Klassificeringsstruktur för fastighetsnämnden i Göteborgs stad

Transkript

1 Klassificeringsstruktur för fastighetsnämnden i Göteborgs stad unktnotation grupp beskrivning med exempel på Version 1.0:2017 Diarienummer 2664/16 1. STYRA, LANERA OCH FÖLJA U 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Exempel på : Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. en följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på : Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar (till egna nämnden), Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplaner, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi"

2 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 1.3 Utföra internt ledningsarbete en omfattar det styrande arbetet inom myndigheten inkl. förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Exempel på : Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, laner (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets-, verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)"

3 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 1.4 Utveckla verksamheten en omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. 1.5 Hantera revision och granskning 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Förhandla och samverka Exempel på : Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekt avseende myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) en omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på : Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) en omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). Exempel på : rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete".

4 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Genomföra löneöversyn en omfattar lönekartläggning, för alternativt löneöverläggningar med personalorganisationer, medarbetarsamtal mm. Exempel på : rotokoll och olika mötesanteckningar, Lönekartläggning, Lönejusteringsprotokoll. 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete en omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Exempel på : rotokoll från arbetsmiljörond, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". 1.8 Besvara remisser och enkäter en omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Exempel på : Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål en omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Exempel på : Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelseanalyser Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process.

5 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 1.10 Samverka med andra organisationer en omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på : rojekt från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) 2. GE VERKSAMHETS- STÖD 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera en omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på : Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, Anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal

6 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Hantera anställning Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension en omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och uppsägning/avsked. Exempel på : Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, Fullmakter avseende sekretessinformation, Dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, Dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBLprotokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång och tjänstledighet. en omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på : Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneuppgifter, Ersättning för utlägg via lön Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall.

7 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 2.2 Hantera bemanning en omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på : Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut angående beviljad ledighetsansökan 2.3 Hantera personalsociala frågor Kompetensutveckla Tillhandahålla friskvård Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan en omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Exempel på : Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial en omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Exempel på : Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning en omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på : Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillbudsrapporter, Åtgärdsbeslut Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen

8 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Rehabilitera en omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Samverkan med företagshälsovård och övriga vårdinstanser. 2.4 Administrera ekonomi Exempel på : Förstadagsintyg, rotokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Utforma och följa upp ekonomi Hantera intäkter från kund en omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Exempel på : Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser en omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på : Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten".

9 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Hantera kostnader från leverantör en omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Hantera löpande ekonomiredovisning Exempel på : Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat en omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på : Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finansieringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer.

10 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Hantera skatteredovisning en omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på : Underlag till momsredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod?), Momsrapport, eriodisk sammanställning Hantera försäkringar en omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på : Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, ersonalförsäkrings, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättsskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns na i de processer där skaderegleringen sker Hantera stiftelser, fonder och gåvor en omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Exempel på : Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier)

11 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 2.5 Köpa in och upphandla Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) en omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på : Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess).

12 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) en omfattar arbetet med att genomföra upp i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på : Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upp som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings- /överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden.

13 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Förvalta och följa upp ingångna avtal en omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på : Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas 2.6 Administrera allmänna Registrera och hantera post en omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden Redovisa, styra och hantera och arkiv Exempel på : Diarium, Diarieplan, ostlista, Fullmakt för postöppning, ostöppnings- och registreringsrutiner, Rek böcker osten m.m. en omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på : Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, ITförteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete.

14 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Ta emot arkiv en omfattar planering inför och mottagande av arkiv från överlämnande myndighet Exempel på : Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkiv som mottagits, Mottagandekvittenser Överlämna arkiv en omfattar planering och överlämnande av arkiv samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Exempel på : Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkiv som överlämnas, Kopia av mottagningskvittens Hantera utlämnande av en omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på : Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden I denna process hanteras även tjänsteutlån av.

15 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 2.7 Kontrollera personuppgiftsbe en omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på : Samtycke/ återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbe, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 ul, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 ul 2.8 Hantera och förvalta IS/IT Införa IT-system en omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Upp av ITsystem hanteras under "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " Förvalta, drifta och utveckla ITsystem Exempel på : Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdrags, Kravspecifikation, Korrespondens, rojektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, rotokoll, Systemdokumentation en omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på : Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice.

