Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård Version 001:2016 Dnr: BOT 2016:74:4

Transkript

1 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård unkt G 1. STYRA, LANERA OCH FÖLJA U 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för styrelsen. Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till styrelsen, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Styrelsereglemente, Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, Centralt samverkansavtal m.m. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten en följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Budgetskrivelser (till RS), Detaljbudgetar (till egnastyrelsen), Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplaner, Mål och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. 1.3 Utföra internt ledningsarbete en omfattar det styrande arbetet inom förvaltningen, exempelvis ledningsgruppens arbete, inklusive möten på avdelnings eller enhetsnivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi". Övriga arbets,verksamhets och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets och delegationsordningar, laner (t.ex. Kris och Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex.verksamhetsövergripande "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. 1.4 Utveckla verksamheten en omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning)

2 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt 1.5 Hantera revision och granskning en omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, Regionarkivet) Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare en omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL protokoll Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete en omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar och ledarenkäter m.m. 1.8 Besvara remisser och enkäter en omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer (myndigheter, förvaltningar, bolag etc.) inom såväl som utom regionen. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process.

3 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål en omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser 1.10 Samverka med andra organisationer en omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: rojekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. BGCI (Botanic Garden Concervation International), Nätverket för Sveriges botaniska trädgårdar, GGBC (Göteborg Global Biodiversity Consortium) Föreningen Botaniskas Vänner, SSG (Swedish ublic arks and Gardens), Styrelsen för Naturbruksgymnasierna, Göteborgs Lustgårdar 2. GE VERKSAMHETSSTÖD G 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera en omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal Hantera anställning en omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS och MBL protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension en omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön

4 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt 2.2 Hantera bemanning en omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan G 2.3 Hantera personalsociala frågor Kompetensutveckla en omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial Tillhandahålla friskvård en omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan en omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse och tillbudsrapporter, åtgärdsbeslut Rehabilitera en omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, rotokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende G 2.4 Administrera ekonomi Utforma och följa upp ekonomi en omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten" Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser

5 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt Hantera intäkter från kund en omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Hantera kostnader från leverantör en omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat Hantera löpande ekonomiredovisning en omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut, Redovisning av lagervärde. I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun, region och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. Försäljningslager hantera lagervärde och lagerinventering Hantera skatteredovisning en omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, eriodisk sammanställning Hantera försäkringar en omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, ersonalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker Hantera stiftelser, fonder och gåvor en omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse förvalta stiftelser och fonder utlysning av medel (ansökning av stipendier) G 2.5 Köpa in och upphandla

6 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) en omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess) Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) en omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden Förvalta och följa upp ingångna avtal en omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. G 2.6 Administrera allmänna handlingar Registrera handlingar och hantera post en omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan, ostlista, Fullmakt för postöppning, ostöppnings och registreringsrutiner, Rek böcker osten m.m.

7 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv en omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Ta emot arkiv en omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Exempel på handlingar: Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser Överlämna arkiv en omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens Hantera utlämnande av handlingar en omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar en omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 ul, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 ul G 2.8 Hantera och förvalta IS/IT

8 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt Utveckla IS/IT system en omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. rojektdirektiv, rojektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande Förvalta, drifta och utveckla it system en omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan G 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Förvalta fastigheter och inventarier en omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. arkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll m.m. Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Hantera fysisk säkerhet och skalskydd en omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" Genomföra byggprojekt en omfattar hanteringen av ny, om och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll

