ANBUDSFÖRFRÅGAN. Mejerivaror TV-SAM Diarie Nr: KS 2011/ Vi ser fram emot ert bästa anbud! Med vänliga hälsningar.

Transkript

1 ANBUDSFÖRFRÅGAN Mejerivaror TV-SAM 2011 Diarie Nr: KS 2011/ UPPHANDLINGSFORM Öppen upphandling SISTA ANBUDSDAG Anbudet skall vara Trollhättans Stad tillhanda senast ANBUDS GILTIGHETSTID Anbudet skall vara giltigt minst till och med ANBUDET SÄNDS TILL FÖLJANDE ADRESS: Trollhättans Stad Upphandlingsavdelningen TROLLHÄTTAN ANBUDET MÄRKES: Anbud Mejerivaror TV-SAM 2011 Vi ser fram emot ert bästa anbud! Med vänliga hälsningar Lisbeth Sandblom

2 Sida 1 av 20 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Upphandlingen avser Avtalsparter Upphandlingsförfarande Avtalsperiod Tilldelningsinformation. Avtal Omfattning/volym Beskrivning Sortimentsråd/logistikråd/e-handelsgrupp Organisationsförändringar Sekretess Upplysningar under anbudstiden/avtalsansvarig Förtydligande av förfrågningsunderlag Ersättning för anbudsarbete ANVISNING TILL ANBUDSGIVAREN Skallkrav Anbudsavlämnande Språk Helt eller delat anbud Anbudets giltighetstid Anbudsformulär/Checklista bilaga Anbudsutformning av specifikation bilaga Kontaktuppgifter för anbudslämnare bilaga Bilagor till anbudsförfrågan Bilagor till anbudet KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Teknisk förmåga, kapacitet och service Information/Dokumentation Kataloger/prislistor KRAV PÅ PRODUKTERNA Produkter Produktförändringar/ersättningsvara Reklamation Beställningar Leveranser Leveranstid KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR Anbudspriser/Nettopriser Prisjusteringar Fakturering Betalningsvillkor Dröjsmålsränta Avgifter Rabattsats Leveransvillkor Fel eller brist i tillhandahållen vara/tjänst... 16

3 Sida 2 av Överlåtelse av rättigheter Underleverantör Uppsägning av avtal Försäkringar Befrielsegrund (force majeure) Tvist Tolkning av avtalshandlingar KVALIFICERING Bedömning och granskning Prövning av anbud Utvärdering av anbud ÖVRIGT Fair Trade Övriga villkor... 20

4 Sida 3 av 20 INFORMATION OM UPPHANDLINGEN 1 Upphandlingen avser Upphandlingen omfattar de i punkt 1.6 upphandlande myndigheternas behov av mejeriprodukter enligt sortimentsspecifikation för större enheter inom skolverksamhet, servicehus, daghem m fl. Upphandlingen omfattar samtliga under perioden aktuella leveransenheter enligt bilaga Avtalsparter Följande upphandlande myndigheter ingår i upphandlingen: Trollhättans Stad, Vänersborgs kommun, Lysekils kommun, Munkedals kommun, Sotenäs kommun, Tanums kommun och Strömstads kommun, i fortsättningen samlat kallade för kommunerna, se punkt 1.6. Huvudleverantör av mejeriprodukter för leverans till kommunernas större enheter i fortsättningen kallad huvudleverantör. 1.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling i enlighet med Lag om Offentlig Upphandling (SFS 2007:1091 med ändring SFS 2010:571). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början. Varje kommun är i juridisk mening egen upphandlande myndighet och ansvarar för egna beslut och fattar eget tilldelningsbeslut samt tecknar eget avtal. Upphandlingen administreras av Trollhättans Stad och ansvarig för upphandling och avtal är Lisbeth Sandblom, Trollhättans Stad. 1.4 Avtalsperiod Avtalstiden är 2 år med option för kommunerna att förlänga avtalet med maximalt upp till 15 plus 12 månader. Beräknad avtalsstart är Tilldelningsinformation. Avtal Avtal sluts först genom undertecknande av båda parter genom upphandlingskontrakt/ramavtal. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter att tilldelningsinformation med beslut och motivering för val av leverantör sänts till samtliga anbudsgivare som deltagit i upphandlingen. Meddelande om tilldelning skall inte ses som en accept. Anbudsgivare är bundna av sitt anbud trots upplysning av beslutet. Om överprövning inte begärs avses undertecknandet av upphandlingskontrakt ske kort därefter. 1.6 Omfattning/volym Den sammanlagda angivna inköpsvolymen för mejerivaror är beräknad för ett år. Det totala upphandlingsvärdet uppskattas till ca 11,2 SEK per år och presenteras per kommun enligt nedan:

5 Sida 4 av 20 Kommun Organisations nr Årsvolym enligt statistik 2010 Trollhättans Stad SEK Vänersborgs kommun SEK Tanums kommun SEK Lysekils kommun SEK Sotenäs kommun SEK Munkedals kommun SEK Strömstads kommun SEK Sortimentet är indelat i varuområden, huvudgrupper, och produkter. Uppskattade volymer per positionsnummer framgår av bilaga 2. Kommunerna förbehåller sig rätten att avropa sitt verkliga behov. Kommunerna garanterar ingen specifik volym. De i sortimentsunderlaget angivna volymerna kan under- respektive överstigas. Huvudleverantören skall leverera avropade volymer och det verkliga behovet till berörd kommuns enheter. 1.7 Beskrivning Upphandlingen kan beskrivas: Avtal med huvudleverantör av mejeriprodukter för kommunernas större enheter (volymerna som anges ovan avser denna upphandling). 1.8 Sortimentsråd/logistikråd/e-handelsgrupp Kommunerna avser liksom i innevarande avtal ha ett sortiments- och ett logistikråd. I dessa råd ingår kommunernas kostansvariga samt ansvarig upphandlare (ca 8 personer). Sortimentsrådet/logistikrådet samlas ca 1 gång/månad för genomgång av sortiment. Huvudleverantör av mejeriprodukter skall delta i dessa möten när kommunerna anser det vara påkallat. Huvudleverantören förbinder sig att på ett seriöst sätt samarbeta med dessa råd när det t ex gäller val av produkter och logistiska frågor. Möten för sortiments- och logistikråd skall ske inom kommunernas geografiska område om inte annat överenskommes. Sortimentsråd skall skyndsamt hantera information som skall vidarebefordras inom upphandlingen. Huvudleverantören skall även delta i kommunernas e-handelsgrupp för e-handelsfrågor när kommunerna anser det vara påkallat ca 1-2 ggr/år. 1.9 Organisationsförändringar Kommunerna reserverar sig för att avtalets omfattning och struktur kan komma att förändras på grund av organisationsförändringar och politiska beslut rörande respektive kommuns verksamhet.

