LinTek Beslutsdokument - Styrelsen

Transkript

1 LinTek Beslutsdokument - Styrelsen En uppdaterad prisbild för bland annat Utediscot och personal samt behov av anpassning till den nya verksamhetsformen med extern kårstyrelse har gjort att kårstyrelsen har valt att revidera budgeten. Det har även gjorts en anpassning efter verksamheten som kommer att genomföras under verksamhetsåret samt att en huvudsamarbetspartner i form av SAAB har tillkommit. En budgetrevidering av SOF 2015 kommer att ske närmare arrangemanget. Med anledning av ovanstående yrkar kårstyrelsen: att fastställa revidering av budget enligt förslag LINTEKS KÅRSTYRELSE 2014/2014 Postadress Tekniska högskola, Linköping Besöksadress Tekniska högskolan Kårallen, plan 3 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

2 Budget 2014/2015 Radetiketter Summa av Intäkter Summa av Kostnader Summa av Budget 1. Fasta kostnader kr kr kr 2. Central administration kr kr kr 3. Kårfullmäktige kr kr -751 kr 4. Kårstyrelsen kr kr kr 5. Presidiet kr kr kr 6. Utbildning kr kr kr 7. Studiesocialt kr kr kr 8. Marknadsföring kr kr kr 9. Näringsliv kr kr kr 10. LARM kr kr kr 11. LiTHanian kr kr kr 12. Mottagningen kr kr kr 13. Munchen Hoben kr kr kr 14. SOF kr kr kr 15. Utediscot kr kr kr 16. Avsättningar 0 kr 0 kr 0 kr Totalt kr kr kr

3 (1) Fullmäktiges sammansättning har historiskt sett inte varit representativ för kårens medlemmar. Detta kan grundas i att det har varit en låg kandideringsgrad till fullmäktige. Då fullmäktiges uppgift är att representera alla medlemmar kan detta ur demokratisk syn ses som ett problem. Frågan om sektionsmandat i fullmäktige har därför länge varit uppe på diskussion. Vidare kan man läsa i LinTeks åsiktsprogram att LinTek skall arbeta för att ha ett nära samarbete med sektionerna vid LiTH. Med detta som bakgrund beslutade ordföranderådet 2013 att motionera om att teknologsektionerna får mandat att nominera varsin person till valnämnden. Detta gav ett positivt resultat i och med en något större valnämnd och därmed ett högre söktryck till kårfullmäktige. Dock så nominerade inte alla teknologsektioner till valnämnden eftersom detta kom sent. Då kårstyrelsen ser detta som något positivt, dels för demokratin i LinTek och dels för samarbetet med teknologsektionerna, förslår kårstyrelsen att genomföra detta i år igen. Detta har inte hunnit förankras hos teknologsektionerna än, men det kommer att göras i samband med kårfullmäktiges helg. Om teknologsektionerna inte samtycker med detta så kommer kårstyrelsen dra tillbaka denna proposition. Med anledning av ovanstående yrkar kårstyrelsen att att teknologsektionerna får mandat att nominera varsin person till valnämnden en giltig nominering från teknologsektionsektion kräver ett protokollfört beslut från teknologsektionsstyrelsen, eller högre organ, samt att det protokollförda beslutet skall skickas ut med handlingarna till kårfullmäktigesamanträdet. KÅRSTYRELSEN 2014/2015 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post ko@lintek.liu.se Hemsida

4 (4) Kårfullmäktiges policydokument Sektionsplatser i valnämnden Revidering av stadgan Arbetsplan för Kårfullmäktige Sektionsplatser i valnämnden Revidering av LinTeks budget Kårstyrelsens konkretisering av verksamhetsplanen för LinTek 2014/2015 Ekonomisk rapport från BokAB Ekonomisk rapport från Kårservice Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

