Processbeskrivning med exempel på handlingar

Transkript

1 1 Datum: VO PG P Nr Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnden/styrelsen. Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegeringsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, förteckning över utskottens uppgiftsområde, Övriga kommentarer Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till RS), Detaljbudget (regionstyrelsens) Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings- eller enhetsnivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskyddsoch säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris- och Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier samt mallar och andra hjälpmedel t.ex. Manualer och Lathundar (övergripande), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, punktprevalensmätningar osv. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete"

2 2 Datum: P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Exempel på handlingar: Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer, myndigheter, förvaltningar, bolag etc. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Här ingår regionstyrelsens MBL-grupp, samverkansgrupp för Koncernkontoret och VGR IT:s samverkansgrupp och deras handlingar. Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Regionstyrelsen har ett ansvar för att besvara statliga remisser utifrån ett regionövergripande perspektiv, se process 5.4 P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser, P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk).

3 3 Datum: VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindels, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Obs här ska arvoden till förtroendevalda ingå. Reseräkningar, underlag etc. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial, P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut

4 4 Datum: P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende.

5 5 Datum: PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör samt genomföra internkontroll hemma under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Exempel på handlingar: Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev PG 2.5 Köpa in och upphandla Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. I hantera stifrelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier)

6 6 Datum: P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen.

7 7 Datum: PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings- och registreringsrutiner, Rek böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Exempel på handlingar: Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten). P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Utveckla IS/IT-system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Exempel på handlingar: Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P Förvalta, drifta och utveckla it-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan

8 8 Datum: PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder. Investeringar hanteras under Hantera löpande ekonomiredovisning Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 Utföra internt ledningsarbete Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" Exempel på handlingar: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder mm, P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera inoch utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel VO 3. Tillhandahålla service till förtroendevalda Exempel på handlingar: miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el, Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under Genomföra byggprojekt. PG 3.1 Utgöra valberedning

9 9 Datum: P Nominera kandidat till uppdrag som åligger regionfullmäktige Processen omfattar att nominera personer till uppdrag, samt ta beslut om avsägelser från uppdrag. Det omfattar även uppdraget som ledamot i fullmäktige och den fördelning som sker efter allmänna val, samt avsägelser från fullmäktigeuppdraget. Exempel på handlingar: röstsedlar vid sluten omröstning, valberedningens protokoll, namnlistor med förslag på kandidater, avsägelser, framställningar om att utse ledamöter/kandidater/representanter från andra myndigheter, länsstyrelsens sammanräkningsprotokoll efter allmänna val och efter avsägelser i regionfullmäktige, beräkningar av mandatfördelning,underlag till partiernas nomineringar till nämnder och styrelser, bolag, rättsinstanser, stiftelser, mm, förtroendemannaregister, protokoll från domarnämnden, Se RF arbetsordning: 33 Fullmäktige utser för varje mandatperiod en valberedning. Regionfullmäktige utser bland beredningens ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Valberedningen ska lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla med undantag av val av - fullmäktiges presidium, - valberedning, - regionstyrelse, - revisorer i stiftelser och samordningsförbund, - arvodesberedning samt - brådskande ärenden P Nominera kandidat till uppdrag som åligger regionstyrelsen Processen innebär att nominera personer till uppdrag som regionstyrelsen har att fatta beslut om, samt ta beslut om avsägelser från uppdrag. Det kan omfatta val till styrgrupper för aktuella frågor, beredningsgrupper, organisationer och stiftelser där regionen är representerad samt andra samarbetsorgan där ingen annan nämnd ansvarar för att nominera kandidater. Exempel på handlingar: röstsedlar vid sluten omröstning, namnlistor med förslag på kandidater, avsägelser, framställningar om att utse ledamöter/kandidater/representanter från andra myndigheter, tjänsteutlåtanden, brev, År då allmänna val ägt rum utses valberedningen av de nyvalda fullmäktige Gäller exempelvis de internationella organisationer som Västra Götalandsregionen är medlem i och där det krävs formellt utsedda personer att representera VGR. Dessa förbereds inom Samrådet för externa relationer. Ett annat exempel är politiska styrgrypper för exempelvis utvärdering av den politiska organisationen, det nya hälso- och sjukvårdsavtalet, för översyn av resursfördelningsmodell och utveckling av ersättningssystem osv. Samtliga exempel beslutades P 3.2 Hantera regionfullmäktiges representation Processen omfattar tolkning och prövning av riktlinjerna för representation, gåvor och minnesgåvor samt undantag från dessa. Ett tredje exempel är ledamöter att representera VGR i Skogsstyrelsens regionala sektorsråd. Det innebär att besluta om vad, när och vem som representerar Västra Götalandsregionen och utöva värdskap. Exempel på handlingar: korrespondens, tjänsteutlåtande, beslut, kallelser och anteckningar från kommitténs möten, förfrågningar från andra myndigheter om att bidra/delta i representationsaktiviteter, förfrågningar om undantag från riktlinjerna för representation samt svar på dessa. P 3.3 Hantera förtroendevaldas arvoden Processen omfattar att tolka och tillämpa arvodesbestämmelser samt bereda och besluta om arvodesärenden som avgörs av regionfullmäktige. Exempel på handlingar: arvodesberednings handlingar och protokoll, beslut, tjänsteutlåtanden, arvodesbestämmelser, blanketter, informationsblad, begäran om arvoden och ersättningar, begäran om förlorad arbetsinkomst, begäran om förlorad semesterersättning, begäran om kostnadsersättning för barntillsyn, förfrågningar via mejl, försäkringsinformation, utredningar och underlag inför beslut om t ex årsarvoden eller förutsättningar för om arvoden ska betalas Se RF arbetsordning: 37 Regionfullmäktige ska inrätta en representationskommitté med uppgift att hantera fullmäktiges representation. Representationskommittén består av regionstyrelsens och regionfullmäktiges presidium. Representationskommittén ansvarar för tolkning och prövning av riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. Hänvisning arvodesbestämmelser senast beslutade RF 2014/ 120

