- UTBILDNINGSNÄMND - KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA. Plats och tid för sammanträdet. Inledning. Ärenden

Transkript

1 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA - UTBILDNINGSNÄMND - Plats och tid för sammanträdet Ärenden Inledning 1 Anteckning av närvarande Barn- och utbildningskontoret, Heby Måndag 29 maj 2017, kl 13:00 Anteckningar 2 Val av justerande (Förslag: Britt Nilsson) 3 Justeringsplats och tid (måndag 29 maj, kl 17:00) Ärenden 4 Delegationsbeslut 2017/4 5 Uppföljningsrapport per 30 april Budget 2018, plan , detaljbudget 2017/64 Verksamhetsuppföljning Tertial 1, 22 maj /2 7 Redovisning av nationella prov 2017/52 8 Redovisning av förskoleplatser 2015/13 9 Trafiksäkerhetsmodellen 2015/87 10 Upphandling UL 2015/87 PM 11 maj Information och rapporter 2017/4 Kf 42/2017, revisionsberättelse och revisorernas redogörelse Kf 43/2017, fråga om ansvarsfrihet för år 2016 Kf 44/2017, årsredovisning Heby kommun 2016 Ks 83/2017, nytt avtal för utlåning av ipads till förtroendevalda Avtal vid lån av ipads till förtroendevalda, 4 april 2017 Ks 84/2017, dokumenthanteringsplan för barnomsorg, förskola och skolverksamhet Dokumenthanteringsplan, 18 april 2017 Tomas Bergström Ordförande 1

2 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn 55 Dnr 2017/4 009 Delegationsbeslut Utbildningsnämndens beslut Redovisning av delegationsbeslut enlig lista 15 maj 2017, läggs till handlingarna. Sammanfattning Delegationsbeslut enligt lista 15 maj 2017, presenteras. Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 2

3 Delegeringsbeslut Utskriftsdatum: Utskriven av: Mona Rönneblad Diarieenhet: Beslutsfattare: Kategori: Beslutsinstans: Sammanträdesdatum: Sekretess: Utbildningsnämnden Alla Alla Utbildningsnämnd Visas ej Id Beskrivning Beslutsfattare Datum Avsändare/Mottagare Paragraf Ärendenummer Ärendemening Ansvarig Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som lärare Kategori Lena Wiik Yvonne Svinghammar Lena Wiik 5/2017 Lena Wiik Anställningsbevis för tjänst som skolassistent Mårten Hanold Louise Mattsson Mårten Hanold 2/2017 UBN 2017/ Tjänst som skolassistent vid Morgongåva skola, tv 100 % Mårten Hanold Tillstyrkt egen uppsägning från tjänst som skolkurator Inger Sandberg Natalia Nelson Inger Sandberg 3/2017 Inger Sandberg Anställningsbevis för tjänst som lärare idrott vid Östervåla skola Lena Wiik David Forsberg Lena Wiik 6/2017 UBN 2017/ Tjänst som lärare idrott/so/musik vid Östervåla skola f-6 Lena Wiik Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som lärare Alexandra Södervall Eva Larsson Alexandra Södervall 6/2017 Alexandra Södervall Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som specialpedagog Alexandra Södervall Åsa Larsson Alexandra Södervall 7/2017 Alexandra Södervall 3 Sidan 1 av 2

4 Id Beskrivning Beslutsfattare Datum Avsändare/Mottagare Paragraf Ärendenummer Ärendemening Ansvarig Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som lärare Kategori Alexandra Södervall Jenny Essén Johansson Alexandra Södervall 9/2017 Alexandra Södervall Tillstyrkt ansökan om entledigande från tjänst som textillärare Alexandra Södervall Birgitta Karlsson Alexandra Södervall 8/2017 Alexandra Södervall Anställningsbevis för tjänst som lärare i Östervåla Lena Wiik Hanna Jonsson Lena Wiik 7/2017 UBN 2017/ Tjänst som klasslärare åk 4 vid Östervåla skola f-6 Lena Wiik 4 Sidan 2 av 2

5 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn Dnr 2017/ Uppföljningsrapport per 30 april 2017 Utbildningsnämndens beslut Uppföljningsrapport per 30 april 2017, 22 maj 2017 avseende utbildningsnämndens delar, godkänns. Förvaltningen får i uppdrag att analysera budgetavvikelsen och vidta åtgärder för att komma i balans. Åtgärderna ska redovisas på sammanträdet 25 augusti Sammanfattning Uppföljningsrapport per 30 april maj 2017 avseende utbildningsnämnden delar presenteras. Rapporten innehåller en sammanfattning av periodens viktigaste händelser, resultat för perioden samt årsprognos. Kommunstyrelsen och nämnderna har att anta sina delar i rapporten. Beslutsunderlag Verksamhetsuppföljning Tertial 1, 22 maj 2017 Förslag Förslagsordning Delges Kommunstyrelsen Förvaltningschef, barn- och utbildning Ekonomichef Förvaltningsekonom Administrativ chef Kommunsekreterare Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 5

6 Heby kommun en växande landsbygdskommun med närhet, trygghet och livskvalitet Verksamhetsuppföljning Tertial Utbildningsnämnden

