicka på UmU 4-column Layout Component och välj Byt komponent. 3. Välj 3-columnLayout Component (detta är den nyaste sidmallen i 3-spaltsformat som är rekommenderad att använda). Observera att de komponenter som låg i den yttersta spalten i 4- spaltsmallen faller bort när man går från tre- till fyrspalt. 4. Publicera sidan Korta ner URL ÖVNINGSUPPGIFT För att undvika att en webbsidas adress (url) blir alltför lång kan man själv ange en kortadress för en webbsida/sajtnod. Exempel: Gå till sidan där sidnamnet är Kvalitet i utbildning. URL:en är förkortad och slutar med /kvalitetsarbete/ istället för /kvalitetesarbete-i-utbildning/ som skapades automatiskt när sidan skapades. Så här kortar du en sidas URL: 1. Gå till någon av de sidor som du nyss skapat. Välj Ändra Nodegenskaper. 2. Skriv in det ord som du vill ska representera sidan i den URL som kommer att skapas i fältet Kortadress ( NiceURIName ). 3. Publicera sidan

6 Sid 5 Ändra sorteringsordning av sidor i navigationsstrukturen Ibland behöver man förändra sorteringsordningen av webbsidorna i vänsternavigationen. Det finns dock bestämmelser för hur mycket man får ändra på den översta nivån i navigationsstrukturen. Läs mer på ÖVNINGSUPPGIFT För att ändra sorteringsordningen får du gå in på varje sida i redigeringsläget och ange en sorteringssiffra. 1. Välj fliken struktur 2. Markera den sida du vill byta sorteringsordning på 3. Klicka på Ändra nodegenskaper 4. Scrolla ner till du hittar Sorteringsordning. Sida med nummer 1 hamnar överst osv. (Två sidor kan inte ha samma siffra, alla sidor måste ha olika siffror för att detta ska funka) 5. Spara & stäng och Publicera aktuell sida. 6. Gör dessa steg för varje sida i strukturen som du vill byta sorteringsordning på.

7 Sid 6 Använda HTML i artiklar Webbansvariga har tillgång till artiklars html-kod. Man når den via knappen Källa/Source i artiklars texteditor. Denna funktion är användbar t.ex. när man har gjort en tabell på en sida, som man inte kan kopiera och klistra in på en annan sida på vanligt sätt eftersom tabellformateringarna inte hänger med då. Det kan också vara användbart om s.k. skräpkod har följt med vid inklistring av text från t.ex. Word. ÖVNINGSUPPGIFT 1. Gå till fliken Struktur och skapa en Ny sajtnod på lämpligt ställe med namnet Sida 1 (använd sidmallen 3-spalt standardsida 2011). 2. Skapa en artikel på sidan som du sparar i en mapp på lämpligt ställe under innehållsfliken. Namnge den Uppgift HTML -mall. 3. Fyll i en rubrik och i textfältet lägger du in en punktlista, några länkar och en bild. Spara & stäng. 4. Skapa ytterligare en sajtnod med namnet Sida Skapa en artikel på sidan (Sida 2) som du sparar på lämpligt ställe under innehållfliken. Döp den till Uppgift HTML kopia. Skriv in rubrik och ingress. 6. Gå tillbaka till första sajtnoden Sida 1 och välj Redigera artikel. 7. Klicka på knappen Källa/Source i texteditorn, nu visas textfältets HTML-kod. 8. Kopiera HTML-koden i fältet Artikelns text (markera innehållet och tryck Ctrl + C på tangentbordet för att kopiera). Välj sedan Avbryt. 9. Gå till Sida 2 och välj Redigera artikel. 10. Klicka på knappen Källa/Source och klistra in det du tidigare kopierade (Ctrl + V på tangentbordet). Klicka på Källa igen för att se resultatet. 11. Spara & stäng.

