Generell dokumenthanteringsplan för ekonomi- och räkenskapsinformation

Transkript

1 Tjänsteutlåtande nummer: Utfärdat Reviderat: Diarienummer 0964/16 Utbildningskansliet Åsa Åberg Generell dokumenthanteringsplan för ekonomi- och räkenskapsinformation TIDPLAN Förvaltningens samverkansgrupp Utbildningsnämnden Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att anta 1. Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Göteborgs Stad, bilaga 1 2. Klassificeringsstruktur, bilaga 2 3. Dokumenthanteringsplan för ekonomi- och räkenskapsinformation, bilaga 3 Sammanfattning Arkivnämnden har fattat beslut om ett Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för Göteborgs Stad, Dnr AN-0194/16. Av beslutet framgår vilka gallringsfrister som gäller för ekonomi- och räkenskapsinformation. Utifrån arkivnämndens beslut ska varje nämnd fatta beslut om hur förvaltningen ska hantera ekonomi- och räkenskapsmaterial. Nämndens beslut ska bestå av tre delar, generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation, klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan. Klassificeringsstrukturen är arkivnämndens normförslag till klassificeringsstruktur. Stadsledningskontoret och Intraservice har tillsammans med representanter från stadens förvaltningar tagit fram ett förslag till dokumenthanteringsplan. Utbildningsförvaltningen har använt förslaget som utgångspunkt i arbetet med att ta fram förvaltningens dokumenthanteringsplan inom ekonomiområdet. Ärendet Arkivnämnden har fattat beslut om nya riktlinjer för redovisning och gallring av allmänna handlingar för Göteborgs Stad. Vid detta tillfälle beslutades även att samtliga då gällande gallringsbeslut och dokumenthanteringsplaner skulle upphöra att gälla per Arkivnämnden har fattat beslut om ett Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för Göteborgs Stad, Dnr AN-0194/16. Beslutet gäller för handlingar som inkommer eller upprättas från och med (2)

2 Utöver ovan nämnda beslut krävs att varje nämnd som enskild myndighet fattar beslut om gallring avseende ekonomi- och räkenskapsinformation. Stadsledningskontoret rekommenderar nämnderna att senast fatta beslut om att anta: - Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Göteborgs Stad. - Klassificeringsstruktur - Dokumenthanteringsplan för ekonomi- och räkenskapsinformation Stadsledningskontoret och Intraservice har tillsammans med representanter från stadens förvaltningar tagit fram ett förslag till dokumenthanteringsplan för ekonomi- och räkenskapsinformation. Planen har använts som utgångspunkt för arbetet med dokumenthanteringsplanen på utbildningsförvaltningen. I kolumnen Förvaring (var) i dokumenthanteringsplanen framgår om handlingarna ska arkiveras centralt eller lokalt. Med centralt avses Stadsledningskontoret (SLK) och Intraservice och med lokalt avses lokalt på utbildningsförvaltningen. I kolumnen Anmärkning anges var på utbildningsförvaltningen handlingarna ska förvaras, på utbildningskansliet, i verksamheten eller där handlingen upprättas eller inkommer. Alla handlingstyper som är förtecknade i dokumenthanteringsplanen används inte inom utbildningsförvaltningen idag, handlingstyperna finns ändå med i planen då de kan komma att användas framöver. Detta ärende avser endast ekonomi- och räkenskapsinformation, gallringsfrister inom övriga områden hanteras i särskild ordning. Ekonomiska dimensionen Utbildningsförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Ekologiska dimensionen Utbildningsförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Sociala dimensionen Utbildningsförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Tomas Berndtsson Marie Alkvist-Carlsson Bilagor Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Göteborgs Stad, bilaga 1 Klassificeringsstuktur, bilaga 2 Dokumenthanteringsplan för ekonomi- och räkenskapsinformation, bilaga 3 Göteborgs Stad Utbildning, tjänsteutlåtande 2(2)

