Klassificeringsstruktur för Byggnadsnämnden Version: 2.0:2018 Dnr AN-4370/18. Processbeskrivningar med exempel på handlingar

Transkript

1 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process VO 1 Styra, planera och följa upp Processbeskrivningar med exempel på handlingar P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnd. Processen omfattar kommunalrättslig delegering samt hantering av nämndservice. Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Ordförandebeslut, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal, Byggnadsnämndens taxa P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultat. Processen omfattar även att göra internkontroll. Exempel på handlingar: Detaljbudget antagen, Årsredovisning, Budgethandlingar, Övriga kommentarer Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi". Följande hanteras även i denna process: Bokslut - att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. 1.

2 Årsrapporter, Uppföljningsrapport, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltningen inklusive förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bland annat inom ramen för myndighetens ledningssystem och systematiskt kvalitetsarbete till exempel brandskydds- och säkerhetsarbete. Exempel på handlingar: Policyer/riktlinjer, Organisationsplaner, Kommunikationsplan, Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstruktur, Dokumenthanteringsplan, Risk- och sårbarhetsanalyser, Krisledningsplan, Brandskyddspolicy, Inspektionsprotokoll P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). 2.

3 nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar om myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Granskningsmaterial, Inspektionsprotokoll, Slutrapporter P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Exempel på handlingar: Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Minnesanteckningar, Kallelser, Dagordningar, Medbestämmande förhandlingsmaterial, Kollektivavtal P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete. Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, rehabilitering med mera hanteras under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". 3.

4 Exempel på handlingar: Protokoll arbetsmiljö, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Riskbedömning inför förändring, Årliga uppföljningar, Medarbetaroch ledarenkäter P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Exempel på handlingar: Remisser, Remissvar, Enkäter, Enkätsvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Klagomål, Synpunkter och medborgarförslag P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv med flera. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. andra förvaltningar) 4.

5 VO 2 Ge verksamhetsstöd PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Noteringar vid referenstagning, Noteringar vid intervjuer, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Häri ingår även att hantera omställning, uppsägning, disciplinåtgärder. P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Disciplinärende, Gratifikationer, Anställningsavtal, Arbetsgivarintyg, Tystnadsplikt, påminnelse om Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta intyg och betyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning Exempel på handlingar: Beslut om förändring i lön, Lönelistor, Analyslista, Rättelser och löneuppgifter, AFA-beslut, Pensionsbrev 5.

6 P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänsteledighet och föräldraledighet. PG 2.3 Hantera personalsociala frågor Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut angående beviljad ledighetsansökan P Kompetensutveckla Processen omfattar förvaltningsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Exempel på handlingar: Anmälningar, Introduktionsbroschyr, Kursutvärdering, Kompetensanalys, Utvecklingsplan, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personal friskvård och administrera friskvårdsersättning. Utbildningar som stadsbyggnadskontoret administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Exempel på handlingar: Friskvårdsersättning, Cykelbidrag, Västtrafikkort, Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud och arbetsskador. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen 6.

7 Exempel på handlingar: Arbetsskada, anmälan av, Arbetsskadeutredning, Tillbudsanmälan, Otillåten påverkan, anmälan P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. PG 2.4 Administrera ekonomi Exempel på handlingar: Protokoll rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utredning, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning avslut av rehabärende P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget, redovisa och följa upp resultat. Exempel på handlingar: Budgetunderlag, Prognoser, Årsbokslut P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar. Budgetskrivelse och Årsredovisning är dokument som finns under 1.2 "Planera, förvalta och följa upp verksamheten". Exempel på handlingar: Kundfakturor, Kundinbetalningar, Kundreskontra 7.

8 P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar. Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Leverantörsregister, Leverantörsreskontra, Betalningspåminnelser P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Exempel på handlingar: Kontoplaner, Kodplan, Rekvisitioner, Ekonomisk statistik, Kontoavstämning, Kassarapport, Dagrapport, Resultat och balansräkning, Bokföringsorder P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momsredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda förvaltningen. Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Skadeärenden I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Finansiering av verksamheten - genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet - hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: egendoms- och ansvarsförsäkring. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. 8.

9 PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Exempel på handlingar: Anbud och offerter, Offertförfrågan, Beslut, Avtal, Uppdragsbeställning Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Annonsunderlag, Anbud med bilagor, Anbudsöppningsprotokoll, Utvärderingsprotokoll, Tilldelningsbeslut P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutats i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till 1. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. 9.