10 10 Datum: P 3.4 Vara pensionsmyndighet för Västra Götalandsregionens förtroendevalda Processen omfattar att tolka och tillämpa pensionsbestämmelserna, samt ta fram och revidera pensionsbestämmelser. Exempel på handlingar: informationsmaterial och cirkulär från SKL och KPA, informationsblad till förtroendevalda, arvodesberedningens sammanträdeshandlingar och protokoll, tjänsteutlåtanden Hänvisning arvodesbestämmelser senast beslutade RF 2014/ 120 P 3.5 Hantera förtroendevalds pensionsbegäran Processen omfattar att hantera förtroendevalds begäran om pension inklusive pensionsutredning och beslut. Hänvisning arvodesbestämmelser senast beslutade RF 2014/ 120 VO 4. Utöva uppsiktsplikt över den samlade verksamheten Exempel på handlingar: begäran om pension från förtroendevald, beräkningsunderlag från pensionsenheten, brev till och från enskilda förtroendevalda, tjänsteutlåtanden, informationsblad och cirkulär,arvodesberedningens sammanträdeshandlingar och protokoll, tjänsteutlåtanden P 4.1 Samla in riskanalyser och planer för intern styrning och kontroll för hela Västra Götalandsregionen Processen omfattar att samla in, sammanställa och bedöma riskanalyser och kontrollplaner från samtliga nämnder och styrelser. Omfattar även bolagen. Se riktlinjer för intern kontroll, dnr RS samt rutin för intern kontroll dnr RS , fastställd av RD Arbetet med att ta fram en policy för intern styrning och kontroll pågår. P 4.2 Stödja och utveckla arbetet med intern styrning och kontroll för hela Västra Götalandsregionen Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, beslut, kontrollplaner, riskanalyser, skrivelser, rapporter, årsberättelser och revisionsberättelser samt kallelser och handlingar från bolagsstämmor, Processen omfattar att stödja och utveckla arbetet med intern styrning och kontroll för alla myndigheter inom Västra Götalandsregionen. Det innebär att ta fram riktlinjer och rutiner för intern kontroll samt ge råd och stöd till andra verksamheter i deras interna kontroll. Exempel på handlingar: korrespondens, tjänsteutlåtanden, mall för riskanalyser, mall för kontrollplaner, policyer, riktlinjer, rutiner, revisionsrapporter, kallelser, mötesanteckningar, Det innebär också att kontinuerligt ha dialog med andra myndigheter inom Västra Götalandsregionen om den interna styrningen och kontrollen. Arbetet med att ta fram en policy för intern styrning och kontroll pågår. P 4.3 Följa upp privata utförare som har avtal med Västra Götalandsregionen VO 5. Vara regionalt självstyrelseorgan P 5.1 Besluta om strategi för Västra Götalands läns utveckling Processen omfattar att följa upp och ha insyn i de verksamheter som bedrivs av privata utförare. Exempel på handlingar: program och riktlinjer, korrespondens, tjänsteutlåtanden, rapporter, Processen omfattar arbetet med att fastställa regional utvecklingsplan och andra övergripande måldokument för hela Västra Götalands län. Exempel på handlingar: korrespondens, beslut, tjänsteutlåtanden, remissutskick- och remissvar, måldokument, strategidokument, genomförandeplaner, överenskommelser, uppföljningar, rapporter Programmet ska beslutas av regionstyrelsen april Diarienummer RS b reglementet och lag om regionalt utvecklingsansvar i vissa län Den regionala utvecklingsstrategin heter för närvarande VG Den följs upp årligen med delregionala genomförandeplaner. Det finns för närvarande fyra övergripande måldokument för territoriet Västra Götaland, där regionen är en av flera parter som medverkar. Klimatstrategin antogs 2009 och dess mål sträcker sig till år Bereds inom organet Beredningen för hållbar utveckling för avstämning gentemot kommunerna.

