Förslag på verksamhetsplan

Transkript

1 Förslag på verksamhetsplan I. Fundament Verksamhetsplanen är det uppdrag som valårsstämman ger förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsens uppdrag är att, efter bästa förmåga uppfylla den inriktning som verksamhetsplanen ger, samt de mål som är uppställda, för att sedan redovisa utfallet i en verksamhetsberättelse i slutet av verksamhetsåret. UFS som förbund i sin nuvarande form har stått inför utmaningar som rör kontinuitet och förankring. Målen med denna verksamhetsplan är att möjliggöra för styrelsen att jobba långsiktigt, tillsammans med sina medlemsföreningar, för att kunna skapa en gemensam syn kring vad förbundet är och mot vilka långsiktiga mål man bör sträva. Större vikt än brukligt läggs på organisatoriska träffar, förbundsstyrelsen och medlemsföreningarna emellan, samt att styrelsen skall ha tid att utveckla sina egna arbetsformer. Detta ger möjlighet att stärka kontinuiteten och förankringen bland medlemsföreningarna vilket ger möjlighet att bygga en tillit i organisationen. Verksamhetsplanen är uppdelad i två delar där den ena beskriver de mål som är kopplade till förvaltningen av förbundet och den andra delen är kopplad till utvecklingsarbete för förbundet. Förbundets förvaltning ska under verksamhetsåret fokusera på (1) att träffa och samtala med en majoritet av medlemsföreningarnas styrelser rörande Utrikespolitiska Förbundets framtid. II. Organisationsstöd och utbildning Inom förbundet finns en enorm bredd med avseende på kompetens och erfarenheter. Kunskaps- och erfarenhetsutbyten mellan medlemmar gynnar såväl medlemmarna själva som medlemsföreningarna, och bidrar till att förbundet kan växa och utvecklas. Förbundet kan medverka till detta utbyte 1 (5)

2 på flera olika sätt. Förbundet kan skapa plattformar där medlemmarna kan träffas, såsom forumhelger, och andra förbundsgemensamma projekt. Ett annat sätt förbundet kan bidra till medlemsföreningarnas utveckling är genom att samla in know-how från medlemsföreningarna som sedan sammanställs och kan spridas vidare till andra föreningar. Förbundet kan även erbjuda medlemmarna utbildningar och erfarenheter från andra relevanta aktörer. Förbundet ska under verksamhetsåret fokusera på (2) att arrangera minst två forumhelger i syfte att samla så många verksamhetsansvariga och aktiva medlemmar från så många medlemsföreningar som möjligt för utbildningar, workshops och förankring av förbundsstyrelsens arbete, samt samkväm. (3) att erbjuda medlemsföreningarna verksamhetsutbildning, separat eller via forumhelgerna. (4) att bistå interimistiska föreningar med den hjälp de behöver för att kunna uppnå status som fullvärdiga medlemsföreningar. (5) att sprida information om de utbildningsmöjligheter som erbjuds genom LSU och andra samarbetspartners. III. Organisation En fungerande organisation med tydliga rutiner är viktigt för förbundets trovärdighet och effektivitet. Förbundet bör fortsätta arbetet med att etablera och synliggöra befintliga riktlinjer och styrdokument, samt utvärdera och utöka dessa vid behov. Förbundet bör även ställa upp långsiktiga mål för verksamheten, för att arbetet ska bli långsiktigt hållbart. Den interna kommunikationen är central för att samarbetet mellan förbundet och medlemsföreningarna ska fungera. Tydliga rutiner för hur man kommunicerar med och mellan medlemsföreningarna bör etableras, och hemsidan, och de sociala medier via vilka förbundet kommunicerar bör regelbundet uppdateras för att information ska finnas tillgänglig för såväl medlemmar som utomstående intressenter. Då förbundet har många internationella medlemmar är det också viktigt att all information finns 2 (5)