6 Sida 5 av Sekretess Sekretess under upphandlingen gäller enligt gällande lagstiftning. Under den tid upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som berör anbud sekretessbelagda. Enligt 31 Kap 16 Offentlighet & Sekretesslagen (2009:400) kan uppgifter i anbud sekretessbeläggas även efter tilldelningsbeslut, men bara om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifterna röjs. Den anbudsgivare som anser att de uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess skall skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Vi vill betona att om kommunerna gör en bedömning av att sekretess föreligger så kan kommunernas beslut överklagas - i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att ta del av uppgifterna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Upplysningar under anbudstiden/avtalsansvarig Vid frågor gällande upphandlingen kontaktas Trollhättans Stad Upphandlingsavdelningen Trollhättan Handläggare: Upphandlare Lisbeth Sandblom Telefon: E-post: lisbeth.sandblom@trollhattan.se Eventuella frågor kan ställas omgående men kommer att besvarar tidigast vecka Förtydligande av förfrågningsunderlag För att säkerställa att anbud baseras på korrekta förutsättningar och att utvärdering och beslut sker på ett rätt sätt, är det angeläget att eventuella oklarheter undanröjs. Om anbudslämnare vid mottagandet av detta förfrågningsunderlag anser att underlaget är otydligt eller oklart i någon del, skall denne omgående kontakta Trollhättans Stads upphandlingsavdelning enligt ovan. Om anbudsgivare upplever att efterfrågade produkter på vissa positioner är svåra att svara på kan frågor ställas till upphandlingsansvarig som då noggrant kommer att pröva om eventuellt begärda ändringar går att förena med verksamhetens krav. Om förfrågningsunderlaget skulle behöva förtydligas med anledning av frågor ställda till upphandlingsansvarig kommer skriftligt meddelande att skickas till samtliga kända potentiella anbudsgivare. Det är upp till anbudslämnaren att tillse att Trollhättans Stads upphandlingsavdelning har korrekta kontaktuppgifter i ett sådant fall. Frågor skall ha inkommit till ovanstående adress senast för att säkerställa att ytterligare information kan lämnas senast sex dagar före anbudstidens utgång enligt 8 kap. 9 LOU Ersättning för anbudsarbete Ingen ersättning utgår för nedlagt arbete i samband med anbudsgivningen.

7 Sida 6 av 20 2 ANVISNING TILL ANBUDSGIVAREN 2.1 Skallkrav Notera att alla skallkrav skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna utvärderas och antas. 2.2 Anbudsavlämnande Anbudets skall vara Trollhättans Stad tillhanda senast , vi kommer inte att pröva anbud som inkommer efter den angivna dagen. Anbudet skall vara skriftligt. Anbudet i sin helhet skall vara skrivet på det svenska språket. Anbudet lämnas i tillslutet kuvert eller omslag. Vi tar inte emot anbud via telegram, telefax eller via e-post p.g.a att upphandlingssekretess ej kan garanteras. Anbudet och kuvertet/omslaget märks med: Anbud Mejeri TV-SAM Anbudet undertecknas. Anbudet inlämnas i sådan form att det är lätt att kopiera. 2.3 Språk All muntlig och skriftlig kommunikation och dokumentation i samband med denna förfrågan, anbud och kommande avtal skall ske på svenska språket. 2.4 Helt eller delat anbud Anbud som huvudleverantör får inte delas upp utan ett odelat anbud ska lämnas. Huvudleverantör har möjlighet att offerera valfritt antal alternativ per positionsnummer enligt sortimentsspecifikationen, bilaga 2. Minst en produkt per positionsnummer bör offereras. 2.5 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt minst t o m Vid en eventuell rättslig prövning av kommunernas tilldelningsbeslut skall anbudens giltighetstid automatiskt förlängas till 21 dagar efter det datum förvaltningsrättens/kammarrättens dom vunnit laga kraft. 2.6 Anbudsformulär/Checklista bilaga 4 För att underlätta kvalificerings/utvärderingsarbetet bifogas denna bilaga. Dokumentet är utformat som ett Word-formulär, det är endast kryssfälten och de gulmarkerade fälten som är öppna för anbudslämnaren att kryssa/skriva i. 2.7 Anbudsutformning av specifikation bilaga 2 Bilaga 2 är en svarsfil i Excel-format. Filen innehåller information om vilka positioner som efterfrågas. Rubrikerna Varuområde, Huvudgrupp och Artikelbenämning visar vilka positioner som eftersöks och om produkten skall vara t ex färskvara/kylvara. I kolumnen Egenskap tillkommer ytterligare krav på produkten som måste uppfyllas för att produkten skall bli godkänd och gå vidare till utvärderingen. Rubrikerna Frp/FsgEnhet (förpackning/försäljningsenhet) och Innerförpackning/minsta enhet visar inom vilka intervall en produkt skall rymmas för vara godkänd. Den första delen avser

