Processbeskrivning med exempel på handlingar

Transkript

1 1 VO unktnotation G grupp beskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, LANERA OCH FÖLJA U 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten en följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och Underlag till budget hanteras i "Utforma och redovisning av resultatet. Valnämnden följer kommunstyrelsens årscykel men följa upp ekonomi" har ingen egen intern. Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Mål- och inriktningsdokument, Uppföljning och utvärdering efter varje val. 1.3 Utföra internt ledningsarbete en omfattar det styrande arbetet inom myndigheten inkl.förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Mötesanteckningar med bilagor inom staben, Arbets- och delegationsordningar, för staden gemensamma: laner (t.ex. Likabehandlingsplan), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar). Under pågående: Arkivorganisation, Klassificeringsstruktur, Dokumenthanteringsplan och Risk- och sårbarhetsanalys. Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)" 1.4 Utveckla verksamheten en omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) 1.5 Hantera revision och granskning en omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Inspektionsprotokoll gällande valnämndens centrallager. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare en omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete en omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Riskbedömningar gällande förtidsröstningen/valdagen, Instruktioner för allvarliga risker. 1.8 Besvara remisser och enkäter en omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål en omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Synpunkter och klagomål gällande valarbetet hanteras direkt. Synpunkter och klagomål som resulterar i överklagande av valet hanteras av Länsstyrelsen. Yttrande, Klagoskrivelse, Händelseanalys. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process Samverka med andra organisationer en omfattar valnämndens engagemang i IAOGO vilket är en internationell valorganisation. Förvaltningschefen deltar årligen på konferenser som IAOGO anordnar. IAOGO står för International Association of Government Officials. rogram för årlig internationell konferens, protokoll från IAOGOs styrelsemöte.

2 2 VO unktnotation G grupp beskrivning med exempel på handlingar VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD G 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera en omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inklusive spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, sökandeförteckning i Kaskelot, CV/Ansökningar, Anställningsavtal Hantera anställning en omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Tjänstgöringsbetyg, Arbetsgivarintyg, Kvittenser, dokumenterade överenskommelser, Disciplinärenden, Gratifikationer, Underlag till HR, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Kaskelot är valnämndens molntjänst där bland annat rekrytering och bemanning hanteras. Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension en omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön 2.2 Hantera bemanning en omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan via ersonec G 2.3 Hantera personalsociala frågor Kompetensutveckla en omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial Tillhandahålla friskvård en omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. ersonec är det gemensamma systemet för Göteborgs stad där schema, flex, ledighetsansökan med mera administreras. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan en omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Hanteras om situation uppstår. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Rehabilitera en omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, rotokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehabärende G 2.4 Administrera ekonomi Utforma och följa upp ekonomi en omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser Hantera intäkter från kund en omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Valnämndens personal är inlånad från andra förvaltningar inom staden. Vid rehabilitering ligger ansvaret hos den utlånade förvaltningen. Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten" Hantera kostnader från leverantör en omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Nexus är Göteborgs stads gemensamma ekonomisystem. Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över transaktioner i Nexus Hantera löpande ekonomiredovisning en omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Kommunbidrag, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut Hantera skatteredovisning en omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. Ekonomer på Stadsledningskontoret hjälper valnämnden med detta. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms Hantera försäkringar en omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, ersonalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Hantera stiftelser, fonder och gåvor en omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) G 2.5 Köpa in och upphandla Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) en omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser i Winst m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). Winst är Göteborgs stads system för inköp.

