Processbeskrivning med exempel på handlingar (i kursiv text)

Transkript

1 VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar (i kursiv text) VO 1 STYRA OCH LEDA VERKSAMHET P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Avser det politiska arbetet och här kan ärende från hela klassificeringsstrukturen hamna. Avser beslutsfattande och rapportering etc från styrelsen samt övergripande styrdokument och uppdrag för bolag. Dagordningar, föredragningslistor, kallelser, delegationsbeslut, protokoll, bilagor, kungörelser, anmälningsärenden, yrkanden, centrala samverkansavtal Övriga kommentarer P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamhet Processen följer årscykeln från budget, verksamhetsplan, uppföljning och redovisning av resultatet, t ex ekonomi och villkor i miljötillstånd etc. Budgetskrivelser, detaljbudgetar, årsredovisningar, delårsrapporter, årsbokslut, kompetensutvecklingsplaner, mål- och inriktningsdokument, verksamhetsplaner, uppföljningar, miljörapporter, myndighetsbeslut, månadsrapporter med reningsresultat P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Omfattar det styrande arbetet inkl. förvaltningsövergripande arbete samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl a inom ramen för verksamhetens ledningsstem (t ex miljöledningsstem) och sytematiskt kvalitetsarbete som t ex brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Även ISO och Revaq-certifiering. Revaq är ett certifieringssystem för slam ISO 1400 är internationella standarder för att skapa miljöledningssystem Mötesanteckningar, bilagor, arbets- och delegationsordningar, planer som t ex likabehandlingsplaner, riktlinjer, strategier, mallar och manualer, analyser, lokala samverkansavtal, styrande dokument som dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer P 1.4 Utveckla verksamheten Föra projekt och utredningar som leder till att utveckla verksamheten. Interna utredningar, medarbetarförslag, projekthandlingar P 1.5 Hantera revision och granskning Årlig granskning av verksamheten såsom tillsyn, intern och extern revision samt internkontroll. Revisionsrapporter, internkontrollplaner, tillsynsrapporter P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Förhandlingsarbete och samverkan med fackliga organisationer (t ec FSG och MBL) samt hantera arbetsplatsträffar. Protokoll och mötesanteckningar, kallelser, dagordningar, MBLprotokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Övergripande arbete med psykosocial och fysisk arbetsmiljö. Skyddsrondsprotokoll, handlingsplaner, riskbedömningar, sammanställningar, medarbetar- och ledarenkäter P 1.8 Besvara remisser och enkäter Remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden/regionen. Innefattar bl a UKM:s hantering av remisser enligt miljöbalken (inom prövnings- och anmälningsärenden/prövning av slutliga villkor, remisser för bygglov för oljeavskiljare och andra industriärenden som uppkommer vid t ex tillsyn). Remisser, remissvar, enkäter, enkätsvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Synpunkter, klagomål, avvikelsehantering, händelseanalyser P 1.10 Samverka med andra organisationer Samverka med andra myndigheter, organisationer och näringsliv, mfl. Projekthandlingar, mötesanteckningar, inbjudningar VO 2 TILLHANDAHÅLLA VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Hantering av rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Även handläggning av spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, annons, ansökningar, sökandeförteckning, referenstagning, intervjudokumenr, tester, rekryteringsbeslut, anställningsavtal

