Arbetsplan för Kårfullmäktige 2015/2016

Transkript

1 Budget 2015/2016 Radetiketter Summa av Intäkter Summa av Kostnader Summa av Budget 1. Fasta kostnader kr kr kr 2. Central administration kr kr kr 3. Kårfullmäktige kr kr 0 kr 4. Kårstyrelsen kr kr kr 5. Presidiet kr kr kr 6. Utbildning kr kr kr TFK kr 0 kr kr Driftskostnader 0 kr kr kr LinTek internt 0 kr kr kr Representation 0 kr kr kr Sektioner 0 kr kr kr Övrigt 0 kr 0 kr 0 kr Studeranderepresentanter 0 kr kr kr Reftec 0 kr kr kr 7. Studiesocialt kr kr kr 8. Marknadsföring kr kr kr 9. Näringsliv kr kr kr TFK kr 0 kr kr Driftskostnader 0 kr kr kr LinTek internt 0 kr kr kr Representation 0 kr kr kr Sektioner 0 kr -780 kr -780 kr Övrigt 0 kr 0 kr 0 kr Företagsintressen kr kr kr Strategiska medel 0 kr kr kr Tryck 0 kr -400 kr -400 kr Mötesomkostnader 0 kr kr kr Bil och transport 0 kr kr kr Marknadsföring - övrigt 0 kr kr kr Reftec 0 kr kr kr Huvudsamarbetspartner 0 kr 0 kr 0 kr 10. LARM kr kr kr 11. LiTHanian kr kr kr TFK kr 0 kr kr Driftskostnader 0 kr kr kr LinTek internt 0 kr kr kr Representation 0 kr -750 kr -750 kr Sektioner kr 0 kr kr Övrigt 0 kr 0 kr 0 kr Företagsintressen kr 0 kr kr Tryck 0 kr kr kr Mötesomkostnader 0 kr kr kr Marknadsföring - övrigt 0 kr kr kr Reftec 0 kr kr kr Huvudsamarbetspartner kr 0 kr kr 12. Mottagningen kr kr kr 13. Munchen Hoben kr kr kr 15. Utediscot kr kr kr 16. Avsättningar 0 kr 0 kr 0 kr Totalt kr kr kr

2 (4) Arbetsplan för Kårfullmäktige 2015/2016 Kårfullmäktigemöte , Rimforsa Riktlinjer för kårfullmäktige Arbetsplan för kårfullmäktige 2015/2016 Sektionsplatser i valnämnden Revidering av LinTeks budget 2015/2016 Revidering av stadga Kårfullmäktigemöte , Norrköping Kårstyrelsens konkretisering av verksamhetsplanen för LinTek 2015/2016 Ekonomisk rapport från BokAB Ekonomisk rapport från Kårservice AB beredningens dokument Ev. Andra läsningen av stadgan beredning 2015/2016 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

3 (4) Kårfullmäktigemöte , Linköping Resultat- och balansräkning för LinTek 2014/2015 Behandla verksamhetsberättelsen för LinTek 2014/2015 Behandla revisorernas berättelse över det gångna årets förvaltning inom LinTek Ansvarsfrihet för LinTeks kårstyrelse 2014/2015 Fastställa senaste dag för val till kårfullmäktige 2016/2017 Avsättning till eventuella fonder Mottagningspolicy 2016 nämnd 2016 Besvärsnämnd 2016 Kårfullmäktigemöte , Linköping Halvtidsavstämning av arbetet med verksamhetsplanen Halvtidsrapport från internrevisor Avstämning projekt kårstuga beredningens presentation inför valet av kårstyrelse Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

4 (4) Kårfullmäktigemöte , Linköping LinTeks kårstyrelse 2016/2017 Kårfullmäktigemöte , Norrköping Medlemsavgift och budget för det kommande verksamhetsåret Avsättning till eventuella fonder Verksamhetsplan för LinTek 2016/2017 Revidering av LinTeks mål- och visionsdokument Revidering av LinTeks åsiktsprogram Talman 2016/2017 beredning 2016/2017 Två revisorer varav en är godkänd revisor 2016/2017 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

5 (4) Kårfullmäktigemöte , Norrköping Utvärdering av FUM-året Kårfullmäktigemöte , Linköping- KonstFUM Vice talman Sekreterare Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

6 1 (7) Arbetsplan för kårstyrelsen 2015/2016 Alla kårstyrelsemöten är på måndagar klockan 18:15. Kårstyrelseträff, Avstämning MA-L Avstämning MA-N Avstämning MH Inför kårstyrelsemöte 1 FUM-helg Arbetsplan för kårstyrelsen Kårstyrelsemöte 1, Policys Kårstyrelseordförande för verksamhetsåret 2015/2016 Sekreterare för verksamhetsåret 2015/2016 Ägarrepresentant KSÄF Kårstyrelseträff, Standardfrågor ROM Strategiska medel Kårstyrelseträff, sunderlag FUM Projektplan LARM Inför styrelsehelg Revidering av budget Kårstyrelseträff, kring ROM Inför kårstyrelsemöte 2 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

