Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 Verksamhetsplan F1 röj, Lund 2011 Ansvariga: Malin Sohlmér Alexander Fredh-Ojala 1

11 Verksamhetsplan: F1 röj 25 m 2 minröj F1 röj är en stor studentsammankomst som är planerad att inträffa under ett veckoslut (torsdaglördag) i slutet av november. Studenter från hela Sverige samlas i Lund, bildar lag och tävlar om vilka som är bäst i världen på storskaligt minröj. Under veckoslutet anordnas också diverse fester och aktiviteter. Evenemanget kommer arrangeras som ett projekt under Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola. Projektet kommer ledas av en ledningsgrupp där ansvarsområdena är uppdelade enligt följande: - Huvudansvarig: Har det övergripande ansvaret för hela evenmanget. Sammankallar möten och är yttersta kontaktman med kåren. - Vice- och Rundaansvarig: Delar ansvaret med Huvudansvarig samt anordnar den runda som lagen skall gå på fredagen. - Vice- och Lagsansvarig: Delar ansvaret med Huvudansvarig, hanterar anmälningar till evenemanget och sköter kontakten med de tävlande lagen. - Festansvarig: Anordnar tillsammans med sin festgrupp de tre stora festerna på torsdagen, fredagen och lördagen. - Evenemangssansvarig: Sköter tillsammans med sin evenemangsgrupp logistiken och allt annat runt omkring tävlingen. Ser t.ex. till att det finns bar och mat. - Teknikansvarig: Bygger minröjspelet och sköter tekniken under tävlingen. - PR-/Infoansvarig: Marknadsför evenemanget tillsammans med sin PR-grupp, designar evenemangets planscher, loggor och dylikt. Sköter även informationsdistribution via hemsidan. - Fadder- och tackansvarig: Har kontakt med faddrar och styr upp tack till de som engagerat sig. - Spons- och ekonomiansvarig: Fixar spons till evenemanget och sköter ekonomin i samråd med kårens Generalsekreterare. Evenemangsschema: Torsdag: Utomlundslagen anländer till Lund och möts upp av sina faddrar som kommer att husera dem under helgen. På kvällen anordnas en sittning på Lophtet för utomlundslagen samt deras faddrar. Fredag: Vid lunchtid anordnas en brunch och i samband med denna skickas alla lag ut på en Lundarunda. Utomlundslagen går en central runda i Lund, där de får leka och lösa uppgifter på väl utplacerade stationer. Lagen från Lund går en alternativ runda som är anpassad för lundabor. Under rundorna kommer lagen att bjudas på alkohol. På kvällen anordnas en husfest i Kårhuset, dit det planeras att boka ett band för kvällen och alla studenter i Lund är välkomna. Klädkod: Snyggt. Lördag: Den stora dagen, nu smäller det. Alla lag är omåttligt taggade och samlas i Kårhuset på förmiddagen för att tillsammans inmundiga en sillfrukost. Efter det går självaste tävlingen av stapeln. 2