9 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka en omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer". användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga svar karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, ressklipp, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m Tillhandahålla bibliotek en omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under Bibliotekskatalog och databas, Låntagarregister, Avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar 2.12 Bedriva internt miljöarbete en omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter, Miljömanualer, Certifikat för grön el Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt" 3. ANSVARA FÖR TRÄDGÅRD OCH NATURRESERVAT en omfattar att utifrån förslag och beslut planera och genomföra förändringar i trädgårdsrummen. en omfattar allt trädgårdsarbete som inte direkt ingår i vård av växtsamlingarna. 3.1 Utforma och underhålla den fysiska trädgården Skötselplaner, Gestaltningsplaner, Ritningar, Kartor, rojektplaner en omfattar skötsel och tillsyn samt kontakter med Länsstyrelsen och övriga parter för samråd. Reservatsbeslut och skötselplan, Skrivelser om farliga träd, 3.2 Förvalta delar av Änggårdsbergens naturreservat Tillståndsgivning för arrangemang, rojektplaner som t ex Gröna kilar 4. VARA EN FORSKNINGSINFRASTRUKTUR INOM BOTANIK OCH BIOLOGISK MÅNGALD Förvalta och utveckla växtsamlingarna (Conservation G 4.1 ex situ) en omfattar att bevaka att växtsamlingarna utvecklas enligt beslutade riktlinjer, från beslut om förökning eller nyanskaffning till beslut om gallring Utveckla växtsamlingarna Insamlingstillstånd, rojektplaner, Överenskommelser med andra samlingar, Kontrakt, Insamlingslistor, Inkommande Index Seminum, Förökningsplaner, Egna frölistor, Gallringsbeslut. Arbetet sker till stora delar i förvaltningsverktyget IrisBG. Här hanteras samarbeten som påverkas av den internationella konventionen om biologisk mångfald t. ex. Nagoya protokollet. Exempel på samarbetspartners IEN (The International lant Exchange Network och OM (rogrammet för odlad mångfald).

10 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt en omfattar att dokumentera och vårda växter från frö, sådd, skolning, utplantering till eventuell gallring. Arbetet sker till stora delar i förvaltningsverktyget IrisBG Dokumentera och vårda växtsamlingarna Tillgängliggöra växtsamlingarna 4.2 Bedriva artbevarande in situ Listor på accessioner inklusive ursprungs och insamlingsdokumentation, Dokumentation om placeringar i trädgården, Kartor, Inventerings och valideringsprotokoll, Underlag för etiketter och skyltar, Manualer och riktlinjer för dokumentationen. en omfattar att göra samlingarna tillgängliga genom namn och informationsskyltar i trädgården, att publicera katalogen sökbar på webben tillsammans med kartor och fotografier. Från urval till publicering. Fotografier, Kartor, ublicerade promenader i trädgården, Manualer och riktlinjer för publicering en omfattar insamling av hotade arter för förökning och odling i trädgården med återplantering som slutmål Tillstånd, rojektbeskrivningar, Dokumentation av resultat. Arbetet sker till stora delar i förvaltningsverktyget IrisBG Dokumentationen sker till stora delar i förvaltningsverktyget IrisBG en sker i samarbete med Länsstyrelsen och Naturvårdsverket 5. BEDRIVA FORSKNING INOM BOTANIK OCH BIOLOGISK MÅNGFALD en omfattar att inom definierat forskningsområde skapa och upprätthålla externa Samverka med organisationer som Göteborgs Universitet, GGBC (Göteborg kontakter (t.ex gästforskare och doktorander). en omfattar även hanteringen av Global Biodiversity Consortium), CETAF (Concortium of European Taxonomic administrationen för de olika samverkansformerna, t.ex forskningscentra, Facilities) och Fenologinätverket. forskningsplattformar osv. Om relationerna leder till ett eventuellt samarbete i form av ett forskningsprojekt redovisas det under Utveckla och hantera samverkansrelationer för forskning Administrera forskning inom botanik och biologisk mångfald Samverkansavtal, Konceptbeskrivningar, Korrespondens, Överenskommelser om samverkan, Tilläggsavtal, Slutrapport för samverkansform en omfattar det administrativa arbetet inom ett forskningsprojekt från uppstart/initiering till löpande avstämning och avrapportering och avslutande av forskningsprojekt. Forskningsstudien genomförs/bedrivs vanligtvis i projektform. Det faktiska genomförandet av forskningsstudien redovisas under 5.3. Anslagsansökningar, Beslut om beviljade medel, Kontrakt, Referensgruppsprotokoll, Styrgruppsprotokoll, Information till forskningspersoner, Budget (utifrån tilldelade medel), Beslut rörande tillståndsprövning, Ekonomisk slutrapport, Samtycken, rojektplan, Korrespondens, rojektakt m.m. beskrivning: en omfattar det faktiska genomförandet av ett forskningsprojekt vid myndigheten, från inhämtande av data till bearbetning och sammanställning. Forskningsstudien genomförs/bedrivs vanligtvis i projektform. De administrativa handlingarna i forskningsstudien redovisas under Genomföra forskning inom botanik och biologisk mångfald Forskningsrapport, Avhandling, rojektdagböcker, Mät och testresultat, Försöksprotokoll, Statistik, Forskningsjournaler, Laboratoriedagböcker, Rådata i forskningsdatabaser, Ljud, bild och filmupptagningar, Blod vävnads och organprover, Enkäter m.m.