16 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Hantera IT-behörigheter en omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e- certifikat. Exempel på : Beställningar, Bekräftelser, Register Säkerhetsskydda information en omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Avveckla ITsystem 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Exempel på : Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk- och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VN-avtal en omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på : Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd Avser administrativa lokaler. Kärnprocessen Förvalta mark och byggnader återfinns under 6.

17 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Förvalta fastigheter och inventarier Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Genomföra byggprojekt en omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna, lokalbesiktningar. arkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Exempel på : Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll m.m. en omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på : Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder en omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på : Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygg, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)"

18 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka 2.11 Tillhandahålla bibliotek 2.12 Bedriva internt miljöarbete en omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, ressklipp, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. en omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Exempel på : Bibliotekskatalog och -databas, Låntagarregister, Avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar en omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier och livsmedel. Exempel på : Miljöredovisningar, Tlllsynsrapporter, Miljömanualer, Certifikat för grön el Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 " Informera, kommunicera och omvärldsbevaka". Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt".

19 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 3 LANERA FÖR OCH VERKSTÄLLA STADSUTVECK- LING I GÖTEBORGS STAD 3.1 lanera stadsutveckling lanera för bostäder, verksamheter, kommunala behov Avge yttrande över detaljplaner en omfattar projektutveckling på kommunens mark. Exempel på : Framtagande av skisser, rojektbeskrivningar, lanbesked, Ansökningar om planbesked, lanavtal, Förfrågningar om medgivande att söka planbesked på kommunens mark en omfattar inkommen remiss i detaljplaneskedet från byggnadsnämnden till det att fastighetsnämndens svarar på remiss. Exempel på : Samråd- och gransknings, Yttrande över samråd och granskningsremiss Göra lokaliseringsutredningar en omfattar hanteringen av lokaliseringsutredningar, från att utredning startar antingen efter externt initiativ eller internt i staden genom att verksamhet ska etableras eller flyttas och till att ny placering utifrån behov föreslås. Exempel på : Underlag för utredningar, Skisser, Avstämningar, Rapporter

20 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Anvisa kommunal mark för byggande av bostäder och kommersiella lokaler en omfattar från att vi gör en utredning av samt tar fram en lista över lämpliga objekt för byggande av kommersiella lokaler och till att marken anvisas till vald aktör. Exempel på : Tjänsteutlåtanden, Inkomna ansökningar, Förfrågningar om markanvisningar Avge yttrande över bygglovremisser (markägare respektive granne) 3.2 Utbilda och sprida kunskap om bostadsbehov och efterfrågan en omfattar att vi erhåller en remiss från byggnadsnämnden, i egenskap av markägare eller granne, till att vi lämnar svar på remissen. Exempel på : Bygglovsremiss, Yttrande över bygglovremisser en omfattar utredning av behov av utbildning samt att hålla i olika seminarier och föreläsningar. Exempel på : Inbjudningar, Dokumentation/presentationer. 3.3 Exploatera mark Exploatera = genomföra/förädla Initiera projektering och utbyggnad av allmänna anläggningar Häri ingår processen från att beställa projektering och utbyggnad av allmänna anläggningar till att följa upp och samordna utförandet. Exempel på : Beställning av projektering, Beställning av utbyggnad

21 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Genomföra utredningar i detaljplaneskedet Genomföra markmiljöutredningar och sanering Genomföra geotekniska utredningar och stabilitetsåtgärder Avser processen att genomföra utredning om hur en utbyggnad av ett exploateringsområde påverkar mark, omgivning mm till att utredningen är klar och förslag till åtgärder presenteras. Förslag till åtgärder kan leda till ansökan om dispenser, tillstånd eller liknande från berörd myndighet. Exempel på : Dagvattenutredning, Markavvattningsföretag, Vattendom, Bullerutredning. Avser processen att genomföra markmiljöutredningar för att undersöka om det finns föroreningar och dylikt i marken. Resultatet av undersökningen stäms av med tillsynsmyndighet som beslutar om erforderliga åtgärder. Beslutet kan innebära att marken ska saneras. Exempel på : Beställningar, Rapporter, Granskningsprotokoll, Beslut om saneringsåtgärder Avser processen att genomföra geotekniska utredningar för att undersöka markens beskaffenhet (lera, berg mm). Exempel på : Beställningar, Rapporter, Granskningsprotokoll Avser processen att genomföra övriga utredningar som behövs i detaljplaneskedet, tex vad gäller dagvatten, buller mm. en omfattar även eventuella förslag till åtgärder. en syftar till att beskriva de geotekniska förutsättningarna. Byggherren genomför fördjupad geoteknisk utredning och vidtar åtgärder i samband med byggnation.

