Verksamhetsberättelse 2014 Kommunledningssektor

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Kommunledningssektor

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsöversikt Sammanfattning Volymer Antal öppna ärenden i diarier Motioner Uppdrag från politiken Chefer i förvaltningen Kommunala fastigheter Måluppföljning Strategiska förutsättningar Effektiva kommungemensamma processer Öka effektiviteten i vårt lokalutnyttjande Underhåll på en trygg nivå Attraktiv arbetsgivare Säkerställ tilldelad budget - Kommunchefens uppdrag - Åtgärder för att hålla budget God och trygg livsmiljö Andelen medborgare som känner sig trygga ska öka Förbättrat näringslivsklimat Hållbar utveckling Minska energiförbrukning och utsläpp Ökat jämställdhetsfokus i alla brukarmöten Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Valfrihet Främja positiv utveckling genom konkurrens Ekonomi för hela sektorn (Tkr) Nettokostnad per verksamhet Kommentar till utfall Personal Anställda Antal arbetade timmar Sjukfrånvaro Sjuklönekostnad (22)

3 1 Verksamhetsöversikt Kommunledningssektorns mål är att samla ett professionellt sektorsövergripande stöd till kommunledning och politik när det gäller frågor som upprätthållande av demokrati, verkställande av beslut, ekonomi, humana resurser/hr, utveckling, utredning och planering. Sektorn arbetar på uppdrag av helheten varför många processer redovisas både med utgångspunkt i helheten och i sektorn specifikt, medan vissa andra redovisas var och en för sig. En del saker inom sektorn har direkt återkoppling till medborgare/brukare medan annat fungerar mer som stöd inåt i organisationen. Sektorn består av fem enheter: Enheten för utveckling, planering och uppföljning, Enheten för kommunkansli och juridik, Enheten för Humana Resurser/HR, Enheten för ekonomi och upphandling och Kommunikationsenheten. Varje enhet har enhetschef. Enheten för utveckling, planering och uppföljning/upu Målet för enheten är att genom breda kunskaper och professionellt förhållningssätt stödja utvecklings- planerings och uppföljningsarbete/processer i kommunen som helhet. Enheten utgörs av personer med uppgift att utveckla övergripande frågor och ta strategiska grepp bland annat inom områden som beredskapssamordning, näringslivsfrågor, strategiska IT-frågor, socioekonomiska investeringar, styrning, kommunplanering inklusive lokalförsörjning, investerings- fastighets- försäkrings- och internhyresfrågor, förvaltningens inre arbete samt verksamhetsutveckling med stöd av extern finansiering samt utveckling av externa relationer. 3(22) Enheten för kommunkansli och juridik Målet för enheten är att genom väl grundade kunskaper och professionellt förhållningssätt tillhandahålla stöd och service till kommunledning och politik i frågor gällande dokument- /ärendehantering och juridik såväl som annat som i förlängningen skall komma medborgarna till del i den demokratiska processen. Enheten för ekonomi och upphandling Ekonomi- och upphandlingsenheten utgör kommunens samlade enhet för ekonomiadministrationoch upphandling. Huvuduppgiften är att stödja förvaltningen och den politiska organisationen, samt att styra och samordna alla ekonomiadministrativa processer och upphandlingar. Exempel på dessa processer är budget, årsbokslut, uppföljning, prognoser och inköpsprocessen. Enheten svarar också för det operativa (och till stor del strategiska) ansvaret för kommunkoncernens finansfunktion med bank och kreditmarknadsrelationer och för kommunens ekonomisystem. Enheten ansvar för styrning och samordning av kommunens upphandlingar, ramavtal, gemensam utveckling och utbildning i upphandlingsfrågor samt informationsteknologiskt stöd inom området. Enheten för humana resurser/hr HR-enheten är kommunens samlade enhet för strategiska personalfrågor. Huvuduppdraget är att ge förvaltningen och den politiska organisationen stöd inom kompetensområdet. Det innebär bland annat att omvärldsbevaka, följa och analysera utveckling och förändringar i förvaltningens bemanning, hälsostatus med mera och att initiera insatser för att stödja verksamhetsutveckling och attraktivitet och trygg bemanning. Exempel på aktuella områden är personalförsörjning, lönepolitik med löneöversyner, arbetsrätt, arbetsmiljöfrågor med hälso- och rehabiliteringsfrågor och ledar- och kompetensutveckling.

4 4(22) Kommunikationsenheten Kommunikationsenhetens roll är att vara ett stöd för verksamheterna när det gäller extern och intern information. Ett av enhetens mål är också att ge media en bra service och att kommunen kännetecknas av att enheten är tillgängliga för media och att de bemöts professionellt. I enhetens uppdrag ingår att skriva pressmeddelanden, anordna presskonferenser och erbjuda bilder till redaktioner som efterfrågar det. Enheten paketerar information och tänker där särskilt på att anordna presskonferenser i en så bildmässigt bra miljö som möjligt. Enheten skriver texter till hemsidan och intranätet och bidrar med text och bild till årsredovisningen. I samband med interna förändringar eller omorganisationer finns enheten med i ett tidigt skede för att hjälpa till att ta fram information till dem som berörs. Enheten deltar också i olika projekt för att där hjälpa till med både intern och extern information.