11 11 Datum: P 5.2 Hantera infrastruktur ur ett regiongemensamt perspektiv P 5.3 Besluta om Västra Götalandsregionens externa påverkansarbete P 5.4 Besvara remisser utifrån ett regionövergripande perspektiv Processen omfattar att delta i infrastrukturförhandlingar och fatta beslut om medverkan i nationella infrastrukturplaner, infrastrukturinvesteringar och fastställa övergripande styrdokument på infrastrukturområdet. Exempel på handlingar: Korrespondens med regeringskansliet och departementen samt europeiska myndigheter, tjänsteutlåtanden, rapporter, beslut, styrdokument,remissutskickoch remissvar. Processen omfattar att skapa påverkansagenda i externa frågor, driva frågor samt följa upp och redovisa åtgärder för att stärka Västra Götalandsregionens externa relationer. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, beslut, rapporter, korrespondens, handlingar och kallelser till externa samrådet, styrdokument, skrivelser, ståndpunktspapper Processen omfattar att svara på remisser från statliga och europeiska myndigheter utifrån ett helhetsperspektiv för organisationen. Exempel på handlingar: korrenspondens (t ex inför planerat remissutskick), inkommande remiss, yttranden,tjänsteutlåtanden, beslut 5 a regionstyrelsens reglemente Bereds inom organet Beredningen för hållbar utveckling för avstämning gentemot kommunerna. 5 regionstyrelsens reglemente Bereds inom organet Beredningen för hållbar utveckling för avstämning gentemot kommunerna. Frågorna hanteras i Samrådet för externa relationer. I vissa fall åtar sig VGR att svara för hela länets utveckling och då bereds yttrandet genom organet Beredningen för hållbar utveckling för avstämning gentemot kommunerna. Omfattar remisser från regeringskansli, departement och statliga myndigheter samt remisser från EU-kommissionen. P 5.5 Utveckla den regionala demokratin Processen omfattar den årliga rapporteringen av genomförande av Demokratitorg samt åtgärder med anledning av dessa och förslag på förändringar av metoden Demokratitorg. Processen kan även omfatta förslag på utformning av det övergripande demokratiarbetet i regionen. Exempel på handlingar: rapporter från GR, tjänsteutlåtanden, skrivelser, korrespondens, beslut, informationsmaterial, följebrev till deltagande gymnasieskolor samt återkoppling på dessa, följebrev till nämnder och styrelser inom VGR i samband med rapportutskick, utvärderingar P 5.6 Samverka med det civila samhället Processen omfattar att samverka med civilsamhällets aktörer i syfte att utveckla välfärden och främja tillväxt och utveckling i Västra Götaland. Arbetet beskrivs i en överenskommelse mellan VGR och organisationer inom civilsamhället, den så kallade sociala ekonomin. Exempel på handlingar: överenskommelse, korrespondens, tjänsteutlåtanden, rapporter, remissyttranden och remisser, inbjudningar, handlingsplan, ansökningar, samverkansavtal Jämför 1.8 Besvara Remisser och enkäter Se 5 regionstyrelsens reglemente. Demokratitorgen arrangeras av GR, Göteborgsregionens kommunalförbund på uppdrag av VGR. Se 5 regionstyrelsens reglemente. Överenskommelse mellan Västra Götalandsregionen och den sociala ekonomin antagen av RF 2014/ 174 Sociala ekonomin = Organiserade verksamheter som primärt har samhälleliga ändamål, demokratiska värderingar och bygger på en idé eller värdegrund samt är organisatoriskt fristående från offentliga sektorn. Bedrivs huvudsakligen i form av föreningar, kooperativ, stiftelser sociala företag och liknande. Verksamheter inom den sociala ekonomin har allmännytta eller medlemsnytta, inte vinstintresse, som främsta drivkraft. VO 6. Ansvara för uppföljning och utveckling av Västra Götalandsregionens verksamheter och bolag P 6.1 Fastställa bolagspolicy och ägardirektiv till Västra Götalandsregionens hel- och delägda bolag Processen omfattar att bereda och fastställa ägardirektiv till bolagen samt bolagspolicy. Exempel på handlingar: ägardirektiv, bolagspolicy, tjänsteutlåtanden, korrespondens, beslut, kallelser och protokoll från bolagsstämmor Se RSK Beslut om Bolagspolicy Följs upp årligen genom internkontroll