10 PG 2.6 Administrera allmänna handlingar hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Uppsägningar, Soliditetskontroll, Avtalsdatabas. P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Exempel på handlingar: Diarieplan, Postlista, LIS-diarium, ByggR, Medgivande för postöppning, Kvittensbok, Postöppnings- och registreringsrutiner m.m. Processen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnade/mottagande verksamheten, ifyllande av Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till 10.

11 leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal. Exempel på handlingar: Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande, Beslut om avhändande av allmän handling P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid eventuellt nekande av utlämnade. beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnade till arkivmyndigheten). I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. Exempel på handlingar: Samtycken, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut/avslag, Överklaganden. P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT Exempel på handlingar: Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Samtycke till behandling av personuppgifter, Personuppgiftsbiträdesavtal, Förteckning enligt 39 PuL 11.

12 P Införa IT-system Processen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på handlingar: Förstudierapport, Kravspecifikation, Slutrapport, Systemdokumentation P Förvalta, drifta och utveckla IT-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla tjänster. Upphandlingar av IT-system hanteras under "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". Kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) utgör kärnprocesser hos intraservice. Exempel på handlingar: Beställningar, Systembeskrivningar, Användarhandledningar P Hantera IT-behörigheter Processen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden. Exempel på handlingar: Beställningar, Lista över innehavare till telefon/dator P Säkerhetsskydda information Processen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid. 12.

13 Exempel på handlingar: Lösenord, loggar, VPN-avtal, Incidentrapporter, Rutin för incidentrapportering P Avveckla IT-system Processen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Exempel på handlingar: Beslut om avveckling av tjänst, Plan för avveckling, Konsekvensanalys, Tidplan, Systemdokumentation P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att förse stadsbyggnadskontoret med konst. Gäller även för avställning av system/systemstöd. Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Exempel på handlingar: Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Brukarmötesprotokoll P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring säkerhet samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. 13.

14 Exempel på handlingar: Polisanmälan, Passerkorts-Låsadministration, Passersystem loggar P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, omoch tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsida, Inlägg på sociala medier, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Personaltidning P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar inköp av referenslitteratur utifrån behovsinventering, upprättande av lista över tillgänglig referenslitteratur och/eller referensdatabaser, beslut om inköp/avtal om referensdatabaser. 14.

15 Exempel på handlingstyper: Lista över referenslitteratur/referensdatabaser, Beslut om inköp, Avtal om referensdatabaser, Prenumerationsbeställningar på branschtidskrifter P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier och livsmedel. Exempel på handlingar: Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter, Miljömanualer Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt 15.

16 VO 3 Fysisk planering PG 3.1 Hantera översiktsplaner P Utforma översiktsplan Processen omfattar aktualisering, planstart, plansamråd, utställning och granskning, antagande samt lagakraft. Exempel på handlingar: Samrådsredogörelse, Plankarta, Planbeskrivning, Miljökonsekvensbeskrivning Översiktsplanen visar hur mark- och vattenområden ska användas, hur den bebyggda miljön ska utvecklas och bevaras, hur riksintressen enligt miljöbalken ska säkerställas, hur allmänna intressen bör beaktas samt hur miljö- och riskfaktorer bör beaktas. Plan- och bygglag 2010:900 kap. 3 Aktualitetsprövning ska ske minst en gång per mandatperiod. P Utforma strategier för markanvändning Processen initieras av en uppdragsbegäran och omfattar framtagande av underlag, utredning, remittering, antagande och implementering. Exempel på handlingar: Konsekvensanalys, Rapport/utredning, Styrande dokument P Hantera geologiska mätuppdrag Processen omfattar beställningar, handläggning samt återkoppling av metadata. Processen inbegriper även fördjupning av översiktsplan (FÖP), samt tillägg till översiktsplan (TTÖP). Inbegriper strategisk planering, analys och utredning kopplade till markanvändning och planprocessen. Inbegriper mät- och grunduppdrag, klimatanpassning, skredrisk- och grundvattenmätning etc. 16.