8 Sida 7 av 20 ytterförpackningen och total vikt skall vara lika med eller vara under angiven volym/vikt för frp/fsgenhet. Den andra delen avser innerförpackningen eller minsta enheten och visar t ex om ytterförpackningen skall innehålla flera mindre förpackningar med en viss volym/vikt. Innerförpackningarna skall hålla sig inom ramarna för innerförp./minsta enhet. Dessa kolumner beskriver tillsammans den eftersökta produktens beskaffenhet förpackningsmässigt. Ca Förbr/år och Färdigmängd visar på hur mycket av den aktuella produkten som statistiskt köpts under år Färdigmängd avser både utspädd och avrunnen volym/vikt där det är relevant. Priset per liter/kg, färdigmängd, räknas fram i Basera, för att säkerställa att samma artiklar får samma jämförelsetal. Det är viktigt att verifikationspriset per kg eller liter är ifyllt av anbudsgivaren. Skulle meningarna gå isär mellan anbudsgivarna om en produkts beskaffenhet/egenskaper gäller tillverkarens uppgifter. Bilaga 2 fylls i enligt nedan. Anbudsgivaren skall fylla i kolumnerna med rubrik Artikelnummer, Benämning, Försäljningsenhet och Anbudspris. Viktigt är att produktinformation och verifikationspris för samtliga artiklar som offereras finns med i filen och att de har samma försäljningsenheter som förfrågningsunderlaget. All information lämnas, men det är möjligt för anbudsgivare att dela upp den i två filer om anbudsgivaren skulle finna det enklare. För ökad snabbhet och kvalitet i upphandlingen skall sortimentsspecifikationen och eventuellt även produktinformationen (kan annars lämnas på separat fil) lämnas i på bifogad fil Bilaga 2. Om anbudsgivaren önskar svara med mer än en produkt på ett och samma positionsnummer så görs detta genom att anbudsgivaren infogar en rad i Excelfilen. Det är viktigt att positionsnumret kopieras till den infogade raden så att produkten kopplas till den efterfrågade positionen. Därefter fyller anbudsgivaren i de egna värdena. Den färdigifyllda texten behöver inte fyllas i, men positionsnumret måste finnas. Det är viktigt att produktinformationen är komplett ifylld så att vi kan göra en rättvis prövning av offererade produkter. Saknas information för att beräkna produkternas värden så kommer de eventuellt inte med till utvärderingen. Detta gäller såväl produktens värden som egenskaper. Observera att anbudshandlingarna i sin helhet, med priser, skall lämnas skriftligt och vara undertecknat för att säkerställa kraven på originalhandling. Anbud lämnas i ett (1) original tillsammans med det material som finns på fil. Observera att även bilaga 2 skall lämnas utskriven på papper. Om anbud skrivet på papper skiljer sig från det som finns på fil är det pappersversionen som gäller. 2.8 Kontaktuppgifter för anbudslämnare bilaga 3 Bilaga 3 fylls i och bifogas anbudet. Tilldelningsinformation kommer att sändas till den adress och, mejl som anges i fältet Företagsuppgifter. 2.9 Bilagor till anbudsförfrågan Bilaga 1 Kravspecifikation Bilaga 2 Sortimentsspecifikation Bilaga 3 Kontaktuppgifter för anbudslämnare Bilaga 4 Anbudsformulär/checklista m referenser Bilaga 5 Leveransadresser m leveransfrekvens Bilaga 6 Avtalsvillkor

9 Sida 8 av Bilagor till anbudet Bilaga 2 Sortimentsspecifikation Bilaga 3 Kontaktuppgifter för anbudslämnare Bilaga 4 Anbudsformulär/checklista m referenser 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 3.1 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Kommunerna kommer att på eget initiativ kontrollera om anbudsgivaren har fullgjort föreskrivna registreringar och är fri från skulder för skatter och sociala avgifter hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare kan på anmodan från beställaren överlämna sådan information som styrker att anbudsgivaren uppfyller ovanstående i sitt hemland. Om anbudsgivare inte uppfyller detta och inte kan lämna godtagbar förklaring eller inte i övrigt uppfyller kraven enligt 10 Kap 2 LOU kan anbudet komma att förkastas och inte gå vidare till anbudsutvärderingen. Anbud kan även förkastas enl. 10 Kap 1 LOU. 3.2 Teknisk förmåga, kapacitet och service Anbudsgivare skall ange referens(er) som styrker kompetens, erfarenhet, kapacitet och service samt logistikkapacitet avseende omfattning av anbudet. Anbudsgivare kan också på annat sätt visa att man har kompetens, erfarenhet, kapacitet och service. Kommunerna kan även uppges som referens. Referenser lämnas med namn på företag, person, telefonnummer samt e-mejladress Kvalitetssystem Beskriv i anbudet hur ni arbetar med kvalitetssäkring och vilka företagsinterna krav på leveranssäkerhet som ni har. Ange om ni har en fastställd kvalitetspolicy och om ni arbetar enligt något kvalitetssystem. Gällande transporter se generella krav för transporter i bilaga 1. Anbudsgivare skall ha en dokumenterad och väl fungerande egenkontroll, beskriv i anbudet Miljöarbete Kommunerna tillämpar sedan flera år miljöhänsyn vid all upphandling. Beskriv hur ni arbetar med miljöförbättrande åtgärder. Kommunerna bedriver ett aktivt miljöarbete. Vi lägger stor vikt vid att livsmedelsproduktionen, uppfödning av djur och den vidare behandlingen av dem sker på ett för både djur och natur skonsamt och etiskt sätt. Kommunerna uppskattar att volymen av ekologiska inköp kommer att öka. I Tanums kommun kommer inom kort alla enheter att vara KRAV-certifierade Förpackningsåtervinning Huvudleverantör bör vara ansluten till REPA och att samtliga förpackningar omfattas av fungerande återvinning. Om anbudsgivare sköter återtagande av förpackningar på annat sätt beskriv i anbudet hur detta sker.

