Sammanträde Sjukhusstyrelsen Alingsås lasarett

Transkript

1 KALLELSE 1 (1) Sjukhusstyrelsens ledamöter och ersättare Stefan Kristiansson Gert-Inge Andersson Marlene Segerson Dennis Jeryd Stig-Olof Tingbratt Ingvar Frid Anneli Rhedin Eva Nihlblad Staffan Setterberg Dan Björk Övriga Hans Holmberg, sjukhusdirektör Maria Gabrielsson Fredrikson, ekonomichef Jeanette Bokelund, HR-chef Karin Looström Muth, utvecklingschef Kristina Stålberg, kommunikatör Birgitta Puke-Dib, Vision John Andersson, SACO Charlotte Backelin, SACO Åsa Alfredsson, Vårdförbundet Marie Louise Lidman, Vårdförbundet Marie Gustafsson, Kommunal Carina Waller, Kommunal Sammanträde Sjukhusstyrelsen Alingsås lasarett Dag Torsdagen den 22 september 2015 Tid Styrelsemöte kl. 09:00 12:00 Temaeftermiddag kl 13:00-14:30 Plats Utsikten, plan 6, Alingsås lasarett Vid förhinder meddela Kristina Stålberg via e-post; kristina.stalberg@vgregion.se. Välkomna! Enligt uppdrag, Kristina Stålberg Kommunikatör Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Alingsås lasarett S Ringgatan 30, plan alingsasstyrelse.al@vgregion.se ALINGSÅS

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med Styrelsen för Alingsås lasarett den 22 oktober 2015, HELDAG Plats: Alingsås lasarett, lokal Utsikten, plan 6 Tid: Kl Ordinarie sammanträde Kl. 13:00-14:30 Temaeftermiddag Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Fastställande av dagordning Val av justerare Justeringsdatum Föregående mötesprotokoll Beslutsärenden A. Klassificeringsstruktur för Alingsås lasarett, delegationsbeslut Lill Valestrand, Säkerhetssamordnare/Personuppgiftsombud/Verksamhetsutvecklare kl. 09:10 B. Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet Karin Looström Muth utvecklingschef kl. 09:45 C. Vårdöverenskommelse Maria Gabrielsson Fredrikson ekonomichef, Karin Looström Muth utvecklingschef kl. 09:50 D. Uppföljning av åtgärdsplan 2015 Maria Gabrielsson Fredrikson ekonomichef, Karin Looström Muth utvecklingschef kl. 10:20 E. Brev till Regionstyrelsen om upphandling av laboratorietjänster Hans Holmberg, sjukhusdirektör kl. 10:30 F. Brev till Regionstyrelsen om kostnader i samband med Ny- och ombyggnation Hans Holmberg, sjukhusdirektör kl. 10:40

3 2 (2) Informationsärenden G. Patientsäkerhetsarbetet på Alingsås lasarett Per Wiger, chefläkare, kl. 09:30 H. Resultatutfall per september Hans Holmberg sjukhusdirektör, Maria Gabrielsson Fredrikson ekonomichef, Jeanette Bokelund HR-chef, Karin Looström Muth utvecklingschef kl. 10:50 I. Förslag tidplan för styrelsesammanträden och presidiemöten under 2016 Hans Holmberg, sjukhusdirektör kl. 11:20 J. Information från mötet med Revisorskollegiet Hans Holmberg, sjukhusdirektör kl. 11:25 K. Närvårdssamverkan Hans Holmberg, sjukhusdirektör kl. 11:30 L. Rapport från sjukhusdirektören kl. 11:50 M. Internkontrollplan 2016, bilaga Lill Valestrand, Säkerhetssamordnare/Personuppgiftsombud/Verksamhetsutvecklare kl. 13:00-14:30 Eventuellt tillkommande ärenden

4 Typ av beslut: Ärende: Delegationsbeslut Upprätta en klassificeringsstruktur Diarienummer: AL 87/2015 Föredragande: Underlag: Lill Valestrand, Säkerhetssamordnare/Personuppgiftsombud/Verksamhetsutvecklare Skrivelse från Regionarkivet: att upprätta en klassificeringsstruktur Beredning: Föredragning vid styrelsens ordinarie möte den Samverkan: Beslut: Styrelsen för Alingsås lasarett delegerar till förvaltningschefen att besluta om upprättande av klassificeringsstruktur. Styrelsen avser att besluta om upprättad klassificeringsstruktur efter att den godkänts av Regionarkivet. Alingsås Stefan Kristiansson Styrelseordförande

5 Klassificeringsstruktur för Alingsås lasarett 1 Datum: Version: 01:2015 Dnr: AL 87/2015 VO PG P Nr Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnden/styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Övriga kommentarer Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Budgetskrivelser (till KS och RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings- eller enhets nivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris- och Likabehandlings-planer), Riktlinjer, Strategier samt mallar och andra hjälpmedel t.ex. Manualer och Lathundar (övergripande), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, punktprevalensmätningar osv. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer, myndigheter, förvaltningar, bolag etc. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser, P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk).

6 Klassificeringsstruktur för Alingsås lasarett 2 Datum: Version: 01:2015 Dnr: AL 87/2015 VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindels, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetens-utvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personal-utbildningar. Klinisk utbildning hanteras under 5.1. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial, P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende. PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Ekonomisk uppförljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran

7 Klassificeringsstruktur för Alingsås lasarett 3 Datum: Version: 01:2015 Dnr: AL 87/2015 P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stifrelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings- och registreringsrutiner, Rek-böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten).

8 Klassificeringsstruktur för Alingsås lasarett 4 Datum: Version: 01:2015 Dnr: AL 87/2015 P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Utveckla IS/IT-system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P Förvalta, drifta och utveckla it-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här Investeringar hanteras under Hantera löpande ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. ekonomiredovisning Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder. Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 Utföra internt ledningsarbete Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av frågasvar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder mm, Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el, Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under Genomföra byggprojekt.

9 ATT UPPRÄTTA EN KLASSIFICERINGSSTRUKTUR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

10 I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att upprätta arkivbeskrivning Att inventera arkivhandlingar Att arkivera analoga handlingar Att arkivera analogt bildmaterial Att framställa och lagra elektroniska handlingar Att leverera arkivhandlingar Att fastställa arkivansvar och arkivorganisation Denna skrift är framtagen av Regionarkivet ISBN Version 1,

11 INNEHÅLL 1. Inledning 6 2. Informationsredovisning 6 3. Klassificeringsstrukturen en verksamhetsbeskrivning Klassificeringsstrukturens syfte och användning Klassificeringsstrukturens uppbyggnad Klassificeringsstrukturens detaljeringsgrad Verksamhetsområden Processer och processgrupper Handlingsslag, handlingstyper och aktiviteter Kartläggning och beskrivning av myndighetens verksamhetsområden och processer Kartläggning av myndighetens verksamhetsområden Kartläggning av myndighetens processer Processbeskrivningar Processynen Metoder för att kartlägga och beskriva en myndighets verksamheter Processorienterad informationskartläggning i praktiken Kartläggning uppifrån och ner eller nerifrån och upp Praktiska tillvägagångssätt Varje arkivbildare ska upprätta en klassificeringsstruktur Klassificeringsstrukturen ska godkännas och beslutas Revidering av klassificeringsstrukturen 27

12 6.3 Övergångsbestämmelser för klassificeringsstrukturen Normförslag på klassificeringsstrukturens styr- och stödprocesser Normförslag på klassificeringsstruktur för styr- och stödprocesserna inom Västra Götalandsregionen Normförslag på klassificeringsstruktur för styr- och stödprocesserna inom Göteborgs Stad Ordlista Bilagor 33

13 Att upprätta en klassificeringsstruktur Denna handledning utgår från Regionarkivets riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive Göteborgs Stad avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar. Riktlinjerna innebär bland annat att myndigheterna senast vid 2016 års utgång ska ha upprättat en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. Klassificeringsstrukturen ska styra myndigheternas informationshantering, samtidigt som den ska användas som sökmedel till informationen både i verksamheten och för sökning på långt sikt. Handledningen är avsedd att vara ett stöd för myndigheterna i det praktiska arbetet med att upprätta klassificeringsstrukturen för den egna verksamheten och vänder sig framför allt till de inom myndigheten som ansvarar för eller arbetar med informationshantering, t.ex. arkivansvariga, arkivarier, arkivredogörare, registratorer och IT-ansvariga. För övriga obligatoriska dokument som ingår i informationsredovisningen se separata handledningar. Birgitta Torgén förvaltningschef Regionarkivet

14 1. Inledning För att allmänhetens rätt till insyn i svenska myndigheters verksamheter ska fungera på det sätt som avses i 2 kap. 1 tryckfrihetsförordningen, behöver myndigheterna upprätta insyns- och sökinstrument till sina allmänna handlingar. Bestämmelser om registrering, beskrivning och redovisning av myndigheternas allmänna handlingar har därför införts i såväl arkivlagen (1990:782) som offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive arkivreglemente för Göteborgs Stad finns bestämmelser för hur arkivlagen ska tillämpas av myndigheterna inom respektive organisation. Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad beslutade och 47 om riktlinjer till arkivreglemente för Västra Götalandsregionen respektive Göteborgs Stad avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar. För att förstå de sammanhang som handlingarna har tillkommit i och för att upprätthålla autenticitet och rättssäkerhet över tiden är det nödvändigt att beskriva handlingarnas koppling till myndigheternas verksamhetsprocesser. Riktlinjerna föreskriver därför att Regionens och Stadens myndigheter ska övergå till en processorienterad redovisning av information (handlingar) som utgår från myndigheternas verksamheter. Den största förändringen i sak vad gäller myndigheternas informationsredovisning enligt riktlinjerna är kravet på en klassificeringsstruktur som utgår från hur verksamheterna ser ut och arbetar. Strukturen är ett sätt att klassificera och redovisa allmänna handlingar under hela dess livscykel från uppkomst till slutarkivering eller gallring oavsett medium. Den nya processorienterade (verksamhetsbaserade) metoden att redovisa information motiveras med att både vara ett insyns- och styrinstrument i informationshanteringen. Genom kraven på klassificering och hantering utgör redovisningen även ett viktigt styrmedel i informationshanteringsprocessen och kan bidra till både effektivitet och minskade kostnader. 2. Informationsredovisning Riktlinjerna använder begreppen information och informationsredovisning. Information är synonymt med allmänna handlingar och arkiv. Begreppet informationsredovisning motsvarar arkivlagens begrepp arkivredovisning (arkivbeskrivning och arkivförteckning) detta för att tydliggöra att informationshantering och arkiv inte bör ses som två separata områden. 6

15 Den gamla arkivredovisningen bygger på ett system som funnits hos svenska myndigheter sedan 1903 allmänna arkivschemat. Arkivförteckningen var ett sökmedel till arkivets fysiska volymer. Det fungerade för äldre tiders pappersbaserade dokumenthantering. Nackdelen är att strukturen inte kopplas ihop med verksamheten utan istället bygger på handlingens yttre form och funktion. Allmänna arkivschemat återspeglar därmed inte verksamheten och har också visat sig svår att förstå för myndighetens personal och för allmänheten. Den nya informationsredovisningen innebär att myndigheter redovisar och strukturerar sin information i form av allmänna handlingar och arkiv med utgångspunkt i verksamhetens processer. Detta ökar möjligheterna till förbättrad informationshantering, eftersom man då använder sig av samma verksamhetsbaserade princip för klassificering och hantering av information under hela informationens livscykel, inte bara för avställda och arkiverade handlingar. Myndigheten ska upprätta en informationsredovisning som ska göra det möjligt att: förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar överblicka handlingsbeståndet söka och ta fram handlingar hantera och förvalta handlingar Informationsredovisningen ska presenteras som: en klassificeringsstruktur (med processbeskrivningar) en arkivbeskrivning en dokumenthanteringsplan (med hanteringsanvisningar) en arkivförteckning (för bevarandehandlingar) 7

16 Myndighetens verksamhet bildas i Arkiv beskriver övergripande Arkivbeskrivning Informationsredovisning består av består av Dokumenthanteringsplan innehåller hanteringsanvisningar Verksamhetsbeskrivning består av Klassificeringsstruktur består av består av Verksamhetsområde består av Redovisning av verksamhetsinformation består av redovisas i Arkivförteckning redovisas i består av Processbeskrivning beskriver beskriver Process består av bildas i Handlingsslag innehåller Förvaringsenhet Aktivitet bildas i Handlingstyp Informationsredovisningens beståndsdelar. Utöver dessa obligatoriska dokument räknas också gallringsbeslut och rutinbeskrivningar rörande hantering av allmänna handlingar, exempelvis för postöppning och diarieföring, till informationsredovisningen. Informationsredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd oberoende av medium. Om en myndighets verksamhet är uppdelad på flera arkivbildare ska varje arkivbildare normalt upprätta en egen informationsredovisning. Genom fortlöpande uppdateringar hålls informationsredovisningen aktuell. 3. Klassificeringsstrukturen en verksamhetsbeskrivning Det är genom processerna som myndigheten fullgör de uppgifter som regleras i reglementen, ägardirektiv och regelverk. Genom att gruppera processer under verksamhetsområden skapas klassificeringsstrukturen, som utgör grunden för myndighetens informationsredovisning. 8

17 Verksamhetsbeskrivning Klassificeringsstruktur tillhör en del av Strukturenhet Processbeskrivning beskrivs genom kan vara kan vara beskrivs genom Verksamhetsområde består av Process består av Aktivitet Verksamhetsbeskrivningens beståndsdelar. 3.1 Klassificeringsstrukturens syfte och användning Den processorienterade (verksamhetsbaserade) informationsredovisningen innebär i korthet att informationen klassificeras enligt en struktur som representerar verksamheten, att processerna och de handlingar som avsätts under processens genomförande beskrivs. Det är därför nödvändigt att identifiera och analysera verksamhetsprocesser för att kunna få grepp om vilken information som myndigheten skapar och utnyttjar. Myndigheten ska beskrivas utifrån sina verksamhetsområden och processer. När dessa har kartlagts ska de sammanställas till en klassificeringsstruktur. Klassificeringsstrukturen: är ett systematiskt sätt att beskriva myndighetens uppdrag och verksamhet beskriver myndighetens verksamhet ordnad efter verksamhetsområden och processer ska upprätthålla samband mellan verksamheten och dess handlingar Varje myndighet har tre typer av verksamhetsområden: Styrande Stödjande Kärn 9

18 Verksamhetsområde Processgrupp Process Handlingsslag Förvaringsenhet Aktivitet Handlingstyp Klassificeringsstruktur Kopplingen mellan verksamhet och handlingar. I klassificeringsstrukturen finns processbeskrivningar som beskriver vad myndigheten gör, men inte vilka handlingar som skapas. Handlingar och handlingstyper redovisas istället i dokumenthanteringsplanen, i arkivförteckningen och i myndighetens diarium. Klassificeringsstrukturen ska fungera som grund för dokumenthanteringsplaner och andra anvisningar för informationshanteringen, och som indelningsgrund för arkivförteckningen när det gäller de handlingar som ska bevaras. För att uppnå effektivitet i både ärendehantering och arkivering bör en samordning eftersträvas mellan ärenderegistrering och arkivredovisning. Klassificeringsstrukturen bör därför även användas som utgångspunkt vid registrering av handlingar enligt 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Klassificeringsstrukturen kan då ersätta diarieplan eller andra klassificeringsplaner hos myndigheten. Samtliga handlingar hos myndigheten kommer därmed att klassificeras enligt en struktur som utgår från verksamheten betraktad från ett processperspektiv. Detta underlättar insyn och återsökning av myndighetens samtliga handlingar. 10

19 2 Ge verksamhetsstöd 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera personal genererar 1:1 avsätter 1:1 Rekryteringshandlingar Handlingsslag Ärendet Kopplingen mellan processen, handlingsslaget och ärendet vid registrering. Klassificeras genom Klassificeringsstruktur används för klassificering av Handlingsslag innehåller avser viss typ av klassificeras genom Ärende kan ingå i Allmänna handlingar Handlingstyp avser viss typ av Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid registrering av ärenden och handlingar. 3.2 Klassificeringsstrukturens uppbyggnad Klassificeringsstrukturen är hierarkisk och systematiskt uppbyggd och kan jämföras med en trädstruktur. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån verksamhetens processer (vilka ska dokumenteras genom processbeskrivningar). Klassificeringsstrukturen får även omfatta mellannivåer som utgörs av processgrupper. 11

20 Exempel på klassificeringsstruktur ARKIVNÄMNDEN 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 3. FÖRVARA OCH VÅRDA ARKIV 4. TILLHANDAHÅLLA ARKIV 5. TILLGÄNGLIGGÖRA OCH ÖKA KUNSKAPEN OM ARKIV 6. FRÄMJA GOD ARKIVHANTERING 7. BEDRIVA FÖRENINGSARKIV Exempel på klassificeringsstruktur (strukturen med verksamhetsområden). Exempel på klassificeringsstruktur ARKIVNÄMNDEN 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera anställning och löner 2.3 Hantera personalsociala frågor 2.4 Administrera ekonomi 2.5 Köpa in och upphandla 2.6 Administrera allmänna handlingar 2.8 Hantera och förvalta IS/IT 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Exempel på del av klassificeringsstruktur (strukturen med ett verksamhetsområde och ingående processgrupper och processer). 12

21 Exempel på klassificeringsstruktur ARKIVNÄMNDEN 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera Hantera anställning Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Exempel på del av klassificeringsstruktur (strukturen med ett verksamhetsområde samt processgrupp med ingående processer). Alla myndigheter har styrande verksamheter. Man har även stödjande verksamheter. Styrande och stödjande verksamhetsområden placeras överst, eftersom de är någorlunda stabila över tiden. När helt nya verksamhetsområden tillkommer rör det sig oftast om kärnverksamheter, därför ska de placeras nederst. Denna ordning gör strukturen mer byggbar på djupet. I klassificeringsstrukturen ska verksamhetsområden alltså ges följande ordning: styrande verksamheter stödjande verksamheter kärnverksamheter Klassificeringsstrukturens alla delar kallas för strukturenheter oavsett vilken nivå de tillhör. Strukturenheterna är unika och ska förses med beteckning och namn. En strukturenhet kan vara ett verksamhetsområde, en processgrupp eller en process. Med strukturenhetens namn avses verksamhetsområdets eller processens namn. Strukturen olika nivåer, verksamhetsområden, processgrupper och processer, kallas för strukturenheter oavsett vilken nivå de tillhör. För alla strukturenheter ska man alltså ange: beteckning på strukturenheten namn på strukturenheten 13

