FM centrums verksamhetsplan 2011 inklusive årsbudget. Enhetens eventuella omslagsbild

Transkript

1 FM centrums verksamhetsplan 2011 inklusive årsbudget Enhetens eventuella omslagsbild

2 FC sidan 2 av 18 Innehållsförteckning 1. Vision (och verksamhetsidé) 3 2. Kundperspektivet 6 3. Processperspektivet 9 4. Medarbetarperspektivet Ekonomiperspektivet Årsbudget Förslag till beslut 18 BILAGOR Bilaga 1 Resultaträkning, kassflödesanalys och balansräkning 2011 Bilaga 2 Investeringsplan Bilaga 3 Kompetensförsörjningsbehov och analys Bilaga 4 Lokalförsörjningsplan Bilaga 5 Planerat underhåll Bilaga 6 Resultaträkning fastigheter 2011 Bilaga 7 Nyckeltal fastighet 2011

3 FC sidan 3 av VISION (OCH VERKSAMHETSIDÉ) BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård finns tillgänglig när den behövs. Verksamhetsidé FM centrum är landstingets Facility Managementfunktion d v s ska erbjuda värdehöjande samordning av servicefunktioner åt kärnverksamheten, samt förvalta landstingets egendom och fastigheter så att de hålls i ett gott skick. För oss innebär Facility Management (FM) att utveckla konsten att få fastigheter, lokaler, dess miljö och utrustning att maximalt stödja landstingets verksamhet. FM centrum ska erbjuda kunderna effektiva lösningar och kontinuerligt pröva och välja vem som producerar tjänsterna till bästa kvalitet och pris. FM centrum kan producera tjänsterna internt men också tillämpa segmenterad outsourcing. FM centrum ska ta ansvar för samordning och utveckling av servicetjänsterna och hantera tjänsteutbudet på ett sammanhållet och effektivt sätt. FM centrums produkter/tjänster och priser ska vara transparenta. Prisbilden ska vara konkurrenskraftig och inkludera täckning för utveckling och avveckling och varje tjänst ska bära sina egna kostnader. FM centrums ska skapa få och tydliga kontaktvägar. Uppdrag Syftet med uppdraget är att reglera förhållanden mellan uppdragsgivaren och FM centrum avseende åtagandet att lösa tilldelade uppgifter med erforderlig kvalitet samt vara en god arbetsgivare och att ansvara för en god ekonomisk hushållning. Landstingets 3-årsbudget, finansplan och landstingsdirektörens verksamhetsplan utgör grunden för uppdraget. FM centrum ska utifrån intentionerna i dessa planer och med en ekonomi i balans fullgöra sina åtaganden gentemot landstingsinterna och externa avtalsparter. FM centrum ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och värdeskapande tjänster för landstingets verksamheter i Östergötlands län. FM centrum ska ansvara för att landstingets investeringar i fastigheter behåller värde och funktion över tiden. Måluppfyllelse ska återrapporteras i enlighet med landstingsledningens uppföljning Förändringar i omvärlden eller i FM centrums situation som påverkar möjligheten att fullgöra uppdraget enligt ovan ska omedelbart rapporteras till Landstingsledningen. FM centrums verksamhet består från 2011 av ett antal funktioner inom fastighetsförvaltning, byggprojekt samt verksamhetsservice i extern och egen regi i enlighet med FM centrums uppdrag och verksamhetsidé.

4 FC sidan 4 av 18 Vissa delar upphandlas på marknaden, andra görs av egen personal. För de delar som upphandlas har FM centrum ansvar för avtal och uppföljning. Målbild 2012 FM centrums vision är en positivt laddad föreställning om en önskad framtid, en målbild. Det är viktigt att vår målbild inte är understimulerande eller ligger i komfort-zonen. Den ska istället vara barriärbrytande utan att vara orealistisk. FM centrum Målbild/vision Genom en trevlig och hjälpsam attityd samt med ett positivt bemötande erbjuder vi personlig och professionell service samt mervärden för vården LiÖs och FCs verksamhet prioriteras så att ekonomi och kund alltid, och tillsammans, styr och påverkar våra val. Vi ifrågasätter våra val och där vi befinner oss. Det finns en lust till utmaningar och förändringar är alltid en möjlighet. KUNDFOKUS Förebild Mervärde Ansvar Utveckling EKONOMI

5 FC sidan 5 av är vi: en förebild både i våra yrkesroller och som FM-organisation. FM centrum är Best Practice. Vi är ett föredöme såväl lokalt som globalt. Vi jämför oss med de bästa på marknaden utvecklingsinriktade vilket innebär att vi genomför löpande och systematisk benchmarking och har ett långsiktigt perspektiv i vårt arbete. Våra kunder upplever att vi ligger i fronten ansvarstagande både som individer och som organisation. Detta innebär att vi säkerställer att uppkomna frågor hanteras oavsett om det är vårt bord eller inte flexibla i vår verksamhet vi kan t ex uppfylla kundens behov genom andra åtgärder än de som kommer upp initialt. Vi överträffar kundens förväntningar inom rimliga ekonomiska ramar en ansvarstagande leverantör av tjänster genom att ha ett helhetsperspektiv. Vi tillhandahåller tjänster som hänger ihop och stödjer varandra offensiva genom att arbeta proaktivt och systematiskt med benchmarking och omvärldsbevakning en förebild genom att vi lever och verkar som vi lär i alla situationer och i allt vi gör. Det innebär integritet, uppriktighet och att ha respekt för vad som utlovats framåtriktade. Vi är delaktiga i och påverkar dagens och morgondagens frågor inom enhet, affärsområde och produktionsenhet. Detta gäller både små frågor i vardagen och större utvecklingsfrågor flexibla. Vi gör det vi är bra på i egen regi men köper in övriga tjänster. Vi prövar olika genomförandeformer målstyrda, med en mycket ansvarstagande organisation som har snabba beslutsvägar och korta ledtider vilket i sin tur leder till färre fel, snabbare leverans och högre kvalitet affärsmässiga. Styrningen av vår verksamhet inspireras av bilden av FM centrum som ett bolag fokuserade på totalkostnaden. Inköp och investeringar beräknas till totalkostnad ur ett helhetsperspektiv värdeskapande m a o en verksamhet som arbetar Lean-inspirerat. Vi låter behov styra verksamhet och organisation. Vi fokuserar på värdeskapande aktiviteter och arbetar aktivt för att ta bort de aktiviteter som ej är värdeskapande proaktiva genom att förutse verksamhetens behov i förtid och aktivt ta fram lösningar för dessa strukturerade. Vår organisation och verksamhet är stabil och har en god, ändamålsenlig och översiktlig struktur