17 Exempel på handlingar: Mätdata, Rapport/utredning, Stabilitetskarta PG 3.2 Hantera detaljplaner P Hantera planbesked (Förprövning) Processen innefattar prövning av förutsättningar inför en åtgärd som kräver att en detaljplan antas, ändras eller upphävs. Exempel på handlingar: Ansökan, Förprövningsrapport, Planbesked P Utforma detaljplan Detaljplanprocessen omfattar initiering genom igångsättningsbeslut av byggnadsnämnden, utformande av planförslag, samråd, granskning, antagande till att detaljplanen vunnit laga kraft. Exempel på handlingar: Plankarta, Planbeskrivning, Illustrationskarta, Miljökonsekvensbeskrivning, Laga kraftbevis P Hantera planprogram Processen omfattar samråd, granskning och antagande. Processen initieras med beslut om programstart och avslutas genom att programmet godkänns. Ett planbesked kan begäras inför ett planarbete och ger ett preliminärt besked om förutsättningar. Detaljplanen anger tillåten markanvändning, reglerar byggande och visar på uppdelningen av allmän plats, kvartersmark och vattenområden. Plan- och bygglag 2010:900 Processen hanteras antingen enligt standardförfarande eller utökat förfarande. Under processens gång kan förfarandet ändras, återkallas eller avbrytas. Processen inbegriper även ändring av gällande detaljplan utan att hela detaljplanen omprövas. Ett planprogram anger mål och utgångspunkter för planarbetet och kan ligga till grund för en eller flera detaljplaner. 17.

18 Exempel på handlingar: Miljökonsekvensbeskrivning, Utredningar, Samrådsredogörelse, Planprogram PG 3.3 Hantera områdesbestämmelser P Utforma områdesbestämmelser Processen omfattar initiering genom igångsättningsbeslut av byggnadsnämnden, utformande av förslag på områdesbestämmelser, samråd, granskning, antagande till att områdesbestämmelserna vunnit laga kraft. Exempel på handlingar: Beskrivning med illustrationer, Bestämmelsekarta, Grundkarta PG 3.4 Hantera övrig fysisk planering P Hantera parallella uppdrag Processen inleds med ett igångsättningsbeslut följt av handläggning och avslutas med en utvärderingsrapport. Exempel på handlingar: Uppdragshandlingar, Stadsutvecklingsprogram, Utvärdering P Medverka i regional planering Processen redogör för kommunens arbete med att lämna svar på regionala förslag samt att utarbeta regionplan tillsammans med andra kommuner. Exempel på handlingar: Yttrande, Regional plan För begränsade områden utanför samlad bebyggelse kan kommunen i stället för att styra bebyggelsen med en detaljplan anta områdesbestämmelser. Syftet med områdesbestämmelser är att säkerställa att översiktsplanens intentioner uppnås eller att riksintresse enligt miljöbalken tillgodoses. Plan- och bygglag 2010:900 4 kap. Parallella uppdrag är en metod att ta fram alternativa förslag till utförande av ett planeringsprojekt där flera arkitektföretag arbetar fram förslag under dialog med beställaren. Regionalt tillväxtarbete samordnas med kommunernas översiktsplanering. En central utgångspunkt för det regionala tillväxtarbetet är att ta fram och genomföra en regional utvecklingsstrategi (RUS). Strategin ska binda samman de olika planeringsprocesser som påverkar en hållbar regional utveckling. 18.

19 P Hantera bildande av kommunalt naturskyddsområde Processen omfattar initieringsfas, samråd, antagande och avslutas när beslutet vinner laga kraft. Exempel på handlingar: Beskrivning med illustrationer, Bestämmelsekarta, Föreskrifter, Skötselplan Förordning om regionalt tillväxtarbete 2007:713 Processen omfattar bildandet av kommunalt naturreservat. Miljöbalken 1998:808 kap

20 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process VO 4 Lov och tillsyn Processbeskrivningar med exempel på handlingar PG 4.1 Hantera byggärenden P Hantera förhandsbesked Processen omfattar förhandsprövning om förutsättningar för bygglov utom detaljplanerat område. Processen innefattar handläggning av ansökan om förhandsbesked, med grannhörande och avslutas med beslut. Exempel på handlingar: Ansökningsblankett, Situationsplan, Förhandsbesked P Hantera lovärenden Processen omfattar handläggning av ansökan om-, bygg-, rivnings- eller marklov, som initieras med inkommen ansökan med aktiviteterna handläggning, beslut om lov, tekniskt samråd, startbesked och avslutas med utfärdande av slutbesked. Övriga kommentarer Den som planerar att utföra en bygglovspliktig åtgärd kan ansöka om ett förhandsbesked innan ansökan om bygglov görs. Ett förhandsbesked anger om en viss åtgärd kan tillåtas på en viss plats eller inte. Behovet av förhandsbesked är störst vid åtgärder utanför detaljplan. Förhandsbeskedet är giltigt i 2 år. Exempel på handlingar: Ansökningsblankett, Situationsplan, Planritning, Tillgänglighetsbeskrivning, Yttranden, Utstaknings- och lägeskontrollsprotokoll, Startbesked, Relationsritningar, Brandskyddsdokumentation, Kontrollplan, Slutbesked 20.