22 Klassificeringsstrukturen är en bild av verksamheten. Byggs upp av - verksamhetsområden - processgrupper - processer Består av strukturenheter Kopplingen som knyter handlingar till den verksamhet de uppstår i. En strukturenhet är en del av klassificeringsstrukturen. Kan vara: - ett verksamhetsområde - en processgrupp - en process Kassificeringsstrukturen kan jämföras med ett träd och strukturenheterna med dess grenar. För att upprätthålla den hierarkisk-systematiska ordningen och underlätta förvaltning av klassificeringsstrukturen ska beteckningen bildas genom numerisk punktnotation. Numerisk punktnotation betyder att verksamhetsområden får beteckningen 1, 2, 3 osv. Processerna under verksamhetsområde 1 betecknas 1.1, 1.2, 1.3 osv. Nivåerna går från det övergripande till det specifika. Ju fler siffror desto längre ner i undernivåerna, dvs. mer och mer specifikt. 1 Verksamhetsområde 1.1 Processgrupp (vid behov) Process Verksamhetsområden och processer numreras, men inte händelser inom en process (aktiviteter) eller handlingar som genereras inom en process (handlingstyper). En handlingstyp får alltid beteckning utifrån vilken process den tillhör. Användningen av punktnotation syftar också till att göra strukturen mera byggbar. Om punktnotation används tillsammans med andra beteckningar, ska andra skiljetecken än punkt användas för att skilja beteckningarna åt. Att kombinera processens beteckning med andra beteckningar kan bli aktuellt vid diarieföring (t.ex /296). För exempel på en klassificeringsstruktur för en myndighets samtliga redovisade verksamhetsområden och processer bifogas klassificeringsstrukturen ( trädet ) för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, se bilaga 1. För Arkivnämndens klassificeringsstruktur med processbeskrivningar se bilaga 2. 14

23 3.3 Klassificeringsstrukturens detaljeringsgrad Det finns inga begränsningar för antalet nivåer inom klassificeringsstrukturen. Varje verksamhet får avgöra hur många nivåer som är lämpligt. Det finns inte heller några regler för hur processerna ordnas inom respektive verksamhetsområde. Punktnotationen medger att strukturen kan byggas både på djupet och på bredden. Man bör dock tänka på att inte ha en alltför djup struktur då det försvårar allmänhetens insyn och myndighetens förvaltning av strukturen. Det är väldigt lätt att bli för detaljerad. Ju mer man gräver ner sig, desto mer komplicerat blir det, och därför kan det istället vara praktiskt att lägga sig på en mera övergripande och grov nivå. Vanligtvis räcker två nivåer; verksamhetsområde och process. I vissa situationer kan det vara aktuellt att bryta ner i ytterligare en nivå. Mellannivån blir då en processgrupp. Fler än tre nivåer kommer troligtvis inte att behövas i klassificeringsstrukturen. En alltför detaljerad klassificeringsstruktur riskerar alltså att bli svåröverskådlig och svårhanterlig medan en alltför grov struktur inte kan representera sambanden mellan verksamhet och handlingar. Myndigheten bör därför undvika att i strukturen sammanföra flera olika processer till en strukturenhet. 3.4 Verksamhetsområden Verksamhet är vad myndigheten faktiskt gör och kan direkt knytas till en myndighets reglemente, ägardirektiv och uppdrag. Uppdragen kan komma direkt från huvudmannen eller skapas via interna behov. Ofta kommer uppdragen i kärnverksamheten från huvudmannen, medan uppdragen i styrande och stödjande verksamheter kommer från de interna behov som ska uppfyllas för att man ska kunna bedriva kärnverksamheten. Verksamhetsområden är ett sätt att gruppera processer som logiskt hör ihop, genom att ha gemensamma mål, målgrupper eller regelstöd. Varje process ska sorteras in under ett verksamhetsområde. Verksamhetsområden är den översta nivån i klassificeringsstrukturen. De utgår från de uppdrag som en myndighet har. Ett verksamhetsområde är alltså bara en rubriknivå, det faktiska arbetet utförs i de processer som ingår i verksamhetsområdet. Verksamhetsområden definieras under arbetet med att kartlägga myndighetens processer. 15

24 Vad är ett verksamhetsområde? Verksamhetsområde 1 Process 1 Process 2 Process 3 Har direkt koppling till myndighetens uppdrag Består av processer Den översta nivån i klassificeringsstrukturen Ett verksamhetsområde är en grupp av processer som hör ihop, exempelvis genom att ha gemensamma mål, målgrupper eller regelstöd. 3.5 Processer och processgrupper Processer är återkommande arbetsflöden, dvs. en kedja av aktiviteter som genomförs då t.ex. ett ärende handläggs, en patient vårdas eller en person anställs. Processen har en väl definierad början och slutpunkt, dvs. den inleds, utförs och avslutas. Processen riktar sig alltid till en mottagare, extern eller intern. Alla verksamheter har processer, men de kan vara mer eller mindre uttalade och tydliga. I klassificeringsstrukturen är processen den nedersta nivån. Det är i processerna som aktiviteter utförs och som information skapas och används. Alla processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i klassificeringsstrukturen. Det finns tre typer av processer: Styrande processer (ledningsprocesser): målstyrning, kvalitetsutveckling, planering och uppföljning m.m. Ledning finns egentligen endast för att underlätta de värdeskapande kundprocesserna (kärnprocesserna) och är i den meningen en stödjande process men på grund av sin strategiska natur hanteras den normalt som en särskild processtyp. Stödjande processer: verksamheter i de administrativa och tekniska funktioner som krävs för att kundprocesserna (kärnprocesserna) ska fortgå. Hit hör de funktioner som hanterar myndighetens resurser ekonomi, personal IT, lokaler, administrativa funktioner; dokumenthanteringen är en av dessa stödfunktioner. Hit hör även de tekniska processer som krävs för att system och maskiner ska fungera t.ex. processen för service av kopiatorer. Kärnprocesser (kundprocesser): verksamheter där myndigheten levererar varor eller tjänster till sina kunder, dvs. där myndigheten uträttar det som 16

25 den är till för. Kundprocesser kallas ibland för kärnprocesser eller operativa processer. Ibland finns det många processer inom ett verksamhetsområde. För att ge en bättre överblick och logisk struktur kan man då föra ihop processer i processgrupper. Precis som verksamhetsområden är processgrupper bara en rubriknivå. Det faktiska arbetet utförs i processerna som ingår i processgruppen. Varje process och eventuell processgrupp ska sorteras in under lämpligt verksamhetsområde. Vad är en process? avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten Har en början och ett slut och består av aktiviteter Skapar ett värde Start A1 A2 A3 A4 Slut En process är en återkommande följd (eller ett mönster) av aktiviteter som har en insats (t.ex.uppdrag, direktiv) och ett utfall (t.ex. beslut eller annat resultat) och som tillför ett värde. 3.6 Handlingsslag, handlingstyper och aktiviteter För att beskriva den information som skapas i myndighetens processer används begreppen handlingsslag och handlingstyp. Varje process genererar ett handlingsslag som i sin tur kan innehålla en eller flera handlingstyper. En handlingstyp kan vara analog (papper) eller digital. Varje process innebär att en eller flera aktiviteter genomförs. Genom att redogöra för processens aktiviteter är det också lättare att förstå sambanden mellan process och handlingstyp. En aktivitet är en avgränsad insats som utgör ett led i en process. Det som utmärker aktiviteten är att den har ett begränsat syfte, att man handlägger en bestämd arbetsuppgift, att man för lösandet av uppgiften använder sig av en viss typ av information och att där normalt finns ett personligt ansvar Varje aktivitet i processen genererar i normalfallet handlingstyper. Till en aktivitet kan knytas noll, en eller flera handlingstyper. Aktiviteter kan inte brytas ner ytterligare. En aktivitet kan bestå av en eller flera händelser eller transaktioner och handlingar uppstår i den mån dessa behöver verifieras. 17

26 Ett handlingsslag avser mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat. Varje process som tas upp i klassificeringsstrukturen motsvaras av ett handlingsslag. För att tydliggöra sambandet mellan verksamhet och handlingar har handlingsslaget samma beteckning som processen. En handlingstyp avser handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Handlingstyper utgörs av de handlingar som inkommer till eller upprättas i aktiviteterna i myndigheternas verksamheter. Samtliga handlingstyper inom handlingsslaget behöver inte förekomma varje gång. Handlingar som eventuellt kan förekomma, t.ex. oförutsedda inkommande handlingar, behöver inte tas upp i redovisningen. Annonsera Ta emot ansökningar Intervjua Besluta Processen Rekrytera personal Upprättas Inkommer Annons Ansökningshandlingar Minnesanteckningar Besluta Handlingsslaget Rekryteringshandlingar HANDLINGSTYPER Handlingsslag är ett samlingsnamn för de handlingar som genereras då en process genomförs. Handlingstyp är ett samlingsnamn för de handlingar som genereras då en aktivitet genomförs. En handlingstyp identifieras alltså i första hand utifrån aktivitetstillhörighet, inte efter funktion eller form. Handlingar som har liknande funktion, t.ex. ansökningshandlingar, bör därför få namn som är mer specifika för sin processtillhörighet såsom tjänsteansökan, ansökan om bidrag eller ansökan till utbildning. Exempel: En gymnasieskola har bl.a. processen Hantera antagning till utbildning. I processen finns aktiviteterna: ta emot ansökan, göra urval och informera sökanden. Handlingsslaget skulle kunna benämnas: antagningshandlingar och inom denna kategori tillkommer handlingstyperna: ansökan till utbildning, beslut om antagning och antagningsbesked. 18

27 Aktiviteter Upprätta kravprofil Upprätta annons Ta emot ansökan Intervjua Anställa Meddela beslut Process: Rekrytera personal Handlingstyper Upprättas Skickas ut Inkommer Upprättas Upprättas Skickas ut Handlingsslag: Rekryteringshandlingar Kravprofil Annons Ansökan om tjänst Anställningsavtal Minnesanteckningar Skrivelse ang tillsättning av tjänst Handlingar Ärende: AN /386 Kravprofil för ny handläggare Annons avseende handläggartjänsten Inkomna ansökningar Minnesanteckningar från intervjuer Anställningsavtal mellan Regionarkivet och Per Silja Meddelande om beslut till sökande Förhållandet mellan handlingsslag, handlingstyper och handlingar. I processens aktiviteter tillkommer ett antal handlingstyper: Kravprofil, Annons, Ansökan om tjänst, Anställningsavtal och skrivelse angående tillsättning av tjänst. Dessa handlingstyper bildar tillsammans handlingsslaget Rekryteringshandlingar. 4. Kartläggning och beskrivning av myndighetens verksamhetsområden och processer För att ge struktur åt och klassificera den information som skapas och hanteras i myndighetens verksamhet används en klassificeringsstruktur. Verksamhetsområdena och processerna ordnas i denna struktur och beskrivs genom tillhörande processbeskrivningar. 4.1 Kartläggning av myndighetens verksamhetsområden Styrande och stödjande verksamhetsområden är relativt lika från en myndighet till en annan. Kärnverksamheternas verksamhetsområden kan däremot vara unika för en myndighet. De verksamhetsområden som avser kärnverksamheten visar vilka uppdrag myndigheten har. Det är därför naturligt att utgå ifrån uppdragsbeskrivningar som finns i exempelvis lagstiftning, reglemente, ägardirektiv och budget är också användbara vid kartläggningen. Kunskap om de uppdrag myndigheten har kan man också få genom att läsa myndighetens: egenproducerat informationsmaterial, externa och interna webbplatser, årsberättelser 19

28 verksamhetsplaner redan framtagna processer för andra syften När man formulerar myndighetens verksamhetsområden bör man använda verb i stället för substantiv. Istället för att skriva styrning, planering och uppföljning skriver man styra, planera och följa upp. 4.2 Kartläggning av myndighetens processer När man har fått en övergripande bild av vilka verksamhetsområden myndigheten har är nästa steg att kartlägga vilka processer som finns inom dessa, dvs. vad myndigheten faktiskt gör. Formulera processnamn i termer av vad som åstadkoms eller vad som görs. Skriv inte avdelningsnamn eller funktionsnamn. Dessa är resurser som utför arbete i processerna, men ofta utför resurser arbete i flera processer. Undvik alltså ekonomiavdelningen. Beskriv istället vad de åstadkommer eller gör t.ex. ta betalt, fakturera, registrera order, betala ut lön etc. Inspiration kan hämtas från befintliga dokument som beskriver myndighetens verksamhet. Om det är möjligt bör man använda aktiva verb för att formulera processernas namn. Skriv t.ex. rekrytera, rehabilitera, köpa in stället för rekrytering, rehabilitering, inköp. Alla processer ska grupperas under något verksamhetsområde. En process kan bara höra till ett enda verksamhetsområde. Om man bedömer att en process kan höra till flera verksamhetsområden får man bestämma sig för vilket verksamhetsområde som den bäst hör hemma i. Om det finns många processer inom ett verksamhetsområde kan man, för att få en bättre överblick och logisk struktur, föra ihop vissa processer i processgrupper. Exempel på sådana processer är de som hör ihop eftersom de har samma målgrupp, rör samma typ av objekt eller levererar snarlika tjänster. Vissa processer kan alltså placeras i processgrupper medan andra kan placeras direkt under ett verksamhetsområde. 4.3 Processbeskrivningar I den processorienterade informationsredovisningen är det verksamheten som är utgångspunkt för redovisning av myndighetens information. Processerna ska beskrivas för att synliggöra det sammanhang som handlingarna tillkommit i och för att upprätthålla informationens autenticitet och rättssäkerhet över tid. Processbeskrivningarna ger en förenklad bild av verkligheten, en beskrivning av vad myndigheten gör. För att processbeskrivningar ska hålla över tiden ska de beskrivas ur ett organisationsoberoende perspektiv. Processen visar alltså vad som ska göras oavsett vem som gör det. Processer kan beskrivas enbart med text, men en visuell beskrivning kan öka 20

29 tydligheten och överskådligheten. För mer komplicerade processer är det därför ofta mest lämpligt att ha grafiska beskrivningar. Processer är egentligen inget annat än ett gemensamt arbetssätt och består av aktiviteter. Dessa aktiviteter genererar och använder information. Med processbeskrivningar kan man åskådliggöra en myndighets informationsflöden och därmed hjälpa utomstående att förstå informationen och dess koppling till myndighetens verksamhet. Processbeskrivningarna ska inte blandas ihop med rutinbeskrivningar som återger hur myndigheten arbetar. Alltför detaljerade processbeskrivningar förlorar sin överskådlighet och därmed även sin begriplighet för utomstående. Av processbeskrivningen ska framgå vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. I en processbeskrivning som görs i en informationsredovisning ska det även framgå vilka handlingar som vanligtvis används/uppstår i processen. Myndigheten ska i första hand prioritera att beskriva kärnverksamhetens processer. Styrande och stödjande processer behöver normalt sett inte kartläggas eller beskrivas i detalj. Om en myndighet arbetar i en process som är gemensam med en annan myndighet eller enskild ska detta framgå av processbeskrivningen. Processbeskrivningarna ska kunna presenteras tillsammans med resten av klassificeringsstrukturen helst i samma dokument (såvida inte processen kräver en grafisk beskrivning). 4.4 Processynen Den nya modellen för informationsredovisning innebär inte att myndigheten måste ha en processorienterad organisation. Däremot behöver man anlägga ett processynsätt på informationshanteringen och betrakta verksamheten ur ett helhetsperspektiv. Det innebär att man ska kunna hantera och redovisa information eller handlingar enligt de faktiska och naturligt förekommande processerna som finns i en verksamhet. Ett processynsätt i detta sammanhang handlar om att se på informationshantering eller informationsredovisning som en processorienterad del i en verksamhet som kanske i övrigt är funktionsorienterad. Att betrakta verksamheten från ett processperspektiv underlättar såväl effektivisering av den egna verksamheten som samverkan myndigheter emellan. Processynsättet anses även medföra ett stort värde för brukarna. Ofta råder det en uppfattningsskillnad av processynsättet mellan arkivverksamheten och den övriga organisationens verksamhet, eftersom de arbetar utifrån olika målsättningar. Arkivverksamhetens fokus är informationen medan 21

30 den övriga verksamheten strävar efter effektivitet i resursutnyttjande. Detta ger olika utslag när man gör sina processkartläggningar. Ett informations- och effektivt resursutnyttjande behöver inte vara varandras motsatser. Men att processkartlägga utifrån ett balanserat informations och resurseffektivt perspektiv skulle förmodligen bli ett resurskrävande projekt som fordrar mycket tid och personal. 5. Metoder för att kartlägga och beskriva en myndighets verksamheter Det är viktigt att först identifiera och analysera verksamhetsprocesser för att kunna få grepp om vilken information som myndigheten skapar och utnyttjar. Myndighetens beskrivning av verksamheten, i form av en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, måste föregås av en verksamhets- och processkartläggning. Processkartläggningar och processbeskrivningar kan göras på olika sätt och med olika syften bl.a. för verksamhetsutveckling, organisationsförändringar eller kravställning av ett IT-system. Sådana beskrivningar är oftast detaljerade och kan vara svåra att använda i sin ursprungliga form för redovisning av information. Processbeskrivningar som görs för informationssäkerhetsklassning går däremot ofta att använda även för informationsredovisning. Myndigheten måste därför avgöra om befintliga processbeskrivningar kan användas eller om de måste göras om för att kunna användas för redovisning av information. Det finns alltså en rad metoder och tillvägagångssätt för att kartlägga och beskriva en myndighets verksamheter. Syftet avgör vilken metod och detaljeringsgrad som är lämpligast. Varje metod föreslår en arbetsmetodik, uppsättning symboler, presentationsform etc. Använder myndigheten redan en metod och ett processverktyg för att rita processer är det ofta en bra idé att även använda den för informationsredovisningen. Många utbildnings- och konsultföretag kan lära ut hantverket kring verksamhets- och processkartläggning. Generellt kan sägas att möjligheterna att skapa en hållbar klassificeringsstruktur ökar om en analys görs utifrån flera perspektiv. Här avses inventering av verksamheter, t.ex. genom analys av de dokument som styr verksamheten, målmodellering och processmodellering. Verksamhetsanalys tillsammans med traditionell inventering av handlingsbeståndet skapar de bästa förutsättningarna för att uppnå en användbar och hållbar struktur. Klassificeringsstrukturen bör därför arbetas fram och förankras i hela organisationen. 22

31 Regionarkivet förespråkar ingen specifik metod för att kartlägga myndighetens verksamhetsområden, processer och handlingar. I arkivsammanhang kan dock en särskild standard nämnas, ISO/TR 26122:2009 Information och dokumentation - Analys av verksamhetsprocesser för hantering av verksamhetsinformation. Denna standard beskriver en arbetsmetod för att kartlägga verksamhetsområden och processer. Metoden är särskilt framtagen för att användas som redskap för att kontrollera och styra arkivbildningen. Exempel på verksamhetskartläggning i 4 steg enligt ISO-standarden ISO/TR 26122:2009 Information och dokumentation - Analys av verksamhetsprocesser för hantering av verksamhetsinformation: 1. Identifiera verksamhetens mål och strategier 2. Identifiera de verksamhetsområden som har koppling till målen 3. Identifiera de verksamhetsprocesser som utgör verksamhetsområdena 4. Analysera processerna för att identifiera de ingående aktiviteterna Vill man läsa mer om processer och verksamhetskartläggning har Riksarkivet tillsammans med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tagit fram en vägledning som kan vara användbar vid processkartläggningar, Vägledning för processorienterad informationskartläggning. Riksarkivet har även tagit fram vägledningen, Redovisa verksamhetsinformation. Sveriges Kommuner och Landsting har tagit fram en praktisk checklista för hur man går tillväga för att göra en processkartläggning, se bilaga Processorienterad informationskartläggning i praktiken Informationskartläggningen ger en bättre överblick över myndighetens allmänna handlingar och säkerställer hanteringen av dem. En kartlagd process ska kunna förstås av vem som helst. Det är just det som är huvudsyftet med kartläggningen att förmedla en tydlig bild av verksamheten. Den bästa processkartan är troligvis den som återspeglar hur myndighetens ledning och medarbetare uppfattar verksamheten, dvs. den bild som framträder när verksamheten betraktas ur ett icke-organisatoriskt perspektiv. För att få en bild av verksamheten som alla känner igen sig i krävs därför en samverkan mellan Verksamhetsansvariga IT-ansvariga Arkiv och registratur Kartläggning uppifrån och ner eller nerifrån och upp Förenklat kan man säga att det finns två typer av kartläggningsmetoder: uppifrån och ner nerifrån och upp 23

