Organisationsschema för projektgruppen 2013

Transkript

1 STOCKHOLM, Sida 1 (6) Organisationsschema för projektgruppen 2013 LOGISTIK OCH SYSTEM Logistik och systemgruppens primära uppgift är att ansvara för planeringen och genomförandet av det operativa arbetet under mässan. Inom gruppen finns även funktioner för att hantera projektgruppens internweb, rekrytering av personal, teknik samt för att överse säkerheten. Logistik och systemgruppens arbete intensifieras under hösten. Under året kommer gruppen även att vara delaktig i sponsrings- och försäljningsarbetet, delta i vissa marknadsföringsevent, affischera samt intervjua kandidater till gruppledarrekryteringen, korrekturläsning av katalogen samt andra resurskrävande arbeten. Samtliga i gruppen är även ansvariga att se till projektets helhet och hjälpa till där det behövs. Gruppansvarig Log/Sys Systemansvarig Rekryteringsansvarig Husansvarig Nymble Husansvarig KTHB Logistikansvarig Gruppansvarig Logistik och System Samordnar verksamheten för logistik och systemgruppen, d.v.s. koordinerar uppgifterna i gruppen samt följer upp arbetet. Ansvarar för att den budget gruppen tilldelas av projektledaren följs. Rapporterar till projektledaren samt håller sig och sin grupp uppdaterad om arbetet i de andra grupperna. Ansvarar för att gruppen medlemmar ser till helheten i projektet samt fungerar som en extraresurs för samtliga i gruppen vid behov. Logistikansvarig Ansvarar för all logistik innan, under och efter mässan. Personen deltar i det gruppöverskridande team som tar in den s.k. fullständiga anmälan från mässutställarna samt har det yttersta ansvaret för det logistiska och operativa arbetet under mässdagarna. Personen leder även sambandscentralen, specialstyrkan och teknikgruppen. Personen måste ha ett nära samarbete med de flesta rollerna i projektgruppen för att få den helhetsbilden över logistiken som krävs. Ansvarig KTHB - Ansvarar för och leder arbetet i KTHB. Leder planeringsarbetet och samordnar det operativa arbetet som är specifikt för KTHB. Ansvarar för relationerna med lokalansvariga och övriga

2 SIDA 2 (6) berörda parter på KTHB. Deltar i det gruppöverskridande team som tar in den s.k. fullständiga anmälan från mässutställarna. Leder och ansvarar för de gruppledare och värdar som tillhör KTHB, både inom företag och service. Ansvarar för säkerheten i KTHB under mässdagarna. Ansvarig Nymble - Ansvarar för och leder arbetet i Nymble. Leder planeringsarbetet och samordnar det operativa arbetet som är specifikt för Nymble. Ansvarar för relationerna med lokalansvariga och övriga berörda parter på Nymble. Deltar i det gruppöverskridande team som tar in den s.k. fullständiga anmälan från mässutställarna. Leder och ansvarar för de gruppledare och värdar som tillhör Nymble, både inom företag och service. Ansvarar för säkerheten i Nymble under mässdagarna. Systemansvarig - Ansvarar för Armadas internwebb. Ansvarar för att vidareutveckla internwebben utifrån ett långsiktigt perspektiv samt för att årsspecifika lösningar kan implementeras. Jobbar nära många av projektgruppens övriga funktioner, då till exempel rekrytering, sälj, logistik osv till stor del är beroende av stöd i internwebben. Ansvarar för att all gammal data hanteras och är tillgänglig. Ansvarar tillsammans med IT-kommunikationsansvarig även för att bygga det underliggande ramverket för och ger stöd i utvecklingen av denna. Arbetar tillsammans med IT-kommunikationsansvarig för eventuell vidareutveckling av telefonapplikationen. Rekryteringsansvarig - Ansvarar för planering och genomförande av rekrytering av studenter till organisationen. Ansvarar för Stora värdmötet, vars syfte är att välkomna alla värdar till Armada samt informera om kommande arbete. Personen ansvarar för representationen mot REFTEC innan och under mässan samt har då ett nära samarbete med Bankettansvarig och Logistikansvarig.