2 P Hantera anställning Handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Även omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Tjänstgöringsbetyg/intyg, arbetsgvarintyg, uppsägningar, kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal, överenskommelser, lönebeslut, gratifikationer, disciplinärenden P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för löneberäkning, egna utlägg, tjänstgöringsrapporter P 2.2 Hantera bemanning Hantera bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semestperplanering, tjänstledighet, föräldraledighet och delegationer. Ledighetsansökningar, scheman, beslut PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Verksamhetsövergripande kometensutvecklingsplaner samt anordna och/eller delta i personalutbildningar. Anmälningar, deltagarlistor, kursintyg, planeringsunderlag, presentationsmaterial, program, inbjudningar, egenproducerat utbildningsmaterial P Tillhandahålla friskvård Tillhandahålla friskvård och administrera friskvårdsersättning. Kvitto på utlägg, riktlinjer P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Hantera anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar, avvikelse- och tillbudsrapporter, åtgärdsbeslut P Rehabilitera Handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, protokoll, handlingsplan, arbetsfömågebedömning, utlåtanden, utredning, anpassningsåtgärder PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroller. Uppföljningsrapporter, budgetunderlag, prognoser P Hantera intäkter från kund Handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar. Kundregister, avbetalningsplaner, kundfakturor, fakturaunderlag, inbetalningslistor, makuleringar, avskrivningar P Hantera kostnader från leverantör Hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar. Leverantörsfakturor, följesedlar, utbetalningslistor, inkasso, utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Att löpande stämma av och redovisa ekonomi och att sköta kodplanen. Bokföringsorder, kontoavstämningar, kodplan, förteckning över anläggningstyper/anläggningsregister, avtal, kommunbidrag, kassarapporter, dagrapport, underlag till årsredovisning och delårsbokslut, finansieringsanalys, noter P Hantera skatteredovisning Hantera frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Momsredovisning, momsrapporter, periodiska sammanställnignar P Hantera försäkringar Tecknandet av försäkringar i syfte att skydda verksamheten. Försäkringsbrev, avtal, förfrågningsunderlag, skadeärenden P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Innefattar främst sponsring men även att till viss mån administrera stiftelser, fonder och gåvobrev. Beslut om utbetalning, fondansökningar och andra ansökningar om bidrag PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Offerter/anbud, utvärderingar, tilldelningsbeslut, beställningar, order-. Uppdrags- och beställningsbekräftelser

3 P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsstrategi, förfrågningsunderlag, annonsunderlag, frågor/svar, rättelser, förtydliganden, anbud, intyg/bevis, öppningsprotokoll, utvärderingsunderlag, tilldelningsbeslut P Förvalta och följa upp ingångna avtal Affärsmässiga frågor såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, villkorsändringar, adressändringar,uppsägningar, avtalsregister PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, scanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, diarieplan, postlista, fullmakter, rutinbeskrivningar P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Samråda med arkivmyndigheter i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, arkivförteckning, IT-förteckning, arkivinventering, gallringsbeslut, gallringsutredning, gallringsframställan P Ta emot arkiv Planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet, t ex vid ombildningar av verksamheter. Beslut om avhändande av allmän handling, förteckning av mottagna arkivhandlingar, mottagandekvittenser P Överlämna arkiv Planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Fullmäktigebeslut om avhändande, förteckning över överlämnade handlingar, mottagningskvittens P Hantera utlämnande av allmän handling Sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av verksamheten vid eventuellt nekande av utlämnande. Samtycken, fullmakter, begäran om utlämnande, följebrev, beslut om vägran att lämna ut handling, överklaganden P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, förtecknignar, registerutdrag, anmälan om personuppgiftsombud PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Införa IT-system Införande av systemstöd samt processtyrsystem i verksamheten, från initiering till avslut. Införandeplan, förstudierapport, behovsanalys, beslut, uppdragshandlingar, kravspecifikation, korrespondens, projektdirektiv, slutrapport, aktivitetslista, leveransgodkännande, protokoll, systemdokumentation P Förvalta, drifta och utveckla IT-system Innefattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld bevaka och förädla tjänster. Avvikelserapporter, åtgärdsrapporter, beställningar, handledningar, lathundar, förvaltningsuppdrag, protokoll P Hantera IT-behörigheter Omfattar tilldelning och upphävande/återkallande av behörigheter i systemstöden samt anskaffning av e-certifikat. Beställningar, bekräftelser, register P Säkerhetsskydda information Att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid. Incidentrapporter, rutinbeskrivningar, åtgärdsprotokoll, statistik-, riskoch sårbarhetsanalyser, servicenivåavtal (SLA), krypteringsnycklar, lösenord, loggar, VPN-avtal P Avveckla IT-system Att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Beslut om avveckling av tjänst/system, plan för avveckling, checklista, utvärdering, konsekvensanalyser, tidplan, systemdokumentation, protokoll