32 Angreppssättet uppifrån och ner innebär att man utgår från en övergripande nivå och arbetar sig ner till en mer detaljerad nivå. Man börjar med att kartlägga myndighetens verksamhetsområden. Därefter tar man reda på vilka processer som finns under varje verksamhetsområde och hur de ser ut. Arbetet uppifrån och ner tar fasta på befintliga dokument som på ett övergripande plan beskriver verksamheten. Det kan handla om reglementen, ägardirektiv, verksamhetsplaner, budgetar och annat som är till för att styra verksamheten. Med detta som grov indelning intervjuas sedan lämpligen ett antal nyckelpersoner i syfte att få fram vad man gör inom ramen för det uppdrag de har. Angreppssättet nerifrån och upp innebär istället att man utgår från en detaljerad nivå och arbetar sig upp mot en övergripande nivå. Först kartlägger man myndighetens processer. Därefter grupperar man processerna i processgrupper och verksamhetsområden. När processerna har grupperats kan man behöva se över om vissa verksamhetsområden behöver omformuleras eller om något saknas. Arbetet nerifrån och upp genomförs ofta i olika former av workshops där i princip samtliga medarbetare ska vara med och berätta om vad och hur de arbetar. Inte sällan används så kallade modelleringsövningar i syfte att få fram alla varianter kring processerna. För informationsredovisning behov räcker det ofta med att kartlägga de vanligaste varianterna, inte alla tänkbara avvikelser från normalflödet. Att arbeta nerifrån och upp är ofta nödvändigt om syftet med kartläggningen t.ex. är verksamhetsutveckling eller att digitalisera en verksamhet. Men om syftet med kartläggningen är att identifiera de processer, som avsätter handlingar, finns det erfarenhet som säger att uppifrån och ner är effektivare. Resultatet blir i stort det samma, men det går betydligt snabbare. Vilken kartläggningsmetod man än väljer, behöver man i arbetet även ta med den äldre dokumentation som finns av dokumenthanteringsplaner, diarie-/dossiéplaner, kontoplaner m.m. för att säkerställa att det inte finns en dokumentation som hamnar utanför de processer man har identifierat. Arbetet behöver dessutom förankras hos medarbetarna för att valda begrepp ska stämma överens med de som faktiskt används Praktiska tillvägagångssätt Börja med att bestämma vilken process som ska kartläggas och identifiera det som startar eller initierar processen. Vanliga fällor är att organisationen träder framför processen eller att man inte sätter upp en tydlig avgränsning för den process som ska kartläggas. Det är därför viktigt att identifiera processens startpunkt och slutpunkt. Då har man ramarna för inom vilket område kartläggningen ska göras. Kartlägg därefter de aktiviteter som finns i processen, vad som görs. Aktiviteterna ska gärna beskrivas som att-satser. Placera in aktiviteterna i den ordning de utförs. Tänk på att det kan förekomma alternativa eller parallella arbetsflöden i en process. 24

33 Kartläggning Verksamhetsområde TOP DOWN Börja uppifrån med att kartlägga verksamhetsområden och sedan detaljera vilka processer som finns inom varje område och hur de ser ut. Processer BOTTOM UP Börja nerifrån med att kartlgga processerna och sedan gruppera dem i olika verksamhetsområden. Kartläggningen kan göras antingen uppifrån och ner eller nerifrån och upp. En process består av en serie aktiviteter som tillsammans utgör helheten. En helhet som kan delas upp i delar, s.k. delprocesser. För informationsredovisningens behov räcker det med att redovisa handlingarna som uppkommer i delprocessens aktiviteter i processen. Varje aktivitet har minst ett resultat. Det kan vara något mycket konkret, exempelvis ett färdigt dokument. När det gäller informationsredovisning är det bara processer som avsätter information som behöver beskrivas. Kartlägg vilken information som uppkommer i processen och placera ut den där den hör hemma i arbetsflödet. Informationen kan vara pappershandlingar eller digitala handlingar. Hur själva kartläggningen ska utformas i praktiken beror på den aktuella verksamhetens organisation och regelverk. Här nedan följer några tillvägagångssätt: Workshops - kan användas när man vill ta ett helhetsgrepp eller när man har tillgång till tid och personer. (Processmodellering bedrivs ofta i workshopsform och kan användas för att identifiera och beskriva var, när och hur handlingar inkommer och upprättas samt hanteras i verksamheten. Processmodellering används för att ta fram en modell (grafiskt eller i text) över det arbete som utförs i en verksamhet). Inläsning av t.ex. reglementen, ägardirektiv, strategidokument, årsrapporter och verksamhetsplaner kan användas när man behöver komma igång eller för att hitta verksamhetsområden. Intervjuer kan användas när det är svårt att identifiera processer, när det inte går att ha workshops eller som komplement till någon annan metod. 25

34 Enkäter kan användas för att bekräfta en hypotes eller som komplement till någon annan metod. 6. Varje arkivbildare ska upprätta en klassificeringsstruktur Arkivbildare är den i vars verksamhet handlingar/information har tillkommit. Varje myndighet, dvs. varje nämnd och styrelse inom Västra Götalandsregionen respektive Göteborgs Stad, är arkivbildare och ansvarig för sin informationsredovisning. Varje myndighet ska därför upprätta en klassificeringsstruktur för den egna verksamheten. Har en nämnd flera förvaltningar ska varje förvaltning alltså ha en egen klassificeringsstruktur. Även i de fall en förvaltnings verksamhet skulle vara uppdelad på flera arkivbildare är huvudregeln att varje arkivbildare ska ha en egen informationsredovisning, som bl.a. består av en klassificeringsstruktur. Inom en bolagskoncern kan det t.ex. i vissa fall vara lämpligt att varje dotterbolag har en egen klassificeringsstruktur. I andra fall är verksamheten i de ingående bolagen så integrerad att hela koncernen ska ha en och samma klassificeringsstruktur. Kontakta Regionarkivet om det är oklart vad som ska anses vara egen arkivbildare. Även om huvudregeln är att varje myndighet ska ha en egen klassificeringsstruktur är det inget som hindrar att en grupp av myndigheter med likartad verksamhet går samman och tar fram en klassificeringsstruktur för de verksamhetsområden och processer som är gemensamma. Exempelvis kan sjukhusstyrelserna i Västra Götalandsregionen tillsammans upprätta en klassificeringsstruktur för sina verksamheter. På samma sätt kan stadsdelsnämnderna inom Göteborgs Stad upprätta en klassificeringsstruktur för sina gemensamma processer. Det viktiga är dock att varje myndighet var och en skickar in det gemensamma förslaget på klassificeringsstruktur till Regionarkivet för beslut, se nedan. 6.1 Klassificeringsstrukturen ska godkännas och beslutas När myndigheten har tagit fram ett förslag till klassificeringsstruktur ska en framställan om att få den godkänd skickas till Regionarkivet. Framställan ska göras av berörd myndighets nämnd/styrelse men kan delegeras till förvaltningschef/direktör/vd. Myndigheten bör föra en dialog med Regionarkivet innan förslaget skickas in. 26

35 När Regionarkivet har beslutat om att godkänna klassificeringsstrukturen ska den fastställas av berörd myndighets nämnd/styrelse men kan delegeras till förvaltningschef/direktör/vd. Beslutet ska skickas till Regionarkivet för kännedom. Följande uppgifter ska i myndighetens framställan anges om klassificeringsstrukturen: myndighetens namn klassificeringsstrukturens versionsnummer 6.2 Revidering av klassificeringsstrukturen Vid ändringar i verksamheten får strukturenheter läggas till eller avslutas. Gamla och nya strukturenheter ska relateras till varandra. En beteckning får inte återanvändas inom samma struktur. För en nytillkommen strukturenhet ska följande uppgifter anges: beteckning och namn tidpunkt när strukturenheten tas i bruk myndighetens beslut När en strukturenhet avslutas ska tidpunkten för detta anges. Vid genomgripande förändringar av myndighetens verksamhet, eller när klassificeringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska den avslutas och en ny tas i bruk. Vid byte av klassificeringsstruktur ska strukturenheter som hör samman genom att de ersätter varandra vid behov relateras till varandra. Klassificeringsstrukturen ska utformas så att den kan vara relativt hållbar över tid. Men en myndighets verksamhet kan förändras. Om verksamhetsområden eller processer försvinner eller tillkommer ska detta framgå av klassificeringsstrukturen. I sådana fall ska klassificeringsstrukturen revideras så att det framgår vilka strukturenheter som tillkommit eller upphört och vid vilken tidpunkt. En beteckning får inte återanvändas inom samma klassificeringsstruktur. Om t.ex. processen 6.3 upphör, ska beteckningen 6.3 därefter vara vakant. Vid behov ska man göra en hänvisning mellan gamla och nya strukturenheter som helt eller delvis ersätter varandra, t.ex. när en process eller ett verksamhetsområde övergår till en annan myndighet. I samband med att en ny version tas fram kan det vara lämpligt att versionshantera klassificeringsstrukturen. Regionarkivet behöver inte godkänna en ny version utan endast då en helt ny klassificeringsstruktur tas i bruk. 27

36 Om verksamheten genomgår så omfattande förändringar att strukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av alla ändringar ska klassificeringsstrukturen avslutas och en ny tas i bruk. Regionarkivet ska då godkänna den nya klassificeringsstrukturen. Byter man till en ny klassificeringsstruktur kan det för återsökningens skull behövas en hänvisning mellan de strukturenheter som ersätter varandra. Hänvisningarna bör finnas i både den gamla och den nya strukturen. När man helt byter klassificeringsstruktur kommer punktnotationsbeteckningar att kunna återanvändas. Äldre versioner av strukturen ska bevaras. Det är viktigt att ange tidpunkt för när en klassificeringsstruktur avslutas och tidpunkt för när en ny tas i bruk. Ändring av strukturenhet i Klassificeringsstrukturen Arkivnämnden Arkivnämnden 3. FÖRVARA OCH VÅRDA ARKIV 4. TILLHANDA- HÅLLA ARKIV 5. TILLGÄNGLIG- GÖRA OCH ÖKA KUNSKAPEN OM ARKIV Version: KS 1:2015 Dnr: AN / FÖRVARA OCH VÅRDA ARKIV 4. TILLHANDA- HÅLLA ARKIV 5. TILLGÄNGLIG- GÖRA OCH ÖKA KUNSKAPEN OM ARKIV Version: KS 1:2015 Dnr: AN /154 Utgått med stöd av delegationsbeslut den 31 juni 2016 Beskrivning av ändring av strukturenhet i klassificeringsstrukturen. 6.3 Övergångsbestämmelser för klassificeringsstrukturen Förslag på klassificeringsstrukturer kan skickas till Regionarkivet för beslut fr.o.m Senast vid 2016 års utgång ska myndigheterna ha upprättat en myndighetsspecifik klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. 7. Normförslag på klassificeringsstrukturens styr- och stödprocesser Vissa uppdrag är unika för en myndighet. Styrande och stödjande verksamhetsområden är däremot relativt lika från en myndighet till en annan. Dessa 28

37 två verksamhetsområden ska placeras överst i klassificeringsstrukturen. Därefter följer de verksamhetsområden som utgörs av myndighetens kärnverksamhet. Som ett stöd för myndigheterna inom Västra Götalandsregionen respektive Göteborgs Stad i arbetet med att upprätta en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar för den egna verksamheten har Regionarkivet tagit fram ett normförslag för styr- och stödprocesser inom respektive organisation. Normförslaget innebär att verksamheterna, i de fall man väljer att tillämpa förslaget för styr- och stödprocesserna, kan koncentera sig på att beskriva sina kärnprocesser (huvudprocesser). Regionarkivet har i normförslaget valt att lägga processerna och processbeskrivningarna på en övergripande nivå. Det betyder att verksamheterna själva måste redogöra för vilka handlingar som ingår i respektive process. Därför kan en myndighet behöva ta bort eller lägga till exempel på handlingsstyper eller ändra i processbeskrivningarna. Myndigheterna kan välja att lägga klassificeringsstrukturen på en mer detaljerad nivå, men bör inte göra strukturen mer förenklad än i förslaget. Alla processer finns inte i alla verksamheter och dessa behöver då inte inkluderas. Observera dock att Västra Götalandsregionen har beslutat att alla verksamheter inom Regionen som ska införa det nya dokument- och ärendehanteringssystemet Public360 inte får ändra i normförslaget för styr- och stödprocesserna. 7.1 Normförslag på klassificeringsstruktur för styr- och stödprocesserna inom Västra Götalandsregionen Regionarkivet har tagit fram ett normförslag för styr- och stödprocesser inom Västra Götalandsregionen, se bilaga 4. Observera att en myndighet som väljer att (eller som måste) tillämpa normförslaget ändå måste skicka in hela klassificeringsstrukturen till Regionarkivet för beslut, dvs. både styrande, stödjande och kärnverksamheter måste finnas med i myndighetens förslag på klassificeringsstruktur för den egna verksamheten. 7.2 Regionarkivet har tagit fram ett normförslag för styr- och stödprocesser inom Göteborgs Stad, se bilaga 5. Observera att en myndighet som väljer att tillämpa normförslaget ändå måste skicka in hela klassificeringsstrukturen till Regionarkivet för beslut, dvs. både styrande, stödjande och kärnverksamheter måste finnas med i myndighetens förslag på klassificeringsstruktur för den egna verksamheten. 29

38 8. Ordlista Aktivitet en avgränsad insats som utgör ett led i en process Allmän handling framställning i skrift eller bild eller upptagning som förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Upptagning anses förvarad hos myndighet, om den är tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas Allmänna arkivschemat förteckningsplan med fasta huvudavdelningar, efter vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas Arkiv bestånd av handlingar/uppgifter som tillkommit i en arkivbildares verksamhet och som arkiverats hos denne. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering Arkivansvarig person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid exempelvis en myndighet eller företag Arkivbeskrivning kortfattad och översiktlig information om en myndighet, dess arkiv och arkivbildning, i syfte att underlätta användandet av arkivet Arkivbildare myndighet eller annan genom vars verksamhet ett arkiv uppstår Arkivbildning ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form Arkivera tillföra arkivet handlingar/uppgifter Arkivförteckning sökmedel vari ett arkivs bevarandehandlingar redovisas antingen enligt allmänna arkivschemat eller enligt myndighetens klassificeringsstruktur Arkivredovisning sammanfattande begrepp i arkivlagen för arkivbeskrivning och arkivförteckning Avställa uttag av arkiverade handlingar för placering i eller överföring till annan, tillfällig eller definitiv, ordning Bestånd storlek/omfattning av ett arkiv 30

39 Beteckning unikt id som byggs upp av klassificeringsstrukturens punktnotation Diarie-/dossierplan systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer) Diarium fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar Dokument detsamma som handling Dokumenthantering samlingsbegrepp för postöppning, registrering, val av materiel och metoder, styrning av arkivbildningen genom avgränsning, strukturering och beslut om bevarande/gallring, förvaring/lagring, vård/skydd samt tillhandahållande av handlingar/uppgifter Dokumenthanteringsplan styrinstrument som redovisar myndighetens aktuella handlingstyper och beskriver hur handlingarna ska hanteras dvs. den ska för varje handlingstyp redovisa gallring eller bevarande, förvaringsplats, sorteringsordning, registrering/diarieföring, arkivmedium m.m. Dossier sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne Förteckna redovisa handlingar i en arkivförteckning antingen enligt allmänna arkivschemat, eller enligt processorienterad informationsredovisning. Förteckningsplan systematisk plan för att förteckna arkiv t.ex. enligt det s.k. allmänna arkivschemat Förvaringsenhet mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar, t.ex. förvaring på en viss databärare, i visst förvaringsmedel eller annat avgränsat förvar, t.ex. handlingar i en arkivbox, filer på en hårddisk och filer på en optisk skiva Gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder som medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa handlingarnas autenticitet Gallringsbeslut formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter ska eller får förstöras. 31

40 Handling framställning i skrift eller på bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Information som en myndighet skapat, mottagit och bevarat som verifiering eller information, för att uppfylla lagstiftningens krav eller i den löpande verksamheten Handlingsslag mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat Handlingstyp handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Handlingstyp är medieoberoende, dvs. kan bestå av analoga eller digitala handlingar Hanteringsanvisningar anvisningar i t.ex. en dokumenthanteringsplan för hur en myndighets handlingar ska hanteras Informationsredovisning redovisning av den information en myndighet hanterar i form av allmänna handlingar. Informationsredovisningen består av uppgifter som ska kunna presenteras som en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en dokumenthanteringsplan och en arkivförteckning. Ett vidare begrepp än det tidigare arkivredovisning Klassificeringsstruktur struktur som representerar verksamheten och som används för klassificering av handlingsslag. Representerar verksamheten genom att den byggs upp av verksamhetsområden, processgrupper och processer. Strukturen är på så vis en verksamhetsbeskrivning Medium medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar (information) Metadata data om data. Används för att beskriva ett objekt, t.ex. vad objektet innehåller, vem som har skapat det, hur informationen samlades in och i vilket format det är lagrat Myndighet avser även kommunala bolag och stiftelser Process avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten dvs. ett återkommande arbetsflöde med tydlig början och slut 32

41 Processbeskrivning text eller grafisk bild som beskriver en process med de aktiviteter som ingår i den. En processbeskrivning ska innehålla vad som initierar och avslutar processen och de vanligaste aktiviteterna Processgrupp en gruppering av processer som utifrån exempelvis tjänster/produkter eller målgrupp logiskt hör ihop. Processgrupp utgör en frivillig nivå i klassificeringsstrukturen under verksamhetsområde. Nivån utgör en rubriknivå Processorienterad informationsredovisning en modell för att klassificera, strukturera och beskriva handlingar/information och arkiv. Modellen kopplar ihop myndighetens processer med de handlingar/ den information som uppstår i dess verksamhet och anger hur handlingarna/ informationen ska hanteras Strukturenhet del av klassificeringsstruktur, t.ex. ett verksamhetsområde eller en process Sökmedel förteckningar, register och liknande som används för att återsöka information Verksamhetsinformation i informationsredovisningssammanhang använder Regionarkivet begreppet synonymt med allmänna handlingar och arkiv Verksamhetsområde ett verksamhetsområde är en grupp av processer som hör ihop, exempelvis genom att ha gemensamma mål, målgrupper eller regelstöd. Verksamhetsområdet utgår ifrån de uppdrag som en myndighet har. Verksamhetsområdena utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen och utgör en rubriknivå Verksamhetsbeskrivning se klassificeringsstruktur 9. Bilagor Bilaga 1: Arkivnämndens klassificeringsstruktur utan processbeskrivningar Bilaga 2: Arkivnämndens klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Bilaga 3: SKL:s checklista för processkartläggning Bilaga 4: Normförslag på klassificeringsstruktur för styra- och stödprocesser inom Västra Götalandsregionen (VGR) Bilaga 5: Normförslag på klassificeringsstruktur för styra- och stödprocesser inom Göteborgs Stad (GBG) 33