5 (4) Resultat- och balansräkning för LinTek 2013/2014 Behandla verksamhetsberättelsen för LinTek 2013/2014 Behandla revisorernas berättelse över det gångna årets förvaltning inom LinTek Ansvarsfrihet för LinTeks kårstyrelse 2013/2014 Fastställa senaste dag för val till kårfullmäktige Avsättning till eventuella fonder Valnämnd Besvärsnämnd Verksamhetsplan Avstämning av arbetet med verksamhetsplanen Halvtidsrapport från internrevisor Avstämning projekt kårstuga Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

6 (4) Medlemsavgift och budget för det kommande verksamhetsåret Arvode för LinTeks kårstyrelse Avsättning till eventuella fonder Talman Valberedning Två revisorer varav en är godkänd revisor LinTeks kårstyrelse Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

7 (4) Vice talman Ledamöter och suppleanter till LUSTs organ och Kårservice föreningsstämma Studentkårens ordinarie ledamöter och suppleanter i universitetets organ samt val av ledamöter och suppleanter till övriga uppdrag som tillfaller LinTek Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

8 (8) Alla styrelsemöten är på måndagar klockan 18:15. Projektplan LARM Beslutsfattande Överlämning SOF Utediscobudget Plan med att förankra målen med SOF 2015 Inför styrelsemöte 1 LiU-kortsläsare till projektlandskapet Policy för projektlandskapet och nycklar Utediscobudget Äskning LiU Phd Student Network Sekreterare för verksamhetsåret 2014/2015 Ägarrepresentant KSÄF Avstämning MA-L Avstämning MA-N Arbetsplan för styrelsen FUM-helg Avstämning MH Revidering av budget Projektplan LiTHanian Konkretisering av hur SOF 2015 ska förändras Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

9 (8) Inför styrelsemöte 2 Revidering av LinTeks budget Arbetsplan för Kårfullmäktige Arbetsplan för Kårstyrelsen Projektplan för LARM2015 Firmateckning PL Sektionsplatser i valnämnden Konkretisering av verksamhetsplanen Avstämning MA-L Avstämning MA-N Inför styrelsemöte 3 Kårstyrelsens konkretisering av verksamhetsplanen för LinTek 2014/2015 Avstämning MA-L Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

10 (8) Avstämning MA-N Avstämning LARM Överlämning Inför styrelsemöte 4 Avstämning MH Avstämning LARM Inför styrelsemöte 5 Ansvarsfrihet för LinTeks styrelse 2013/2014 Resultat- och balansräkning för LinTek 2013/2014 Behandla verksamhetsberättelsen för LinTek 2013/2014 Återrapportera till internrevisorn om VP Fastställa senaste dag för val till fullmäktige Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

11 (8) Avsättning till eventuella fonder Val av kårledning 2015 Utvärdering av styrelsens arbete Diskussion kring mål och visionsdokumentet Inför styrelsemöte 5 Se över strategier och målstolpar i mål och visionsdokumentet VP inför 15/16 Avstämning LARM Projektplan MH och MA Inför styrelsemöte 6 Verksamhetsplan Avstämning LARM Inför FuM-diskussion, VP 15/16 samt måldokument Arbetsbeskrivningar kårledningen Inför styrelsemöte 7 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

12 (8) Projektrapport Kårstugan Revidering av Arbetsbeskrivningar kårledningen Budget VP Budget VP Rapport av LARM via mail Inför styrelsemöte 8 Medlemsavgift och budget för det kommande verksamhetsåret Arvode för LinTeks kårstyrelse Avsättningar till eventuella fonder Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

13 (8) Projektplaner för MH och MA Avstämning LARM Inför styrelsemöte 9 Avstämning LARM Inför styrelsemöte 10 LinTeks kårledning 15/16 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

14 (8) Inför styrelsemöte 11 Fastställande av sammanträdesordning för FuM Inför styrelsemöte 12 Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

15 (8) LinTeks interna engagemangsstipendium Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post lintek@lintek.liu.se Hemsida