5 2 Sammanfattning Enheten för utveckling, planering och uppföljning Sedan arbetade enheten i ett aktivitetsbaserat kontor som utgjorde visningskontor inför ombyggnationen för nya Stadshuset. Under vecka 46 flyttade enheten in i det nybyggda stadshuset. Under hösten genomfördes en utredning för att utreda om frågorna som rör samhällsutveckling och tillväxt organisatoriskt skulle samordnas i en ny enhet vid kommunledningssektorn. Förvaltningsledningen beslutade att en förändring skulle genomföras vilket innebär att näringslivsfrågor, investerings- och lokalförsörjningsfrågor flyttas till en ny samhällsutvecklingsenhet. Samtidigt flyttas folkhälsofrågorna till enheten och arbetet med sociala investeringar förtydligas genom framtagande av en social översiktsplan. Nya områden som ska fokuseras på från 2015 är portfölj-, program- och portföljstyrning samt ökat fokus på projektledning. Kvalitetsarbetet Inom enheten pågår ett arbete med att se över och utveckla kommunens kvalitetsarbete med styrkedjan som utgångspunkt. I uppdraget ingår att ta fram ett förslag på hur kommunens kvalitetsarbete ska organiseras samt lämna förslag på, målsättning, syfte och uppdrag. Projekt Inom enheten leds ett antal projekt, däribland framtagande av servicekatalog i vilken servicesektorns tjänsteutbud och kvalitetsnivåer beskrivs. Exempel på andra pågående projekt är framtagande av ny oljeskyddsplan, ett antal styrdokument inom IT, informationssäkerhet samt det övergripande projektet Världsklass 2015 som utifrån struktur, kultur och ledarskap ska främja utvecklings- och förbättringsarbetet i kommunen. Inom ramen för ombyggnationen av stadshuset har enheten lett ett antal delprojekt i syfte att förbereda organisationen för inflyttning. Säkerhet och krisberedskap Framtagande av ny risk-och sårbarhetsanalys samt krisberedskapsplan för Kungälvs kommun har initierats. Ny organisation för funktionen TIB (tjänsteman i beredskap) har inrättats. Utbildningsinsatser i stabsmetodik genomförs. Samverkansavtal med Polisen har arbetats fram. Fokus är att fortsatt utveckla förvaltningens arbete med trygghets- och säkerhetsfrågor i ett helhetsperspektiv. Det internationella arbetet Diskussioner om organisering och roller i EU-arbetet pågår mellan Göteborg Stad, GR, VGR och kommunerna för att möta West Swedens avveckling pågår. Detta arbete får konsekvenser för hur Kungälvs kommun arbetar med frågorna långsiktigt. Lokalresursplanering och investeringsplanering Sektorn arbetar för att införa lokalresursplanering för Kungälvs samtliga sektorer. Lokalresursplanering innebär att lokalresursplaneraren och kärnverksamheten i nära samarbete planerar, samlar in och analyserar underlag för lokalresursplanen. Behovet analyseras vidare och prövas mot exempelvis en omflyttning, ny-och ombyggnader, inhyrningar eller avvecklingar för att lösa de framtida lokalbehoven. Beslut om inriktning fattas därefter i samband med investeringsbudgetens beslutsordning. Investeringsarbetet har under året utvecklats till att omfatta 4 år med utblick mot 4 år vilket ställer höga krav på den interna samordningen och i dialogen med politiken. De nya organiseringen från januari 2015 syftar bland annat till att förbättra samordningen och styrningen av genomförandet av investeringsplanen. Enheten för kommunkansli och juridik Enheten arbetar kontinuerligt, i dialog med verksamheterna, att förbättra och effektivisera ärendehanteringsprocessen. För att kvalitetssäkra beslutsunderlagen har enheten också återupptagit 5(22)

6 6(22) arbetet med att informera/utbilda handläggare i hur man skriver tjänsteskrivelser. Arbetet innebär både att informera om vikten att handlingar lämnas i tid och vilken information en tjänsteskrivelse ska innehålla. Enheten arbetar också med att få en bättre hantering av motioner och revisionsrapporter genom att regelbundet följa upp motioner och revisionsrapporter. Även de uppdrag som utskott, kommunstyrelse och kommunfullmäktige lämnar till förvaltningen följs upp regelbundet. Enheten för Humana Resurser/HR Enhetens uppdrag är att vara ett stöd och en strategisk resurs för kommun- och förvaltningsledning i övergripande organisations- och personalfrågor. Till uppgiften hör även att ge stöd till alla chefer i personalprocesser och komplicerade personalärenden. Under början på år har HR-specialisterna ägnat en stor del av sin arbetstid åt att utbilda nya chefer i personalprocesser och att ge chefer stöd i svåra personalfrågor. Ett ökat fokus har varit arbetsmiljöområdet. Här har en årsplanering med månadsrapportering till kommunstyrelse, förvaltningsledning och CSG har införts. Stöddokument för arbetsmiljö-, hälso- och rehabiliteringsarbetet har arbetats om för att underlätta för chefer. De omarbetade dokumenten har presenterats vid frukostmöten. Alla chefer har varit inbjudna till dessa. De omarbetade stöddokumenten har tagits väl emot. Uppmärksammade insatser för marknadsföring av kommunen som arbetsgivare har genomförts med hjälp av yrkesambassadörer. Behovet av stöd vid chefsrekryteringar och komplicerade arbetsrättsliga frågor har ökat. Bildandet av det kommunala bolaget SOLTAK tillsammans med 6 andra kommuner medför en hel del arbetsrättsliga frågor. Flera av de kommungemensamma pågående projekten berör personalområdet och förutsätter en medverkan från HR-enheten. Det rör exempelvis Stadshuset med delprojekt kring arbetsmiljö, ledning och arbetssätt. Efter avslutad förstudie "översyn av bemanningsprocessen" har ett genomförandeprojekt påbörjats. Utgångspunkterna och målsättningen är att hantera bemanningsproblematiken vid ordinarie personals frånvaro på annat sätt. Ytterst syftar det till att få en effektivare bemanning, möjlighet att öka sysselsättningsgraden för redan anställda, minska behovet av timanställda samt öka kontinuiteten för brukarna. Detta förutsätter ett nära samarbete med berörda fackliga organisationer och sannolikt tecknade av lokala avtal. Projektet leds av en HR-specialist. Projektet planeras pågå under 3 år. På temat "attraktiv arbetsgivare" infördes möjlighet för anställda att genom kommunen beställa ett årskort på Västtrafik för resor Göteborg ++ eller regionen runt. Kommunen betalar kortet och den anställde betalar genom ett månatligt löneavdrag. Enheten för ekonomi och upphandling Årets första månader präglades som vanligt av mycket arbete med processerna bokslut, budget och uppföljning av ekonomin. Alla chefer i kommunen har tillgång till en ekonom som stödjer dem i sitt arbete med ekonomi. Varje nyanställd chef träffar "sin" ekonom för utbildning och genomgång av de ekonomiska förutsättningarna i förvaltningen, på sektorn och på enheten Utbildningar har hållits både till nya chefer och medarbetare som skall arbeta med ekonomi, till exempel introduktionsutbildningar, utbildningar i fakturaportalen och i användandet av Agresso. Kommunen kan från och med mars månad ta emot E-faktura på fil från leverantörer. De 100 största leverantörerna har fått förfrågan om anslutning och de flesta har tackat ja. Genom att vi får fakturorna på fil effektiviserar vi våra processer. Det försvinner arbetsmoment såsom postöppning och verifiering. Arbetet med verksamhetsövergång för delar av personalen till SOLTAK AB har varit en viktig fråga under året. Liksom arbetet med enhetens verksamhetsplan. Detta med anledning av den