6 FC sidan 6 av KUNDPERSPEKTIVET Under 2010 har vi fokuserat på följande; Att etablerat kundtjänsten FIXA med syfte att underlätta för verksamheten/kunderna. Att genomföra kundråd på centrumnivå vid två tillfällen med alla vårdande centrum. Att ta fram plan för hur ombuden (som emanerar från FM centrums ansvarsområden) kan avskaffas. Ombuden har avskaffats för LiÖs västra delar och ersatts av nya arbetssätt och informationskanaler. Arbetet med de östra och centra delarna fortsätter under Att ta fram gemensam kundkommunikationsplan för FM centrum och förankra den. Att ta fram en kommunikationsstrategi för FM centrums hela verksamhet. Att stärka vårt kundfokus genom målbildsseminarier och interna utvecklingsprojekt. Att mäta kundernas nöjdhet med FM centrum och städleveransen genom två enkätundersökningar. Under 2011 kommer vi att fokusera på en ökad tydlighet avseende vår identitet och vårt uppdrag. Kunderna har idag en otydlig bild av FM centrums uppdrag och vårt tjänsteinnehåll. Vidare finns det låg kunskap om begreppet Facility Management. Den enklaste vägen till en tydligare profil och kundkommunikation är därför att identifiera sig genom vår tjänsteleverans. Det innebär bland annat att vi jobbar gemensamt i fler kundforum i enlighet med vår kundkommunikationsplan. Vi behöver även anpassa vårt budskap, såväl muntlig som skriftligt och på LISA, så att det utgår från kundernas behov och vår leverans. Vidare kommer vi att arbeta med en kundnöjdhetsmätning (NKI) som både mäter oss som centrum men även de tjänster som vi levererar eller ansvarar för. Som ett komplement till ovanstående kundnöjdhetsmätningar genomför Projektgenomförandefunktionen kundenkäter till direkt och indirekt berörda efter avslutat byggprojekt. Dessa mätningar ligger på en hög och stabil nivå och kommer att fortsätta För att kunna leverera kundnytta och få nöjdare kunder kommer vi att under år 2011 fokusera på att ha hög tillgänglighet och en ökad kundkommunikation. Genom FIXA har vi ökat tillgängligheten väsentligt för vårt centrum och detta kommer att öka ytterligare då samtliga FM centrums tjänsteområde hanteras av FIXA i början av kvartal Genom kundkommunikationen lär man känna kundernas behov och kan därför bättre möta deras förväntningar. Vidare får man tillfälle att ge en tydligare bild av vad man kan göra för kunden. Vår kundkommunikation ska vara välbalanserad mellan händelsestyrd kommunikation och planerad kommunikation. Genom händelsestyrd kommunikation hjälper vi kunden med konkreta problem, utmaningar och önskemål. Genom planerad kommunikation träffar vi kunderna regelbundet för att tillsammans

7 FC sidan 7 av 18 fokusera på mer övergripande och långsiktiga lösningar. På så vis får vi möjlighet att möta kundernas behov på kort och lång sikt och kunna leverera mervärde. Detta tar vi fasta på i vår gemensamma kundkommunikationsplan som kommer att utvärderas fortlöpande under FM centrum arbetar sedan början av 2009 med en fördjupad och mer långsiktig strategisk planering när det gäller flera fastighetsfrågor. Detta arbete påverkar samtliga perspektiv men i synnerhet kundperspektivet. Syftet med detta arbete är att snabbt och kostnadseffektivt kunna möta verksamhetens lokalbehov inom ramen för fastighetsförvaltningens styrprinciper. Exempel på detta är; Utvecklingen av US-området där Fastighetsutvecklingsplanen för US antogs av landstingsstyrelsen våren Arbetet med den efterföljande Generalplanen är nu i princip avslutat och arbetet med en ny detaljplan fortskrider i högt tempo. Utställning av planförslag förväntas under våren 2011 och en fastställd och gällande detaljplan kan vara klar tidig höst Förväntat investeringsbeslut i LS under våren 2011 Teknisk Generalplan för ViN färdigställs under hösten 2010 Generalplan för ViN avseende verksamhetens långsiktiga utvecklingsbehov startas hösten 2010 Fastighetsutvecklingsplan för Rättspsyk RPR i Vadstena antogs av LS våren Arbetet fortsätter och en "generalplan" förväntas vara klar under Generalplan för Lasarettet i Finspång färdigställs hösten 2011 Strategiskt mål 1: HÖG TILLGÄNGLIGHET Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Hög servicenivå i hantering av Andel inkommande samtal som besvaras inom Ingångsvärde 80 % inkommande samtal till FIXA 30 sekunder. saknas Hög servicenivå i återkoppling av inkommande ärenden, från den funktion som fått ärendet via FIXA oavsett om det är intern eller extern funktion. Andel ärenden i IT Magic som återkopplas via mail eller telefon senast 3 arbetsdagar efter att det mottagits. Ingångsvärde saknas 100 % Strategiskt mål 2: TYDLIGHET AVSEENDE FM CENTRUMS UPPDRAG OCH TJÄNSTER Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Ökad volym inkommande samtal till Antal inkommande samtal per månad i snitt FIXA. under andra halvåret Ökad volym besökare på FM centrums hemsida Antal klick på FM centrums länk och FIXAlänken, en ökning i procent under året. Ingångsvärde saknas 30 %