7 2 (7) Kårstyrelsemöte 2, Revidering av LinTeks budget Arbetsplan för Kårfullmäktige Arbetsplan för Kårstyrelsen Projektplan för LARM2016 Firmateckning PL Sektionsplatser i valnämnden Motion angående revidering av stadga Strategihelg, Konkretisering av VP 15/16 Arbete med valberedningen Arbetsbeskrivningar kårledningen Strategier Kårstyrelseträff, Avstämning MA-N Avstämning MA-L Kårstyrelseträff, Bokslut Konkretisering av VP 15/16 Projektplan LiTHanian Kårstyrelseträff, Handlingsplan internationalisering Kårstyrelseträff, Avstämning MA-L Avstämning PL Inför kårstyrelsemöte 3 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

8 3 (7) Kårstyrelsemöte 3, Kårstyrelsens konkretisering av verksamhetsplanen för LinTek 2015/2016 Arbetsbeskrivningar kårledningen Vice projektledare LARM Kårstyrelseträff, kring mål- och visionsdokument kring åsiktsprogram Kårstyrelseträff, Överlämning Kårstyrelseträff, Frågor inför val av kårledning Kårstyrelseträff, Mottagningspolicy Kårstyrelseträff, Inför kårstyrelsemöte 4 Kårstyrelsemöte 4, Ansvarsfrihet för Kårstyrelsen 2014/2015 Resultat- och balansräkning för LinTek 2014/2015 Behandla verksamhetsberättelsen för LinTek 2014/2015 Fastställa senaste dag för val till kårfullmäktige Avsättning till eventuella fonder Mottagningspolicy 2016 av kårledning 2016 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

9 4 (7) Strategidag, Utvärdering av kårstyrelsens arbete kring mål och visionsdokumentet kring åsiktprogram VP Utvärdering av val Kårstyrelseträff, Ekonomisk rapport Ekonomisk rapport från LinTeks bolag Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Projektplaner MH och MA Kårstyrelseträff, VP 16/ Kårstyrelseträff, VP Kommentarer på LiUs årsredovisning Kårstyrelseträff, VP 16/17 Halvtidsavstämning VP 15/16 Inför kårstyrelsemöte 5 Kårstyrelsemöte 5, Projektrapport Kårstugan Kårstyrelseträff, Kåraktivas Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

10 5 (7) Kårstyrelseträff, VP 16/17 Kårstyrelseträff, VP 16/17 Projektplan MA-L Projektplan MA-N Projektplan MH Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Rapport av LARM via mail Budget 16/17 Frågor inför val av kårledning Inför styrelsemöte 6 Kårstyrelsemöte 6, Projektplan MA-N Projektplan MA-L Projektplan MH Vice projektledare MH Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Kåraktivas Kårstyrelseträff, Inför kårstyrelsemöte 7 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

11 6 (7) Kårstyrelsemöte 7, (OBS. ej måndag) LinTeks kårledning 16/17 Kårstyrelseträff, Utvärdering av val Budget 16/17 Kårstyrelseträff, Budget 16/17 Överlämning kårstyrelsen Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Inför styrelsemöte 8 Kårstyrelsemöte 8, Verksamhetsplan 16/17 Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Utvärdering FUM Kåraktivas Inför kårstyrelsemöte 9 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

12 7 (7) Kårstyrelsemöte 9, Kårstyrelseträff, Strategidag, Utvärdering av året Inför val av LinTeks interna engagemangsstipendium Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Kårstyrelseträff, Kårstyrelsemöte 10, LinTeks interna engagemangsstipendium Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post Hemsida

13 1 (17) PROJEKTPLAN LinTeks arbetsmarknadsdagar 2016 (LARM) Ansvarig: Viola Häggström, Projektledare LARM2016 Version Version Telefon Org.nr Bankgiro E-post Hemsida