16 1 (17) PROJEKTPLAN LARM2015 Ansvarig: Jenny Wikström Projektledare LARM2015

17 2 (17) Vad Uppdrag LARM är LinTeks arbetsmarknadsdagar och består av en företagsmässa samt en bankett för företagsrepresentanter och teknologer. Syftet med LARM är att vara en mötesplats för teknologer och företag. Enligt LinTeks reglemente ska projektledare för LARM: Arrangera LinTeks arbetsmarknadsdagar samt vara näringslivsansvarig behjälplig i arbetet med LinTeks näringslivskontakter. I Arbetsbeskrivningar kårledningen står det bland annat: Projektledaren för LARM, PL, ansvarar för planering och genomförande av LinTeks arbetsmarknadsdagar, LARM. Till sin hjälp har PL en kommitté. PL är heltidsarvoderad under perioden juni till och med juni. Beskrivning LARM är LinTeks arbetsmarknadsdagar för teknologer och forskarstudenter vid Tekniska Högskolan vid Linköpings Universitet. Mässan anordnas av LinTek, Linköpings Teknologers Studentkår. LARM har sedan starten för 34 år sedan gett hundratals företag och tusentals välutbildade studenter möjligheten att i avslappnade och omväxlande miljöer mötas, umgås och knyta långvariga kontakter för framtiden. LARMs primära intressenter är de studenter som LinTek representerar. En sekundär intressent är de företag som direkt eller indirekt deltar i LARM, dessa är en viktig grund för LARMs fortlevnad. Mötet mellan dessa intressenter är huvudsyftet med LARM och det skapar en möjlighet för studenter att träffa framtida arbetsgivare och företag att träffa framtida arbetstagare. Stora som små, lokala som internationella, säljande som tillverkande, totalt 150 företag, organisationer och fackförbund - alla kommer de hit för att knyta band med de över 7500 studenterna på LiTH. LARM2015 är en endagsmässa den 10 februari 2015 med tillhörande två inför veckor kallade införlarm som hålls 26 januari 6 februari. LARM2015 kommer även att inkludera en alumnimässa för LiTHs alumner kvällen den 9 februari LARM anordnas av ideellt engagerade studenter ledda av en projektledare som är anställd på heltid. Organisationen består av en kommitté på 16 personer och en underorganisation av gruppchefer på ca. 23 personer. Under LARM jobbar också ca. 250 värdar. Avgränsning Intressenter För att avgränsa LARM delas dess intressenter i primära, sekundära och resterande intressenter. Primära intressenter utgör samtliga studenter som går en utbildning eller läser fristående kurser vid LiTH eller är alumner från densamma, samt LinTek som organisation. Sekundära intressenter är de företag som direkt eller indirekt deltar i LARM, där direkt avser de företag som på något sätt deltar i LARM och indirekt avser de företag som bjuds in men av någon anledning väljer att tacka nej till deltagande. Resterande intressenter inkluderar, men begränsas ej

