VO PG P. Punktnotation

Transkript

1 G Beskrivning av verksamhetsområde 1. STYRA, LANERA OCH FÖLJA U Detta verksamhetsområde innefattar alla övergripande processer som innebär att styra förvaltningen framåt. 2. GE VERKSAMHETSSTÖD Detta verksamhetsområde är kopplat till alla förvaltningens stödjande processer som inte är direkt bundna till kärnverksamheten. 3. RODUCERA OCH DISTRIBUERA DRICKSVATTEN, SAMT AVLEDA OCH RENA AVLO 4. SAMLA IN OCH BEHANDLA AVFALL 5. MEDVERKA OCH BIDRA I SAMHÄLLS- OCH STADSLANERING 6. HANTERA RELATIONER TILL KUNDER, BRUKARE OCH ALLMÄNHET Detta verksamhetsområde innefattar drift, underhåll och tillsyn av allt kopplat till produktion och distribution av dricksvatten, avledning och rening av avlopp och dagvatten samt dess anläggningar. Detta verksamhetsområde innefattar utveckling, planering och avtalsförvaltning av entreprenörer för insamling och behandling av avfall. Detta verksamhetsområde innefattar deltagande i gemensamt arbete med andra aktörer kring stadsplanering och samhällsutveckling, genom att till exempel yttra oss utifrån våra kärnverksamheters expertis. Innefattar all försäljning, kommunikation av tjänster och samhällsorienterad rådgivning med kunder, medborgare, Göteborgs Stad, organisationer m.fl 1

2 G 1. STYRA, LANERA OCH FÖLJA U beskrivning med exempel på handlingar 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete en omfattar det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. till nämnden. Arbetet med att ta fram och implementera va-, dagvatten- och avfallstaxor. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnden. Delegationsbeslut kan utgöra del av ärende och hanteras då i berörd process. 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal, Mål- och inriktningsdokument, ABVA (allmänna bestämmelser för användande av Göteborgs Stads allmänna vatten- och avloppsanläggning), Avfallstaxa. en följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner,Kompetensutvecklingsplaner, Verksamhetsplaner. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi". 2

3 G beskrivning med exempel på handlingar 1.3 Utföra internt ledningsarbete en omfattar det styrande arbetet inom förvaltningen inkl. förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete t.ex. brandskyddsoch säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet) samt administration av ackrediterade delar av verksamheten. Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, laner (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande manualer och lathundar), Klassificeringsstruktur, Dokumenthanteringsplan, Risk- och sårbarhetsanalys, Brandskyddsredogörelse, Lokala samverkansavtal, Ansökningar, Beslut om ackreditering. Övriga arbets-, verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Tillsyn och revision av ackrediteringen hanteras under 1.5 "Hantera revision och granskning". Att verksamheten är ackrediterad innebär att vi har tillstånd från utomstående part som kontrollerar att vi upprätthåller kvalitén för de tjänster som utförs inom den ackrediterade verksamheten. Upphandlingsstrategi för en specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling". 1.4 Utveckla verksamheten en omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, rojekthandlingar avseende myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). Utveckling av förvaltningens organsation och dess styrande/stödjande funktioner hanteras här. Utveckling som gäller kärnverksamheterna hanteras under respektive. 3

4 G beskrivning med exempel på handlingar 1.5 Hantera revision och granskning en omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt intern kontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapport, Intern kontrollplan, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Tillsynsprotokoll, Rapportering till tillsynsmyndighet. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Tillsyn och revision av den ackrediterade verksamheten hanteras här. Att verksamheten är ackrediterad innebär att vi har tillstånd från utomstående part som kontrollerar att vi upprätthåller kvaliteten för de tjänster som utförs inom den ackrediterade verksamheten. 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete en omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). Exempel på handlingar: rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll. en omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen. Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner vid allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter. Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Förvaltningens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". 4

5 G beskrivning med exempel på handlingar 1.8 Besvara remisser och enkäter en omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Här avses remisser som berör förvaltningen som organisation. Remisser som besvaras utifrån vår expertis hanteras under 5.3 "Hantera remisser och yttranden kopplade till kärnverksamheterna" Exempel på handlingar:enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar. 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål en omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser Samverka med andra organisationer en omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: rojekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk). 2. GE VERKSAMHETSSTÖD G 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera en omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, Anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal. 5