10 Sida 9 av Sortiment Sortimentet i bilaga 2 är uppdelat i varuområden, huvudgrupper och produkter Uppstartfil, statistik, avisering om prisförändring och produktinformation mm Nedanstående uppgifter skickas till avtalsansvarig. Huvudleverantör skall kostnadsfritt och utan anmodan lämna och sammanställa uppstartfil med alla godkända avtalade produkterna i god tid, minst 3 veckor före avtalsstart om kommunerna så önskar. Huvudleverantör skall kostnadsfritt och utan anmodan lämna statistik och artikelinformation över fakturerade leveranser per kvartal samt en gång efter avtalets upphörande och redovisas i sin helhet. Statistik skall lämnas enligt nedan och följa den filstruktur som beskrivs. Alla produkter skall innehålla värden för både kvantitet och antal kronor. Produkter som är färskvaror och som säljs per st skall i kvantitetsfältet anges i kg eller liter. Statistiken specificeras per respektive leveransadress (kundnummer) enligt nedan samt omfattar även hel kommun. Följande information lämnas för perioden: Kundnummer, artikelnummer, benämning, försäljningsenhet, totalt antal kg/l samt totalt antal kronor per artikelrad, uppgift om produkten är upphandlad En separat fil lämnas med kundinformation: Uppgift om huvudleverantörens kundnummer, namn och leveransadresser Statistikfiler döps med avtalets namn, leverantörens namn och kvartal samt år (ex Mejerivaror TV- SAM XXXX Q1-12). Fil skall lämnas på alla i avtalet ingående kommuner utan summeringar och med kundnummer utsatt per artikel. Statistiken skall lämnas elektroniskt i redigerbart Excel-format via e-mejl. Senast 15 januari 2012 lämnas statistik för december månad 2011, för första kvartalet 2012 senast 15 april, för andra kvartalet senast 15 juli, för tredje kvartalet senast 15 oktober, fjärde kvartalet senast 15 januari med samma intervaller för följande år. Om statistik inte levereras enligt avtal och kommunerna drabbas ekonomiskt p.g.a. detta har kommunerna rätt att ta ut kostnad för detta till exempel vid uteblivet mjölkstöd helt eller delvis. Kommunerna har även rätt att hålla inne prisjustering om statistik inte lämnas till utsatt tid. Avisering och begäran om ev prisförändring av avtalade produkter görs av huvudleverantören. Uppstartfil (prisfil) lämnas innan uppstart och vid begäran om prisförändring samt fil med produktinformation lämnas löpande under avtalstid. Fil med produktinformation skall innehålla uppgift om Eget artnr Benämning Fsgenhet (om produkten säljs per kg, kartong, säck eller låda) Producents namn Producents artnr ev varumärke Innehåll (ex 3x5 kg)

11 Sida 10 av 20 Total vikt på försäljningsenheten Färdigavrunnen vikt Antal förpackningar i försäljningsenheten ev EAN-nummer, Varuområde Latinskt namn för exempelvis fisk Uppgift om produkten är ekologisk, kravmärkt, fairtrade etc Jämförpris Uppstartfil samt aviseringsfil vid prisförändring skall innehålla följande uppgifter Artikelnummer Benämning Försäljningsenhet Pris Uppstartfil och aviseringsfil vid prisförändring skall innehålla alla upphandlade produkter. Komplett sortimentsfil skall alltid lämnas vid begäran om prisförändring eller när statistikfil levereras Elektronisk handel Kommunerna bedriver idag i största möjliga mån elektronisk handel. Detta innebär förenklings- och rationaliseringsvinster i inköpsprocessen samt att det ges bättre möjlighet till uppföljning av vad som avropas och lättare att styra beställningar till befintliga ramavtal. Kostnadsbesparingar uppnås även hos grossisten. Kommunerna tillämpar idag e-handel enligt SFTI-standard, Scenario 6.1, där handeln är avropsbaserad. Idag tillämpar kommunerna med grossist scenario 6.1 med tillägg av transaktion för elektronisk leveransavisering dvs. scenario 6.3. Sex kommuner använder E-builder som operatör, Strömstad kommun använder WM-data som operatör. Grossist skall kunna erbjuda elektronisk handel enligt SFTI-standard och scenario 6.1. samt bör kunna erbjuda scenario 6.3 (kommer ej att utvärderas) från avtalsstart. Grossist bör kunna erbjuda orderrespons/avrop accepteras. GS1 Sverige ( verifierar de affärstransaktioner/meddelanden som ingår i dessa scenarier. Detta innebär att det är GS1 Sweden som avgör huruvida standarden tillämpas på ett korrekt sätt. Systemförändring hos huvudleverantören som kan orsaka driftsstopp måste meddelas kommunernas E-handelsansvarig minst 30 dagar före önskad förändring. Detta kan t ex vara byte av affärssystem eller liknande. Om någon part önskar förändra nuvarande scenario skall detta ske genom gemensamt beslut. Alla förändringar som kan orsaka driftstopp eller störningar i det elektroniska flödet mellan parterna skall omedelbart informeras till e-handelsansvariga och avtalsansvarig. Vid ett eventuellt byte av kommunernas nuvarande e-handelsleverantörer får inga driftstopp i den elektroniska handeln som är driftsatt ske. På begäran skickas prov på meddelandet PRICAT. (PRICAT = elektronisk prislista.) Lysekil kommun är i uppstartsskede med E-handel och beräknas kunna vara igång helt vid avtalsstart. Övriga kommuner tillämpar E-handel till mer än 50 % totalt men också i varierande grad för varje kommun.