7 Innehållsförteckning Verksamhetsredovisning...3 Utbildningsnämnden, Verksamhetsuppföljning 2(5) 7

8 Verksamhetsredovisning Sammanfattning av periodens viktigaste händelser Ekonomisk uppföljning Driftbudget (tkr) Bokslu t 2016 Budget 2017 Budget jan-apr Utfall jan-apr Avvik period Helårsprogno s Avvike lse Helår Intäkter Kostnader Nettokostnad Investeringsbudget (tkr) Inkomster Utgifter Nettoinvestering Kommentar till periodens utfall och årsprognos Kommentar periodens utfall tkr Upparbetad semesterlöneskuld belastar perioden med tkr. Statsbidragen för nyanlända saknas för perioden jan - april med cirka tkr. Barnskötarpoolen visar underskott med cirka tkr. Högre personalkostnader inom grundskolan under vårterminen som beräknas minska höstterminen med lägre bemanning. Måltider är budgeterat med en 12-del per månad vilket blir missvisande med skolans sommarledighet. Periodens budget blir 780 tkr högre om fördelning görs med 10-delar. Kommentar till årsprognos tkr Barnskötarpoolen 10,88 tjänst har lagts ut på förskolecheferna från och med höstterminen Dessa pooler har tidigare funnits centralt placerad i förvaltningen utan att vara finansierade fullt ut. När dessa tjänster nu ligger placerade i verksamheterna utan budget, blir svårigheten är att beräkna hur mycket kan täckas upp vid ordinarie personals frånvaro. Beräknas ett underskott i prognos på ungefär tkr. Åtgärdsplaner Genom att minska bemanningen inför hösten på grundskolorna förväntas budgeten rymmas inom ram. Varje enhetschef skall presentera hur de skall komma inom ram för förvaltningschef. Investeringar Årets investeringar av möbler och utomhusmiljö fortskrider enligt plan under året, totalt tkr. Ekonomisk uppföljning per verksamhetsområde Utbildningsnämnden vht Bokslut fg år Budget 2017 Budget jan-apr Utfall jan-apr Avvik period Helårsp rogn Avvik Helår Utbildningsnämnden, Verksamhetsuppföljning 3(5) 8

9 Utbildningsnämnden vht Bokslut fg år Budget 2017 Budget jan-apr Utfall jan-apr Avvik period Helårsp rogn Avvik Helår Kostnader Summa 1000 Politisk verksamhet Kostnader Summa 3140 Bibliotek Intäkter Kostnader Summa 4000 Gem. Barn o Utbildn Intäkter Kostnader Summa 4110 Förskola Intäkter Kostnader Summa 4120 Pedagogisk omsorg Intäkter Kostnader Summa 4130 Fritidshem Intäkter Kostnader Summa 4210 Förskoleklass Intäkter Kostnader Summa 4220 Grundskola Intäkter Kostnader Summa 4300 Särskola Kostnader Summa 4320 Gymnasiesärskola Intäkter Kostnader Summa 4500 Gymnasieutbildn Intäkter Kostnader Summa 4503 Språkintro Intäkter Kostnader Summa 4722 Gymnasial vuxenutbildn Kostnader Summa 4725 Lärvuxenutbildn Intäkter Kostnader Summa 4726 SFI Sv för invandrare Intäkter Kostnader Summa 5440 LSS korttidst 12 år Utbildningsnämnden, Verksamhetsuppföljning 4(5) 9

10 Utbildningsnämnden vht Bokslut fg år Budget 2017 Budget jan-apr Utfall jan-apr Avvik period Helårsp rogn Avvik Helår Intäkter Kostnader Summa 6010 Kom. gem. stödfunkt Kostnader Summa 6310 Arbetsmarknad Investeringar per projekt Projekt Bokslut fg år Årsbudg 2017 Budg ack Redovisa t ack Diff ack Årsprogn Avvik Möbler Utomhus- och inomhusmiljö Summa Utbildningsnämnden, Verksamhetsuppföljning 5(5) 10

11 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn Dnr 2017/2 041 Budget 2018, plan , detaljbudget Utbildningsnämndens beslut Utbildningsnämnden tackar för informationen. Sammanfattning Förvaltningsekonom redovisar ett arbetsmaterial av utbildningsnämndens verksamhetsbudget 2018, plan Beslutsunderlag Förvaltningschef, barn- och utbildning Förvaltningsekonom Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 11

12 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn Dnr 2015/ Redovisning av förskoleplatser Utbildningsnämndens beslut Utbildningsnämnden tackar för informationen. Sammanfattning Antal förskoleplatser redovisas. Nämnden diskuterar behovet av förskoleplatser eftersom barnantalet ständigt ökar. Delges Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 12

13 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn Dnr 2017/ Redovisning av nationella prov Utbildningsnämndens beslut Förvaltningen får i uppdrag att redovisa betyg med nationella prov för åk 9 för Heby och Östervåla skola. Sammanfattning Önskemål finns att få en redovisning av betyg med nationella prov för åk 9 i matematik, svenska, engelska och naturorienterande ämnen för Heby och Östervåla skola. Delges Förvaltningschef, barn- och utbildning Utvecklingsledare Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 13

14 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn Dnr 2015/ Trafiksäkerhetsmodellen, skolskjuts Utbildningsnämndens beslut Sammanfattning Utredare, Barbro Ellgrim informerar om trafiksäkerhetsmodellen. I de nya riktlinjerna för skolskjuts ska det finnas en trafiksäkerhetsmodell kopplad. Beslutsunderlag Delges Utredare, Barbro Ellgrim Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 14