3 f\negronarkrver röt VÄSTRAGÖTALANDSRECIONCN * COTTSORCS STAD Andreæ Segerberg, andreæ.segerberg@arkivnamnden. goteborg. se UÄNSTEUTLÅTANDE Utfärdat II Dnr AN Till Arkivnämnden Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Göteborgs Stad Förslag till beslut Arkivnämnden beslutar enligt 8 $ arkivreglemente för Göteborgs Stad att fastställa gallringsfrister för ekonomi- och räkenskapsinformation som anges i detta tjänsteutlåtande REGION Torgén Förvaltningschef /17 Øru Beslutet skickas till Samtliga myndigheter i Göteborgs Stad.. lrendet Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att Ë galln allmänna handlingar. För myndigheter i Göteborgs Stad är beslutanderätten genom arkivreglemente delegerad till Regionarkivet. Gallring innebär avsiktlig och planmässig ftirstörin g av allmänna handlingar eller uppgifter i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut. Som gallring räknas även åtgärder som utförs med handlingarna och som ger upphov till: förlust av betydelsebärande data (informationsfürlust), födust av möjliga sammanställningar, födust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Aùivmyndighet för Västra Götatandsreg onenocl, Göfeöorgs Sfa, Y W Regionarkivet Box GOTEBORG 8esöks- och levennsadrcss: Otterhällegatan Göteborg Tel: Fax: E-post: arkivnamnden@arkivnamnden. goteborg.se

4 Sida 2 av 3 R\n.ECroNARKrvEr Gallring år enligt 3 $ arkivlagen (1990:782) endast ske under fürutsätming att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, fürvaltning och forskning. Gallring ska ske vid den tidpunkt eller efter den frist som fastställs av myndigheten. Vid fastsrällande av tidpunkt/frist ska uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: - föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutfürts, - tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut och - betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört. Detta förslag till beslut innehåller allmänna gallringsregler, dvs. reglerna kan tillämpas av samtliga myndigheter och rör handlingar som kan förekomma inom olika verksamhetsområden. Beslutets omfattning Följande ekonomi- och räkenskapsinformation omfattas av detta beslut 001 Grund- och huvudbokftiring oo2 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga ftir att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirins 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokförins 004 Behandlingshisrorik - de delar som är nödvändiga fiir att presentera de ekonomiskahändelserna som qrund-, huvud- och sidoordnad bokftiring 00t Behandlingshistorik - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirins 006 De ekonomiska händelserna bokftirda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska ftirhållanden 009 Ekonomihandling som inte behövs ftir att fürstå verifikation 010 Undedag till deklaration och skattekontroll avseende investeri ngsvaror 011 Handling som utgör undedag ftir skatterevision 10 år* 10 år* 10 år* 2 är* 17 âr* 10 år* 0t2 óvriga handlingar rörande skatteredovisning 10 år* 0r3 Avstämningsdokument mellan bokföringsled 10 år*

5 Ir\ RECIONARK VET Ref.nr Handlinsswp 0r4 Avstämningsdokument av rutinmdssig karaktär och tillfällis betydelse 015 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse 016 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utgör räkenskaþsinformation orl Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som inte utgör räkenskapsinformation * efter utg,ången au det kalender,år d,å rcikenskapsåret BevantGallra 2 ãr* 10 år* 2 ãr* Sida 3 av 3 Ânmåirknine Reglerna i detta beslur gäller inte om det finns awikande bestämmelser om bevarande eller gallrin g i lag eller förordning eller i färskrifter som grundar sig på lag t.ex. ekonomi- och räkenskapsinformation som tillkommer i EU-projekt. Gallringbestämmelser för särskilt preciserade handlingstyper som finns i myndighetsspecifika gallringsbeslut udärdade av arkivmyndigheten tillämpas framför reglerna i detta ftirslag. Gallringsbesluter gäller för handlingar som inkommer eller upprättas från och med 20r6-ot-or. Beslutet gäller för arkiv hos samtliga fürvaltningar, bolag och stiftelser i Göteborgs Stad oavsett om man tillämpar lag om kommunal redovisning (1997:614) eller Bokföringsl ag (1999 : lo7 8). Beslutets tillämpning Myndigheten ska senast vid 2OI7 års utgång dokumentera tillämpningen av gallringsreglerna i myndighetens dokumenthanteringsplan. Under en övergångsperiod får myndigheten dokumentera tillämpningen i en särskild beslutsserie. Av tillämpningsbesluret ska namn på handlingstyper och gallringsfrist för varje handlingstyp framgâ.. För att beskriva vilka typer av handlingar som kan komma ifrå'ga för gallring, och för art underlätta tillämpningen av detta förslag till beslut, redovisas i bilaga till detta beslut exempel på ekonomi- och räkenskapsinformation som kan komma ifrårga för gallring. Förstöring av ursprungliga handlingar efter överföring till annan databärare kräver normalt särskilda generella gallringsbeslut från Regionarkivet. Det gäller t.ex. vid bildfångst (skanning) eller utskrift av upptagningar för automatiserad behandling på pappef.