7 7(22) gemensamt framarbetade handlingsplanen från medarbetarenkäten där ett av fokusområdena var ökade delaktighet i målarbetet. Vårt digitala upphandlingssystem används nu i alla upphandlingar. De finns fortfarande möjlighet att lämna in anbud på annat sätt men de flesta leverantörer använder vårt system. Systemet ger en enklare och effektivare arbetsprocess. I vårt web-baserade beställningssystem WINST finns alla våra avtal och enheten har nu utbildat 425 användare. Systemet är en viktig komponent i vår strävan att öka avtalstrohet och handla rätt varor av rätt leverantör. Upphandlingsfrågorna är "i ropet" och det finns ett ökat intresse och engagemang i förvaltningen för dessa frågor vilket vi upplever som positivt. Enheten har lagt vikt vid att implementera de nya styrdokumenten i upphandlingarna och ställa ökade krav inom områden som miljö, samt etiska och sociala frågor. Ett exempel är upphandlingen av möbler där kraven följer miljöstyrningsrådets krav. Det är också viktigt att involvera våra användare i utvärderingar. När upphandlingen av mat till hemtjänsten skedde under året fanns en utvärderingsgrupp som bestod av både medarbetare som dietister, chefer, hemtjänstpersonal samt brukare. Det var uppskattat. Fullmäktige har under våren beslutat om en ny upphandlingspolicy och nytt upphandlingsreglemente. Implementering av de nya dokumenten är nu på gång. Riktlinjer skall tas fram och fattas beslut om i kommunstyrelsen. Näringslivsklimatet är en fråga som har fått ett ökat fokus för förvaltningen och därmed också för enheten. Vi arbetar med att möta leverantörer och har för avsikt att bli mer aktiva och skapa fler arenor för dialog med näringslivet, till exempel möten med KMN, delta i Match Cup och Kungälvsmässan samt ha en utökad dialog med leverantörer som ett lärande inför nya upphandlingar. Antalet kundfakturor kommer under året att fördubblas i och med att kommunen från maj månad hanterar även renhållningens kundfakturor. Redan förra året tog kommunen över VA-faktureringen från vårt Energibolag KEAB med 5000 nya abonnenter. Renhållningen har cirka abonnenter varav hälften redan finns i vårt va-register Enheten har producerat de första boksluten för Bagahus AB och för BORF (Bohusläns räddningstjänstförbund). Arbetet med SOLTAK AB har gått in i en ny fas. Beslut är taget i kommunfullmäktige att ekonomiadministrationen skall gå över till det nya bolaget. Enheten är delaktig i den förstudie som nu pågår och som skall skapa effektiva ekonomiadministrativa processer i det nya bolaget. Investeringsprocessen har ett särskilt fokus. En investeringsekonom stöttar kommunens investeringssamordningsgrupp och arbetet med att utveckla investeringsprocessen. Kommunikationsenheten Enheten arbetar intensivt med att ta fram en ny hemsida, där en stor del av informationen kommer att förmedlas genom rörlig bild. Den nya hemsidan ska kännetecknas av nytänk, mod och kreativitet samtidigt som den ska vara användarvänlig. Under året har enheten börjat producera rörlig bild i form av reportage och informationsfilmer på hemsidan. Enheten filmar, intervjuar och redigerar själva, kompetensen för detta finns numera. När det gäller sociala medier ligger fokus på Facebook och Twitter. En Facebookredaktion har bildats. Som exempel arbetar enheten tillsammans med HR-enheten för att se hur kommunen via social medier kan arbeta med rekrytering. Via Twitter förmedlas det som händer under kommunfullmäktige och andra större evenemang. Ekonomiskt utfall Enheten visar ett överskott på 12,2 mkr och har en ekonomi i balans.