14 2 (17) Vad Uppdrag LARM ska vara en mötesplats för teknologer 1 och företag där teknologerna ska förberedas inför arbetslivet samtidigt som det ska bidra till att företagen får en ökad vetenskap om teknologerna och utbildningarna vid LiTH. Det ska eftersträvas så att alla teknologer känner att det finns potentiella framtida arbetsgivare på mässan. LARM utförs varje år av LARM-projektledaren på uppdrag av kårstyrelsen. Beskrivning LARM arrangeras i år för 35:e gången och är i dag en av Sveriges största arbetsmarknadsmässor och har sedan starten gett hundratals företag och tusentals välutbildade teknologer möjligheten att i avslappnade och omväxlande miljöer mötas, umgås och knyta långvariga kontakter inför framtiden. LARM brukar huvudsakligen hålla till i C-huset men sedan ett par år tillbaka har man utökat området med ett tält vilket gjort att det går att ta in fler företag. LARM består av dels av cirka två införveckor som är planerade till den 25:e jan 8 februari, med diverse event som ska inspirera teknologerna på olika sätt inför mässan och arbetslivet och dels av själva mässdagen som äger rum den 9:e februari med cirka 150 utställare. Till mässan kommer stora som små, lokala som internationella, säljande som tillverkande olika företag, organisationer och fackförbund. Under mässdagen erbjuds teknologerna kontaktsamtal och exempel på event som arrangeras både under mässdagen och under införveckorna är företagspresentationer, inspirationsföreläsningar och CV-granskning. Projektet genomförs av LARM-organisationen som består av Projektledaren, kommitté (16 stycken) och gruppcheferna (runt 23 personer), men ansvar i sjunkande ordning. Dessa bildar tillsammans projektgruppen vilken består av cirka 40 personer. Under införveckorna och själva mässdagen utökas organisationen ytterligare med cirka 250 värdar. Dessa har inga större arbetsuppgifter och står under gruppcheferna, men de dock av stort värde och en av de största grundpelarna för att projektet ska kunna genomföras. Avgränsning Intressenter För att avgränsa LARM delas dess intressenter i primära, sekundära och resterande intressenter. Primära intressenter utgör samtliga teknologer som går en utbildning eller läser fristående kurser vid LiTH, samt LinTek som organisation. Sekundära intressenter är de företag som direkt eller indirekt deltar i LARM, där direkt avser de företag som på något sätt deltar i LARM och indirekt avser de företag som bjuds in men av någon anledning väljer att tacka nej till deltagande. Resterande intressenter inkluderar, men begränsas ej till, övriga studenter och anställda vid LiU, alumner från LiTH, andra företag som ej bjuds in till årets upplaga av LARM samt övriga personer som på något sätt påverkas av LARM. Utifrån de identifierade intressentgrupperna kan nu en inledande avgränsning göras. Efter som de primära intressenterna befinner sig på Campus la och Campus Norrköping kommer marknadsföring av LARM och genomförande av inför-larm avgränsas till dessa 1 Teknologer innebär studenter vid den Tekniska Högskolan vid Linköpings Universitet, LiTH Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

15 3 (17) områden. LARM2016 kommer avgränsas till att endast ha ett mässområde på Campus la främst beroende på tillgänglighet av lokaler samt att majoriteten av de primära intressenterna befinner sig där. De sekundära intressenterna avgränsas till endast de företag som har de primära intressenterna som målgrupp för framtida anställning. LARM ska i den mån det går utan att försämra för de primära och sekundära intressenterna genomföras så att negativ påverkan på de resterande intressenterna minimeras. Ekonomi Kårstyrelsens lagda budget sätter gränserna för mässan rent ekonomiskt. Projektgruppen Projektgruppens storlek begränsas av ekonomiska och organisatoriska skäl. Projektgruppen kommer bestå av 16 kommittémedlemmar och runt 23 gruppchefer. Dessa kommer vara heltidsstudenter och deras arbetstid med LARM kommer därför vara begränsad. Antalet värdar begränsas också på samma satt och deras tid är begränsad ytterligare eftersom de är involverade i projektet under en kortare tidsperiod. Projektledaren för LARM har även andra uppgifter inom LinTek vilket begränsar dennes tillgängliga arbetstid. Fokusområde Internationalisering Som det ser ut i dagsläget finns det väldigt begränsad tillgång på information om LARM om man inte är svensktalande. Detta gäller både för de utställande företagen och internationella teknologer. För att i framtiden öppna upp för deltagande av internationell karaktär, det vill säga allt ifrån internationella teknologer som besöker mässan eller jobbar med mässan till utställare med internationell bakgrund behövs det att mer information på engelska finns tillgänglig. Likaså bör fler event utformas som kan locka internationella studenter. Fokus ska alltså ligga på hur internationella teknologer ska kunna inkluderas mer i mässan. Nöjd organisation Kvalitet är något alla som arbetar med projektet ska känna att det får ta del av. Med andra ord alla ska känna sig nöjda och stolta över sin insats i LARM. Det är viktigt att alla som engagerat sig pratar gott om LARM så att antal sökande till projektgruppen håller i sig från år till år. Men likaså är det viktigt att det förankras att LARM är en del av LinTek och de som engagerat sig ska tala gott även om LinTek och förhoppningsvis fortsätta vilja engagera sig inom LinTek. LARM klassas som en av de mer seriösare projekten, men är så även ett av de med högst arbetsbelastning. Då LARMs projektgrupp är en ganska hierarkisk organisation, med 4 olika nivåer: Projektledareà Gruppansvarigaà Övrig kommittéà Gruppchefer, är det viktigt att det finns en öppen kommunikation och nivåerna inte blir ett hinder eller skapar frustration. För att minska arbetsbelastningen högre upp i organisationen och göra så att de längre ner känner att deras arbete har ett tydligt syfte ska ett tydligare struktur och arbetsfördelning dem emellan skapas. Tvärgruppsmöten och användning av Projektlandskapet uppmuntras. Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

