Processbeskrivning med exempel på handlingar

Transkript

1 unktnotation VO 1. Klassificeringsstruktur för Stadsbyggnadskontoret Göteborg stad STYRA, LANERA OCH FÖLJA U beskrivning med exempel på Version. 1.0:2016 Dnr:1433/ Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnd. en omfattar kommunalrättslig delegering samt hantering av nämndservice. Exempel på : Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Ordförandebeslut, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal, Byggnadsnämndens taxa. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten en följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultat. en omfattar även att göra internkontroll. Exempel på : Detaljbudget antagen, Årsredovisning, Budget, Årsrapporter, Uppföljningsrapport, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi" Följande hanteras även i denna process: Bokslut - att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. 1.3 Utföra internt ledningsarbete en omfattar det styrande arbetet inom förvaltningen inklusive förvaltningssövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bland annat inom ramen för myndighetens ledningssystem och systematiskt kvalitetsarbete till exempel brandskydds- och säkerhetsarbete. Exempel på : olicyer/riktlinjer, Organisationsplaner, Kommunikationsplan, Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex.verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstruktur, Dokumenthanteringsplan, Risk- och sårbarhetsanalyser, Krisledningsplan, Brandskyddspolicy, Inspektionsprotokoll.

2 unktnotation beskrivning med exempel på 1.4 Utveckla verksamheten en omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på : Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekt om myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). 1.5 Hantera revision och granskning en omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på : Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Granskningsmaterial, Inspektionsprotokoll, Slutrapporter. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbet". 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare en omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). Exempel på : rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Minnesanteckningar, Kallelser, Dagordningar, Medbestämmande förhandlingsmaterial, Kollektivavtal. Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbet". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete en omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetmiljöarbetet på myndigheten. Exempel på : rotokoll arbetsmiljö, Handlingsplaner, Riksbedömningar, Riskbedömning inför förändring, Årliga uppföljningar, Medarbetar- och ledarenkäter. Arbetsskador, rehabilitering med mera hanteras under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". 1.8 Besvara remisser och enkäter en omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Exempel på : Remisser, Remissvar, Enkäter, Enkätsvar. 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål en omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Exempel på : Klagomål, Synpunkter och medborgarförslag Samverka med andra organisationer en omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer ocn näringsliv med flera. Exempel på : rojekt från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. andra förvaltningar) VO GE VERKSAMHETSSTÖD Administrera anställning och löner Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process.

3 unktnotation beskrivning med exempel på Rekrytera en omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Exempel på : Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Noteringar vid refernsantagning, Noteringar vid intervjuer, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal Hantera anställning en omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Häri ingår även att hantera omställning, uppsägning, disciplinåtgärder. Exempel på : Tjänstgöringsbetyg, Disciplinärende, Gratifikationer, Anställningsavtal, Arbetsgivarintyg, Tystnadsplikt, påminnelse om. Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta intyg och betyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension en omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på : Beslut om förändring i lön, Lönelistor, Analyslista, Rättelser och löneuppgifter, AFA-beslut, ensionsbrev. 2.2 Hantera bemanning en omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänsteldighet och föräldraledighet. Exempel på : Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut angående beviljad ledighetsansökan. 2.3 Hantera personalsociala frågor Kompetensutveckla en omfattar förvaltningsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Exempel på : Anmälningar, Introduktionsbroschyr, Kursutvärdering, Kompetensanalys, Utvecklingsplan, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial. Utbildningar som stadsbyggnadskontoret administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd process Tillhandahålla friskvård en omfattar att tillhandahålla personal friskvård och administrera friskvårdsersättning. Exempel på : Friskvårdsersättning, Cykelbidrag, Västtrafikkort, Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan en omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud och arbetsskador. Exempel på : Arbetsskada, anmälan av, Arbetsskadeutredning, Tillbudsanmälan, Otillåten påverkan, anmälan. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen.