8 Strategiskt mål 3: ÖKAD KUNDKOMMUNIKATION FC sidan 8 av 18 Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Öka kundkommunikationen och Antal genomförda kundråd med skapa relation med kunderna. centrumledningarna. Öka kundkommunikationen och skapa relation med kunderna. Antal genomförda kundråd med samtliga VC och VEC (och liknande funktioner såsom kliniksamordnare etc). Sammankallande och ansvariga från FM centrum är Avtalsansvariga. 1 per vårdande centrum ( ) Ingångsvärde saknas 2 per vårdande centrum och år. 2 per år. Strategiskt mål 4: ÖKAD KUNDNÖJDHET Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Högre värden i NKI avseende Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor. 3,6 4 Professionalism. Högre värden i NKI avseende Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor. 3,6 4 Kvalitet. Högre värden i NKI avseende Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor 3,7 4 Kompetens och Utveckling. Högre värden på kundenkät till berörda efter avslutat byggprojekt Genomsnittligt värde över året 4,18 ( ) 4,3

9 FC sidan 9 av PROCESSPERSPEKTIVET Under 2010 har vi fokuserat på följande; Att etablera kundtjänsten FIXA med syfte att underlätta för verksamheten/ hyresgästerna. Då FIXA är i drift sedan tidig höst är detta målet nått Att utveckla hyresprocessen som enligt gällande verksamhetsplan ska vara klar för kvalitetscertifiering enligt ISO 9001 under året. Detta mål är långt ifrån uppnått vilket kräver krafttag under 2011 Att etablera en avtalsenhet med syfte att säkerställa styrning och uppföljning av de fem största externa leverantörerna inom FM centrums avtalsområde. Då avtalsenheten är i full drift är detta mål nått. Att säkerställa hanteringen av ritningar för att säkerställa säker funktion hos alla som är beroende av korrekt ritningsunderlag. Arbetet är mer komplext och komplicerat är förutsatt och målet är trots stora insatser inte nått. Att bibehålla hög kvalitet och noggrannhet på investeringsprocessen. Detta mål ser enligt lagda prognoser ut att nås med marginal Att bibehålla hög kvalitet på projektgenomförandeprocessen. Detta mål är uppnått. Att arbeta LEAN-inspirerat med utvecklings- och processfrågor. Arbete pågår men vi har en bra bit kvar till en acceptabel nivå. Att ta fram ett enhetligt koncept för LiÖs informationsdiskar på de tre sjukhusen Vid kommande årsskifte kommer affärsområde IT samorganiseras med Vårdprocesscentrum och inte längre tillhöra detta centrum. Samtidigt kommer de båda affärsområdena Avtal och Service samt Bygg och Fastighet att gå samman i en organisation inom FM centrum. Syftet är att förbättra arbetsflöden samt att förenkla och snabba upp arbetsprocesser. För 2011 finns ett flertal utmaningar och utvecklingsbehov i den nya organisationen. En av de övergripande frågorna är att få de forna affärsområdena att samordna sina respektive resurser och arbetsuppgifter till ett processflöde där kundnyttan är i fokus. Här har kundtjänsten FIXA en nyckelroll som med ett utökat ansvarsområde under året kommer att vara FM centrums främsta kontaktyta och internt kan säkerställa korta svarstider och sträva mot en nollvision när det gäller äranden som hamnar mellan stolarna. Samordning av kundmöten och andra informationsinsatser för fastighetsförvaltare respektive avtalsförvaltare kommer att öka tydligheten och minska den tid som vården behöver lägga på FM-relaterade tjänster Verksamhetsutveckling har skett i ett högt tempo under flera år och kommer att fortsätta med oförminskad styrka. Den kommande utmaningen ligger i att samordna insatserna avseende de gamla affärsområdena med delvis olika kultur samt att ha att väsentligt tydligare LEAN fokus i kommande utvecklingsarbete än tidigare. Den kvalitets- och miljöcertifiering som genomförts för Bygg och Fastighet under senare år kommer att följas av fler verksamhetsdelar som ska certifieras inom FM centrum när arbetsprocesser är definierade och fungerande.

10 FC sidan 10 av 18 De tidigare beskrivna svårigheterna att få hög nivå på hyresprocessen har medfört att organisationen förändras från årsskiftet med syfte att säkerställa ett en säker, tydlig och effektiv arbetsprocess. Arbetet med projektgenomförande och investeringsplanering är på en hög nivå och utmaningen här består i att behålla en hög kvalitet när investeringsvolymerna ökar i omfattning. En säker process för hantering av ritningar är i högsta grad en prioriterad fråga då rätt ritning påverkar många olika funktioner och områden. Trots frågans komplexitet går arbetet framåt och ambitionen är att komma i mål med en säker processhantering under Under 2011 kommer det nya konceptet för LiÖs infodiskar att implementeras vilket syftar till att ge LiÖ en enhetlig och tydlig profil för denna funktion, något i sin tur stärker och förtydligar LiÖs varumärke samt respektive sjukhus. Arbetet med att införa VNS-konceptet för förrådshantering kommer att fortgå. Projektet kommer under år 2011 att gå in i nästa fas vilket innebär att den upplevda kundnyttan med VNS-konceptet kommer att utvärderas. Vidare kommer uppföljning genomföras avseende i vilken utsträckning kunderna nyttjar externa leverantörer för VNS-tjänster. Målet är att tillse att VNS-konceptet nyttjas och levereras på mest effektiva vis och att säkra konceptets kvalitet över tid. För att säkra LiÖs transporter och flöden som hanteras med hjälp av entreprenörer kommer implementering av godsspårningssystemet Arrival att fortlöpa som ett utvecklingsprojekt. Syftet med arbetet är att få jämna flöden med säkra leveranser och på så viss minimera svinn och öka patientsäkerheten. De nio flöden som identifierats hittills är: 1. Externa paket 2. Interna paket 3. REK 4. Sterilgodslådor 5. Apotekslådor 6. Lab lådor 7. Förrådspaket och vagnar 8. Tvättvagnar 9. Matvagnar Arrival som system med tillhörande rutiner för hantering har implementerats för flöde 1-4. Under år 2011 kommer implementering att ske för flödena 5-9. Under 2011 kommer även FIXA att kunna spåra kollin i system efter förfrågan. Med stora externa leverantörer som påverkar Landstingets verksamheter dagligen har styrning och uppföljning av dessa stor påverkan på vårdens vardag. Det är ur flera perspektiv viktigt att tillsammans med Upphandlingscentrum ta fram en enhetlig strategi för hantering av dessa leverantörer. Vi behöver också etablera en sourcingstrategi för att säkerställa stringens i beslut avseende ev outsourcing eller återtagande av verksamheter.