6 f\necronarkrver BILAGA 001 Grund- och huvudbokftiring Ekonomiska händelser bokftirda så att de kan presenteras i resistrerinssordnins Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning 002 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga för att ptesentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirinq Instruktioner om redovisninssorincioer Kontoplaner med kodförteckningar Samlingsplan Bokföringsöversikt Värderingsnormer 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändiga föt att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokfrjring. Instruktioner och program till kassaapparater eller motsvarande 10 år* 004 Behandlingshistorik - de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftiring. Rättelsepost 00t Behandlingshistorik - de delar 10 år* som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvudoch sidoordnad bokförins. * efta øtgången aa å aaslutades

7 R\-ECroNARKrvrr 006 De ekonomiska händelserna bokftirda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror Kundreskontrajournaler per bokslutsdatum Leverantörsreskontra j ournaler per bokslutsdatum Anläggningsregister Register över inventarier per râkenskapsår 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer Avräkningsnotor Beställningar - inkomna/utgående Beställn ingserkännande/bekräftelse - utsående Betalningar Bokföringsorder Bokßringsundedag Checkkopior som biläggs verifi kation Följesedlar - hänvisning på fakturan Handkassa, redovisning Inbetalningsjournaler Kassadifferensrapporter Kassarappotter/kassaredovisning Kontantkassa - redovisning Kontantredovisningar, kassabehållning Kontantkvitton Kontoutdrag - bankgiro/plusgiro Kontoutdrag - skattekonto Kundfakturor Leverantörsfakturor Nedskrivning av kundfordran Ordererkännanden - utgående Utbetalnings journaler Ä.rsavgiftskvitton Avskrivningsblad/register/motsv Autogiromedgivande Betalningskontrollhandlingar - avslutade inkassoärenden Kreditprövningshandl i ngar 10 år* * efter utg,ången au d t þ.alend rår d,å räken:haps,året

8 I(\n.ECroNARKrvEr 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden Regleringsbrev re Beslutshandlingar Handlingar rörande lån Investeringar 009 Ekonomihandling som inte behövs för att förstå verifikation Internfaktura Beställ ni ngsbekräftelse Bilagor till inkomstverifi kationer Fakturakopior Fraktsedlar Följesedlar, om faktura komplett Ordererkännande Packsedlar Betalnings{tirslag, betalning av leverantörsfakturor Biljettstammar Checkstammar/Checktalonger Clearinglistor (debitering och kreditering) Debiteringsunderlag Faktureringsundedag Kopieringsmaski n-rapportkort Kvittenser avseende matkuponger Kvittenskopior Kvi ttenslistor/-journaler/-böcker Körorder/körbeställni ngar Rekvisitioner Räkningskopior Underlag för makulering och nedskrivning av kundfakturor Utbetalningslista - bankgiro plusgiro Utbetalningsuppdrag, kopror Underlag för inmatning i anläggninqsregister Lagerrapporter Inventeringslista/rapport - tillfällig Reklamationer Kravbrev 2ã# Betalni ngspåminnelser Handlingar i Inkassoärenden * efter utg,ången aa d t þalend r,år d,â. raâenskaps,året aash/tddes ffi