8 Sid 7 Sidansvarig Längst ner på varje webbsida står Sidansvarig: Förnamn Efternamn eller ibland Sidansvarig: Exempelinstiutionen. Namnet/institutionsnamnet är klickbart och leder till ett formulär som är kopplat till en e-postadress som går till personen som ansvarar för sidans innehåll. ÖVNINGSUPPGIFT 1. Ta fram en sida du vill ändra sidansvarig på under strukturfliken 2. Klicka på Ändra nodegenskaper 3. Välj ok på frågan som du kommer att få när det nya fönstret dyker upp 4. I det nya fönstret scrollar du ner tills att du finner fältet Sidansvarig. Skriv ditt namn och fyll i rätt e-postadress, eftersom att varje sidansvarigs namn fungerar även som formulär när man klickar på det. 5. Publicera sidan Om du ska byta sidansvarig för en hel webbplats/ett helt repository räcker det med att fylla i dessa uppgifter på översta noden, dvs. startsidan. Då ärver nedanstående sidor sidansvarig förutsatt att inget annat namn är ifyllt på underliggande sidor. Där det är ett annat namn ifyllt slutar arvet. I ett sånt fall kan man bara gå in på respektive sida och ta bort det namn som står där. Frågor kan också komma in via formuläret som är kopplat till kontaktvägen En väg in. Sökoptimering Ett av de viktigaste, mer effektiva och billiga sätten att synliggöra en verksamhet idag är att hamna högt upp i listor på olika sökmotorer, till exempel Google. Google avslöjar inga hemligheter som gör att umu.se automatiskt hamnar högst upp i Googles sökresultat, men vi kan göra det lättare för sökmotorer att genomsöka och indexera vårt innehåll på våra webbsidor. Text i rubriker har större värde hos sökmotorer än vanlig text. Använd därför underrubrik och styckesrubrik istället för att bara fetmarkera i texten. Alla bilder bör ha bra filnamn och en alt-text. Det gör att bildsökningar fungerar bättre, ex. Googles bildsökning. Använd beskrivande länkar, de ger bättre indexering hos ex. Google. Läs mer om Utbildning vid Umeå universitet är bättre än Klicka här. Detta gäller även dokument som laddas upp för att användas som bifogade filer. Döp grunddokumentet till något som är beskrivande för besökare.

9 Sid 8 Använd gärna fältet Description under Ändra nodegenskaper, där texten används i Googlesökningar. Läs mer om sökoptimering på Skapa och länka in nyheter Alla institutioner och enheter kan ha ett nyhetsflöde på sin webbplats. På varje webbplats (i repositoryt) finns förberedda sidor och komponenter för det. Det man kan behöva göra är att lägga till komponenter på t.ex. startsidan för att lista de senaste externa nyheterna, och/eller en så kallad nyhetspuff som visar upp en speciell nyhet. Externa nyheter är sådana som är synliga för alla besökare eftersom de visas på den publika webben. Man kan också ha interna nyheter, som riktar sig till anställda vid en institution, enhet eller motsvarande. De visas på sidorna För våra anställda för respektive webbplats. Vi rekommenderar dock att man har sitt interna nyhetsflöde på en samarbetsyta i Aurora. Nyhetslistning Nyhetslistningen kan på t.ex. startsidan lista de senaste nyheterna i korthet. Man väljer hur mycket av nyheten som ska visas upp bara rubrik eller rubrik och ingress. Man väljer också antal nyheter i listningen. Nyhetspuff Nyhetspuffar gör det möjligt att lyfta fram en viss nyhet extra, i mittspalt eller högerspalt. En puff visar nyhetens ingress, eventuell bild samt en länk till hela nyheten. Länka in UMU nyhet Om man upptäcker en intressant nyhet på en annan webbplats inom Umeå universitet och vill ha med den i sina egna nyhetslista kan du länka in den genom att använda "Länka in UMU nyhet". Länka in nyheter från en extern webbplats Om man i sin egen nyhetslistning vill puffa för en nyhet som publicerats på en extern webbplats (utanför kan man använda flödet Länka in publik nyhet utifrån.

10 Sid 9 ÖVNINGSUPPGIFTER Skapa publik nyhet att visa på den egna webben 1. Gå till fliken Min arbetsplats och välj alternativet Skapa publik nyhet i listan över tillgängliga arbetsflöden. I nästa steg får du fylla i själva nyheten. I stort sätt liknar nyhetsformuläret ett vanligt artikelformulär, med några undantag: Länktext vanligtvis densamma som rubriken, men om rubriken är för lång kan man här ange en kortrubrik som visas i puffar m.m. Publiceras/Avpubliceras anges automatiskt som dagens datum 50 år, men kan justeras t.ex. för en nyhet som inte får publiceras före en viss tidpunkt, eller för att en "gammal nyhet" inte ska visas i listor över "senaste nyheter". Skribent/epostadress sätts automatiskt till namn e-post på den inloggade (så att namnet blir klickbart), men kan ändras fritt, t.ex. den som redigerat/översatt någon annans text. Sökord minst ett bör anges, gärna fler, för bästa sökbarhet 2. Fyll i fälten Rubrik, Länktext, Ingress och Nyhetstext och skriv några sökord som passar in på nyheten. Bocka för vilket område nyheten passar under Nyhet om. Klicka på Spara. 3. Bifoga sedan en bild till artikeln genom klicka på Ladda upp bild. Ange nyckelordet MainImage och bläddra fram en bild från datorn. Ladda upp bilden genom att klicka på Ladda upp bild. Den uppladdade bilden kommer inte att synas i redigeringsläget utan bara som bilaga, och visas sedan vänsterställd i halvbredd i själva nyheten samt ovanför ingressen i en ev. nyhetspuff. 4. Klicka på Förhandsgranska som finns längst upp till höger i nyhetsformuläret. Alternativen Spara och Spara & Stäng kan man använda om man vill jobba vidare med nyheten vid ett senare tillfälle. Den sparas under fliken Min arbetsplats.