3 SIDA 3 (6) MARKNADSFÖRING/KOMMUNIKATION M/K-gruppens primära uppgift är att förmedla kännedom och kunskap om Armada mot studenter, media och företag. Gruppen ska planera marknadsföringsstrategier och genomföra reklamkampanjer. I gruppen finns även ansvaret för att ta fram en grafisk profil för Armada 2013 samt för att underhålla hemsidan. Gruppen skapar även Armadakatalogen och andra eventuella kommunikationsverktyg. Under året kommer gruppen även att vara delaktig i sponsrings- och försäljningsarbetet, delta i vissa marknadsföringsevent, affischera, intervjua kandidater till gruppledarrekryteringen, korrekturläsning av katalogen samt andra resurskrävande arbeten. Samtliga i gruppen är även ansvariga att se till projektets helhet och hjälpa till där det behövs. M/K gruppen lägger upp en plan för hur kommunikationen med projektgruppen skall genomföras. Gruppansvarig M/K Art Director Katalog Art Director Kampanj ITkommunikationsansvarig Copywriter Kampanjansvarig Gruppansvarig Marknadsföring/Kommunikation - Samordnar verksamheten för M/K-gruppen, d.v.s. koordinerar uppgifterna i gruppen samt följer upp arbetet. Ansvarar för att den budget gruppen tilldelas av projektledaren följs. Rapporterar till projektledaren samt håller sig och sin grupp uppdaterad om arbetet i de andra grupperna. Ansvarar för att gruppens medlemmar ser till helheten i projektet samt fungerar som en extraresurs för samtliga i gruppen vid behov. Har det yttersta ansvaret för all marknadsföring Armada utför, både den interna mot studenter samt den externa mot media och företag. Leder arbetet med att skapa en strategi för hur Armada ska marknadsföras och kommuniceras, både mot studenter och externa parter. Personen ansvarar även för att "röd tråd" finns i den marknadsföring Armada gör. Ansvarar för att koordinera årets internutbildning för projektet och skall jobba för att alla i projektet får ut så mycket som möjligt av året med Armada. Under mässan ansvarar personen för att skyltning på campus och mässlokaler sker och följer den röda tråden. Personen har huvudansvaret för Orders i Niwen. Kampanjansvarig - Ansvarar för att, i enlighet med den strategi för marknadsföring och kommunikation som M/K-gruppen arbetat fram, utföra reklamkampanjer riktade mot studenter. Planerar och genomför marknadsföring, med input från den personen i projektgruppen som är ansvarig för respektive del, för rekrytering av gruppledare/värdar, Armadas event, mässan och Armadabanketten. Ansvarar för att nya idéer diskuteras på marknadsföringskampanjer som exempelvis filmer, inspring, releasefester, armadabarer på tentapubar etc., både i M/K-gruppen och med övriga berörda i projektgruppen. Ansvarar för att de idéer som klubbats genomförs. Koordinerar projektgruppen och gruppledare i kampanjarbetet.

4 SIDA 4 (6) IT-kommunikationsansvarig - Ansvarar för Armadas IT-kommunikationsverktyg. Skapar tillsammans med AD:s ett grafiskt gränssnitt som matchar årets grafiska profil. Har ett nära samarbete angående hemsidans innehåll med Copywriter och Gruppansvarig M/K. Samarbetar även med systemansvarig angående extra funktionalitet på hemsidan. Har ansvar för att utvärdera, tillsammans med Projektledaren och Gruppansvarig M/K, om en telefonapplikation skall vidareutvecklas. Skall ha ett långsiktigt tänkt i utvecklingen av samtliga uppgifter. Art Director Katalog - Skapar den grafiska profilen tillsammans med AD-Kampanj. Ansvarar tillsammans med AD-Kampanj för den grafiska profilen på hemsidan, tryckt material som exponeras inför och under Armada samt för video- och fotorelaterat material. Är ytterst ansvarig för katalogen, både dess utformning och innehåll. Deltar i det gruppöverskridande team som tar in den s.k. fullständiga anmälan från mässutställarna och ansvarar då för att katalogannonserna uppfyller specifikationerna. Har tillsammans med Art Director Kampanj gemensamt ansvar för att leda grafiskformgruppledarna och eget ansvar för fotogruppledaren. Ansvarar, tillsammans med AD-Kampanj, för Armadas tryckerisamarbeten. Art Director Kampanj - Skapar den grafiska profilen tillsammans med AD-Katalog. Ansvarar tillsammans med AD-Katalog för den grafiska profilen på hemsidan, tryckt material som exponeras inför och under Armada samt för video- och fotorelaterat material. Är ytterst ansvarig för tryckt material som t.ex. företagsinbjudan, affischer, flyers och profilkläder. Har tillsammans med Art Director Katalog gemensamt ansvar för att leda grafiskformgruppledarna i arbetet. Ansvarar, tillsammans med AD-Katalog, för Armadas tryckerisamarbeten. Copywriter - Ansvarar för allt skriftligt material som Armada exponerar utåt, d.v.s. ansvarar för att korrekturläsa alla texter till hemsida, katalog, affischer, flyers, event- och bankettmaterial. Har det övergripande ansvaret för att en röd tråd bibehålls i de informations- och marknadsföringstexter som skrivs. Hjälper projektgruppen när de via M/K vill nå ut till företag eller studenter. Utvärderar var och hur Armada bör exponeras i extern media och är ansvarig för mediesamarbeten. Ansvarar under mässan för skyltningen på campus och i mässlokalerna sker.

