ADMINISTRATION 2. Fördjupning i kursen Administration 100p

Transkript

1 ADMINISTRATION 2 Fördjupning i kursen Administration 100p

2 Administration 2 Administration 2 är en fördjupning av kursen Administration 1 Som Administratör kan du få arbetsuppgifter som innefattar det mesta från att kontera en räkning till att ordna och boka en konferens, läsa ansökningshandlingar, skriva platsannonser och mycket mera. Du behöver veta en hel del om offentlig sektor samt olika företagsformer. Som administratör så är man spindeln i nätet. Pdf-materialet i kursen skall ge dig kunskaper samt tipsa dig om olika sidor där du också söker fördjupad information om olika delar i det administrativa arbetet. Information såsom kommuners hemsidor- Skatteverket Arbetsmiljöverket och mycket mer. Genom Praktiska övningar i PDF-materialet får du möjlighet att utveckla förståelsen för olika begrepp och färdigheter för arbetsuppgifter som är kopplade till Administration. Du kommer att söka information samt arbeta med olika programvaror. Fördjupad och aktuell information får du när du söker på Internet. Använda olika programvaror Ergonomi och arbetsmiljö Utforma dokument Fackspråk offentliga sektorn Och mycket mer!

3 Grunderna i administration Administration handlar mycket om att ge service. Administration finns överallt: skolan, hemma, arbetsplatsen. Vad menas med Administration? Enligt Nationalencyklopedin så kan man definiera administration som: Grunderna i Administration Administration (latin administra tio 'förvaltning', 'ledning'), förvaltning, skötsel eller ledning av en verksamhet. Med politisk administration avses förvaltning eller förvaltande myndighet. Ordet används ibland som en sammanfattande benämning på ett lands statsförvaltning eller statsledning. I engelskan används Business Administration för det företagsekonomiska området. Public Administration betecknar offentlig förvaltning och styrning. I Sverige har "administration" (eller administrationslära) använts för att beteckna den del av företagsekonomin som rör företagsledningsfrågor, sättet att organisera en verksamhet samt personalfrågor. I USA betecknas motsvarande områden (general) management,organizational behavior, personnel (eller human resource) management. I Sverige även termen management för att beteckna hur verksamheter leds och organiseras. Omväxlande används också begreppen organisering och ledarskap för frågor med anknytning till administration. 1 Du kommer kanske ihåg de grundläggande i Administration 1, grundstenarna i Administration 1 administration.nationalencyklopedin.se Nationalencyklopedin, hämtad

4 Ekonomi All ekonomi Affärsregistrering, bokföring, fakturering, fakturor samt företagets redovisning. Personal Alla personalärenden Löneutbetalingar, rekrytering, kompetens samt kompetensutveckling. Material Allt som handlar om material och inköp Inköp av material till produkter,att produkter och material levereras till andra företag i rätt tid Information & Kommunikation Information till personal,leverantörer och kunder. Man kan dela upp det i två delar: Intern kommunikation: Detta innebär att infomationen går mellan chef och personal eller mellan personalen.det kan vara mail, möten, samtal Intranät Extern kommunikation: Det innebär informationen riktar sig till kunder, leveratörer, samhället. Man kan lämna ut information genom reklam, brev/mail, mässor /event samt sociala medier

5 Den administrativa komponenten Administration betecknar inte bara kunskap om att leda en verksamhet, utan också den grupp av människor som leder företagets (eller förvaltningens) administration, dvs. dess administrativa komponent, ibland också kallat dess styrsystem. Kostnaden för dessa personer utgör företagets administrationskostnader. Administrativ effektivitet innebär att företagets administrativa resurser inte tillåts bli så stora att verksamhetens totalresultat påverkas i negativ riktning. Av två konkurrerande företag som har samma kostnader för produktion och försäljning kommer det företag att få ekonomiska svårigheter som har de högsta administrationskostnaderna. Den administrativa komponentens storlek och utveckling i företag och förvaltning har tilldragit sig betydande uppmärksamhet. En av C. Northcote Parkinsons lagar säger exempelvis att det finns en drift hos alla chefer att skaffa sig fler underställda för att därigenom själva få högre status och lön. En sådan allmän tillväxt av administrationen har dock ej kunnat beläggas. Visserligen ökar andelen personal som huvudsakligen sysslar med information, men många av dessa sysslar med annat än ren administration, t.ex. inköp, reklam eller konstruktion. Betydelsen av att hålla de administrativa kostnaderna under kontroll har lett till utvecklande av metoder för administrativ rationalisering. I viss utsträckning liknar dessa metoder dem som av rationaliseringsrörelsen används för rationalisering av produktionen, dvs. tidsstudier, metodstudier och användning av lämpliga hjälpmedel. 2 Administrativa komponenter 2 Administration.Nationalencyklopedin.se Nationalencyklopedin, hämtad

6 Enkelt uttryck så kan man säga att administrationen är de som har bestämmanderätt i organisationen de har också utformat regler och rutiner för att allt skall flyta på i Organisationen Uppgift Vad är administration? Sök på Administration och se vad du får för svar ( Internet) Finns det Administration i Skolan- Hemma eller du kanske har något annat förslag? Gör en analys av ämnet Vad är en intäktsbärare och vad är en pärmbärare ( Har du glömt gå tillbaka till Adm 1 boken)

7 Olika företag Tillverkande företag- tillverkar produkten Tjänsteföretag -utbildnings företag bank- frisör, ja det finns naturligtvis fler Olika företag Handelsföretag- Krukmakeri- Livsmedel- Special- Teknik- för att nämna några Vad finns det för företag på din ort? Uppgift Fältstudie av olika företag Besök olika företag, skriv upp namnen på så många tillverkande företag du kan hitta samt gör likadant med Tjänsteföretag och Handelsföretag Beskriv vad företagen gör och vad det betyder med Tjänsteföretag- Tillverkande företag samt Handelsföretag Planera en redovisning av uppgiften Hur skall du redovisa- (Powerpoint kanske)

8 Olika företag olika ägarformer Ägarformer Man kan dela in företagen i olika äganden såsom Privat företag, Offentliga företag samt Kooperativa företag Ett privat företag kan ha allt från en ägare till tusentals delägare. Offentliga företag ägs vanligtvis av staten kommunen samt landsting. Ett kooperativt företag är ett företag som ägs av sina medlemmar. Ett exempel är COOP och HSB Uppgift Sök fördjupad kunskap på Internet om vilka företag som är: Offentliga företag Privata företag Kooperativa företag Sök också fördjupad kunskap om vad de olika företagen gör, arbetar med. Kanske du kan intervjua någon på ett företag för att få fördjupad information om detta

9 Intressenter Intressenter I alla företag finns det Intressenter Man kan säga kort att det är dessa som är intresserade av ditt företag, de ställer krav men bidrar också till att företaget kan producera, sälja och leva vidare på marknaden. Intressenter kan vara Kunder Behov av företagets produkter eller tjänster Ägare Beroende av sitt företag Försörjning och avkastning Anställda Beroende av företaget för sin försörjning. Satsar tid och kunskap Leverantörer Levererar varor och tjänster. Samarbete med ledning för att kunna erbjuda rätt produkter Banker Gör det möjligt för företaget att kunna utvecklas Banken får in ränta på utlånade pengar. Konkurrenter Genom att bevaka varandra kan företagen utveckla sina produkter och tjänster till nytta för kunderna Samhället Ett företag erbjuder mycket jobb till invånarna och det innebär att man får in skatt till samhället

10 Organisation Organisation Allt arbete kräver organisation. Vem skall göra vad, vem ansvarar för de olika arbetsuppgifterna och vem ansvarar för de olika verksamheterna samt vem fattar besluten i organisationen Tittar vi i ett historiskt perspektiv har organisation av arbete alltid funnits. På en bondgård har människor haft bestämda uppgifter. Inom försvaret har det alltid varit ett tydligt ledarskap, även inom kyrkan. Under det senaste århundradet har de hierarkiska, systemen med många nivåer, varit det som gällt på företagen. Uppgift Hur ser en organisation ut hemma? Vem ansvarar för vad i familjen. Kanske någon har ansvaret för att räkningarna blir betalda, kanske någon har ansvar för att man handlar mat städar och tvättar. Berätta hur er egen organisation ser ut? Kanske så här!

11 Ansvarar för familjens ekonomi Här kanske det är båda föräldrarna Kalle och Lisa Ansvarar för att räkningar blir betalda Lisa Ansvar för Mat Kalle Ansvar för tvätt Ida Ansvarar för städning Pia och Jens

12 Platt organisation Platt organisation I en platt organisation brukar man säga att det är färre chefer i organisationen. Huruvida detta är bra eller dåligt råder det många åsikter om. Sök på Internet på platt organisation. Se om du kan finna för och nackdelar Computer Sweden s artikel Sök även fler diskussioner Uppgift Sammanfatta dina resultat. Lämpligt i ett ordbehandlingsprogram

13 Olika organisationsformer Sök på Nätet efter olika organisationsformer för att fördjupa dina kunskaper. Nedan finns lite förslag på hur de kan se ut. Organisationsformer Stabsorganisation kan vara utformad så här: VD Data Ekonomi Försäljning Inköp Det är ett företag som har servicefunktioner som är direkt underställda VD:n, de bistår den övriga organisationen med specialistkompetens

14 Geografisk organisation kan vara en transportfirma som har kontor och godsterminaler över hela landet, de sköter all administration och försäljning själv VD Stockholm Norrköping Örebro Malmö Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi

15 Funktionsorganisation i den organisationsformen kan det vara utformat enligt denna modell Den är linjär såsom du kan se på bilden VD Försäljning Inköp Tillverkning Administration

16 Produktorganisation den är utformad utifrån olika produkter eller produkt grupper. Om vi tänker oss ett varuhus som säljer olika produkter såsom ett stort byggföretag. Där finns det olika avdelningar såsom Brädgård- Färgavdelning- VVS avdelning VD Färg Brädgård VVS Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Inköp Försäljning Ekonomi Uppgift Sök på din kommuns hemsida och försök att se hur den är organiserad. Jämför med en annan kommun, är den organiserad på liknande sätt? Vad kan du söka och få för information på kommunens hemsida, Service och tjänster?

17 Outsourcing Med Outsourcing kommer du kanske ihåg att man låter ett annat företag sköta om växel eller någon annan del av företaget. Man menar alltså att man lägger ut uppgifterna på entreprenad. Det är då bemanningsföretagets uppgift att se till att allting fungerar på avdelningen. Exempel på outsourcing kan vara vaktmästeri, reception, löner, ekonomi, support, ja det finns naturligtvis flera exempel. Bemanningsföretagen hyr också ut personal tillfälligt. När du arbetar på ett bemanningsföretag så kan du få arbeta på många olika arbetsplatser. Bemanningsföretag Uppgift Sök på olika bemanningsföretag och ta reda på vad de hyr ut för personal, vilken kompetens skall man ha, villkor såsom Lön, semester, finns det kollektivavtal Tips på bemanningsföretag: Manpower, Academic Work, Adecco, Proffice eller valfritt Sök också på Kollektivavtal och ta reda på det grundläggande om kollektivavtal, varför är det så viktigt tror du?

18 Factoring Factoring innefattar Fakturaköp- faktura försäljning samt fakturabelåning. I dag använder sig små och medelstora företag till stora internationella företag sig av factoring för att frigöra kapital från kundfordringar. Begreppet factoring är inte nytt det har funnits i över år men det blev först under den industriella revolutionen som fokus lades på frågan om kredit, sedan slutat av 1930-talet började man använda factoring mer. Från åren så ökade Factoring stadigt och användandet har ökat hela tiden. Några anledningar till varför företag säljer sina fakturor Förbättrad likviditet-minskar kreditriskerna-spara tid och kostnader för faktura administration (bevakningpåminnelse samt inkassohantering) Mer tid att koncentrera sig på sitt företags egentliga affärsverksamhet Det finns många anledningar till varför företag säljer sina fakturor, de vanligaste skälen brukar vara: förbättrad likviditet genom att inte binda upp kapital i kundfordringar minska kreditriskerna spara tid och kostnader för fakturaadministration (bevaknings-, påminnelse- och inkassohantering) mer tid att koncentrera sig på företagets huvudsakliga affärsverksamhet Factoring Uppgift Hur mycket tror du marknaden för factoring omsätter varje år i hela världen? Använd Internet Hur mycket omsätter EU länderna av den totala omsättningen? Hur mycket omsätter Sverige när man tittar på segmentet faktura köp och hur mycket tror du det ökar?