15 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn Dnr 2015/ Upphandling UL Utbildningsnämndens beslut Nämnden ställer sig positiv till att låta UL organisera skolbusstrafiken i kommunen från och med , men överlåter till KS för vidare hantering då frågan inte enbart gäller skolskjuts utan även kollektivtrafik för kommunens medborgare. Sammanfattning Heby kommun har idag egen upphandling av skolskjutstrafik. Avtalet för nuvarande upphandling gäller från och med Det avtal som vi nu ingått med SAMBUS AB gäller alltså sex år framåt. Då avtalet löper ut sista juni 2023 innebär det inte att det nödvändigtvis sker en ny upphandling till dess då Heby kommun har två optionsår och själva väljer om vi vill nyttja detta, utan bara att UL tar över trafiken då. Vid samtal med UL framgår att de fordon som används för skolskjuts i vissa fall även kan användas under ytterligare timmar före och efter skolskjutsarna då man ändå har kostnader för dessa fordon. Det går också att samutnyttja fordonen som går i skolskjutstrafik med linjetrafik. Utbildningsnämnden har bestämmanderätt över trafiksäkerhetsmodellen och UL ska anpassa skoltrafiken efter denna. Avtalet avser skolskjuts samt övriga resor på dagtid, ex. bad och slöjdresor under skoltid. Avtalens utformning när det gäller miljökrav, förarkrav etc. är likartade både i egen upphandling och om upphandlingen görs via UL. Kostnaderna för skolskjuts i linjetrafik och upphandlad förväntas bli desamma om vi går med eller om vi väljer att upphandla skolskjutsen själva. Kostnaderna för den administrativa delen av skolskjuts blir lägre då UL tar över den största delen av administrationen. Kvar i kommunen blir myndighetsutövning för beviljande av skolskjuts. Beslutsunderlag PM 11 maj 2017 Delges Kommunstyrelsen Utredare Förvaltningschef, barn- och utbildning Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 15

16 PM 1 (2) Datum 11 maj 2017 Diarienr/Dplankod Barn och utbildningsförvaltningen Barbro Ellgrim Utredare Utbildningsnämndens beslutar Förslag till beslut. Nämnden ställer sig positiv till att låta UL organisera skolbusstrafiken i kommunen från och med , men överlåter till KS för vidare hantering då frågan inte enbart gäller skolskjuts utan även kollektivtrafik för kommunens medborgare. Sammanfattning Heby kommun har idag egen upphandling av skolskjutstrafik. Avtalet för nuvarande upphandling gäller från och med Det avtal som vi nu ingått med SAMBUS AB gäller alltså sex år framåt. Då avtalet löper ut sista juni 2023 innebär det inte att det nödvändigtvis sker en ny upphandling till dess då Heby kommun har två optionsår och själva väljer om vi vill nyttja detta, utan bara att UL tar över trafiken då. Vid samtal med UL framgår att de fordon som används för skolskjuts i vissa fall även kan användas under ytterligare timmar före och efter skolskjutsarna då man ändå har kostnader för dessa fordon. Det går också att samutnyttja fordonen som går i skolskjutstrafik med linjetrafik. Utbildningsnämnden har bestämmanderätt över trafiksäkerhetsmodellen och UL ska anpassa skoltrafiken efter denna. Avtalet avser skolskjuts samt övriga resor på dagtid, ex. bad och slöjdresor under skoltid. Avtalens utformning när det gäller miljökrav, förarkrav etc. är likartade både i egen upphandling och om upphandlingen görs via UL. Kostnaderna för skolskjuts i linjetrafik och upphandlad förväntas bli desamma om vi går med eller om vi väljer att upphandla skolskjutsen själva. Kostnaderna för den administrativa delen av skolskjuts blir lägre då UL tar över den största delen av administrationen. Kvar i kommunen blir myndighetsutövning för beviljande av skolskjuts. Detta svar inkom från UL avseende UL:s erbjudande om skolbusstrafik för Heby kommun: HEBY100 v , Bakgrund Kollektivtrafikförvaltningen UL (UL) inom Region Uppsala bedriver idag skolbusstrafik på uppdrag av fyra av länets åtta kommuner. Då nya trafikavtal ska upphandlas från och med årsskiftet 2019/2020 erbjuds Heby kommun att låta UL organisera skolbusstrafiken i kommunen med valfri trafikstartstidpunkt under åren Grundkravet för att trafiken ska bedrivas genom UL är att den bedrivs Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se 16

17 Datum 2 (2) fossilfritt och är öppen för allmänheten. Utöver detta är UL:s erbjudande till Heby kommun enligt nedan. Kompetens och resurser Väljer Heby kommun att låta UL organisera sin skolbusstrafik får kommunen tillgång till UL:s kompetens och resurser avseende trafikupphandling, trafikplanering, avtalsförvaltning och uppföljning. Fortsatt beslutsrätt för kommunen Trafiken som UL bedriver på uppdrag av Heby kommun sker helt enligt kommunens önskemål avseende omfattning och tider. Kommunen har fortsatt full rådighet att fatta beslut om skolskjutsreglemente där kommunen bl.a. har möjlighet att reglera vilka avståndsregler och trafiksäkerhetsprinciper som ska tillämpas. Utökat trafiksystem Skolbusstrafiken blir en del i den allmänna kollektivtrafiken. I och med att UL dessutom kan merutnyttja fordon och personal skapas även möjlighet att utveckla trafiken ytterligare. Utan att lova något kan detta till exempel skapa möjlighet för busstrafik vid Runhällen under delar av dagen. Effektivt system Skolbusstrafiken och den allmänna kollektivtrafiken samplaneras vilket gör att suboptimering undviks. Ändamålsenlig trafik UL är väl medveten om att skolbusstrafik innebär höga krav på bemötande gentemot skolelever. Därför ställs extra krav på förare avseende trygghet för skolelever och att trafiken bedrivs med en begränsad förargrupp. Kostnadseffektivt Kommunen betalar bara för den del som rör skolbusstrafiken. Används fordonen till annan trafik eller om linjerna används av andra än skolelever, minskar kommunens kostnader. 17