11 FC sidan 11 av 18 Strategiskt mål 1: RÄTT RITNING I RÄTT TID Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Snabb, säker och korrekt hantering av ritningar i projekt och vid projektavslut Ritningar hanterade och inlämnade i tid enligt gällande rutiner Ingångsvärde saknas 80 % Färdigställa process för hantering och uppdatering av delar av brandskyddsdokumentation: utrymningsplaner och brandcellgränser Process implementera d Strategiskt mål 2: MINSTA MÖJLIGA MILJÖ- OCH KLIMATPÅVERKAN Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Minska användningen och riskerna Andelen registrerade C-produkter i Sundahus 28 % (september 23 % med farliga ämnen. Miljödata ska minska Öka resurshushållning och minimera mängden avfall och dess miljöpåverkan. Minska det totala energibehovet i Landstingets fastigheter dvs el, värme och kyla Information om landstingets miljöarbete Avfallsrevisioner mot byggentreprenörer. 0 % 80 % av anlitade byggentrepren örer Förbrukning mätt i kwh/m2 BRA där energianvändningen är normalårskorrigerad och graddagskorrigerad FC ska uppfylla landstingets minimikrav för miljöarbetet (RH-check miljö) 2010 års förbrukning Minskning med 2 % jämfört med 2010 Ingångsvärde saknas 100 % Strategiskt mål 3: RÄTT KOLLI TILL RÄTT MOTTAGARE I RÄTT TID Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Kontroll över flöden. Anta identifierade flöden som hanteras via 4 9 godshanteringssystemet Arrival. Spårbarhet och identifiering av slack FIXA hanterar spårning och identifiering % Strategiskt mål 4: EFFEKTIVT NYTTJANDE AV VNS-TJÄNSTER Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Omläggning av förrådshantering till Andel förråd som lagts om. Inget Målvärde sätts enhetligt koncept. ingångsvärde Nyttjande av entrepenörerna för att hantera förråden. Andelen omlagda förråd enligt ovan som hanteras av entreprenör enligt ramavtal Inget ingångsvärde Målvärde sätts

12 FC sidan 12 av 18 Strategiskt mål 5: RÄTT HYRA I HYRESPROGNOS OCH HYRESDEBITERING Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Tydlig beskrivning av arbetsprocessen och kontinuerliga avstämningar mellan fastighetsekonomi och fastighetsförvaltare Inga justeringar av prognostiserad hyra. 20 st ( ) 0 Strategiskt mål 6: RÄTT SAK PÅ RÄTT PLATS I RÄTT TID Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Leveranstider för processen Antal projekt som slutförs i tid jämfört mot 42 % ( ) 80 % Inredning skall hållas. beslutad leveransplan

13 FC sidan 13 av MEDARBETARPERSPEKTIVET Under 2010 har vi fokuserat på följande; Målbildsseminarier med samtliga anställda i syfte att skapa en större förståelse för målbilden samt konkretisera den i form av vardagliga situationer Påbörjat utbildningsinsatser i form av Leanspel för samtliga medarbetare Avslutat ett utvecklingsprogram för ett antal medarbetare i Ledarskap för ickeledare Genomfört LiÖs nya Medarbetaruppföljning med pågående analys och framtagande av handlingsplaner Introduktion av nya medarbetare i Avtalsfunktionen och FM centrums kundtjänst FIXA Under 2011 fortsätter arbetet med att FM centrum ska upplevas som en attraktiv arbetsgivare, där medarbetare och ledare upplever att arbetet styrs genom resultatorientering kombinerat med vi-känsla och högt i tak. FM centrum som organisation ska ge stora möjligheter till delaktighet och påverkan samt att utvecklas som individ. Den ständigt pågående processen med Målbild 2012 och gemensam värdegrund är basen för det fortsatta arbetet att skapa samsyn och effektiva processer i syfte att genomföra FM centrums uppdrag och öka kundnöjdheten. En samlokalisering och en förbättrad organisering av FM centrums verksamhet planeras. Detta ger större möjligheter än tidigare att förbättra arbetssätt och samverkansformer de olika funktionerna inom FM centrum. Samlokaliseringen innebär även att organisationen kan effektiviseras vad gäller gemensamma resurser, ledning och styrning, roller och ansvarsfördelning. Vår organisationsmodell ställer större krav än normala organisationsmodeller på personalen med ett ökat individuellt ansvartagande i pågående arbetsprocesser samt med att själv kunna avgränsa sin arbetsinsats. Därför kommer vi 2011 att genomföra en ny omgång av utvecklingsprogrammet Från utförare till professionell aktör. Programmet är en kombination av dels ett individuellt utvecklingsprogram, dels en organisationsutveckling. Syftet är att nå en plattare organisation med utpräglad horisontell kommunikation med ett minimum av hierarkiska strukturer. Programmet är genomfört 2008 och 2009 med ett mycket positivt resultat. FM centrums ledning behöver bli bättre på att sätta mål och återkoppla verksamhetsresultat till medarbetare. Detta ska även kopplas till innehåll i utvecklingssamtal med en tydligare beskrivning av uppdrag och återkoppling av individuell prestation. Andelen individuella utvecklingsplaner som stödjer verksamhetsuppdraget ska öka. Planerad kompetensutveckling 2011 är fortsättning med Lean som arbetsmetod för alla medarbetare och Lean manegement för chefer. Att delta aktivt och ta ansvar i förbättringsarbete och utveckling är krav som ställs på både medarbetare och chefer för att gemensamt skapa ett bra arbetsklimat och goda resultat.