19 Service Det är svårt att exakt beskriva vad service är för någonting, men det handlar oftast om hur väl man tar hand om sin kund. Det kan gälla i alla företag såsom vilken hjälp kunden får till säljarens personliga beteende. Service Upplevelser Förväntan Vågskålen med förväntningar skall väga över- då upplever kunden att de har fått en bra service Det är nu inte bara det externa mötet som har betydelse då det gäller Service, även internt är det viktigt med bra service Internt kan det innebära att du Ser vad som behöver göras Hjälper där det behövs Problemlösare Positiv inställning Bra och god service internt underlättar och lägger grunden för en god stämning inom företaget.

20 Alla företag som säljer någon tjänst säljer också service. Blir du inte väl bemött så använder du inte eller anlitar det företaget igen. Det kan röra sig om frisör, tandläkare, butiker, fastighetsbyråer, hotell, elektriker och många fler. Service kan ju också vara att man erbjuder en viss utrustning såsom ett hotell har kanske ett gym man kan få använda, WIFI eller något annat. Tjänsteföretaget levererar service när vi köper tjänsten. På restaurangen förväntar vi oss ett trevligt bemötande och god mat. Om maten dröjer då blir vi inte särskilt nöjda. Inte heller om vi går till tandläkaren och han/hon bemöter oss på ett otrevligt sätt Servicen i offentliga sektorn, de erbjuder en hel del service via hemsidan. Det är stora krav på de som arbetar inom offentlig sektor. Skickar du en ansökan så förväntas det att vi får ett svar och att ansökan behandlas så fort som möjligt. Det kan vara om bygglov eller ansökan om dagisplats. Fundera över vad teknisk och personlig service är? Har graden av service ökat eller minskat när vi sitter i telefon och ska välja och trycka på olika siffror för att överhuvud taget komma fram till någon eller något som kan lösa vårt problem? Är telefonförsäljning en form av personlig service? Vi slipper ju ringa upp företaget själva och kan ändå få köpa varan, ofta till rabatterat pris. Vad tycker du? På arbetsplatserna finns de särskilda yrken som ansvarar för den interna servicen, till exempel sekreterare (som blir alltmer sällsynta), andra som ser till att rätt personer finns på rätt platser och att de fungerar i sin yrkesroll. PA (personaladministration) eller numera mer flitigt använt HR (Human Resources), är titlar på dem som jobbar med detta. Har du själv kommit i kontakt med någon sådan? De blir specialister på att läsa CV;s (Curriculum Vitae (eg. latin som betyder levnadsbana, livslopp) = en lista över utbildningar och arbetslivserfarenhet) och på att se vilka behov som finns inom företaget.

21 Fundera över vilka kunder som finns i följande yrken och hur de ger service till sina kunder: Läkare Chaufför Systembolagskassapersonal Personalchef Renhållningsarbetare Personalavdelning Uppgift Fundera och skriv ner dina funderingar, se ovan Vilken service ger Försäkringskassan? Vilken service ger Pensionsmyndigheten? Nu är det inte bara i offentliga sektorn eller tjänsteföretag man arbetar med service, det gör man inom alla företag. Ta till exempel ett tillverkande företag där bra service är det bemötande kunden får samt att varan levereras i rätt tid. Jobbar du på ekonomiavdelningen så förväntas det att vi får svar på de frågor man vi ställer och det gäller både kunder leverantörer och anställda. Alla arbetar med service! Kort om service Service- Ditt personliga beteende Sälja hitta lösningar utifrån kundens behov Specialist- fakta om produkten som kunden kan ha nytta av

22 Praktisk administration Tid är pengar! Att leta efter saker kan vara störande då man alltid har mycket att göra! Då gäller det att organisera sitt skrivbord och även organisera sin filer i datorn. Utgående post och inkommande post i mailen. Kanske du även här bör göra mappar för särskilda ärenden Vi kan sammanfatta det hela med att säga att detta är nödvändigt för att arbetsdagen skall löpa friktionsfritt. E- post med tillhörande mappar-filerna i datorn- Papper- pennor sax- Gem- Häftapparat-Hålslag- Tejp-och en del annat som man behöver på sitt kontor Organisera sin arbetsplats Hjälpmedel och handböcker När du arbetar med mycket text i ditt arbete så kommer du förmodligen att behöva olika handböcker SAOL ( svenska akademins ordlista, nätversion) Affärsengelska- nätet och bokform Skriva på Kontor,SIS standard- Du kan beställa hem och ha på ditt kontor Engelsk- Svensk samt Svensk Engelskt lexikon Uppslagsverk- Det kan vara bra att ha tillgång till Nationalencyklopedin ( Nätversion, inloggning krävs) Du kan även behöva hålla dig uppdaterad vi olika media såsom dagstidningar- facket- olika branscher Detta var bara några exempel på vad du kan komma att behöva i ditt arbete för att vara så påläst som möjligt

23 Bokstäver för tydlighet i Telefonen Vissa bokstäver är svåra att höra skillnad på i telefonen. Då kan det vara bra att säga ett namn istället. Det finns ett bokstavsalfabet som är bra att ha till hands eller rent av lära sig utantill. Det innebär att varje bokstav får ett namn. Heter du Lisa så blir din bokstavering Ludvig-Ivar-Sigurd-Adam Förslag på bokstavering för tydlighet i telefonen A Adam K Kalle U Urban B Bertil L Ludvig V Viktor C Cesar M Martin W Wilhelm D David N Niklas X Xerxes E Erik O Olof Y Yngve F Filip P Petter Z Zäta G Gustav Q Quintus Å Åke H Helge R Rudolf Ä Ärlig I Ivar S Sigurd Ö Östem J Johan T Tore Tydlighet i telefonen Uppgift Hur bokstaverar du ditt eget för och efternamn Gör en egen lista som du kan använda och spara i din dator, Tips använd Excel!

24 Ordning i din dator Ordning i din dator Det är viktigt att du som arbetar vid datorn hittar det du söker. Det kan också vara viktigt om det kommer in en vikarie eller medarbetare på arbetsplatsen. Filerna skall organiseras, lägg gärna en genväg på skrivbordet till viktiga och pågående skrivelser. I övrigt skall du vara försiktig med att använda skrivbordet och fylla det med ikoner Gör mappar enligt ett system som du tycker är bra Rensa bort onödiga ikoner ifrån skrivbordet Skriv gärna en förklaring till ditt system i datorn så att en vikarie eller medarbetare kan förstå och då hitta aktuella dokument.

25 Att skicka e-post Viktigt att tänka på när du skall skicka e- post Adressen skrivs med ett För att få fram detta tecken så håll ner [ ALTGR] samt tryck på siffran 2 på tangentbordet. Första delen i adressen består oftast av förnamn. efternamn. Den andra delen i mailet talar om nätverket för mailfunktionen heter (DOMÄNNAMN) Hermods ( eller det företag du arbetar på) sedan kommer landskoden (TOPPDOMÄNEN).se Så här kan det se ut förnamn.efternamn@hermods.se Kopia: Här skriver du adressen till den som skall få en kopia på mailet Ämne: Viktigt att man skriver vad ämnet i mailet är. Bifoga fil: Här bifogar du en fil som du vill att mottagaren skall ha. Signatur: Med vänlig hälsning samt ditt namn När det gäller e-post är det viktigt att hela företaget har samma policy, hur man skall hantera e-post Det är tidsödande att läsa och åtgärda e-post som eventuellt inte du skall behöva ta ställning till, det tar både tid och energi. Tid är pengar! Uppställning av E-brev Att skicka e-post är enkelt. Tänk på att skriva professionellt. Använd inte förkortningar. Skriver du en lång text skall den bifogas som ett dokument i din e-post. Använder du ett ordbehandlingsprogram kan du men fördel spara detta som ett PDF fil då de flesta kan hantera en PDF fil men däremot kan ni ha olika versioner på ordbehandlingsprogrammet vilket göra att mottagaren inte kan läsa ditt bifogade brev.

26 Uppgift Titta i din dator, fundera över dina mappar och filer, kanske du kan organisera dessa på ett bra sett om du inte redan har gjort detta. Ta bort onödiga filer som du inte behöver. Gå in i din e-post, välj inställningar, skriv en signatur Signatur brukar inledas med Med vänlig hälsning Ditt namn Dina kontaktuppgifter (frivilligt när det är privat) På företag bör det finnas.

27 Ergonomi och arbetsmiljö Nu är det inte bara alla praktiska saker som behöver organiseras, även din arbetsplats, för du behöver må bra också. Behjälpliga verktyg då du sitter mycket vid datorn- Höj och sänkbart skrivbord- justerbar stol. Kort sagt: Ergonomi _ sitta rätt och lyfta rätt Arbetsmiljö_ rätt belysning och låg bullernivå samt bra luft Ergonomi och arbetsmiljö är sammanlänkat, vi har lättare att arbeta ergonomiskt om vi har en bra arbetsmiljö. Vi tillbringar väldigt mycket tid vid utrustningen, då gäller det att vi har placerat den rätt, köpt bra utrustning, tänkt på bildskärmens placering samt belysning, placerat kringutrustningen bra. Arbeta vid datorn - viktigt att du kan byta arbetsställning. Du måste kunna ställa om stolen för att få lämplig höjd. Sitt djup måste kunna ändras samt ryggstödet. Fotpall är bra komplement om man är kort Tangentbordet Om tangentbordet används på rätt sätt så kan mycket skador förebyggas. Ergonomi och arbetsmiljö

28 Tangentbordet Tangentbordet Tangentbordet har fler funktioner än bara att skriva, du kan även använda tangentbordet för att styra datorn med hjälp av lite enkla tangentbordskommandon. Funktionstangenterna - F1 till F12 Beroende på vilket program du använder så har dessa tangenter olika funktioner. Skrivmaskinstangenterna- finner du under funktionstangenterna och dessa känner du säkert igen. På vissa tangentbord finns också Windows knappar som kan användas för att hantera olika program. Piltangenter, dessa använder du för att flytta markören på bildskärmen. Numeriskt tangentbord, är det inte tänt så trycker du på Numlock för att aktivera dessa. Dessa består av siffror samt de fyra räknesätten. [Esc]_ backa tillbaka genom menyer, avbryta programkörning, stänga listruta, dialogruta eller avbryta ett kommando [Backspace]_ tar bort tecken till vänster om markören [Numlock]_ klicka på denna och du kan använda det numeriska tangentbordet [Enter/Retur]_ byta rad eller bekräfta ett kommando. Finns två av denna knapp. En på det alfanumeriska och en på det numeriska tangentbordet. [ALT Gr]_ för att komma åt det tredje tecknet som finns med på vissa tangenter.