11 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt beskrivning: en omfattar att tillgängligöra forskningsresultaten genom undervisning, föreläsningar, informera vid konferens, seminarier och olika former av publikationer. Föreläsningsanteckningar, Konferensmanus, resentationsmaterial, Artiklar, Böcker, Kurskompendier, Affischer m.m. p 5.4 Tillgängliggöra forskningsresultat 6. FÖRMEDLA KUNSKA OM BIOLOGISK MÅNGFALD OCH SRIDA MILJÖFORSKNINGSINFORMATION en omfattar planering av lektioner och aktiviteter, framtagande av arbetsmaterial och studiehandledningar, hantera bokningar, genomförande och utvärdering. Stöd till lärare i form av information, aktiviteter och läromedel publiceras på hemsidan. I processen ingår även riktade projekt. Undervisningen riktar sig både till skolelever och lärare. 6.1 Bedriva undervisning om botanik och biologisk mångfald Dokumentation av lektioner, Bokningslistor, Lärarhandledningar, Utvärderingar, Arbetsmaterial för elever, rojektansökningar, rojektbeskrivningar, Verksamhetsplan och Verksamhetsberättelse, Data från väderstationen. en omfattar planering av utställningar och tillfälliga fysiska arrangemang (miniutställningar). Allt från idéstadium, projektplanering, beställning och uppbyggnad. 6.2 Genomföra utställningar Ansökningar, Avtal med externa aktörer, rojektplaner, Foton och faktatexter, Dokumentation av färdigt resultat en startar med planering av aktiviteter riktade mot allmänheten, eller spontana förfrågningar om att hålla gästföreläsningar, ta emot studiebesök och medverka i media. Den inkluderar beslut, förberedelser, genomförande och utvärdering. en inkluderar all kunskapsspridning i direkt kommunkation vid möten med politiker, tjänstemän och allmänhet. 6.3 Anordna guidningar, visningar, kurser och telefonrådgivning Uppdragsavtal, Kursmaterial, Föreläsningsanteckningar, Konferensmanus, ressklipp, Ljud, bild och filmupptagningar. en består av att samanställa och sprida kunskap genom olika media. Den inkluderar allt från idé, synopsis till färdig produkt. Informationsmaterial rörande själva växtsamlingarna såsom t.ex namnskyltar redovisas under Tillgängliggöra växtsamlingarna. Synopsis, Tryckfärdiga original, Fotografier, Författaravtal, Texter 6.4 ublicera böcker, skrifter och informationsmaterial till informationsskyltar och webbsidor. 7. VERKA FÖR ULEVELSE, REKREATION OCH SAMHÄLLSNYTTA en omfattar; att ta väl hand om besökare på plats och bland annat kunna tillhandahålla orienterbarhet, bra mat, fräscha toaletter och en fin trädgårdbutik, att arrangera och delta i evenemang, att utvecklas som besöksmål genom att öka tillgängligheten på olika plan och för olika grupper, att organisera och utvveckla arbetet i Butiken, att planera ett sortimentet i harmoni med biologisk mångfald och att köpa in det och att saluföra egenproducerade växter och fröer. Avtal med externa aktörer, Beslut om programpunkter, Bokningslistor, Avtal för och redovisning av marknadsundersökningar. Vänlökslistor 7.1 Vara ett besöksmål Att marknadsföra besöksmålet hanteras under 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka De allra flesta handlingar som produceras i Butiken hanteras under 2.4 Administrera ekonomi och 2.5 Köpa in och upphandla I processen hanteras projekt som GGW (Gothenburgh Green World) och EU projekt för tillgänglighet

12 Klassificeringsstruktur för Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård G unkt en omfattar att planera och utvärdera verksamheten, boka deltagare och att dagligen ta emot deltagare. 7.2 Bedriva grön rehabilitering Deltagarförteckningar, Utvärderingar.