12 12 Datum: P 6.2 Utveckla Västra Götalandsregionens utförarverksamheter Processen omfattar att bereda och besluta om långsiktiga utvecklingsplaner för egna utförarverksamheter. Det kan innebära att både ange inriktning för, utveckla eller avveckla verksamheter. Se regionstyrelsens reglemente 6-9, 11, 12 P 6.3 Medla och avgöra tvister mellan beställare och utförare VO 7. Utöva ägarskap över hälso- och sjukvården som bedrivs i egen regi Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, rapporter, utvecklingsplaner, korrespondens, beslut,förfrågningar från andra verksamheter inom regionen,motioner, uppdrag Processen omfattar att hantera tvister mellan beställare och utförare genom att medla och om nödvändigt avgöra dessa tvister. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, beslut från nämnder och styrelser, korrespondens Se RS reglemente 12 h Regler för uppdraget inom valfrihetssystemet och uppföljning av dessa regler beskrivs i Krav- och Kvalitetsboken, senast beslutad av hälso- och sjukvårdsstyrelsen , diarienummer HS P 7.1 Ansvara för regiongemensam produktionsstyrning inom hälso- och sjukvården P 7.2 Besluta om ägardirektiv till hälso- och sjukvårdens utförarverksamheter Processen omfattar att planera och besluta om viss vårdproduktion. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, korrespondens, beslut, uppdragshandlingar, anteckningar från sektorsråd Processen omfattar att ta fram och besluta om ägardirektiv till egna utförarverksamheter som befinner sig på en konkurrensutsatt marknad. Ligger inom ägarutskottets uppgiftsområde. Gäller endast konkurrensutsatt verksamhet (Närhälsan och Folktandvården). Exempel på handlingar: ägardirektiv, korrespondens, tjänsteutlåtanden, beslut,uppdragshandlingar VO 8. Vara vårdgivare P 8.1 Besluta om inriktning för vården som ges i egen regi Processen omfattar att besluta om inriktning för, samt följa upp vården som ges i egen regi. Exempel på handlingar: patientsäkerhetsberättelse, tjänsteutlåtanden, beslut, planer, överenskommelser, inkom na generella synpunkter på vården 8.2 Hantera anmälningar och tillsynsärenden i vården Processen omfattar att ta emot underättelse om anmälan, begäran om handlingar, utlåtanden och beslut från Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälningarna gäller både Lex Maria och där patienter har framfört klagomål på vården. Exempel på handlingar: Utredningar, korrespondens, beslut, händelseanalyser VO Hantera förfrågningar om ersättning för vård Processen omfattar att förse Försäkringskassan med underlag till beslut om ersättning för vård. Ansvara för regionövergripande ekonomi Exempel på handlingar: förfrågningsunderlag från Försäkringskassan, svar på förfrågan, påminnelse om svar, kopia på kvitton, journalhandlingar, P 9.1 Utforma och följa upp regionövergripande ekonomi Processen omfattar att upprätta detaljbudget för Västra Götalandsregionen samt redovisa och följa upp koncernövergripande resultat. Exempel på handlingar: detaljbudget, korrespondens, tjänsteutlåtanden, riktlinjer, beslut, ekonomiska uppföljningsrapporter, delårsrapporter, månadsrapporter, snabbfakta, årsredovisningar, budgetunderlag, prognoser, uppdragshandlingar, Försäkringskassan beslutar om patient ska få ersättning. Deras förfrågningsunderlag syftar till att få in uppgifter om behandlingen ges i hemlandstinget, om patienten skulle erhållit behandlingen och hur mycket den kostar. Avser vård som planeras ges/givits i annat EU/EES-land (Patientrörlighetsdirektivet). Alla inkommande ekonomiska rapporter från samtliga nämnder, styrelser och bolag i VGR som skickas in som en del i den ekonomiska uppföljningen.