8 8(22) Måluppfyllelse Bedömningen för våra sektorsmål är att målsättning håller eller att vi når måluppfyllelse för alla mål. Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Sektormål 1. Effektiva kommungemensamma processer Öka effektiviteten i vårt lokalutnyttjande Strategiska förutsättningar God och trygg livsmiljö Underhåll på en trygg nivå 4. Attraktiv arbetsgivare Säkerställ tilldelad budget - Kommunchefens uppdrag - Åtgärder för att hålla budget 8. Andelen medborgare som känner sig trygga ska öka 12. Förbättrat näringslivsklimat Minska energiförbrukning och utsläpp Hållbar utveckling 17. Ökat jämställdhetsfokus i alla brukarmöten Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Valfrihet Främja positiv utveckling genom konkurrens

9 3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på helår. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. Trendpilen visar förändring av utfall jämfört med föregående år. 9(22) 3.1 Antal öppna ärenden i diarier Volymtal Prognos helår helår Antal öppna ärenden i diarier Antal ärenden som handläggs av kommunledningssektorn Antal diarieförda inkomna handlingar Motioner Volymtal Prognos helår helår Antal motioner Genomsnittlig handläggningstid motioner 8 Antal motioner besvarade inom ett år Uppdrag från politiken Volymtal Prognos helår helår Antal pågående uppdrag från politiken Antal pågående uppdrag från politiken till kommunledningssektorn Chefer i förvaltningen Volymtal Prognos helår helår Antal chefer i förvaltningen Antal nyanställda chefer i förvaltningen, sedan ett år Kommunala fastigheter Volymtal Prognos helår helår Elförbrukning (MWh) Bruksarea (BRA), egna fastigheter, m Bruksarea (BRA) inhyrda fastigheter, m

10 4 Måluppföljning 10(22) 4.1 Strategiska förutsättningar Effektiva kommungemensamma processer Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Kommunledningssektorn skall arbeta för att utveckla och rationalisera övergripande gemensamma processer för bättre hushållning. Det innebär att kommunledningssektorn tillsammans arbetar för att optimera, synkroniserar och tydliggöra processerna. Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Kommunledningssektorns aktiviteter tar sikte på uppdraget att samordna, styra och synkronisera kommungemensamma processer. En mängd aktiviteter genomförs för att uppnå målet. Några är förskjutna något tidsmässigt eller befinner sig i vänteläge. Mycket arbete läggs på att stödja och stötta förvaltningsledningens fyra övergripande mål som är förbättrat näringslivsklimat, genomförande av investeringsprocessen, attraktiv arbetsgivare samt tjänstegarantier. Analys Sektorn ser en positiv utveckling som skapar bättre förutsättningar för en förvaltning genom att förtydliga de gemensamma processerna i ett årshjul. Årshjulet har till syfte att förenkla för hela förvaltningen. Det skapas en grund för fortsatt utveckling, styrning och förenkling genom att tydliggöra vad och när och vem som skall göra i hela förvaltningens större processer. Initialt har arbetet fokuserat på de politiska sammanträdena, uppföljning av ekonomi, både drift och investering, lokalresursplanering, övergripande kommunplanering genom serviceråd. Arbete pågår med att bryta ner årshjulet på sektors/enhetsnivå. Årshjulet för förvaltningens gemensamma arbetsmiljöarbete har tagits fram och resultatet redovisas kontinuerligt för Central Samverkansgrupp, förvaltningsledning och kommunstyrelsen. Sektorernas handlingsplaner för medarbetarenkäten är rapporterade. En gemensam bedömning är gjord och arbete pågår. Perspektivet "En förvaltning" återspeglas i arbete genom att förvaltningen använder sig av övergripande arbetsgrupper där man representerar helheten istället för sektorn. Exempel på detta är investeringssamordningsgruppen, fastighetsfrågor, serviceråd, socioekonomi, IT. Arbetet samordnas av kommunledningssektorn. Så här går vi vidare Arbetet pågår kontinuerligt med att effektivisera de kommungemensamma processerna. Inför 2015 finns det nya fokusområden. Indikator Målvärde Öka antal avslutade ärenden inom respektive sektor Andel besvarade motioner inom ett år Antal utbildning/informationstillfällen i ärende och dokumenthantering och ärendets gång i den politiska beslutprocessen

11 11(22) Aktivitet Ta fram ett IT-bokslut Skapa styrdokument för IT Effektiva möten Implementering av Kungälvs kommuns projektmodell Implementering av Move Översyn av styrdokumentet internhyra. Utreda behovet av utbildningar och andra aktiviteter i "Ständiga förbättringar" Kommunplanering för en förvaltning Vidareutveckla Årshjul för förvaltningens gemensamma planering Genomför SCB:s medborgarundersökning Genomför undersökningen KKiK (kommunernas Kvalitet i Korthet) och medverka i KKiK-nätverket om resultatstyrning Uppföljning för en förvaltning Fortsatt arbete med processen kring kommunens styrdokument Ta fram en dokumentshanteringsplan för sektor skola. Genomföra utbildningar för tjänstemän i dokument och ärendehantering Revidering av anvisningar för dokument och ärendehantering och riktlinjer för dokument och ärendehantering Framtagande av verktyg för uppföljning av motioner era utbildning för tjänstemän och politiker Öka effektiviteten i vårt lokalutnyttjande Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning God funktion för nyttjande verksamhet. Ekonomisk effektivitet för utförande verksamhet samt för service, drift och underhåll. Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Mätning av yt-indikatorer för sektorerna sker en gång om året, genom en lokalrevision per sektor i samband med årsbokslutet.