42 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process BILAGA 1 VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten P 1.3 Utföra internt ledningsarbete P 1.4 Utveckla verksamheten P 1.5 Hantera revision och granskning P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete P 1.8 Besvara remisser och enkäter P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål P 1.10 Samverka med andra organisationer VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera P Hantera anställning P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension P 2.2 Hantera bemanning PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla P Tillhandahålla friskvård P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan P Rehabilitera PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi P Hantera intäkter från kund P Hantera kostnader från leverantör P Hantera löpande ekonomiredovisning P Hantera skatteredovisning P Hantera försäkringar PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) P Förvalta och följa upp ingångna avtal PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv P Ta emot arkiv (till ämbetsarkivet) P Överlämna arkiv (från ämbetsarkivet) P Hantera utlämnande av handlingar (ämbetsarkivet) P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Version 1.0:2015 Dnr: 371/

43 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Införa it system BILAGA 1 P Förvalta, drifta och utveckla it system P Hantera IT behörigheter P Säkerhetsskydda information P Avveckla it system PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd P Genomföra byggprojekt P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka P 2.11 Tillhandahålla bibliotek P 2.12 Bedriva internt miljöarbete VO 3. FÖRVARA OCH VÅRDA ARKIV P 3.1 Ta emot arkiv från myndigheter P 3.2 Ta emot arkiv från enskilda P 3.3 Ta emot arkiv för inhyrning P 3.4 Genomföra/utföra arkivvårdande insatser P 3.5 Hantera överlämnande av arkivmaterial P 3.6 Hantera återlämnande av inhyrda arkiv och deponier VO 4. TILLHANDAHÅLLA ARKIV P 4.1 Hantera utlämnande av handlingar ur offentliga arkiv P 4.2 Hantera utlämnande av handlingar ur enskilda arkiv P 4.3 Hantera utlämnande av handlingar ur inhyrda arkiv P 4.4 Låna ut arkiv P 4.5 Låna in arkiv P 4.6 Forska i arkiv på uppdrag VO 5. TILLGÄNGLIGGÖRA OCH ÖKA KUNSKAPEN OM ARKIV P 5.1 Redovisa och skapa sökregister till arkivhandlingar P 5.2 Digitalisera arkivmaterial P 5.3 Publicera arkivhandlingar P 5.4 Producera och arrangera visningar och utställningar VO 6. FRÄMJA GOD ARKIVHANTERING P 6.1 Utarbeta arkivregler och riktlinjer P 6.2 Besluta enligt arkivförfattningarna P 6.3 Utreda inför beslut om arkivmyndighet P 6.4 Utöva tillsyn över myndigheternas arkivhantering P 6.5 Ge råd om arkivhantering P 6.6 Undervisa och informera om arkivhantering VO 7. BEDRIVA FÖRENINGSARKIV P 7.1 Kontakta föreningar P 7.2 Ta emot föreningsarkiv som gåva Version 1.0:2015 Dnr: 371/

44 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad BILAGA 2 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Processen omfattar Arkivnämndens styrande arbete. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna då tjänsteutlåtanden är kommunikationen mellan nämnd och förvaltning avseende beslutsfattande/rapportering. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnden. Övriga kommentarer Version 1.0:2015 Dnr: 371/14 73 Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Budgetskrivelser (till KS och RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det förvaltningsledande arbetet inkl.förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Mötesanteckningar från Processledargrupp, Arkivorganisation, Arbets och delegationsordningar, Planer (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. upphandlingsstrategi) samt mallar och andra hjälpmedel t.ex. verksamhetsövergripande manualer och lathundar, Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). Övriga arbets,verksamhets och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma, t.ex leveransgruppsmöte 3.1 eller menprövarmöte 4.1. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". I denna process redovisas även Processledargruppens mötesanteckningar. Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i denna process. Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". I denna process redovisas resultatet av Processledarnas löpande arbete. P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBLprotokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden/regionen. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Myndighetens (Regionarkivets) egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser 36 1

45 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad BILAGA 2 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) Övriga kommentarer Version 1.0:2015 Dnr: 371/14 73 T.ex. Landstingsarkiv i samverkan, ENSAM, Region Skåne/SLL/VGR, Högskolor och universitet (ex. Göteborgs Universitet). VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelse, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS och MBL protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar förvaltningsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen. Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll. Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar. Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten. 2 37

46 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad BILAGA Version 1.0:2015 Dnr: 371/14 73 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar. Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Övriga kommentarer I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun, region och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod), Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda förvaltningen. PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakteller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings och registreringsrutiner, Rek böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. 38 3

47 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad BILAGA Version 1.0:2015 Dnr: 371/14 73 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P Ta emot arkiv till ämbetsarkivet Processen omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Övriga kommentarer Fullmäktigeb eslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser P Överlämna arkiv från ämbetsarkivet Processen omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens P Hantera utlämnande av handlingar ämbetsarkivet Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Införa it system Processen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med Upphandlingar av IT system hanteras under införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig eller i projektform. upphandling (LOU) ". Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, Projektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, Protokoll, Systemdokumentation P Förvalta, drifta och utveckla it system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan P Hantera IT behörigheter Processen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e certifikat. Beställningar, Bekräftelser, Register P Säkerhetsskydda information Processen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VPN avtal P Avveckla it system Processen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Beslut om avveckling av tjänst, Plan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll m.m. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" 4 39

48 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad BILAGA Version 1.0:2015 Dnr: 371/14 73 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Övriga kommentarer Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.6 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny, om och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga svar karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder mm,"reklamfilm" om RA Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" Processen omfattar även förvaltningens deltagande i arrangemang av marknadsföringskaraktär såsom Arkivens dag och Släktforskardagarna. Processen omfattar även marknadsföring av föreningsarkivet. P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att tillhandahålla ett referensbibliotek för förvaltningens personal samt forskare. Bibliotekskatalog och databas P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt att producera och försälja grön el från förvaltningens solcellsanläggning. Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el VO 3. FÖRVARA OCH VÅRDA ARKIV P 3.1 Ta emot arkiv från myndigheter Processen omfattar planering och mottagande av arkivleveranser, information om leveransregler och ordningsarbete, besök hos levererande myndighet. Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under Genomföra byggprojekt. Leveransframställan, Magasinsplanering, Inventeringslista, Leveransreversal, Mötesanteckningar från besök, Korrespondens, Systemdokumentation, A rkivbeskrivning, Arkivförteckning, L everansliggare, Mötesanteckningar från leveransgruppsmöten P 3.2 Ta emot arkiv från enskilda Processen omfattar planering, information om leveransregler och ordningsarbete samt mottagande av arkivleveranser eller deponier av enskilda arkiv samt besök hos levererande arkivbildare. Häri ingår att ta emot deponier till Föreningsarkivet. Beslut att ta emot arkiv, Leveransframställan, Inventeringslista, Leveransreversal, Mötessanteckningar från besök hos privat arkivbildare, Korrespondens, Systemdokumentation, Magasinsplanering, IVO:s Begäran om yttrande, Yttrande till IVO och Beslut av IVO, Depositionsavtal, Gallringsavtal, Leveranskvitton, Leveransliggare P 3.3 Ta emot arkiv för inhyrning Processen omfattar planering och förvaring av arkiv mot kostnad såsom avtalsskrivande, information om leveransregler, kravställning på ordningsarbete, besök, mottagande av arkivleveranser. Här ingår även att ta emot betyg från friskolor belägna inom Göteborgs kommun samt omhändertagande av privata vårdgivares journalarkiv efter beslut av IVO. I särskilda fall ta emot arkiv från enskilda i den mån utrymmet så medger. Avtal om inhyrning, Leveransframställan, Inventeringslista, Leveransreversal, Mötessanteckningar från besök, Korrespondens, Systemdokumentation, Leveransliggare, Faktureringsunderlag P 3.4 Genomföra/utföra arkivvårdande insatser Processen omfattar arkivvårdande insatser så som boxläggning och byte, konservering och restaurering av analogt material, konvertering och migrering av digitalt material, samt gallring. Gallringsprotokoll, Konserveringsdatabasen, Rutinbeskrivningar, Korrespondens med deponent Processen omfattar även att gallra handlingar från föreningsarkiv enligt överenskommelse med deponenten. E arkivets process för arkivvård och administration ingår häri. P 3.5 Hantera överlämnande av arkivmaterial Processen omfattar transport och transportplanering i samband med Gäller för de arkiv som Regionarkivet mottagit utgående leveranser av arkivmaterial till annan arkivmyndighet, organisation felaktigt eller av misstag. eller enskild. Processen omfattar även att överlämna föreningsarkiv till annan arkivinstitution. Begäran om överlämnande, Utredning, Beslut, Korrespondens, Inventeringslista, Leveransreversal, Kvittens, Liggare 40 5

49 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad BILAGA Version 1.0:2015 Dnr: 371/14 73 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process P 3.6 Hantera återlämnande av inhyrda arkiv och deponier Processbeskrivning med exempel på handlingar Processen omfattar transportplanering, transport och uppsägning av avtal i samband med återlämnande av inhyrda arkiv samt återlämnande av föreningsarkiv till deponent vid upphävande av deposition. Övriga kommentarer VO 4. TILLHANDAHÅLLA ARKIV P 4.1 Hantera utlämnande av handlingar ur offentliga arkiv P 4.2 Hantera utlämnande av handlingar ur enskilda arkiv P 4.3 Hantera utlämnande av handlingar ur inhyrda arkiv Begäran om återtagande av arkiv, Begäran om uppsägning av avtal, Uppsägning av avtal, Leveransreversal, Kvittens, Korrespondens Processen omfattar utlämnande av kopia, utlämnande av original för läsning i läsesal, även utlämnande av uppgifter Fullmakt, Samtycke, Tjänsteuppdrag mottaget i expeditionen, Läsesalsrekvisition, Korrespondens, Myndighetsbeslut som går att överklaga, Beställning av kopia/skanning/avskrift, Forskningstillstånd (etikprövningsnämnden), Sekretessförbehåll, Infoblad om upphovsrätt, Mötesanteckningar från menprövarmöte Processen omfattar utlämnande av kopia, utlämnande av original för läsning i läsesal, även utlämnande av uppgifter Fullmakt, Samtycke, Tjänsteuppdrag mottaget i expeditionen, Läsesalsrekvisition, Korrespondens, Beställning av kopia/skanning/avskrift, Infoblad om upphovsrätt, Forskningstillstånd (vissa depositioner), Beslut rörande "herrelösa arkiv", Snabblista* Processen omfattar utlämnande av handling till avtalspart så som utlämnande av kopia, utlämnande av original, ta emot och visa personal från avtalsparten in i magasin. Processen omfattar även menprövning av informationen innan utlämnande. Processen omfattar även när forskare får tillträde till Regionarkivets arkivmagasin för att jobba med materialet innanför skalskyddet. Processen omfattar även utlämnande av handlingar ur Föreningsarkivet *Information om förvarade föreningsarkiv med uppgifter om de är gåva eller deposition samt om de är tillgängliga för allmänheten. Begäran om utlämnande, Korrespondens, Sekretessförbehåll, Förteckning över personal som har tillträde till handlingarna P 4.4 Låna ut arkiv Processen omfattar utlån av arkivalier till deponent eller till extern part, i huvudsak andra fjärrlåneberättigade institutioner men även myndigheter så som Rättsmedicinalverket och vårdgivare inom Västra Götalandsregionen. Exempel på handlingar är: Inkomna lånerutiner, Låneframställningar, Låneliggare, Lånekvitton, Påminnelser, Korrespondens, Tillstånd (fjärrlån av depositioner) samt Handlingar rörande sändande och mottagande av brev eller paket Processen omfattar även att låna ut Föreningsarkiv. Utlån av arkiv till: Ersättningsnämnden, andra kommuner (rörande EHV), andra arkivinstitutioner, bibliotek m.m. P 4.5 Låna in arkiv Processen omfattar inlån av arkivalier från extern part, i huvudsak från andra arkivinstitutioner. Exempel på handlingar är: Låneframställningar, Inkomna lånekvitton, Korrespondens samt Handlingar rörande mottagande och avsändande av brev eller paket P 4.6 Forska i arkiv på uppdrag Processen omfattar forskningsuppdrag utfört av Regionarkivets personal för extern part, mot en fastställd avgift. Utredningar, Sammanställningar, Kopior av arkivhandlingar Processen omfattar även att låna in föreningsarkiv. Processen omfattar även att forska i föreningsarkiv. VO 5. TILLGÄNGLIGGÖRA OCH ÖKA KUNSKAPEN OM ARKIV P 5.1 Redovisa och skapa sökregister till arkivhandlingar Processen omfattar inventeringar, ordnings och förteckningsarbete och registrering i förteckningsprogram och register. Processen omfattar även att redovisa föreningsarkiv. Arkivförteckningar, Inventeringslistor, Arkivbeskrivningar, Övriga sökregister, Förteckningsplaner, Vägledningar för forskare (t.ex. "Vägledning till begyggelseforskning i Göteborgs Stadsarkiv") P 5.2 Digitalisera arkivmaterial Processen omfattar utredning, urval, intern och extern Processen omfattar även att digitalisera digitalisering/skanning, registrering av metadata, långtidslagring av arkivfiler, föreningsarkiv. logistik och kontroll. Utredningsrapport, Urvalslista, Anvisningar för skanning, Formulär för metadata och Databasdokumentation P 5.3 Publicera arkivhandlingar Processen omfattar externt tillgängliggörande genom urval, beslut, bearbetning av digitalt material för webbpublicering, redaktionellt arbete, skriva artiklar och informationstexter och att ta fram tryckmanus (för böcker). Processen omfattar även att publicera arkivhandlingar från föreningsarkivet. P 5.4 Producera och arrangera visningar och utställningar Beslutshandlingar, Mötesanteckningar, Korrespondens, Artiklar, Illustrationer och bilder, Fotografier, Kartor och ritningar, Ljud och video på olika medier, Affischer, Planscher, Vykort, Bokmärken, Böcker, Månadens arkivhandling Processen omfattar upprättande av visningsmanus, urval av handlingar till miniutställningar, planering av specifik visning, genomförande.föreläsningar samt registrering av statistiska uppgifter. Rådgivning sker också genom visningar, utställningar, handledningar och föredrag. Exempel på handlingar är: Visningsmanus, Presentationsfiler, Statistikblad och Sammanställningar 6 41

50 Klassificeringsstruktur för Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad BILAGA 2 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 6. FRÄMJA GOD ARKIVHANTERING P 6.1 Utarbeta arkivregler och riktlinjer Processen omfattar utarbetande av anvisningar samt förslag till arkivföreskrifter (arkivreglementen). Övriga kommentarer Processen omfattar även att utarbeta arkivregler och riktlinjer för föreningsarkiv Version 1.0:2015 Dnr: 371/14 73 Anvisningar, Tjänsteutlåtanden, Protokollsutdrag, Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente P 6.2 Besluta enligt arkivförfattningarna Processen omfattar utredningar, samråd, upprättande av beslutsunderlag, beslutsfattande samt utredningar avseende arkivansvar för kommun /regiongemensamma IT stöd. Tjänsteutlåtande, Protokollsutdrag av Arkivnämndens beslut, Delegationsbeslut, Samrådsbegäran, Gallringsframställan, Gallringsbeslut, Godkännande av arkivlokaler, Godkännande av klassificeringsstrukturer, Dispenser, Gallringsutredning P 6.3 Utreda inför beslut om arkivmyndighet Processen omfattar att utreda och komma med förslag till beslut i fullmäktige. P 6.4 Utöva tillsyn över myndigheternas arkivhantering Samråd, Korrespondens, Utredningar, Protokollsutdrag Processen omfattar planering och genomförande av aviserade tillsynsbesök och uppföljning av genomförda inspektioner samt övrig kontinuerlig kontroll av att arkivlagstiftningen följs. Aviseringar, Korrespondens i inspektionsärenden, Inspektionsrapporter med förelägganden och/eller rekommendationer, Checklistor, Enkäter och enkätsvar, Korrespondens i ärenden rörande Regionarkivets anmodan till tilllsynsobjekten P 6.5 Ge råd om arkivhantering Processen omfattar upprättande av handledningar och rådgivning via mejl, telefon och möten till tillsynsobjekten inom arkiv och dokumenthanteringsområdet. Omfattar även föreningarkivets rådgivning till föreningar. P 6.6 Undervisa och informera om arkivhantering Korrespondens, Presentationsfiler, PM, Mötesanteckningar, Handledningar, Manualer, Mallar, Checklistor Processen omfattar anordnande av utbildningar, seminarier och föredrag inom relevanta ämnen. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Program, Kursinbjudan, Egenproducerat utbildningsmaterial, Koncept VO 7. BEDRIVA FÖRENINGSARKIV P 7.1 Kontakta föreningar Processen omfattar utåtriktad verksamhet via mejl, telefon och möten för att nå nya föreningar för deposition av arkiv. Korrespondens, Informationsbrev, Tjänsteanteckningar Informationsmaterial som syftar till att marknadsföra verksamheten hanteras under 2.10 "Informera, kommunicera och omvärldsbevaka". Rådgivning till föreningsarkiv om arkivhantering hanteras under 6.5 "Ge råd om arkivhantering" P 7.2 Ta emot föreningsarkiv som gåva Processen omfattar omhändertagande av enskilda arkiv där äganderätten övergår till Regionarkivet. Gåvobrev, Korrespondens, Leveranskvitton, Leveransliggare 42 7

51 Bilaga 3 1 Exempel på processkartläggning En processkarta är ett flödesschema som steg för steg visar aktiviteter som tillsammans utgör en process. Med process menas här en serie aktiviteter där början och slut är definierat. En processkartläggning kan göras för att få en bild av hur processen ser ut idag eller för att förändra och utveckla processen. Processkartläggning handlar om ett sätt att tänka och att grafiskt illustrera ett flöde av aktiviteter. Det handlar inte om ett visst dataprogram eller en viss teknik, även om sådana kan underlätta. Det finns inget rätt sätt att kartlägga processer. Detta verktyg är endast ett stöd för processledare i det pratiska arbetet med kartläggning. Inför processkartläggningen Innan processkartläggningen genomförs behöver följande vara beslutat Varför görs kartläggningen? Vad ska den användas till? Vilken process ska kartläggas (avgränsningar)? Ska kartläggningen beskriva nuläge eller utgöra grund för förbättringar? Svaren påverkar hur arbetet med kartläggningen läggs upp och hur detaljerad kartan behöver vara. Skapa struktur för arbetet Utse en processägare som ger uppdraget och som ni rapporterar till. Utse en processledare som leder arbetet. Utse deltagare som bör vara berörda av processen i vardagen och får uppdrag och mandat att representera sin arbetsplats eller funktion. Fastställ en tidplan. Praktiska tips Använd gärna en whiteboardtavla, stora pappersark eller vit plastfilm att rita och sätta upp notislappar på. Dokumentera sedan genom att fotografera eller ta med hem. 43