4 unktnotation beskrivning med exempel på Rehabilitera en omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på : rotokoll rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utredning, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning avslut av rehabärende. 2.4 Administrera ekonomi Utforma och följa upp ekonomi en omfattar att upprätta budget, redovisa och följa upp resultat Exempel på : Budgetunderlag, rognoser, Årsbokslut. Budgetskrivelse och Årsredovisning är dokument som finns under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten" Hantera intäkter från kund en omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar. Exempel på : Kundfakturor, Kundinbetalningar, Kundreskontra Hantera kostnader från leverantör en omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar. Exempel på : Leverantörsfakturor, Leverantörsregister, Leverantörsreskontra, Betalningpåminnelser Hantera löpande ekonomiredovisning en omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Exempel på : Kontoplaner, Kodplan, Rekvisitioner, Ekonomisk statistik, Kontoavstämning, Kassarapport, Dagrapport, Result och och balansräkning, Bokföringsorder. I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Finansiering av verksamheten - genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet - hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor Hantera skatteredovisning en omfattar hanteringen av jämkning av moms. Exempel på : Underlag till momsredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, eriodisk sammanställning Hantera försäkringar en omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda förvaltningen. Exempel på : Försäkringsbrev, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Skadeärenden. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: egendoms- och ansvarsförsäkring. Vid nyttjande av försäkringen återfinns na i de processer där skaderegleringen sker. 2.5 Köpa in och upphandla

5 unktnotation Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) beskrivning med exempel på en omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på : Anbud och offerter, Offertförfrågan, Beslut, Avtal, Uppdragsbeställning. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande ( t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess) Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) en omfattar arbetet med att genomföra upp i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på : Annonsunderlag, Anbud med bilagor, Anbudsöppningsprotokoll, Utvärderingsprotokoll, Tilldelningsbeslut Förvalta och följa upp ingånga avtal en omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på : Tillägsavtal, Uppsägningar, Soliditetskontroll, Avtalsdatabas. 2.6 Administrera alllmänna Registrera och hantera post en omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på : Diarieplan, ostlista, LIS-diarium, ByggR, Medgivande för postöppning, Kvittensbok, ostöppnings- och registreringsrutiner m.m Redovisa, styra och hantera och arkiv en omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på : Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutats i samband med underrrättelse om tilldelningsbeslut. Upp som leder till 1. Aval avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process ( t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnade/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal. Exempel på : Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande, Beslut om avhändande av allmän handling. en omfattar även planering och överlämnande av arkiv samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnade till arkivmyndigheten).

6 unktnotation beskrivning med exempel på Hantera utlämnande av en omfattar sekretessprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid eventuellt nekande av utlämnade. Exempel på : Samtycken, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut/avslag, Överklaganden. I denna process hanteras även tjänsteutlån av. 2.7 Kontrollera personuppgiftsbe en omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på : Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 ul, Anmälan om personuppgiftsombud, Samtycke till behandling av personuppgifter, ersonuppgiftsbiträdesavtal, Förteckning enligt 39 ul. 2.8 Hantera och förvalta IS/IT Införa it-system en omfattar, från initering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på : Förstudierapport, Kravspecifikation, Slutrapport, Systemdokumentation Förvalta, drifta och utveckla it-system en omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla tjänster. Exempel på : Beställningar, Systembeskrivningar, Användarhandledningar. Upp av IT-system hanteras under "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". Kommungemensamma interna tjänster (ITkomponenter) utgör kärnprocesser hos intraservice Hantera it-behörigheter en omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden. Exempel på : Beställningar, Lista över innehavare till telefon/dator Säkerhetsskydda information en omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid. Exempel på : Lösenord, loggar, VNavtal, Incidentrapporter, Rutin för incidentrapportering Avveckla it-system en omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på : Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Konsekvensanalys, Tidplan, Systemdokumentation. Gäller även för avställning av system/systemstöd. 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet

7 unktnotation beskrivning med exempel på Förvalta fastigheter och inventarier en omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att förse stadsbyggnadskontoret med konst. Exempel på : Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsuttnyttjande, Brukarmötesprotokoll. Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Hantera fysisk säkerhet och skalskydd en omfattar att hantera frågor kring säkerhet samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på : olisanmälan, asserkorts-låsadministration, assersystem loggar Genomföra byggprojekt en omfattar hanteringen av ny-, omoch tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på : Bygglovansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygg, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll Informera, kommunicera och omvärldsbevaka en omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsida, Inlägg på sociala medier, ressklipp, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, ersonaltidning Tillhandahålla bibliotek en omfattar inköp av referenslitteratur utifrån behovsinventering, upprättande av lista över tillgänglig refernslitteratur och/eller refernsdatabaser, beslut om inköp/avtal om referensdatabaser. Exempel på handlingstyper: Lista över refernslitteratur/referensdatabaser, Beslut om inköp, Avtal om referensdatabaser, renumerationsbeställningar på branschtidskrifter Bedriva internt miljöarbete en omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier och livsmedel. Exempel på : Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter, Miljömanualer. Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt" VO 3. DRIVA LANÄRENDEN 3.1 Hantera planbesked en omfattar arbetet med att göra en förprövningsrapport som resulterar i ett positivt eller negativt planbesked. Exempel på : lanbeskedsansökan, Ärendesamrådsanteckningar, Förprövningsrapport, lanbesked. Ett planbesked kan begäras från kommunen om man vill påbörja ett planarbete. lanbesked är ett kommunalt beslut som inte är bindande och det kan inte överklagas.