12 Sida 11 av 20 Ange i anbudet hur ni idag arbetar med E-handel enligt ovanstående. I anslutning till kontrakt/avtalsskrivning tecknas EDI-avtal med kommunerna. Vid pris- och artikelförändring ligger det på grossistens ansvar att i god tid sända PRICAT med förändringarna (minst 3 arbetsdagar före ikraftträdande). Beställare som är uppkopplad mot E-handel via SFTI-standard skall alltid kunna få en elektronisk faktura vid beställning. Huvudleverantören förbinder sig att vara lyhörd för att ge service utöver vad SFTI-standarden kräver om kommunerna så begär. Om en enhet hos kommunerna är upplagd för EDI och ersättningsvara levereras kan detta komma på separat elektronisk faktura men med hänvisning till ursprungsorder. PRICAT skall visa om en produkt är upphandlad, ledtid för produkt samt tydligt ange kg, liter och beställningskvantiteter, styck eller förpackningsstorlek och jämförpriser. Huvudleverantören förbinder sig att få med relevant information i PRICAT till exempel om en vara är ekologisk, krav- eller etiskt märkt. 3.3 Information/Dokumentation Huvudleverantören skall under avtalsperioden på begäran tillhandahålla informationsmaterial på svenska i erforderlig mängd. Huvudleverantören skall kostnadsfritt vid behov, på beställarens hemort svara för information till berörd personal kring dels olika produkter och dels hanterings- och beställningsfrågor, när så efterfrågas i rimliga mängder. 3.4 Kataloger/prislistor Huvudleverantören skall utan kostnad tillsända de avropande enheterna inom kommunerna det antal uppdaterade av grossist sammanställda nettoprislistor över samtliga livsmedel för upphandlingen, kataloger samt beställningslistor som begärs. Prislista skall skickas ut senast två dagar innan ny prislista skall börja gälla. Prislista i pappersformat skall alltid sändas till/utdelas till samtliga avropande enheter inom kommunerna, kontaktpersoner för respektive kommun samt till upphandlingsavdelningarna vid varje prisjustering som sker i anslutning till DLF-dagarna. Prislistor till kommunerna skall också sändas i bearbetningsförfarande typ Excel-format och sänds per mail enligt ovan som bifogad fil vid varje prisjustering, om inte annat har överenskommits. På avtalsprislistor (både i pappers- och excel-format) skall det tydligt framgå om en vara är anskaffningsvara, ekologisk, etiskt märkt, KRAV-märkt, MSC-märkt. På prislistan skall också framgå varuområde, huvudgrupp och produkt, leverantörens beställningsnummer, benämning, egenskaper, producent, märke, producentens artikelnummer, försäljningsenhet, förpackningsstorlek (ex 6x1 kg), pris per enhet och jämförpris. Prislistor för EDI (se punkt 3.2.7) resp. ordinarie prislistor skall för att kunna jämföras vara uppställd med samma enheter, t.ex. kg, liter, beställningskvantiteter, styck eller förpackning. Avtalsprislistor skall på begäran kunna tillhandahållas i god tid före avtalsstart samt inför pris och sortimentsförändringar (ca 14 dagar) på datafil i sådant format att dessa kan användas för uppdatering av kostplaneringssystem, t.ex. Mashie, Matilda, Basera eller likvärdiga system.

13 Sida 12 av 20 Om prislista inte levereras enligt ovan kan kommande prisjustering utebli. 4 KRAV PÅ PRODUKTERNA 4.1 Produkter Upphandlingen avser mejeriprodukter enligt bilagt underlag se Bilaga 1 och Bilaga 2. Det framgår av bilaga 2 vilka storlekar som efterfrågas. I bilaga 1 framgår en del av de generella kvalitetskrav som skall uppfyllas på de offererade produkterna. Vissa andra kvalitetskrav som också skall uppfyllas är angivna i bilaga 2. Produkt som inte uppfyller kvalitetskraven enligt dessa båda dokument kommer den inte att tas med till utvärdering. I bilaga 2 finns ett antal ekologiskt producerade produkter angivna. Det finns ett nationellt och av vissa kommuner antaget mål att öka andelen inköp av ekologiska produkter. Blivande huvudleverantör skall informera och föreslå kompletteringar med ytterligare produkter i enlighet med EU: s regler om ekologisk odling. Kommunerna avgör om offererade produkter kan anses vara likvärdig med de i bilaga 2 efterfrågade produkterna. Leverantören skall utan kostnad tillhandahålla serveringskylar för 10- och 20-liters förpackningar till enheter som så begär. 4.2 Produktförändringar/ersättningsvara Vid sortimentsförändring är huvudleverantör skyldig att informera avtalsansvarig för kommunerna om förändringen. Beskriv era rutiner för detta. Förändringen får inte ske innan avtalsansvarig godkänt förändringen. Om avtalad vara, vid enstaka tillfällen, inte kan levereras från huvudleverantör skall ersättningsvara levereras med samma eller högre kvalitet, till högst samma pris som avtalad vara, dock först efter kontakt med beställande enhet. Om huvudleverantör inte kan leverera godkänd ersättningsvara har avropande enhet hos kommunerna rätt att få ersättning för tillkommande merkostnader för nedlagt arbete och merkostnad för att inköpa produkt hos annan producent/leverantör. Om upphandlad produkt inte kan levereras vid ett flertal tillfällen antingen beroende på felleverans/utebliven leverans från huvudleverantör skall avtalsansvarig informeras omgående samt att kommunerna har rätt att upphandla produkten hos annan. 4.3 Reklamation Produkt som betraktas som felaktig avvisas av beställare hos kommunerna som då antingen har rätt att häva del av avropet alternativt hela avropet eller kräva ersättningsleverans. Avvisad produkt återsänds efter överenskommelse med huvudleverantören på dennes bekostnad. Om grossist gör en felaktig leverans återtas denna omgående av huvudleverantören. Kommunerna tar ej ansvar för dessa felaktigt levererade produkter. Huvudleverantör garanterar att felaktiga produkter ersätts kostnadsfritt inkluderande även kostnader för frakt, extra fraktkostnader för brådskande leveranser och returer föranledda av felaktiga produkter