6 G beskrivning med exempel på handlingar Hantera anställning en omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, Fullmakter avseende sekretessinformation, Dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, Dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension en omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för löneberäkning, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön, ensionsbrev. 2.2 Hantera bemanning en omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan, Bemanningslistor, Beredskapslistor. 6

7 G G 2.3 Hantera personalsociala frågor beskrivning med exempel på handlingar Kompetensutveckla en omfattar förvaltningsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Utbildningar som förvaltningen administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial Tillhandahålla friskvård en omfattar att tillhandahålla friskvård och administrera friskvårdsersättning Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Friskvårdsavtal, Riktlinjer för friskvårdsersättning. en omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelseoch tillsbudsrapporter, Åtgärdsbeslut Rehabilitera en omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Arbetsmiljöfrågor hanteras under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" 7

8 G beskrivning med exempel på handlingar G 2.4 Administrera ekonomi Utforma och följa upp ekonomi en omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat. Exempel på handlingar: Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser Hantera intäkter från kund en omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar. Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran. Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut hör hemma under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten". Detta gäller även intäkter som inte härrör till kunder utan avser ekonomiska tvister och andra ekonomiska regleringar, ex skadeärenden, domstolstvister, mm Hantera kostnader från leverantör en omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar. Härunder hanteras även administration av resor. Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Betalningspåminnelser, Inkasso, Utbetalningsallegat, Listor, Korrespondens. Detta gäller även intäkter som inte härrör till leverantör utan avser ekonomiska tvister och andra ekonomiska regleringar, ex skadeärenden, domstolstvister, mm. 8

9 G Hantera löpande ekonomiredovisning beskrivning med exempel på handlingar en omfattar löpande bokföring, att stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut. I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande och inköp av investeringar, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift/taxa. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva underlag årsredovisning med kommentarer Hantera skatteredovisning en omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, eriodisk sammanställning Hantera försäkringar en omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten. Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, ersonalförsäkringshandlingar. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skadan hanteras. 9

10 G Hantera stiftelser, fonder och gåvor beskrivning med exempel på handlingar en omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Denna process finns inte på Kretslopp och vatten i dagsläget. Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning G 2.5 Upphandla och köpa in Köpa in, beställa och avtala en omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst genom direktupphandling eller avrop mot ramavtal. Exempel på handlingar: Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna offerter, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU/LUF/LUFS/LUK) en omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandlingar. Exempel på handlingar: Specifik upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut, Överklaganden. Vi upphandlar utifrån LOU (Lagen om offentlig upphandling), LUF (Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna), LUFS (Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet) och LUK (Lagen om upphandling av koncessioner). Övergripande upphandlingsstrategi hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Ramavtal hanteras i "Förvalta och följa upp ingångna avtal". Övriga avtal hanteras under berörd process. 10

11 G Förvalta och följa upp ingångna avtal beskrivning med exempel på handlingar en omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av tvister efter att avtal slutits som följd av upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Ramavtal, Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar. Ramavtal ligger till grund för (ett eller flera) framtida avtal/avrop och anger ramarna för de villkor som ska ingå i dessa. Ramavtal hanteras här. Objektsupphandling avser en specifik tjänst eller vara, en avgränsad tjänst definierad i volym eller entreprenad. De avtalen hanteras under respektive process. G 2.6 Administrera allmänna handlingar Registrera handlingar och hantera en omfattar posthantering, bedömning, registrering, post fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, ostlista, Fullmakt för postöppning, ostöppnings- och registreringsrutiner Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv en omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplan och klassificeringsstruktur utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete." Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, ITförteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan Ta emot arkiv en omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet. Exempel på handlingar: Fullmäktigeb eslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser. 11

12 G beskrivning med exempel på handlingar Överlämna arkiv en omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring) Hantera utlämnande av handlingar 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Exempel på handlingar: Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, Kopia av mottagningskvittens. en omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklagande. en omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul/dataskyddsförordningen samt anmälan av personuppgiftsombud eller dataskyddsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. Från gäller dataskyddsförordningen, före det så hanteras personuppgifter och administration däromkring utifrån personaluppgiftslagen. 12

13 G beskrivning med exempel på handlingar G 2.8 Hantera och förvalta Informationssäkerhet, IT och telefoni Införa it-system en omfattar införandet av systemstöd i verksamheten, från initiering till överlämnande. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Upphandlingar av IT-system hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla" Förvalta, drifta och utveckla itsystem och telefoni Hantera IT- behörigheter och telefoniabonnemang Exempel på handlingar: Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, rojektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, rotokoll, Systemdokumentation. en omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan. en omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden samt anskaffning av licenser. Exempel på handlingar: Beställningar, Bekräftelser, Register. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. 13