8 unktnotation beskrivning med exempel på 3.2 Ta fram produktionsplan en omfattar utarbetande av målbild, analysarbete parallellt med prioritering av planprojekt samt förankring och dialog. en omfattar produktionsplaneringsarbete, från att ett urval görs, underlag tas, fram till att byggnadsnämnden fattar beslut om produktionsplan. Exempel på : Målbild, Kommunikationsplan, Rapport med konsekvensbeskrivning, roduktionsplan. roduktionsplanen beslutas varje år av byggnadsnämnden och denna anger vilka detaljplaner samt program som planeras starta under kommande år. roduktionsplanen är ett inriktningsdokument vilket betyder att omprioriteringar kan komma att göras löpande under året. Samarbete sker med fastighetskontoret, trafikkontoret och även andra förvaltningar kan vara delaktiga. 3.3 Ta fram detaljplan Detaljplanprocessen finns beskriven i BL och processen omfattar utredning, samråd, granskning, antagande samt laga kraft. Om Detaljplanen är ett juridiskt gällande dokument som anger tillåten markanvändning samt reglerar byggandet behov uppstår kan man göra en mindre ändring och visar även på uppdelningen av allmän av gällande detaljplan utan att ompröva hela detaljplanen. Detaljplanen ändras genom ett plats, kvartersmark och vattenområden. Detaljplaner enligt BL 2010:900 kan tillägg där endast området eller bestämmelsen antingen hanteras enligt som ska förändras berörs. Exempel på : lankarta, planbestämmelser, lanbeskrivning, Beslut om granskning enligt protokollsutdrag, Beslut om antagande enligt protokollsutdrag, Laga kraftbeslut, Kungörelse om laga kraft. standardförfarande eller utökat förfarande. Under processens gång kan förfarandet ändras och detaljplanen kan även återkallas eller avbrytas. Om detaljplanen har påbörjats innan maj 2011 är genomförandebeskrivningen ett eget dokument. Numera är den, enligt BL 2010:900, en del av planbeskrivningen. Detaljplaner antas i regel i kommunfullmäktige men mindre omfattande detaljplaner kan antas av kommunstyrelsen eller byggnadsnämnden på delegation enligt BL 2010: Ta fram planprogram en omfattar samråd, granskning och antagande. Samråd genomförs på samma sätt som vid detaljplan. en initieras med beslut om planstart och avslutas då planen blir godkänd. Exempel på : rogramssamråd, Samrådsredogörelse, rogramhandling, rogramkarta, Beslut om godkännande av planprogram enligt protokollsutdrag. 3.5 Ta fram områdesbestämmelser en omfattar samråd, granskning och antagande. en initieras i produktionsplanen och avslutas när områdesbestämmelserna är antagna. Exempel på : Karta, Beskrivning, Beslut om områdesbestämmelser enligt protokollsutdrag. VO 4 DRIVA BYGGÄRENDEN 4.1. Hantera förhandsbesked en omfattar handläggning av ansökan om förhandsbesked, från ansökan till beslut. Exempel på : Ansökningsblankett, Enkel nybyggnadskarta, Bekräftelsebrev, Granskningsyttrande, Beslut, Vykort till berörda grannar. Ett planprogram kan upprättas inför detaljplanläggning och det kan ligga till grund för en eller flera detaljplaner. Kommunen kan själva välja att upprätta ett planprogram inför detaljplanläggning. Områdesbestämmelser infördes i plan och bygglagen (SFS: 1987:10). Områdesbestämmelser kan upprättas inom begränsade områden som inte har detaljplan. Regleras även i BL 2010: kap.