9 R\-EcroNARKrvEr 010 Undedag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror t7 âû 011 Handling som utgör undedag för skatterevision Bilersättningar Körjournaler Kassarapporter Kontantförsäl jning Kvitton 10 år* 0r2 Ovriga handlingar rörande skatteredovisning Momsrekvisition Deklaration och kontrolluppgift - kopia av undertecknad blankett/kvitto elektronisk sisnatur Undedag till deklaration och kontrolluooeift 10 år* or3 Avstämningsdokument mellan bokftiringsled 10 år* ot4 Avstämningsdokument av rurinmässig karaktär och tillfällig betydelse Avstämningar - kvartalsvisa för betalningsvägar Avstämningar - månatliga för balansoch resultatkonton Avstämningar - månatliga für betalningsvägar Kassaavstämningar 2ã$ Kontoavstämningar * utgången aa det aailutade

10 It\n.EcroNARK ver 015 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som utgör räkenskapsinformation och åir av särskild betydelse,a,rsredovisning och specifikation till årsredovisning Koncernredovisning Bolagsstyrningsrâpport Delårsrapport - publicerad,{rsbokslut med resultat- och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentarion Ärsbokslut och huvudbokssammandrag Balansräkni ng x, FLrli ga Resultaträknin gar, ãdi ga Artikelförteckning or6 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanstdllning som utgör räkenskaþsinformation Inventeringslista/rapport årssammanställning Inventeri ngsprotokoll Inventeringsl ista/rapport - årssammanställning Kassationslista - årssammanställning Lagedistor till bokslut 10 år* oil Ekonomisk rapporthedovis ning/ sammanställning som inte utgör räkenskapsinformation Balansräkning at, mãnatli ga Bokslutsrapport, periodisk 2 ãr* Delårsrapporter med specifikâtion - ej publicerade Kvartalsrapporter Månadsrapporter Resultatrliknin gar, mânatli ga * utgången aa det þalend rår då rakenskaþsåret aarliltdd.er

11 Normförslag till Klassificeringsstuktur Styra och Stöd Göteborgs Stad VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process BILAGA 2 Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. 1 Övriga kommentarer Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi" P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom myndigheten Övriga arbets-,verksamhets- och inkl.förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- samverkansmöten redovisas i den process de hör eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)" P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Exempel på handlingar: Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk)

12 Normförslag till Klassificeringsstuktur Styra och Stöd Göteborgs Stad VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process BILAGA 2 Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. 2 Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal Övriga kommentarer Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetens-utvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehabärende PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Exempel på handlingar: Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "Planera, förvalta och följa upp verksamheten". Exempel på handlingar:kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat

13 Normförslag till Klassificeringsstuktur Styra och Stöd Göteborgs Stad VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process BILAGA 2 Processbeskrivning med exempel på handlingar P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. 3 Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut Övriga kommentarer Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod?), Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings- och registreringsrutiner, Rek-böcker Posten m.m.

14 Normförslag till Klassificeringsstuktur Styra och Stöd Göteborgs Stad VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv BILAGA 2 Processbeskrivning med exempel på handlingar 4 Processen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. P Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Exempel på handlingar: Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande, Beslut om avhändande av allmän handling m.m. P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Övriga kommentarer Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Processen omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten). I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Införa it-system Processen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på handlingar: Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, Projektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, Protokoll, Systemdokumentation Upphandlingar av IT-system hanteras under "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " P Förvalta, drifta och utveckla it-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan Hantera IT-behörigheter Processen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e-certifikat. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Exempel på handlingar: Beställningar, Bekräftelser, Register Säkerhetsskydda information Processen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Exempel på handlingar: Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk- och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VPN-avtal P Avveckla it-system Processen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på handlingar: Beslut om avveckling av tjänst, Plan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm

15 Normförslag till Klassificeringsstuktur Styra och Stöd Göteborgs Stad VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process BILAGA 2 Processbeskrivning med exempel på handlingar P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. 5 Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Övriga kommentarer Version xx:2015 Dnr: xxx/xx xx Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. Exempel på handlingar: miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt".