14 G beskrivning med exempel på handlingar Säkerhetsskydda information en omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid. Exempel på handlingar: Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VN-avtal Avveckla it-system en omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på handlingar: Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation. Här redovisas inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter). Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. G 2.9 Hantera lokaler, fastigheter, inventarier och fysisk säkerhet Förvalta fastigheter och inventarier en omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier, parkeringsfrågor, lokalvård, avfalls- och återvinningshantering, m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, löpande reparation av lokaler och lokalbesiktningar. Exempel på handlingar: Hyresavtal, Städavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar, Bokningsbekräftelser, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll. Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning". Frågor rörande tekniska anläggningar hanteras under respektive kärnprocess. 14

15 G Hantera fysisk säkerhet och skalskydd beskrivning med exempel på handlingar en omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering eller obehörigt intrång i förvaltningens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. en omfattar även att bevaka larm i säkerhetssystemen och omsätta dessa i åtgärder/ uppdrag i enlighet med gällande riktlinjer. Rapportering av avvikelser. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder, Besökslogg, Bevakningsavtal, Säkerhetstjänsteavtal, Avvikelserapporter, Larmklassindelning. Tekniska larm hanteras under respektive kärnprocess. Upphandling av bevaknings- och säkerhetstjänster hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". Brandskyddsarbete, se processer under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Genomföra byggprojekt en omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov av icke-tekniska byggnationer. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll. Byggprojekt som rör kärnverksamheterna hanteras i respektive. Fakturor läggs under "Hantera kostnader från leverantör" Upphandling och tilldelning hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". en följer Göteborgs stads beslutade GB(Gemensam Byggprocess). 15

16 G beskrivning med exempel på handlingar Förvalta fordonspark en omfattar att utvärdera behov av och anskaffa, administrera, optimera, underhålla och till sist avsluta innehavet av fordon i verksamhetens fordonspark Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Exempel på handlingar: Fordonsavtal, Underlag för fordonsinredning, Drivmedelskort, Sammanställning av drivmedelsinköp, Förteckningar, raktiska rutiner, Ansvarsförbindelse, Registreringsbevis. en omfattar utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svarkaraktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingar: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, ressklipp, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder Tillhandahålla bibliotek en omfattar att förvalta och tillhandahålla referensbibliotek inom verksamhetens områden. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" Samhällsorienterad rådgivning inom våra verksamhetsområden hanteras under 6.2 "Bedriva samhällsorienterad rådgivning i va- och avfallsfrågor". Exempel på handlingar: Avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar Bedriva internt miljöarbete en omfattar hantering av miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. Exempel på handlingar: Miljöredovisningar, Tillsynsrapporter, Miljömanualer, Certifikat för grön el. Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". 16

17 G 3. RODUCERA OCH DISTRIBUERA DRICKSVATTEN, SAMT AVLEDA OCH RENA AVLO beskrivning med exempel på handlingar G 3.1 Utveckla verksamheten inom vatten, avlopp och dagvatten lanera och utveckla vatten-, avlopp- och dagvattenområdena en omfattar att ta fram och samordna åtgärdsplaner inom vatten-, avlopps- och dagvattenområdet samt planera för verkställandet, del i detta är GIS-analyser, analysera behov av utveckling, nybyggnation och planerat underhåll för att arbeta mot ett hållbart kretsloppssamhälle. Exempel på handlingar: Åtgärdsplan Avlopp, Åtgärdsplan Vatten, Göteborgs Stads allmänna vattentjänster, Regnmätningsdata, Specialkartor ex. för rörbrottsstatistik. Göteborgs Stads allmänna vattentjänster. Styrs av bland annat Lagen om allmänna vattentjänster (LAV) SFS 2006:412, Anläggningslagen, SFS 1973:1149, lan- och bygglagen (BL) SFS 2010:900, Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (FMH) SFS 1998:899, Miljöbalken (MB) SFS 1998:808. GIS står för Geografiskt Informationssystem lanera och utföra ny- eller ombyggnation av anläggningar för vatten, avlopp och dagvatten en innebär att driva och följa upp nybyggnation och ombyggnation av anläggningar för vatten, avlopp och dagvatten, detta innefattar även vatten-, avlopps- och dagvattenledningar, samt vattenverken. en omfattar utredning, projektering, konstruktion, kartering, överlämning, uppföljning och garantiförvaltning. Drivs i projektform utifrån GB. Exempel på handlingar: Förstudie, Uppdragsplan, Tidsplan, Funktionsbeskrivning, Relationshandling, Avtal med konsult/entreprenör, Drifts- och underhållsinstruktioner, Besiktningsprotokoll, Slutrapport, Inmätningsdata. Garantibesiktning, Uppföljningsprotokoll, Avsyningsprotokoll. Fakturor läggs under "Hantera kostnader från leverantör" Upphandling och inköp hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". en följer Göteborgs stads beslutade GB(Gemensam Byggprocess). 17