12 Lagen tävlar mot varandra i minröj och när kvällen lider mot sin början har en storslagen mästare korats. På lördagskvällen anordnas en finsittning för alla tävlande lag, faddrar samt de ytterst engagerade. Ett eftersläpp ordnas efter sittningen då även andra studenter är välkomna. Söndag: Möjligtvis anordnas en brunch innan alla lag åker hem. Tidsplanering: Före påsklovet (Nu - 15 april): Färdig hemsida. Trycka flyers, krambiljetter och klistermärken att marknadsföra med i Linköping och Lund. Lansera Facebook-sidor. Boka alla lokaler. Kontakta företag angående sponsring av evenemanget. Utarbeta verksamhets- samt tidsplan för evenemanget. Före sommarlovet (5 maj 3 juni): Marknadsföra evenemanget under Tandem och i Lund. Ta in fadderanmälningar. Bjuda in andra universitet. Fortsätta kontakta företag angående sponsring. Börja leta jobbare. Lägga upp en intresseanmälan för utomlundslag på hemsidan. Före nollning (4 juni 21 augusti): Bygga klart spelplanen. Tillsätta faddrar. Se till att alla regler och tillvägagångssättet för tävlingen är bestämt. Boka band till husfesten. Under nollning (22 augusti 18 [?] september): Marknadsföra evenemanget i Lund genom att gyckla på diverse sittningar och genom att visa upp spelet för studenterna under t.ex. märkesmålningen. Fixa jobbare. Biljettsläpp för utomlundslagen 15/9. Före evenemanget (19 september -?? november): Fortsätta marknadsföra evenemanget. Marknadsföra husfesten för alla studenter i Lund. Biljettsläpp för lundalag 25/9. Biljettsläpp till husfesten 25/10. Efter evenemanget (?? november - -): Tacka alla jobbare, faddrar och ytterst engagerade. Regler, lagstorlek och biljetthantering (preliminärt): Under tävlingen kommer totalt 24 olika lag vara med och tävla. Riktlinjen är att det kommer vara 16 lag från Lund och 8 lag från resten av Sverige. Lundalagen består av max 10 pers/lag. Kan vara studenter från hela LU, men vi kommer främst rikta oss med sektionslag på LTH och nationslag. Utomlundslag: max 100 pers totalt på totalt 8 lag. Vi har som målsättning att bjuda ned 100 studenter från olika tekniska högskolor i Sverige. Uppskattat antal deltagande under tävlingen: 160 pers från Lund, 100 pers utom Lund, 50 ansvariga (ytterst engagerade + aktiva jobbare). Totalt rör det sig om 310 personer. Intresseanmälan till evenemanget sker för utomlundslagen löpande under slutet av våren, sommaren och början av hösten. En intresseanmälning ger förtur till det officiella biljettsläppet genom att vi skickar ut information om att laganmälan är öppen tidigare till dem. Anmälan kommer öppna den 3

13 15/9-11 och stänga den 30/9. Lundalagens biljettsläpp sker den 25/9 och stänger när biljetterna är slut. Marknadsföring: Marknadsföringen kommer att ske löpande under året och sker genom bl.a. utdelning av flyers och klistermärken, affischering, uppvisning utav spelet, hemsidan och framförallt en kontinuerlig muntlig hype från engagerade på alla sektioner. De stora marknadsföringstillfällena är: DömD i Linköping (7-9 april): Dela ut flyers, klistermärken och krambiljetter till studenter som deltar på evenemanget. Här deltar folk från olika tekniska högskolor vilket ger oss möjligheten att sprida vårt budskap till många olika högskolor genom att bara befinna oss på en plats. Tandem (6-7 maj): Dela ut flyers, klistermärken och krambiljetter till studenter som deltar. Här deltar studenter i Lund och vi får möjlighet att promota F1 röj för många av Lunds olika studentgrupper. Nollningen: Här har vi chans att engagera nya studenter på LTH. Bra tillfälle att hitta jobbare. Genom att visa upp spelet i samband med t.ex. märkesmålningen kan vi locka folk som både vill delta i tävlingen och jobba. Fredagens husfest kommer att marknadsföras vid sidan om evenemanget för att locka folk som inte vill delta under själva tävlingen utan enbart gå på husfesten. Marknadsföring inför denna sker genom bl.a. affischering på både nationer, LTH och andra fakulteter. Vi är även måna om att boka ett band som attraherar den allmänna studentgrupper. Ett Facebook-evenemang kommer att skapas för att sprida informationen om evenemanget till så många som möjligt. Facebook och vår hemsida kommer fungera som primära informationskanaler. Här kan alla intresserade välja att följa nyhetsflödet och det är även på hemsidan som man anmäler ett lag till F1 röj-helgen. Budget: (Se separat dokument) 4