5 SIDA 5 (6) NÄRINGSLIV/EVENT Näringsliv/Eventgruppen ska tillsammans arbeta fram en säljplan och ett eventpaket. Ansvaret inom gruppen är att nå målet för rätt antal mässutställare samt för planering och genomförande av Armadas mycket centrala kringarrangemang så som banketten, eventen och loungen. Allt sponsrings- och inköpsarbete koordineras även av denna grupp. Under året kommer gruppen även att vara delaktig i sponsrings- och försäljningsarbetet, delta i vissa marknadsföringsevent, affischera, intervjua kandidater till gruppledarrekryteringen korrekturläsning av katalogen samt andra resurskrävande arbeten. Samtliga är även ansvariga att se till projektets helhet och hjälpa till där det behövs. Gruppansvarig N/E Företagsansvarig Spons- och loungeansvarig Eventansvarig Bankettansvarig Armada GOLDansvarig Gruppansvarig Näringsliv/Event - Samordnar verksamheten för N/E-gruppen, d.v.s. koordinerar uppgifterna i gruppen samt följer upp arbetet. Ansvarar för att den budget gruppen tilldelas av projektledaren följs. Rapporterar till projektledaren samt håller sig och sin grupp uppdaterad om arbetet i de andra grupperna. Ansvarar för att gruppen medlemmar ser till helheten i projektet samt fungerar som en extraresurs för samtliga i gruppen vid behov. Har det yttersta ansvaret för arbetet inom gruppen, d.v.s. kontakten Armada har med näringslivet samt för de event som genomförs i samband med Armada. Har huvudansvaret för kontakten med huvudsamarbetspartners. Ansvarar för bokning och planering av Armadakryssningen. Understödjer i säljarbetet av Armadas tjänster. Företagsansvarig Huvudansvarig för Armadas säljarbete samt för kontakten med företagen innan mässan. Ansvarar för att lägga upp en strategi för vilka företag som ska bjudas in till mässan, med målet att mässutställarna skall täcka olika branscher mot alla inriktningar på KTH. Ansvarar för att säljarbetet följer tidsplanen samt för att Armada når alla de företag som är inbjudna till mässan. Ansvarar även för den kontinuerliga kontakten med de utställande företagen, svarar på frågor etc. Ansvarar för arbetsmarknadsdagar.se, d.v.s. för att den information som ligger uppe på sidan är korrekt och uppdaterad och för administrationen på sidan under säljarbetet. Är delaktig i slutsälj av event tillsammans med de Eventansvarig. Företagsansvarig ansvarar för det team som tar in den fullständiga anmälan. Ansvarar för innehållet (tillsammans med projektledaren) i de utvärderingar som genomförs mot studenter och företag efter Armada samt ser till att utvärderingarna genomförs och sammanställs.

6 SIDA 6 (6) Sponsor- och loungeansvarig - Ska identifiera de behov som finns för sponsring inom Armadas organisation och skapa en strategi för sponsringen. Ansvarar för att koordinera sponsringsarbete inom projektgruppen d.v.s. fördelar och följer upp arbetet. Ansvarar även för Armadas inköp, så som kläder, väskor, mat etc. Ansvarar under mässan för Armadas lunchservice samt för företagsloungerna, vilket kräver ett nära samarbete med den Logistikansvariga. Ansvarar för loungegruppledarnas samt eventuella sponsringsgruppledares arbete. Eventansvarig - Ansvarar för att skapa och utveckla de event som Armada genomför under året. Har yttersta ansvaret för utformningen och planeringen av alla eventen. Ansvarar för Eventgruppledarna, d.v.s. deltar i rekryteringsprocessen samt koordinerar och leder dem i det operativa arbetet för eventen. Eventansvarig har ansvar för kommunikationen med M/K-gruppen om sitt egna tryckta material, att den budget event blir tilldelad efterföljs och för att sälja, tillsammans med Företagsansvarig, eventen till företag. Har även ansvar, tillsammans med Kampanjansvariga, att ta fram en plan över hur eventen ska marknadsförs mot studenterna. Bankettansvarig - Ansvarar för planering och genomförande av Armadabanketten. Ansvarar för alla de uppgifter som tillhör sittningen, d.v.s. mat, lokal och underhållning. Leder de gruppledare och värdar som arbetar med sittningen. Bankettansvarig ansvarar för att den budget banketten blivit tilldelade efterföljs och kommunikationen med M/K-gruppen om sitt egna tryckta material.