14 FC sidan 14 av 18 Ledningsgruppen kommer att under året arbeta fram förslag till lönestrategi för FM centrum, se över bedömningskriterier och hur dessa stödjer återkoppling till medarbetaren om hur man presterar i förhållande till uppdrag. Sjukfrånvaron ligger på en låg nivå och ambitionen är att trenden fortsätter. I skrivande stund planeras en utbildning i time manegement med syfte att hjälpa medarbetare och chefer att jobba smartare, mer strukturerat, bli bättre på stresshantering och därmed kunna kombinera arbete och fritid på ett hälsofrämjande sätt. Strategiskt mål 1: GOTT LEDARSKAP EN FÖRUTSÄTTNING FÖR GODA VERKSAMHETSRESULTAT Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Ledningens engagemang NMI Ledning * 82 % 85 % Strukturerat och långsiktigt arbete med kompetensförsörjning Andel medarbetare som har en individuell utvecklingsplan 80 % 100 % Strategiskt mål 2: DELAKTIGA OCH ANSVARSTAGANDE MEDARBETARE Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Hälsofrämjande (goda)arbetsplatser NMI Grupp (medarbetarens syn på arbetsplats och kollegor) NMI Situation (medarbetarens syn på sin arbetssituation) 81 % 80 % 83 % 85 % Stolta medarbetare NMI stolt 87 % 90 % Strategiskt mål 3: FM CENTRUM EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Uppfattas som attraktiv arbetsgivare NMI Företag (medarbetarens syn på FM 69 % 75 % centrum och landstinget) Fler medarbetare inom FM centrum ska Öka med 10 genomgå utvecklingsprogrammet Från % jfr med utförare till professionell aktör 2010 *) Samtliga ingångsvärden från medarbetaruppföljningen i maj 2010 exklusive affärsområde IT

15 FC sidan 15 av EKONOMIPERSPEKTIVET Under 2010 har vi fokuserat på följande; Förbättrad ekonomisk uppföljning av verksamhetens olika delar Processkartläggningar av bl a de ekonomiska processerna Förbättrad ekonomisk uppföljning av landstingets fastigheter Implementering av ny hyresmodell Framtagning av ny modell för reinvesteringar Förbättrat arbetssätt och uppföljning gällande avtal för externa leverantörer Fokusering på förbättrad beläggning och väl fungerande arbetsteam i projektet VårdNära Service Under 2011 kommer vi att fokusera på ytterligare förbättringar av processerna inom hyresadministrationen, synnerhet kopplingen mellan hyra och ritningshantering. Det Lean-arbete som påbörjats under 2010 kommer att fortsätta. Arbetet med utveckling som bla innebär till processkartläggningar och processförbättringar kommer att fortgå inom centrumet. Genom säkerställda processer och, standardiserade samt effektiviserade arbetssätt, verkar FC för att effektiviseringsvinster kan göras. Detta möjliggör sänkta kostnader inom FC och medför därmed lägre kostnader för kunderna. Det ger nöjdare kunder och nöjdare medarbetare. Varje enhet inom FC fortsätter att kontinuerligt arbeta med ekonomisk uppföljning för att säkerställa kontroll av verksamhetens kostnader och intäkter. Uppföljningen av landstingets fastigheter ska också ytterligare förbättras. Under 2011 fortsätter arbetet med att förbättra uppföljningen av ytterligare avtalsområden inom de verksamheter som bedrivs i extern regi såsom t ex tvätt/textil, transporter. Agerandet ska säkra leverans och kvalité vilket även ger kostnadskontroll för landstingets verksamheter. Arbetet med att skapa en kostnadseffektiv verksamhet inom samtliga avtalsområden som bedrivs av externa leverantörer fortsätter bl a genom att identifiera rätt nyckeltal för uppföljning och analys.