18 - UTBILDNINGSNÄMNDEN- SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 29 maj 2017 Ubn Dnr 2017/4 009 Information och rapporter Utbildningsnämndens beslut Utbildningsnämnden tackar för informationen. Sammanfattning Information och rapporter: Kf , revisionsberättelse och revisorernas redogörelse Kf 43/2017, fråga om ansvarsfrihet för år 2016 Kf 44/2017, årsredovisning Heby kommun 2016 Delges Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 18

19 - KOMMUNFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 24 april 2017 Kf 42 Dnr 2017/ Revisionsberättelse och revisorernas redogörelse för år 2016 Kommunfullmäktige beslutar Revisionsberättelse för år 2016, 20 april 2017 från kommunfullmäktiges revisorer, godkänns. Sammanfattning Leif Nilsson (S), revisionens ordförande redogör för revisionsberättelse samt revisionsredogörelse för år Beslutsunderlag Kf rev 32, 20 april 2017 Revisorernas redogörelse för år 2016, 20 april 2017 Revisionsberättelse för år 2016, 20 april 2017 Rapport beträffande granskning av bokslut och årsredovisning 2016, KPMG, 5 april 2017 Granskningsrapport för år 2016 Hebyfastigheter, 11 april 2017 Granskningsrapport för år 2016, Hebygårdar, 11 april 2017 Förslagsordning Ordförande ställer revisionens förslag mot avslag och finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget. Delges Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Kommunchef Ekonomichef Samtliga förvaltningschefer Kommunfullmäktiges revisorer Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 10 19

20 - KOMMUNFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 24 april 2017 Kf / Fråga om ansvarsfrihet för år 2016 Kommunfullmäktige beslutar Beviljar kommunstyrelsen och dess ledamöter, demokratiberedningen och dess ledamöter samt nämnderna och dess ledamöter ansvarsfrihet för Sammanfattning I revisionsberättelse för år 2016 tillstyrker kommunfullmäktiges revisorer att kommunfullmäktige beviljar kommunstyrelsen och nämnderna och dess ledamöter ansvarsfrihet för Beslutsunderlag Kf rev 32, 20 april 2017 Revisorernas redogörelse för år 2016, 20 april 2017 Revisionsberättelse för år 2016, 20 april 2017 Rapport beträffande granskning av bokslut och årsredovisning 2016, KPMG, 5 april 2017 Granskningsrapport för år 2016 Hebyfastigheter, 11 april 2017 Granskningsrapport för år 2016, Hebygårdar, 11 april 2017 Förslagsordning Ordförande ställer revisionens förslag mot avslag och finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget. Delges Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Demokratiberedningen Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 11 20

21 - KOMMUNFULLMÄKTIGE SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 24 april 2017 Kf / Årsredovisning Heby kommun 2016 Kommunfullmäktige beslutar Årsredovisning Heby kommun 2016, 11 april 2017, antas. Sammanfattning Årsredovisning för 2016 presenteras års resultat för Heby kommun uppgick till tkr (förgående år tkr), vilket är tkr högre än det budgeterade resultatet på tkr. Beslutsunderlag Ks 63/2017 Årsredovisning Heby kommun 2016, daterad 11 april 2017 Ks 45/2017 Bmn 22/2017 Sbn 34/2017 Von 37/2017 Kfn 16/2017 Ubn 28/2017 Inriktningar och effektmål 2016 Förslag Marie Wilén (C): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Förslagsordning Ordförande ställer kommunstyrelsens förslag mot avslag och finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget. Delges Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Demokratiberedningen Hebyfastigheter/Hebygårdar Kommunchef Samtliga förvaltningschefer Ekonomichef Administrativ chef Personalchef Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 12 21

22 - KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 16 maj 2017 Ks / Nytt avtal för utlåning av ipads till förtroendevalda Kommunstyrelsen beslutar Förslag till nytt avtal för utlåning av ipads till förtroendevalda, daterad 4 april 2017, godkänns. Sammanfattning Heby kommun tillhandahåller förtroendevalda i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt nämnder med en ipad samt laddare och skyddsfodral för att möjliggöra papperslös distribution av kallelse, protokoll och övriga sammanträdeshandlingar. Under hösten har svårigheter uppstått med att förtroendevalda som avsagt sig sina uppdrag i kommunen inte återlämnar den ipad som de har fått låna. I det nuvarande avtalet står det inte någon konsekvens av vad som sker när en förtroendevald inte återlämnar ipaden och därför finns ett behov av att uppdatera gällande avtal. I samråd med jurist har ett nytt avtal tagits fram. Det nya avtalet ser likadant ut som det gamla med tillägg av stycket om vad som händer om ipaden inte återlämnas. Beslutsunderlag PM 4 april 2017 Förslag till nytt avtal 4 april 2017 Avtal 3 oktober 2014 Förslag Marie Wilén (C): Förslag till nytt avtal för utlåning av ipads till förtroendevalda, daterad 4 april 2017, godkänns. Förslagsordning Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Administrativ chef Samhällsvägledare Kommunfullmäktige Samtliga nämnder och beredning Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 12 22