16 4 (17) Mindre fokusområden För att skapa kontinuitet och för att tidigare års fokusområden inte glöms bort kommer det presenteras ett antal mindre punkter som fortfarande är lika viktiga men som inte kanske berör hela projektgruppen på samma sätt som de större fokusområdena. Vidareutveckla konceptet LARM-akuten som har som syfte att Hjälpa företag och studenter att bli optimala mässbesökare. Sträva efter alla typer av teknologer ska vilja besöka LARM, detta gäller dels för att öka närvaron av Norrköpingsteknologer men också för program som till exempel kandidatprogrammet i biologi kan upplevas känna sig underrepresenterade bland utställande företag. Varför Effektmål LARM sorteras under värdeordet Framtid. Arbetet bakom värdeordet Framtid innebär att marknadsföra LiTHs studenter gentemot näringslivet likväl som att visa studenterna en bredd av karriärmöjligheter. LARM är kronan på verket inom LinTeks näringslivsverksamhet och genom att ha stora arrangemang som LARM, får inte bara arrangemanget uppmärksamhet utan även LinTek som kår. Förhoppningsvis leder detta till att fler teknologer får upp ögonen för LinTek, och det med en positiv syn. Nr Effektmål Koppling till LinTeks värdeord och eller måldokument 1 LARM ska bidra till att öka företagens vetskap om teknologerna och utbildningarna vid LiTH 2 Ge teknologerna en kontakt med näringslivet 3 Bygga varumärket LinTek och ge förmåner till dess medlemmar 4 Ge teknologerna en möjlighet att engagera sig i ett stort projekt 5 LARM skall bidra positivt till LinTeks ekonomi Studenter vid LiTH ska ha lysande framtidsutsikter Alla teknologer skall vara väl förberedda för arbetslivet Samtliga arrangemang skall jobba för att synliggöra LinTek och ge förmåner till LinTeks medlemmar. LinTek skall vara en attraktiv organisation att engagera sig i LinTek skall ha en stabil ekonomi Projektmål Nr Projektmål Koppling till effektmål Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

17 5 (17) 1 Anordna en företagsmässa 1,2,3,4,5 2 Anordna företagsevent 2,4,5 3 Ha med LinTek på allt marknadsföringsmaterial 3 4 Ha 150 företag på mässan 1,2, LinTeks medlemmar ska ha förtur att få engagera sig i LARM Inkludera fler internationella teknologer i mässan Skapa tydligare roller och eftersträva bättre kommunikation inom projektgruppen 2,3,4 2,4 3,4 9 Stärka LARMs anknytning till LinTek 3,4 10 Vidareutveckla konceptet LARMakuten 1,2 11 Verka för alla typer av teknologer besöker LARM 2 Hur Omfattning och delmoment Teambuilding För varje gång organisationen utökas behövs teambuilding, men det är också något som bör utföras kontinuerligt under projektets gång. Planering Står för en stor del av projektet. Planeringen påbörjas av projektledaren under sommarmånaderna under 2015 och påbörjas därefter även av Kommittén. Den varierar sedan i perioder men beräknas vara som intensivast i september och november. Kommittémedlemmarna har olika ansvarsområden att planera, men mycket är integrerat över hela kommittén. Genomförande Består huvudsakligen av själva mässdagen och inför-larm, och utspelar sig därför under en relativt kort period jämfört med projektets totala tidsperiod. Men det är dock den mest intensiva perioden. I detta ingår även efterarbete i form av fakturering och budgetering. Marknadsföring Denna sker främst gentemot teknologer innan mässan, dvs januari och februari, samt mot företagen under oktober och november. Marknadsföringen är också något som går hand i hand med rekryteringen av både företag samt utökning av organisationen, dvs Kommittéà Gruppchefer à Värdar. Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

18 6 (17) Utvärdering Detta görs efter Mässan, och kommer göras individuellt med Kommittén, i grupp med Gruppchefer 2 samt att det kommer att skickas ut digitalt till utställare och teknologer. Men utvärdering är också något som bör utföras kontinuerligt under projektets gång, dels inom projektgruppen men också genom hjälp av olika samarbetspersoner. Överlämning Från företrädare till efterträdare, gäller främst från Projektledare till Projektledare under juni månad. Projektet kan delas upp i ett antal faser, där själva mässdagen är den största deadlinen. Men vägen dit innehåller ett flertal milstolpar vilka redovisas nedan tillsammans med ansvarig för planering och genomförande, tidsåtgång och typ av delmoment för de enskilda stegen: Vad När Ansvarig Resurs Delmoment Bestämma kommittéstruktur Marknadsföring inför kommittérekrytering Kommittérekrytering (intervjuer) Projektplanering Maj PL PL*, LK* Rekrytering Maj MF* PL* Rekrytering Maj Rekrytering Projektledaren är ytterst ansvarig för rekrytering av Kommittén, bestående av 16 medlemmar, vartefter Kommittén ansvarar för att rekrytera Gruppcheferna (ca 22) i oktober. Därefter rekryteras värdarna (ca 250) under december månad. Utöver detta kommer utställare (ca 150) till mässan rekryteras under septembernovember. Maj- November PL PL PL*, LinTeks valberedning* PL*, ARG, Referenspersoner, testamente Rekrytering Planering Överlämning Juni PL* LG, LG* Överlämning Ga, Teambuilding och September PL Referenspersoner, Teambuilding uppstart Kommitté HSP Arbeta på TEAM och September PL Lk, TEAM Överlämning utvärdera TEAM Marknadsföring inför gruppchefsrekrytering Gruppchefsrekrytering (intervjuer) Teambuilding och uppstart Projektgrupp Oktober Ma Lk Marknadsföring Oktober Ga Lk Rekrytering September Ga Lk Teambuilding 2 Gruppchefer är den fjärde nivån i LARMs hierarki och ligger under LARM-kommittén och är något som kan komma att byta namn under projektets gång. Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