3 tillgänglig på engelska. Förbundet ska under verksamhetsår fokusera på (6) att fortsätta göra verksamhet och dokumentation tillgänglig på engelska. (7) att bistå de medlemsföreningar som önskar övergå till förbundets grafiska profil. IV. Plattform för utrikespolitiska frågor och internationella samarbeten Förbundet har under ett antal år haft utåtriktade aktiviteter i form av ett projekt under Almedalsveckan samt det utrikespolitiska konventet. Utrikespolitiska förbundet strävar efter att vara det främsta forumet för utrikespolitisk debatt samt att lyfta den internationella politiken i Sverige, och för detta kan ett fortsatt projekt i Almedalen fylla ett viktigt syfte. Konventets placering på våren har dock vållat organisatoriska problem, trots att det, från medlemsföreningarnas sida varit ett populärt projekt. En utvärdering av konventet och ett tydligare syfte med Almedalen skulle stärka förbundets strävan efter att stödja sina medlemsföreningar samt att lyfta den utrikespolitiska debatten, samt att de internationella banden med systerföreningar kan fortsätta stärkas. Förbundet ska under verksamhetsåret fokusera på (8) att arbeta fram ett tydligt syfte och målformulering för ett eventuellt projekt i Almedalen 2016, för att sedan om styrelsen finner lämpligt, tillsätta en projektgrupp senast under oktober (9) att tillsammans med medlemsföreningarna tydliggöra ett syfte med ett utrikespolitiskt konvent, därefter tillsätta en projektgrupp senast sista oktober 2015 för att arrangera ett konvent, i enlighet med det fastställda syftet, hösten (10) att ge det internationella utskottet uppdrag att fortsätta stärka kontakterna med internationella systerföreningar för att på sikt skapa samarbetsprojekt. 3 (5)

4 V. Ekonomiska medel Förbundet ska söka och administrera ett antal bidrag för att säkra och utöka medlemsföreningarnas tillgångar och verksamhet. Detta är en av förbundets viktigaste uppgifter. Det är av största vikt att hanteringen och administrationen av dessa bidrag sköts på ett bra och korrekt sätt. Att man lyckas med detta bygger på tydlig information inom organisationen, bra kommunikation och gedigen planering. Förbundet ska under verksamhetsåret 2015/2016 fokusera på (11) att i enlighet med den ekonomiska policyn genomföra korrekta ansökningar om bidrag till myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) och samt till Forum Syds informationsbidrag (12) att fortsätta påbörjat arbete med att implementera tydliga rutiner och strukturer gentemot medlemsföreningarna angående bidragshantering. VI. Utveckling av förbundet Då förbundet växer både vad gäller antalet medlemsföreningar och medlemmar krävs det att förbundets organisation anpassas till den expanderande verksamheten. Utmaningar finns både vad gäller styrelsens storlek, problem med kontinuitet i en organisation primärt bestående av studenter, olika föreningskultur i olika föreningar, och så vidare. Under verksamhetsåret 2014/2015 ägnades mycket av styrelsens tid till visionsarbete, utredning kring förbundets förvaltning med fokus på arvodering eller anställning eller andra lösningar, på kommunikationsarbete och stadgeöversyn. Mot denna grund finns möjligheter för förbundet att ta fler kliv mot en transparent, stabil organisation där kontinuiteten stärks, år till år. Förbundets utvecklingsarbete ska under verksamhetsåret fokusera på (13) att fortsätta förankra och implementera visionsarbetet och 4 (5)

5 långsiktiga målsättningar inom förbundet, genom förankring tillsammans förbundets medlemsföreningar. (14) att vidareutveckla förbundsstyrelsens interna arbetsstruktur, genom att arbeta fram långsiktig strategi för styrelsens struktur och arbetssätt. (15) att utvärdera den interna kommunikationen med mål att upprätthålla en tydlig strategi för hur kommunikationen ska se ut med och mellan medlemsföreningarna. (16) att undersöka möjliga lösningar på problemen kopplade till kontinuitet mellan verksamhetsår, genom att fastställa en långsiktig strategi för förbundets verksamhet (17) att styrelsens första möte innehåller en styrelseutbildning samt team-building. (18) att styrelsen anordnar en överlämning för den avgående och nyvalda styrelsen innan verksamhetsårets slut. 5 (5)