18 3 (17) till, övriga studenter och anställda vid LiU, andra företag som ej bjuds in till årets upplaga av LARM samt övriga personer som på något sätt påverkas av LARM. Utifrån de identifierade intressentgrupperna kan nu en inledande avgränsning göras. Efter som de primära intressenterna befinner sig på Campus Valla och Campus Norrköping kommer marknadsföring av LARM och genomförande av införlarm avgränsas till dessa områden. LARM2015 kommer avgränsas till att endast ha ett mässområde på Campus Valla främst beroende på tillgänglighet av lokaler samt att majoriteten av de primära intressenterna befinner sig där. De sekundära intressenterna avgränsas till endast de företag som har de primära intressenterna som målgrupp för framtida anställning. LARM ska i den mån det går utan att försämra för de primära och sekundära intressenterna genomföras så att negativ påverkan på de resterande intressenterna minimeras. Ekonomi LinTeks styrelses lagda budget sätter gränserna för mässan rent ekonomiskt. Projektgruppen Projektgruppens storlek begränsas av ekonomiska och organisatoriska skäl. Projektgruppen kommer bestå av 16 kommittémedlemmar och runt 23 gruppchefer. Dessa kommer vara heltidsstudenter och deras arbetstid med LARM kommer därför vara begränsad. Antalet värdar begränsas också på samma satt och deras tid är begränsad ytterligare eftersom de är involverade i projektet under en kortare tidsperiod. Projektledaren för LARM har även andra uppgifter inom LinTek vilket begränsar dennes tillgängliga arbetstid. Prioritering av projektets styrparametrar För att underlätta beslutstagande klargörs nedan en prioritering av projektets styrparametrar, prestanda, tid och kostnad. Eftersom projektet har en fastställd budget från kårstyrelsen blir kostnad en begränsande parameter men då LARM har gått bra ekonomisk de senaste åren ska inte huvudfokus ligga på att kontrollera ekonomin. Prestanda är den parameter som ökar LARMs konkurrenskraft gentemot andra mässor vid LiU och på andra lärosäten. Det är även den parameter som påverkar intressenternas upplevelse av mässan och inställning till framtida LARM. Kvalitén på mässan varit hög de senaste åren och projektgruppen siktar på att förbättra den ytterligare Tid är en väldigt flexibel parameter och det finns stora möjligheter för projektgruppen att själva styra över hur mycket tid de investerar i projektet. Dock är datum för genomförandet satt redan från början. Eftersom många ofta lägger mycket tid i projektet ska denna parameter förbättras för att se till så att projektmedlemmarna inte blir överarbetade.

19 4 (17) En översikt över prioriteringen av styrparametrarna kan ses i triangeln i figuren nedan. Prestanda Kostnad Tid Prioriteringsordningen mellan styrparametrarna kan även illustreras enligt nedanstående prioriteringslista: 1. Prestanda 2. Tid 3. Kostnad Fokusområde Årets LARM kommer att ha två fokusområden. Det första fokusområdet är att öka närvaron av Norrköpingsstudenter på LARM. För att göra detta kommer mycket kraft att läggas på marknadsföring i Norrköping samt att öka mervärdet för de studenter som väljer att åka till Linköping för att besöka LARM. Det andra fokusområdet är att öka kvalitén vid mötet mellan studenter och företag. För att göra detta kommer kraft att läggas på att förbereda båda parterna innan mötet genom att vidareutveckla konceptet LARMakuten.

20 5 (17) Varför Effektmål Nr Effektmål Koppling till LinTeks värdeord och eller måldokument 1 LARM ska bidra till att öka företagens vetskap om teknologerna och utbildningarna vid LiTH 2 Ge teknologerna en kontakt med näringslivet 3 Bygga varumärket LinTek och ge förmåner till dess medlemmar 4 Ge teknologerna en möjlighet att engagera sig i ett stort projekt 5 LARM skall bidra positivt till LinTeks ekonomi Studenter vid LiTH ska ha lysande framtidsutsikter Alla teknologer skall vara väl förberedda för arbetslivet Samtliga arrangemang skall jobba för att synliggöra LinTek och ge förmåner till LinTeks medlemmar. LinTek skall vara en attraktiv organisation att engagera sig i LinTek skall ha en stabil ekonomi Projektmål (vad görs för att uppnå effektmålet?) Nr Projektmål Koppling till effektmål 1 Annordna en företagsmässa 1,2,3,4,5 2 Annordna företagsevent 2,4,5 3 Ha med LinTek på allt marknadsföringsmaterial 3 4 Ha 150 företag på mässan 1,2,5 5 LinTeks medlemmar ska ha förtur att få engagera sig i LARM 6 Vidareutveckla konceptet LARMakuten 7 Verka för att fler Norrköpingsstudenter besöker LARM 2, 3, 4 1,2 2