19 7 (17) Individuell planering för kommittén September- November Ga (delegerat av PL) Lk Planering Rekrytering av utställande företag Kommittéarbete samt respektive kommittémedlem arbetar med fortsatt planering av sitt egna ansvarsområde. Marknadsföring inför värdrekrytering September- November September- Februari Fa Lk Rekrytering Ga (delegerat av PL) Gc, PL, Lk, HSP, Lk* Planering December Ma Lk, Gc Marknadsföring Värdrekrytering (urval) December Ga Lk, Gc Rekrytering värdkickoff Januari Ba HSP, PL Teambuilding Lk, Gc, PL, Marknadsföring av Värdar (genom Januari Ma LARM profilväskor och Marknadsföring tröjor) inför-larm vecka 4-5 Ev, Info Lk, Gc, PL Genomförande Mässbygge vecka 4-6 Mä Lk, Gc, PL, Värdar (endast 9 februari) Genomförande LARM feb Mä, L&L, Info,Ba Lk, Gc, PL, Värdar Genomförande Rivning av mässan feb Mä, Lg (mellanlagring och transport av montrar) Lk, Gc, PL Genomförande Utvärdering av LARM (med företag, värdar, besökare etc.) Individuell utvärdering med kommittén Februari PL Info, Fa Utvärdering Mars PL Lk Utvärdering Grupputvärdering Mars Ga (delegerat av PL) Lk Utvärdering Utvärdering med gruppchefer Mars Lk (varje kommittémedlem för sig) Gc Utvärdering Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

20 8 (17) Fakturering och budget Förbereda nästa år och planera LinTeks överlämning 100 Mars-April PL - Genomförande 15 April PL Föregående års planering, LG Överlämning PL Projektledare LARM Lk LARM-kommittén MF Marknadsföringsansvarig på LinTek ARG Arbetsmarknadsgruppen inom RefTec LG LinTeks Ledningsgrupp HSP - Huvudsamarbetspartner Ma Marknadsföringsansvarig i LARM-kommittén Ga Gruppansvariga i LARM-kommittén Gc Gruppchefer Info Informationsansvarig i LARM-kommittén Lg Logistikansvarig i LARM-kommittén Fa Företagsansvarig i LARM-kommittén Ev Eventansvarig i LARM-kommittén Ba - Bankettansvarig * - anger att posten avser verksamhetsåret Fördelning av resurser i form uppskattad tidsåtgång mellan de olika delmomenten redovisas nedan: Planering 42% Genomförande 34% Utvärdering 1% Marknadsföring 6% Rekrytering 3% Överlämning 3% Teambuilding 11% Resurser Vad Projektledare för LARM LARM-kommittén Gruppchefer Värdar Användning Ledning, planering och genomförande av LARM2016 Planering och genomförande av LARM2016 Genomförande av LARM2016 Byggnation, ruljans under och rivning av mässan Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

21 9 (17) Kårstyrelsen Kårledningen Näringslivsansvarig i LinTek Företrädare inom LARM Material från tidigare LARM LinTeks ekonomiska förutsättningar Lokaler, genom kårhus och LiU LinTeks materiella resurser, ex projektlandskapet, bil, projektor etc. HSP och framförallt kontaktperson hos HSP LinTeks medlemsregister Styrning och uppföljning Råd och bollplank Råd, bollplank och erfarenhetsutbyte Råd och erfarenheter Ekonimisk resurs nödvändig för att hålla budget Nödvändigt för att ha kapital att röra sig med innan fakturorna från mässan är betalda Lokaler för möten, mässa, event etc. - Stöd och bollplank för projektledaren och kommittén Ge förmån åt LinTeks medlemmar Förutsättningar Vad Tid Planering Budget Hur Förutsättningar vad gäller tid är knappt 1 år totalt. Omkring 6 månader med kommitté och 4 månader med komplett organisation. En väl genomförd plan för mässan och dess delar är en förutsättning för att lyckas. En budget att förhålla sig till och ett kapital att utgå ifrån är en förutsättning. Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