12 12(22) Analys Förvaltningen fortsätter att ha fokus på sektorernas lokalbehov och dess lokalförändringar. Samhällsbyggnadsutskottet har en fast punkt på sin dagordning med senaste informationen inom lokalresursplaneringen där förvaltningen redovisar aktuella frågor och de behov som finns, för att kunna lösa sektorernas både dokumenterade och akuta lokalbehov. En viktig fråga att hantera är verkställigheten av investeringsplanen och de resurser som krävs för att förvaltningen gemensamt ska planera, projektera och följa upp varje investeringsprojekt. Det arbetas nu för att skapa en utvecklad struktur för detta, genom en ny enhet inom Kommunledningssektorn med personal från tidigare Samhällsbyggnad samt Kommunledningssektorn. Fokus kommer att ligga på att Förvaltningen ska genomföra investeringsbudgetens projekt samt underlätta för framtida projekt. Så här går vi vidare Förvaltningen har fortsatt särskilt fokus på lokaler för sektorerna Vård- och Äldreomsorg, Arbetsliv och Stöd samt förskolans verksamhet. Fortsatt fokus på att få planeringsunderlag från Samhällsbyggnad samt att fortsätta utveckla prognosarbetet kopplat till sektorernas behov av lokaler. För att kunna lösa förvaltningens både dokumenterade och akuta lokalbehov är frågan om investeringsplanens verkställighet samt de resurser som krävs central. Vårt forum inom gruppen kommunplanering kommer att fortsätta utvecklas under Indikator Målvärde Lokalyta per elev i grundskolan Lokalyta per barn i förskola Lokalyta per boende inom vård- och omsorg Lokalyta per boende inom arbetsliv- och stöd Aktivitet Effektivisera lokalförsörjningen och lokalutnyttjandet utifrån sektorernas behov Temamöte Lokalresursplanering minst en gång per år Tydliggör arbetsplatskostnaden i stadshuset Återflytt till stadshuset från tillfälliga lokaler Underhåll på en trygg nivå Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla så att kapitalförstöring inte uppstår Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Det planerade underhållet har genomförs enligt fastställd ram.

13 13(22) Analys Under de senaste åren har kostnaderna för felavhjälpande underhåll ökat med 100 % och andelen inomhusmiljöutredningar har ökat drastiskt. För att trygga inomhusmiljön och säkerställa värdet och kvalitén på våra lokaler måste mer resurser tilldelas. En långsiktig underhållsplan finns men tilldelade medel har inte svarat upp till behovet. Så här går vi vidare För att förhindra kapitalförstöring, säkerställa en god inomhusmiljö samt minska behovet av akuta insatser behöver mer resurser avsättas till planerat underhåll. Underhållsplanen måste uppdateras kontinuerligt vilket inte sker idag. En strategi arbetas fram som beskriver nivån för underhåll på en trygg nivå och hur ekonomin kan säkerställas. En övergång till komponentavskrivning kan frigöra utrymme för en utökad underhållsram under några år framöver. Indikator Målvärde erat underhåll per kvm Felavhjälpande underhåll per kvm Aktivitet Riktlinjer för underhållsplanering Attraktiv arbetsgivare Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Kungälvs kommun är en arbetsgivare som lockar till sig nya medarbetare och där medarbetare trivs och vill stanna. Attrahera- behålla- avsluta i positiv anda. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Flertalet planerade aktiviteter för att nå målet har färdigställts. Indikatorn kring ökade marknadsföringsaktiviteter har fallit väl ut. Andra indikatorer så som nöjd medarbetarindex, medarbetare i fortsatt arbete efter 65 år och antalet deltagare i central introduktion, har inte uppfyllts Analys Målet attraktiv arbetsgivare är komplext och svårt att mäta. Indikatorer kopplat till målet bör utvecklas. Förvaltningen behöver ha fortsatt fokus och kan aldrig sluta att arbeta med detta mål. Uppmärksamhet kring målet har ökat i förvaltningen de senaste året. Omvärldsbevakning av hur vi uppfattas som arbetsgivare har gjorts under året och fortsätter under kommande år. En tydlig röd tråd i arbetet med attraktiv arbetsgivare eftersträvas. Så här går vi vidare För att få en röd tråd och en gemensam strategi i arbetet med attraktiv arbetsgivare bör det utarbetas ett Personalpolitiskt program. Programmet ska brytas ner i delar (riktlinjer), t ex personalförsörjning och sedan följas upp i ett personalpolitiskt bokslut.