14 Sida 13 av 20 och/eller leveransförseningar. Om reklamation p.g.a. tidsnöd inte är möjlig skall grossisten ersätta beställaren för ersättningsvara och nedlagt extra arbete och tid. Reklamation till exempel på grund av felexpedierad vara eller felaktigt antal ombesörjs kostnadsfritt av huvudleverantören. Kreditering skall ske snarast och senast 30 dagar efter att faktura förfallit. Ange de rutiner som gäller för reklamationer och returer i anbudet. Huvudleverantör skall vid misstanke om felbeställning göra en rimlighetsbedömning av leverans i förhållande till beställande enhet hos kommunerna och kontakta denne för kontroll. Orimlig leverans bör tas tillbaka omgående. 4.4 Beställningar Ange Era beställningsrutiner i anbudet. Ange tidigaste och senaste tidpunkt vid olika typer av beställningar. Ange eventuell sista tidpunkt för komplettering av tidigare lagd order. Ange om möjlighet till komplettering finns via mejl, telefon eller fax. Om vara beställs tidigare eller inom angiven ledtid skall produkten reserveras för beställande kund för säkerställande av leverans vid angiven leveransdag. 4.5 Leveranser Huvudleverantör skall leverera mejeriprodukter till kommunerna och dess enheter enligt Bilaga 5 i denna upphandling. Några leveransmottagningar har eller kan ha samleverans. Leveransställen/enheter kan komma att försvinna eller tillkomma. Detta skall kunna ske utan att detta medför några extra kostnader för kommunerna. Huvudleverantör skall leverera produkter till angivna avropande enheter, lossat inburet innanför dörr. 4.6 Leveranstid Leverans skall ske senast 2-3 arbetsdagar efter beställning. Exempel: Om beställning sker på måndag skall leverans ske onsdag eller torsdag. Leveranser skall ske vardagar mellan eller efter överenskommelse vid beställning. För levererad mejeriprodukt skall bäst-före-datum på produkterna räcka till nästa leverans för enheter inom kommunerna som har leverans en gång per vecka, oberoende av veckodag. Samma bör gälla även under juni t o m augusti. Enheter hos kommunerna som behöver mer än en leverans per vecka skall inte få leverans två på varandra följande arbetsdagar om inte detta sker enligt överenskommelse med respektive enhet. Leveranstid och leveransdag fastställs efter överenskommelse med respektive beställare/leveransställe enligt bilaga 5. Ange eventuella möjligheter till expressleveranser samt eventuella extrakostnader för detta. Hel eller del av leverans som kommer att ske för sent eller för tidigt eller uteblir helt skall meddelas beställaren snarast efter det att detta blir känt. Försenad delleverans i form av restade produkter kan levereras vid nästa ordinarie leverans om detta accepteras av beställaren. Kontakt måste tas med beställaren.

15 Sida 14 av 20 Om förändringen av leveranstidpunkten är, eller beräknas bli avsevärd, har beställaren rätt att häva beställningen. Försening som innebär att vara måste anskaffas från annan producent/leverantör eller att ändringar i matsedlar måste genomföras betraktas som avsevärd försening, vilket ger både rätt till hävning av beställningen och kostnadsersättning som täcker alla extra kostnader och omkostnader. Ersättning skall vara kunden tillhandla inom 30 dagar från att kravet framställts. Då helgdag infaller på en leveransdag (måndag-fredag) skall huvudleverantör i god tid erbjuda berörda enheter alternativ leveransdag. Detta meddelas även till avtalsansvarig. 5 KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR 5.1 Anbudspriser/Nettopriser Samtliga priser skall anges som pris i SEK, exklusive moms och skall inkludera samtliga åtaganden enligt denna förfrågan. Eventuell kostnad för emballage skall ingå i ert anbudspris. Offererat pris skall vara lägsta nettopris. Samma priser skall gälla för samtliga kommuner Ändringar/tillägg Kommunerna förbehåller sig rätten att begära sortimentsförändringar under avtalsperioden. Prissättningen för dessa ändringar skall följa de principer som använts vid upphandlingen. Ändringar och tillägg i aktuella avtal kan endast göras genom en skriftig handling från huvudleverantör. Ändring av avtalade produkter får endast ske efter godkännande av sortimentsrådet/upphandlingsansvarig. Sortimentsrådet skall aktivt medverka att lägga till/ta bort produkter på nettoprislistan. Förslag från sortimentsrådet om ändringar aviseras till huvudleverantör. 5.2 Prisjusteringar Anbudspriser kommer att kunna justeras vid DLF-dagar första måndagen i februari, maj, september och november med start Ansökan om prisjusteringar skall vara skriftliga och vara avtalsansvarig tillhanda senast 30 dagar innan ikraftträdande önskas. Samtidigt skall aviseringsfil i redigerbart excel-format med uppgift om artikelnummer, benämning och pris döpt enl pt med datum för prisjustering insändas till kommunernas avtalsansvarig. Huvudleverantör skall i filen ha med alla sina upphandlade produkter. 30 dagar räknas från det att den senast inkomna begäran (brev eller excelfil) om prisjustering anlänt till avtalsansvarig. Underlag som styrker justeringen skall alltid lämnas och kunna kontrolleras av avtalsansvarig. Prisförändringar skall vara väl motiverade och måste godkännas före dessa träder i kraft. Vid begäran om prisförändring skall förteckning överlämnas på papper eller via e-mejl till avtalsansvarig för kommunerna på de produkter som prisförändras med uppgift om artnr, benämning, producent, producents artnr, nytt och gammalt pris samt prisförändring i kronor.

