Klassificeringsstruktur för Älvstranden Utveckling AB Version 1.0 Dnr 0611/2017 Verksamhetsområde (VO) Processgrupp (PG) Process (P)

Transkript

1 Klassificeringsstruktur för Älvstranden Utveckling AB Version 1.0 Dnr 0611/2017 Verksamhetsområde (VO) Processgrupp (PG) Process (P) Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Processen omfattar det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för bolaget. Övriga kommentarer Styrelsehandlingar, tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. Exempel på handlingar: Föredragningslistor, Kallelser, Protokoll, Bilagor till protokoll, Vd-rapporter, Bolagsordning P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi". Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till Higab), Detaljbudgetar (till den egna styrelsen), Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplaner, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner och styrkort, Uppföljning av aktivitetsplan, Försäkringsprogram, Säkerhetsrapporter, Uppföljningsrapporter till staden P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom bolaget inkl. bolagsövergripande grupper. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för bolagets ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete t.ex. strategiskt säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet), säkerhetsprogram, krisledning m.m. Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp och ledningsutskott, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Likabehandlingsplaner), Anvisningar, Rutiner, Instruktioner, Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Instruktioner), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och internkontrollplaner inkl. övervakningsplaner, Stickprovsrapporter, Lokala samverkansavtal Övriga arbets, verksamhets och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt, uppdrag och utredningar som görs för att utveckla verksamheten, t.ex. planering och införande av nya verksamhetssystem, arbetsmetoder och organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Uppdragsdirektiv, Projektdirektiv, Värdeanalyser, Statusrapporter, Slutrapporter P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar som rör internkontroll hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete".

2 P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar bolagets förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera avdelningsmöten. Exempel på handlingar: Föredragningslistor, Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och avdelningsmöten med eventuella bilagor, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på bolaget. Exempel på handlingar: Skyddskommittéprotokoll, Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar bolagets handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelseanalyser P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar bolagets samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Bolagets arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Bolagsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Byggarbetsmiljösamordning ("BAS") hanteras som en del av projektstyrningen och redovisas under verksamhetsområde 3 och 4. Bolagets egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Den samverkan som sker inom konsortier m.m. redovisas under VO 3 Utveckla Hållbar Älvstad. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk)

3 VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Medgivanden till bakgrundskontroll, Rapportsammanställning av bakgrundskontroll, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar att handlägga frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, Dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, Dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om lönebidrag, Begäran om avgång P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneuppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut angående beviljad ledighetsansökan Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension samt dödsfall.

4 PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar bolagsövergripande kompetens- och utvecklingsplanering samt att anordna och delta i personalutbildningar. Utbildningar som bolaget administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Exempel på handlingar: Kvitton på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka bolagets verksamhet. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillbudsrapporter, Åtgärdsbeslut P Rehabilitera Processen omfattar att handlägga rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöten, Handlingsplaner, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehabärende

5 PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll. Exempel på handlingar: Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar att handlägga kundfakturor och kundinbetalningar. Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar. Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "Planera, förvalta och följa upp verksamheten". Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplaner, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investeringar, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänster, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun, region och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. P Hantera skatteredovisning Processen omfattar att hantera frågor som rör deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodiska sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar att teckna försäkringar i syfte att skydda bolaget. Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är egendom, ansvar och vd och styrelse. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev. Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse förvalta stiftelser och fonder utlysning av medel (ansökning av stipendier)

6 PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst genom direktupphandling enligt LOU. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Dokumentation direktupphandling, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens, genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Processen omfattar även att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order, Uppdrags, och Beställningsbekräftelser m.m., Inlagor till domstol Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpsanvisning hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex. städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings- /överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas

7 PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings och registreringsrutiner, Rek böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan P Ta emot arkiv Processen omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet. Exempel på handlingar: Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagningskvittenser P Överlämna arkiv Processen omfattar planering inför och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Exempel på handlingar: Samråd med arkivmyndighet om avhändande av allmän handling, Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, Kopia av mottagningskvittens P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av bolaget vid ev. nekande av utlämnande. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar att hantera anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Den 25 maj 2018 ersätts den nuvarande personuppgiftslagen med en ny dataskyddsförordning. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL

8 PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Införa IT-system Processen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på handlingar: Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, Projektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, Protokoll, Systemdokumentation P Förvalta, drifta och utveckla IT-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan Upphandlingar av IT system hanteras under "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)". Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. P Hantera IT-behörigheter Processen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e certifikat. Exempel på handlingar: Beställningar, Bekräftelser, Register P Säkerhetsskydda information Processen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Exempel på handlingar: Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VPN avtal P Avveckla IT-system Processen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster, enskilda driftuppdrag och IT-system görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på handlingar: Beslut om avveckling av tjänst, Plan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd.