18 G Genomföra förebyggande utredningar och åtgärder kring anslutningar och ledningar beskrivning med exempel på handlingar en omfattar utredning, åtgärd och avsyn av felaktigt anslutna ledningar och anslutningar. Denna process innefattar även systematiska undersökningar av inläckage i avlopp och utläckage av vatten. Exempel på handlingar: Brev, Kontrollrapporter efter åtgärd, Läckagerapporter, Filmer från avlopp, rotokoll avsyn Utveckla och utforma vatten-, avlopp- och dagvattentjänster en omfattar utveckling av våra tjänster inom vattenproduktion och vattendistribution, samt avledning av avlopp och dagvatten för att kvalitetssäkra dem för framtida utmaningar. Genomförs i projektform. en omfattar utredning, projektering, genomförande, leverans, avslut, uppföljning. Fakturor läggs under "Hantera kostnader från leverantör". Upphandling och inköp hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". G 3.2 roducera dricksvatten Hantera och övervaka råvattenförsörjning Exempel på handlingar: Beslutsunderlag, rojektplan, Kommunikationsplan, Riskanalys, Kalkyl, Tidplan, Dagbok, Slutrapport. en innebär att kontrollera och förvalta vattentäkter, både för ordinarie, reserv- och nödvattenförsörjning. Detta innebär att övervaka råvattnet för att ha koll på vattennivåer och -kvalitet samt rapportera och åtgärda avvikelser. Exempel på handlingar: Övervakningsdata med trendkurvor, Barriärdokument, Driftrapport, Driftdata från älvövervakning, Delsjöarna och Rådasjön, Trendkurvor, Korrespondens intag Lärjeholm. Råvattenremisser hanteras under 5.2 " Hantera remisser och yttranden kopplade till kärnverksamheternas expertis". 18

19 G Drifta dricksvattenproduktions anläggning beskrivning med exempel på handlingar en handlar om att styra och ställa in olika parametrar i driften för att uppnå bästa möjliga rening, hantera kemikalier, samt bevaka dricksvattenleveransen. Detta innebär att övervaka dricksvattenproduktionsanläggningen, samt rapportera och åtgärda vid avvikelser. Innefattar även att ta fram och förvalta anläggningsdokumentation och annan teknisk data om vattenverken. Exempel på handlingar: Driftuppföljning, Logg, Driftmötesprotokoll, Övervakningsdata, Säkerhetsdatablad, Dokumentation styrsystem, Anläggningsspecifika rapporter, scheman, Ritningar över anläggningarna, Eldokumentation. G 3.3 Hantera anslutning till vatten och avlopp Genomföra vaanslutningsprocessen en omfattar hela anslutningsprocessen till det allmänna vanätet, från beställning till ansluten servis, denna process omfattar även att skapa nybyggnadskarta, va-karta samt provisorisk anslutning. Fakturering hanteras under "Hantera intäkter från kunder". Exempel på handlingar: Förfrågan, Svar med bilagor, Vabeställning från kund, Godkänd Va-beställning, Underlag om servisutbyggnad(intern), Bekräftelse förbindelsepunkt, rotokoll servisavsyn, Anslutningsavtal, Debiteringsunderlag, Mätarbesked, Överklagande av va-anslutning, Nybyggnadskarta, Va-karta. 19