22 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Genomföra arkeologiska undersökningar Samordna ekonomi i exploateringsprojekt Genomföra gatukostnadsutredning Omfattar processen från ansökan till Länsstyrelsen om att få utfört arkeologisk utredning till beslut om åtgärd från Länsstyrelsen samt att utföra åtgärd enligt beslut. Exempel på : Ansökningshandling, Utredningsplan inklusive kostnadsförslag, Kostnadsaccept, Beslut om arkeologisk utredning, Rapporter, Tillstånd till borttagande, Dokumentation kring fornlämning en omfattar insamling av ekonomiska uppgifter från andra förvaltningar som är inblandade i exploateringsprojekt komplettera - angående investeringar i exploateringsprojekt samt analys, sammanställning till budget- och uppföljning. (prognoser, löpande). Exempel på : Investeringsbudget, rojektkalkyler, Kalkylunderlag, Uppföljningar Genomföra utredningar för att besluta om berörda fastighetsägare ska betala gatukostnadsersättning till kommunen i samband med anläggning av gator eller andra allmänna platser i ett detaljplanerområde. Exempel på : Gatukostnadsutredningar, Samrådsförslag över fördelning av gatukostnader, Yttranden över gatukostnader I ansökan beskrivs förutsättning och vad vi vill göra. Länsstyrelsen fattar beslut om eventuella åtgärder. en avser att ge en samlad bild av ekonomin i såväl ett enskilt exploateringsprojekt som totalt. Var och en av berörda förvaltningar följer upp sin egen investeringsbudget. Regleras i plan och bygglagen

23 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Ingå genomförande- och/eller exploateringsavtal 3.4 Samordna kommunens arbete vad avser fysisk tillgänglighet Ge råd och stöd för att främja tillgängligheten i staden en omfattar att i avtal med exploatörer eller fastighetsägare reglera ansvar kring vad som krävs och hur utbyggnaden ska ske i samband med genomförande av en detaljplan. I processen ingår även att skriva andra separata avtal med till exempel med berörda myndigheter, fastighetsägare, rättighetshavare etc. Exempel på : Genomförandeavtal, Exploateringsavtal, Föravtal, Avsiktsförklaring en innefattar att genom specialistkunskap stödja förvaltningar och bolag med råd och stöd inom verksamhetsområdet. Det gäller bland annat att stödja förvaltningar och bolag i deras utvecklings- och kvalitetsarbete (till exempel genom att stödja med expertkunskap om stadens riktlinjer för skyltning i samband med kravställande i upphandling eller insiktsövningar för personal vid förvaltningarna). Det kan också innefatta att sammankoppla intressenter i förvaltningar och bolag i nätverk för kunskapsutbyte. Exempel på : Minnesanteckningar från nätverksmöten, Förfrågningar om utbildning/rådgivning Staden även övriga tekniska förvaltningar. Överenskommelser

24 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Samordna insatser för Enkelt avhjälpta hinder en omfattar insatser för att åtgärda brister i användbarheten av publika lokaler och offentlig miljö. Insatserna kan vara att ge information, råd och stöd till förvaltningar och bolag, att ta fram verktyg för att upptäcka hinder i den offentliga miljön samt följa upp bedömningar och åtgärder av anmälda hinder. Respektive förvaltning/bolag ansvarar för att åtgärda hinder i miljön. en omfattar även löpande uppföljning av att inventering skett och att informationen är publicerad och uppdaterad. Exempel på : Rapport, Felanmälningar i Appen Anmäl Hinder, olicy, Avtal med anläggningsinnehavarare avseende inventering av tillgänglighet för registrering i tillgänglighetsdatabas, Enkät till förvaltningar och bolag. 4 MARKFÖRSÖRJA I Göteborgs Stad 4.1 Sälja fastigheter en omfattar försäljningar av fastigheter genom att utreda fastigheters förutsättningar, värdera fastigheter, eventuellt anlita mäklare samt upprätta försäljnings. Exempel på : Köpeavtal, Köpebrev, Värderingsutlåtanden