52 2 1. Gör en processkartläggning Tidsåtgång för första mötet är 2-3 timmar. Fler möten kan behövas. 1. Börja med att berätta syftet med kartläggningen tydliggöra vilken process som ska kartläggas klargöra vilka avgränsningar som gäller tydliggöra början och slut på processen. 2. Identifiera alla aktiviteter. Be deltagarna skriva ner alla de aktiviter de gör under processen på notislappar. En aktivitet per lapp. 3. Placera aktiviteterna i tidsordning. När alla är klara (ca 10 min) placeras lapparna på tavlan på ett av följande sätt a. Processledaren samlar in lapparna, läser upp dem en och en och placerar på tavlan. b. Deltagarna fäster själva sina lappar på tavlan där de hör hemma. Placeringen av lapparna ska spegla tidsordningen i processen. 4. Tydliggör flödet. Fokusera på tidsordningen. När alla är nöjda med lapparnas placering drar processledaren linjer mellan dem så att det blir ett tydligt flöde. Ta hjälp av gruppen för att förstå var lappar hör hemma. Flera lappar kommer att gälla samma sak det gör inget, sätt dem bara på samma plats. 5. Gå igenom processen som nu finns på tavlan. Skapa och skriv upp gemensamma benämningar på var och en av aktiviteterna, till exempel informationsmöte med brukare eller skicka beställning till utförare. Beskriv hur processen är inte hur den borde vara. Fokusera på vad som görs inte hur det görs. Förbättringsmöjligheter och angränsande processer kan dyka upp under arbetes gång. Skriv upp dessa på sidan av. 6. Ta en paus! 7. Stäm av med gruppen är processen klar? Skapa samstämmighet känner ni igen er, är det så här ni arbetar? Har ni fått med hela processen från början till slut? Behöver någon annan konsulteras som kanske är berörd? Går det inte att bli överens om flödet i processen? Skriv upp tankar som kanske har dykt upp under pausen. 44

53 3 8. Nu är denna del avklarad. Tacka för arbetet och boka ny tid för avstämning av processkartan. Om kartläggningen ska utmynna i förändring av processerna gå till steg Dokumentera. Det finns olika sätt att dokumentera processer. Nedan visas två vanliga sätt. Ett fokuserar på flödet och ett tar med funktioner. Exempel på flödesorienterad processkarta Fokuserar på flöde och samband Ta emot ansökan Utreda behov Beslut om insats Verkställa beslut Kommunicering Ta emot beställning Genomföra insats Avsluta insats Exempel på tvärfunktionell processkarta Fokuserar på vilka funktioner som berörs av vilken process. SoL - särskilt boende Fas Biståndshandläggare Ta emot ansökan Utreda behov Beslut om insats Verkställa beslut Avsluta Enhetschef Ta emot beställning Utse kontaktperson Avsluta insats Undersköterska Ta fram genomförande plan Genomföra insats 45

54 4 10. Skicka processkartan till deltagarna och be dem granska och gärna diskutera med kollegor. 11. Träffa arbetsgruppen igen och stäm av den nu dokumenterade processkartan. Gå noggrant igenom samtliga steg med största sannolikhet har något uppfattats fel eller olika. Nya tankar kan också ha kommit upp, till exempel när medlemmar i gruppen pratat med kollegor. 12. Ändra dokumentationen. 13. Stäm av igen. Beroende på hur komplexa processerna är kan fler möten behövas. 14. Rapportera kartläggningen. Rapportera till den som givit uppdraget på det sätt som beslutats innan kartläggningen påbörjades. 15. Återkoppla resultatet av kartläggningen till deltagarna. 2. Kartlägger ni för att förändra processerna? Om kartläggningen ska mynna ut i förändring av processer görs en fortsättning. Utvecklingen kan göras på två sätt. Den kan göras efter steg 7 och resultatet blir då två kartor - en med nuläge respektive en med ett önskat nuläge. Alternativt så kan den göras efter att nulägeskartan är helt färdig. Innan ni arbetar vidare bör det vara bestämt vilka mandat som finns att föreslå förändringar och om det finns särskilda uppdrag för förändring. 1. Granska kartläggningen gemensamt steg för steg och identifiera onödiga omvägar såsom dubbelarbete eller andra brister. Ta hjälp av de frågor som skrivits vid sidan av under den första kartläggningen. 2. Rita en ny processkarta med de nya alternativa aktiviteterna. Gör på samma sätt som den första gången men utan att alla skriver egna post-it lappar. 3. Dokumentera den nya kartan. 4. Stäm av kartan. Se steg ovan. 5. Återkoppla utfallet av kartläggningen till gruppen som varit delaktig i att ta fram kartan efter avrapportering. Stödet är framtaget av projekt Kvalitetssäkrad välfärd, Avdelningen för Ekonomi och Styrning. Kontakta Annika Asplind, annika.asplind@skl.se eller Torkel Wadman, torkel.wadman@skl.se. 46

55 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Västra Götalandsregionen BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos av ärende och hanteras i berörd process. nämnden/styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, Centralt samverkansavtal m.m. Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi". Budgetskrivelser (till RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden), Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplaner, Mål och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings eller enhetsnivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Övriga arbets,verksamhets och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets och ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris och Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel punktprevalensmätningar osv. (t.ex.verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk och sårbarhetsanalyser, Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer (myndigheter, förvaltningar, bolag etc.) inom såväl som utom regionen. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) 1 47

56 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Västra Götalandsregionen BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Övriga kommentarer Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS och MBL protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av att anordna eller delta i personalutbildningar. kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse och tillbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "Planera, förvalta och följa upp verksamheten" 48 2

57 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Västra Götalandsregionen BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Övriga kommentarer Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun, region och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse förvalta stiftelser och fonder utlysning av medel (ansökning av stipendier) PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings och registreringsrutiner, Rek böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande, Beslut om avhändande av allmän handling m.m. Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten). 3 49

58 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Västra Götalandsregionen BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Övriga kommentarer Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Utveckla IS/IT system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P Förvalta, drifta och utveckla it system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning". Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll m.m. P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny, om och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av frågasvar karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer". P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in och utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under Bibliotekskatalog och databas, Låntagarregister, Avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter, Miljömanualer, Certifikat för grön el Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt" 50 4

59 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Göteborgs Stad BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Övriga kommentarer Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi" Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom myndigheten inkl.förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets och delegationsordningar, Planer (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) Övriga arbets,verksamhets och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)" P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) 1 51

60 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Göteborgs Stad BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS och MBL protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Övriga kommentarer Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehabärende PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "Planera, förvalta och följa upp verksamheten". P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun, region och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. 52 2

61 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Göteborgs Stad BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Övriga kommentarer Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod?), Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse förvalta stiftelser och fonder utlysning av medel (ansökning av stipendier) PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings och registreringsrutiner, Rek böcker Posten m.m. Processen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande, Beslut om avhändande av allmän handling m.m. P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten). I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. 3 53

62 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Göteborgs Stad BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Övriga kommentarer Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Införa it system Processen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med Upphandlingar av IT system hanteras under införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig eller i projektform. upphandling (LOU) " Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, Projektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, Protokoll, Systemdokumentation P Förvalta, drifta och utveckla it system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan P Hantera IT behörigheter Processen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e certifikat. Beställningar, Bekräftelser, Register P Säkerhetsskydda information Processen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VPN avtal P Avveckla it system Processen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Beslut om avveckling av tjänst, Plan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny, om och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga svar karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in och utlån av media Bibliotekskatalog och databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under

63 Normförslag till Klassificeringsstruktur Styra och Stöd Göteborgs Stad BILAGA Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el Övriga kommentarer Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt". 5 55

64 ISBN

65 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer AL Västra Götalandsregionen Alingsås lasarett Handläggare: Karin Looström Muth Telefon: Till Styrelsen för Alingsås lasarett Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet Alingsås lasarett har ett ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet. Detta reviderades senast 2013 och vissa förändringar har nu gjorts bl.a. med sammanslagning av råd till ett Kvalitetsråd. Därför har en uppdatering av dokumentet gjorts. Förslag till beslut: Alingsås lasaretts styrelse föreslås besluta: Att godkänna reviderat Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet Alingsås lasarett Hans Holmberg Sjukhusdirektör Hans Holmberg Förvaltningschef Beslutet skickas till xxxx Postadress: Alingsås lasarett ALINGSÅS Besöksadress: Södra Ringgatan 30 Telefon: FAX:: E-post: alingsås.lasarett@vgregion.se

66 AL LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITET OCH PATIENTSÄKERHET Reviderad av Styrelsen för Alingsås lasarett

67 Dnr AL Bakgrund I SOSFS 2011:9 ställer Socialstyrelsen krav på ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhetsarbetet. Alingsås lasaretts styrelse har ett övergripande ansvar för patientsäkerhetsarbetet på sjukhuset. Styrelsen ska fastställa sjukhusets ledningssystem för patientsäkerhet och följa upp patientsäkerhetsarbetet genom de rapporter som chefläkaren lämnar på styrelsens sammanträden. Förvaltningschefen är skyldig att säkerställa att det finns ett ledningssystem som ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet och patientsäkerhet. Verksamhetschefen är skyldig att styra verksamheten utifrån detta. Det är alla medarbetares ansvar att aktivt medverka i det systematiska kvalitets och patientsäkerhetsarbetet. Inledning Alingsås lasarett arbetar utifrån det hälsofrämjande perspektivet samt den vision, verksamhetsidé och värdegrund som antagits. Alingsås lasarett utarbetar varje år en verksamhetsplan och detaljbudget som beskriver sjukhusets övergripande mål och framgångsfaktorer samt hur dessa ska följas upp. Vision Alingsås lasarett Framtidens Närsjukhus Alingsås lasarett är ett närsjukhus med akutsjukvårdsuppdrag till befolkningen i Mittenälvsborg. Alingsås lasarett har även regionala uppdrag. Verksamhetsidé Alingsås lasarett ska erbjuda Sveriges främsta närsjukvård genom att: erbjuda sjukvård dygnet runt i samarbete med andra vårdgivare erbjuda säker vård som är jämlik och jämställd erbjuda hög tillgänglighet för regionens invånare genom mer planerad vård utveckla och pröva nya metoder och arbetssätt med ett hälsofrämjande synsätt med lean-filosofin som strategi, arbeta med kvalitetsdriven verksamhetsutveckling och ständiga förbättring 2

68 Dnr AL Värdegrund På Alingsås lasarett har alla människor lika värde. Mötet mellan personal och patient präglas av trygghet genom öppenhet, omtanke och kompetens. Vi är professionella och skapar närhet till patient och närstående utan att vara privata. Vi respekterar varandra, är delaktiga i och tar ansvar för helheten Alingsås lasarett. Allt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete ska bedrivas i en kultur där organisationen öppet visar bristerna och som uppmuntrar till kreativitet och nytänkande. På Alingsås lasarett ska det vara en styrka att lyfta fram svagheterna i processerna i syfte att förbättra dem. Sjukhuset vill åstadkomma en organisation med öppen kommunikation som har fokus på utvecklingen av system/organisation i arbetet med ständiga förbättringar. Som ett led i detta ska patientsäkerhetsronder genomföras på sjukhusets samtliga enheter. Sjukhusdirektör, chefläkare, utvecklingschef, verksamhetschef och avdelningschef deltar i alla patientsäkerhetsronder. Ledningsstruktur för patientsäkerhet Ansvaret för kvalitet och patientsäkerhet följer linjeorganisationen. För råd och stöd till sjukhusledningen finns kvalitetsråd, läkemedelsråd och funktionsråd vård och IT. Som stödfunktioner för det kontinuerliga förbättringsarbetet finns förbättringsledare och vårdoch verksamhetsutvecklare. Utveckling av kvalitet och patientsäkerhetsarbetet En lasarettsövergripande modell för utveckling av en säkerhetskultur finns för Alingsås lasarett, Fyra steg mot målet (Dnr A76/12:1), där målet är att patientsäkerhet prioriteras av alla medarbetare i organisationen. Fokus är på systematiskt lärande i vardagen samt att proaktiv riskbedömning görs för såväl enskild patient som på organisationsnivå. God vård, SOSFS 2011:9 är vägledande för sjukhusets arbete: Patienter ska inte drabbas av vårdskador i samband med diagnos och behandling Avvikelser och risker ska fortlöpande följas upp och åtgärdas Vårdskador ska förhindras genom ett riskförebyggande arbete Patienter ska inte drabbas av vårdskador i samband med vård och behandling Det ska finnas rutiner för att förhindra: trycksår i samband med vård vårdrelaterade urinvägsinfektioner infektioner vid centrala venösa infarter postoperativa sårinfektioner 3

69 Dnr AL fall och fallskador i samband med vård läkemedelsfel i vårdens övergångar läkemedelsrelaterade problem undernäring Vårdskador ska förhindras genom förebyggande arbete Det ska finnas rutiner för: säker kirurgi checklistor före och efter operation rökstopp inför operation basala hygienrutiner - förhindra smittspridning hygienronder egenkontroll säker kommunikation enligt metoden SBAR ett förbättrat omhändertagande av multisjuka äldre bland annat genom uppbyggnad av närsjukvårdsteam strukturerad journalgranskning enligt Markörbaserad Journalgranskning att städning på vårdavdelningar och mottagningar ska utföras enligt vedertagen metod för att förhindra smittspridning Avvikelser och risker ska fortlöpande följas upp När oönskad händelse har inträffat ska detta skyndsamt rapporteras i systemet för avvikelsehantering MedControl PRO. Om händelsen bedöms som allvarlig (kategori 3 enligt MedControl) ska en händelseanalys initieras av berörd verksamhetschef. Alingsås lasarett ska ta del av den erfarenhet som patienter och närstående har efter en oönskad händelse och använda den till att förbättra vården. En riktlinje för omhändertagande av klagomål från patient och närstående finns upprättad, Riktlinje Klagomålshantering Alingsås lasarett (Dnr 1/12:10.3). Det ska finnas rutiner för att anmäla till myndigheter i enlighet med gällande författningar (Lex Maria) identifiera, analysera och bedöma risk och sårbarhet i verksamheten identifiera, dokumentera och rapportera händelser och tillbud sammanställa och återföra erfarenheter och resultat, positiva som negativa, till medarbetarna och andra berörda ta till vara klagomål från patienter, närstående och medarbetare använda erfarenheter och synpunkter från patienter, närstående och medarbetare i förbättringsarbete Vården ska vara patientfokuserad och hälsofrämjande Vården ska ges med respekt och lyhördhet för varje patients behov. Patienten ska bli bemött och bekräftad som individ och ett hälsofrämjande förhållningssätt ska ingå i arbetet med patienter och närstående. Det ska finnas rutiner för att regelbundet mäta patienters och närståendes uppfattning om bemötande ta tillvara patienters och närståendes synpunkter på vården 4

70 Dnr AL Patienten ska ges individuellt anpassad information om sitt hälsotillstånd och om de metoder för undersökning, vård och behandling som finns. Vården ska så långt det är möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten enligt nya patientlagen från Det ska finnas rutiner för att utarbeta anpassat informationsmaterial göra patienten delaktig i sin vård och behandling Att ha ett hälsofrämjande synsätt innebär att stärka patientens aktiva roll. Vården ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig Beslut och åtgärder ska så långt som möjligt baseras på saklig grund samt vetenskap och beprövad erfarenhet. Att basera beslut på fakta förutsätter omvärldsbevakning och att ständigt ompröva beslutsunderlag, processer och rutiner. Det ska finnas rutiner för hur nya metoder för diagnostik, vård och behandling ska introduceras så att patientsäkerheten säkerställs vilka åtgärder som ska vidtas när tillämpningen av metoderna behöver förändras och inaktuella metoder ska identifieras och avvecklas säker användning och hantering av medicintekniska produkter att tillgodose att personalen har den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna introduktionsprogram och som även omfattar vikarier och inhyrd personal Sjukhuset ska rapportera resultat till relevanta kvalitetsregister samt följa upp verksamhetens resultat med uppgifter i öppna jämförelser. Vården ska vara effektiv och av god kvalitet Tillgängliga resurser ska utnyttjas på bästa sätt för att uppnå uppsatta kvalitetsmål. Verksamheten ska kartlägga sina huvudprocesser i syfte att upptäcka kvalitetsbrister. När det uppstår kvalitetsbrister ska dessa utredas för att säkerställa att de inte upprepas. Den information som erhålles genom riskanalyser, egenkontroller och utredning av avvikelser och klagomål ska ligga till grund för förbättring av processer och rutiner. Varje chef ska: sätta tydliga mål för sin verksamhet kontinuerligt följa upp dem tillse att riktlinjer, anvisningar samt rutiner/instruktioner finns tillgängliga tillse att utlokaliserade patienter får tillgång till patientsäker vård och behandling tillse att plan för överbeläggning finns och följs, Riktlinje Vårdplatser, fördelning. 5

71 Dnr AL Vården ska vara jämlik Vården ska ges med respekt för alla människors lika värde. Den individ som har det största behovet av hälso- och sjukvård ska ges företräde till vården. Vården ska ges i rimlig tid Ingen patient ska behöva vänta oskälig tid på de vårdinsatser som hon eller han har behov av. Alingsås lasarett ska erbjuda alla patienter tid till ett första läkarbesök inom 30 dagar från mottagande av remiss. Alingsås lasarett ska erbjuda patienten tid till behandling inom 30 dagar från att behandlingsbeslut tagits. Patienterna ska ges möjlighet att själva kunna påverka tiden för besök och behandling. Samverkan och samarbete För att öka tryggheten i vårdens övergångar krävs sammanhållna vårdprocesser. För att planera för patientens fortsatta behov av vård, rehabilitering och omsorg efter sjukhusvistelsen genomförs vid behov en samordnad vårdplanering Det ska finnas rutiner för samverkan i vårdprocesserna för säker informationsöverföring Spårbarhet Det ska finnas rutin för att säkerställa att alla åtgärder som rör en viss patient skall kunna identifieras och spåras i dokumentationen Tillgänglighet Det ska finnas rutin för att säkerställa att nödvändig information finns tillgänglig så att vård och behandling kan utföras på ett patientsäkert sätt Konfidentialitet Det ska finnas rutin för att säkerställa att patientinformation ej görs tillgänglig för obehöriga Riktighet Det ska finna rutin för att säkerställa att informationstillgång ej är felaktig eller inaktiv 6

72 Dnr AL Uppföljning och erfarenhetsåterföring Sjukhuset registrerar fortlöpande vårdens resultat i relevanta kvalitetsregister. Varje år ska ett kvalitetsseminarium genomföras. Syftet är att sprida kunskap samt motivera och inspirera till förbättringsarbete. Kvalitetspris för väl genomfört kvalitetsarbete delas ut årligen i samband med kvalitetsseminariet. Alingsås lasarett ska delta i de nationella mätningarna av: Vårdrelaterade infektioner VRI Basala hygienrutiner Trycksår Patientsäkerhetskulturmätning Patientupplevd kvalitet Antibiotikaförskrivning STRAMA Lasarettet ska också genomföra lokala mätningar varje månad av: Vårdrelaterade infektioner - VRI Rapporterade fallolyckor Trycksår Livsmedelshygien, en gång per halvår Det ska finnas rutiner för: regelbunden uppföljning och redovisning av verksamhetens resultat 7

73 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer AL Västra Götalandsregionen Alingsås lasarett Handläggare: Karin Looström Muth Telefon: Till Styrelsen för Alingsås lasarett Vårdöverenskommelse 2016 Förslag på Vårdöverenskommelse och uppföljningsplan för 2016 föreligger. Förslag till beslut: Alingsås lasaretts styrelse föreslås besluta: Att godkänna vårdöverenskommelse och uppföljningsplan för 2016 Alingsås lasarett Hans Holmberg Sjukhusdirektör Hans Holmberg Förvaltningschef Beslutet skickas till xxxx Postadress: Alingsås lasarett ALINGSÅS Besöksadress: Södra Ringgatan 30 Telefon: FAX:: E-post: alingsås.lasarett@vgregion.se