16 FC sidan 16 av 18 Strategiskt mål 1: EKONOMI SOM SKAPAR HANDLINGSFRIHET Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Balans mellan intäkter och Resultat tkr tkr kostnader (prognos 2010) Verksamhet anpassad efter behov och intäktsutveckling Total lönekostnadsutveckling (löne- och personalförändringar) i procent jmf med motsvarande period föregående år 5,1 % (prognos 2010) *) FM centrums lönekostnadsutveckling är beräknad på 1,5 % för 2011 men eftersom affärsområde IT fr o m 2011 inte tillhör FM centrum blir utfallet -56,5 %. 1,5 % *) Strategiskt mål 2: KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET FÖR VERKSAMHET I EXTERN REGI Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde God ekonomisk uppföljning för Rätt nyckeltal Ingångsvärde Rätt nyckeltal externa partner/leverantörer saknas 6. ÅRSBUDGET FM centrums budgeterade resultat för 2011 är tkr. FM centrum är till största del finansierat via hyran. I prisförhandlingen fanns det ett besparingsbeting på tkr vilket vi räknar med att under året kunna finna åtgärder för att hantera. Överskottet kan till största del hänföras till ett överskott på sjukhusgemensamt. Eftersom priserna för 2011 bestämdes medan endast några månader av 2010 passerat kunde inte LOA4 effekten på sjukhusgemensamt förutsägas kommer detta att regleras mot hyresgästerna. I årsbudgeten finns en reducering av 1,2 stabstjänster (0,5 ledning, 0,5 ekonomi samt 0,2 HR) men trots detta är centrala kostnader underfinansierade med 600 tkr. Köken på US och ViN är utlagda på entreprenad och intäkterna för entreprenaderna beräknas inte täcka kostnaderna Vi räknar med ett underskott om 450 tkr vilket beror på ökade avskrivningskostnader. Under 2010 och i början av 2011 kommer investeringar i matvagnar, tkr, att ske. Tidigare år har dock dessa avtal genererat överskott p g a lägre investeringar. Hyresintäkterna ökar med 61 Mkr varav den största ökningen beror på ökning av kapitalkostnaderna 27 Mkr. Mediakostnaden ökar med 14 Mkr men 2010 är mediakostnaden egentligen 130 Mkr varför Finansförvaltningen täcker upp underskottet om 10 Mkr. Övriga större ökningar är utökning av Avtalsenheten och Drift- och underhåll. Kapitalkostnaderna för reinvesteringarna 2011 finansieras av Finansförvaltningen varför nyttjandet är 22,5 Mkr större.

17 FC sidan 17 av 18 Kostnaden för tomma lokaler beräknas till tkr vilket är en ökning med tkr jämfört med prognos Ökningen beror på att vakans uppstår i Vretaskolan Berg med en beräknad kostnad om tkr. Fastigheten kommer att säljas. Kostnaden för tomma lokaler pga evakuering minskar bla på LiM då generalplanen går mot sitt slut. En del fastigheter där det finns tomma lokaler kommer att avyttras eller rivas. Vakanser i inhyrda lokaler ökar 2011 pga samlokalisering av hos vissa av landstingets verksamheter. Resultatet för fastigheterna beräknas till tkr. Underskottet uppstår i de fastigheter där LiÖ har externa hyresgäster och där stora reinvesteringar sker. Underskott beror också på att vissa ombyggnadstillägg annuitetsberäknats och är nya. Underskottet täcks i sin helhet av Finansförvaltningen. Projektet EPC beräknas generera ett överskott om tkr vilket tillfaller Finansförvaltningen. Poster som påverkar Finansförvaltningen är: Kapitalkostnader tkr varav tkr är exklusive räntekostnad finansierad av bashyresfond Netto nyttjande bashyresfond 2011 är tkr och utgående balans på bashyreskapital 2011 beräknas till tkr INVESTERINGAR FASTIGHETER I investeringsplanen tas behov av åtgärder upp. Dessa är identifierade tillsammans med verksamheten när det gäller byggnadsinventarier, efter statusbesiktningar på fastigheterna när det gäller reinvesteringar samt efter strategiska övergripande beslut när det gäller fastighetsinvesteringar. Fakta rörande åtgärden registreras och i de fall omfattningen är känd registreras även den. Det finns dock åtgärder som bara är kända som behov utan registrerad kostnad och denna registreras först när ytterligare information kring behov och omfattning finns. Prognos för kommande års investeringar består av dels beslutade projekt (ingår med av LS/LD beslutade belopp) och dels av planerade projekt. För de planerade projekten råder det av naturliga skäl en viss osäkerhet - generellt kan sägas att graden av osäkerhet ökar ju längre fram i tiden prognosen avser. Alla projekt som idag är planerade kommer att behandlas i särskilda investeringsärenden med beslut i LS/ LD enligt normal hantering innan genomförande För 2010 är investeringsprognosen reducerad då arbetet med T-huset avbrutits och några projekt inom POUS skjuts fram för att genomföras i samband med ett eventuellt genomförande av Fastighetsutvecklingsplanen US. För är investeringsprognoserna höjda något och omfattar nu även mindre delar av investeringsvolym för Fastighetsutvecklingsplan US, Fastighetsutvecklingsplan RPR Vadstena samt Generalplan LiF. I nuläget pågående planeringsprocesser ger att investeringsnivåerna kan komma att öka utöver ovanstående belopp under perioden om planerna fullföljs.

18 FC sidan 18 av FÖRSLAG TILL BESLUT FM centrum föreslår landstingsdirektören besluta - att godkänna verksamhetsplanen. FM centrum föreslår LS besluta - att godkänna investeringar med sammantaget kr år 2011, kr år 2012 samt kr år 2013, - att godkänna att planerat underhåll får utföras inom en ram av kronor. FM centrum Micael Antamo Produktionsenhetschef

19 Blankett FM centrum i Östergötland Resultaträkning (tkr) Budget 2011 Helårsbedömn 2010 Bokslut 2009 Intäkter Koncernbidrag Försäljning utbildning Försäljning övriga tjänster Statsbidrag Bidrag för personal Övriga bidrag Försålt mtrl varor övr intäkt Summa Intäkter Personalkostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa Personalkostnader Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet Verksamhnära material o varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader Summa Övriga kostnader Avskrivningar Avskrivningar Summa Avskrivningar Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter Finansiella kostnader Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Årets resultat Noter till resultaträkningen: Minskningen av intäkter och kostnader beror till större delen på att FCIT separeras från FM centrum 2011.

20 Blankett FM centrum i Östergötland Kassaflödesanalys Budget 2011 DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat Justering för av- och nedskrivningar Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ökning/minskning kortfristiga fordringar Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde Likvida medel vid årets början 0 Likvida medel vid årets slut Noter till kassaflödesanalysen: Försäljning av materiella tillgångar avser försäljning av tillgångar tillgångar till bokfört värde till IT-centrum som bildas vid årsskiftet. Detta förklarar även att kassaflödet blir positivt.