20 G beskrivning med exempel på handlingar Hantera vattenmätare en omfattar all hantering av vattenmätare så som inköp av mätare och kringutrustning, leveransprov, revisionsbyten, avläsning, kontroll, kalibrering, renovering samt försäljning av kasserade mätare. Exempel på handlingar: rover och analyser, Kalibreringsprotokoll. Abonnemang hanteras under "Hantera abonnemang". Beställning av tjänst eller inköp från andra än abonnemangskunder hanteras under "Hantera försäljning av konsulttjänster". Upphandling och inköp hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". Försäljning hanteras i "Hantera intäkter från kund". Kvalitetssäkring av vår ackrediterade verksamhet hanteras under 1.5 "Hantera revision och granskning" Hantera ledningsrätt, gemensamma förbindelser och åtkomst för ledningsnät en omfattar hantering av överenskommelser angående nyttjande av annans mark. en omfattar att ingå avtal, följa upp samt avsluta. Exempel på handlingar: Överenskommelse om ledningsrätt, Avtal för gemensam förbindelsepunkt, Markavtal, Arrendeavtal. G 3.4 Hantera drift och underhåll av verksamheter inom vattendistribution och avledning av avlopp och dagvatten lanera driften inom vatten-, avlopp- och dagvattenledningsnätet en omfattar att planera och samordna med interna och externa aktörer, samt inventera och lagerhålla va-material. Exempel på handlingar: Trafikavstängningsplaner, Uppdragsdokumentation, Lagerlistor, Tjänsteanteckningar. 20

21 G Drifta vatten-, avlopp- och dagvattenledningsnät beskrivning med exempel på handlingar en omfattar daglig drift av vatten- och avloppsledningsnät och dess anläggningar med planerat och oplanerad tillsyn/underhåll och akuta driftstörningar. en omfattar även tillsyn av bräddavlopp, bäckar, diken, dammar, borrhål, utjämningsmagasin, vattenposter och dricksvattenfontäner osv. Avser även tillsyn av verkstad och utrustning i dessa. Exempel på handlingar: Driftinstruktioner, Rutiner för driftstörningar inom vattenledningsnätet, Driftuppdrag och återrapporter i VA-banken, Avvikelserapporter Hantera löpande fastighetsdrift av tekniska anläggningar en omfattar att drifta de tekniska fastigheterna med uppvärmning, ventilation, energiförsörjning, tillsyn/underhåll samt planerad och oplanerad felavhjälpning m.m. en omfattar även förvaltande av anläggningsdokumentation och annan teknisk data om tekniska anläggningar, ex. pumpstationer. Drift av vattenverken ligger under "Drifta dricksvattenproduktionsanläggning, skötsel av icketekniska fastigheter hanteras under "Förvalta fastigheter och inventarier" Analysera prover på vatten, avlopp och recipienter Exempel på handlingar: Driftinstruktioner, Eldokumentation, Ventilationsscheman, Underhållsschema, Driftsrutiner, Åtgärdsprogram. en omfattar att regelmässigt ta och analysera prover avseende avloppsvatten, recipienter, brunnsvatten, utsläppskontroll samt kvalitetsuppföljning av dricksvatten. Exempel på handlingar: Följesedel, Analysrapport, Trendkurvor. En recipient är vattendrag/sjö/hav som tar emot dagvatten och renat avloppsvatten. Kvalitetssäkring av vår ackrediterade verksamhet hanteras under 1.5 "Hantera revision och granskning". Beställning av tjänst från andra än abonnemangskunder hanteras under "Hantera försäljning av konsulttjänster". Försäljning hanteras i "Hantera intäkter från kund". 21

22 G 4. SAMLA IN OCH BEHANDLA AVFALL G 4.1 Utveckla verksamheten inom avfall lanera och utveckla avfallsområdet beskrivning med exempel på handlingar en innebär att samordna arbetet med ta fram en åtgärdsplan för området samt planera för verkställande. en omfattar även att hantera kommunens planeringsansvar för verksamhetsavfall. en omfattar även att analysera behov av utveckling, nybyggnation och planerat underhåll inom avfallsområdet för att arbeta mot ett hållbart kretsloppssamhälle. Exempel på handlingar: Åtgärdsplaner, Rapport, Riskanalys, Mötesprotokoll lanera och utföra ny- eller ombyggnation av avfallsanläggningar Innebär att driva och följa upp nybyggnation eller ombyggnation av anläggningar för avfall. en omfattar utredning, projektering, konstruktion, kartering, överlämning, uppföljning och garantiförvaltning. Fakturor läggs under "Hantera kostnader från leverantör", Upphandling hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". en följer Göteborgs stads beslutade GB(Gemensam Byggprocess). Exempel på handlingar: Förstudie, Uppdragsplan, Tid- och samordningsplan för genomförandet, Funktionsbeskrivning, Arbetshandling, Relationshandling, Avtal med konsult/entreprenör, Drifts- och underhållsinstruktioner, Besiktningsprotokoll, Slutrapport, Inmätningsdata. Garantibesiktning, Uppföljningsprotokoll, Avsyningsprotokoll. 22