22 10 (17) Samarbete Vad Varför Hur Vem (ansvarig) HSP Bollplank för PL och kommittén samt möjlighet att få företagsinput på frågeställningar Kick-off, mail och telefonkontakt, möten PL Proffsen Erfarenhetsutbyte och bollplank mellan LinTeks projektledare Proffsenmöten PL ARG Erfarenhetsutbyte och bollplank för projektledare och näringslivsverksamma på andra kårer ARGmöten, mail och telefonkontakt PL ARG Erfarenhetsutbyte mellan kommittéer Träffar under höstmässorna PL TEAM Erfarenhetsutbyte och förståelse för hur det är att arbeta som värd på en mässa Kommittén arbetar på TEAM PL LinTek näringsliv Avlastning under inför- LARM LinTek näringsliv hjälper till under inför-larm NA Mässforum för sektionsmässorna vid LiTH Erfarenhetsutbyte mellan sektionsmässorna Möten, Mail, Facebookgrupp PL Näringslivsgruppen Erfarenhetsutbyte och synkronisera näringslivskontakter inom LinTek Regelbundna träffar NA Marknadsföringgruppen Koordinera marknadsföringsåtgärder och koppla ihop LinTeks varumärken Regelbundna träffar MF IT-gruppen Erfarenhetsutbyte och samarbete med internsystem och Podio Regelbundna träffar? Utskott/kommittéer Fördelning av resurser Kommunikation Ansvariga för Telefon Org.nr Bankgiro E-post Hemsida

23 11 (17) inom LinTek såsom LinTekbilen och utskottsrum och bokning kommitté och utskott Sektioner Sprida information Hemsida och nyhetsbrev LiU Sprida information Hemsida och nyhetsbrev Marknadsföring i kommittén Marknadsföring i kommittén Beroenden (Identifiera = förståelse och påverkan) Beroende När i tiden andra mässor ligger, det kan vara både sektionsmässor på LiU och vid andra universitet i Sverige När i tiden LinTeks Näringsliv anordnar event. Kommittén Gruppchefer Värdar Mässbesökare Utställare LiUs Jexpo LinTek (resurser) LinTek (påverkanskraft) HSP Väder Hur och varför Om dessa krockar, men även om det blir för många med samma målgrupp i följd, finns risk att företagen prioriterar bort LARM Det är viktigt att dessa två verksamheter kommunicerar då båda är i kontakt med näringslivet under LinTeks namn, detta för att undvika att företag upplever oss som tjatiga. Likaså kan till exempel marknadsföringsevent i Colosseum krocka. LARM är beroende av de teknologer som arbetar inom organisationen (kommittén, gruppchefer och värdar)och deras förmåg att prestera tillräckligt, t.ex. deras på grund av hälsa, skolarbeten etc Samma som ovan Samma som ovan Dessa är en förutsättning för LARMs existerande och framtid Dessa är en förutsättning för LARMs existerande och framtid För att få tillgång till lokaler är LARM beroende av att LiU tycker att LARM skött sitt ansvar tidigare och får återkomma med bokningar. LARM är beroende av att ha ett fungerade anmälningssystem för utställarna. LARM är beroende av ekonomi och andra resurser. Möjlighet att driva större frågor som LARM inte förmår driva själva. LARM är beroende av HSP för att ha åtminstone ett fungerande nära samarbete med ett företag. Denne ger även en Kvalitetsstämpel gentemot andra företag I och med användningen av ett tält på Blå Havet finns ett visst beroede av att det inte blir för kallt respktive för mycket snö Tidplan Se bifogat Exceldokument Avvikelser Avviker något från denna projektplan och detta påverkar LinTek i större mån tas detta upp med Styrelsen för LinTek. Om resultatet för en budgetpost beräknas avvika negativt med mer än 50 Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