3 3 VO unktnotation G grupp Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) beskrivning med exempel på handlingar en omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Kommungemensamma upphandlingar genomförs av upphandlingsbolaget Förvalta och följa upp ingångna avtal en omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas G 2.6 Administrera allmänna handlingar Registrera handlingar och hantera post en omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan (under pågående), ostlista, Registreringsrutiner, Inkommen post/e-post Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv en omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar (samtliga under pågående):a rkivbeskrivning, Arkivförteckning, Arkivinventering. Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan regleras i dokuemtnhanteringsplanen. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete Ta emot arkiv en omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Fullmäktigeb eslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser Överlämna arkiv en omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens Hantera utlämnande av handlingar en omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar en omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 ul, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 ul G 2.8 Hantera och förvalta IS/IT Införa it-system en omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Beslut om inköp av valdatasystem, Uppdragshandlingar, Korrespondens, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, rotokoll, Systemdokumentation Förvalta, drifta och utveckla it-system en omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avtal med recis Fishbone som driftar valdatasystemet Kaskelot Hantera IT-behörigheter en omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e-certifikat. Beställningar, Bekräftelser och Register i portal.val.se Säkerhetsskydda information en omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk- och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VN-avtal Rutiner för incidentrapportering inom ramen för avtal med recio angående valdatasystem Avveckla it-system en omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation Anpassning till den nya lagstiftningen Dataskyddslagen sker inom förvaltningen. Exempel på dokument: informationskartläggning, avtal mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde. Upphandlingar av IT-system hanteras under "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd G 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Förvalta fastigheter och inventarier en omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Besiktia lagret i mellanvalsperioden. Handlingar rörande lokalbesiktningar. arkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfallsoch återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Hyresavtal, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Inventarielistor över konst (sköter kulturnämnden), Besiktningsprotokoll Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Hantera fysisk säkerhet och skalskydd en omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)"

4 4 VO unktnotation G grupp beskrivning med exempel på handlingar Genomföra byggprojekt en omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll en omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" Exempel på handlingstyper: Hemsidor, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder, Utformning av förtidsröstningslokal i Nordstan Tillhandahålla bibliotek en omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar 2.12 Bedriva internt miljöarbete en omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. miljödiplomeringen sedan 2014 i samverkan med Miljöförvaltningen och svensk miljöbas Tillhandahålla tjänstefordon en omfattar att hantera förvaltningens behov av tjänste-/pool- /servicebilar. en omfattar tillgodose önskemål inom förvaltningen samt kontakter med leverantören av fordon. Leasingavtal mellan valnämndens kansli och Göteborgs Stads Leasing AB, Biljournal, Ansvarsförbindelse, Körjournal, arkeringstillstånd, Meddelande om fordonskada VO 3. GENOMFÖRA VAL G 3.1 Genomföra ordinarie val lanera val en omfattar att förbereda material och vallokaler samt rekrytera och bemanna röstmottagare och personal till kansliet. Brev/inbjudan till röstmottagare, Checklistor, Avtal för lokalerna, Anställningsavtal, Brevmallar, Byggnadslistor, Anställningsinformation om röstmottagare inom ramen för Kaskelot Revidera valdistrikt en omfattar att utifrån beslut från kommunfullmäktige och länsstyrelsen se över antalet valdistrikt utifrån befolkningsunderlag. Med hänsyn till antal distrikt ser valnämnden i sin tur över behovet av röstmottagare. Kartor, Beslut från valnämnden, Beslut från kommunfullmäktige, Beslut från Länsstyrelsen, Tjänsteutlåtande, Befolkningsunderlag. Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt". Göteborgs Stads Leasing AB är ett av stadens internbolag och vänder sig endast till stadens verksamheter. Göteborgs Stads Leasing AB erbjuder förvaltningar och bolag kostnadseffektiva leasingavtal inom finansiell och operationell leasing av lös egendom så som bilarna valnämndens kansli använder i sin verksamhet. Kaskelot är valnämndens administrativa system. Samma förfarande gäller vid extraval och omval Rekrytera valpersonal en omfattar rekrytering av personal till valnämndens lager och röstmottagare på valdagen. Annons, Anställningsavtal, Ansökningar Utbilda valpersonal en hanterar utbildning av röstmottagare på valdagen utifrån valmyndighetens utbildningsmaterial. Handledning för röstmottagare, Valmyndighetens lanera vallokaler en omfattar att hitta lämpliga lokaler för röstmottagningen på valdagnen. Kriterier avseende lokalens lämplighet beror på tillgänglighet, storlek och opartiskhet. Hyreskontrakt av privata lokaler, Informationsbrev till stadsdelsförvaltningar och utbildningsförvaltningen, Checklistor, Kartor Informera/kommunicera med väljarna en omfattar att informera väljarna var det finns möjlighet att rösta på valdagen samt förtidsrösta. Valnämnden annonserar i media, lägger ut information på stadens hemsida, annonserar på stan samt informerar och utbildar kontaktcenter för att nå ut med rätt kommunikation till väljarna. Annonser, Affischer, B eställningar, Fakturor, roduktlista, Informationstext på hemsidan. Valnämnden tar även fram trycksaker och övrig visuell kommunikation, exempelvis tröjor som våra röstmottagare har på sig. Samma förfarande gäller vid extraval och omval Hantera valmateriel Valnämndens lagerarbetare inventerar valmateriel. Kansliet upphandlar och beställer valmateriel från valmyndigheten. Beställningsordnar, Egna upphandlingar, Fakturor. G 3.2 Genomföra förtidsröstning Rekrytera förtidröstningspersonal en omfattar rekrytering av personal till förtidsröstningen. Annons, Anställningsavtal, Ansökningar Utbilda förtidsröstningspersonal en hanterar utbildning av förtidsröstningspersonal. Handledning för röstmottagare, Valmyndighetens lanera vallokaler för förtidsröstning en omfattar att hitta lämpliga lokaler för förtidsröstmottagning. Kriterier avseende lokalens lämplighet beror på tillgänglighet, storlek och opartiskhet. Korrespondens mellan valnämnden och biblioteken/kulturförvaltningen, Checklistor, Kartor Sortera och distribuera förtidsröster en omfattar att valnämndens lagerarbetare transporterar, paketerar, distribuerar och sorterar röster och valmateriel. Lagerarbetarna transporterar även förtidsrösterna till centrallagret vilka på valdagens morgon körs ut till respektive vallokal. acklistor, checklistor, distrubutionslista, upplägg av åkturer.