23 G Utveckla och utforma avfallstjänster beskrivning med exempel på handlingar Handlar om att utveckla våra tjänster kring avfall och resurshushållning för att kvalitetssäkra dem för framtida utmaningar. Genomförs i projektform. en omfattar utredning, projektering, genomförande, leverans, avslut, uppföljning. Exempel på handlingar: Beslutsunderlag, rojektplan, Kommunikationsplan, Riskanalys, Kalkyl, Detaljtidplan, Dagbok, Slutrapport, Specialkartor ex. för farligt avfallsbilen. Cirkulära Göteborg. Fakturor läggs under "Hantera kostnader från leverantör" Upphandling hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". 4.2 Hantera drift och underhåll av avfallsanläggningar en omfattar drift och underhåll av stadens återvinningscentraler, dvs avfallsanläggningar, som vi är verksamhetsutövare för. en omfattar hantering av allt som händer på en återvinningscentral, från att ta fram riskanalyser och ansöka om tillstånd, till att utföra miljöronder och göra uppföljning av entreprenörer. Kretslopp och vatten är verksamhetsutövare för återvinningscentralerna men driver inte alla i egen regi. Övriga drivs av entreprenad. Upphandling hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". Exempel på handlingar: Tillstånd farligt avfall, Miljöronder, Riskanalys, Hyresavtal, Avtal med uppdragstagare. G 4.3 Samla in avfall Samla in hushållsavfall en omfattar hantering av de olika insamlingsprocesserna för hushållsavfall genom insamlingsentreprenad, samt uppföljning av utförandet av köpta tjänster. Exempel på handlingar: Avtal, Uppföljningsrapporter, Korrespondens, Fotodokumentation, Anmälningar om incidenter, Avvikelserapporter, Bränslebonusredovisning. Upphandling hanteras under 2.5 "Köpa in och upphandla". 23

24 G beskrivning med exempel på handlingar Hantera återvinningsstationer en omfattar att ingå markavtal med markägare, samt drifta och utöva tillsyn över återvinningsstationerna. Exempel på handlingar: Markavtal, Tillsynsrapporter, Tillstånd farligt avfall. 4.4 Behandla hushållsavfall en omfattar omhändertagande av allt slags hushållsavfall genom behandlingsentreprenad, samt uppföljning av utförandet av köpta tjänster. Hantera och följa upp direkttilldelning av entreprenad. Exempel på handlingar: Förtydligande om direkttilldelat uppdrag, Uppföljningsrapporter, Korrespondens, Avvikelserapporter, Miljörapporter. 4.5 Ansvara för nedlagda deponier en omfattar förvaltningens ansvar för nedlagda deponier och kontroll av uppföljningar kring ex lakvatten, miljörisker osv. Exempel på handlingar: Deponiförteckning, Rapporter till Miljöförvaltningen och Länsstyrelsen, Kontrollprogram, rovtagningar och analyser. en omfattar även kontakt med FTI (Förpackningsinsamlingen) som äger själva återvinningsstationerna. Vi har ansvar för el, skyltning och markavtal. Behandlingsentreprenad upphandlas inte utan Renova får direkttilldelade uppdrag enligt Göteborgs Stads aktieägaravtal med Renova. G 4.6 Driva verksamhet inom återanvändning Driva återbruksverksamhet internten omfattar att driva återbruksverksamhet inom Stadens verksamheter genom återanvändning av möbler, mattor, lampor, m.m. Aktivt utbilda Stadens verksamheter för att minska avfallsmängderna. Tage, Skrota Skräpet Exempel på handlingar: Anonnser, Broschyrer, Korrespondens, resentationsmaterial. 24