29 [J och F]_ är ibland markerade med små streck, vilket betyder att man ska ha pekfingret på tangenterna för optimal fingersättning. [Ctrl]_används för att komma åt kortkommandon i olika program. [Skift]_i kombination med en bokstav ger stora bokstäver (temporärt) [Skift]_ i kombination med en annan tangent om du vill skriva den symbol som visas i tangentens övre del. [Caps Lock ]_ ger stora bokstäver (permanent). Tangentbordet kan vara utrustat med en lysdiod som tänds när Caps Lock är aktiverat. [Tabb] _ (Tangenten har också två pilar) när du vill flytta markören flera blanksteg framåt. Du kan också trycka ned TABB-tangenten när du vill flytta till nästa textruta i ett formulär. [Styrtangenter]_ de utgörs av tangenterna [Home]_ Flytta markören till början av en rad eller webbsida [End]_ Flytta markören till slutet av en rad eller webbsida [Delete]_ tar bort tecken till höger om markören, i Windowa tas det markerade objektet bort och flyttas till papperskorgen. [Pgup]_flytta markören eller sidan en skärmbild uppåt [Pgdown] _flytta markören eller sidan en skärmbild nedåt [Insert]_När Insert är aktiverat så infogas texten du skriver där markören står, befintlig text förskjuts [Ctrl]+ [Home]_ Flytta markören till början av ett dokument [Ctrl]+ [End]_ Flytta till slutet av ett dokument

30 Användbara kortkommandon Alt+Tabb Alt+ F4 Ctrl+ S Ctrl+ C Ctrl + X Ctrl + V Ctrl + A F1 Esc Växla mellan öppna program och fönster Stänga det aktiva objektet eller avsluta det aktiva programmet Spara den aktuella filen Kopiera Klippa ut Klistra in Markera allt Visa hjälpen i ett program Avbryta den aktuella aktiviteten Har du en Windows tangent så Öppnas startmenyn Windowstangenten+ F1 Visa Windows hjälp och support Print screen Skärmdump_ klistra in i valfritt program Alt+ Printscreen du fångar en bild av enbart det aktiva fönstret i stället för hela skärmen. Paus/Break används numera väldigt sällan. Göra paus eller Ctrl+ Paus/Break för att stoppa programmet

31 Alla tangentbord är olika, vissa är utrustade med snabbtangenter och andra knappar som ger snabb åtkomst till program, filer och kommandon med tryck. En del är också utrustade med volymkontroller, rullhjul, zoomljud och andra funktioner. Information om hur man använder dessa tangenter levereras med tangentbordet eller också på tillverkarens hemsida. Sammanfattningsvis så kan man tänka på att Placera tangentbordet i nivå med armbågen Placera tangentbordet rakt framför dig Händer och handleder skall hållas över tangentbordet så nåbarheten för de övriga tangenterna underlättas Vila inte handleder och handflator på någonting när du skriver, har du handledsstöd så använder du naturligtvis det Raka handleder och en lätt beröring när du skriver Vila armar och händer då du inte arbetar vid datorn Tangentbord, stol och bord skall vara utformade så att både händer och armbågar får stöd. Använder du mus är det viktigt att den placeras nära tangentbordet. Det kan också vara bra med ett vinklat bord Lär dig kortkommandon det underlättar!

32 Pausgympa Pausgympa Bra tips ifrån Folkhälsan Klicka på länken Uppgift Gå in på webbplatsen musarm.org för att få fördjupad kunskap om din arbetsplats Gör en egen checklista Du bör också tänka på förutom layouten på din arbetsplats hur ljuset,ljudet samt luften Uppgift Webbplatsen för dig som är intresserad av arbetsmiljön vid datorn. Innehållet har utarbetats i samråd med expertis och har granskats i medicinskt hänseende av företagsläkare 1 Belastningsergonomi Gå igenom denna, då har du också fått väldigt bra kunskaper i belastningsergonomi 1 Ergonomi, hämtat från

33 Arbetsmiljölagen AML Arbetsmiljölagen är en så kallad ramlag. Det innebär att den inte i detalj styr hur arbetsmiljön skall vara utformad. Arbetsmiljölagen anger vilka grunder och värden som skal gälla i arbetsmiljöfrågor. Syftet med AML är att förebygga ohälsa och olyckor. Arbetsplatsen skall vara säker och trygg ur ett fysiskt perspektiv. Man skall alltså inte utsättas för onödiga risker när det gäller: Ljud Ljus Luft Layout Det skall finnas skyddsutrustning där det behövs, maskiner och arbetsredskapen skall vara säkra och anpassade efter den anställde. I arbetsmiljölagen betonas vikten av den psykosociala arbetsmiljön. Med psykosocial kan man säga att det är samspelet mellan de som arbetar och den omgivande miljön Kort kan man säga att det kan vara organisation kan vara otydlig- ledarskapet kan vara bristfälligt- Mobbning på arbetsplatsen-diskriminering på grund av ålder, kön, religion eller något annat som avviker. De anställda skall kunna påverka sin arbetssituation samt även få varierande och utvecklande arbetsuppgifter. Man skall också få en chans till personlig och yrkesmässig utveckling, sist men inte mist få sociala kontakter. AML- Arbetsmiljölagen Uppgift Sök på Diskrimineringslagen Gör en kort beskrivning om vad den handlar om

34 Uppgift För att du skall få fördjupade kunskaper så går du in på Arbetsmiljöverkets Webbsida och söker upp interaktiva webbutbildningar

35 Arbetsmiljöverket Arbetsmiljöverket är en statlig myndighet som ser till att lagen följs. De utformar också särskilda förordningar som redogör vad som ska gälla. Det kan vara gränsvärden för ljud, regler som gäller gravida samt skyddsutrustning som krävs för vissa arbeten. Men det finns mycket mera än vad vi har skrivit om här och det kan du läsa om på webbsidan. Arbetsgivaren är den som är ansvarig för arbetsmiljön och skall se till att lagen följs. Själva arbetsuppgiften om att allt följs kan man delegera. Då väljs ofta ett eller ett par skyddsombud som skall se till att allting följs men själva ansvaret är fortfarande arbetsgivarens. Hur man väljer ett skyddsombud brukar vanligtvis skötas av facket. På större arbetsplatser då man har flera skyddsombud så väljer man ett huvudskyddsombud. Är det fler än 50 anställda så skall det också väljas en skyddskommitté. För att klara av att vara och verka som skyddsombud så är det brukligt med en utbildning samt information om arbetsmiljöfrågor. Arbetsmiljöfrågor är mycket viktiga för både anställda och arbetsgivare det är då viktigt att man kan samarbeta kring dessa frågor Arbetsmiljöverket Skyddsombud Skyddskommitté Hur arbetsmiljön sköts på arbetsplatsen kontrolleras av arbetsmiljöverkets inspektörer.

36 Offentlig sektor Offentlig sektor VI har nu tittat på olika slags företag, olika arbetsuppgifter, ergonomi och arbetsmiljö samt även gjort en webbutbildning om ni har följt de uppgifter som har funnits i slutet av kapitlet. Företagens huvudsyfte är ju att tjäna pengar. Alla intressenter kring företaget vill tjäna pengar på företaget. Men som du läste om i ADM1 så finns Offentlig sektor. Det är den del av samhällets verksamhet som verkar för medborgarna. Det har tillkommit för att statsmakterna en gång i tiden bestämde att det skulle finnas i vårt samhälle. Den här tjänsten är skattefinansierad och en service till människorna i samhället. Exempel på Offentlig sektor är: Skola Sjukvård Arbetsförmedling Försvarsmakt Försäkringskassa Arbetsmiljöverket Tullverket Socialstyrelsen Migrationsverket Statliga verk samt Landsting och kommun

37 Förvaltningsmyndigheten Skatteverket Skatteverket är förvaltningsmyndighet för beskattning, fastighetstaxering, folkbokföring samt registrering av bouppteckningar. Skatteverket utfärdar id-kort för personer som är folkbokförda i Sverige samt bevakar statens fordringar Verksamheten finns i hela landet. Det finns ett kontor i stort sett i varje stad. På kontoret tar man emot deklarationer samt granskar dessa man hanterar också andra skatteärenden åt företag samt medborgare i övrigt. En del av kontoren sköter folkbokföringsärenden, som flyttningar och personbevis och även bouppteckningar. Mycket av det här finns digitalt, du kan gå in på skatteverkets sida och beställa personbevis, du kan även titta på ditt skattekonto samt göra din deklaration med hjälp av olika digitala medier såsom, telefon och data. Det finns även en inkomstberäkning som du kan använda dig av om du är osäker på din skatt innan deklarationen. Ett verktyg som beräknar din skatt. För att få fördjupad information om skatteverket så går du in på deras hemsida och tittar. Skatteverket Reseadministration Sök bland annat på reseräkningar. Skatteverket är den myndighet som utarbetar regler för reseräkningar som du skall fylla i om du har haft ett arbete med kostnader för bensin mat och logi. Numera använder man olika system för ifyllandet av en reseräkning. Reseräkning

38 Manuell reseräkningsrapportering tar tid och kostar pengar. Med ett automatiskt reseräkningssystem slipper man lägga onödig tid på administration. Istället använder de flesta stora och medelstora något system där samtliga kostnader och all information om resor och utlägg samlas. I information om traktamenten på Skatteverkets hemsida som du tittade på i Studieguiden kan du fördjupa dig i hur man hanterar olika ersättningar som bilavdrag, logi utökade levnadskostnader i arbetet. Uppgift För att få fördjupad kunskap inom de olika offentliga myndigheterna så kan du gå in på respektive hemsida och se vad som finns där. Hur är de utformade, finns svar som du kanske söker? Skola- Landsting- Arbetsförmedling- Försäkringskassa. Sök också på Skatteverket, hur är den organiserad, vad gör de mer, vilken information kan du hämta från Skatteverket. Sök också på Internet och sök på betydelsen förvaltningsorganisation.

39 Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är unik för Sverige och så viktig att den är fastslagen i våra grundlagar. Offentlighetsprincipen - rätten till insyn. Myndigheternas öppenhet och medborgarnas insyn i den offentliga sektorn i Sverige är unik och en av hörnstenarna i vår demokrati. Offentlighetsprincipen i Sverige är inskriven i tryckfrihetsförordningen som är en av våra grundlagar. Vår svenska tryckfrihetsförordning är den äldsta i sitt slag i världen. Den infördes redan 1766, under frihetstiden. Offentlighetsprincipen innebär att regeringens och andra myndigheters samt riksdagens och beslutande kommunala församlingars verksamhet så långt som möjligt ska vara öppna. Därför har exempelvis allmänheten rätt att ta del av alla offentliga handlingar, och domstolsförhandlingar och beslutande församlingars sammanträden är normalt öppna för allmänheten. Offentlighetsprincipen innebär att alla handlingar som kommer in eller skapas i kommuner, landsting och statliga myndigheter är offentliga för massmedia och allmänheten. En handling är antingen uttryck i skrift, bild eller som en ljud- eller videoinspelning. Offentlighetsprincipen gäller enbart handlingar som kommer in eller skapas i offentliga verksamheter. Offentlighetsprincipen är fastställd i Sveriges grundlagar. Det finns handlingar som är sekretessbelagda och det innebär att de inte är offentliga för massmedia och allmänheten. Offentlighetsprincipens syfte är att ge allmänheten och massmedia insyn i offentliga verksamheter. Det ger oss som medborgare möjligheten att kontrollera hur de offentliga verksamheterna fungerar och att vi kan påverka Offentlighetsprincipen

40 och kritisera om något fel eller olämpligt sker inom verksamheterna. Insynen bidrar även till att allmänheten får en högre förståelse för verksamheterna och deras beslut och förhindrar maktmissbruk i verksamheterna. Insyn i offentliga verksamheter anses vara en förutsättning för demokrati. Information i olika ärenden och frågor som finns hos offentliga myndigheter som inte är sekretessbelagda ska allmänheten och massmedia har möjlighet att ta del av. De offentliga verksamheterna berör oss alla som är medborgare i Sverige. Medborgare i Sverige har meddelarfrihet genom offentlighetsprincipen och det innebär att anställda inom offentliga verksamheter kan tala med massmedier om handlingar/ärenden som i vanliga fall är hemligstämplade utan att bli dömda för det. Allmänna handlingar Vi har alltså rätt att ta del av offentliga handlingar för läsning eller kopia och hjälpa den enskilde att få veta sådana uppgifter som var och en har rätt att få tillgång till. Även minnesanteckningar som tas in via telefon eller vid personligt besök tillför ärendet en ny sakuppgift, detta skall också tillföras akten. Det betyder att de är allmänna och därmed offentliga. Kort sagt kan man säga att en handling är: Något som innehåller information. En framställning i skrift, bild eller som en ljudfil eller videoinspelning Handlingen är allmän: Om den förvaras hos myndighet Enligt regler i tryckfrihetsordningen är att anses som inkommen till eller upprättad hos myndighet Allmänna handlingar