16 Sida 15 av 20 Inkommer begäran om prisjustering senare än vad som avtalats d.v.s. senare än 30 dagar före avtalad prisjusteringsdag sker prisjustering tidigast vid nästa ordinarie prisjusteringstillfälle eller vid ny andra konkurrensutsättning. Blir parterna inte överens vid sådan förhandling har kommunerna rätt att helt eller delvis frånträda avtalet med tre månaders uppsägningstid, under denna tid gäller det senast överenskomna priset. För att prisförändringar skall kunna genomföras skall avisering, underlag som styrker begärd prisförändring och statistik vara levererad enligt avtal. Eventuell prisjustering skall ske med svenska kronor och ören För e-handel med grossist gäller 1. Aviseringstid är minst 3 arbetsdagar. Ny prisfil skall sändas senast två hela arbetsdagar före den träder ikraft. 2. Vid förändring av artikelinformation och/eller prisändring skall ny ändringsprislista sändas en gång/vecka eller enligt överenskommelse. Vid de större prisförändringarna sänds ersättningsprislista. 5.3 Fakturering Faktura skall kunna ställas till de adresserna respektive kommun/beställande enhet anger. Fakturan specificeras med leveransadress, beställningsnummer, producentens artikelnr, antal, enhet, produkt, mängd, grundpris, avdragen rabattsats och leveransdatum. Fakturan skall också innehålla uppgift om fakturanummer, postgironummer/bankgironummer eller en fullständig adress, organisationsnummer/momsregistreringsnummer, att F-skattsedel finns, fakturadatum samt specificerad moms vid olika momssatser. Fakturering får inte ske i förskott, fakturering sker i samband med eller efter leverans. Fakturan måste vara utställd till rätt juridisk person och enhet. De fakturor som saknar någon av de uppgifter som anges ovan kommer att returneras. Fakturering genom EDI/skanning/SVE-fakturor/fulltextfaktura skall ske enligt kommunernas önskemål. Fakturor måste specificeras med beställarens referens (beställar - ID) enligt beställarens anvisning. Vid beställning/order skall beställaren alltid uppge referens (beställar ID) för att betalning skall kunna ske. I de fall faktura skickas fel eller inte innehåller ovanstående uppgifter så kommer fakturan att återskickas och huvudleverantören får stå för kostnaden. Beställarens referens kan lämpligen läggas in som en del vid registrering av kundens adressuppgifter. 5.4 Betalningsvillkor 30 dagar efter godkänd leverans. 5.5 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta vid försenad likvid utgår högst enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsränta betalas inte för fakturor med avvikelser, såsom t ex priset avviker från avtal - felaktigt eller ofullständigt adresserat

17 Sida 16 av Avgifter Inga extra avgifter såsom till exempel expeditions- eller faktureringsavgifter får debiteras. 5.7 Rabattsats Ange rabattsats för produkter i ert övriga sortiment (ej upphandlade produkter) på riktprislista/veckoprislista. Rabatten bör minst vara 10 %. Katalog samt bruttoprislista översänds med anbudet eller ange adress till hemsida där bruttopriser framgår. Leveransrabatter baserade på inköpens storlek eller liknande accepteras inte förutom vad som står nedan. Rabatt för övrigt sortiment ingår inte vid anbudets prisutvärdering E-handelsrabatt Ange rabattsats för beställning som sker via elektronisk handel. Rabatten skall vara minst 1 %. E-handelsrabatt skall även utgå vid köp via Web-handel. Utbetalning av E-handelsrabatten skall utbetalas halvårsvis till angivet konto hos resp. kommun. E-handelsrabatt skall specificeras i kronor per kundnummer och enhetens namn på separat lista. 5.8 Leveransvillkor Leverans från huvudleverantör skall ske fritt enligt avrop till av beställaren anvisad plats innanför dörr på angiven adress enligt villkoren i anbudsförfrågan inkl bilagor och kommande avtal. Låneemballage och annat returemballage skall återtas av leverantören utan särskild kostnad med vändande tur. Mejeriprodukter skall kunna levereras i en typ av rullbärare som är anpassad för större, tunga leveranser, förpackningsstorlek ca liter till de kök som så begär. Lastbärare skall vara anpassade för mjölkleveranser och ha en höjd mellan ca cm, ej på pall, dels av arbetsmiljöskäl för att undvika belastningsskador dels p.g.a. att kylarna i köken byggts och anpassats för att utan onödig omlastning direkt kunna köra in rullbäraren i kylen. Kravet på låg rullbärare gäller om inte annat överenskommits med respektive kök. Rullcontainer återtas snabbast möjligt, helst med vändande tur eller som senast vid nästa leveranstillfälle. Lägsta ordervärde för att erhålla leverans till kommunernas enheter skall vara 500 kronor. För order som understiger 125 kilo eller order under 1000 kronor får leveransavgift tas ut med högst 100 kronor vid leverans. Personal på leveransstället skall mottaga leverans och ges erforderlig tid för leveranskontroll. Leveranserna packas på sådant sätt att det underlättar för mottagaren. Rullcontainer skall inte packas högre än rullcontainerns egen höjd. 5.9 Fel eller brist i tillhandahållen vara/tjänst Huvudleverantör är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver på egen bekostnad avhjälpa fel eller brist i tillhandahållen tjänst eller vara, som består i att avtalad specifikation och

18 Sida 17 av 20 ställda kvalitetskrav inte uppfylls. Huvudleverantörens ansvar omfattar inte fel eller brist som beror på beställaren. Huvudleverantören svarar endast för fel eller brister som påtalats inom skälig tid efter det att beställaren märkt felet eller bristen. Huvudleverantör ansvarar vidare för fel eller brister som beror på uppsåt eller grov vårdslöshet från huvudleverantörens sida Överlåtelse av rättigheter Part får inte utan motpartens skriftliga medgivande överlåta del eller samtliga sina rättigheter eller skyldigheter enligt kommande avtal på annan Underleverantör Grossist får med kommunernas skriftliga medgivande anlita underleverantör för att utföra del av eller hela uppdraget. Respektive part ansvarar för sin underleverantör Uppsägning av avtal Kommunerna äger rätt att säga upp avtalet om huvudleverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt det kommande avtalet och rättelse inte skett omgående sedan skriftlig erinran översänts. Bristande leveranser ifrån huvudleverantör skall skyndsamt skriftligen informeras avtalsansvarig hos kommunerna. Avtalet kan även sägas upp om huvudleverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att huvudleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning och tilldelning av avtalet. Kommunerna har rätt att inom skälig tid kräva skadestånd som motsvarar de kostnader som Kommunerna drabbats av på grund av uppsägningen. En eventuell uppsägning ska ske skriftligt. Samtliga parter i kommande avtal skall aktivt medverka för att helheten för samtliga parter skall fungera. Samtliga påpekade brister skall vara åtgärdade inom 1 månad. Uppsägningstid för ovanstående brister är tre månader. Avtalen kommer att hållas ihop för samtliga kommuner Försäkringar Huvudleverantör skall inneha och under hela avtalsperioden vidmakthålla produkt- och allmän ansvarsförsäkring. Intyg om gällande försäkring insändes innan avtalsstart. Huvudleverantör är skyldig att hålla försäkring som täcker eventuellt ansvar för fel och försummelse såväl gentemot kommunen som mot tredje man. Detta innebär bl a att kommunen hålls skadelös vid eventuella ersättningsanspråk som riktas mot kommunen. Detta är inte något kvalificeringskrav. Bevis skickas in till avtalsansvarig innan avtalsstart.