25 G beskrivning med exempel på handlingar Driva återbruksverksamhet en omfattar att driva återbruksverksamhet, t.ex. egen butik för försäljning av begagnat byggmaterial och kompostjord, och kommissionsförsäljning av framför allt byggmaterial. Ta emot material, prissätta och sälja. Exempel på handlingar: Avtal, Driftrutiner, Anmälan om farligt avfall, Kommissionsutbetalningar. 5. MEDVERKA OCH BIDRA I SAMHÄLLS- OCH STADSLANERING 5.1 Delta i kommungemensam stads- en omfattar att skriva yttranden över planremisser, och samhällsutveckling motioner, detaljplaner m.fl. samt att delta i kommungemensamma arbetsgrupper inom stads- och samhällsutveckling. Exempel på handlingar: Yttrande, Remiss angående bygglov, Detaljplan, Bygglovsansökan avfall. 5.2 Hantera remisser och yttranden kopplade till kärnverksamheternas expertis en omfattar remisshantering kopplad till kärnverksamheternas områden där vi ger expertisutlåtanden, exempelvis statliga utredningar, samråd med Länsstyrelsen, hantering av tillstånd enligt skyddsföreskrifter. Exempel på handlingar: Remisser, Betänkanden, Remissvar, Råvattenremiss, Läges- och bergvärmeremisser. Härunder hanteras remisser som är kopplade till kärnverksamheten. Remisser som rör förvaltningens organsation placeras under 1.8 "Besvara remisser och enkäter". 25

26 G beskrivning med exempel på handlingar 6. HANTERA RELATIONER TILL KUND, BRUKARE OCH ALLMÄNHET G 6.1 Ge service till kund/brukare och allmänhet Hantera abonnemang en omfattar hantering av de abonnemang som finns inom våra verksamhetsområden vatten, avlopp, dagvatten och avfall. Detta innefattar även att administrera ÅVC-kort. Avser anmälan, avtal och överenskommelser, ändring av avtal samt avslut av avtal, vattenmätarställning, hantera dispenser, klagomål kring fakturering m.m. Exempel på handlingar: Anmälan om abonnemang, Avtal, Vattenavläsningsrapporter, Mätarställningar, Ansökan om läckagerabatt, Överklagande. Fakturering hanteras under "Hantera intäkter från kunder". Va-abonnemang kan avse både enskilda brukare och kommuner. ÅVC-kort är personliga kort till återvinningscentralerna som ger innehavaren rätt att nyttja stadens återvinningscentraler/avfallsanläggningar enligt gällande regler Hantera beställning av konsulttjänster I denna process hanteras utomstående parts kontakt med förvaltningen för att ta del av och köpa vår kompetens. Till exempel för att genomföra utredningar, prova brunnsvatten, hyra ståndrör, kalibrera vattenmätare m.m. I processen ingår beställning och avslut vid leverans av tjänst. Exempel på handlingar: Förfrågan, Beställning, Korrespondens, Avtal, Sekretessöverenskommelser, Veckomötesdokumentation. Själva genomförandet av tjänsten görs inom respektive process. 26

27 G Hantera klagomål och driftrelaterade frågor från kunder, brukare och allmänhet beskrivning med exempel på handlingar en omfattar att hantera frågor från allmänheten kring störningar inom driften av vatten, avlopp och avfall. Ta emot, kontrollera och eventuell följa upp med planering av åtgärder vid behov. Exempel på handlingar: Korrespondens, Tjänsteanteckningar. Klagomål kopplade till abonnemang hanteras under "Administera och hantera abonnemang" Hantera skadeärenden gällande skada på utomståendes egendom en omfattar att ta emot skadeanmälan (t.ex. skada på privat egendom efter översvämning), utreda, undersöka, eventuellt åtgärda skada. Skador i projekt hamnar inom det aktuella projektet. Tecknandet av försäkringar hanteras under Bedriva samhällsorienterad rådgivning i va- och avfallsfrågor Exempel på handlingar: Skadeanmälan, Regress/Ersättningskrav, Foton, Bekräftelse, Avvisande av ansvar, Beslut om skadeersättning. en omfattar att bedriva aktiv samhällsorienterad rådgivning och beteendepåverkande verksamhet för ökad resurshushållning inom vatten, avlopp och avfall. Utforma, producera och distribuera informationsmaterial. Delta i evenemang och genomföra utbildningar/informationsträffar i syfte att påverka medborgarnas beteende gällande hållbar utveckling. Exempel på handlingar: Hemsidor, Chatt, Utbildningsmaterial, Broschyrer, Filmer, Bilder, Böcker, Tidningar, Utbildningsmaterial, Inbjudningar, Tävlingssvar. 27