21 6 (17) Hur Omfattning och delmoment Omfattning Planering Den absolut största etappen. Mycket tid måste läggas på att planera väl för att undvika problem vid genomförandet. Cirka 45% av arbetsåtgången med mässan beräknas gå åt till planering. I planeringsfasen ingår även att arbeta på TEAM (frivilligt), åka på andra mässor (delvis frivilligt) och kontakt med HSP, då dessa händelser ger viktig input till planeringen. Genomförande Genomförandet sker under en relativt kort tidsperiod, dock är arbetsbördan under denna period mycket hög. Cirka 25% av arbetsåtgången beräknas ligga kring själva genomförandet. I genomförandet inkluderas införlarm, mässan och LARMbanketten. Utvärdering Utvärdering och dokumentering ska ske löpande under projektet och ska bakas in i de andra delarna. Tidsåtgången och arbetsbördan beräknas här bli relativt låg och endast 5% av tiden som läggs på projektet beräknas läggas här. Marknadsföring Marknadsföring kommer att ske både mot studenter och företag och är grundläggande för att få utställare och besökare till mässan. Cirka 15% av arbetsåtgången beräknas gå åt till marknadsföringsarbete. Rekrytering Rekrytering kommer att ske vid två tillfällen under hösten och det är en stor organisation som kräver många engagerade. Därför kommer cirka 10% av arbetsbördan i projektet beräknas läggas på rekryteringsrelaterat arbete. Delmoment Vad Ansvarig Resurs Bestämma kommittéstruktur PL PL*, LK* Marknadsföring inför kommittérekrytering Kommittérekrytering (intervjuer) MF* PL Nya kårledningen PL*, LinTeks valberedning* Projektplanering PL PL*, ARG, Referenspersoner, testamente Överlämning PL* LG, LG* Teambuilding och uppstart PL PL*, Ga, Referenspersoner,

22 7 (17) Arbeta på TEAM och utvärdera TEAM Marknadsföring inför gruppchefsrekrytering Gruppchefsrekrytering (intervjuer) Individuell planering för kommittén Kommittéarbete respektive kommittémedlem arbetar med planering av sitt egna ansvarsområde. Marknadsföring inför värdrekrytering PL Ma Ga Ga (delegerat av PL) Ga (delegerat av PL) Ma HSP Lk, TEAM Lk Lk Lk Gc, PL, Lk, HSP, Lk* Lk, Gc Värdrekrytering (urval) Ga Lk, Gc Marknadsföring av LARM Ma Lk, Gc, PL, Värdar (genom profilväskor och tröjor) införlarm Ev, Info Lk, Gc, PL Mässbygge Mä Lk, Gc, PL, Värdar (endast 9 februari) Monterleveranser Lg Gc Logistik, Logistikvärdar (även Lk och Gc vid behov) LARM2015 Mä, L&L, Info Lk, Gc, PL, Värdar Rivning av mässan Utvärdering av LARM (med företag, värdar, besökare etc.) Individuell utvärdering med kommittén Mä, Lg (mellanlagring och transport av montrar) PL PL Lk, Gc, PL Info, Fa Lk Grupputvärdering Ga (delegerat av PL) Lk Utvärdering med gruppchefer Lk (varje kommittémedlem för sig) Gc Fakturering och budget PL -

23 8 (17) Förbereda nästa år och planera LinTeks överlämning PL Föregående års planering, LG PL Projektledare LARM Lk LARMkommittén MF Marknadsföringsansvarig på LinTek ARG Arbetsmarknadsgruppen inom RefTec LG LinTeks Ledningsgrupp HSP - Huvudsamarbetspartner Ma Marknadsföringsansvarig i LARMkommittén Ga Gruppansvariga i LARMkommittén Gc Gruppchefer Info Informationsansvarig i LARMkommittén Lg Logistikansvarig i LARMkommittén Fa Företagsansvarig i LARMkommittén Ev Eventansvarig i LARMkommittén * - anger att posten avser verksamhetsåret Resurser och förutsättningar Resurser Vad Projektledare för LARM LARMkommittén Gruppchefer Värdar LinTeks styrelse LinTeks ledningsgrupp Företrädare inom LARM Material från tidigare LARM Startkapital från LinTek Lokaler, genom kårhus och LiU Materiella resurser från LinTek, ex projktlandskapet, bil, projektor etc. Användning Ledning, planering och genomförande av LARM2015 Planering och genomförande av LARM2015 Genomförande av LARM2015 Byggnation, ruljans under och rivning av mässan Styrning och uppföljning Råd och bollplank Råd och erfarenheter Ekonimisk resurs nödvändig för att hålla budget Nödvändigt för att ha kapital att röra sig med innan fakturorna från mässan är betalda Lokaler för möten, mässa, event etc. -