41 Uppgift Sök fördjupad kunskap på Internet Sekretessbelagda handlingar Sekretessbelagda handlingar innefattar information om personliga förhållanden som till exempel en persons patientjournal och information om landets säkerhet. Sekretessbelagda handlingar går under offentlighetsoch sekretesslagen vilket innebär att offentlighetsprincipen inte gäller dessa handlingar och allmänheten och massmedia kan inte ta del av informationen. En handling som är sekretessbelagd får inte komma ut till allmänheten eller massmedia i skriftlig form eller muntlig form. Sekretesstiden varierar för olika handlingar. Anledningar till varför vissa handlingar är sekretessbelagda är för att det finns risker.det skulle kunna vara förödande om allmänheten och massmedia får ta del av alla handlingar som finns i de offentliga verksamheterna. Om handlingen skall sekretessbeläggas ska en daterad anteckning göras direkt på handlingen, hänvisning till lagparagraf som används till stöd för hemligstämplingen skall finnas med. Anteckningen skall undertecknas av den som är ansvarig handläggare för ärendet. Inga egna tolkningar får göras om en allmän handling ska vara sekretessbelagd eller inte. Sekretess

42 Sekretessbelagda handlingar kan vara handlingar som handlar om Rikets säkerhet Personliga förhållanden Patientjournaler Brottsregister Försäkringskassans register Handlingar med uppgifter som berör rikets centrala valutapolitik, finanspolitik eller penningpolitik. Sekretessen gäller om till exempel uträknade åtgärder skulle motarbetas om uppgiften var offentlig. Riskerna kan till exempel vara Förhållandet med en annan stat kan störas Att man riskerar landets säkerhet Vissa handlingar som gäller vissa djur- och växtarter är sekretessbelagda för att kunna bevara dem. Om dessa handlingar skulle bli offentliga finns det risk att intresset av att bevara dessa djur-och växtarter skulle äventyras.

43 Den enskilda individens skydd skulle riskeras när det kommer till ekonomiska eller personliga förhållanden. Exempelvis om en individs patientjournal var tillgänglig för arbetsgivare skulle det kunna leda till att alla med en sjukhistoria vara utan arbete. Att myndigheter skulle utsättas för ekonomisk skada. Uppgift Sök fördjupad kunskap på Internet Offentlighetsprincipen- sekretess? Hur är det med allmänna handlingar i elektronisk form? Tips på bra länkar eller så fritext söker du.

44 Grundlag Grundlagar Grundlagarna innehåller regler för Sveriges statsskick och är de lagar som skyddar vår demokrati. De fyra grundlagarna är 1. Regeringsformen 2. Successionsordningen 3. Tryckfrihetsförordningen 4. Yttrandefrihetsgrundlagen Dessutom finns riksdagsordningen ett mellanting mellan grundlag och lag. Grundlagarna står över alla andra lagar. Med det menas att innehållet i våra övriga lagar aldrig får strida mot vad som står i grundlagarna. Uppgift Sök på Grundlagar för att få fördjupad kunskap om dessa 1 Vad menar man med de olika lagarna och kan man ändra en grundlag hur som helst 2 Riksdagsordningen sök på Internet efter fördjupad kunskap Berätta!

45 Diarium Diarium Ett diarium är ett register över en myndighets allmänna handlingar. Det speciella med ett diarium är att i ett sådant register hålls alla handlingar i ett och samma ärende ihop och tilldelas ett gemensamt diarienummer. Alla handlingar i ett ärende registreras sålunda under ett och samma diarienummer oberoende av när det inkommer eller upprättas. Man kan säga att det är en slags dagbok där offentliga myndigheter diarieför alla handlingar som kommer in eller lämnar en offentlig myndighet. Offentliga myndigheter måste enligt lagen offentlighets- och sekretesslagen diarieföra alla handlingar. Att diarieföra en handling innebär att en registrator (den person som arbetar med diarieföring) måste föra in alla uppgifter som gäller ärendet i tidsföljd i ett diarium. Alla handlingar och ärenden som kommer in eller lämnar myndigheter registreras på samma sätt. Det som ska registreras i diariet anges vilken typ av ärende det handlar om, vem som sköter om ärendet, datum och på och andra uppgifter. Diariet är offentligt. Hantering av ärendet/handlingen vid ankomst till en offentlig myndighet kan översiktligt beskrivas så här: Ärende /handling Myndighet Registratorn ankomststämplar och registrerar i diariet Ett diarienummer ges till ärendet. Alla handlingar som tillhör samma ärende får samma nummer

46 Undantag Undantag Vilka handlingar skall diarieföras? Huvudregeln är att ALLA allmänna handlingar ska diarieföras. Två möjliga undantag från registreringsskyldigheten nämns i Sekretesslagen 1 Allmänna handlingar av uppenbart ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver då inte diarieföras och det kan vara Reklambroschyrer- Inbjudningar till kurser och konferenser- Cirkulär och författningstryck- Rutinförfrågningar (ett exempel kan vara en förfrågan om sektionernas kursutbud) Protokoll inkomna för kännedom. Du kan läsa mer om detta på Offentlighetsprincipen. 2 Man kan även låta bli att registrera allmänna handlingar om de hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit en eller upprättats Du kan läsa mer om detta på SekrL 15 Kap 1 Uppgift Sök på Diarium för att få fördjupad kunskap (internet) Sök på din kommuns hemsida för att se om du kan finna några allmänna handlingar. Tips! PÅ Malmö kommuns hemsida kan du fritextsöka, Testa!

47 Här är en direktlänk till skolinspektionens sida Prova att söka för att hitta protokoll på din egen kommuns hemsida.

48 Förvaltningskommunikation I offentlig verksamhet används ofta andra begrepp än inom den privata sektorn. Här talar man om myndigheter istället för företag och om brev säger man istället en skrivelse. En myndighets olika verksamheter sköts av olika förvaltningar. Det är förvaltningarna som tar hand om ärenden av olika slag och sköter kommunikationen med omvärlden förvaltningskommunikation Det offentliga språket är ofta krångligt formulerat och någon gång kommer alla i kontakt med en myndighets meddelande, ibland kan det också hända att vi måste besvara en sådan skrivelse. På arbetsplatsen kan man komma i kontakt med avtalstexter, i hemmet kan det vara hyresavtal och när vi handlar kan vi komma i kontakt med garantiavtal samt avbetalningsköp. Vi som inte arbetar inom offentlig sektor och kommer i kontakt med fackspråket upplever det onödigt krångligt och ibland uppstår till och med problem för att vi inte har förstått vad de menar i en skrivelse, vilket kan kännas väldigt onödigt. I Förvaltningslagen uppmanar man till en mer lättförståelig svenska med färre fackuttryck och interna förkortningar i kontakterna med allmänheten. Förvaltningskommunikatio n Förvaltningslagen Uppgift Sök på Förvaltningslagen, vad mer finner du i den?

49 Fackord I alla branscher använder man specifika ord. Orden kan man lära sig men språket i övrigt behöver inte vara så tillkrånglat. Det är också nödvändigt vid kommunikation utanför branschen att använda ett språk som mottagaren kan förstå. Språket måste därför anpassas till den man kommunicerar med. 1

50 Här kommer några ord som det är bra att man känner till. Flera av dessa ord används endast inom den offentliga sektorn, men ibland kommer vi i kontakt med myndigheters skrivelser och då är det bra att känna till en del av orden och vad de betyder. Allmän handling - en offentlig handling som kommit till eller skrivits av en myndighet Akt - de handlingar som tillhör samma ärende Anslag - pengar till en myndighets verksamhet och som riksdagen beslutar om Attestera - intyga riktigheten av Beredning - åtgärder som förbereder beslut, ta fram beslutsunderlag Bestrida -Att betala, stå för utgiften. Besvär-klagomål, överklagande Betänkande- skriftlig redovisning, förslag till utredning. Kommitté, myndighet och så vidare Bordlägga -Betyder att man flyttar fram handläggningen av ett ärende längre fram i tiden. Delegera-lyfta över beslutande rätten från högre till lägre nivå inom samma myndighet Delgiva - ger någon kännedom om något. Diarium- registrering i tidsföljd av ärenden som har kommit eller tagits upp av myndighet Dossier -Samling av alla handlingar som tillhör ett och samma ärende. Expenser- utgifter Föredragande- tjänsteman som förbereder ett ärende och föreslår beslut Handling- en skrivelse som intygar eller dokumenterar något 2

51 Instans- myndighet med vissa rättigheter Jäv- risk för partiskhet, har på något sätt insyn i fallet Kommitté- en grupp människor som tillsats för att utreda ett ämne och komma med förslag till åtgärd Kontrasignera- skriva sin namnteckning till höger om ock nedanför huvudnamnteckningen Kungörelse- muntlig eller skriftligt yttrande som innehåller ett tillkännagivande från någon myndighet, föreskrift som beslutats av regeringen Missiv -Ett följebrev, ett tillhörande dokument till exempelvis en handling. Motion - Är ett förslag till ett bestämmande organ, som kommer från antingen en grupp som har medlemmar eller från en enstaka person. Propostition- förslag om beslut Registrator -Är den tjänsteman som arbetar och tar hand om ärenden som kommer in till myndigheter eller sådana ärenden som har skapats i myndigheter. Tar hand om diariet och diarieför handlingar och ärenden. Remittera -Det betyder att en myndighet skriftligt begär av en underlydande myndighet att uttala sig i ett ärende. Reservation- är inte helt överens om beslutet Skrivelse- myndighets motsvarighet till brev Utanordning -Det betyder att det har tagits ett beslut om att det ska utbetalas pengar. Utlåtande- yttrande från en myndighet eller ett riksdagsutskott över en fråga som remitterats dit Vidi- jag har sett. Den som skriver vidi på en handling har accepterat det skrivna Vidimera- intyga att till exempel en avskrift, namnteckning eller fotokopia stämmer med originalet 3

52 Äska -Det betyder kräva, begära, yrka. Överläggning -debatt, diskussion, förhandling Uppgift Gör en tabell skriv sedan ner orden och betydelsen av orden Börjar du arbeta inom Offentliga sektorn kan det vara bra att ha med dessa ord och betydelsen av dessa. Tips! Klicka på Fliken INFOGA Välj Tabell Välj antal rader vågrätt och lodrätt Det går också bra att använda [Tabb] - tangenten för att få fram fler rader 4

53 Du kan gå in på Datainspektionens hemsida och läsa broschyren Vägledning för E- förvaltning. Nedan kan du se hur Datainspektionens hemsida ser ut. E- förvaltning

54 Lagar för den offentliga sektorn Arkivlagen Arkivlagen anger de grundläggande bestämmelser för hur arkiven skall skötas. I arkivvården ingår att myndigheter skall organisera arkivet så att rätten att kunna ta del av offentliga handlingar underlättas. Förvaltningslagen Arkivera dokument När man arkiverar menar man att man samlar dokumenten i något slags system. Olika sorters handlingar arkiveras olika länge beroende på lagar och företagsrutiner. Närarkiv- sådana dokument man behöver ha tillgängligt och ett annat för sådana dokument som måste sparas men som man inte behöver titta i. Arkiverar man i en dator kallar man det att lagra dokument. Vanligaste är att man använder en server. Den dator du använder är då uppkopplad mot en server. Oftast tar man också backupp på det som lagras i servern. Under det första året har man alltså nära till de dokument man måste återkomma till ofta. När man sedan har arkiverat i närakivet ett år så flyttas handlingarna till ett mellan arkiv, efter ytterligare ett år så blir det dags för slutförvaring Närarkiv Mellanarkiv Slutförvaring