24 12 (17) % eller kronor, måste detta anmälas till vko. Detta gäller även om projektledaren misstänker något, trots att det inte faktiskt hänt än. Om en medlem i projektgruppen upptäcker en avvikelse från denna projektplan ska det alltid rapporteras direkt till respektive gruppansvarig som vid behov rapporterar till projektledaren. Avser avvikelsen den gruppansvariges eget arbete ska alltid projektledaren informeras. Organisation LARM2016 leds av en heltidsarvoderad projektledare som är ytterst ansvarig för projektet. Utöver att leda projektet sitter projektledaren även med i LinTeks ledningsgrupp varför diverse uppgifter därifrån tillkommer i projektledarens vardag. Projektledaren för LARM ska även tillsammans med LinTeks näringslivsansvarige representera LinTek i ARG vilket innebär regelbundna tvådagarsmöten ungefär en gång i månaden. Projektledaren arbetar under perioden till Projektledaren tillsätter även en kommitté bestående av 16 personer uppdelad i de tre grupperna, mässguppen, näringslivsgruppen och kommunikationsgruppen, vardera med en gruppansvarig. Kommittén tillsätts i slutet av maj och börjar sitt arbete med LARM i samband med höstterminens början. I oktober tillsätts ca. 23 gruppchefer för att komplettera kommittén. Tillsammans utgör kommittén och gruppcheferna projektgruppen. Ett organisationsschema för hela projektgruppen kan ses i bilaga 2. Hela projektgruppen förutom projektledaren utför sitt arbete med LARM vid sidan av studierna. I december tillsätts ca 250 värdar som arbetar under inför-larm, byggnationen av mässan, mässan och rivningen av mässan. Även värdarna arbetar med LARM vid sidan av studierna. Beskrivning av ansvar Vilket ansvar mot och till projektet har: Projektledaren Projektledaren (PL) har i uppgift att driva projektet framåt. PL ansvarar för att rekrytera Kommittén. PL ska se till att budget följs och revideras vid behov. PL ska även leda projektmedlemmarna, följa upp deras arbete och arbeta för att mässan blir genomförd med bästa tänkbara resultat. PL skall också regelbundet avrapportera till Styrelsen om projektets status. Gruppansvariga Gruppansvariga (Ga) ansvarar för att leda projektmedlemmarna i sina grupper (näringsliv, mässa och kommunikation). De håller regelbunden kontakt med projektledaren och rapporterar till denne vad som sker i kommittégrupperna samt hjälper denne att samordna mellan grupperna inom projektet. Den ansvarar även för rekrytering av gruppchefer. Kommittémedlemmarna Kommittémedlemmarna har till ansvar att ha översikt på sitt specifika område. De ansvarar för att eventuella organisationsmedlemmar som är underställda dem gör sitt jobb samt att de själva ger direktiv för hur och vad som ska utföras av dessa. Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

25 13 (17) Gruppchefer Dessa ansvarar för att deras tilldelade ansvarsområden sköts. De ska rapportera till sin kommittémedlem kontinuerligt och checka av med dem. De ansvarar också för att de uppdrag de blivit tilldelade av kommittén blir gjort. Värdar Dessa ansvarar för sin specifika uppgift under mässans genomförande. De ansvarar för att komma i tid och göra jobbet det åtagit sig. HSP HSPs ansvar regleras i mer detalj i de samarbetsavtal som undertecknats mellan LinTek och HSP-företaget. HSPs generella ansvar handlar om att fungera som ett bollplank för kommittén och projektledaren i deras arbete. Genomförande För att undvika detaljstyrning av LARM2016 hålls planeringen av genomförandet medvetet översiktlig. Respektive kommittémedlem kommer själva få ett stort ansvar att planera sitt eget arbete och lägga upp genomförandet av respektive delmoment på ett sätt de själva tror på. Eget ansvar och medbestämmande är en viktigt bit för att skapa motivation i en grupp vilket kommer vara absolut nödvändigt om LARM2016 överhuvudtaget ska vara möjligt. Lämpliga avrapporteringstillfällen mot styrelsen (Detta är datumen från förra året) Avstämning av projektet så långt Rapport om hur många som har ansökt till GC och hur många man antagit. Rapport om hur många företag som gjort inledande anmälan. Riskanalys och åtgärdsplan Rapport om hur många som har ansökt till att vara värdar och hur många man antagit. Rapport om hur många företag som gjort fullständig anmälan. Uppdatering om hur det ser ut inför inför-larm och LARM Avstämning av projektet så långt Snabbrapport av LARM via mail Uppföljning av hur mässan gick och det ekonomiska utfallet Budgetförslag till nästa år Resultat av utvärderingar med projektgruppen, företag och teknologer. Avslut av projektet För att projektet ska vara avslutat skall följande kriterier uppnåtts: Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

26 14 (17) Inför-LARM, mässan samt banketten skall vara genomförda. Utvärdering med företagen genomförd och sammanställd Individuell utvärdering med kommittémedlemmar samt utvärdering av respektive kommittégrupp. Utvärdering mellan respektive gruppchef och kommittémedlem. Kompletta testamenten från samtliga kommittémedlemmar och gruppchefer ska vara inlämnade. Tillräcklig städning genomförd av projektgruppens inkorgar. Budgetförslag för LARM2016 ska vara gjort. Överlämning till efterträdare skall ha genomförts. Projektets ekonomiska delar ska vara så pass avslutade de kan vara inom den 13- månader period projektanställningen sträcker sig. Telefon Org.nr Bankgiro E-post Hemsida

27 15 (17) Bilaga 1 Organisationsschema Viola Häggström Projektledare Lisa Karlsson GA Näringsliv Kristina Engström GA Kommunikation Lisa Nilsson GA Mässa Stina Thorstensson Samarbets- och sponsansvarig Robin Blomberg Art Director Andreas Nyström Mässansvarig Andrea Pfeffer Eventansvarig Johanna Andersson Marknadsföringsansvarig Rebecka Dahlberg Logistikansvarig Emil Wastesson Företagsansvarig Annie Melbro Bankett- och kickoffansvarig Mikaela Granberg Lomyr Lunch- och loungeansvarig Fanny Sjöqvist Företagsansvarig Linus Kortesalmi IT-ansvarig Linnéa Törngren Informationsansvarig och copywriter Glara Reza Företagsansvarig Telefon Org.nr Bankgiro E-post pl@lintek.liu.se Hemsida