24 9 (17) HSP och framförallt kontaktperson hos HSP LinTeks medlemsregister Referenspersoner Stöd och bollplank för projektledaren och kommittén Ge förmån åt LinTeks medlemmar Ge stöd åt projektledaren Förutsättningar Vad Tid Planering Budget Hur Förutsättningar vad gäller tid är knappt 1 år totalt. Omkring 6 månader med kommitté och 4 månader med komplett organisation. En väl genomförd plan för mässan och dess delar är en förutsättning för att lyckas. En budget att förhålla sig till och ett kapital att utgå ifrån är en förutsättning. Samarbete Vad Varför Hur Vem (ansvarig) HSP Bollplank för PL och kommittén samt möjlighet att få företagsinput på frågeställningar Kick-off, mail och telefonkontakt, möten PL Proffsen Erfarenhetsutbyte och bollplank mellan LinTeks projektledare Proffsenmöten PL Näringslivsansvarig på LinTek Råd, bollplank och erfarenhetsutbyte Dagligen på kontoret PL ARG Erfarenhetsutbyte och bollplank för projektledare och näringslivsverksamma på andra kårer ARGmöten, mail och telefonkontakt PL ARG Erfarenhetsutbyte mellan kommittéer Träffar under höstmässorna PL ARG exkl. ChS och THS Förbättring av det gemensamma Uppdatering av ARGast PL inom ARG, Huvudansvarig är

25 10 (17) anmälningssystemet PL för UNIADEN TEAM Erfarenhetsutbyte och förståelse för hur det är att arbeta som värd på en mässa Kommittén arbetar på TEAM PL LinTek näringsliv Avlastning under införlarm LinTek näringsliv hjälper till under införlarm NA Näringslivsgruppen Erfarenhetsutbyte och synkronisera näringslivskontakter inom LinTek Regelbundna träffar NA Marknadsföringgruppen Koordinera marknadsföringsåtgärder och koppla ihop LinTeks varumärken Regelbundna träffar MF IT-gruppen Erfarenhetsutbyte och samarbete med internsystem och Podio Regelbundna träffar? Utskott/kommittéer inom LinTek Fördelning av resurser såsom LinTekbilen och utskottsrum Kommunikation och bokning Ansvariga för kommitté och utskott Sektioner Sprida information Hemsida och nyhetsbrev LiU Sprida information Hemsida och nyhetsbrev Marknadsföring i kommittén Marknadsföring i kommittén Beroenden (Identifiera = förståelse och påverkan) När i tiden andra mässor, både i landet och sektionsmässor på LiU arrangeras. Om dessa krockar kan det locka bort företag från LARM. Om teknologerna har mycket schemalagt under mässdagen kan det hindrar dem från att besöka LARM. Om andra evenemang sker samtidigt som vår rekrytering kan det dra bort fokus från LARM och vi får färre sökande. LARM är beroende av studenterna som deltar i kommittén, gruppchefter och värdar, t.ex. deras hälsa. Ett beroende som främst påverkar LARMs framtid är mässbesökare, både i form av studenter och företag. För att få tillgång till lokaler är LARM beroende av att LiU tycker att LARM skött sitt ansvar tidigare och får återkomma med bokningar.