55 Bokföringslagen Enligt bokföringslagen så måste man numera spara dokumenten i 7 år. Materialet skall bevaras i vanlig läsbar form. Det skall förvaras i Sverige i ordnat skick. Med ordnat skick kan man säga att man sorterar efter registreringsprincipen: Geografisk ordning Alfabetisk ordning Numerisk ordning Ämnes ordning Kronologisk ordning i indelning i pärmar och mappar av olika slag. ( kronologisk= datum (i tidsföljd ) Bokföringslagen Skriver du ett CV så använder du dig av omvänd Kronologisk ordning, det senaste först! Datorer och skrivare skall finnas tillgänglig för att underlätta åtkomsten av dokumenten Dokument Sorteringsprincip Ansvarig avdelning Närarkiv Mellan arkiv Slutarkiv Brevväxling kunder Geografiskt/alfabetiskt Försäljningsavdelningen Breväx/ kund Geografiskt/alfabetiskt Inköps avdelning Protokoll Kronologisk Leverantörsfakturor Alfabetisk/numerisk Ekonomi avdelning 1 7 Kundfakturor Numerisk/alfabetisk Ekonomi avdelning 1 7 Prislistor/ egna Ämnes/ alfabetisk Försäljningsavdelningen Byts ut när nya kommer Prislistor / leverantörer Ämnes/ alfabetisk Inköps avdelning Byts ut när nya kommer Verifikationer Kronologisk/numerisk Ekonomiavdelning 1 7 Anställningsavtal Alfabetisk Personalavdelningen Så länge anställningen gäller 9 Not 1 1 Westerblad Sonja, Johansson Mona (2013) Administration 1. Stockholm: Liber förlag AB

56 Läs om Arkivering i boken ADM 1 sidan 160 Uppgift Sök fördjupad kunskap om: Arkivlagen Sekretesslagen Tryckfrihetsförordningen Bokföringslagen Se också exempel på arkivschema i boken ADM 1 sidan 160

57 Information I dag lever vi i ett informationssamhälle. Information är något som man på alla arbetsplatser ägnar mycket tid år Vad är då information? Det finns extern information samt intern information Om vi börjar med extern information så kan man använda sig av Mässor- kan vara fackmässa, alltså riktat direkt till branschen Reklam- kan finnas i tidningar,flygblad, TV, Radio- Sociala medier Personlig försäljning- säljare som besöker en bransch och presenterar en nyhet Publik relation, PR- att man via massmedia (tidningar, Tv och sociala medier) informerar om verksamheten. Ett exempel på detta kan vara presskonferenser. Pressmeddelanden, bjuda in massmedia till olika evenemang Internet- de flesta företag har idag en hemsida där man presenterar företaget Årsredovisningar- här redovisas hur det har gått för företaget det gångna året. Klicka på länken och fördjupa dig i Årsredovisning Andra vägar är Kundklubbar (man får erbjudande om man är med i en kundklubb) Seminarier

58 Marknadsavdelningen Marknadsavdelningen är den avdelning som arbetar med Informationen. Informationen syftar till stor del till att man skall sälja och på så sätt öka företagets resultat På kommunen kan det finnas en avdelning som heter informationskontor som då sköter kommunens information till medborgare i samhället. De som arbetar med information måste vara noggranna i tal och skrift. Fakta måste stämma, språket skall vara korrekt samt utformningen vara proffsig. Ibland kan man ta hjälp av reklambyråer. Ett kundbrev får ju inte innehålla stavfel eller inkorrekt grammatik. Det man då har eftersträvat kan få motsatt effekt. Intern information riktar sig till de anställda är viktig man behöver mycket information om företaget man arbetar på såsom affärsidén, produkterna, kunderna, framtiden och en hel del annat. Med en väl fungerande information så ökar också motivationen, man känner sig delaktig om man får vetskap. En motiverad personal är en förutsättning för att företaget skall fungera bra.

59 Envägskommunikation Envägskommunikation Sändare Budskap Medium Mottagare Tvåvägskommunikation Tvåvägskommunikation Sändare 1 Mottagare 2 Budskap 1 Medium Budskap 2 kanal Mottagare 1 Sändare 2

60 Uppgift Vilka Interna informationskanaler tror du kan finnas i ett företag? Berätta! Uppgift Sök på årsredovisning, vad för du för information? Berätta! Uppgift Beskriv Envägskommunikation samt Tvåvägskommunikation Berätta! Tips! Använd med fördel Internet!

61 Att skriva i sitt arbete Repetera kapitel 7 i ADM1 sid Att formulera sig rätt i rätt sammanhang är viktigt! Som du kunde läsa i studieguiden 1 så kan det vara olika hjälpmedel man kan behöva för att skriva och uttrycka sig rätt. De texter vi skriver skall framföra ett budskap. Det gäller att tänka på innan du börjar skriva är: Vem skall läsa texten Texten skall vara rätt disponerad Ett bra sätt är att följa SIS standard, det blir lätt för dig att författa brevet samt lätt för den som skall läsa att hitta väsentliga uppgifter.! Stavningskontrollera alltid! Ett exempel på hur ett dokument kan se ut Ett exempel

62 Företagens skrivregler Interna skrivregler Viktigt är att dokument från samma företag har enhetligt utseende. Framförallt stora företag brukar utforma Interna skrivregler. Att aldrig behöva tveka hur ett dokument skall ställas upp spar tid för den som skall författa dokumentet och framförallt så ser det prydligt ut. Är man osäker brukar det finnas lite regler att följa på företaget som går att följa, framförallt kan man känna sig tveksam om det skall skrivas DU eller NI med liten eller stor bokstav. Sammanträdesdokument Här kan du med fördel titta i boken information och kommunikation 1, har du inte den så kan du använda mallar som ligger separat i denna del. Där får du till viss del lära dig hur man utformar olika dokument. Det finns även normer och riktlinjer, för hur man kan utforma sammanträdesdokument. SIS, Standardiseringskommissionen i Sverige, är den instans som har till uppgift att utforma dessa normer. Om alla följer dessa riktlinjer blir det lätt både för de som utfärdar dokumenten och för de som ska ta del av dessa. Se sidan 143 i boken ADM 1. Ord som används vid sammanträden. Olika dokument Kallelse En Kallelse är en uppmaning att infinna sig till ett möte. Därför skall det innehålla uppgifter om tid, plats ärenden och hur man anmäler deltagande. Ibland kan det finnas regler i föreningen för hur lång tid i förväg kallelsen skall skickas ut.

63 Dagordning Den lista som talar om vilka punkter som ska tas upp på ett möte kallas dagordning eller Föredragslista. Vissa punkter kan vara obligatoriska för att stadgar eller regler skall följas. Kallelse Dagordning Föredragningslista Samma sak, olika ord

64 Minnesanteckningar är precis som det låter, anteckningar som man gör för att minnas det som sagts och beslutats på mötet. Man kan anteckna diskussioner som har förts och vad som beslutats. Man skall ha kunnat kalla dessa anteckningar för protokoll, men vid löpande möten kallar man ofta anteckningarna för minnesanteckningar. Minnesanteckning Protokoll Det finns olika typer av protokoll, de redovisar alltid vad som har hänt på mötet. Protokoll Under mötets gång för den som är utsedd till sekreterare anteckningar över vad som tagits upp och beslutats. Detta ska tecknas ner i ett Protokoll. Det första som man gör på mötet är att man utser två personer att justera protokollet. Med det menas att dessa personer efter att sekreteraren skrivit ner protokollet, kontrollerar att det som står i protokollet stämmer med vad som sagts på mötet. Beslutsprotokoll I ett beslutsprotokoll redovisas bara besluten Diskussionsprotokoll I ett diskussionsprotokoll är det viktigt att redovisa bakgrunden och diskussioner

65 Vad ska ett protokoll innehålla Vilka som hållit i möte Typ av möte När och var mötet ägde rum Vilka som var närvarande Beslut om godkännande av föregående mötesprotokoll Punktvis redovisning Protokollförarens underskrift med namnförtydligande och plats för justering Innehåll TIPS! Förberedelser inför mötet Anteckna datum, tid och plats, namn på dem som skal närvara Ta med till mötet Bra pennor Anteckningsblock Kallelse Dagordning Deltagarförteckning Under mötet Lyssna noga på vad som sägs, och framför allt vad som beslutas. Fråga om du är osäker!

66 Lite repetition Här kommer en enkel mall för ett vanligt Vänsterställt Brev. Läs instruktionerna noggrant. Dessa inställningar gäller alla brev du författar. Affärsdokument (Offert, Anbud eller något annat) eller ett vanligt brev såsom exempelvis en ansökan till ett arbete. Vanligt när man skriver ett affärsbrev är att man använder sig av HÖGERSTÄLLT brev men inställningar när det gäller radnummer är detsamma OBS! Använd dig av SIS standard då du skriver dina dokument. Rad 1 Avsändare Vid tabb läge 9,2 (här underlättar vi genom att använda tabb läge 9,0) Rubrik Rad 3 Vid tabb läge 9,2 ( här underlättar vi genom att använda tabb läge 9,0) Datum Rad 7 Mottagare Rad 15 Ärendemening

67 Manual till ett vanligt brev, ansökan eller något annat som du skriver, exempelvis en CV Ställ in marginalen i överkant på 1,7 Du gör så här: Klicka på fliken [Sidlayout] Välj [Marginaler] Välj [Anpassade marginaler] Ställ in marginalen och klicka på OK

68 Sedan kanske du får dubbelt radavstånd, det åtgärdar du genom att klicka på Fliken STYCKE i Start menyn, ändra Radavståndet till ENKELT Vill du alltid ha enkelt, vilket är vanligast så klickar du på Ange som standard

69 För att infoga datum tid Klicka på Fliken INFOGA Välj Datum tid Välj sedan lämpligt datumformat, jag har ringat in det vanligaste som vi använder i dokument

70 För att ställa in tabbar så att dokumentet följer SIS standard gör du på följande sätt Det här är vad du ser när du börjar skriva, nu skall vi slänga bort tabben som sitter centrerad och istället infoga en vänsterställd tabb ta bort den här tabben genom att Ta tag i tabb-stoppen, håll musknappen nedtryckt och för musen till vänster Lägg in en vänster tabb med ett klick- se bild I Om du inte ser någon [tabb]- så klickar du bara i en vänster ställd [tabb] Se bild Eller så dubbelklickar du Då kommer du hit Skriv i önskat Tabb läge 9,2 som är det korrekta läget men det fungerar med 9,0 Vänster Ange

71 Radlängden är också viktig den bör inte vara längre än 13 cm till 13,5, detta för att läsaren skall kunna läsa dokumentet på ett lätt sätt. Ta tag i linjalen och dra den till ca 13 cm Lämplig textstorlek är 12 Lämpligt teckensnitt är Times New Roman Högerklicka i fältet längst ner STATUSFÄLTET så får du fram ett antal olika val, kryssa i rutan radnummer, då ser du enkelt vilken rad du är på. Eller så väljer du SIDLAYOUT_ Radnummer Skriv sedan dina uppgifter

72 NAMN ( detta är rad 1) tryck på [Tabb tangent] skriv RUBRIK ( vad dokumentet avser) Adress Postadress Infoga datum tid Här skriver du mottagarens adressuppgifter ( detta är rad 7) Ärendemeningen ( vad handlar brevet om) startar här på rad 15 Här under kan du med fördel skriva (bilaga1) om du bifogar ett Cv eller annat dokument Så ja, nu har du skrivit ett brev i enlighet med SIS standard När du har skrivit färdigt ditt brev är det viktigt att underteckna med sitt namn Gör så här Gör ca två radmatningar, skriv sedan Med vänlig hälsning (skriv alltid ut orden, inga förkortningar) gör fyra radmatningar skriv sedan ditt namn, detta för att man oftast skrev ut dokumentet och skriver under med sin egen signatur. Ditt namn Eventuellt en titel (beroende på i vilken situation du skrivit brevet, gör du en ansökan skriver du bara ditt namn) Gör en radmatningar och skriv Bilaga (understruken) sedan en radmatning innan du skriver vilken bilaga det är Bilagan kan vara din CV eller något annat som tillhör dokumentet

73 Uppgift Skriv en Ansökan där du har använt dig av Vänsterställt brev samt de rekommenderade inställningarna Gå igenom tabb inställningar igen Testa att göra text samt ifyllbar tabb se exempel nedan Priser Enkelrum :- Dubbelrum standard :- Dubbelrum superior :- Tips! Skriv i önskat tabbläge samt vilken utfyllnad du vill ha. Glöm inte att klicka på ANGE Prova att lägga in en bild!