23 Avtal 1 (3) Datum 4 april 2017 Avtal vid lån av ipad till förtroendevald Bakgrund Heby kommun tillhandahåller förtroendevalda i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt nämnder med en ipad samt laddare och skyddsfodral (här kallad kringutrustning) för att möjliggöra papperslös distribution av kallelse, protokoll och övriga sammanträdeshandlingar. Genom detta avtal ges den förtroendevalde, här kallad användaren, rätt att disponera Heby kommun tillhörig ipad enligt nedan givna förutsättningar. ipadens användning ipaden är ett av Heby kommun tillhandahållet arbetsredskap och är avsedd att användas i samband med användarens uppdrag. Som användare av ipaden och dess applikationer företräder man Heby kommun och ska därför använda sig av ett sunt IT-beteende. Användaren ska följa kommunens uppsatta styrdokument för Heby kommuns informationssäkerhet. För att säkerställa att inte obehöriga får åtkomst till information som lagras eller kan nås via ipaden ska den lösenordskyddas. Användaren förbinder sig att använda sig av ipadens fyrsiffriga lösenkodlås. Apple-ID Apple-ID behövs för att kunna uppdatera ipaden, hämta applikationer mm. Gällande Apple ID erbjuder kommunen två olika alternativ: - För användare som har ett befintligt Apple-ID till en privat mobil, ipad, eller ituneskonto kan kommunen hjälpa till att mata in uppgifterna i kommunens ipad. Användaren kan antingen förse kommunen med sitt Apple-ID och lösenord eller skriva in uppgifterna på egen hand. - För användare som inte har ett befintligt Apple-ID och vill ha ett sådant kan kommunen hjälpa till att skapa ett konto. Inloggningsuppgifter till kommunens trådlösa nätverk är inlagt vid leverans av ipaden. Vårdplikt Under låneperioden ska den förtroendevalde väl vårda sin ipad och kringutrustning och förvara allt på betryggande sätt. Den förtroendevalde ska iaktta normal aktsamhet vid förvaring och användning av ipad med beaktande av att en ipad är att betrakta som stöldbegärlig egendom. Vid egendomsskada eller vid totalförlust av ipad ska detta omedelbart anmälas till kommunen. HEBY100 v Vid förlust, stöld eller större skada av ipad som beror på oaktsamhet blir den förtroendevalde ersättningsskyldig (egen hemförsäkring). Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Centralgatan Heby information@heby.se 23

24 Datum 2 (3) 4 april 2017 Om ipaden har blivit stulen ska en polisanmälan göras och kopia ska visas upp för kommunen. Kringutrustning Den förtroendevalde har fullt ansvar över Kringutrustningen under hela låneperioden och måste på egen bekostnad ersätta förlorad eller av oaktsamhet skadad kringutrustning. Äganderätt ipad är Heby kommuns egendom. Den förtroendevalde får inte låna ut, hyra ut, sälja, pantsätta eller på annat sätt överlåta eller förfoga över ipad på ett sätt som kan äventyra kommunens äganderätt. Låneperiod Avtalet gäller från det att den förtroendevalde erhållit ipad av kommunen till dess att den återlämnas till kommunen. Avtalet är bindande under hela låneperioden, om inte uppsägning sker (se Avtalets upphörande). Utlämning I samband med utlämning ska den förtroendevalde ges möjlighet att genomgå en utbildning av hanteringen av ipad. Återlämning Återlämnande av ipad och kringutrustning görs i samband med att den förtroendevaldes uppdrag i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller nämnd avslutas. Kommunen och den förtroendevalde kan komma överens om kortare låneperiod. Genomgång av ipad och kringutrustning kommer att ske innan kommunen godkänner återlämnandet. Om ipaden inte återlämnas Om ipad eller kringutrustning inte återlämnas vid låneperiodens slut ska användaren betala en avgift motsvarande nyinskaffningsvärdet av ipaden och/eller kringutrustningen vid utlåningstillfället. För 2017 motsvarar det 7000 kr för ipad, 350 kr för laddare och 423 kr för skydd. Avtalets upphörande Kommunen får säga upp avtalet i följande fall: - om den förtroendevalde bryter mot väsentlig bestämmelse, eller vid upprepande tillfällen bryter mot annan bestämmelse i detta avtal; - om den förtroendevalde bryter mot väsentlig bestämmelse, eller vid upprepade tillfällen bryter mot kommunens Policy för ADB-resurser inklusive Internet och e-post för Heby kommun och dess helägda bolag,; - om den förtroendevaldes uppdrag i ovan nämnda politiska organ avslutas Om avtalet upphör skall den förtroendevalde självmant återlämna ipad samt Kringutrustning till kommunen. 24

25 Datum 3 (3) 4 april 2017 Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar av vilka Heby kommun och användaren har tagit var sitt. Genom min underskrift bekräftar jag att jag förstått och godkänt villkoren i detta avtal. HBPAD-nr: Ort: Datum: Den förtroendevaldes namnteckning För kommunen Namnförtydligande Namnförtydligande 25