13 13 Datum: P 9.2 Bereda och besluta om regionövergripande investeringar Processen omfattar att ta fram investeringsplaner och investeringsbeslut. Här ingår att besluta om fastighetsinvesteringar och riktlinjer för förhyrning av lokaler. Exempel på handlingar: förfrågningar från andra myndigheter, investeringsplaner, tjänsteutlåtanden, korrespondens, beslut, P 9.3 Ansvara för koncernbanken Processen omfattar ansökan och beslut om tilldelning av fullmakt samt uppföljning och redovisning av finansförvaltning. Investeringsram i fullmäktiges budget, planeringsdirektiv (inkl investeringar), RS beslutar i särskild ordning om investeringsplan, en detaljerad beskrivning utifrån ramen. Se fastighetsnämndens reglemente som anger att RS fattar beslut om extern förhyrning av administrativa lokaler. Detta faller inom ramen för gällande investeringsplan för koncernen. Fullmakter i koncernkontot - vem får lov att hantera koncernkontot (två i förening upp till 500 tkr) P 9.4 Besluta om riktlinjer för hantering av koncernens ekonomiska tillgångar Exempel på handlingar: ansökningar, fullmakter, beslut, depåavtal, beslut angående uttag ur likviditetsportföljen, undertecknadbekräftelse, borgensåtagande, avtal, investeringsavtal, medgivande till partsbyte, skuldebrev, intyg, finansrapport Processen omfattar att ta fram riktlinjer för Västra Götalandsregionens finansförvaltning. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, korrespondens, beslut, riktlinjer P 9.5 Hantera inrättande, förvaltning och avveckling av stiftelser Processen omfattar begäran om bildande, förvaltning av medel samt begäran om att avveckla stiftelser som är anknutna till Västra Götalandsregionen. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, korrespondens, beslut, skrivelser från stiftare Hittas i placeringsprocessen, speciell riktlinje I processen ingår gåvor (får förbrukas inom 5 år) Stiftelse egen juridisk person och RS är förvaltare VGR ställer förfrågan till Kammarkollegiet om bilda/avveckla stiftelser P 9.6 Hantera koncernövergripande skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P 9.7 Hantera koncernövergripande försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda Västra Götalandsregionens myndigheter Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden P 9.8 Besluta om avgifter för personalparkeringar Processen omfattar att besluta om avgifter för personalparkeringar. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, beslut, underlag, korrespondens, synpunkter VO 10. Ansvara för regionövergripande personalstrategiska frågor P 10.1 Hantera regionövergripande arbetsgivarfrågor Processen omfattar att ta fram gemensamma anställningsvillkor, riktlinjer och policys avseende arbetsmiljö. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, korrespondens, riktlinjer och policyer, beslut, protokollsanteckningar Personalvision Omställningar, sjukfrånvarosammanställningar, Hanteras vanligtvis genom personalutskottet, kan också passera regionstyrelsens MBL-grupp.