9 unktnotation 4.2 beskrivning med exempel på Hantera bygglov, marklov och rivningslov en omfattar handläggning av ansökan om bygglov, marklov eller rivningslov, från ansökan till beslut. Exempel på : Ansökningsblankett om lov, Situationsplan, lanritning, Tillgänglighetsbeskrivning, Brev med föreläggande, Begäran om att återta ansökan, Yttranden, Beslut, Kontrollplan, Slutbesked. 4.3 Hantera anmälningspliktiga åtgärder en omfattar de åtgärder som inte behöver lov men som kan kräva anmälan vilket innebär att de är anmälningspliktiga. Exempel på : Anmälan, Kontrollplan/rivningsplan, Startbesked, Arbetsplatsbesöksprotokoll, Begäran om slutbesked, Slutbesked. 4.4 Hantera bygglovbefriade åtgärder en omfattar de åtgärder som behöver anmälas för att ett startbesked ska kunna lämnas för bygglovbefriade åtgärder. Exempel på : Grannintyg, Ritningar, Kontrollplan, Startbesked, Slutbesked. 4.5 Hantera påföljd och ingripandeärenden Stadsbyggnadskontoret är tillsynsmyndighet och därför kan processerna leda till påföljd och ingripande. I 8-11 kap. plan och bygglagen 2010:900 är det reglerat hur byggnadsnämnden ska utöva tillsyn och när byggsanktionsavgifter ska utfärdas Bedriva tillsyn en omfattar myndighetens handläggning från att anmälan har inkommit till dess att ett beslut har tagits. Exempel på : Anmälan, Tjänsteskrivelse, Begäran om förklaring, Beslut Bedriva tillsyn av hissar och andra motordrivna anordningar en omfattar myndighetens handläggning i form av tillsynsmyndighet för hissar och andra motordrivna anordningar enligt 10 kap. plan- och bygglagen 2010:900. Exempel på : Underkänt besiktningsprotokoll, Register över kontrollerade hissar, Beslut om att godta mindre avsteg från föreskrifter om hissar, Föreläggande från byggnadsnämnden, Godkänt besiktningsprotokoll Hantera obligatorisk ventilationskontroll en omfattar de åtgärder som behöver tas för att se till att ägare fullgör sina skyldigheter och utför kontroll av ventilationssystemet. Exempel på : Besiktningsprotokoll, Brev om åtgärd, Register, Beslut att inte ingripa, Föreläggande från byggnadsnämnden. Förordningen om funktionskontroll av ventilationssystem, SFS 19991: Hantera enkelt avhjälpta hinder i publika utrymmen en omfattar myndighetens tillsyn över enkelt avhjälpta hinder i publika utrymmen. Exempel på : Informationsbrev, Tillsynsbesöksprotokoll, Beslut ej enkelt avhjälpta hinder, Beslut åtgärd, Beslut att inte ingripa, Föreläggande till byggnadsnämnd. Kommunens byggnadsnämnd ska utöva tillsyn över att reglerna om enkelt avhjälpta hinder följs. lan- och byggförordning (2011:338) 8 kap 2.