26 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Anmälan till särskild prövning eller fyllnadsprövning, med handlingar Ansökan och beslut om placering i samma eller högre årskurs Ansökan om statsbidrag Papperskopia Närarkiv/i digitalt system DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till förvaringsplats Överföres till Centralarkiv Gallras (tidigare beslutat) Närarkiv Läsår Direkt Ej När ny prövning för eleven inte kan bli aktuell FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Bör ingå i betygsdokumentation Papperskopia Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Ej Vid inaktualitet Dock senast när eleven avslutat sin skolgång Läsår Direkt Efter avslut Sparas vid kommunen. Gallras hos Skolverket. Ansökan om statsbidrag Digitala I digitalt Se ovan Ej Ej Ej Sker direkt i Skolverkets system system Ansökan och/eller beslut om Papper Närarkiv Läsår Direkt Ej Efter 2 år beviljad ledighet Avtal Digitala Närarkiv samt digitalt Kronologiskt Direkt Ja Ej Kring tilläggsbelopp, underlag. Underskrivna bevaras Betyg Original Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Ej Elevens intyg med underskrift Betyg, Slut- Digital I digitalt Id-ordnat Direkt Ej Efter 5 år system Betygsdokumentation: Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Efter överenskommelse - betygskataloger - betygskopior Dokumentation om barnens lärande (förskola): - utvecklingssamtal Dokumentation om elevens lärande (skola): - utvecklingssamtal - individuella utvecklingsplaner (IUP) - omdömen Elever, övrig dokumentation: - tillbudsrapporter (Oj!) I digitalt system I digitalt system I digitalt system Direkt Ej Efter avslutad skolgång Lagras i IST Extens. Betygskataloger skrivs ut på arkivbeständigt papper i alfabetisk ordning eller med bifogad lista över kurskoder. Underskrivna. Avgångsbetyg, dvs elevens sista betygsutdrag kopieras på arkivbeständigt papper och bevaras klassvis eller efter personnummer. Överenskommelser/central dokumentation över barns lärande förs efter överenskommelse till den individuella utvecklingsplanen. I digitalt system Direkt Ej Efter avslutad skolgång Överenskommelser/central dokumentation över elevers lärande förs efter överenskommelse till den individuella utvecklingsplanen. Närarkiv Per skolenhet Direkt 26 Ja

27 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till förvaringsplats Överföres till Centralarkiv Ja Gallras (tidigare beslutat) - olycksrapporter rörande elev (Aj!) Elevens studieval efter Närarkiv I digitalt system Direkt Ej Efter avslutande grundskola, handlingar rörande utbildningstid Elevförteckning Närarkiv I digitalt system Direkt Ej Vid inaktualitet Elevkort Närarkiv I digitalt system Direkt 3 år efter Vid inaktualitet avslutad skolgång Skolhälsovårdsjournaler Närarkiv Person-nr Direkt 3 år efter avslutad skolgång Elevregistrering Närarkiv I digitalt system Direkt 3 år efter avslutad skolgång Elevvård, dokumentation: - mötesanteckningar från elevhälsoteam/skolmöten - åtgärdsprogram för enskilda elever, ev. underlag och beslut vid särskild stödinsats - beslut om anpassad studiegång med underlag - beslut om särskild undervisningsgrupp - specialpedagogiska utredningar - skolkuratorns anteckningar Fonder, premier och stipendier: - beslut - ansökningar - villkor, kriterier för urval - redovisning/verifikationer Flertal elever Enskilda elever Enskilda elever Enskilda elever Enskilda elever Närarkiv I digitalt system I digitalt system Direkt Direkt Efter överenskommelse Efter avslutad skolgång Kronologiskt Direkt Efter avslutad skolgång Kronologiskt Direkt Efter avslutad skolgång Person-nr Direkt Efter avslutad skolgång I digitalt system? Närarkiv Läsårsvis Direkt Efter överenskommelse Vid inaktualitet 10 år vid upprättad FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Äldre elevkort på papper bevaras. Återkommer även från andra skolor. Skall alltid skrivas ut efter utförsel ur system?? Handlingar som visar fördelningen av eventuella premier och stipendier. Fotokatalog/Gruppfotografi Närarkiv Läsårsvis Direkt Efter överenskommelse Ett exemplar bevaras varje år. Frånvaroregister, -anmälningar Närarkiv I digitalt system Direkt Ej Vid inaktualitet Dock tidigast efter läsårets slut. Handlingar rörande barn som ges Närarkiv Person-nr Direkt Efter överenskommelse särskilt stöd i förskoleverksamhet 27 Beslut och underlag i ärende om barn som av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling

28 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Handlingsprogram och planer: - likabehandlingsplan/plan mot kränkande behandling - ordningsregler/trivselregler Inskrivning i skola, handlingar: - ansökningar - in- och utflyttningsanmälningar IST Extens kommungemensamt IT-system för sektorn: Administrativt rörande barn och elever i åldrarna 1-20 år Överföres till förvaringsplats Informationsdatasystem DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till Centralarkiv Närarkiv Årsvis Direkt Efter 5 år Närarkiv Årsvis Direkt Ej I digitalt system Backuper tas enligt schema Ej Som backupkopia på innehåll Klasslistor Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Efter överenskommelse Kommunens aktivitetsansvar Dokumentation kring ungdomens insatser Gallras (tidigare beslutat) Efter läsårets slut Efter läsårets slut backup årsvis i backupen Närarkiv Läsår Direkt Ej När ungdomen fyllt 20 år FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Finns digitalt på digital hemsida Innehåller allmänna handlingar. Innehållet i systemet (databas och digitala dokument) ska tas omhand och arkiveras i enlighet med kommunarkivets krav Digitalt bevaras tills vidare Ungdomar under 20 år. Korrespondens (oavsett mediaform) Närarkiv Läsår Direkt Efter överenskommelse Betydande bevaras Korrespondens Närarkiv Läsår Direkt Ej Efter 2 år De av kortvarig betydelse. Nationella prov Närakiv Läsår/Klassvis Direkt Efter överenskommelse - nationella prov i svenska - nationella ämnesprov Efter 5 år - sammanställningar Placering i förskola/skolbarnomsorg: - anmälan till förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg - inkomstredovisning underlag för avgiftsberäkning inom barnomsorgen - platserbjudande - beslut om plats - uppsägning av plats Närarkiv I digitalt system Direkt Ej 28 2 år 2 år 2 år 10 år 2 år 2 år 2 år Från förälder De som är av betydande till det påförts i ärende eller liknande Nationella prov: endast elevernas provsvar bevaras. De övriga sparas vid Skolverket. Svar på nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförs i grundskolan I den mån sådana görs, över resultat från nationella ämnes- och kursprov