4 PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier Här ingår även att hantera löpande drift, underhåll och reparation av lokaler. Även parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering samt att förse verksamheten med konst. Hyresavtal, felanmälan, lokalbokningar, bekräftelser, ansökningar, besiktningsprotokoll, inventarielistor, protokoll P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Hantera frågor kring den fysiska säkerheten, t ex larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i verksamhetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/nycklar, utlämningslistor, polisanmälningar, rutinbeskrivningar P Genomföra byggprojekt Hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån verksamhetens behov. Bygglovsansökningar, ritningar, förstudier, bygghandlingar, protokoll, slutrapporter, budgetering P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga/svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten, samt omvärldsbevakning. Hemsidor, inlägg på sociala medier, broschyrer, trycksaker, bilder, rapporter, inbjudningar, presentationsmaterial, korrespondans P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Att tillhandahålla och vårda referensbibliotek med litteratur inom verksamhetens områden. Handledningar, facklitteratur, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Miljöfrågor i förhållande till bl a energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel etc. Miljöredovisningar, tillsynsrapporter, miljömanualer, certifikat för grön el VO 3 BEDRIVA UPPSTRÖMSARBETE Innebär att minska utsläpp av oönskade ämnen vid källan P 3.1 Bedriva rådgivning Hantera muntlig och/eller skriftlig rådgivning genom mottagande av fråga, distribution av svar och/eller informationsmaterial samt eventuell utvärderingsrapport av utfall. Rådgivningen är riktad till industrier, verksamheter och myndigheter gällande t.ex. vilka nivåer av olika parametrar som är acceptabla för att få ledas till Ryaverket, vilka processvattenströmmar som måste behandlas (renas) innan avledning och vilka processvattenströmmar som inte får ledas till Ryaverket. Korrespondens, informationsmaterial och handledningar, utvärderingsrapporter m.m P 3.2 Kontrollera externa verksamheter Inefattar att granska och bedöma utredningar från verksamheter, analysrapporter, miljörapporter etc. Rapporter, kontrollprogram P 3.3 Kontrollera, spåra och kartlägga utsläppskällor Undersöka påverkan på avloppsvattnet och uppkommet slam från industrier och andra verksamheter som finns inom upptagningsområdet. Tillskottsvattnets påverkan ska undersökas. Vid utsläpp spåra källan och orsaken till detta och se till att utsläppen upphör. Processen innefattar även att bevaka inkommande massflöden av metaller. Rapporter, diagram, spårningsscheman, provtagningsrapporter VO 4 BEHANDLA AVLOPPSVATTEN OCH SLAM P 4.1 Driva reningsprocesser och processanläggningar Innefattar drift, planering, prioritering och uppföljning av reningsanläggningarna och dess skötsel. Sammanställa processresultat, kontrollera och följa upp reningsprocesser inklusive att utföra provtagningar, granska och utvärdera analysprotokoll samt driftdata. Intrimning och modifiering av anläggningarna. Planera, följa upp och dokumentera underhåll. Skapa rapporter och Revaq-redovisningar. Revaq är ett certifieringssystem för slam. Rutinbeskrivningar, redovisning av Revaq-resultat, rapporter, manualer P 4.2 Utveckla reningsprocesser och processanläggningar Utreda och testa andra processlösningar, optimera reningsprocesser, utföra extra provtagningar, granska och utvärdera analysprotokoll samt driftdata samt skapa rapporter. Rutinbeskrivningar, rapporter, energiupplysningar, analysdataprotokoll

5 P 4.3 Förvalta ledningar och tunnlar Säkerställning av tunnlar och ledningars funktion genom kontinuerligt besiktnings- och underhållsarbete. Skydda tunnlarnas läge från yttre påverkan i samband med bygg- och anläggningsarbeten. Mätning av flöden i tunnlarna. Ritningar, besiktningsutlåtanden, granskningsyttranden, rapporter P 4.4 Utveckla ledningar och tunnlar Optimering av besiktningsintervaller för att skapa kostnadseffektivitet. Hitta nya metoder för bergförstärkning och ledningsunderhåll. Ritningar, rapporter, besiktningsscheman VO 5 UTVECKLA RENINGSTEKNIKER P 5.1 Bedriva forskning Initiera och delta i externa projekt-, referens- och styrgrupper. Vara behjälpliga med beräkningar, analyser, utredningar, skapandet av rapporter och presentationsmaterial. Inbjudningar, kallelser, rapporter, forskningsjournaler, presentationsmaterial, datasammanställningar, mät- och testresultat