21 Investeringsredovisning Blankett 1 Nettoinvestering Budget 2011 Helårsbedömn 2010 Bokslut 2009 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Pågående arbeten, maskiner och inventarier Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Föbättringsutgifter annans fastighet 666 Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa Noter till Investeringsredovisning:

22 Blankett FM centrum i Östergötland Balansräkning (tkr) Budget 2011 Helårsbedömn 2010 Bokslut 2009 TILLGÅNGAR Byggnader Mark Pågående arbeten, maskiner och inventarier Inventarier Datautrustning Byggnadsinventarier Förbättrutgifter annans fastigh Byggnadsinvent annans fastigh Konst Aktier andelar bostadsrätter Summa Anläggningstillgångar Förråd mm Övriga kortfristiga fordringar Förutbet kostn upplupna intäkt Kassa och bank Summa Omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital Årets resultat Summa Verksamhetens eget kapital Långfristiga skulder Semlöneskuld okomp övertid mm Upplupna kostn förutbet intäkt Övriga kortfristiga skulder Summa Skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Noter till balansräkningen

23 Ledningsstaben Josefin Bjäresten INVESTERINGPLAN (tkr) Produktionsenhet: 505 FM centrum Uppgiftslämnare: Eva Lindström Objekt Nettoinvestering Kommentarer per objekt Objekt >1000 tkr: Byggnadsinventarier Se spec investeringsplan Fastighetsinvesteringar Se spec investeringsplan Reinvesteringar Se spec investeringsplan Övriga objekt <1000 tkr Konst Miljöutrustning Tvättutrustning 150 Köksutrustning Består av flera investeringar < 1 Mkr Sängtruckar 400 Möbler, larm mm Består av flera investeringar < 1 Mkr Tidigare beslutade objekt: Matvagnar Investeringsbeslut 2010 Summa I investeringsplanen är investeringsnivåer för FCIT exkluderade motsvarande tkr 2011, tkr 2012, tkr 2013.

24 Plats Huvudprojekt Prj Frikod Bygg H projekt Namn/beskrivning/redov hus Prj PL Budget Att planera 1. Beslutade projekt Summa , 001, 002 Brinken Summa , 001, 004, 015 LiM Motala Summa , 001 Motala Seglaregatan Summa , 001 Marieberg VC Summa , 008, 009 Vadstena Klosterängsv, K5, K Summa , 001 Mjölby Skråkistan 4 VC Summa Kisa 170 Summa , 001, 002 Åtvidaberg VC Summa US Gemensamt Summa US hus 001, (BCRC) Summa US hus 002 (Consensus) Summa , 530 US Patologen Summa , 007, 008, 920 US hus Summa , 010, 900, 930 US hus Summa US hus Summa US hus 012 (Ort) Summa US hus 013 (Psyk) Summa , US Adm byggn (Hälsans hus???) Summa US hus 410 Maskinhallen Summa , 421 US hus 420 "Lab-ettan" Summa US hus 430 Matsalsbyggnaden Summa , , US Huvudblocket Summa , , 457 US Sydväst Summa US hus 560 Verksatdsbyggnad Summa Summa US Laborations Tvåan Summa US Cellbiologen Summa Summa US Ögonhuset Summa Summa , Dockan Summa Vretaskolan Summa Järngården Summa , Lunnevad FHS Summa , 001, 002, , 011 Finspångs lasarett LiF Summa , 001 Valdemarsvik Vammarhöjden VC Summa , 001 Hageby VC Summa ViN Gemensamt Fliken Pågående och aktiverade 1 av 2 Utskriven kl 09:06

25 Plats Huvudprojekt Prj Frikod Bygg H projekt Namn/beskrivning/redov hus Prj PL Budget Att planera Summa ViN Försörjningsbyggnad Hus Summa ViN hus Summa ViN hus Summa ViN hus Summa ViN hus Summa ViN hus 58 Ambulanshall Summa Summa , 001 Skärblacka VC Summa , , Nkpg Himmelstalundsskolan Summa , 001, 004, , 011, Nkpg Dalviksg Skarptorp Summa , 001 Lkpg Ekholmens VC Summa , 001 Summa , 001 Summa , 001 Summa , 001 Summa , 001 Lkpg Kärna VC Lkpg Ryd VC Östra Husby VC Kolmården VC Lkpg Lambohov VC Summa , 0011 Vadstena VC Summa mall Mall Fliken Pågående och aktiverade 2 av 2 Utskriven kl 09:06