29 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats - korrespondens samt övriga handlingar i fråga om placering - underlag för avbetalningsplaner - utbetalningsunderlag till enskilda verksamheter DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till förvaringsplats Överföres till Centralarkiv Gallras (tidigare beslutat) Vid inaktualitet 10 år ekonomiska 2 år 2 år FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Handhas av ekonomikontor Protokoll, skolmöte Närarkiv Elevakt Direkt Efter elev fyllt 20 Se anmärkning Se Elevkort, Åtgärdsprogram elevakter Födda 5, 15 och 25 sparas. Övriga gallras 5 år efter avslutad skolgång. Rekvisition av elevhandlingar Närarkiv Läsår Direkt Ej Efter åtgärd Noteras gällande skolhälsovårdsjournal Schema Närarkiv Läsår/ Klassvis Direkt Efter 5 år Till historiken, nu digitalt Skolgång i annan kommun, handlingar angående grundskola: I digitalt system Valbar Direkt Efter avslutad skolgång - förteckningar över elever som gått i skola i annan kommun - skolpliktsbevakning Efter avslutad skolgång Tjänstgöringsplan, läsårsplanering Ferie- och uppehållstjänst I digitalt system Åtgärdsprogram Närarkiv Elevakt/digital i ursprunget Läsår Direkt Ej Vid inaktualitet Direkt Efter avslutad skolgång Se anmärkning Uppgifter om vem (elev) och i vilken kommun skolgång har skett ska kunna följas upp. Födda 5, 15 och 25 sparas. Övriga gallras efter avslutad skolgång, Kan ges tillträde till efter förfrågan. 29

30 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till förvaringsplats Överföres till Centralarkiv Gallras (tidigare beslutat) FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Historiska dokument till : Anmärkningsböcker Närarkiv Läsår Direkt Ej Vid inaktualitet Dock senast vid avslutad skolgång. Arbetsplan, Lokal Original Närarkiv Läsår Direkt Efter 5 år Karaktär av verksamhetsplaner eller -berättelser Aviseringslista Närarkiv Läsår Direkt Ej Vid inaktualitet När anteckning gjorts i aktuell förteckning. Betygssammanställningar Närarkiv Läsår Direkt Ej Efter 2 år Betygssättning, underlag för: - nationella prov - skriftliga prov, förutom nationella ämnesprov - skriftliga läxförhör - elevarbeten Närarkiv Läsår Direkt Ej Se Nationella prov Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Diagnostiska prov Närarkiv Läsår Direkt Ej 5 år efter avslutad skolgång Elever, övrig dokumentation: Närarkiv Elevakt Direkt - PRAOplaceringar/motsvarandkommelse Efter överens- placeringar, uppgifter om Vid inaktualitet - valblanketter, elever Vid läsårets slut - korrespondens om/med elever, Vid inaktualitet av rutinmässig karaktär, t ex 10 år begäran om ledighet - SYO-handlingar Efter överens- Elevers svar på skriftliga prov (ej Standardprov, se dito) Se Nationella prov: endast elevernas provsvar bevaras till efter betygsättning/ terminsavslut. Efter avslutad skolgång dock tidigast då eleven fyller 21 år kommelse Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Ej Vid inaktualitet Får inte återlämnas till elever. I dagens moderna pedagogik används skriftliga proven i undervisningen efteråt för fördjupat lärande. Elevstatistik, specialundervisning Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Ej Efter 2 år Fritt valt arbete, Handlingar om Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Ej Vid inaktualitet Under förutsättning att elevens val antecknas i betygskatalog eller på elevkort Handlingar rörande friluftsdagar Närarkiv Läsår Direkt Ej Efter 2 år Handlingar rörande konserter, besök och annan kulturell verksamhet Närarkiv Läsår Direkt Ej Vid inaktualitet 30

31 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Handlingar som tjänst som underlag för register eller förteckning Informationsmaterial, eget, t ex skoltidningar o dylikt DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till förvaringsplats Överföres till Centralarkiv Närarkiv Läsår Direkt Ej Efter 2 år Gallras (tidigare beslutat) FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Närarkiv Årsvis Direkt Efter 5 år Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras Inventarieförteckning Närarkiv Läsår Direkt Ej Efter 2 år Kursdokumentation: Närarkiv Läsår Direkt Efter 5 år - scheman - kursplaner, handlingsplaner skolans egenproducerade läromedel Litteraturlistor Närarkiv Kronologiskt Direkt Ej Vid inaktualitet Personlista (från RSV) Närarkiv Person-nr Direkt Ej Efter 2 år Om särskild förteckning upprättas över eleven i uppföljningsverksamhet inom kommunen Placering i förskola/skolbarnomsorg: - schema för barns vistelse - dagjournaler för barn (dagbarn, barn vid förskola) Praktisk arbetslivsorientering Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Ej Vid inaktualitet Under förutsättning att anteckning om elevs prao görs på elevkortet. Protokoll, Arbetsenhetskonferens Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 2 år Numera har man ej AE, det är en massa andra möten där man för mötesanteckningar Protokoll, Klasskonferens Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 2 år Historia det är andra träffar nu förtiden. Arbetslags-träffar med olika innehåll och APT Protokoll, Personalkonferens Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 2 år Till historiken numera under personal Protokoll, Skyddsronder kopia Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 5 år Till historiken numera under personal Efter 2 år Protokoll, Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 2 år Planeringsrådskonferens Protokoll, Skolkonferens Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 2 år Protokoll, Skyddsmöten Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 5 år Protokoll, Stadiekonferens Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 2 år Protokoll, Ämneskonferens Närarkiv Kronologiskt Direkt Efter 2 år 31