14 14(22) Indikator Målvärde Nöjd medarbetarindex hela förvaltningen Nöjd medarbetarindex kommunledningssektorn Antal nyanställda som deltagit i värdskapsutbildning Medarbetare i fortsatt arbete efter 65 år, hela förvaltningen 2,36% 5% Öka antalet aktiviteter för att marknadsföra kommunen som attraktiv arbetsgivare Antalet deltagare i central introduktion för nyanställda 65% 90% Antal ansökningar per annonserad tjänst Nöjd medarbetarindex Aktivitet Översyn av styrdokument inom arbetsmiljöområdet. Översyn av pensionspolicyn Upphandling av företagshälsovård och kompletterande tjänster. Aktiviteter för att underlätta ansvaret för chefer Utveckla arbetet med yrkesamassadörer Utveckla en ny form för central introduktion Webbaserad medarbetarutbildning i Värdskap för nyanställda Handlingsplan och uppföljning av åtgärder utifrån medarbetarenkätens resultat. Presentation av anställningsförmåner Möjliggöra alternativa karriärvägar Säkerställ tilldelad budget - Kommunchefens uppdrag - Åtgärder för att hålla budget Målet kommer från Sektor Tolkning Budgetansvaret för förvaltningen och sektorerna innebär att tilldelad budget ska hållas. I en verksamhet med större efterfrågan än resurser krävs prioriteringar och aktiviteter för att hålla tilldelad budget. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Kommunledningssektorn redovisar ett överskott på 12,2 mkr På sektorn finns flera kommunövergripande kostnadsposter som inte är hänförliga direkt till sektorns egen produktion. Rensas resultatet för övergripande gemensamma kostnader har kommunledningssektorn ett positivt resultat på 3,2 mkr

15 15(22) Så här går vi vidare Genom att medverka till effektiviserings- och förbättringsarbete samt utveckla arbetsprocesser i hela förvaltningen bidrar sektorn till att målet uppnås. Uppföljning sker varje månad. Indikator Målvärde Budgetuppföljning 4.2 God och trygg livsmiljö Andelen medborgare som känner sig trygga ska öka Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Öka medborgarnas upplevda trygghet genom ett aktivt förebyggande arbete kopplat till informationsinsatser av vad som görs och befintlig statistik. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall SCBs medborgarundersökning, som är den indikator vi mäter detta mål med, visar på en ökad upplevd trygghet i kommunen (från 55 % 2012 till 59 % ). Detta gör att målet är uppnått, men i förhållande till andra kommuner ligger Kungälv idag något under medelnivå (61 %) vilket visar på ett behov av att fortsätta arbetet. I december kom SKLs öppna jämförelser inom området trygghet och säkerhet och även i denna undersökning hade kommunen fått en bättre placering jämfört med förra året. Analys Målet är ambitiöst då en upplevd trygghet påverkas av en stor mängd intryck och upplevelser, både sådant som händer lokalt, men även på nationellt och internationellt. Idag är det svårt att peka på konkreta åtgärder som har lett till att målet uppnåtts vilket gör det svårt att säkerställa att denna ökning kvarstår över tid. Så här går vi vidare De aktiviteter som är kan kopplas mot trygghet följer den plan som tagits fram i förvaltningen och kommer bidra till en ökad reell trygghet, men ökar nödvändigtvis inte den upplevda tryggheten ytterligare. För att över tid få en ökad känsla av trygghet måste det till en tydlig och bra kommunikation om vad dessa aktiviteter och andra åtgärder inneburit för tryggheten i kommunen. Förvaltningen planerar därför att skicka riktad kommunikation om trygghet till kommunens hushåll. Vi har enligt lagen om extraordinära händelser (2006:544) ett ansvar att informera kommunens invånare om vårt krishanteringsarbete och medborgarnas eget ansvar vid kris. Detta får kommunen ekonomiskt statligt stöd för, så genom att kombinera den lagstadgade skyldigheten med den trygghetsskapande informationen kan vi både uppfylla målet såväl som lagkravet och få finansieringen för detta säkrad. en är att denna information skall nå hushållen under Under 2015 kommer en social översiktsplan tas fram vilket kommer ge ett underlag för framtida riktade insatser för en ökad trygghet i samhället. Det har under hösten skapats ett forum som jobbar med olycksförebyggande och trygghetsskapande aktiviteter, KOTA (kommunövergripande, olycksförebyggande och

16 16(22) trygghetsskapande arbetsgruppen). Flera konkreta åtgärder för att stärka samordningen inom förvaltningen är påbörjade och fortsätter under Exempelvis har folkhälsa, krisberedskap, brottsförebyggande och olycksförebyggande frågor flyttat till samma avdelning (UPU). Detta kan också generera att både faktisk som upplevd trygghet ökar i förlängningen. Indikator Målvärde Öka antal bekräftels till medborgarna Aktivitet Påbörja arbetet med förändrade rutiner och ansvarsfördelning baserad på förstudien Trygg och säker kommun. Utveckla samarbetet med Polismyndigheten (brottsförebyggande) Implementera lednings- och kommunikationsplan för krisledning Ny risk- och sårbarhetsanalys för kommunen Säkerställ att kommunens arbetar med sitt systematiska brandskyddsarbete Öka säkerheten i hanteringen av handlingar Förbättrat näringslivsklimat Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Ett bra näringslivsklimat skapas av en mängd olika faktorer. Svenskt Näringsliv definierar företagsklimat som "Summan av de attityder, regler, institutioner och kunskaper som finns i företagarens närmiljö". Kommunen råder inte ensam över dem, men kan inom sina ansvarsområden medverka till att näringslivet ges bra förutsättningar. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Den mest använda definitionen på näringslivsklimat är "Summan av de attityder, regler, institutioner och kunskaper som finns i företagarens närmiljö". För att nå målet förbättrat näringslivsklimat har vi igångsatt åtta aktiviteter inom områdena attityder och kunskaper, de områden där vi från kommunledningssektorn främst kan vara med och påverka. Analys Punkter som visar på det goda näringslivsklimatet och tillväxten: 2 företag är Superföretag enligt Veckans Affärer. 4 företag är Gasellföretag enligt Dagens Industri 1 företag tilldelades Companipriset av Göteborg & Co Näringslivsgruppen. UF företaget Wear to Change från Mimers Hus Gymnasium gick till final i SM för unga företagare