28 Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Januari Februari Mars April Maj Juni Nr Moment v18- v22 v23-27 v26-31 v32-35 v36 v37 v38 v39 v40 v41 v42 v43 v44 v45 v46 v47 v48 v49 v50 v51 v52 v53 v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9-13 v14-17 v18-21 v Kommittérekrytering 2 Hitta HSP 3 Överlämning 4 Projektplanering 5 Företagsturné 6 Nolle-p Teambuilding och uppstart 7 Kommitté 8 Värdeordsmöte 9 Fotografering Kommittén 10 Inledande anmälan 11 Persoliga samtal Kommitté 12 Skifte Arbeta på TEAM och 13 utvärdera TEAM Marknadsföring inför 14 gruppchefsrekrytering Deadline postbeskrivning 15 Gruppchefer Gruppchefsrekrytering 16 (intervjuer) 17 HSP Kick Off 18 Fullstndig anmälan 19 Deltestamenten 1 Teambuilding och uppstart 20 Projektgrupp Individuell planering för 21 kommittén 22 Utnarm 23 Arkad 24 Armada Marknadsföring inför 25 värdrekrytering 26 HSP-dagar 27 Värdrekrytering (urval) Fotografering Projektgruppen Deltestamenten 2 Vårmässorna, LARV, 30 Unianden, CHARM 31 värdkickoff 32 Marknadsföring av LARM 33 inför-larm 34 Mässbygge 35 LARM Rivning av mässan 37 Utvärdering av LARM 38 Testamenten 39 Fakturering och budget Förbereda nästa år och 40 planera LinTeks överlämning

29 1 (1) Proposition angående sektionsplatser i valnämnden Kårfullmäktiges sammansättning har historiskt sett inte varit representativ för kårens medlemmar. Detta kan grundas i att det har varit en låg kandideringsgrad till kårfullmäktige. Då kårfullmäktiges uppgift är att representera alla medlemmar kan detta ur demokratisk syn ses som ett problem. Frågan om sektionsmandat i kårfullmäktige har därför länge varit uppe på diskussion. Vidare kan man läsa i LinTeks åsiktsprogram att LinTek skall arbeta för att ha ett nära samarbete med sektionerna vid LiTH. Med detta som bakgrund beslutade ordföranderådet 2013 att motionera om att teknologsektionerna får mandat att nominera varsin person till valnämnden. Detta gav ett positivt resultat i och med en något större valnämnd och därmed ett högre söktryck till kårfullmäktige. Då kårstyrelsen ser detta som något positivt, dels för demokratin i LinTek och dels för samarbetet med teknologsektionerna, förslår kårstyrelsen att genomföra detta i år igen. Detta har inte hunnit förankras hos teknologsektionerna än, men det kommer att göras i samband med kårfullmäktiges helg. Om teknologsektionerna inte samtycker med detta så kommer kårstyrelsen dra tillbaka denna proposition. Med anledning av ovanstående yrkar kårstyrelsen att att teknologsektionerna får mandat att nominera varsin person till valnämnden en giltig nominering från teknologsektionsektion kräver ett protokollfört beslut från teknologsektionsstyrelsen, eller högre organ, samt att det protokollförda beslutet skall skickas ut med handlingarna till kårfullmäktigesamanträdet. KÅRSTYRELSEN 2015/2016 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

30 (1) Under verksamhetsåret 2014/2015 upplevde jag i Linteks kårfullmäktige att det många gånger var knappt om tid mellan att handlingarna kom ut tills att själva mötet var planlagt. Ett extremt exempel på detta var under maj-mötet då handlingarna kom ut på borg (torsdag) och kommande möte var på följande måndag. Denna typ av tidsbrist gör det svårt att ta till sig och tänka igenom informationen, både som enskild medlem och för FUM som grupp. I just denna situation var det näst intill omöjligt att kunna diskutera informationen med kårledningen eller styrelsen då alla var lediga från skolan under de kommande dagarna. Att förändra dagar till vardagar kan öka stressen på styrelse/ledning/talman att få ut handlingar i tid men förbättra för medlemmarna i FUM. Med facit i hand så önskar jag (och tror även många andra i FUM 14/15) att det funnits mer tid att jobba med handlingarna innan mötena, därför är mitt förslag följande: ATT: Att i Linteks stadgar, kapitel 6, punkt 9. Att meningen tillhanda senast (4) dagar före sammanträdet ändras till: tillhanda senast (4) vardagar före sammanträdet. Med vänliga hälsningar Erik Carlsson FUM 14/15