25 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 4.2 Köpa fastigheter en omfattar att hantera förvärv av fastigheter, utreda fastigheters förutsättningar, värdera fastigheter, förhandla kring ersättning samt upprätta förvärvs för fastigheten. Exempel på : Köpeavtal, Köpebrev, Köpekontrakt 4.3 Värdera fastigheter en omfattar värdering av fastigheter, omregleringar av tomträttsavgälder, marknadsanalyser, bedömning av intrångsersättningar. 4.4 Hantera fastighetsbildningsfrågor 5 FÖRSÖRJA BOSTÄDER FÖR SÄRSKILDA GRUER I GÖTEBORGS STAD Exempel på : Värderingsutlåtanden, Fastighetsekonomiska M, Utredningar, rognosarbete en omfattar att ansöka om fastighetsreglering, avstyckning, klyvning eller sammanläggning till Lantmäteriet som utreder beslutar och registrerar. Ansökan om lantmäteriförrättning kommer antingen från oss eller annan sakägare. Exempel på : Underrättelse om avslutad förrättning, Överenskommelse om fastighetsbildning Fastighetskontoret företräder kommunen som sakägare, deltar i sammanträden i rollen som fastighetsägare, lämnar yrkanden och skriver eventuella överenskommelser om fastighetsbildning.

26 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 5.1 Stödja och samordna kommunens insatser inom det bostadssociala området en omfattar stöd och åtgärder som görs i uppdraget att samordna kommunens insatser inom det bostadssociala området. Det kan vara att anordna nätverk, följa upp och rapportera om verksamheten, avtala med fastighetsägare. Exempel på : Samarbetsavtal, Tjänsteutlåtanden, Uppföljningsrapport, 5.2 Anvisa bostäder Omfattar processen från remiss från stadsdel eller sjukvård till beslut om remiss och anskaffning och anvisning av lägenhet från fastighetsägare. Omfattar även att teckna hyreskontrakt med fastighetsägare och skriva andrahandskontrakt med hyresgäst. Exempel på : Remiss, Hyreskontrakt, Kommunalt kontrakt med sökande. 5.3 Förvalta kommunalt kontrakt Omfattar att göra besiktningar vid inflyttning och löpande, följa upp boendet, föreslå fastighetsägare att överlåta boendet till andrahandshyresgäst. Exempel på : Hyreskontrakt, Kommunalt kontrakt med sökande, Besiktningsprotokoll, Avtal, Remisser, Anmodan om rättelse.

27 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 5.4 Förvalta andrahandshyresavtal för nyanlända Omfattar processen från att fastighetskontoret tecknar hyreskontrakt med fastighetsägare till att fastighetskontoret tecknar andrahandskontrakt med nyanländ, göra besiktningar vid inflyttning, löpande och vid avflyttning. Exempel på : Hyreskontrakt, Andrahandskontrakt, Besiktningsprotokoll 5.5 Besluta om ekonomiskt bidrag till bostäder Hantera bostadsanpassningsbidrag Omfattar processen från att ansökan om bostadsanpassningsbidrag kommer till att bidrag utbetalas och eventuell besiktning av utförd åtgärd skett. Exempel på : Ansökan, Offerter, Fullmakter, Beslut om bostadsanpassningsbidrag, Besiktningsprotokoll, Foton Hantera återställningsbidrag Omfattar processen från att ansökan om återställningsbidrag kommer till att bidrag utbetalas och eventuell besiktning av utförd återställning skett. Exempel på : Ansökan, Beslut om återställningsbidrag, Utbetalningar, Besiktningsprotokoll, Foton Hantera kommunalt bostadstillägg för personer med funktionsnedsättning Omfattar processen från att ansökan om bostadstillägg kommer in till att bidrag utbetalas. Exempel på : Ansökan, Beslut om kommunalt bostadstillägg, Utbetalningar