11 Sid Välj Publicera om du inte vill göra några ändringar. När man publicerar direkt blir nyheten direkt synlig på webben. Det finns möjlighet att avpublicera en nyhet. Gå då in via Innehållsfliken och leta upp nyheten samt avpublicera. Se nyheten som du just publicerat: 6. Öppna en ny flik i Firefox och gå till adressen Klicka på länken under ditt namn. Gå in på Om institutionen (el motsvarande) och vidare till Nyheter. Klicka på din nyhet som ligger i nyhetsflödet. Länka in nyheter från andra delar av universitetet 1. Klicka på fliken Min arbetsplats och välj Länka in publik UMU nyhet. 2. Sök fram en nyhet som du vill länka in. På söksidan som visas kan man söka fram nyheter genom att välja kategori eller ange ett datumintervall. Lämnar man samtliga alternativ orörda och klickar på Sök visas de senast publicerade nyheterna. Av sökresultatet framgår också var nyheten publicerats vilket kan vara bra att veta eftersom inlänkade UMU-nyheter visas i sin helhet på den webbplats där de ursprungligen publicerats. 3. Förhandsgranska nyheten genom att klicka på rubriken, detta sker i ett nytt fönster. 4. Gå tillbaka till listan med nyheter och välj nyheten genom att klicka på Välj Nyhet till höger i listan med sökresultat. Nyheten visas då i sin helhet. Publicera nyheten i den egna listningen genom att klicka på knappen Publicera. Länka in nyheter från en extern webbplats Om man i sin egen nyhetslistning vill puffa för en nyhet som publicerats på en extern webbplats (utanför kan man använda flödet Länka in publik nyhet utifrån. 5. Välj att Länka in en publik nyhet utifrån och välj publiceringsplats. 6. Ange en egen rubrik och en alternativ rubrik om den förstnämnda är för lång för att fungera i länklistor. I rubriken bör källan framgå, både av upphovsrättskäl och för att förvarna läsaren om att fortsättning följer på en extern webbplats. Ex: Infotech Umeå: Från Nokia till Designhögskolan 7. Ange URL (webbadress) där nyheten är publicerad, samt skriv en egen ingress eller pufftext för den externa nyheten. Ange relevanta kategorier. 8. Bocka i kategori under Nyhet om. 9. Förhandsgranska och publicera nyheten som vanligt.

12 Sid 11 Redigera en publicerad nyhet Korrigera publicerade nyheter genom att gå till fliken Innehåll och i innehållsträdet leta rätt på den nyhet man tidigare skapat. Den ligger i mappen Nyheter/Publika nyheter. Man får där upp ett inmatningsformulär, rätt likt artikel-formuläret, men utan fält för relaterade länkar etc. Här kan man t.ex. korrekturläsa, ta bort eller lägga till kategorier och nyckelord, byta författare, hyfsa länkar etc. Ändra dock aldrig de automatiskt satta kategorierna för Fakultet eller Institution. Nyheter med fel uppsättning sådana kommer ej att synas alls. Mapparna under Nyheter i innehållsstrukturen skapas automatiskt när du skapar nyheterna via fliken Min arbetsplats. Utkast till opublicerade nyheter ligger under fliken Min arbetsplats/arbetsflöde tills de publiceras. Bilder i nyheter En bild med nyckelordet MainImage blir alltid vänsterställd i halvbredd. Den visas också i en eventuell nyhetspuff. Om nyhetspuffen ligger i mittspalt så kan man välja hur bilden ska visas via komponentegenskaperna. Om man vill ha fler bilder i en nyhet kan man göra det via redigeringsläget som nås i innehållsstrukturen. Om man glömt att bifoga en bild med nyckelordet MainImage i samband med att nyheten skapades och vill göra detta i efterhand så måste man i innehållsstrukturen bifoga bilden och ge den nyckelordet MainImage. Man kan också i redigeringsläget av nyheten under innehållsstrukturen lägga till fler bilder i nyheten genom att ställa sig i texten på det ställe man vill ha bilden och klicka på Bifoga fil.