16 Bilaga 3 Anvisning/definition Versamhetsområde Processgrupp Processer (se flikarna) Dokumenthanteringsplanen är strukturerad enligt följande: 2. Ge verksamhetsstöd 2.4 Administrera ekonomi Utforma och följa upp ekonomi Hantera intäkter från kund Hantera kostnader från leverantör Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera skatteredovisning För hantering av ekonomi- och räkenskapsinformation rörande EU projekt, se särskild dokumenthanteringsplan Kolumnnamn Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) Registrering/sortering Sekretess Anmärkning Kommentar Används för att numrera handlingstyperna Beskriver vilken typ av handling som avses Beskriver hur länge ett dokument ska bevaras/när det ska gallras Beskriver var handling sparas t ex lokalt på förvaltning eller centralt exempelvis på SLK, Intraservice Beskriver hur handling ska sparas t ex papper eller digitalt Motsvarar oftas kolumnen förvaring vad gäller digitala dokument. Kan fyllas i om handling kan vara föremål för sekretess. Ange J/N. Om J så får det avgöras från fall till fall Beskriver var på utbildningsförvaltningen handlingen förvaras. Här anges också UBF:s benämning på handlingstyper om det skiljer sig från mallen som har använts som utgångspunkt för arbetet.

17

18 Ref.nr Handlingstyp 1 Grund- och huvudbokföring 2 Systemdokumentation de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring Behandlingshistorik de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring. Behandlingshistorik de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror 10 år 7 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer 10 år Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens 8 ekonomiska förhållanden 9 Ekonomihandling som inte behövs för att förstå verifikation 2 år 10 Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror 17 år 11 Handling som utgör underlag för skatterevision 10 år 12 Övriga handlingar rörande skatteredovisning 10 år 13 Avstämningsdokument mellan bokföringsled 10 år 14 Avstämningsdokument av rutinmässig karaktär och tillfällig betydelse 2 år Ekonomisk rapport / redovisning / sammanställning som utgör 15 räkenskapsinformation och är av särskild betydelse Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som utgör 16 räkenskapsinformation 10 år Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som inte utgör 17 räkenskapsinformation 2 år

19 2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) 2 Bokföringsöversikter Centralt Digitalt 2 Kontoplaner Centralt beslutade koder - Centralt, Digitalt. Ekonomihandboken 2 Samlingsplaner Centralt, Digitalt 2 Instruktioner om redovisningsprinciper Centralt Digitalt. 2 Värderingsnormer Centralt Digitalt Registrering/ sortering Sekretess Anmärkning 15 Årsredovisning och specifikation till årsredovisning Lokalt Papper och digitalt Nej Utbildningskansli, benämns Årsrapport, i rapporten ingår RR och BR med noter. 15 Koncernredovisning Centralt Papper/Digitalt 15 Delårsrapport - Lokalt Papper och digitalt Nej Utbildningskansli, ej månadsrapporter. I Delårsrapporten ingår RR. 15 Årsbokslut med resultat- och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentation Lokalt Papper och digitalt Nej Bokslutsdokumentation i form av bilagor över fordringar och skulder förvaras i pappersform på utbildningskansli. Rådata och sifferbokslut finns i ekonomioch uppföljningssystem. Noter till RR och BR ingår i Årsrapporten. I Årsrapporten ingår budgetvärden för RR. Budgetvärden på lägsta Avsvarsnivå finns digitalt i budget- och uppföljningssystemet. 15 Årsbokslut och huvudbokssammandrag Lokalt Papper och digitalt Nej 15 Balansräkningar, årliga Lokalt Papper och digitalt Nej 15 Resultaträkningar, årliga Lokalt Papper och digitalt Nej 17 Balansräkningar, månatliga 2år* Centralt (tas ut vid behov) Digitalt 17 Bokslutsrapport, periodisk 2år* Lokalt Digitalt Nej 17 Delårsrapporter med specifikation - Lokalt Papper och digitalt Nej Utbildningskansli, se ovan punkten årsredovisning, ingår i Årsrapporten. Utbildningskansli, se ovan punkten årsredovisning, ingår i Årsrapporten. Utbildningskansli, se ovan punkten årsredovisning, ingår i Årsrapporten. Utbildningskansli, finns i ekonomi- och uppföljningssystem Bokslutsdokumentation i form av bilagor över fordringar och skulder förvaras i pappersform på utbildningskansli. Rådata och sifferbokslut finns i ekonomioch uppföljningssystem. Lagkrav 2 år.