14 14 Datum: P 10.2 Ansvara för strategisk regiongemensam kompetensförsörjning inkl. chefsförsörjning Processen omfattar att systematiskt säkerställa Västra Götalandsregionens behov av kompetens genom kartläggning för att få en samlad bild av verksamhetens tillgång och efterfrågan för respektive yrkeskategori, samt aktiviteter som planeras. Hanteras vanligtvis genom personalutskottet, kan också passera regionstyrelsens MBL-grupp. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, korrespondens, riktlinjer och policyer, beslut, protokollsanteckningar P 10.3 Ansvara för regiongemensam kompetensutveckling Processen omfattar att ta fram gemensamma riktlinjer och policyer avseende utbildning och Här ingår det regiongemensamma utbildningsuppdraget. kompetenshöjande insatser. Hanteras vanligtvis genom personalutskottet, kan också passera Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, korrespondens, riktlinjer och policyer, beslut, regionstyrelsens MBL-grupp. protokollsanteckningar VO 11. Ansvara för regionövergripande juridiska frågor P 11.1 Företräda Västra Götalandsregionen inför domstol och Processen omfattar att företräda VGR inför domstol och andra myndigheter. Handläggs av enhet juridik. andra myndigheter Exempel på handlingar: yttranden, domar, inlagor, listor och sammanställningar, tjänsteutlåtanden, protokollsutdrag, P 11.2 Ge stöd och rådgivning i juridiska frågor till hela koncernen Processen omfattar att ge juridiskt stöd till andra verksamheter inom Västra Götalandsregionen och vid behov ta fram förklarande pm och informationsmaterial om juridiska frågor. Exempel på handlingar: juridiska pm, utbildnings- och informationsmaterial, tjänsteutlåtanden, korrespondens, Handläggs av enhet juridik. VO 12. Ansvara för regionövergripande IS/IT P 12.1 Införa regionövergripade IS/IT system Processen omfattar att bereda, besluta, genomföra och följa upp införandet av nya regionövergripande IS/IT-system i verksamheten. Exempel på handlingar: Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, Projektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, Protokoll, Systemdokumentation P 12.2 Utveckla regionövergripande IS/IT-system Processen omfattar att bereda, besluta, genomföra och följa upp utveckling av regionövergripande IS/IT-system. Exempel på handlingar: Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande, förfrågningsunderlag P 12.3 Förvalta regionövergripande IS/IT-system Processen omfattar förvaltning, drift och support av regionövergipande IT-system. Exempel på handlingar: Serviceavtal, tjänsteavtal, leveransavtal, avvikelserapporter, åtgärdsrapport, beställningar, användarhandledningar, lathundar för system, förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), mötesanteckningar och beslutsutdrag från objektstyrgrupper P 12.4 Förvalta IS/IT-styrmodell Processen omfattar att besluta om styrande dokument för IS/IT, säkerställa att styrande dokument inom IS/IT är giltiga och korrekta, informera och utbilda om IS/IT-styrmodellen samt följa upp styrmodellen. Exempel på handlingar: IS/IT-budget, IS/IT-planer, årshjul, mötesanteckningar och beslut från IS/IT-strategisk ledning, tjänsteutlåtanden, rapporter, objektplaner, korrespondens,informations- och utbildningsmaterial Upphandlingar av regionövergripande IS/IT system hanteras under process 13.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " Införande av nya system genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Avser objektens utvecklingsarbete av IS/IT-system. Avser objektens förvaltning av system. Här ingår även avveckling av system. Förvaltning innebär: besluta om budget och dess fördelning, större strategiska förändringar av IS/IT-styrmodell, besluta IS/IT-planer och mål, besluta av IS/IT-strategier, besluta IS/IT årshjul samt uppföljning av budget, projekt, objekt- och IS/IT-planer och säkerställa införande, besluta om eskalerade ärenden.