74 Affärsgången mellan köpare och säljare Hur du skickar olika dokument mellan köpare och säljare Inköp av lagervaror Affärsgången mellan köpare och säljare De flesta företag som säljer varor till kunder har någon form av varulager. Det är viktigt, främst för stora företag, att ha koll på sina varor, beställningspunkter och lagervärde. Det finns bra datorsystem som kan bidra med bra hjälp. Dessa kan hjälpa till med lager, fakturering, order och inköp. Se ADM 1 OLFI systemet För att veta när man ska fylla på sitt lager använder man sig av något som kallas beställningspunkt. Med andra ord när antalet lagerlagda varor når ett visst antal. Då kan det vara läge att lägga en ny beställning på varan. Nedan kommer jag att förklara vilka dokument som skickas och innebörden av dessa. Detta är ett exempel på en affärstransaktion. I Första ledet gör kunden en Beställning. Leverantören får en order på beställningen, kontrollerar att varorna finns på lager och skriver ut ett Beställnings-/orderkännande. Lagerpersonal plockar ihop ordern och skriver en Följesedel som packas med ordern. Med godset skickas även en Fraktsedel. När varorna är levererade skriver leverantören så snart som möjligt ut en Faktura. Är viktigt för leverantören att så snabbt som möjligt få in pengar i företaget. Företagets likviditet, betalningsförmågan, kan annars påverkas. Om köparen märker att varan inte är till belåtenhet kan denna göra en Reklamation. När leverantören får reklamationen skrivs en kreditfaktura.

75 Inköp av Lagervaror- Beställning Innehåller uppgifter som antal, artikelnummer, pris, leveransdatum, Kontaktperson, leveransadress När varan överlämnas skall köparen göra en avstämning mot följesedeln Köparen betalar varan Reklamation En reklamation innebär att man meddelar säljaren att en vara av olika skäl inte är tillfredsställande. Det Bekräftelse på att säljaren fått ordern och att varorna kan levereras efter kundens önskemål. Finns inte varorna på lager skall detta skrivas som en restnotering på dokumentet. Skall innehålla villkor som parterna kommit överens om Följesedel även kallad packsedel. Specificerar vad leveransen innehåller, Vara Antal kolli samt varunummer. Fraktsedel Ett dokument som följer med varan under transport. Innehåller information om varan som vikt längd och bredd: innehåller även mottagaradress och avsändaradress. Är även ett bevis på hur fraktavtalet mellan köpare och säljare är utformat Faktura Fakturan skall innehålla datum då fakturan är utställd, fakturanummer, köparens och säljarens adress, säljarens momsregistreringsnummer, leveransdatum, transaktionens omfattning, specifikation, pris och momsbelopp. Betalningsvillkor, säljarens plus och bankgironummer, typ av faktura samt leveransvillkor Reklamationssvar: Säljaren svarar på reklamationen och godkänner om allting är korrekt

76 kan även handla om fel antal kollin eller dylikt. I reklamationen ska det framgå vad det är som köparen är missnöjd med. Köparen tar emot Kreditfakturan och bokför denna tillsammans med Fakturan Kreditfaktura : Säljaren skickar kreditfaktura som även kan kallas omvänd faktura, minusfaktura eller kreditnota. Här ska det tydligt framkomma vilket belopp som ska korrigeras och med hur mycket. Ska även innehålla fakturadatum och fakturanummer.

77 Inköp av Investeringsvaror Vid inköp av investeringsvaror är tillvägagångssättet lite annorlunda. Dessa varor är i de flesta fall en stor kostnad för företaget och kräver en viss planering. Man ser över marknaden för att se utbudet och kan i vissa fall även tillsätta en projektgrupp vilken ska ha ansvar för den nya investeringen. Nedan är ett exempel på hur en affärstransaktion kan gå till och vilka dokument som används. När man har undersökt vilka aktörer som finns på marknaden skickas i första ledet ut en förfrågan till de leverantörer som man finner lämpliga. När företagen fått förfrågan vill de gärna träffa köparen för att diskutera vilka krav köparen har. Detta görs ofta innan det skickas ett skriftligt anbud (offert). När köparen bestämt sig för vilket anbud som är mest tillfredsställande skrivs ett avtal av säljaren vilka båda parter skriver under. När varan/tjänsten är levererad skickas en faktura till köparen. Ibland händer det att köparen inte, av olika anledningar, kan betala i tid. När detta inträffar skickas det ut en betalningspåminnelse. När fakturan väl är betald skickas även en räntefaktura. Denna innefattar ränta för de dagar som betalningen dröjde.

78 Inköp av Investeringsvaror Förfrågan innehåller de krav köparen har på Tjänsten/varan. Man vill även veta kostnaden och leveransdatum. Man bifogar till denna en kravspecifikation. Anbud/ Offert Av detta dokument som kan ses som ett affärserbjudande framgår vad som erbjuds och till vilket pris. När köparen har läst anbudet och är nöjd med villkoren skrivs ett avtal av säljaren. Detta innehåller mer detaljerat vad köpet innebär. När avtalet är påskrivet av både köpare och säljare är det bindande. Ett avtal kan inte ändras av någon av parterna. Säljaren får heller inte i efterhand korrigera pris eller andra villkor. Avtal Skrivs När avtalet är påskrivet av både köpare och säljare är det bindande. Ett avtal kan inte ändras av någon av parterna. Säljaren får heller inte i efterhand korrigera pris eller andra villkor.

79 Faktura innehåller datum då fakturan är utställd, fakturanummer, köparens och säljarens adress, säljarens momsregistreringsnummer, leveransdatum, transaktionens omfattning, specifikation, pris och momsbelopp. Betalningsvillkor, säljarens plus och bankgironummer, typ av faktura samt leveransvillkor Köparen betalar varan Betalningspåminnelse Om betalningen inte kommer in i avtalad tid skickas en påminnelse för betalningen. Ska innehålla uppgifter om att inte fakturan har förfallits och inte betalats i tid. Det är bra om villkor för betalningen som dröjsmålsränta, förfallodag och eventuell påminnelseavgift redan har angetts tydligt i avtalet så man undviker missuppfattningar om betalningen. Räntefaktura Innehåller ränta (dröjsmålsränta) för de dagar som säljaren varit utan sina pengar. Ska ha en avskräckande effekt så räntefakturans avgift är ofta betydligt större en vanlig bankränta. Här tar man också ut en avgift för att täcka kostnaden som säljaren hade för utskick av betalningspåminnelsen

80

81 Enkelt affärsdokument Skriva ett Affärsbrev Du har mallar i detta material Visar ett enkelt affärsbrev, instruktioner finns längre ner i detta material Det du skall vara noggrann med är SIS standard Rad 1 Avsändare Rad1 [Tabb]läge (förenklat) 9,0, skall man vara helt korrekt skall det vara 9,2!Tänk på att första raden skall vara VERSALER! Rad 3 [Tabb]läge (förenklat) 9,0 skall man vara helt korrekt skall det vara 9,2 Rad 7 Mottagare ( den du skall skicka till) Rad 15 Ärendemening ( vad det handlar om, en rubrik, exempelvis USB minnen) Under ärendemening skriver du (bilaga1) Nu har du gjort läsaren uppmärksammad på att det finns en bilaga till dokumentet längre ner Använder du sidhuvud så måste du räkna manuellt Det enklaste sättet är att klicka på Allvisningstecknet Du kan även klicka på Sidlayout samt radnummer Skriv också under ditt namn Bilaga samt vilken bilaga det är, exempel: Bilaga Borschyr

82 Det kostar pengar att vara försenad med fakturor Se exempel nedan hur du enkelt kan använda Excel för beräkning av ränta Beloppet är kr Dröjsmålsräntan är 11% Då måste jag räkna ut ränte beloppet på kr Sedan delar jag det beloppet med 360 dagar Försenad betalning är 12 dagar Då får jag betala 235 kr Räntefaktura Räntan i Belopp Ränta kr ,00 kr 11% 7 062,00 kr Använd * Ränta Dagar använd / 7 062,00 kr 360 Jag betalar alltså 19,62 kr 19,62 kr per dag Jag var försenad i 12 dagar 19,62 kr ,44 använd * VI avrundar till 235 kr Jag fick betala 235:- i ränta på 12 dagar Har du läst information och kommunikation repetera med fördel Excel det har du mycket nytta av

83 Har du inte Excel så kan du använda Google Drive, där finns Officepaketet, inte full version men det absolut nödvändigaste finns! Uppgift Nu skall du räkna ut Dröjsmålsräntan Fakturan är 25 dagar försenad Beloppet är : - Hur mycket skall kunden betala i räntekostnad Svar är: 93 kr kom du fram till samma summa? Glöm inte att titta i Boken ADM 1 Använd också Internet för att få fördjupad kunskap Titta med fördel på de länkar som vi har lagt in i materialet

84 Kulturmönster i affärslivet Det är viktigt att känna till leverantörer och deras kultur utanför vårt lands gränser. För att få en fördjupad kunskap om detta så går du in på sidan Business- Sweden Här kan du läsa om vad man bör tänka på om man gör affärer i Frankrike Här kan du läsa om vad man bör tänka på om man gör affärer i Tyskland Jag har valt att kopiera hela länken, söker du ett annat land byt ut exempelvis ut Tyskland och skriv Italien Generellt kan man tänka på hur man hanterar Klädkod- Titlar- Handslag-Visitkort Affärsmöten vad bör man tänka på? Muntligt eller skriftligt avtal- Hur hanterar man det, fungerar ett muntligt avtal? Förhandlingsteknik Hur är företaget uppbyggt Ta reda på så mycket som möjligt om detta innan du gör affärer!

85 Code of Conduct De flesta företag som importerar varor från andra länder har skrivit egna regler för vilka krav man ställer på de leverantörer man gör affärer med. För att få bli leverantör så måste leverantören godkänna och följa dessa regler. De här reglerna kallas uppförandekod (Code of conduct). Reglerna som finns att förhålla sig till innehåller regler för arbetsmiljö, barnarbete, arbetstider, löner, rätten att få tillhöra en fackförening och att det är säkert på arbetsplatsen. Kulturella skillnader Det gäller alltså att vara påläst om kulturella skillnader om du skall lyckas bra med affärer i andra länder. Arbetar du på ett större företag så finns oftast en policy som man kan följa och vad som gäller. Saker du får göra och inte göra när det gäller representation, gåvor eller något liknande. Andra länder kan ha en annan syn på det än vad vi har i Sverige. Det som ett annat land uppfattar som en trevlig gåva kan anses och bedömas som muta i Sverige Brottsbalken (SFS 1962:700) De tidigare reglerna om mutbrott och bestickning upphörde att gälla från och med den 1 juli 2012, då den nya mutlagstiftningen trädde i kraft. Den nya lagen bygger på utredningen SOU 2010:38. Flera förändringar har genomförts. Bland annat kommer de nya reglerna att återfinnas i 10 kap BRB. Nya brottsrubriceringar införs som Tagande av muta respektive Givande av muta, Handel med inflytande och Vårdslös finansiering av mutbrott. Fler personer omfattas också av de nya reglerna samt att åtalsreglerna ändras. Läs de nya reglerna nedan. 1 1 Institutet mot mutor hämtat från Brottsbalken, Hämtat ifrån Notisum

86 Uppgift Gå in på barnkonventionens sida FN:s konvention om barnets rättigheter eller barnkonventionen som den ofta kallas När antogs den? Hur många av FN: s stater har anslutit sig och vilka

87 Presentationsteknik Retorik Man säger att någon har talets gåva, det vill säga att det är en god retoriker som talar, en person som får andra att lyssna, förstå och bli övertygade. Mycket av studier går ut på att ta reda på information, bearbeta informationen och förmedla den till andra. Många klarar av de två första stegen men faller på det sista. Vad är det som dessa människor har som är duktiga på att förmedla information som får andra att lyssna och ta till sig budskapet? Kan man träna upp sig till att bli en god talare? Ligger det i vad de säger, hur de ser ut, hur de säger det de säger, i deras personlighet, är de karismatiska, eller vad är det som gör att folk lyssnar? Fundera över hur du fungerar när du vill att andra ska lyssna medan du studerar kapitlet.