10 unktnotation beskrivning med exempel på Hantera strandskyddsdispens en omfattar myndighetens handläggning av dispensansökningar. Exempel på : Översiktskarta, Bekräftelsebrev, Tillsynsbesök, Remittering till Miljöförvaltningen, Tjänsteskrivelse/utlåtande till byggnadsnämnd. Dispens kan ges enligt 7 kap. miljöbalken (1998:808) Hantera strandskyddstillsyn en omfattar myndighetens tillsyn över strandskydd. Exempel på : Anmälan, Begäran om förklaring, Kommunicering om föreläggande, Åtalsanmälan. 4.6 Hantera överklagade byggärenden en omfattar myndighetens handläggning av överklagade ärenden. Exempel på : Överklagande, Rättidsprövningsbeslut, Avvisningsbeslut, Besvärshänvisning, Beslut från Länsstyrelsen, Kallelse till syn på plats, Föreläggande att yttra sig, Dom från Mark- och Miljödomstolen. Strandskyddstillsyn utövas enligt 7 kap. miljöbalken (1998:808). Den som är berörd av ett kommunalt beslut enligt plan- och bygglagen kan normalt överklaga detta. Detta gäller till exempel bygglov, marklov, rivningslov, förhandsbesked, olika förelägganden samt avgifter knutna till dessa beslut. VO 5 DRIVA ÖVERSIKTSLANARBETE 5.1 Utforma översiktsplan en omfattar uppdrag, samråd, granskningsutlåtande och antagande. Exempel på : Samrådsprotokoll, Granskningsutlåtande, lanförslag, Antagandehandling. Översiktsplanen regleras i plan och bygglagen BL 2010:900 3 kap. Översiktsplanen är ej juridiskt giltig. Översiktsplanen antas av kommunfullmäktige. 5.2 Utforma strategier för markanvändning en initieras av en uppdragsbegäran och omfattar framtagande av underlag, startmöten och beslutstagande. Exempel på : Uppdragsbegäran, Startmötesanteckningar, Beslut om strategi. Beslutstagandet kan ske antingen av byggnadsnämnden, om det är ett politiskt beslut, om det är ett opolitiskt beslut kan beslutet tas av en tjänsteperson eller kontorsledningen. Detaljplanen anger tillåten markanvändning. 5.3 Hantera geologiska mätuppdrag en omfattar beställning, handläggning, utredning, mätunderlag och slutprodukt för mätuppdrag. Exempel på : Grundvattenmätningspm, Grundvatten årsrapport, Utredningspm, Stabilitetskarta, Besiktningsprotokoll skredrisk. VO 6 BEHANDLA GEOGRAFISK INFORMATION 6.1 Hantera mätuppdrag en omfattar beställningar, handläggning samt återkoppling av metadata. Exempel på : Mätdata. 6.2 Hantera bilder, höjder och 3D-data Hantera baskartor en omfattar ajourhållning och uppdatering av baskartan som görs baserat på stereobilder. Exempel på : Statistik, roduktionsrapporter Framställa ortofoto en omfattar handläggning av beställning samt bearbetning av ortofoton. Ett ortofot är ett flygfoto taget från luften rakt uppifrån. Exempel på : Flygplanering, Flygfotografier (digitala original). Häri ingår bland annat grundvattenuppdrag och skredriskövervakningsuppdrag. Upphandling av eventuellt nytt avtal sker mot ramavtal och behandlas under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" Leverantör har ansvar att kontakta Försvarsmakten när så krävs.

11 unktnotation beskrivning med exempel på Hantera vybilder en omfattar uppdrag och handläggning. En vybild är en bild tagen från luften med snedvinkel så större områden av staden syns i bilden. Exempel på : Uppdragsbeställningar, Högupplösningsbilder. När det gäller hantering av vybilder har stadsbyggnadskontoret självgranskningsrätt. Vybilder används huvudsakligen till visualisering i presentationer och tryckmaterial. 6.3 Administrera adress- och lägenhetsregistret Registrera namnsättning en omfattar att utifrån beslut från kulturförvaltningen registrera beslutade gatuanmn i webbservern LINA. Exempel på : Inkommande underrättelse, Inkommande beslut från kulturförvaltningen, Registrering av beslutade namn Hantera adressuppgifter en omfattar hantering av adressuppgifter och startar genom en notering från Statliga lantmäteriet allternativt att fastighetsägare hör av sig. Tjänsteperson tar beslut om adressändring och adress läggs in i adresskartor samt i lantmäteriets databas LINA. Exempel på : Adressförslag, Begäran om underlag, Fastställelse av adress Hantera lägenhetsregistret en omfattar kontroll av inkommande uppgifter, handläggning samt beslut och registrering av lägenhetsnummer i LINA. Exempel på : Rimlighetsbedömning, Utskick med begäran om lägenhetsuppgifter, Underrättelse om beslut. LINA, Lantmäteriets insamlingsapplikation, är statliga lantmäteriets ärende och hanteringsssystem. Lägenhetsregistret är upprättat enligt lagen ( 2006:378) om lägenhetsregister. Uppgifterna till lägenhetsregistret hämtas dels från bygglovsregistret och dels från fastighetsägare som äger flerbostadshus. Även ägare av småhus som har lägenheter till uthyrning ska lämna uppgifter om dessa lägenheter. 6.4 Hantera småskaliga kartor en omfattar förvaltning, drift, ajourhållning och utveckling av grunddataprodukterna stadskartan, översiktskartan och Göteborgskartan. Exempel på : Grunddata, rotokollark Administrera distribution av kartor Hantera beställningar av nybyggnadskartor en omfattar beställning av nybyggnadskarta, handläggning och leverans av nybyggnadskarta. Exempel på : Beställningsblankett, Korrespondens, Nybyggnadskarta. en agerar beställare gentemot datalagring och teknisk infrastruktur Hantera kartbeställningar en omfattar beställning av produkt, handläggning samt leverans av slutprodukt. Exempel på : Beställningsblankett, Kartprodukt. Kartprodukten skapas som en fil Hantera visualiseringsbeställningar en omfattar beställning av produkt, handläggning samt leverans av slutprodukt. Exempel på : Beställningsblankett, Startmötesanteckningar, Visualiseringsprodukt. En visualiseringsprodukt är en fysisk eller digital produkt som via eventuella dataprogram kan användas för att kommunicera en digitalt skapad modell. VO 7 UTFÖRA LANTMÄTERIÄRENDEN