17 17(22) I Synas undersökning av antalet tillväxtföretag i respektive kommun hamnar Kungälv på plats 8 i Västra Götaland. I Göteborgsregionen ligger Kungälv på plats 1. registrerades 270 nya företag i Kungälvs kommun. var det 289 och 2012 var det 263. Så här går vi vidare Vi fortsätter i stora drag på samma arbetssätt. Indikator Målvärde Förbättra Kungälv på Svenskt Näringslivs ranking Aktivitet Samverka med de lokala näringslivsföreningarna Stimulera och underlätta för nyföretagande och nyetableringar Utveckla Kungälv/Marstrand som destination Stimulera ung företagsamhet med hjälp av arbetsmarknadspolitiska åtgärder Förbättra den lokala kunskapen om, och det lokala engagemanget för, extern finansiering från regionala- och statliga myndigheter samt EU. Skapa goda förutsättningar för redan etablerade företag Skapa ömsesidig förståelse för kommunens uppdrag och näringslivets förutsättningar. Genomföra evenemang enligt aktivitetsplan kopplad till Marknadsplanen 4.3 Hållbar utveckling Minska energiförbrukning och utsläpp Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Effektivisera kommunens egen energianvändning för verksamhetslokaler inom sektorns ansvarsområde. Avser lokala koldioxidutsläpp i Kungälvs kommun. Kommunens interna användning av fossil koldioxid skall minska. Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Ett flertal energi- och miljöåtgärder har påbörjats under året. Eftersom åtgärderna är påbörjade under perioden syns utfallet först senare under året. Analys Vi avvaktar med större investeringar med tanke på kommande delfinansiering av vindkraftverk.

18 18(22) Så här går vi vidare För att komma i takt med planerad besparing fram till år 2020 behövs en större satsning med extern hjälp. Indikator Målvärde Energibesparing i kwh Ökat jämställdhetsfokus i alla brukarmöten Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Alla oavsett kön ska i möte med organisationen Kungälvs kommun erbjudas lika rättigheter, ha samma skyldigheter och bli behandlade på ett likvärdigt sätt. Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Kommunikationsenheten har på grund av arbetsbelastning flyttat fram sin workshop och genomför den i februari Övriga enheter är klara Analys Utifrån det arbete som skett enligt plan har processen med att öka jämställdhetsfokus i alla brukarmöten resulterat i ett ökat fokus på frågan. Så här går vi vidare Sektorledningen har åtagit sig att arbeta vidare med genomförandet av handlingsplanerna. Det kommer att ske när alla enheter är klara med sin workshop. Indikator Målvärde Antal enheter som genomfört kartläggning av jämställdhet i brukarmötet 4 5 Aktivitet Uppdatering av mallen för tjänsteutlåtande med bland annat ett jämställdhetsperspektiv (och barnperspektiv) Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Målet kommer från Sektor Tolkning Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Fem aktiviteter har avslutats enligt plan. Aktiviteterna "Uppföljning av plan för kommunens badplatser", "Åtgärda enkelt kvarvarande hinder i kommunens offentliga lokaler,

19 19(22) rektorsexpeditioner och publika lokaler" samt "Översyn av information om allmänna möten och dokument utifrån ett funktionshinderperspektiv" har avslutats. Analys Uppföljning av plan för kommunens badplatser - ett förslag på plan har tagits fram av förvaltningen men inte antagits politiskt och en uppföljning har därför inte kunnat göras. Fritid arbetar ändå med att se över badplatserna ur ett funktionshinderperspektiv utifrån den tilldelade budgeten. Åtgärda enkelt kvarvarande hinder i kommunens offentliga lokaler, rektorsexpeditioner och publika lokaler - de hinder som kunnat åtgärdas inom ramen för enkelt avhjälpta hinder har blivit åtgärdade enligt plan. Biblioteket i Diseröd samt rektorsexpeditionerna i Hålta skola och Marstrands skola kräver mer omfattande åtgärder och måste därför lyftas ut från begreppet "enkelt åtgärdade hinder" och bör istället hanteras i investeringsprocessen. Översyn av information om allmänna möten och dokument utifrån ett funktionshinderperspektiv - kommunkansliet har börjat se över information om tillgänglighet på hemsidan och i dokument. Informera i utbildning för beställare om vikten att välja utifrån ett funktionshinderperspektiv - upphandlingsenheten genomför kontinuerligt utbildningar för beställare. Information om vikten att välja utifrån ett funktionshinderperspektiv finns med vid varje tillfälle enligt plan. Så här går vi vidare En strategi och riktlinjer behöver tas fram för att få styrning på hur arbetet med att tillgänglighetsanpassa kommunens badplatser ska planeras och prioriteras. Arbetet med att tillgänglighetsanpassa Biblioteket i Diseröd samt rektorsexpeditionerna i Hålta skola och Marstrands skola bör lyftas in i investeringsplanen. Kommunkansliet fortsätter med att se över information om allmänna möten och dokument. Bland annat kommer sektorn att titta på möjligheter till olika kommunikationshjälpmedel, till exempel teckenspråkstolk. Aktivitet Hålla värdskapet levande Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Genomföra föreläsning eller liknande aktivitet för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. Uppföljning av plan för kommunens badplatser Åtgärda kvarvarande enkelt åtgärdade hinder i kommunens offentliga lokaler, rektorsexpeditioner och publika lokaler Översyn av information om allmänna möten och dokument utifrån ett funktionshinderperspektiv Utreda om kommunen ska sluta avtal kring BAL (Bestämmelser för Arbetstagare i arbetslivsintroduktion) Informera i utbildning för beställare om vikten att välja utifrån ett funktionshinderperspektiv.