26 11 (17) LARM är beroende av LinTek i form av ekonomi och andra resurser för genomförandet av projektet. LinTeks påverkanskraft kan även behövas för att driva större frågor. LARM är beroende av ARGast för att ha ett fungerade anmälningssystem. LARM är beroende av HSP för att ha åtminstone ett fungerande nära samarbete med ett företag. Tidplan Milstolpe Startdatum Slutdatum Kommitténrekrytering Inledande anmälan Gruppchefsrekrytering Fullständig anmälan Värdrekrytering InförLARM Mässan och banketten Testamenten klara Se även bilaga 1. Gantt-schema. Avvikelser Avviker något från denna projektplan och detta påverkar LinTek i större mån tas detta upp med Styrelsen för LinTek. Om resultatet för en budgetpost beräknas avvika negativt med mer än 50 % eller kronor, måste detta anmälas till vko och/eller styrelsen. Detta gäller även om projektledaren misstänker något, trots att det inte faktiskt hänt än. Om en medlem i projektgruppen upptäcker en avvikelse från denna projektplan ska det alltid rapporteras direkt till respektive gruppansvarig som vid behov rapporterar till projektledaren. Avser avvikelsen den gruppansvariges eget arbete ska alltid projektledaren informeras. Organisation LARM2015 leds av en heltidsarvoderad projektledare som är ytterst ansvarig för projektet. Utöver att leda projektet sitter projektledaren även med i LinTeks ledningsgrupp varför diverse uppgifter därifrån tillkommer i projektledarens vardag. Projektledaren för LARM ska även tillsammans med LinTeks näringslivsansvarige representera LinTek i ARG vilket innebär

27 12 (17) regelbundna tvådagarsmöten ungefär en gång i månaden. Projektledaren arbetar under perioden till Projektledaren tillsätter även en kommitté bestående av 16 personer uppdelad i de tre grupperna, mässguppen, näringslivsgruppen och kommunikationsgruppen, vardera med en gruppansvarig. Kommittén tillsätts i slutet av maj och börjar sitt arbete med LARM i samband med höstterminens början. I oktober tillsätts ca. 23 gruppchefer för att komplettera kommittén. Tillsammans utgör kommittén och gruppcheferna projektgruppen. Ett organisationsschema för hela projektgruppen kan ses i bilaga 2. Hela projektgruppen förutom projektledaren utför sitt arbete med LARM vid sidan av studierna. I december tillsätts ca 250 värdar som arbetar under införlarm, byggnationen av mässan, mässan och rivningen av mässan. Även värdarna arbetar med LARM vid sidan av studierna. Beskrivning av ansvar Vilket ansvar mot och till projektet har: LinTeks styrelse Styrelsen har till ansvar att följa projektets utveckling under året. De ska kräva regelbunden avrapportering och ge stöd i from av råd till projektledaren. Styrelsen sätter övergripande riktlinjer för LARM och även en detaljbudget. Projektledaren Projektledaren har i uppgift att driva projektet framåt. PL ska se till att budget följs och revideras vid behov. PL ska även leda projektmedlemmarna, följa upp deras arbete och arbeta för att mässan blir genomförd med bästa tänkbara resultat. PL skall också regelbundet avrapportera till Styrelsen om projektets status. Gruppansvariga Gruppansvariga ansvarar för att leda projektmedlemmarna i sina grupper (näringsliv, mässa och kommunikation). De håller regelbunden kontakt med projektledaren och rapporterar till denne vad som sker i kommittégrupperna samt hjälper denne att samordna mellan grupperna inom projektet. Kommittémedlemmarna Kommittémedlemmarna har till ansvar att ha översikt på sitt specifika område. De ansvarar för att eventuella organisationsmedlemmar som är underställda dem gör sitt jobb samt att de själva ger direktiv för hur och vad som ska utföras av dessa. Gruppchefer Dessa ansvarar för att deras tilldelade ansvarsområden sköts. De ska rapportera till sin kommittémedlem kontinuerligt och checka av med dem. De ansvarar också för att de uppdrag de blivit tilldelade av kommittén blir gjort. Värdar Dessa ansvarar för sin specifika uppgift under mässans genomförande. De ansvarar för att komma i tid och göra jobbet det åtagit sig. HSP HSPs ansvar regleras i mer detalj i de samarbetsavtal som undertecknats mellan LARM