32 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till förvaringsplats Överföres till Centralarkiv Gallras (tidigare beslutat) FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Prövningsliggare Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Ej Vid inaktualitet Fanns tidigare Prövningar, anmälan till sommarskola/ resultat av sommarskola Redovisningar över undervisning Närarkiv Läsår/ Klassvis Direkt Ej Vid inaktualitet Register över utflyttade elever Närarkiv Läsår Direkt Ej Vid inaktualitet Historia (finns digitalt) Skolmognadsundersökning Närarkiv Alfabetisk/ Person-nr Direkt Ej 5 år efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång dock tidigast då eleven fyller 21 år Skoltidningar Närarkiv Års- och nr-vis Direkt Efter överenskommelse Ett exemplar av varje nr sparas. Standardprov Närarkiv Alfabetisk/ Person-nr Direkt Typår endast Sekretesshandling. Fr.1990 sparas vart femte år. Standardprov och centrala prov - Sammanställning Närarkiv Årsvis Direkt Efter överenskommelse Avser ej de som insänts till de pedagogiska forskningsinstitutionerna för Standardprov och centrala prov i svenska Närarkiv Alfabetisk/ Person-nr Direkt Efter överenskommelse normeringshantering. Avser ej de som insänts till de pedagogiska forskningsinstitutionerna för normeringshantering. Standardprov - Övriga Närarkiv Alfabetisk/ Direkt Ej 5 år efter provtillfället Person-nr Statistik över Invandrarelever Närarkiv Läsår/ Klassvis Direkt Ej Efter 2 år Överlämnas till Statistiska centralbyrån. Särskild prövning/ Närarkiv Läsår/ Klassvis Direkt Efter 3 år Fyllnadsprövning Tjänstematrikel Närarkiv Läsår Direkt Efter 2 år Undervisning, Närarkiv Läsår/Klassvis Direkt Efter avslutad Sekretesshandlingar Handlingar om särskild skolgång Uppropslista/ Flyttningslista Närarkiv Läsår Direkt Ej Vid inaktualitet Verksamhet/förskoleåret, handlingar Verksamhets-/skolåret, handlingar från: skolresor, studieresor, projekt, dylika handlingar angående Närarkiv Läsår Direkt Avser dokumentation angående resor, utflykter och övriga händelser som belyser verksamhetens innehåll. Häri kan ingå enstaka fotografier. Här ingår dokumentation av projekt, resor, evenemang och övriga händelser som har ägt rum under skolåret och som beskriver inne-hållet i skolverksamhet och undervisning. 32

33 HEBY KOMMUN MYNDIGHET Utbildningsnämnd Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats DOKUMENTHANTERINGSPLAN med Gallringsbestämmelser för Barnomsorg, förskola och skolverksamhet Arkiveras i/ordnas efter Överföres till förvaringsplats Överföres till Centralarkiv Gallras (tidigare beslutat) FASTSTÄLLD AV Kommunstyrelsen DATUM 16 maj Anmärkning Åtgärdsprogram förskola Närarkiv Person-nr/ Direkt Se elevakter Se Elevkort, Åtgärdsprogram - elevakter Alfabetisk Äldre Klassjournaler, Klassböcker, Närarkiv Läsår Ej Direkt OBS! Antika (före ca 1960) sparas. Dagböcker, Betygsjournaler Övriga handlingar rörande skolmognadsundersökningar Närarkiv Alfabetisk/ Person-nr Direkt Se elevakter Se Elevkort, Åtgärdsprogram - elevakter 33

34 - KOMMUNSTYRELSEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1) Sammanträdesdatum 16 maj 2017 Ks / Dokumenthanteringsplan för barnomsorg, förskola och skolverksamhet Kommunstyrelsen beslutar Dokumenthanteringsplan för barnomsorg, förskola och skolverksamhet, daterad 18 april 2017, antas. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade ( 236/2007) den nu gällande dokumenthanteringsplanen för barnomsorg, förskola och skolverksamhet. Dokumenthanteringsplan för barnomsorg, förskola och skolverksamhet av den 18 april 2017 är en uppdatering med utgångspunkt i regelverk från Riksarkivet samt Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd samt i samråd med utbildningsförvaltningen i Heby kommun. Beslutsunderlag PM 18 april 2017 Dokumenthanteringsplan 18 april 2017 Förslag Marie Wilén (C): Dokumenthanteringsplan för barnomsorg, förskola och skolverksamhet, daterad 18 april 2017, antas. Förslagsordning Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Utbildningsnämnden Registrator Kommunchef Förvaltningschef Buf Justerandesignatur Utdragsbestyrkande 13 34