19 Sida 18 av Befrielsegrund (force majeure) Part befrias från sina åtaganden enligt det kommande avtalet om fullgörande av dem förhindrats på grund av omständigheter utanför dess kontroll som de skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådana omständigheter skall anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut av regering eller myndighet. Den part som avser åberopa denna befrielsegrund skall omedelbart skriftligen underrätta motparten. Så snart den åberopade omständigheten upphört skall parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning Tvist Tvist mellan parter med anledning av ingånget avtal skall i första hand lösas i samförstånd mellan parterna. I andra hand avgörs tvist enligt svensk rätt vid allmän domstol Tolkning av avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra och är, om det skulle visa sig vara motsägelsefulla, gällande i den nedanstående uppräknade ordningen: 1. Skriftliga (av båda parter undertecknade) ändringar och tillägg till det kommande avtalet 2. Kommande avtal 3. Kompletteringar till förfrågningsunderlaget 4. Anbudsförfrågan inkl bilagor 5. Förtydligande av anbud från anbudsgivaren 6. Anbud 6 KVALIFICERING 6.1 Bedömning och granskning Anbudsgivarna bedöms/granskas enligt 3.1 och Prövning av anbud Anbuden prövas mot ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget. Anbudssvar/produkter Anbudssvaren matchas med produktinformation så att produkter från samma producent och med samma producentartikelnummer som offereras på samma position (från flera leverantörer) har enhetlig information för utvärdering av jämförelsevikter, egenskaper och klassificeringar. Det är viktigt att produktinformation lämnas för samtliga offererade varor. Detta för att möjliggöra rättvisande jämförelser av produkter som har likvärdiga egenskaper per position. Vi kommer vid oklarhet om produkt uppfyller ställda krav att återkoppla till anbudsgivare för garanti för att produkt uppfyller kraven. Kontroll av produkterna Samtliga offererade produkter kontrolleras mot förfrågningsunderlaget. Produkter som inte uppfyller ställda krav tas bort.

20 Sida 19 av 20 Vi rekommenderar därför att anbudsgivaren om möjligt lägger flera artiklar på varje position för att försäkra sig om att deras mest konkurrenskraftiga produkt kommer att väljas. De kontroller som görs av produkterna är bl a att de har rätt: Klassificering, d.v.s. efterfrågas en färskvara/kylvara skall offererad produkt vara färskvara/kylvara. Egenskaper, d.v.s. efterfrågas fetthalt <= 20 % skall produkten ha en fetthalt som är lägre än eller lika med 20 % Förpackningsstorlek, ytterförpackning och innerförpackning, produkten skall väga inom intervallet för att blir godkänd. Ovanstående gäller under förutsättning att ej annat framgår av förfrågningsunderlaget. Om något är oklart beträffande offererade produkter kan frågor komma att skickas ut till anbudsgivaren för förtydligande. 6.3 Utvärdering av anbud Anbud från anbudsgivare som är godkända enligt punkt 6.1 Bedömning och granskning och vars anbud är godkända enligt punkt 6.2 Prövning av anbud går vidare till utvärdering av anbud. Vi avser anta en huvudleverantör för mejerivaror för större enheter vid utvärdering av anbud. Produkterna kommer att utvärderas med hänsyn till de volymer som framgår i bilaga 2. Anbudet med lägst pris totalt enligt bilaga 2 kommer att antas. Om det inte finns någon godkänd produkt på en position i en anbudsgivares anbud kommer anbudsgivaren att på den positionen belastas med belastningspriset (referenspris * färdigmängd alternativt kvantitet) vid utvärderingen i enlighet med sortimentsspecifikationen. Alla övriga rabatter skall vara avdragna i nettopriserna Belastningspris/Referenspris Belastningsvärde är förväntat pris per position plus 50 %. Om en leverantör avstår från att offerera produkter på viss eller vissa positioner räknas angivet belastningspris enligt bilaga 2 i sortimentsspecifikationen in vid utvärderingen. Om en leverantör avstår från att offerera på viss position kommer avropande enheter vara tvungna köpa produkten utanför avtal vilket kommer att medföra en avsevärd högre kostnad för kommunerna. 7 ÖVRIGT 7.1 Fair Trade Trollhättans Stad, Vänersborgs kommun och Strömstads kommun är Fair Trade-certifierade och har beslutat att som alternativ till konventionella livsmedel även upphandla enligt ILO: s 8 grundläggande konventioner om Mänskliga rättigheter i arbetet avseende produktgrupperna kaffe, te, kakao, råsocker och bananer. Ytterligare kommuner kan komma att fatta likartade beslut före eller under kommande avtalstid.

21 Sida 20 av Övriga villkor För att få täckning för de kostnader som uppstår vid upphandlingen och förvaltningen av detta ramavtal tar Trollhättans Stad ut en administrationsavgift av huvudleverantören. Ersättningen för detta avtal skall uppgå till 0,6 % av fakturerat belopp från huvudleverantör för samtliga kommuners avrop exkl. mervärdesskatt. Ersättningen skall avges utan anmodan till Trollhättans Stad i samband med mottagen statistik vid varje kvartalsskifte. Första utbetalning av de avrop som sker i december 2011, januari, februari och mars 2012 sker senast 15 april 2012 och därefter 15 juli och 15 oktober 2012 och därefter 15 januari 2013 o.s.v. Förfrågan, krav- och sortimentsspecifikation samt lämnad offert kommer att ligga till grund för kommande avtal. Avtal mellan parterna gäller först sedan båda parter skriftligen undertecknat upprättat avtal. Trollhättans Stad Lisbeth Sandblom Upphandlare Välkomna med Ert anbud!