20 2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) Registrering/ sortering Sekretess Anmärkning 17 Kvartalsrapporter 2år* Lokalt För närvarande ej aktuellt 17 Månadsrapporter Lokalt Papper och digitalt Nej 17 Resultaträkningar, månatliga 2år* 2 Kodförteckningar 16 Inventeringsprotokoll 10 år Lokalt 16 Inventeringslista/rapport årssammanställning Centralt (tas ut vid behov) Lokala koder sparas lokalt Digitalt Digitalt. Kodförteckning tas fram en gång per år och sparas. Nej Utbildningskansli, månadsrapporter som tas upp i nämnden bevaras, lagkrav 2 år. Utbildningskansli För närvarande ej aktuellt, all utrustning leasas av Kommunleasing. 10 år Lokalt För närvarande ej aktuellt 16 Kassationslista Lager årssammanställning 10 år Lokalt För närvarande ej aktuellt 16 Lagerlistor till bokslut 10 år Lokalt För närvarande ej aktuellt * efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades

21

22 2.4.2 Hantera intäkter från kund Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) 7 Inbetalningar till kundreskontra 10år* Centralt, banken Digitalt Registrering/ sortering 7 Kontoutdrag från Eredovisning 10år* Lokalt Papper Nej 7 Bokföringsorder 10år* Centralt Digitalt, 7 Bokföringsunderlag 10år* Centralt Digitalt/Papper 7 Kundfakturor 10år* Centralt Digitalt, centralt Sekretess Anmärkning Avser utdrag från bank, sitter som bilaga till dagrapport. Förvaras där de upprättas. 7 Nedskrivning av kundfordran 10år* Centralt Papper/Digitalt Betalningskontrollhandlingar ex Centralt Wisma, 7 10år* Papper/Digitalt avslutade inkassoärenden inkasso Intraservice 9 Biljettstammar 2år* Lokalt Papper Nej Förvaras där de nyttjas 9 Faktureringsunderlag 2år* Lokalt Papper Nej Förvaras där fakturan registreras 9 Räkningskopior 2år* Lokalt Papper Nej Förvaras där de nyttjas 9 Underlag för makulering och nedskrivning av kundfakturor 2år* Lokalt Papper Nej Utbildningskansli. Kundfakturor makuleras inte, om en kundfaktura blivit felaktig upprättas en kreditfaktura. Bokföring av konstaterade kundförluster görs på utbildningskansliet. 9 Reklamationer 2år* Lokalt Papper eller digitalt Nej Förvaras där de inkommer 9 Kravbrev 2år* Lokalt Ej aktuellt, tjänsten köps av inkassoföretag 9 Betalningspåminnelser 2år* Lokalt Digitalt Nej Betalningspåminnelser skapas av ekonomisystemet och kan tas fram av Intraservice efter förfrågan. 11 Kassarapporter 10år* Lokalt Papper Nej 11 Handlingar rörande Kontantförsäljning 10år* Lokalt Papper Nej 7 Autogiromedgivande 10år* Centralt Papper/Digitalt * efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Förvaras där de upprättas tillsammans med bokföringsorder Förvaras där de upprättas tillsammans med bokföringsorder

23

24 2.4.3 Hantera kostnader från leverantör Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) Registrering/s ortering Sekretess Anmärkning 7 Beställningar utgående 10år** Centrala beställning sparas centralt. Lokala beställningar sparas lokalt 7 Beställningserkännande/bekräftelse utgående 10år** Centralt Digitalt 7 Utbetalningar från levreskontra 10år** Centralt, banken Digitalt Papper eller digitalt 7 Kontoutdrag från Eredovisning 10år** Lokalt Papper Nej 7 Följesedlar hänvisning på fakturan 10år** Centralt, Lokalt Papper eller digitalt Nej Nej Förvaras där beställningen sker, digitalt om beställningen sker via digitalt beställningssystem Utbildningskansli, sitter som bilaga bakom bokföringsorder I de fall det saknas specifikation av vara/tjänst på fakturan och hänvisning finns till följesedel/bilaga skannas dessa in i fakturasystemet som en bifogad fil. Inskanning utförs av enheten som mottagit följesedeln. 7 Utbetalningsorder 10år** Lokalt Papper och digitalt Nej Utbildningskansli 7 Leverantörsfakturor 10år** Centralt Digitalt, centralt 7 Utbetalningsjournaler 10år* Centralt Digitalt 9 Kravbrev 2år* Lokalt Papper Nej Utbildningskansli 11 Kvitton 10år* Lokalt Papper och digitalt Nej 9 Beställningsbekräftelse Winst 2år* Centralt Papper/Digitalt Utbildningskansli tillsammans med utbetalningsorder 9 Fraktsedlar/Följesedlar, om faktura komplett 2år* Lokalt Papper eller digitalt, förvaras i den form handlingen inkommer Nej Förvaras av enheten som gjort beställningen