12 unktnotation beskrivning med exempel på 7.1 Hantera fastighetsplaner en omfattar handläggning av fastighetsplaner. Exempel på : Ansökan om fastighetsplan, Fastighetsförteckning, Utlåtande. Hantering av fastighetsplaner enligt BL 1987: Hantera kvartersnamnsättning en omfattar beställning, utredning, rådgivning med namberedningen och beslut i byggnadsnämnden. Exempel på : Förslag på kvartersnamn, Beställningskarta, Förslag på beslut kvartersnamn. VO BEDRIVA KOMMUNAL LANTMÄTERIMYNDIGHETS VERKSAMHET Utföra fastighetsbildning Genomföra fastighetsbildningsförrättningar en omfattar ansökan, beredning (där Med fastighetsbildning avses även förättningsakter upprättas), genomförande och fastighetsreglering (ombildning av beslutstagande i lantmäteriförrättning samt fastigheter) samt avstyckning, klyvning registrering i fastighetsregistret. eller sammanläggning (nybildning av Exempel på : Ansökan, fastigheter). Delgivningskvitto, Bekräftelse av ansökan, Förrättningar är när fastighetsbildningar Godkännande, Beskrivning, rotokoll. prövas. Förrättningen innehåller alla de tekniska, fastighetsrättsliga och ekonomiska arbeten som sker under denna process. De lagar Överklagan av förrättningsakter samt fakturor en omfattar myndighetens handläggning av överklagade ärenden. Exempel på : Överklagande, Rättidsprövningsbeslut, Underrättelse avvisad överklagan, Föreläggande att yttra sig, Dom från Mark- och Miljödomstolen. som till exempel är styrande är; fastighetsbildningslagen (1970:988), anläggningslagen (1973:1149), jordabalken (1970:994) och ledningsrättslagen (1973:1144). Handlingarna som ingår i förrättningsakten upprättas i Trossen, som är ett ärendesystem som fungerar som en mellanlagring, och registreras i fastighetsregistret. Handlingarna förvaras i Arken. Under hela processen kan ansökan komma att återkallas och na sparas då i LIS-diariet. Sekretess kan förekomma för objekt såsom skyddad tunnel. 8.2 Registrera i registerkarta en omfattar ajourhållning samt registrering i registerkartan. Ajourhållningen omfattar rättelser och ändringar. Exempel på : Avtalsservitut, Rättelse FR/karta, lanhandling. 8.3 Behandla uppdrag en omfattar myndighetsuppdrag enligt förordning med instruktion för Lantmäteriet SFS 2009:946. Exempel på : Fastighetsförteckning, Utredningar, Värdeintyg. Exempel på uppdrag som ingår i myndighetsuppdrag är; utredningar, värdeintyg, ägarförteckning och fastighetsförteckning. 8.4 Besvara remisser och yttranden

13 unktnotation beskrivning med exempel på Besvara lagremisser en omfattar remisshantering från instanser inom såväl som utanför staden. Exempel på : Remisser, Remissvar Hantera plansamråd en omfattar hantering av yttranden. Exempel på : Yttranden, lansamråd. lanavdelningen skickar begäran om plansamråd till kommunala lantmäterimyndigheten. Därefter skickar KLM yttranden till byggnadsnämnden.