21 P Hantera anmälningspliktiga åtgärder Processen omfattar anmälningspliktiga åtgärder som t.ex. bygg- eller rivningsanmälan. Processen initieras med anmälan, följt av tekniskt samråd, startbesked, och avslutas med slutbesked. Plan- och bygglagen 2010: kap. Exempel på handlingar: Anmälan, Kontrollplan/rivningsplan, Startbesked, Arbetsplatsbesöksprotokoll, Begäran om slutbesked, Slutbesked P Hantera bygglovsbefriade ärenden Processen omfattar de bygglovsbefriade åtgärder som behöver anmälas för att ett startbesked ska kunna utfärdas. Processen initieras genom inkommen anmälan följt av startbesked och avslutningsvis utfärdas på begäran ett slutbesked. Exempel på handlingar: Grannintyg, Kontrollplan, Startbesked, Relationsritningar, Slutbesked PG 4.2 Hantera tillsynsärenden P Hantera påföljd och ingripandeärenden Processen omfattar att en anmälan inkommer till myndigheten som utreder ärendet. Efter utredningen fattas ett beslut. Exempel på handlingar: Anmälan, Tjänsteskrivelse, Begäran om förklaring, Beslut 21.

22 P Hantera tillsyn av hissar och andra motordrivna anordningar Processen omfattar myndighetens tillsyn av hissar och andra motordrivna anordningar från anmälan om underkänd besiktning till att brist avhjälpts. Plan- och bygglagen 2010: kap. Exempel på handlingar: Besiktningsprotokoll, Register över kontrollerade hissar, Beslut om att godta mindre avsteg, Föreläggande från byggnadsnämnden P Hantera obligatorisk ventilationskontroll Processen omfattar de åtgärder som behöver tas för att se till att ägare fullgör sina skyldigheter och utför kontroll av ventilationssystemet. Förordningen om funktionskontroll av ventilationssystem 1991:1273 P Hantera enkelt avhjälpta hinder i publika utrymmen Exempel på handlingar: Besiktningsprotokoll, Brev om åtgärd, Register, Föreläggande från byggnadsnämnden Processen omfattar myndighetens tillsyn över enkelt avhjälpta hinder i publika utrymmen från anmälan om underkänd besiktning till att brist avhjälpts. Byggnadsnämnden utövar tillsyn i enlighet med Plan- och byggförordning 2011:338 8 kap. 2 Exempel på handlingar: Anmälan, Inspektionsprotokoll, Beslut åtgärd, Föreläggande till byggnadsnämnd PG 4.3 Hantera natur- och strandskydd P Hantera strandskyddsdispens Processen omfattar myndighetens handläggning av dispensansökningar. Processen inleds med en dispensansökan Dispens utfärdas i enlighet med Miljöbalken 1998:808 7 kap. 22.

23 som prövas och avslutas efter remittering till Miljöförvaltningen med ett beslut. Exempel på handlingar: Översiktskarta, Yttrande från Miljöförvaltningen, Tjänsteskrivelse/utlåtande till byggnadsnämnd P Hantera strandskyddstillsyn Processen omfattar myndighetens tillsyn över strandskydd. Processen initieras genom anmälan och avslutas med ett beslut. Tillsyn i enlighet med Miljöbalken 1998:808 7 kap. Exempel på handlingar: Anmälan, Begäran om förklaring/yttrande, Yttrande, Dokumentation av tillsynsbesök, Åtalsanmälan 23.

24 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process VO 5 Lantmäteri och geografisk information Processbeskrivningar med exempel på handlingar PG 5.1 Hantera fastighetsreglering P Genomföra fastighetsbildningsförrättningar Processen omfattar ansökan, beredning (där förrättningsakter upprättas), genomförande och beslut i lantmäteriförrättning samt registrering i fastighetsregistret. Exempel på handlingar: Ansökan, Nyttjanderättsavtal, Servitutavtal PG 5.2 Hantera övriga lantmäteriuppdrag P Besvara lagremisser Processen innefattar remisshantering i egenskap av KLM (kommunala lantmäterimyndigheten). Processen initieras Övriga kommentarer Processen omfattar de juridiska, tekniska och ekonomiska åtgärder som krävs för att förändra eller klarlägga fastighetsindelning. Vid en lantmäteriförrättning enligt fastighetsbildningslagen (FBL) kan o fastigheter nybildas (avstyckning, klyvning eller sammanläggning) o fastigheter ombildas (fastighetsreglering) o oklarheter runt fastighetsindelningen klarläggas (fastighetsbestämning) eller o kompletteringsutmärkning av gränser i fält göras (särskild gränsutmärkning). Det övergripande syftet med en lantmäteriförrättning är att bidra till en effektiv och långsiktigt hållbar användning av fastigheter, mark och vatten. Den kommunala lantmäterimyndigheten agerar här som självständig myndighet. Processen följer 1.8 Besvara remisser och enkäter. 24.