25 2.4.3 Hantera kostnader från leverantör Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) Registrering/s ortering Sekretess Anmärkning 9 Ordererkännande 2år* Lokalt Papper eller digitalt, förvaras i den form handlingen inkommer Nej Förvaras av enheten som gjort beställningen 9 Packsedlar 2år* Lokalt Papper eller digitalt, förvaras i den form handlingen inkommer Nej Förvaras av enheten som gjort beställningen Betalningsförslag, betalning av 9 leverantörsfakturor 2år* Centralt Papper/Digitalt 9 Rekvisitioner 10 år** Lokalt Digitalt Nej Upprättas i inköpssystemet och förvaras digitalt där i 10 år, lagkrav 2 år. 9 Räkningskopior 2år* Lokalt För närvarande ej aktuellt 9 Betalningspåminnelser - inkomna 2år* Lokalt Papper Nej Utbildningskansli 7 Bokföringsorder 10år* Centralt Digitalt, 7 Bokföringsunderlag 10år* Lokalt Nej * efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades ** inte nödvändigtvis kalenderår utan 10 år efter det att ansvarsfrihet för året beviljats Se bokföringsunderlag, hantering löpande ekonomiredovisning

26 2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) Ekonomiska händelser bokförda så att de kan 1 presenteras i registreringsordning Centralt Digitalt Ekonomiska händelser bokförda så att de kan 1 presenteras per redovisningsperiod i Centralt Digitalt systematisk ordning 4 Rättelseposter Centralt Digitalt Registrering/s ortering Sekretess Anmärkning 7 Kassadifferensrapporter 10år* Lokalt Papper Nej Förvaras där de upprättas 7 Kassarapporter/kassaredovisning 10år* Lokalt Papper Nej Förvaras där de upprättas 7 Kontantkassa redovisning 10år* Lokalt Papper Nej Fövaras där de upprättas 7 Handkassa, redovisning 10år* Lokalt Papper och digitalt Nej Utbildningskansliet 7 Utbetalningsorder 10år* Lokalt Papper och digitalt Nej Utbildningskansliet 7 Inbetalningsjournaler 10år* Centralt Digitalt 6 Kundreskontrajournaler per bokslutsdatum Centralt. Sparas lokalt i boksluten (Bokslutspärmen) Digitalt Nej Utbildningskansli Centralt. Sparas Leverantörsreskontrajournaler per 6 lokalt i boksluten bokslutsdatum (Bokslutspärmen) Digitalt Nej Utbildningskansli 6 Anläggningsregister Centralt. Sparas lokalt i boksluten (Bokslutspärmen) Digitalt 6 Register över inventarier per räkenskapsår Centralt Digital (GSLAB) Avskrivningsblad anläggning i 7 anläggningsregistret 10år** Centralt Digitalt 7 Kontoutdrag bankgiro/plusgiro 10år** Lokalt Papper Nej Nej Ej aktuellt, alla inventarier leasas av Kommunleasing. Förvaras där avstämning sker och dagrapporter upprättas 9 Underlag för inmatning i anläggningsregister 2år** Centralt fakturor. Lokalt Övriga bokningar Digitalt/Papper Nej Uppgifter om inventarier som ska utrangeras lämnas till Kommunleasing. 9 Lagerrapporter 2år** Lokalt Papper Nej Förvaras där rapporten upprättas