20 4.4 Valfrihet 20(22) Främja positiv utveckling genom konkurrens Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Vi vill ha externa aktörer inom alla verksamhetsområden. Öka andelen upphandlade varor och tjänster. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Förvaltningens aktiviteter och indikatorer följer planen. Kommunen har i princip behållit den nivå på avtalslojaliteten som vi hade. Utbildningarna i vårt web-baserade inköpsstöd fortsätter och kommunfullmäktige fattade under våren beslut om ny policy och nytt reglemente. Analys Införandet av IT-stöd och nya strategiska dokument förtydligar ansvar och roller samt att stödjer processerna inom området. Införandet av Winst innebär att våra avtal finns tillgängliga och samlade på ett ställe så att vi lätt hittar vilka leverantörer vi har avtal med och att vi köper rätt varor till rätt pris och därmed säkerställer affärsmässighet. Genom att vi har avtal inom fler avtalsområden säkerställer vi också att vårt bidrag till kvalité och affärsmässighet på marknaden. Vi ser ett ökat intresse av upphandlingsfrågorna och får fler förfrågningar om stöd i samband med inköp och upphandlingar. Så här går vi vidare Förvaltningen fortsätter sitt arbete genom att erbjuda fler utbildningar och informationstillfällen inom upphandlingsområdet. Upphandlingsenheten deltar också tidigt i de processer som genererar upphandlingar. Arbetet med Winst går nu över från att vara projekt till att bli en naturlig del vid beställningar och inköp i organisationen. Utbildningar kommer att hållas regelbundet. Fler användare i systemet ger ökad avtalstrohet och bättre affärer för kommunen. De nya strategiska dokumenten skall implementeras och ger tydliga inriktningar om vilka principer som Kungälvs kommun skall prioritera i upphandlingsprocessen. Indikator Målvärde Andelen upphandlade varor och tjänster 86,9% 87,9% Antalet utbildade användare i Winst Aktivitet Implementering av upphandlingspolicy, reglemente och riktlinjer

21 5 Ekonomi 21(22) 5.1 för hela sektorn (Tkr) Volymtal e e Intäkter (Tkr) Personalkostnader (Tkr) Övriga kostnader (Tkr) Nettokostnad (Tkr) Nettokostnad per verksamhet Volymtal e e Kommunchef (Tkr) Utveckling, ering och Uppföljning (Tkr) Kansli (Tkr) HR (Tkr) Ekonomi o Upphandling (Tkr) Enheten för kommunikation och information Summa nettokostnad, sektor (Tkr) Kommentar till utfall Sektorn redovisar ett överskott på 12,2 mkr. Den största posten är hänförlig till projektet med socioekonomiskt perspektiv. Av dessa resurser har 0,5 mkr använts (+9,5 mkr). Projektet håller på att etablera sig och kommer att under 2015 utvecklas. Försäkringsersättningen för motionscentralen i Fontin som (+6,5 mkr netto) betalades ut. Marstrands förskola har rivits och det kvarvarande bokförda värdet har skrivits ner (-1,7 mkr). Kostnader för juridisk kompetens i samband med en byggnadstvist kostade -1,4 mkr. Det milda vädret ger ett överskott avseende energikostnaderna (+ 3,3 mkr). Förvaltningen har satsat extra resurser på höghöjdsstäd (-1,6 mkr) och underhåll -(2,4 mkr) Kommunstyrelsen har fattat beslut som bokförts på kommunledningssektorn. De är extra resurser för kanslisttjänst till föreningen Vuxna på stan -0,1 mkr, införande av fritidskort för för alla ungdomar i kommunen vilket kostat -1,4 mkr. Andra kommungemensamma kostnader som bokförts på sektorn är driftsavgiften till Soltak -0,4 mkr samt kostnader för nationaldagsfirande (-0,9 mkr). Förvaltningen har ökade kostnader för It på -2,5 mkr. Enheterna inom kommunledningssektorn visar i övrigt ett överskott tillsammans. Enheten för kommunkansli och juridik samt enheten för kommunikation och information redovisar underskott på personalkostnaderna. Det är medvetna prioriteringar som är strategiskt viktiga för kommunens arbete med demokratifrågor samt tillväxt och varumärke och är prioriterat av förvaltningsledning. För att nå målen har personalförstärkningar gjorts. Övriga enheter visar ett överskott. Ekonomi- och upphandlingsenheten, HR-enheten och Uppföljning, utveckling och planering har haft flera vakanser och långtidssjuka under året

22 6 Personal 22(22) Kommentar till utfall 6.1 Anställda Volymtal e e Antal anställda Antal årsarbetare Antal arbetade timmar Volymtal e e Månadsavlönade Timavlönade Sjukfrånvaro Volymtal e e Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 8,46 8,46 5,12 5,12 Arbetstid - Kvinnor 10,57 10,57 5,95 5,95 Arbetstid - Män 2,96 2,96 2,73 2,73 Ålder <= 29 år 6,83 6,83 2,76 2,76 Ålder år 2,95 2,95 2,3 2,3 Ålder >= 50 år 12,66 12,66 7,59 7,59 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 64,99 64,99 67,02 67, Sjuklönekostnad Volymtal e e Sjuklönekostnad Kronor Beräknat PO kronor Summa