9 PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande bl.a. hyresavtal och inventarier för de lokaler bolaget har sin egen verksamhet i. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation och besiktningar av lokalerna. Frågor rörande parkering, lokalvård och avfalls- och återvinningshantering hanteras även i processen, liksom att förse myndigheten med konst. Exempel på handlingar. Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i bolagets lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning". Handlingar rörande bolagets övriga fastighetsverksamhet hanteras under verksamhetsområde 4 "Utveckla värde av och förvalta fastigheter". Handlingar rörande arbetsmiljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar rörande miljöarbete redovisas under 2.12 "Bedriva internt miljöarbete". Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". P Genomföra byggprojekt Processen omfattar att hantera ny, om och tillbyggnad utifrån bolagets behov. Exempel på handlingar: Projektbeställningar, Uppdragsbeställningar, Projektplaner med ev. bilagor, Resurskontrakt, Projektorganisation, Förstudier, Statusrapporter, Milstolpeplaner, Styrgruppsmötesprotokoll, Bygglovsansökningar, Byggmötesprotokoll, Ritningar, Bygghandlingar, Besiktningsprotokoll, Slutrapporter P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga svar karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer". Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in och utlån av media till bolagets referensbibliotek. Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och databas, Låntagarregister, Avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier och livsmedel för de lokaler bolaget har sin egen verksamhet i. Exempel på handlingar: Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Miljöarbete i t.ex. fastighetsförvaltning och stadsutveckling hanteras i berörda processer.

10 VO 3. UTVECKLA HÅLLBAR ÄLVSTAD P 3.1 Styra och leda stadsutvecklande program Processen omfattar faserna identifiera, definiera, leverera och nyttorealisera samt överföra kunskap. Program är en grupp relaterade projekt som leds på ett samordnat sätt för att uppnå nyttor och bättre kontroll än om projektet leds enskilt. Inom processen samarbetar bolaget med offentlig och privat sektor, akademin och civilsamhället. Exempel på handlingar: Programbeställningar, Programplaner, Nyttorealiseringsplaner, Slutrapporter för program P 3.2 Styra och leda tidsbegränsat stadsutvecklande arbete Processen omfattar att studera förutsättningar, utveckla ramverk, säkerställa kravställning, driva (facilitera) genomförande samt återföra kunskap för att dra lärdom av tidigare genomfört arbete i syfte att Utveckla hållbar Älvstad. Processen genomförs i projektform. Inom processen samarbetar bolaget med offentlig och privat sektor, akademin och civilsamhället. Exempel på handlingar: Direktiv, Projektplaner, Statusrapporter, Analyser, Mötesanteckningar, Mötesprotokoll, Beslutsdokument, Avtal, Slutrapport

11 VO 4 UTVECKLA VÄRDE AV OCH FÖRVALTA FASTIGHETER PG 4.1 Förändra fastighetsbeståndet P Hantera fastighetsbildningsfrågor Processen omfattar att ansöka om fastighetsreglering, avstyckning, klyvning eller sammanläggning till Lantmäteriet som utreder, beslutar och registrerar. Exempel på handlingar: Lantmäterihandlingar, Beslut, Beskrivning, Kartunderlag, Marklovshandlingar P Köpa fastigheter Processen omfattar att förbereda och genomföra bolagets köp och genom överlåtelse mottagande av byggnader och fastigheter. I detta ingår att ansöka om förvärvstillstånd och inteckning, liksom att upprätta lån, ansöka om pantbrev, underteckna köpehandlingar och hantera förvärvshandlingar på fastigheten. Exempel på handlingar: Köpekontrakt, Köpebrev, Fastighetsregleringsavtal, Värderingar, Lagfarter, Ledningsrättsbeslut, Pantbrev, Stämpelskatt, Överlåtelsehandlingar P Sälja fastigheter Processen omfattar att förbereda och genomföra bolagets försäljningar och genom överlåtelse avyttringar av byggnader och fastigheter. I detta ingår bland annat att hantera intresseanmälningar, värdera fastigheten, utvärdera erbjudanden, teckna köpekontrakt och hantera tillträdeshandlingar. Exempel på handlingar: Värderingar, Köpekontrakt, Tillträdeshandlingar, Intresseanmälningar, Markanvisningsannonser, Markanvisningsansökningar, Markanvisningsutvärderingar och Markanvisningsavtal PG 4.2 Förvalta fastighetsbeståndet P Planera och utföra underhåll Processen omfattar att utreda underhållsbehovet, dokumentera underhållsbehovet i underhållsplaner, och underhålla fastigheterna vad gäller t.ex. VVS och fuktskador, vilket oftast sker via serviceavtal. I processen ingår också att hantera larm och nyckelsystem. Uppföljning sker via efterbesiktning på fastigheterna. Exempel på handlingar: Underhållsplan, Driftmötesprotokoll, Serviceavtal, Uppföjningsrapporter P Hantera kontroller och besiktningar enligt myndighetskrav Processen omfattar att hantera kontroller så att fastigheterna förvaltas enligt myndighetskrav, beställa kontroller av externa och interna parter på bl.a. köldmedia, hissar, asbest, OVK, portar, tryckkärlk, energianvändning, samt att följa upp att myndighetskraven uppfylls. Exempel på handlingar: Besiktningsprotokoll, Intyg, OVK protokoll, Systematiskt brandskyddsarbete (SBA), Energideklarationer