88 Kort kan man säga att Logos är förnuftet Då du föreläser för en speciell målgrupp så kan man säga att kvalitén utgår ifrån förnuftsaspekten och nyttan med det innehåll du presenterar Patos är känslan Hur du lyckas beröra din publik känslomässigt. De som lyssnat har de haft en upplevelse? Etos är förtroende Det förtroende välvilja samt sympati, du lyckas skapa som talare, viktigt att tänka på redan i inledningen. Intresset för ditt budskap Aristoteles ansåg att retoriken var konsten att vad det än gäller finna det som är bäst ägnat att övertyga. För att övertyga skulle talaren enligt den antika traditionen använda tre medel: logiska argument och exempel (logos), åhörarens känslor (pathos) samt talarens karaktär (ethos). 1 Uppgift Sök på Etos Patos och Logos Vad menar man med dessa begrepp egentligen. Sök fördjupad information om Retoriken samt Logos Etos och Patos 1 Retorik i praktiken. Nationalencyklopedin, hämtad

89 Vad är kommunikation? Man skulle kunna säga att kommunikation är en process att överföra information från en punkt till en annan. En definition av begreppet kommunikation är all kontakt människor emellan. Slår man upp order kommunikation i en ordbok så får man betydelsen att göra gemensam. Meningen med kommunikation är att man ska vidarebefordra information från någon till någon annan. Det är viktigt att vi lär oss kommunicera med varandra, detta gör vi från det att vi föds, kontakten med den nära familjen, för att sedan utökas i takt med att vi växer. Genom kommunikation med andra får vi förståelse för hur andra uppfattar oss och vad som är acceptabelt i omgivningen. Vi lär känna oss själva bättre och får bättre självförtroende. Att öva på att uttrycka sig inför andra, både i ord och med kroppsspråk samt att lyssna och samtala är viktiga steg i den personliga utvecklingen.

90 Kommunikationsprocessen Man kan se kommunikationsprocessen som en kommunikation som startar mellan två människor, där människorna agerar som sändare och mottagare. Sändaren förmedlar ett budskap, muntligt, skriftligt även med hjälp av kroppsspråket, till mottagaren. SÄNDARE Budskap BRUS Mottagare MOTTAGET BUDSKAP Det förmedlade budskapet utsätts för störningar. Störningarna är något som inte tillhör själva budskapet, men det är något som stör själva budskapet. I en klassrumssituation kan det vara några som sitter och pratar, ljud från korridoren eller dylikt. Även andra saker i klassrummet kan störa som till exempel att någon sitter och trycker på en penna. Störningar i ett budskap kallas för brus. Det finns vissa generella orsaker till att störningar uppstår.

91 Det är till exempel; Språkliga störningar, kan man inte språket så är det inte lätt att ta emot budskapet. Ofullständiga budskap, viktig information saknas i budskapet. Kommunikationsstress, mängden information som vi får till oss är stor, det gäller att sålla, men vad är viktigt, vad kan sorteras bort, tydlighet från sändaren behövs för att inse vikten av just denna information. Feed-back, återkoppling, på det sända budskapet är mottagarens reaktion. Feed-back i en kommunikation är viktig, och många gånger ger man det fast man inte tänker på det genom att man reagerar med kroppsspråk, man nickar eller kanske rynkar lite på näsan. Återkopplingen kan även ske genom frågor på budskapet. Det är viktigt att vi inte glömmer att berömma varandra när vi gjort något bra, men även negativ kritik kan vara bra att få för att man ska kunna utveckla sig och bli bättre till nästa gång. Om vi inte har någon form av kommunikation blir samarbete omöjligt.

92 Olika typer av kommunikation Verbal kommunikation En dialog är en konversation där två eller flera personer deltar. Personerna talar med varandra med ord. Språket består av ord som kan ha olika betydelse i olika situationer för olika människor. Samma ord kan i samma sammanhang ha olika betydelse. Som exempel kan nämnas uttrycket kul att se dig som kan sägas till någon som kommer försenat till en lektion men vad menar men egentligen när man säger det? En verklig längtan En förebråelse för en försenad ankomst Jag hade önskat slippa se dig (med ironisk ton) Icke verbal kommunikation Det som överförs genom gester, kroppsspråk, ansiktsuttryck, ögonkontakt är av slaget ickeverbal kommunikation. Även fysiska yttranden så som klädval, frisyr och informationsgrafik spelar en stor roll i den ickeverbala kommunikationen. Kroppsspråket är ett komplement till det talade ordet, i situationer där inte språket är tillräckligt utvecklat så kan kroppsspråket leda till större förståelsen. Tänk på situationer där mamman talar med sin baby, eller där förståndshandikappade förstår sina vårdare utan att egentligen förstå det uttalade ordet. Men kroppsspråket kan även leda till att vi får dubbelt budskap, man säger en sak med ord men visar en annan med kroppen och ansiktsuttrycken.

93 Visuell kommunikation Denna del av kommunikationen är den överföring av information som sker via visuella hjälpmedel. Än så länge är den främst förknippad med tvådimensionella bilder. Vanliga medium för visuell kommunikation är skyltar, teckningar, TV och böcker. Muntlig redovisning och presentation För många år sedan i det gamla Grekland och Romarriket och ända fram till 1800-talet, var talekonsten retoriken ett viktigt skolämne. Julius Caesar är ett exempel på en skicklig talare. Även i vår tid har det funnits många duktiga retoriker. Olof Palme och Barak Obama är exempel på det. En god talare är inget som man föds till, utan något man tränar sig till. För att lyckas med en muntlig redovisning eller en presentation av något slag är det viktigt att man förbereder sig på ett bra sätt. Vi vet att det första intrycket är viktigt, utifrån det vi ser så drar vi gärna slutsatser om inre egenskaper. Det är bra om man förbereder sig så att betraktaren får ett positivt första intryck. Förberedelser Försök se situationen utifrån lyssnarens perspektiv. Vilka förkunskaper har de? Det är bra om man hamnar på rätt nivå med lyssnaren, Hur kan jag få dem intresserade av min redovisning? Vilka är målen med anförandet? Finns det klart uttalade mål kan man utgå från dem när man förbereder sig.

94 Man kan använda sig av nedanstående indelning av de olika momenten i talet som vi nu ska gå igenom. Att inventera Att disponera Att formulera Att memorera Att framföra Inventera Det första är att inventerar sitt tal. Det gör man genom att ställa sig följande frågor. Vad ska jag prata om? Vem ska lyssna på talet? Hur mycket vet publiken om mitt ämne? Hur många ska lyssna? Vilken ålder har publiken? Är det några kulturella skillnader Vad intresserar publiken? Hur ser lokalen ut?

95 Disponera Hur lång tid ska mitt anförande ta? Det tar ca tre minuter att läsa en A4-sida med text skriven i 12 pkt, dubbelt radavstånd. Vilka delar innehåller talet? Hur lång tid får talet ta? Hur lång tid får varje avsnitt ta? Formulera I formuleringen av talet lägger man in argument och liknelser samt citat för att övertyga lyssnarna. Memorera Enligt de retoriska grundsatserna ska man inte ha använda manus när man framför talet. Lär dig talet utantill. Öva även in tonfall, gäster och pauser. Framföra En duktig talare har ett övertygande och kraftfullt språk. Det är också personligt och konkret.

96 Talets tre delar Inledning- Du närmar dig publiken med din personlighet Innehåll- Fortsätter med presentation och argumentation av ditt ämne Sammanfattning- Upprepa det viktigaste och väck publikens känslor och engagemang Det är bra om man kan inleda med någonting som fångar lyssnarnas intresse. Det kan vara en spännande bild som hänvisar till redovisningen, eller en personlig berättelse som inleder redovisningen. Om det är en okänd grupp man håller ett anförande för är det kanske på plats med en kortare presentation av dig som person, vad gör du här? Och vem är du? Om det är så att åhörarna kan få kopior på ditt anförande, tala om det i förväg så slipper de sitta och anteckna. Innehåll Förbered dig noga, läs inte innantill. Det är viktigt att du varierar dig när du talar, både i ord och känslor och engagemang. Använd dig gärna av kroppsspråk för att förstärka ditt budskap och dina argument. Undvik alltför mycket fackuttryck och ge utrymme för eventuella frågor. Är du osäker på om lyssnarna hänger med fråga om alla förstår. Det är här du går djupare in på ditt ämne. Argumentera och förklara det ämne du presenterar. Du använder de hjälpmedel du valt att använda. Är det någon bland åhörarna som ser ointresserad och sur ut, titta på någon som är engagerad och intresserad.

97 Sammanfattning och avslutning Tänk på att hålla tiden. Planera ditt avslut så ditt anförande sammanfattas som du vill. Avsluta gärna med något som väcker publikens känslor. Se även till att det finns tid för frågor. Tips! Det är en träning att våga tala inför en publik. Ett bra sätt att få veta hur man ser ut är att filma eller stå framför en spegel när man tränar. För ett bättre tal är det bra att tänka på att stå stadigt med benen lite isär, låta armarna hänga fritt utefter kroppen. Använd inte för mycket gester. Ett glas vatten kan vara bra att ha med sig Hjälpmedel Vilka hjälpmedel man än tänker använda sig av är det viktigt att tänka efter vad är det som förstärker och förtydligar mitt budskap? Det är lätt hänt när man använder sig av olika hjälpmedel att man inte ger åskådaren tillräcklig tid för att betrakta innehållet i själva anförandet. Idag finns ofta tillgång till datorer, kanoner samt smartboard som man kan ha som hjälpmedel för sitt anförande. Bra program att bygga en presentation i är PowerPoint som finns i Microsoft Office paket. Man kan även använda sig av andra digitala program så som till exempel Movie Maker eller Photostory och I Movie bara för att nämna några. Idag finns även möjlighet att publicera sina egna alster på Youtube.

98 Bilder En bild att hänga upp det talande anförandet på gör att åhörarna kommer ihåg vad de hört längre. Bilden blir även ett bra stöd för dig när du håller ditt anförande. Minnesanteckningar Det kan vara tryggt att ha minnesanteckningar, men anförandet blir oftast mer levande om man inte har minnesanteckningar. Om man väljer att ha minnesanteckningar är det viktigt att man inte är alltför bunden till anteckningarna., att det finns tid för frågor och spontanitet. Gör minnesanteckningarna så att de är tydliga för dig. Numrera sidorna tydligt och börja varje nytt område på ett nytt ark, skriv stort och tydligt. Tala långsamt- Tala lugnt- Om du normalt har högt röstläge sänk det lite- använd inte slag eller svordomar

99 TIPS!

100 Ge åhörarna en chans att ställa frågor Kanske kontaktuppgifter i slutet av din presentation Uppgift Gå in på Youtube. Titta på videoklipp om Retorik

101 Kompetensutveckling Då detta är ett stort område kommer vi i det här avsnittet enbart skrapa på ytan, mest för att öka förståelsen för vad som är kompetens egentligen. De flesta företag bevakar omvärlden och skapar på så sätt en handlingsberedskap för att klara företagets överlevnad samt de anställda tänker på samma sätt för att kunna behålla sitt arbete. Om vi tittar på utvecklingen inom teknik så är den otroligt snabb, vilket i sin tur kräver en ständig uppdatering av kunskaperna. Teknik är i dag nästan att likna med färskvaror, nytt varje dag. Personalavdelningen har ett ansvar att se till att personalen har rätt kompetens. Antingen så får befintlig personal kompetensutveckling eller, i vissa fall, måste man också rekrytera för att få rätt kompetens. Kompetens, vad är det egentligen? Man kan kanske beskriva kompetens som något som är sammansatt med olika parametrar såsom Kunskap- Vilja Förmåga = Kompetens. Kompetensutveckling Företagen satsar på kompetensutvecklingen för att förbättra konkurrensläget inom EU och övriga världen. Kompetens är ett sätt att möta morgondagen (framtiden). För att få rätt kompetens så måste man kartlägga den och det krävs mycket arbete kring detta. Planering och analyser. Man behöver alltså försöka lista ut vilka krav man som företag kommer att ställas inför i framtiden. Inom företagen så görs ofta en individuell plan av de individer som vill utvecklas och lära sig nya saker. Motivationen hos medarbetaren är en avgörande faktor om det skall bli någon utveckling i företaget. Du kanske