5 5 VO G unktnotation grupp beskrivning med exempel på handlingar Hantera ambulerande röstning Ambulerande röstmottagare är en form av förtidsröstning för personer som av någon anledning inte själv kan ta sig till en vallokal på valdagen eller till ett förtidsröstningsställe. De ambulerande röstmottagarna åker hem till väljaren och mottar hens röst. Väljarförteckning, väljarens röst, handledning för ambulerande röstmottagare G 3.3 Genomföra valdagen Ta emot röster en omfattar den mottagning av röster varje valdistrikts ordförande och vice ordförande lämnar till kommunen på valnatten. Länsstyrelsen är på plats och tar emot rösterna efter kommunens granskning. Instruktioner för mottagare, avprickningslista, inkomna enkätsvar. Samma förfarande gäller vid extraval och omval Rekrytera mottagare en omfattar rekrytering av personal till valnämndens mottagning på valnatten. Intresseanmälningar, Checklistor Utbilda mottagare en hanterar utbildning av mottagare. Handledning för mottagare, Valmyndighetens G 3.4 Avsluta val reliminär rösträkning "Onsdagsräkning" en omfattar att räkna de röster som inte räknades på valnatten. Exempelvis förtidsröster som avlades på valdagen, förtidsröster som inte godkändes på valnatten samt de röster som kommit in efter valdagen. en avslutas med överlämningen av rösterna från onsdagsräkningen till Länsstyrelsen. Valnämndens preliminära rösträkning kallas informellt "onsdagsräkning". Checklistor, Avprickningslista. Ogiltiga röster och samtliga röstlängder registreras och samlas in under processen Rekrytera onsdagsräknare en omfattar rekrytering av personal till valnämndens onsdagsräkning. Intresseanmälningar, Checklistor Utbilda onsdagsräknare en hanterar utbildning av onsdagsräknare. Handledning för preliminär rösträkning, Valmyndighetens utbildningsmaterial, Valkansliets lokala material, Närvarolista Hämta och förvara valmateriel en omfattar det arbete valnämndens lagerarbetare ägnar åt att hämta upp valmaterial och valmateriel efter valets avslut. Checklistor, Körturer. 3.5 Genomföra kommunal folkomröstning en omfattar att genomföra en kommunal folkomröstning på valdagen. Länsstyrelsen och Valmyndigheten informeras och ordnar med en ytterligare kolumn för avprickning i samtliga röstlängder. Utkast, Korrespondens mellan valnämnden, Länsstyrelsen och Valmyndigheten. 3.6 Utdelning av valnämndens förtjänsttecken en omfattar anordnandet av den ceremoni där ordförande som deltagit i fler än fem val uppmärksammas och får ett förtjänsttecken. ersonallistor, Inbjudan till ceremonin. Förfarandet är likadant som vid de allmänna valen med undantag för att valnämnden avgör valsedelns visuella uttryck samt beställer valsedlarna utan inblandning av Valmyndigheten.