28 13 (17) och HSP-företaget. HSPs generella ansvar handlar om att fungera som ett bollplank för kommittén och projektledaren i deras arbete. Genomförande För att undvika detaljstyrning av LARM2015 hålls planeringen av genomförandet medvetet översiktlig. Respektive kommittémedlem kommer själva få ett stort ansvar att planera sitt eget arbete och lägga upp genomförandet av respektive delmoment på ett sätt de själva tror på. Eget ansvar och medbestämmande är en viktigt bit för att skapa motivation i en grupp vilket kommer vara absolut nödvändigt om LARM2015 överhuvudtaget ska vara möjligt. Översiktlig planering av genomförandet kan ses i bilaga 1. Gantt-schema. Lämpliga avrapporteringstillfällen mot styrelsen Avstämning av projektet så långt Rapport om hur många som har ansökt till GC och hur många man antagit. Rapport om hur många företag som gjort inledande anmälan. Riskanalys och åtgärdsplan Rapport om hur många som har ansökt till att vara värdar och hur många man antagit. Rapport om hur många företag som gjort fullständig anmälan. Uppdatering om hur det ser ut inför införlarm och LARM Avstämning av projektet så långt Snabbrapport av LARM via mail Uppföljning av hur mässan gick och det ekonomiska utfallet Budgetförslag till nästa år Resultat av utvärderingar med projektgruppen, företag och studenter Avslut av projektet För att projektet ska vara avslutat skall följande kriterier uppnåtts: InförLARM, mässan samt banketten skall vara genomförda. Alumnimässan ska vara genomförd. Utvärdering med företagen genomförd och sammanställd Individuell utvärdering med kommittémedlemmar samt utvärdering av respektive kommittégrupp. Utvärdering mellan respektive gruppchef och kommittémedlem.

29 14 (17) Kompletta testamenten från samtliga kommittémedlemmar och gruppchefer ska vara inlämnade. Tillräcklig städning genomförd av projektgruppens inkorgar. Budgetförslag för LARM2016 ska vara gjort. Överlämning till efterträdare skall ha genomförts. Projektets ekonomiska delar ska vara så pass avslutade de kan vara inom den 13- månader period projektanställningen sträcker sig.

30 15 (17) Bilaga 1. Gantt-schama Hösten 2014 i veckor, v Nolle-p Företagsturné Värdeordsmöte Fotografering Teambuilding Gruppdokument Inledande anmälan Skifte Kick-off HSP Kick-off kommittéer och utskott Marknadsföring GC-rekrytering TEAM Intervjuer GC-rekrytering Utvecklingssamtal med kommittén Tenta-p Deltestamenten 1 Fullständig anmälan Kick-off projektgruppen Utnarm Arkad Armada Marknadsföring inför värdrekrytering Fotografering kommittén och GC Värdrekrytering utval Infomöte företagsvärdar Jul

31 16 (17) Våren 2015 i veckor, v Tenta-p Deltestamenten 2 LARV Marknadsföring LARM Kick-off värdar Uniaden införlarm Charm Monterleverenser Bygghelg Byggmöte LARM Utvärderingar Testamenten Fakturering och budget

32 17 (17) Bilaga 2. Organisationsstruktur PL GA näringsliv GA kommunikation GA mässa Samarbets- och spons (1) AD (2) Mässa (4) 3 st företag (4) Marknadsföring (1) Logistik (1) Event (3) Lunch- och lounge (2) Bankett (1) Info (2) IT (2) Detta är strukturen för LARMkommittén, inom parentes är antal gruppchefer som varje kommittémedlem hade ansvar för förra året. Ovanför LARM-kommittén finns LinTeks styrelse och fullmältige och under GC finns värdarna.