28 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Hantera kommunal subvention till trygghetsboende Omfattar processen från att ansökan om kommunal subvention inkommit till att bidrag utbetalas till fastighetsägaren. Exempel på : Ansökan, Tjänsteutlåtande (beslut) 6 ULÅTA, FÖR- VALTA OCH UT- VECKLA MARK OCH BYGGNA- DER SOM ÄGS AV GÖTEBORGS STAD 6.1 rojektera och genomföra om-, till- och nybyggnation i egna byggnader/fastigheter 6.2 Förvalta byggnader, anläggningar och bostadsrätter en omfattar att ta fram de som krävs för att genomföra byggnation, ta fram underlag för upphandling samt följa upp utförd byggnation Exempel på : Ritningar, Tekniska beskrivningar, Upphandlingsdokument, Byggmötesprotokoll, Besiktningsdokument Hyra ut bostäder och lokaler. Underhålla och drifta byggnad för att säkerställa funktionen under hela dess livslängd. Exempel på : Underhållsplan, Driftavtal, Abonnemang, Hyresavtal, Hyresgästkorrespondens

29 unktnotation grupp beskrivning med exempel på 6.3 Riva byggnader en omfattar från att behov av rivning uppkommer till att byggnad har rivits 6.4 Förvalta mark Exempel på : Rivningsanmälan, Miljöinventering, Kontrollplan, Rivningslov, Upphandlingsdokument, Byggmötesprotokoll, Besiktningsdokument Upplåta mark en omfattar att ingå arrendeavtal, säga upp arrendeavtal, omförhandla avtal. Exempel på : Förfrågan om arrende, Arrendeavtal, Villkorsmeddelande Inklusive internupplåtelser i Göteborgs stad. Exklusive jordbruk och stadsnära odling Förvalta egen mark 6.5 Förvalta tomträtter Upplåta mark tomträtter en omfattar att ta fram skötselplaner för den mark som förvaltas av fastighetskontoret till att utföra skötseln av marken (planerat och akut). Exempel på : Skötselplaner, Markskötselavtal, Synpunkter på markskötsel, Myndighetskorrespondens en omfattar hanteringen av upplåtelser av nya tomträtter, tillägg till tomträttsavtal, inskrivning av tomträtter. Exempel på : Tomträttsavtal, Tilläggsöverenskommelser, Överenskommelser om tomträttsavgälder och tomträttsregleringar Syftet är att sköta marken så att den upplevs som städad och trygg.

30 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Omreglera tomträtter en omfattar hanteringen av att med utgångspunkt från politiskt fastställda beräkningsgrunder omreglera tomträttsavgälder samt skriva tilläggsöverenskommelser över omreglerad tomträttsavgäld, Exempel på : Tilläggsöverenskommelser, Domar, Debiteringsunderlag Säga upp tomträtter en omfattar hanteringen av uppsägning av tomträtter. Exempel på : Anmälan om uppsägning av tomträtt, Skrivelse om uppsägning, Tjänsteutlåtanden 6.6 Förvalta jordbruksfastigheter inklusive mark för stadsnära odling Upplåta jordbruksarrenden och mark för stadsnära odling en omfattar hanteringen av upplåtelser. Ingående av avtal, överlåtelse av avtal, uppsägning av avtal, tillsyn av mark och anläggningar. Exempel på : Avtal, Bidragsförfrågningar, Synpunkter från medborgare, Tjänstutlåtanden, Förfrågningar om odling och betesytor, Inventeringar (åtgärdsplaner), Ritningar, Tekniska beskrivningar, Upphandlingsdokument, Bygglovsansökningar

31 unktnotation grupp beskrivning med exempel på Underhålla byggnader och anläggningar inom jordbruksarrenden en omfattar löpande underhåll som fastighetsnämnden i rollen som jordägare har skyldighet att underhålla på byggnader och anläggningar under arrendetiden vid ett jordbruksarrende. Exempel på : Underhållsplaner, Upphandlingsdokument, en omfattar jordägarens skyldighet att underhålla byggnader och anläggningar inom jordbruksarrenden. 6.7 Förvalta skog Underhålla och sköta skog enligt Skogspolicy, beslutad av fastighetsnämnden, ta fram skötselplaner, avverka skog. Exempel på : Skogsbruksplan, Skötselplaner