102 har varit på utvecklingssamtal med din arbetsgivare. Om du inte har varit det så kommer du att möta detta då du börjar arbeta. I Utvecklingssamtalet tar man upp och gör en plan tillsammans. Det är viktigt att man gör detta gemensamt så båda parter är överens. Motivationen är därmed med när man skall genomföra planen. Företaget och medarbetaren har nått ett gemensamt mål. På Unionens sida kan man få bra information om Kompetensutveckling. Unionen Uppgift Sök på GAP analys Vad fick du reda på? Vad använder man en Gap analys till? Sök på kompetensutveckling se om du kan få fördjupad kunskap om hur företagen satsar på detta

103 Rekrytering Ni skall behöver anställa en person i företaget, då bör ni först tänka igenom detta : Personalavdelningen Behovet- vad har företaget för behov i sin verksamhet Kravprofil- vilken utbildning krävs samt vilka övriga kunskaper krävs som t ex socialkompetens eller kanske datakunskap- Officepaketet och språk. Här kan det vara engelska eller tyska Val av sökkanaler- det är där man tänker lägga ut sin annons. Kanske tidningar, platsbanken, internt Urval- i detta skede skall man nu välja ut den eller de personer som anses lämpligast Intervju- då måste man tänka på vilka frågor man skall ställa till den sökande, samt att man själv bör kunna presentera det företag man arbetar på Anställning- man bör ha bestämt vilken anställningsform det handlar om. Kanske en provanställning först (högst 6 månader) som sedan övergår till en tillsvidareanställning efter det Anställningsavtal- viktigt att man skriver detta Besked- man ska alltid lämna besked till övriga sökanden, det ser trevligt ut.

104 Det är alltid bra att veta hur man skall gå tillväga! Alla pusselbitar måste passa. När man sedan författar anställningsavtalet med den som är utvald så bör man tänka på följande: Arbetsgivarens och ditt namn och adress Arbetsuppgifter Arbetsplats Tillträdesdag Anställningsform, tillsvidare eller tidsbegränsad Uppsägningstider Semester Arbetstider Är det till exempel flextid, jour eller skiftarbete? Övertidsregler. Anställningsform. Är det en tillsvidareanställning eller en visstidsanställning som vikariat eller säsongsarbete? Lön och andra förmåner, hur ofta lönen ska betalas ut Jobbets omfattning. Är det hel- eller deltid? Om det finns kollektivavtal Detta enligt Arbetsförmedlingens checklista 1 Företagande.se Anställningsavtal 1 Företagande Ett anställningsavtal författat av företagande. Gå in på sidan för att se en tydligare bild 1 Arbetsförmedlingen

105 Nedan visas ett enkelt anställningsavtal. Anställningsavtalet är skapat i Word Anställningsavtal

106 Uppgift Sök på olika sidor, platsbanken, jobbsafari eller någon annan jobbsida. Hur har de författat en annons, vad finns med i en annons. Prova sedan att författa en jobbannons, Vad skall du ha med? Anställningsavtal skriv ett anställningsavtal. Använd tabell Gå också in och fördjupa dig i arbetsvillkor för utlandsarbete Sök på arbetsförmedlingen Sök även på vad du bör ha med i ditt CV samt ditt personliga brev Anställningsformer Det finns många olika anställningsformer. För att få en djupare kunskap om dessa så har du en länk till arbetsförmedlingens sida. Bra och tydliga förklaringar. Se uppgift nedan!

107 Repetera! Uppgift På den här sidan kan du fördjupa dig i olika anställningsformer Hur länge får du vara sjuk innan försäkringskassan tar över? När skall du lämna in sjukintyg? Det är viktigt att du kan dessa begrepp om du skall arbeta som administratör! Vad är ett kollektivavtal

108 Etik och moral I vardagsbruk kan man säga att etik och moral är samma sak. Vanligtvis diskuterar man om vad som är rätt och fel. Hur människan borde bete sig rätt och humant (förstående). På samma sätt används företagsetik och företagsmoral ofta som synonymer. Begreppen moral och etik har ändå lite olika betydelser. Med moral avser en människa eller människosamfundets uppfattning om gott och ont. Etik är den gren inom filosofin som strävar efter att berätta hur den rätta moralen ser ut. Etiken är läran om hur man bör bete sig som individ eller som arbetstagare i ett företag. Etik och moral Vad är rätt och fel egentligen? Det är fel att stjäla, men är det rätt att stjäla om mitt barn är sjukt och jag måste få medicin till barnet som jag inte har råd med. Ett av syftena med etiskt tänkande är att lyfta fram problem kring allmänna moralbegrepp till diskussion i samhället, kanske lyfta fram motiveringar till frågornas viktighetsordning. Människan kan ha olika moraliska uppfattningar och ibland får man stå upp för en situation som kanske gäller i samhället men står i strid med lagstiftningen. Försök att vara ärlig i dina kundkontakter. Lova inget du inte kan hålla. Det är bättre att vara försiktig med löften, även om du gärna vill göra ditt yttersta för kunden. Tala inte illa om dina konkurrenter även om du tycker (vilket är naturligt) att ditt företag är bättre än konkurrentens.

109 Uppgift Fundera över Etik och moral när det gäller medarbetare/arbetskamrater på din arbetsplats

110 Att arbeta utomlands Är du nyfiken på hur det går till att arbeta utomlands Gå in på den här länken Du kommer in på AF sida som ser ut ungefär så här. Nu kan du läsa och få mycket information om hur det är att arbeta utomlands, hur du skall gå tillväga, vad du skall tänka på samt vilka andra möjligheter som finns

111 För att hitta ytterligare information för utlandsjobb rekommenderar jag att läsa arbetsförmedlingens Broschyr Länk hittar du HÄR! Uppgift Gör en sammanställning över den information du har fått angående arbete och studier i annat land

112 Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring? Vad är kvalitet och varför skall man kvalitetssäkra sin verksamhet Kvalitet står för Rätt produkt i rätt tid till rätt pris Kvalitetssäkring Rätt Produkt Rätt Tid Rätt Pris Det verkliga skälet till att utveckla ett kvalitetssystem inom en verksamhet är att få de interna processerna, som dokumentflöden och liknande att fungera. Om de interna rutinerna fungerar bra så blir oftast resultatet bra med andra ord en god ekonomi och kunderna blir nöjda. Kvalitetssäkring och ISO 9000 Grunden för kvalitetsarbete är en serie internationella standarder, ISO 9000 (Internationella standardiseringsorganisationen). I Sverige ansvarar SIS (Swedish Standards Institute) för ISO. Serien skall ligga till grund för Ledningssystem i en organisation. Ledningssystemet kan omfatta fasta rutiner eller att organisationen kommunicerar information på ett effektivt sätt. Grundtanken med ISO är att man skall hitta möjligheter till förbättringar i en verksamhet. En annan del är också att kontinuerligt utveckla processer och

113 metoder i en verksamhet. För att säkerställa att ledningssystemet fungera säkerställs genom regelbundna revisioner som utförs av Certifieringsorganet man kompletterar detta med internrevisioner. I dag innehåller ISO 9000 serien fyra standarder vilka är ISO 9000: Beskriver principer och terminologi ISO 9001: Är en så kallad kravstandard som organisationer kan certifiera sig mot ISO 9004: Ger vägledning till införandet och förbättring av verksamheter ISO 19011: Tar upp hur revisioner kan planeras, genomföras och följas upp Uppgift Vad är ett kvalitetssystem Hur har kvalitetsstandarden ISO 9000 vuxit fram Vilka är de viktigaste skillnaderna mellan ISO 9001:1994 och ISO

114 Projekt Projekt Att arbeta i Projektform är ganska vanligt. Det förekommer i alla verksamheter. För att förtydliga projekt kan man säga att det är en uppgift som man arbetar med under en begränsad och bestämd tid. Vanligast är att man sätter ihop en projektgrupp som skall arbeta med just det projektet. Att arbeta i projekt kan innebära i stort set vad som helst. Allt från att planera en konferens till att bygga ett hus. I ett projekt kan man vara från en person till flera personer. För att få fram en idé bör man först försöka Brainstorma, du skriver ner så många idéer som möjligt men man bör vara tydlig. Vad ska idéerna lösa? En bra formel att använda sig av är: S- samla in idéer - brainstorming K- Kvantitet- ju fler idéer, desto bättre A-Allt är tillåtet T-Tokigheter ja allt du kan komma på är tillåtet T- Tid, tid är viktigt, du måste sätta en tidsgräns Tillsammans kallar man denna formel SKATT Du kan också använda Associationsmetoden samt Tvärt om metoden för att få fram idéer

115 Man bör fundera över en SWOT analys Vad har idén för Svagheter och Styrkor samt Möjligheter och Hot Planera Planera är en av de viktigaste bitarna i ett projekt Du kan tänka så här Projektidé Planering Genomförande Redovisning Utvärdering

116 Hur ett projekt ska avlöpa beror på de frågor du har ställt dig och besvarat När man arbetar i projekt är en projektplan bra att ha samt en tidsplan, det gör hela projektet lättare att arbeta med. Syfte och mål Mål med projektet Organisation- är du ensam eller är ni flera Det finns olika roller i gruppen. Projektledaren är en viktig roll. Vad skall en projektledare tänka på? Projektledaren har ett stort ansvar: o Projektledaren ansvarar för projektet o Sammankallar till möten med grupper inom projektet o Utformar projektplanen med gruppen o Förankrar beslut och information i organisationen o Hanterar konflikter som kan uppstå o Peppa och inspirera gruppen När man arbetar med ett projekt är en tidsplan bra att ha. När du skall organisera ditt projekt kan det vara bra att använda ett Gantt-schema (flödesschema). Där framgår vem som skall göra vad samt under vilken tid.

117 Kort sagt planera, genomföra, redovisa och utvärdera använd GANTT- SCHEMA Ett sådant schema kan se ut så här Resurser och budget -Hur har du tänkt ekonomiskt, kommer du att tjäna pengar på projektet? Kommer pengarna att räcka? o Har du en beställare av projektet som du leder är det viktigt att se till att budgeten du blev tilldelad håller (budget= plan)

118 Exempel på uppställning av en Likviditetsbudget och Resultatbudget Tidsperiod Försäljning av varor utförda arbeten Erhållna bidrag Summa planerade inbetalningar inköp av varor Telefonkostnader Försäkringar Resor Reklam Summa planerade utbetalningar Här skriver elev ingående behållning Utgående behållning Likviditetsbudget Visar hur mycket pengar du planerar att det skall finnas i ditt projekt vid en given tidpunkt. Syftet med Likviditetsbudgeten är att se till att företaget alltid har tillräckligt med medel för att betala räkningar som kommer Tidsperiod Försäljning av varor utförda arbeten/tjänster Erhållna bidrag Summa planerade Intäkter Planerade kostnader inköp av varor Telefonkostnader Försäkringar Resor Marknadsföring Summa planerade Kostnader Planerat resultat vinst eller förlust Resultatet är intäckter -kostnader Resultatbudget Visar planerade intäkter och kostnader under en viss period Du planerar ditt Resultat Med andra ord vad blir din Vinst eller Förlust

119 Beskriv ditt nätverk och hur du ska arbeta med detta. Det är viktigt att du vet vilka som ingår o Nätverk kan vara banker- Sponsorer- andra samarbetspartners såsom kunder, konkurrenter eller kanske konsulter givetvis kan det finnas fler än de jag har skrivit här Kommun Konsulter Bank Projekt grupp Sponsorer Konkurrenter Samarbetspartners