74 Dnr: HSNV Dnr: AL Överenskommelse om hälso- och sjukvård 2016 mellan Alingsås lasarett och Västra hälso- och sjukvårdsnämnden

75

76 1 Allmänna förutsättningar Parter Giltighetstid Utgångspunkter Vision 5 2 Omfattning Precisering av länssjukvårdsuppdraget Precisering av vårdutbud Vårdvolymer Utbudspunkter Planerad vård Akut vård Hälsofrämjande vård 7 3 Närsjukvård, vårdsamverkan och samarbete Samverkan mellan regionens sjukhus Samverkan med andra aktörer 8 4 Åtagande Regionfullmäktiges budget HSN prioriterade mål och inriktning Jämlik vård Funktionsnedsättning 10 5 Förändringar Ordnat införande läkemedel och metoder Lungmedicin Specialisttandvård Regional produktionsstyrning Övrigt 12 6 Utvecklingsarbete Regionalt utvecklingsarbete Lokalt utvecklingsarbete 13 7 Ekonomi Ersättning Ekonomiskt ansvar vårdgaranti 14 8 Uppföljning Uppföljningsplan Leverans av vårddata och väntetidsuppgifter Informationsutbyte och dialog 14 9 Ändrade förutsättningar Särskilda händelser Information 16

77 Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Vårdutbud på Alingsås lasarett Sammandrag, ersättning, volymer och priser Produktionsvolymer i egen regi Ersättningsformer Riktade uppdrag och ersättningar till sjukhusen Uppföljningsplan 4

78 1 Allmänna förutsättningar 1.1 Parter Denna vårdöverenskommelsen (VÖK) är tecknad mellan hälso- och sjukvårdsnämnderna i Västra Götalandsregionen (Beställaren) och styrelsen för Alingsås lasarett (Utföraren). Den tecknas för alla nämnders räkning av Västra hälso- och sjukvårdsnämnden (HSNV). 1.2 Giltighetstid Överenskommelsen gäller 1 januari - 31 december Utgångspunkter Syftet med överenskommelsen är att reglera och definiera 2016 års inriktning, volymer och ersättning avseende läns- och närsjukvård vid Alingsås lasarett för invånare i Västra Götalandsregionen (VGR). Överenskommelsen beskriver sjukhusets uppdrag, förändringar i förhållande till föregående år samt uppföljning av verksamheten. Utgångspunkter för överenskommelsen är regionfullmäktiges (RF) budget för 2016, regionala planeringsdirektiv 2016 samt gällande nationella och regionala styrdokument. Hälso- och sjukvårdsnämndens mål- och inriktningsdokument samt strategiska frågeställningar från Alingsås lasaretts styrelse ligger också till grund för överenskommelsen. Ett centralt inslag i överenskommelsen är Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Alingsås lasarett har inför 2016 aviserat att inflödet av patienter till sjukhuset och behovet av vård är större än den beställning som finns angiven i vårdöverenskommelsen. Sjukhusets bedömning är att det inte är möjligt att, med omprioriteringar eller ytterligare effektiviseringar, finansiera den verksamhet som bedrivs. Vid tecknandet av denna vårdöverenskommelse finns dock fortfarande en viss osäkerhet avseende nämndens ekonomiska ram för Om nämnden tillförs ytterligare ekonomiska resurser i samband med detaljbudgetarbetet kan en omprioritering till förmån för Alingsås lasarett komma att ske. Ägarkravet är budget och verksamhet i balans vilket innebär att ofinansierad verksamhet inte ska bedrivas. Enligt reglementet ska såväl nämnder som styrelser redovisa en budget i balans och HSNV har inte har mandat att bevilja Alingsås lasarett undantag från denna regel. 1.4 Vision Västra Götalandsregionens (VGR) vision: Det goda livet. Förtydligande av visionen återfinns på Vision för Västra hälso- och sjukvårdsnämnden är En god hälsa och en god vård genom hela livet på lika villkor för befolkningen. Förtydligande av visionen återfinns i nämndens Måloch Inriktning 2016 (HSNV ).

79 2 Omfattning Alingsås lasaretts övergripande uppdrag är att ge länssjukvård till invånare i Västra Götaland samt öppen vård till invånare i övriga landet som väljer att söka vård vid sjukhuset i enlighet med Patientlagen från Precisering av länssjukvårdsuppdraget Med länssjukvård avses specialiserad öppen och sluten vård som kräver medicinska och tekniska resurser eller annan kompetens som inte omfattas av uppdrag på primärvårdsnivå. Alingsås lasarett ska tillsammans med övriga vårdgivare på länssjukvårdsnivå tillgodose invånarnas behov av länssjukvård. Utöver länssjukvårdsuppdraget ansvarar Alingsås lasarett för att inom sina specialiteter vara konsult till vårdgrannar i syfte att öka den samlade kompetensen inom närsjukvården och verka för en sammanhållen vårdprocess för den enskilde vårdtagaren. Inom psykiatrisk vård och infektionssjukvård är Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) konsult till Alingsås lasarett enligt samverkansavtal mellan de båda sjukhusen. 2.2 Precisering av vårdutbud Befintliga utbudspunkter där Alingsås lasarett idag bedriver verksamhet är basen för denna vårdöverenskommelse. Vid förändring ska samråd ske enligt gällande reglemente. Utbudet på Alingsås lasarett preciseras i bilaga Vårdvolymer Överenskomna vårdvolymer framgår av bilaga 2. Verksamheten ska planeras över årets tolv månader så att god tillgänglighet kan upprätthållas. Inom ramen för vårdöverenskommelsen finns ett antal definierade tillgänglighetsområden med fastställda basvolymer i enlighet med den regiongemensamma produktionsstyrningen. När Alingsås lasarett har fullgjort basvolymen inom respektive område finns möjlighet att avropa ytterligare tillgänglighetsmedel inom angivna områden, bilaga Utbudspunkter Befintliga utbudspunkter där Alingsås lasarett idag bedriver verksamhet är basen för denna vårdöverenskommelse. Vid förändring ska samråd ske enligt gällande reglemente. 2.5 Planerad vård Den planerade vården ska kännetecknas av god tillgänglighet. Vårdgaranti och valfrihet gäller och Alingsås lasarett ska ge adekvat information till den patient som önskar utnyttja valfriheten. Alingsås lasarett ansvarar ekonomiskt och administrativt för valfrihetsvård inom sjukhusets specialiteter. För en beskrivning av hur Valfrihetsvården ska tillämpas i VGR, se RSK Sjukhuset ska delta i det regiongemensamma arbetet för att optimera kapacitetsutnyttjandet vid regionens samtliga sjukhus. Förändringar av uppdrag och ersättning med anledning av fattade beslut ska dokumenteras 6

80 2.6 Akut vård Alingsås lasarettet bedriver i akut vård inom kirurgi/ortopedi och medicin alla dagar kl 8:00 till kl 22:00. Patienter som under övrig tid behöver akutsjukhusets resurser hänvisas till andra sjukhus. Sjukhuset bedriver också allmänmedicinsk jourmottagning alla dagar kl 22:00 till kl 08:00. Tillgängligheten vid akutmottagningen ska vara god och sjukhuset ska verka för att vänteoch genomloppstiderna kortas. Patienter som söker på akutmottagningen men som inte bedöms vara i behov av vård på länssjukvårdsnivå ska hänvisas till rätt vårdnivå men inte avvisas. 2.7 Hälsofrämjande vård Alingsås lasarett har ett hälsofrämjande uppdrag i både det sjukdomsbehandlande och det förebyggande arbetet. Sjukhuset har ett ansvar för att i mötet med patienten tillämpa ett hälsofrämjande förhållningssätt och att samtala om levnadsvanor när det är relevant. Alingsås lasarett ska ingå i nätverket för hälsofrämjande sjukhus och vårdorganisationer (HFS), ha kompetens inom områdena hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande och skall fortsätta att utveckla det hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbetet i enlighet med intentionerna för HFS, Socialstyrelsens riktlinjer och regionuppdrag (RS ). 7

81 3 Närsjukvård, vårdsamverkan och samarbete Alla invånare ska oberoende av bostadsort erbjudas en god nära sjukvård. Närsjukvården ska tillgodose hälso- och sjukvårdsbehov som är vanligt förekommande i befolkningen, ofta förekommande för individen samt samhällsekonomiskt och medicinskt rimligt att tillgodose lokalt. Samverkan syftar till att på ett strategiskt plan utnyttja varandras kunskaper och bygga upp gemensamma rutiner för att säkerställa vårdens kvalitet utifrån kunskap och patientens perspektiv. Målet är att använda de sammantagna resurserna på bästa sätt för att nå uppsatta mål. Detta ska ske genom bred samverkan över organisationsgränser. Alingsås lasarett ska samverka med primärvård, kommuner och andra sjukhus i frågor som rör framtagandet och utvecklandet av gemensamma vårdprocesser, till exempel omhändertagandet av äldre. Sjukhuset ska också medverka i arbetet med att skapa tydliga gränser mellan vilka patienter och vilka sjukdomstillstånd som ska handläggas på respektive vårdnivå och att implementera dessa i vardagen. 3.1 Samverkan mellan regionens sjukhus Regionens sjukhus ska samarbeta för att effektivt nyttja sjukvårdens resurser. 3.2 Samverkan med andra aktörer Alingsås lasarett ska samverka med primärvård och kommun i frågor som rör framtagandet och utvecklandet av gemensamma vårdprocesser, exempelvis omhändertagandet av äldre personer, psykiskt funktionsnedsatta personer samt barn/ungdomar. Detta sker inom ramen för närvårdssamverkan i södra Älvsborg. Alingsås lasarett ska medverka och vid behov ta initiativ till Medicinsk samverkan och ömsesidigt kunskapsutbyte med primärvården Konsultationsverksamhet och utbildning till vårdgrannar Vidareutveckling av nätverksarbete inom närsjukvården Vårdgivare i Västra Götaland ska, i enlighet med regionens ledningssystem, också arbeta för en kvalitetssäker och effektiv sjukskrivningsprocess. Det innebär att utfärda läkarintyg av god kvalitet samt att samverka med Försäkringskassan och andra berörda aktörer i frågor som rör en patients rehabiliterings- och sjukskrivningsprocess. Närvårdskansli Närvårdssamverkan Södra Älvsborg är en samverkansorganisation mellan kommun och VGR. Ett kansli för stöd och koordinering av samverkan har varit placerat i Alingsås och organisatoriskt tillhör Alingsås lasarett. Kansliet kommer att flytta från Alingsås lasarett. 8

82 4 Åtagande 4.1 Regionfullmäktiges budget 2016 Ett strategiskt mål i budget 2016 är en sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård som ges med högsta kvalitet och patientsäkerhet samt som alltid utgår ifrån den enskilda personens behov och erfarenheter. Till det strategiska målet knyts tre prioriterade mål med fokusområden, varav följande två berör vården på Alingsås lasarett: Mål: Patientens ställning inom hälso- och sjukvård ska stärkas Fokusområden: - Uppfylla vårdgarantin - Utveckla ett personcentrerat arbetssätt Alingsås lasarett åtar sig att - Erbjuda alla patienter vård inom fastställda garantitider - Arbeta för att nå målen för ledtider på akutmottagningen - Utveckla arbetet med patientstyrd tidbokning via telefon och internet - Involvera patienter i vård och behandling - Systematiskt inhämta patienternas synpunkter på vården och lägga dessa till grund för ständigt pågående förbättringsarbete - Utveckla arbetet med vårdplaner Mål: Samtliga verksamheter inom hälso- och sjukvård ska prestera bättre än genomsnittet i nationella register och jämförelser. Fokusområden: - Minska antalet vårdskador - Arbeta för en säkrare läkemedelsanvändning - Skapa ett sammanhållet vårdsystem Alingsås lasarett åtar sig att - Arbeta med kvalitetsdriven verksamhetsutveckling - Delta i rekommenderade kvalitetsregister och använda egna utfall i sjukhusets arbete med ständiga förbättringar - Registrera vårdskador och inklusive självskador och självmordsförsök - Systematiskt arbeta för att minimera vårdskador och vårdrelaterade infektioner - Involvera patienterna i patientsäkerhetsarbetet - Säkerställa följsamhet till sjukhusets rutiner för säker läkemedelsanvändning - Samverka med andra vårdgivare för att uppnå en vård utan kännbara gränser, enligt avsnitt 3 9

83 4.2 HSN prioriterade mål och inriktning 2016 Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden övergripande prioriterade mål för 2016, utöver regionfullmäktiges mål, är följande: 1. Mål: Nämnden vill eftersträva den nära vården, Vård som man behöver ofta skall finnas nära patienterna, medan vård som ges mer sällan kan koncentreras och ges på annan ort/plats i Västra Götalandsregionen. - inrätta multiprofessionella öppenvårdsteam 2. Mål: Utveckla vårdsamverkan, Alla vårdgivare ska, var och en för sig, och tillsammans bidra till en god samverkan för att ge en sammanhållen vård och omsorg av de som har behov av insatser från flera parter. I första hand avses en väl fungerande samverkan mellan region och kommun. - inrätta multiprofessionella öppenvårdsteam - SIP 1 vid utskrivning, till alla patienter som behöver samordnad vård Alingsås lasarett åtar sig att: - Delta i arbetet med regiongemensam produktionsstyrning, enligt avsnitt 2 punkt Delta i närvårdsamverkan, enligt avsnitt 3 - Utveckla arbetet med Närsjukvårdsteam och omsorgskoordinatorer på akuten, för en sammanhållen vård och förbättrat omhändertagande av sköra äldre - Tillsammans med vårdcentraler inom VG Primärvård och Närsjukvårdsteamet skapa fungerande rutiner för direktinläggning - Utveckla arbetsformer för att SIP - Via konsultavtal tillhandahålla gynekologi till Närhälsans specialistmödravård Vårdområden och behovsgrupper som västra hälso- och sjukvårdsnämnden särskilt lyfter fram inför 2016 är cancersjukvård, logopedi, psykiatri, sköra äldre och palliativ vård. 4.3 Jämlik vård Alla patienter ska bemötas och vårdas med respekt och omtanke oavsett personliga egenskaper, ålder, kön, funktionsnedsättning, utbildning, social ställning, etnisk och religiös tillhörighet eller sexuell läggning. Omotiverade skillnader i bemötande och vård måste analyseras och åtgärdas. Jämställd vård ingår som en del i kvalitetsprincipen jämlik vård. Jämställdhetsarbetet har sin grund i kvinnors och mäns olika villkor. När könsskillnader synliggörs skapas kunskap om faktiska förhållanden. Könsuppdelad statistik lägger grunden för att utveckla verksamheterna efter både kvinnors och mäns behov. 4.4 Funktionsnedsättning En funktionsnedsättning medför ofta ett större behov av sjukvård. I verksamheterna ska finnas en medvetenhet och kunskap om funktionsnedsättning som återspeglas i bemötandet. Alingsås lasarett ska eftersträva en ökad trygghet och tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Sjukhuset ska följa regionens riktlinjer för fysisk tillgänglighet och tillhandahålla tillförlitlig information i tillgänglighetsdatabasen. Lokaler och information ska vara anpassade och tillgängliga för alla oberoende av funktionsnedsättning. Samtliga mottagningar på Alingsås lasarett är anslutna till Tillgänglighetsdatabasen. 1 SIP står för Samordnad Individuell Plan. 10

84 5 Förändringar 2016 Nedan beskrivs förändringar av innehåll, vårdvolymer och/eller finansiering och ersättningsnivåer. Förändringarna framgår i detalj av bilaga X. 5.1 Ordnat införande läkemedel och metoder Inom VGR tillämpas en process för ordnat införande av nya riktlinjer, metoder och läkemedel vilken innebär prioritering för ökad patientnytta och effektivare hälso- och sjukvård. Ordnat införande är ett systematiskt sätt att föra in betydelsefulla förändringar i rutinsjukvården. På motsvarande sätt är ordnad utmönstring en metod för att ta bort sådan som inte ger ett mervärde. Modellen med ordnat införande bygger på att VGR centralt svarar för en introduktionsfinansiering under ett till tre år för nya metoder och riktlinjer. Syftet är att ge tid för verksamheten att anpassa, utmönstra och effektivisera för ett långsiktigt åtagande innan nya metoder ska ingå som del i ordinarie verksamhet och regleras i överenskommelse med beställarna. Det ska inte uppstå problem att fortsätta med en införd ny metod när introduktionsfinansieringen upphör. Introduktionen sker efter en strukturerad process och prioritering inom ramen för Program- och prioriteringsrådet. Läkemedel Ordnat införande för läkemedel, som från och med 2016 ska finansieras av HSN, värderas i 2016 års prisnivå till 1,037 miljoner kr. Alingsås lasarett ersätts genom särskild framställan. Läkemedel som avses är Kadcyla samt perorala antikoagulantia. Ersättningen avropas efter faktiska kostnader, dock maximalt upp till den överenskomna nivån. Metoder och kunskapsunderlag Ordnat införande avseende metoder uppgår till 1,7 miljoner kr. Alingsås lasarett ersätts genom särskild framställan. Metoder som avses är Regionuppdrag rörelseorganens sjukdomar (RÖS), fortsatt kompetens försörjning samt Regionuppdrag bröst- prostata-, tjock- och ändtarmscancer. Ersättningen avropas efter faktiska kostnader, dock maximalt upp till den överenskomna nivån. Metoder och kunskapsunderlag Ordnat införande avseende metoder uppgår till 1,7 miljon kr. Alingsås lasarett ersätts genom särskild framställan. 5.2 Lungmedicin Alingsås lasarett fick 2015 ett nivåhöjande resurstillskott på 500 tkr för att etablera kompetens inom lungmedicin på sjukhuset. Syftet var att möta ökat behov av vård för patienter med KOL och övriga lungsjukdomar. På grund av svårigheter med rekrytering har så inte skett. I december 2016 ska göras en avstämning. Om lungmedicinsk kompetens då inte finns återförs 500 tkr från sjukhuset till hälso- och sjukvårdsnämnden. 5.3 Specialisttandvård Alingsås lasarett fakturerar tandvården för den anestesitid som sjukhuset lägger på tandvårdspatienter. 11

85 5.4 Regional produktionsstyrning Regional produktionsstyrning Enligt regionalt beslut om produktionsstyrning (RS ) ska rektalcancerkirurgi flyttas från Alingsås lasarett till Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS). Överföringen har skett under 2015 och Alingsås lasarett har, som en tillfällig lösning, tagit emot galloperationer, som ersättnings-volymer från SÄS. För 2016 ska andra ersättningsvolymer än galloperationer från SÄS fastställas; frågan om vilka har inte kunnat lösas ut vid tidpunkten för beslut om denna vårdöverenskommelse. Det är nu RS ansvar att frågan skyndsamt hanteras så att nya ersättningsvolymer kan fastställas och en slutlig reglering av uppdraget kan göras. Regleringen ska vara genomförd senast den 30 november Övrigt Satsning på jämställda löner I budget 2016 har 50 mnkr avsatts till jämställda löner. För Alingsås lasarett innebär satsningen ett utökat ersättningsutrymme motsvarande 0,872 miljoner kr. Tillskottet är ramhöjande Styrmodell Regionservice 2015 införde VGR en ny styrmodell för servicesamspelet. Som ett led i förändringen reduceras Alingsås lasarett ersättningsutrymme med 1,570 miljoner kr IS/IT ramförstärkning Medel fördelas till nämnder och styrelser som en kompensation för finansiering av så kallade röda tjänster. Alingsås lasarett andel uppgår till 0,486 miljoner kr. Ersättningen utökas med motsvarande belopp och är ramhöjande. 12