12 P Hantera försäkrings- och skadeståndsärenden Processen omfattar att hantera försäkrings- och skadeståndsärenden där bl.a. anmälan, utredning, beslut, krav och ersättning ingår. Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Utredningar, Beslut, Ersättningskvitton P Hantera felanmälningar Processen omfattar att hantera inkomna felanmälningar på t.ex. ventilation, värme, vatten och kyla. I processen ingår även att rapportera anmälningarna till utförarna och hantera statistik på felen. Exempel på handlingar: Felanmälan, Rapporteringsunderlag, Statistik P Hantera mediaförsörjning Processen omfattar att hantera mediaförsörjning, upprätta abonnemang och kontrakt på försärjning, mäta, följa upp och debitera kostnaderna. Exempel på handlingar: Abonnemang, Försörjningskontrakt, IMD (Individuell mägning och debitering), Uppföljningsrapporter PG 4.3 Utveckla fastighetsbeståndet P Hantera fastighetsutvecklingsfrågor Procesen omfattar att värdera fastigheter och undersöka möjligheten att exploatera befintligt bestånd. Exempel på handlingar: Undersökningar, Fastighetsvärderingar P Genomföra nybyggnad Processen omfattar att planera och genomföra nybyggnation från förstudie inför eventuell nyproduktion till eventuellt hyresgodkännande, upprätta bygghandlingar, marknadsföra projektet, informera hyresgästerna, samt slutbesiktiga. Exempel på handlingar: Bygglovansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll, Behovsbeskrivning, Produktionskostnadskalkyl, Utredning av befintliga fastigheter, Slutlig ekonomisk redovisning från entreprenören, Egenkontroll garantiförvaltning, Bygghandlingar, Bygglovshandlingar Genomföra ombyggnad Processen omfattar att planera och genomföra ombyggnation från förstudie inför eventuell ombyggnation till eventuellt hyresgodkännande, upprätta bygghandlingar, marknadsföra projektet, informera hyresgästerna, samt slutbesiktiga. PG 4.4 Tillhandahålla fastigheter Exempel på handlingar: Bygglovansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll, Behovsbeskrivning, Produktionskostnadskalkyl, Utredning av befintliga fastigheter, Slutlig ekonomisk redovisning från entreprenören, Egenkontroll garantiförvaltning, Bygghandlingar, Bygglovshandlingar

13 P Förhandla om hyror Processen omfattar att förhandla om hyror från inledande diskussioner till förhandling och att upprätta dokument om överenskommelser. Exempel på handlingar: Förhandlingsöverenskommelse Protokoll, Förhandlingsunderlag P Samverka med hyresgäster, Göteborgs Stad och organisationer Processen omfattar att samverka med hyresgäster, Göteborgs Stad och organisation genom informationsutskick, möten med ovanstående och projekt beslutade i samråd. Exempel på handlingar: Informationsutskick, Korrespondens, Mötesanteckningar, Inbjudningar, Program, Deltagarförteckning, kundmötesprotokoll, Projektdokumentation P Debitera hyror Processen omfattar att debitera hyror. I processen ingår att sammanställa hyresunderlag, skapa och distribuera hyresavier, bevilja anstånd samt bokföra inkomna betalningar. Exempel på handlingar: Hyresavisering, Meddelande om hyresreducering, Meddelande om hyresinbetalningar, Meddelande om hyreshöjning, Meddelande om anstånd P Hantera bristande betalningar och handräckningar Processen omfattar att hantera bristande betalningar, handräckningar, betalningsförsummelser som övergår till inkasso, krav från verksamheten och rättsliga påföljder. Exempel på handlingar: Konkursbevis, Skuldsaneringsbevis, Meddelande till socialnämnd, Anmälan till inkassobolag, Inkassokrav, Ansökan om avhysning, Anmälan till Hyresnämnden P Hyra ut lokaler Processen omfattar att administrera och hantera uthyrning av lokaler i fastigheter såsom intresseanmälan, prövning av hyresgäst till avslag eller avtalstecknande. Exempel på handlingar: Besiktningsprotokoll in- och avflyttning, ansökan inkl. svar till sökande, Avslagsbeslut, Kontrakt, Uppsägning av hyreskontrakt Hyra ut fastigheter Processen omfattar att administrera och hantera uthyrning av fastigheter, t.ex. mark eller mark och byggnad, såsom intresseanmälan, prövning av hyresgäst till avslag eller avtalstecknande. Exempel på handlingar: Besiktningsprotokoll in- och avflyttning, ansökan inkl. svar till sökande, Avslagsbeslut, Kontrakt, Uppsägning av hyreskontrakt P Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval Processen omfattar att hantera avtalsskrivning om hyresgästanpassning och tillval samt framräknande av ny hyra eller ombyggnationslån. Genomförandet av hyresgästanpassningen hanteras i "Genomföra ombyggnad". Exempel på handlingar: Ritningar, Kalkyler, Offerter, Avtal om reglering

14 P Hantera oriktiga hyresförhållanden Processen omfattar att utreda olaga uthyrning, varningar till rättsliga påföljder med uppsägning av hyreskontrakt. Exempel på handlingar: Brev om olovlig andrahandsuthyrning, Varningsbrev, Uppsägningshandlingar, Ansökan om avhysning