26 Frikod H projekt Namn/beskrivning Budget Att planera Ej beslutade projekt 000 Utr Installation av mätinsamlingssystem Omläggning av överordnat system IV3 till Ci Utbyggnad av reservvattenanläggningen-lim "Elupprustning hus A" Teknikupprustning et PCB-sanering PCB-sanering Elmatning hissar hus B Teknisk upprustning H1389 Dränering mm H RPR/NSV "Avd kök" Ombyggnation av fläktrum-mjölby VC Reservkraft US Omb US 2, omb ställverk Omb elnät Aggregat Kraftförsörj Bidrag MSB reservkraft Bidrag MSB aggregat Omläggning av överordnat system Sattgraph P-hus lastkajen Byte golvbel ambulanshall Uppr pers matsal et 2, diskinlämning Byte avdelningsskök Nybyggnation av fjärrkyleväxlarenheter-us Utbyggnad av reservvattenanläggningen-us Detaljplaneändring FUPUS Omskyltning kulvert + hänvisning utvändigt Läckagesökning och upprustning av lustgasn BCRC BMC investering H Detaljplaneändring Sandbäckshemmet PCB-sanering PCB-sanering Stambyte avlopp Belysning Fasadrenovering, ev åtg fönster Ombyggnation av ventilationssystem-us US 420 Kvävgashantering Ombyggnation av renvattensystem-us, etapp Oml tak et Oml tak et H LMC hus 420 pl 9, PCB-sanering PCB-sanering US Köket ytskikt totalt Belysning Ombyggnation av kompressorcentral-us UPS-utbyte Underhåll fönster, utredning H Anpassning av södra entrén m. infodiskar Byte golv södra entrén Utbyggnad sydväst, etapp 1, HC Utbyggnad sydväst, etapp 2, HC Ytskikt trapphus H Markunderhåll Belysning PCB-sanering Utbyte av brandlarm Cyklotronlab PCB-sanering Byte vent anl, utredning H LiF Pl 03 BVC / Barnmott Uppkoppling av TAC-DUCar till Citect Vent kök Åtgärder i kök, ny ejektor huv på avluft ifrån Byte av aggregat LB01 (-73) Byta termostatventiler och injustera värmesy Utredning Hageby VC Omläggning av överordnat system Sattgraph Ombyggnation av Kylcentral-ViN Utbyggnad av kyla på ViN Utbyggnad av solavskärmning på ViN Om- och tillbyggnation av Reservvärmecentr Utbyggnad av reservvattenanläggningen-vin H Akuten omb genomf Byte avdelningsskök 083 Avdelningskök/Patientkök IVA Personalkök /Medicinkliniken avd Avdelningskök/Medicinkliniken avd Omb servering Fliken Planerade 1 av 2 Utskriven kl 09:04

27 Frikod H projekt Namn/beskrivning Budget Att planera Omläggning av P-kraft, demontering av SÖ t Uppgrad kraftförsörjning MST H Ubyte kallelsesystem Läckagesökning och upprustning av lustgasn Ny legionellacentral i Hus 21 rum Ny legionellacentral i Hus 25 rum V b Ny legionellacentral i Hus 25 rum V b Ny legionellacentral i Hus 41 rum bet Renovering avloppssystem, tillskapande av n Renovering avloppssystem, tillskapande av n Renovering avloppssystem, tillskapande av n Renovering avloppssystem, tillskapande av n Utbyte av fjärrvärmecentral Hus 21 rum Utbyte av fjärrvärmecentral Hus 25 rum Utbyte av fjärrvärmecentral Hus 41 rum H ViN Pl 09 Kök Låsbyte hela slutenvården PIVA Förstudie Ambulansen ViN H ViN Pl 12 ÖNH uppvakn.enh Ombyggn/upprustn. reception/foaje ViN Upprustn Ekholmens VC Upprustn Ryds VC "Upprustning VC" Finansieringar Rättspsyk Vadstena H Lasarettet i Finspång US FUP C US FUP SÖ US FUP N ViN GP Vrinnevi Justeringspost RI Fliken Planerade 2 av 2 Utskriven kl 09:04

28 Sammanställning investeringsplan m m Beslutade och/eller aktiverade projekt Planerade projekt Likviditetsplanering årsvis Investeringar ej FC-investeringar 7H Rivning Sandbäckshemmet H Rivning 550 Psyk Rivning LiF adm byggn Rivning LiF IB Byggnadsinventarier nybygg IC Byggnadsinventarier omb IBK Byggnadsinventarier kompenserade Finans ICBRIVA Särskilt projekt ICPOUS POUS ICGPLIM Generalplanen LiM OPUS12 OPUS Byggnadsinventerier IN Investering nybyggnad INVAD Investering nybyggnad Vadstena RPR INUS Investering nybyggnad US INLIF Investering nybyggnad LiF IO Investering till/ombyggnad IM Investering markanl Fastighetsinvesteringar RI Reinvestering RIT Reinvestering Teknik LiM RM Reinvestering markanl Reinvesteringar Byggnadsinventarier + Fastighetsinvesteringar + Reinvesteringar KO Kontantprojekt i pågående KO Kontantprojekt rivningar UBF Utrustning Bygg FC-finansierat IU UH Underhållsprojekt Fliken Sammanst investeringsplan 1 av 1 Utskriven kl 09:02

29 Ledningsstaben Mats Uddin Till samtliga produktionsenhetschefer samt HR-chefer/HR-ansvariga på respektive produktionsenhet Kompetensförsörjningsbehov och analys Enligt ledningsstabens anvisningar för produktionsenheternas verksamhetsplanering 2011 ska en bedömning och analys av verksamhetens framtida kompetensförsörjningsbehov biläggas produktionsenhets verksamhetsplan. Syftet är att skapa ett planeringsunderlag som ökar förutsättningen för att säkra produktionsenhetens behov av kompetens. Utgångspunkten samt stöd för detta är Landstingets kompetensförsörjningsmodell, Modellen presenteras i sin helhet i rapporten Personalförsörjningsrapport samt prognos 2009 och innehåller ett antal faktorer som påverkar utbudet och efterfrågan av kompetens. Som ett komplement till ovanstående kommer ledningsstaben, HR-gruppen att genomföra intervjuer med HR-chefer/HR-ansvariga enligt överenskommelse. Syftet med intervjuerna är att föra en dialog och få information om samtliga produktionsenheternas kompetensförsörjningsbehov. Detta kommer att ligga till grund för bedömning av eventuella landstingsövergripande kompetensförsörjningsinsatser. Inför intervjuerna ber vi er att senast den 30 september skicka produktionsenhetens svar på frågeställningarna till Anna Skogens, anna.skogens@lio.se. Har ni några frågor eller funderingar får ni gärna kontakta Anna Skogens, anna.skogens@lio.se alt eller Erica Härnman, erica.harnman@lio.se alt Postadress Gatuadress Telefon Mobil E-post LINKÖPING S:t Larsgatan 49B mats.uddin@lio.se