15 15 Datum: VO 13. Ansvara för regionövergripande inköpsverksamhet P 13.1 Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) för hela Västra Götalandsregionen Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Direktupphandling kan endast komma i fråga där avtal saknas för en specifik vara eller tjänst. Direktupphandling ska utföras av Koncerninköp i första hand, i andra hand ska direktupphandling utföras i samråd med Koncerninköp. P 13.2 Hantera regionövergripande upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) P 13.3 Förvalta och följa upp ingångna regionövergripande avtal P 13.4 Besluta om regionövergripande stöd och riktlinjer för inköp och upphandlingar Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut. Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: tilläggsavtal, villkorsändringar, information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, uppsägningar. Processen omfattar att ta fram stöd och riktlinjer för hur inköp och upphandlingar ska genomföras i Västra Götalandsregionen. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. Koncerninköp direktupphandlar vid belopp över för tänkt avtalsperiod. Gränsen för direktupphandling ( kr) är 28% av Tröskelvärdet för direktivstyrd upphandling. Tröskelvärdet bestäms vartannat år och sätts först i EUR, innan det officiella beloppet blir i SEK. Avtalet startar avtalsärendet. Avtal ska både diarieföras och registreras i ett separat avtalsregister (Amesto). Även interna överenskommelser och avtal ska diarieföras. Här ingår inköpsrådets arbete med strategisk utveckling av inköpsprocessen. VO 14. Samordna regionövergripande säkerhetsarbete P 14.1 Fastställa policy för det regionövergripande säkerhetsarbetet Exempel på handlingar: upphandlingsplan, inköpspolicy, mallar, riktlinjer, lathundar, mötesanteckningar, korrespondens, tjänsteutlåtande, beslut Processen omfattar att fastställa och revidera policy för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionen. Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen RS Regional strategi för säkerhetsarbetet Dnr: RS Exempel på handlingar: remissutskick, remissvar, sammanställningar, tjänsteutlåtande, policy, beslut P 14.2 Följa upp verksamheternas säkerhetsarbete Processen omfattar att sammanställa risk- och sårbarhetsanalyser från alla verksamheter och samla dessa i en regional säkerhetsredovisning. P 14.3 Rapportera till statliga myndigheter om det regionala säkerhetsläget Exempel på handlingar: inkomna redovisningar, tjänsteutlåtanden, beslut, säkerhetsredovisning, korrespondens Processen omfattar att årligen rapportera till statliga Myndigheten för säkerhet och beredskap (MSB) om vilka åtgärder som har vidtagits för att minska risker och sårbarheter och förbättra krishanteringsförmågan inom regionen. VO 15. Säkerställa Västra Götalandsregionens krisberedskap Exempel på handlingar: rapport, korrespondens, beslut, tjänsteutlåtande

16 16 Datum: P 15.1 Ansvara för förberedelser för och verksamhet under höjd beredskap Processen omfattar att analysera, planera, samordna, genomföra och följa upp åtgärder inför och vid extraordinära händelser och i höjd beredskap. Exempel på handlingar: katastrofmedicinsk beredskapsplan, risk- och sårbarhetsanalys, protokoll, beslut, tjänsteutlåtande, beslutsprotokoll, korrespondens, kriskommunikationsplan, regional krishanteringspla, avtal, rekvirering av medel från anslag 2:4 Krisberedskap, slutrapport Uppdrag som åligger VGR och regionstyrelsen genom reglementet. Kommer från Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Analysera extraordinära händelser och hur de händelserna kan påverka verksamheten, ta fram risk- och sårbarhetsanalys. Inför varje mandatperiod ska en plan för hantering av extraordinära händelser tas fram och fastställas. P 15.2 Utbilda och sprida kunskap om krisberedskap Processen omfattar att planera, genomföra och följa upp utbildningar i katastrofmedicin och krisberedskap. Krisledningsnämndens arbete. Lagstadgat uppdrag. Exempel på handlingar: inbjudningar, program, överenskommelser, utvärderingar, sammanställningar, utbildningsmaterial VO 16. Informera och kommunicera P 16.1 Ansvara för regionövergripande kommunikation Processen omfattar att marknadsföra Västra Götalandsregionen och kommunicera externt när det inte rör någon av kärnverksamheterna utan regionen som helhet. Omfattar även arbetet med riktlinjer för klarspråk och tillgänglig kommunikation. Exempel på handlingar: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, frågor om medverkan i press och media, Broschyrer, Trycksaker, Bilder P 16.2 Ansvara för regionövergripande varumärke och grafisk profil Processen omfattar att bereda och besluta om grafisk profil och varumärke för Västra Götalandsregionen. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, riktlinjer, grafisk profil, anvisningar för användning av grafisk profil, varumärkesbeskrivning, korrespondens, beslut VO 17. Hantera samordningsförbundsfrågor P Hantera samordningsförbundsfrågor Processen omfattar att godkänna bildande av samordningsförbund, godkänna revideringar av förbundsordningar, godkänna årsredovisningar och bevilja ansvarsfrihet, utse ledamöter och revisorer från Västra Götalandsregionen. HSN finansierar och deltar i arbetet. Se förbundsordningarna. Se lagen om finansiell samordning 2003:1210 Exempel på handlingar: tjänsteutlåtanden, beslut, årsredovisningar, förfrågningar om att bilda eller förändra samordningsförbund, revisionsrapporter, beslut (från HSN, berörda kommuner, försäkringskassan, arbetsförmedligen m fl.), korrespondens