13 Sid 12 Lista publikationer Komponenten UMU publicationlistdiva2 kan användas för att visa information från publikationsdatabasen DiVA2 på både enhets-/institutionsnivå som personnivå. Endast webbansvariga har behörighet att lägga in komponenten. Här får du öva på att skapa listor med publikationer på webben. ÖVNINGSUPPGIFT 1. Gå till valfritt ställe i er struktur och skapa en ny sajtnod som ni själv namnger, välj 3-spalt standardsida Ta bort artikelkomponenten på sidan genom att högerklicka på artikelkomponenten och välj Ta bort komponent. Lägg istället till komponenten UMU PublicationListDiVA2. (Högerklicka i gula fältet och välj Lägg till komponent) 3. Gå till sidan på webben och öppna PDF-dokumentet Förteckning över organisationsid Diva2 som ligger överst till höger på sidan. Notera OrganisationsId (tre siffror) för valfri organisation. 4. Visa komponentens egenskaper och skriv in organisationskoden i fältet OrganisationIdDiva2. Spara & Avsluta. 5. Notera att rubriken hämtas från webbplatsens fördefinierade organisation. Gå in i komponentegenskaperna och ändra inställningarna för listningen, ex. vilka publikationer som ska tas med i listan, antal listningar per sida samt listans rubrik. Spara. 6. Gå in i komponentens egenskapsinställningar igen. Radera koden i fältet OrganisationIdDiva2 genom att trycka på soptunnan. Klicka på Spara. Lägg istället till ett CAS-användarnamn i fältet StaticUserId. Om du behöver lista forskningsprojekt på likande sätt som beskrivs ovan för Publikationer, kan du läsa mer om det på Kalendariet Som kalenderägare kommer du åt fler funktioner än vad övriga anställda gör. Det viktigaste att tänka på innan man publicerar ett nytt evenemang, är att kolla upp någon annan redan skapat ett likande event som man kan länka in. Du kan också föreslå ett evenemang för andra. Allt detta gör du via fliken Aktuellt publicerade.

14 Sid 13 Observera att nedanstående vyer endast är tillgängliga för kalenderägare. Under utbildningen är du kalenderägare, men eventuellt kan det alltså se annorlunda ut i den skarpa miljön. Om du vill bli kalenderägare skickar du in ett ärende om det till Servicedesk. Leta rätt på ett evenemang, välj antingen Föreslå för publicering eller Länka in evenemang. Välj sedan den kalender du vill föreslå eller länka in evenemanget i. För att använda webbanmälningsformläret i ett nytt evenemang måste man ange max antal deltagare. Manualer för kalendariet

15 Sid 14 Behörighet, lära sig mer och användarstöd Behörighet Efter genomgången webbansvarigutbildning tilldelas ni rollen webbansvarig i systemet. Detta sker centralt, dvs. görs inte av katalogansvarig på resp enhet/inst. Lära sig mer På webbpublicering.umu.se finns mycket information och manualer om hur ni kan jobba med er webbplats. Ett par exempel är hur man får tillgång till Google-analyticsstatistik för institutionens/enhetens webbplats, hur man jobbar med utbildningssidorna, nyhetssystemet. På intranätet Aurora kan du läsa mer om angränsande områden till webben t.ex. skriva för webben, bildspråk och bilder för webben. Användarstöd Som webbansvarig är du stöd och kontaktperson för de eventuella webbproducenter som finns vid din institution, enhet eller motsvarande. Om ni har frågor eller problem som ni inte kan lösa kan ni kontakta oss via ServiceDesk. Registrera ditt ärende via formuläret som finns på Ungefär en gång per månad anordnas workshops som riktar sig till dig som jobbar med Umeå universitets webb. Workshoparna har ibland olika teman och inleds då med en kortare genomgång av temat. Därefter finns det möjlighet att ställa frågor kring temat, men det är även ett tillfälle att ta upp andra frågor som rör InfoGlue och webbarbetet. I kalendariet på hittar du datum och anmälan.