86 6 Utvecklingsarbete 6.1 Regionalt utvecklingsarbete Akutsjukvårdsprojekt Vården av livshotande sjukdomar är en av de högst prioriterade områdena inom hälso- och sjukvården. Tillgängligheten vid akutmottagningarna ska vara god och sjukhusen ska verka för att väntetider kortas. Satsning på bättre akutsjukvård i Västra Götalandsregionen (HSS beslut dnr ) Vid Socialstyrelsens mätningar av väntetider vid landets sjukhusbundna akutmottagningar har flera mottagningar i Västra Götalandsregionen tillhört de mottagningar med relativt längre väntetider. Därför har det i regionens budget för år 2015 avsatts resurser för en särskild satsning för att utveckla akutsjukvården, minska väntetider på sjukhusens akutmottagningar och införa fasta läkartjänster på akutmottagningarna och på sikt akutläkare. För detta tillförs 100 miljoner kr från och med år 2015 varav 97 miljoner kr fördelas utifrån en nyckel baserad på antal akuta besök. Ytterligare 50 miljoner kr tillkommer år 2016 och 2017, vilket innebär att 2017 finns 200 miljoner kr för denna satsning. Målet är att senast år 2018 uppnå att vid 90 procent av besöken ska patienten ha en total vistelsetid (TVT) om högst 4 timmar. För att nå det målet har förvaltningarna tagit fram sina egna delmål mot 90 procent. Delmålen kommer att följas upp två gånger per år. De delmål som sjukhusförvaltningarna har identifierat har de gjort utifrån respektive utgångsläge och hur snabbt man tror att man kan nå förbättringar. Ett regiongemensamt arbete tillsammans med sjukhusen har påbörjats för att förbättra och utveckla verksamheten med bland annat införandet av akutläkare. Delmål för Alingsås lasarett, december 2016: - Vid 80 procent av besöken har patienten en total vistelsetid på akuten om högst 4 timmar Cancersjukvård standardiserade vårdförlopp Standardiserade vårdförlopp inom cancervården är en del i en nationell satsning som ska leda till kortare väntetider, en mer jämlik cancervård och ett lärande i det fortsatta arbetet. SVF (standardiserade vårdförlopp inom cancervården innehåller tre delar: etablering av stödjande strukturer, kompetensförsörjningsåtgärder samt system för mätning av ledtider. SVF infördes för fem cancerdiagnoser i regionen Alingsås Lasarett deltar i arbetet med fem diagnoser: akut myeloisk leukemi, huvudhalscancer, matstrupe- och magsäckscancer, prostatacancer, cancer i urinblåsa och urinvägar. Arbetet kommer att utvecklas vidare under 2016 och ytterligare diagnoser tillkommer. 6.2 Lokalt utvecklingsarbete Närsjukvårdsteam Under 2015 har Alingsås Lasarett påbörjat ett utvecklingsarbete med att bygga upp den mobila närvården tillsammans med kommunerna och primärvården i upptagningsområdet. Den mobila närvården består av närsjukvårdsteam och mobil hemsjukvårdsläkare och kompletteras av redan befintligt palliativt team. Närsjukvårdsteamet är multiprofessionellt och kommer utvecklas vidare i samverkan med övriga vårdgivare under

87 7 Ekonomi 7.1 Ersättning Prestationer utgör grund för fakturering enligt regionens ersättningsmodell. Ersättningsformerna för olika typer av prestationer beskrivs i bilaga 4. Alingsås lasarett ska månadsvis leverera uppgifter avseende utförd vård. Riktade uppdrag framgår av bilaga 5 Index för 2016 är fastställt till 2,0 procent. Akutsjukhusen har inte något effektiviseringskrav. 7.2 Ekonomiskt ansvar vårdgaranti Alingsås lasarett har ett såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt ansvar för vårdgarantin. Det ekonomiska ansvaret innebär att Alingsås lasarett betalar för den garantivård patienter som inte har kunnat beredas plats vid sjukhuset får hos andra vårdgivare. 8 Uppföljning 8.1 Uppföljningsplan Uppföljning av överenskommelsen görs kontinuerligt och gemensamt av parterna enligt fastställd uppföljningsplan med ett antal indikatorer och aktiviteter, bilaga 6. Vid redovisning av individbaserad statistik ska denna presenteras könsuppdelad där administrativa system så tillåter. 8.2 Leverans av vårddata och väntetidsuppgifter Alingsås lasarett ska lämna uppgifter till vårddatabasen Vega. Uppgifterna lämnas enligt gällande tidplan, filspecifikationer samt definitioner och regelverk av begrepp och termer. I uppgifterna ska dessutom ingå av sjukhuset köpt vård som ersätts med abonnemang eller riktat uppdrag. Alingsås lasarett åtar sig också att månatligen enligt aktuella föreskrifter rapportera väntetidsuppgifter till Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och till Koncernkontoret. 8.3 Informationsutbyte och dialog Parterna ska träffas kontinuerligt för att informera varandra om väsentliga förändringar som är av vikt för båda parterna, till exempel förändringar i vårdinnehåll, volymer, ekonomi och utbudspunkter. Vid dessa tillfällen representeras nämnden av tjänstemän vid Koncernkontoret och styrelsen för lasarettet av tjänstemän på sjukhuset. 14

88 9 Ändrade förutsättningar Om det under överenskommelseperioden uppkommer väsentliga förändrade verksamhetsmässiga prioriteringar och/eller att de ekonomiska förutsättningarna förändras eller andra oförutsägbara händelser inträffar vilket påverkar parterna ska det i första hand lösas via en tilläggsöverenskommelse och i andra hand via en översyn av hela överenskommelsen. Det gäller också om de ekonomiska villkoren förändras till följd av budgetbeslut samt förändrade uppdrag till följd av nya vårdmetoder, läkemedelsbehandlingar eller nationella satsningar. Inför betydande förändringar ska kommunikation och samverkan ske med berörda parter. Det här gäller såväl Alingsås lasarett som hälso- och sjukvårdsnämnderna. Efter samråd med berörda hälso- och sjukvårdsnämnder kan Alingsås lasarett inom ramen för vårdöverenskommelsen göra ändringar av utbudspunkter. Endera parten äger rätt att yrka på överläggningar om tilläggsöverenskommelser och/eller översyn av hela överenskommelsen. Om parterna inte är överens är det regionstyrelsens Ägarutskott som avgör om det föreligger sådana väsentliga förändrade förutsättningar att överenskommelsen för 2016 ska kunna omarbetas. Tekniska justeringar i ersättningsbilagorna kan komma att genomföras under överenskommelseperioden. 9.1 Särskilda händelser Om förutsättningarna för genomförandet av vårdöverenskommelsen väsentligt förändras på grund av oförutsägbar händelse/-er som beställare eller utförare inte kan råda över finns ett gemensamt ansvar för att hantera den uppkomna situationen. Aktiva åtgärder ska vidtas för att mildra och/eller minska skadan. Oförutsägbar händelse kan exempelvis vara större olyckshändelser och/eller katastrofer, större epidemiutbrott, väsentligen ändrade patientströmmar, arbetskonflikt eller beslut av överordnad myndighet eller regering. 15

89 10 Information HSN ansvarar för att informera befolkningen om överenskommelsen. Sjukhusdirektören ansvarar för att informera personalen vid Alingsås lasarett om överenskommelsen. Västra Götaland i oktober Niklas Attefjord Ordförande Västra hälso- och sjukvårdsnämnden. Stefan Kristiansson Ordförande Styrelsen för Alingsås lasarett.. Leena Ekberg Avdelningschef Kvalitetsstyrning uppdrag och avtal Hans Holmberg Sjukhusdirektör Alingsås lasarett 16

90 Bilaga 1: Vårdutbud på Alingsås lasarett Vid Alingsås lasarett bedrivs länssjukvård för invånarna i Västra Götalandsregionen. Alingsås lasarett är också ett sjukhus med akutsjukvårdsuppdrag till befolkningen i Mittenälvsborg. Dessutom ett av regionens specialistsjukhus som har regionala uppdrag inom framförallt ortopedi. Alingsås lasarett bedriver såväl öppen- som slutenvård och omfattar: Medicinklinik med specialiteterna allmän invärtesmedicin, geriatrik, diabetologi, reumatologi, hematologi, gastroenterologi och kardiologi med hjärtmottagning med klinisk fysiologi. Kirurg-/Ortopedkliniken med inom allmänkirurgi, ortopedi och urologi, gynekologi, samt specialistmottagning inom öron-näsa-hals. Akutkliniken med akutmottagning, administration och service. Anestesikliniken med operationsavdelning, intensivvårdsavdelning och radiologi. Palliativ vård och vård i livets slutskede ingår som en del av grundåtagandet. Patienter med öppen retur tas emot på dygnets alla timmar. På lasarettet finns verksamhet som drivs av andra huvudmän: Södra Älvsborgs sjukhus: Ljusmottagning, laboratorieverksamhet, ambulansverksamhet, EFRO 2 och ögonsjukvård Primärvården: Barnmottagning, Sörhaga vårdcentral och Närrehab Tandvården: Specialisttandvård Habilitering och hälsa: Hörselvård Regionservice: Kost, städ, transport Vårdapoteket Västfastigheter 2 EFRO = Enheten för rehabilitering och ortopedteknik

91 Bilaga 2: Sammandrag av ersättning, volymer och priser Sammandrag av ersättningar, volymer och priser till Alingsås lasarett för vård av Västra Götalänningar år 2016 VERKSAMHET VOLYM Á PRIS Inomreg ERSÄTTNING ERSÄTTNING 100% priser PER tkr AVTALSTYP, tkr A1 DRG-KLINIKER, sluten vård Sjukhusvårdtillfällen* DRG-poäng* Genomsnittsvikt 0,90 Kostnadsytterfall B1 ÖPPENVÅRD enl Nord-DRG-O Antal besök DRG-poäng* C1 ÖPPENVÅRD Antal besök** Läkarbesök Övriga besök PRESTATIONSERSATT VERKSAMHET RIKTADE UPPDRAG Akut- och joumottagning Hjälpmedel vid medicinsk behandling Transporter över länsgränser 281 Köpt vård Receptläkemedel (APOdos) Hälsofrämjande sjukhus Närrehab Bassäng Extra resurs Särskild framställan Ordnat införande läkemedel och metoder ERSÄTTNING RIKTADE UPPDRAG TOTAL ERSÄTTNING

92 Bilaga 3: Produktionsvolymer i egen regi (1/2) Slutlig fördelning av vissa produktionsvolymer i egen regi 2016 Under 2016 kommer Västra Götalandsregionen fortsatt följa upp planerad produktion inom de diagnosområden som utgör PK. Inom dessa diagnoser har Västra Götalandsregionen störst problem med tillgängligheten och 80 % av patienter som väntar på första besök och behandling finns här. Koncernledningsgrupp hälso- och sjukvård har beslutat om basvolymer och tilläggsuppdrag för Produktionsvolymer för 2016 utgår från de volymer som har funnits under 2015 om inte förändringar i VÖK medför ändrade volymer. I de beslutade volymerna för 2016 finns justeringar gjorda för NU-sjukvården och FSS och SkaS utifrån förändrade uppdrag i VÖK. Basvolymer inom urologi som inte tidigare funnits på KS har tagits. Volymer inom ryggkirurgi och ledproteskirurgi är justerade efter tidigare beslut i koncernledningsgrupp hälso- och sjukvård. Utöver basvolymer som finansieras inom VÖK finns tilläggsuppdrag som finansieras mot avrop enligt särskild ordning. Överenskomna volymer biläggs berörda sjukhusförvaltningars VÖK 2016 som informationsbilaga. Framtagna produktionsvolymer kommer att följas inom PK Ekonomisk uppföljning av tilläggsuppdrag sker enligt särskild rutin på samma sätt som (Se bilaga 3 i ovan nämnda beslut) De volymer som nu beslutas kan under året behöva justeras t.ex. beroende på förändringar i sjukhusens förmåga att uppfyllda sina åtaganden eller till följd av förändringar i datafångst efter övergång till nytt produktionsplaneringssystem. Bland annat signalerar några sjukhus att man beräknar kunna göra rekrytering av ryggkirurger vilket efter överenskommelse kommer att innebära överföring från extern vård till egen regi. I de fall där tilläggsuppdrag ska ske ur ett regiongemensamt perspektiv kommer koncernkontoret att återkomma med beskrivning hur strömmar mellan förvaltningarna ska ske. Inom kataraktkirurgi gäller som princip de volymer som angivits i beslut av regionstyrelsen (RS ). Efter överenskommelse mellan sjukhusen är beräkningsgrunden för katarakter förändrad till antal opererade ögon i detta dokument.

93 Bilaga 3: Produktionsvolymer i egen regi (2/2) AL Besök/ behandling Område Totalt Bas Tillägg Besök Ortopedi ÖNH Gynekologi Urologi Allmän kirurgi Behandling Gynekologi Övrig ortopedi Allmän kirurgi ÖNH Urologi Protes

94 Bilaga 4: Ekonomi Ersättning Ersättningen är fördelad mellan abonnemang, prestationsersättning, ersättning för riktade uppdrag och särskild framställan. Den totala ersättningen utgör det så kallade ersättningstaket. Såväl fast som rörlig ersättning erhålls upp till angivet tak. Utöver ersättningstaket kan sjukhuset inte påräkna någon ersättning såvida inte härom avtalats eller beslutats i särskild ordning. Fast ersättning och prestationsersättning För den prestationsrelaterade somatiska öppenvården ersätts sjukhuset med en rörlig ersättning som motsvarar 50 procent av fullpriser per prestation, dels en fast andel för återstående 50 procent av den prestationsrelaterade vården så kallat verksamhetsanslag. Sluten somatisk vård ersätts med ett sjukhusspecifikt DRG-pris per poäng. Sjukhuset ersätts för ett sammanhängande vårdtillfälle inom sjukhuset och utifrån en gemensam diagnosgruppsrelaterad viktlista. För särskilt kostsamma vårdtillfällen, så kallade kostnadsytterfall, får sjukhuset utöver DRGpriset en särskild ersättning. Ersättning för dagkirurgisk verksamhet och viss annan öppen vård sker på basis av gemensam åtgärdsrelaterad viktlista (Nord DRG-O) och sjukhusspecifika priser per DRG-poäng. För övrig öppen vård sker ersättning för läkarbesök och behandlingar med specifika priser för olika typer av besök. Riktade uppdrag Ersättning avseende riktat uppdrag kan enligt VGR:s ersättningsmodell utgå för uppdrag som inte har direkt samband med den patientrelaterade hälso- och sjukvården, som forskning och utveckling men också för uppdrag som är svårt eller olämpligt att prestationsersätta, till exempel ambulansverksamhet och receptläkemedel samt nystartad verksamhet Riktade uppdrag betalas ut med en tolftedel per månad. Alla riktade uppdrag finns beskrivna i bilaga 3. Särskild framställan Uppdrag som initialt kan vara svårbedömda avseende starttidpunkt och/eller volym ersätts efter särskild avstämning

95 Bilaga 5: Riktade uppdrag och ersättningar till sjukhusen Akut- och jourmottagning Sjukhuset ska vid akutmottagningen bedriva akutvård inom specialiteterna internmedicin, kirurgi och ortopedi mellan klockan Verksamheten utgörs huvudsakligen av akut poliklinisk behandling, akutinläggning av patienter som kräver sluten vård, akut intensivvård, och katastrofberedskap. Akutmottagningsverksamheten är planerad till besök per år. Sjukhuset bedriver allmänmedicinsk jourmottagning alla dagar klockan Hjälpmedel vid medicinsk behandling Medel för hjälpmedel som används vid direkt sjukvårdande behandling. Hjälpmedlet skall ordineras till patient i ordinärt eller särskilt boende för att möjliggöra vård och behandling i hemmet. Ordination samt vilka produkter som ingår styrs av Regelverk för hjälpmedel. Även kostnader för inkontinenshjälpmedel ersätts genom dessa medel. Sjukhuset har betalningsansvar för de hjälpmedel för medicinsk behandling som ordineras på lasarettet. Transporter över länsgränser Avser kostnader för ambulanstransporter utanför regionen av patienter folkbokförda i Mittenälvsborg. Köpt vård Kostnad för köpt vård från andra huvudmän där sjukhuset har kostnadsansvaret för utförd vård. Remittering görs efter medicinsk prövning enligt upprättade rutiner inom sjukhuset. Får lasarettet betydande kostnader på grund av remittering till sådan utomregional högspecialiserad vård som ligger utanför Sahlgrenska Universitetssjukhusets uppdrag, kan det ligga till grund för omförhandling. Receptläkemedel, ApoDos Kostnadsansvaret för receptläkemedel ligger på sjukhusen. Hälsofrämjande sjukhus Inkluderar medel för resurs för fortsatt arbete med att vidareutveckla det hälsofrämjande arbetet utifrån de mål och indikatorer som är utarbetade av HFS, samt resurs för logopedinsatser i närområdet. Närhälsan rehab och dagrehabilitering Avser kostnader för Närrehabmottagning Sörhaga och dagrehabilitering som drivs av Närhälsan enligt avtal med Alingsås lasarett. Verksamheten innefattar arbetsterapi och sjukgymnastik. Bassäng Avser kostnader för rehabiliteringsbassäng. Extra resurs Till budget 2015 tillfördes Alingsås lasarett extra ekonomiska resurser på 25 miljoner kr för att täcka ekonomiska obalanser. Ersättningen medför inte något ökat prestationskrav. Sjukhuset ersätts genom ett riktat uppdrag. Särskild framställan Avser ordnat införande av läkemedel och metoder som från och med 2016 ska finansieras av HSN, efter avslutad introduktionsfinansiering från HSS. Ersättningen avropas efter faktiska kostnader, maximalt upp till den överenskomna nivån. Se avsnitt 5.1.