25 av att remiss inkommer följt av handläggning och avslutas med yttrande. Exempel på handlingar: Remisser, Remissyttrande P Besvara plansamråd Processen omfattar hantering av plansamråd i egenskap av KLM (kommunala lantmäterimyndigheten) inom Utforma detaljplan. Processen initieras av begäran om samråd som handläggs och avslutas med samrådsyttrande. Den kommunala lantmäterimyndigheten agerar här som självständig myndighet. Exempel på handlingar: Begäran om samråd, Samrådsyttrande P Hantera fastighetsregister och registerkarta Processen omfattar ajourhållning samt registrering i Lantmäteriets fastighetsregister, samt registerkartan. Ajourhållningen omfattar rättelser och ändringar. Exempel på handlingar: Avtalsservitut, Rättelse fastighetsregister/registerkarta, Planhandling P Hantera bildande av samfällighetsförening Processen omfattar registrering av samfällighetsföreningar, som bildas genom att stadgar antas och styrelse utses. Exempel på handlingar: Föreningsstadgar, Föreningsprotokoll, Kontrollblad 25.

26 P Utfärda värdeintyg Processen omfattar utfärdande av värdeintyg. Processen inleds med en begäran som prövas och avslutas med utfärdande av värdeintyg. Exempel på handlingar: Värdeintyg P Hantera utredningsuppdrag Processen omfattar fastighetsrättsliga utredningar utanför ordinarie förrättning. Processen initieras utifrån behov, följt av utredning och avlutas med en rapport. PG 5.3 Hantera geografisk information Exempel på handlingar: Rapport/Utredning P Samla in geografisk information I processen dokumenteras arbetet med att planera och praktiskt samla in geografisk information. Processen inleds med planering av insamling, följt av insamlande och avslutas med uppföljning. Den insamlade informationen beskrivs ej i denna process utan i Förvalta geografisk information. Exempel på handlingar: Uppdragsbeställning, Produktionsrapport, Metadata med referens till mätdata P Förvalta geografisk information Processen omfattar lagring och ajourhållning av geografisk information. Exempel på handlingar: Topografisk data, Flygfoto, Ortofoto, Baskarta, Stomnätskarta 26.

27 P Tillhandahålla kart- och visualiseringsprodukter Tillhandahålla och vidareförädla grunddataprodukter från beställning till leverans. Exempel på handlingar: Nybyggnadskarta, Stadskarta PG 5.4 Hantera namn och adresser P Registrera namnsättning Processen omfattar att utifrån beslut från Kulturnämnden registrera gatunamn i statliga Lantmäteriets insamlingsapplikation, LINA. Exempel på handlingar: Inkommande underrättelse, Kungörelse, Kvartalssammanställning P Hantera adressuppgifter Processen omfattar hantering av adressuppgifter från notifiering till beslut och registrering i statliga Lantmäteriets insamlingsapplikation, LINA. Exempel på handlingar: Adressförslag, Begäran om underlag, Fastställelse av adress P Hantera lägenhetsregister Processen omfattar kontroll av inkommande uppgifter, handläggning samt beslut och registrering av lägenhetsnummer i statliga Lantmäteriets insamlingsapplikation, LINA. Se Hantera fastighetsregister/registerkarta Se Hantera fastighetsregister/registerkarta Se Hantera fastighetsregister/registerkarta Exempel på handlingar: Rimlighetsbedömning, Begäran om 27.

28 lägenhetsuppgifter, Beslut, Underrättelse om beslut P Hantera kvartersnamnsättning Processen omfattar beställning, utredning, rådgivning med namnberedningen och beslut i byggnadsnämnden. Exempel på handlingar: Förslag på kvartersnamn, Beställningskarta, Förslag på beslut kvartersnamn 28.