96 Bilaga 5: Uppföljningsplan Dnr HSNV AL Överenskommelse om hälso- och sjukvård 2016 mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och styrelsen för Alingsås lasarett Uppföljningsplan 2016

97 Uppföljningsplan 2016 Uppföljningsplanen Uppdraget till Alingsås lasarett ska bidra till att både RF:s mål och HSN:s mål uppnås. Uppföljningen ska belysa om uppdraget genomförts enligt överenskommelsen. Uppföljningsplanen omfattar följande två avsnitt: Avsnitt 1: Volymer och prestationer. Alingsås lasarett redovisar dessa delar i särskild ordning (månadsuppföljning/delårsrapporter) Avsnitt 2: Uppföljning av specifika aktiviteter för fokusområden/behovsgrupper som är kopplade till nämndernas mål och inriktning för 2016 Datakällor för uppföljning av avsnitt 2 - De kvalitetsmått och målnivåer som Kvartalen 3 omfattar ingår i utförarens uppdrag och bygger på de regionala kvalitetsindikatorerna med regionala måltal (diarienummer HS ). Indikatorerna är markerade med (R) och en siffra som är samma som i den regionala förteckningen. - Andra datakällor kan vara utförares delårsrapporter/årsredovisning, regional rapportering, exempelvis uppföljning av garantitider. - Alingsås lasarett svarar för att, vid angivna tidpunkter, redovisa utfall för indikatorerna i uppföljningsplanen till beställaren. Redovisning - Uppföljning delår 2 ska sjukhuset lämna in den 23 september 2016; omfattar perioden 1/1 31/ Årsuppföljning ska sjukhuset lämna preliminärt 20 januari 2017; omfattar perioden 1 januari 31 december All redovisning ska vara könsuppdelad (när uppgifterna går att ta fram ur sjukhusets administrativa system)

98 Uppföljningsplan 2016 Avsnitt 1: Volymer och prestationer Mål Indikator Redovisning Verksamhet Redovisning till beställare Mål uppnått Kommentar Sjukvårdsproduktion Antalet läkarbesök, sjukvårdande behandlingar, dagkirurgi, DRGpoäng Rapportering av utfall Alingsås lasarett Delårsbokslut mars och augusti 2016 Årsredovisning januari 2017 Ja Nej Delvis (vad återstår?) 25

99 Uppföljningsplan 2016 Avsnitt 2: Specifika aktiviteter för fokusområden/behovsgrupper som är kopplade till politiska mål Mål RF: Patientens ställning inom hälso- och sjukvården ska stärkas Regional indikator Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Mål uppnått Kommentar Andel vårdgarantipatienter som väntat högst 90 dagar på första besök eller behandling Lägsta värdet av väntande till besök och behandling, utfall per månad Måltal: 100% Delår 2 Helår Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Andel patienter där total vistelsetid 4 timmar vid Utfall per månad Delår 2 Nej besök på akutmottagning (R 42) Helår Lokalt måltal: 80 % Delvis (vad återstår?) Mål RF: Samtliga verksamheter inom hälso- och sjukvård ska prestera bättre än genomsnittet i nationella register och jämförelser Regional indikator Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Mål uppnått Kommentar Andel indikatorer av de som redovisas på sjukhusnivå som är lika med eller över genomsnittet i Öppna jämförelser Andel personer, 75 år och äldre, som får olämpliga läkemedel (R49) Andel vårdtillfällen i somatisk slutenvård med vårdrelaterade infektioner (R44) Följs upp lokalt med redovisning av andelen gröna indikatorer av alla indikatorer i kvartalen. Lokalt måltal: 83 % Delår 2 Helår Lokalt måltal: 1,3 % Delår 2 Helår Måltal: 7 % Lokalt måltal: 5 % Delår 2 Helår Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) 26

100 Uppföljningsplan 2016 Mål HSNV: Nämnden vill eftersträva den nära vården och utveckla vårdsamverkan Aktivitet Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Aktivitet genomförd Kommentar Inrätta multiprofessionella öppenvårdsteam Samordnad individuell vårdplan (SIP) till alla patienter som är i behov av samordnad vård Multiprofessionellt Närsjukvårdsteam: Redovisa verksamhetsbeskrivning och antalet inskrivna patienter Redovisa hur arbetet med rutiner för SIP fortlöper Delår 2 Helår Delår 2 Helår Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Behovsgrupp sköra äldre (HSNV) Indikator/Aktivitet Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Aktivitet genomförd Kommentar Sammanhållen vård för de mest sjuka äldre Antal direktinläggningar av patienter från primärvård till somatisk slutenvårdsavdelning Antal/andel patienter > 75 år som riskbedömts avseende fall, trycksår och undernäring (Melior) Andel registrerade enkla läkemedelsgenomgångar (åtgärdskod XV012) Andel utskrivningsinformation med läkemedelsberättelse Redovisning Redovisning - Ska öka Redovisning Redovisning Redovisning Delår 2 Helår Delår 2 Helår Delår 2 Helår Delår 2 Helår Delår 2 Helår Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) 27

101 Uppföljningsplan 2016 Fokusområde palliativ vård (HSNV) Indikator Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Mål uppnått/ Kommentar Antal och andel patienter som registreras i Svenska Palliativregistret Antal remisser till palliativa teamet samt andel patienter som skrivs in i teamen Måltal: 90 % Öka jämfört med 2015 Redovisning Helår Helår Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Andel patienter som haft brytpunktsamtal (R 56) Måltal: 70 % Helår Nej Delvis (vad återstår?) Behovsgrupp cancersjuka (HSNV) Indikator/Aktivitet Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Aktivitet genomförd Kommentar Antal/andel patienter med cancerdiagnos som har en namngiven kontaktsjuksköterska Antal/andel patienter med cancerdiagnos med individuell behandlingsplan Andel utförda smärtskattningar sista levnadsveckan med validerat instrument 30-dagars mortalitet vid elektiv operation för koloncancer (R 54) 30-dagars mortalitet vid akut operation för koloncancer (R 54) Antal och andel patienter som får vård inom gränserna för den regionala cancergarantin (14 dagar för vuxna och 2 dagar för barn) Redovisning Redovisning Redovisning Måltal: 1% Måltal: 4% Utfall per månad Måltal: 100 % Helår Helår Helår Helår Helår Delår Helår Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) 28

102 Uppföljningsplan 2016 Fokusområde logopedi (HSNV) Indikator/Aktivitet Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Andel patienter inom logopedi som varje månadsskifte väntat 90 dagar eller kortare på Utfall per månad, Delår 2 besök/behandling Måltal: 100 % Helår Fokusområde psykiatrisk vård (HSNV) Indikator/Aktivitet Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Konsultverksamheten inom psykiatrin vid Alingsås lasarett Övriga områden Redovisning Delår 2 Indikator/Aktivitet Måltal/Redovisning Redovisning till beställare Processen för akut vård Utveckling inom lungmedicin Redovisning Redovisning Delår 2 Helår Delår 2 Helår Mål uppnått/ Aktivitet genomförd Ja Nej Delvis (vad återstår?) Mål uppnått/ Aktivitet genomförd Ja Nej Delvis (vad återstår?) Mål uppnått/ Aktivitet genomförd Ja Nej Delvis (vad återstår?) Ja Nej Delvis (vad återstår?) Kommentar Kommentar Kommentar 29

103 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer AL X-2015 Västra Götalandsregionen Alingsås lasarett Handläggare: Maria Gabrielsson Fredrikson Telefon: E-post: maria.gabrielssonfredrikson@vgregion.se Till Styrelsen för Alingsås lasarett Uppföljning av åtgärdsplan 2015 Alingsås lasarett har i samband med negativ resultatrapportering under år 2015 tagit fram förslag på nya åtgärdsområden för att nå verksamhet och ekonomi i balans. Uppföljning ska löpande rapporteras till styrelsen och kompletterande åtgärder vidtas vid behov. Förslag till beslut 1. Notera uppföljningen och fortsatt följa utvecklingen av de vidtagna åtgärderna 2. Sända rapporten till regionstyrelsen för kännedom av utfall och beslutade åtgärder Hans Holmberg Förvaltningschef Beslutet skickas till Regionstyrelsen Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

104 Uppdraget till Alingsås lasarett är att ha en verksamhet och ekonomi i balans. I samband med uppföljning av verksamhetsplan och detaljbudget har åtgärder tagits fram inom flera områden med mål att effektivisera verksamheten, minska kvalitetsbristkostnader, hushålla med ekonomiska resurser samt nå budgeterade intäkter. Resultat och effekter har uppnåtts men nya bristområden har tillkommit, vilket måste arbetas vidare med. Bakgrund En regional ägarplan togs fram under 2014 där vissa observationsområden lyftes. Delårsbokslutet per mars 2015 visade åter på ett negativt resultat, vilket ledde till nya förslag på åtgärder, med utgångspunkt från en analys av verksamheten. Produktionen av vård hade ökat betydligt under början av året med bland annat ett mycket högt akutinflöde med överbeläggningar som följd. Syftet med de i mars framtagna åtgärderna var att minska behovet av dyra personallösningar i form av övertid med mera, samt se över kostnader för allt som rör patientens vård. Kompletterande åtgärder Efter uppföljningen i augusti togs kompletterande åtgärder fram och respektive verksamhet fick i uppdrag att inkomma med egna förslag på åtgärder för att komma i balans. Medicinkliniken Produktionsplanering inom hjärtmottagning Utbildning inom diagnossättning Standardiserad bemanning på vårdavdelningar med tydligare personalplan Anställning dygnets alla timmar Fokus på att minska övertidskostnaderna Översyn av den palliativa verksamheten Ledning och styrning i individuell schemaläggning Utveckla introduktionen av nya medarbetare Ny medicinsk teknik kräver prioritering Översyn av labkostnader Utremmitering av patienter till primärvård (rätt vårdnivå) Översyn av antalet ST-läkare Översyn av externa avtal Kirurg- och ortopedkliniken Översyn av personalkostnaderna för vårdavdelningar Översyn av läkarnas jourkostnader Produktionsplanering för att nå tillgänglighetssatsningarna Se över organisation inom bristområden som gynekologi

105 Anestesikliniken Åtgärder för att säkra budgeterade intäkter inom radiologi Minska dyra lösningar till ex kostnader mot TMC (extern röntgen) Översyn av läkarnas jourkostnader Kliniken för akutmottagning och administration Fortsatt arbete med akutprocessen Uppföljning av personalkostnadsutvecklingen Översyn av labkostnader Uppföljning och prognos Vid den samlade uppföljningen både på sjukhusledning som klinikledning följs utfallet av åtgärderna månadsvis. Det krävs åtgärder både i det korta som i det långa perspektivet. Uppnått resultat till och med augusti avseende sjukhusets övergripande åtgärder med målvärde, utfall och prognos se nedan: Beräknade effekter av åtgärdsplaner år 2015 Målvärde Utfall augusti Prognos 2015 Arbete med att minska kvalitetsbristkostnader 0,5 0,4 0,5 Återbesök på rätt vårdnivå 0,2 0,2 0,3 Relevant läkemedelsbehandling och löpande sortimentsöversyn 1,0 0,6 0,6 Sänkta kostnader diagnostik 0,5-0,5 0 Ökad produktion inom röntgen och klinfys 1 0 0,4 Avtalsvård 0,3 0,2 0,2 Standardisering av varusortiment 0,3 0,2 0,3 Strikt anställningsprövning 1,0 0 0 Minskad sjukfrånvaro 0,5-1,5-1,0 Ökad andel telefon- och videokonferens 0,1 0,1 0 Reducerad verksamhet vid klämdagar 0,2 0,1 0,2 Förändrad akutprocess 0,5 0,3 0,4 Projekt med bäring på tidigare hemgång 1,0 0,5 0,6 Ökad andel dagkirurgi 0,6 0 0 Verksamhetsanpassad och flexibel personalbemanning 0,8 0 0 Summa: 8,5 0,6 2,5 Säkra den regionala tillgänglighetssatsningen 4,1 0 3,5 Samverkan med primärvård och kommun kring utskrivningsklara patienter * 1,0 2,2 2,5 Etablera närvårdsteam och hembesök av PV för de mest sjuka äldre 1,0 0 0,5 Etablering av omvårdnads- koordinatorer ska minska behov av slutenvård på sjukhuset 1,1 0,6 0,8 Minska ohälsotalen genom att vakanser kan bemannas 0,5 0 0 Workshifting bedöma och värdera om bristområden kan bemannas med alternativ kompetens 0,5 0 0 Fortsatt arbete med akutvårdskedjan 0,8 0,4 0,8 Summa: 9,0 3,2 8,1 Tillkommande åtgärder per augusti Personalbudget per verksamhet och enhet ska vara i balans från september 3,5 1,0 Vidare arbete med sjukhusets processer, både akutvårdsprocessen och övriga vårdprocesser 0,5 0,5 4,0 0,0 1,5 Totalt mkr 21,5 3,8 12,1 * Ersättning för utskrivningsklara patienter minskar, vilket är ett postivt utfall

106 Sjukhusledningen Dokumenttyp: TU/Tjänsteutlåtande Sida: 1(1) Handläggare: Hans Holmberg Datum: Diarienummer: Till Styrelsen för Alingsås lasarett Styrelsen för Alingsås lasarett vill kunna pröva att upphandla kemisk laboratorietjänster för att sänka sjukhuset kostnader för denna del av diagnostiken. I sjukhusets arbete för att få en ekonomi och verksamhet i balans vill styrelsen pröva denna möjlighet från Förslag till beslut Alingsås lasarett styrelse föreslås besluta att sända följande ansökan till regionstyrelsen för att upphandla kemisk laboratorietjänster Hans Holmberg Sjukhusdirektör Alingsås Lasarett POSTADRESS: Alingsås BESÖKSADRESS: Södra Ringgatan 30 TELEFON: HEMSIDA: E-POST: alingsas.lasarett@vgregion.se

107 1 (1) Styrelsen Alingsås lasarett Hans Holmberg Datum Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen Ansökan att upphandla kemisk laboratorietjänster Styrelsen för Alingsås lasarett vill kunna pröva att upphandla kemisk laboratorietjänster för att sänka sjukhuset kostnader för denna del av diagnostiken. I regionen finns olika priser hos offentliga och privata utförare samt gentemot köpare. I sjukhusets arbete för att få en ekonomi och verksamhet i balans vill styrelsen pröva denna möjlighet från Förslag till beslut: Regionstyrelsen bifaller Alingsås lasaretts ansökan att upphandla laboratoriediagnostik inom klinisk kemi. Stefan Kristiansson Ordförande Alingsås lasaretts styrelse POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX E-POST Alingsås lasarett S Ringgatan ALINGSÅS Plan 6

108 Sjukhusledningen Dokumenttyp: TU/Tjänsteutlåtande Sida: 1(1) Handläggare: Hans Holmberg Datum: Diarienummer: Till Styrelsen för Alingsås lasarett Brev till regionstyrelsen angående kostnader för att planera och genomföra om och nybyggnation av Alingsås lasarett. Kostnaderna för planering och genomförande av om och nybyggnation av Alingsås lasarett har varit föremål för diskussion med Västra Hälso- och sjukvårdsregionen och Västfastigheter. I regionen finns olikheter hur detta finansieras och styrelsen för Alingsås lasarett önskar med detta brev ett tydliggörande vad som gäller. Förslag till beslut Alingsås lasarett styrelse föreslås besluta att sända följande skrivning till regionstyrelsen för tydliggörande av vad som gäller vid byggprojekt. Hans Holmberg Sjukhusdirektör Alingsås Lasarett POSTADRESS: Alingsås BESÖKSADRESS: Södra Ringgatan 30 TELEFON: HEMSIDA: E-POST: alingsas.lasarett@vgregion.se

109 1 (1) Styrelsen Alingsås lasarett Hans Holmberg Datum Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen Verksamhetens kostnader för att planera och genomföra om och nybyggnation av Alingsås lasarett. I sjukhusets arbete för att genomföra beslutet av regionfullmäktige att bygga om och ut Alingsås lasarett uppstår kostnader för planering och genomförande som sjukhuset skattar till ca 2,5 mkr per år I denna kostnad ingår bl.a. planeringsledare samt evakueringsansvarig som kommer att arbeta med Västfastigheter för att skapa en väl fungerande process för verksamhet och byggnation. Västfastigheters motsvarande personer finansieras via investeringen, men sjukhusets del kan ej finansieras på motsvarande sätt enligt Västfastigheters uppfattning. Sjukhuset har vänt sig till Västra Hälso-och sjukvårdsnämnden för att via vårdöverenskommelsen finansiera denna kostnad. Nämnden anser inte att det är deras ansvar att finansiera detta. Alingsås lasarett erfar att det i VGR finns olikheter i hur detta finansieras beroende på sjukhus. Styrelsen för Alingsås lasarett önskar att regionstyrelsen Tydliggör vad som gäller Tillser att det tas fram riktlinjer för verksamhetens kostnader för genomförande av byggprojekt Stefan Kristiansson Ordförande Alingsås lasaretts styrelse POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX E-POST Alingsås lasarett S Ringgatan ALINGSÅS Plan 6

110 Styrelsens presidie kl jan Mån 7/3 14-apr 19-maj fre 10 jun Styrelsen kl torsd Utsikten 28-jan 17-mar 21-apr 26-maj fre 17 jun 15-sep 13-okt 17-nov 08-dec 22-sep 20-okt 24-nov 15-dec

111 1 (1) Riktlinjer Budget Uppföljning Bokslut Datum Västra Götalandsregionen Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Handläggare: Anita Wessman Telefon: E-post: Rapporteringstider 2016 och årsredovisning 2015 Regionfullmäktige och regionstyrelsen har beslutat om sammanträdestider för Det innebär i korthet följande tidsplanering för arbetet med årsredovisning och uppföljningsrapporter. För mer detaljerad tidplan se bilaga. Årsredovisning/rapport Inlämning koncernkontoret Politisk behandling RS Politisk behandling RF Årsredovisning 3/2 22/3 12/4 Rapporter - Delårsrapport mars 25/4 24/ /6 - Koncerndelårsrapport maj - 30/8 20/9 - Delårsrapport augusti 27/9 25/10 29/11 Delårsrapporter Regionstyrelsen har beslutat om nya tidpunkter för delårsrapporter Beslutet innebär att delårsrapporter per mars, maj och augusti kommer att behandlas av regionstyrelse och regionfullmäktige. Styrelser och nämnder lämnar och tar ställning till delårsrapporter per mars och augusti. För maj görs en koncerndelårsrapport. Månadsbokslut Månadsbokslut rapporteras varje månad i enlighet med bifogad tidplan. Koncernkontoret Joakim Björck Ekonomidirektör Kristin Créton Avdelningschef Bilaga 1. Tidplan 2016 och årsredovisning 2015 Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

112 Tidplan för årsredovisning 2015 och rapportering 2016 Bilaga 1 Sista dag för Stängning Första Rapporteras i Controller senast kl Politisk behandling interna clea- Raindance kommentar Utfall ek & prest. Utfall ek. Utfall Prognos ek. & Prognos ek. Rapport ringfakturor kl till RD/RS 2) interna poster & prest. personal prest. int. poster 4) & prestationer lämnas 5) RS RF Årsbokslut december ) 8/1 18/1 20/1 15/1 18/1 18/1 3/2 22/3 12/4 Bokslut januari 4/2 12/2 16/2 11/2 12/2 Bokslut februari 4/3 14/3 16/3 11/3 14/3 Bokslut/Delårsrapport mars 6/4 14/4 18/4 13/4 14/4 14/4 3) 22/4 25/4 25/4 24/ /6 Bokslut april 6/5 16/5 18/5 13/5 16/5 Bokslut maj/koncerndelårsrapport 7/6 15/6 17/6 14/6 15/6 30/8 20/9 Bokslut juni 6/7 5/8-4/8 5/8 Bokslut juli 4/8 12/8 16/8 11/8 12/8 Bokslut aug/delårsrapport aug 6/9 14/9 16/9 13/9 14/9 14/9 3) 26/9 27/9 27/9 25/10 29/11 Bokslut september 6/10 14/10 18/10 13/10 14/10 Bokslut oktober 4/11 14/11 16/11 11/11 14/11 Bokslut november 6/12 14/12 16/12 13/12 14/12 1) Sista dag för lokal nämnd-/styrelsebehandling av lokal årsredovisning är ) Kort kommentar lämnas senast kl i texthanteringssystemet av utförare inom hälso- och sjukvård, Regionservice och Västtrafik AB. 3) Godkännande av personaluppgifter i VGR PA UDP 4) Rapportering senast kl ) Texthanteringssystemet låses och publiceras senast kl

113

114 Lindrig RISKMATRIS

115

116

117