f\necronarkrver g//()

Transkript

1 f\necronarkrver ftjt VÄSTRA GÖTALANDSRECIONEN CÖTESORCS STAD Andreas Segerberg, O3l TJÄNSTEUTI,4,TANDE Dnr AN Utfiirdat ll Till Arkivnämnden Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut r Arkivnämnden beslutar enligt 8 $ arkivreglemente für Västra Götalandsregionen att fastställa gallringsfrister för ekonomi- och räkenskapsinformation som anges i detta tjänsteutlåtande g//() Beslutet skickas till Samtliga myndigheter i Västra Götalandsregionen Ärendet Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller ftirordning, krävs gallringsbeslut för att ft galha allmänna handlingar. För myndigheter i Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglemente delegerad till Regionarkivet. Gallring innebär avsiktlig och planmässig förstöring av allmânna handlingar eller uppgifter i enlighet med ett i ftirväg fattat myndighetsbeslut. Som gallring räknas även åtgärder som utförs med handlingarna och som ger upphov till: förlust av berydelsebärande data (informationsfödust), födust av möjliga sammanställningar, färlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet Atkivnryndighetför vâstra cötatandsreg onen och cöteborgs sta, Y W Rêgionark vet Box GÖTEBORG 8esöks- oc h leve ran s ad e s s : Otterhållegatan Göteborg Tel: Fax: E-post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se

2 Sida 2 av 3 It\n.LcroNARKrvEr Gallring fär enligt 3 $ arkivlagen (1990:782) endast ske under förutsämning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Gallring ska ske vid den tidpunkt eller efter den frist som fastställs av myndigheten. Vid fastställande av tidpunkt/frist ska uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: - föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, - tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut och - betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört. Detta fürslag till beslut innehåller allmänna gallringsregler, dvs. reglerna kan tillämpas av samtliga myndigheter och rör handlingar som kan förekomma inom olika verksamhetsområden. Beslutets omfattning Följande ekonomi- och räkenskapsinformation omfattas av detta beslut Ref.nr HandlingsryÞ BevaralGalJra Anmåirknins 001 Grund- och huvudbokftirine 002 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga Ítir att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirins 003 Systemdokumentation - de delar som inte är l0 årx nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirins 004 Behandlingshistorik - de delar som är nödvändiga fiir att presentera de ekonomiskahändelserna som srund-, huvud- och sidoordnad bokförins 005 Behandlingshistorik - de delar som inte är 10 årx nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokförins 006 De ekonomiska händelserna bokftirda så att de kan Fresenteras per redovisningsperiod i reskontror 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till 10 årx verifikationer 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse fiir att belysa verksamhetens ekonomiska ftirhållanden 009 Ekonomihandling som inre behövs ftjr att förstå 2 àr* verifikation 010 Underlag till deklaration och skattekontroll 1.7 ãr* avseende investeringsvaror 011 Handling som utgör undedag fiir skatterevision 0L2 Ovriga handlingar rörande skatteredovisning 013 Avstämningsdokument mellan bokftiringsled

3 R\-EcroNARKrvEr Ref.nr HandlinestvÞ BevaralGúlra o74 Avstämningsdokument av rutinmässig karaktär 2fu* och tillfillis betydelse 015 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse ot6 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utsör räkenskapsinformation o17 * Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som inte utgör räkenskapsinformation utgången au d t þølend r,år àå ràkenskapsåret aa luîades 2 ãr* Sida 3 av 3 Anmärknine Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns awikande bestämmelser om bevarande eller gallring ilag eller förordning eller i förskrifter som grundar sig på lag t.ex. ekonomi- och räkenskapsinformation som tillkommer i EU-projekt. Gallringbestämmelser för särskilt preciserade handlingstyper som finns i myndighetsspecifika gallringsbeslut utfärdade av arkivmyndigheten tillämpas framfor reglerna i detta förslag. Gallringsbeslutet gäller Ítir handlingar som inkommer eller upprättas från och med Beslutet gäller för arkiv hos samtliga förvaltningar, bolag och stiftelser i Västra Götalandsregionen oavsett om man tillämpar lag om kommunal redovisning (I 997 : 6 t 4) eller B okfijri ngslag (l 999 : I 07 8). Beslutets tillämpning Myndigheten ska senast vid 2Ol7 års utgång dokumentera tillämpningen av gallringsreglerna i myndighetens dokumenthanteringsplan. Under en övergångsperiod får myndigheten dokumentera tillämpningen i en särskild beslutsserie. Av tillämpningsbeslutet ska namn på handlingstyper och gallringsfrist fiir varje handlingstyp framgâ'' För att beskriva vilka typer av handlingar som kan komma ifrå,gaf& galhing, och ftir att underlätta tillämpningen av detta förslag till beslut, redovisas ibrlaga till detta beslut exempel på ekonomi- och räkenskapsinformation som kan komma ifúrga för gollring. Förstöring av ursprungliga handlingar efter överftiring till annan databärarc kräver normalt särskilda generella gallringsbeslut från Regionarkivet. Det gäller t.ex. vid bildfångst (skanning) eller urskrift av upptagningar för automatiserad behandling på pappef.

4 It\-ECroNARKrvEr BILAGA 001 Grund- och huvudbokfriring Ekonomiska händelser bokftirda så att de kan presenteras i resistrerinesordnine Ekonomiska händelser bokftirda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordnins 002 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga ftir att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirinq Instruktioner om redovisninssorincioer Kontoplaner med kodftirteckningar Samlingsplan Bokföringsöversikt Värderingsnormer 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändigaför att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftjring. Instruktioner och program till kassaapparater eller motsvarande oo4 Behandlingshistorik - de delar som är nödvändiga ftir att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bol*iring. Rättelsepost 005 Behandlingshistorik - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvudoch sidoordnad bokftirine. * efta utgången aa då

5 R\-Ec ronarkrver 006 De ekonomiska händelserna bokftjrda så att de kan presenteras Þer redovisningsperiod i reskontror Kundreskontrajournaler per bokslutsdatum Leverantörsreskontra journaler per bokslutsdatum Anläggningsregister Register över inventarier per räkenskapsår 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer A.vräkningsnotor Beställningar - inkomna/utgående Beställningserkännande/bekräftelse - utsående Betalningar Bokftiringsorder Bokftiringsunderlag Checkkopior som biläggs verifikation Följesedlar - hänvisning på fakturan Handkassa, redovisning Inbetalningsiournaler Kassadifferensrapporter Kassarappotter/kassaredovis ning Kontantkassa - redovisning Kontantredovisningar, kassabehållning Kontantkvitton Kontoutdrag - bankgiro/plusgiro Kontoutdrag - skattekonto Kundfakturor Leverantörsfakturor Nedskrivning av kundfordran Ordererkännanden - utgående Utbetalnings journaler Ärsavgiftskvitton Avskrivningsblad/register/motsv Autogiromedgivande Betalningskontrollhandlingar - avslutade inkassoärenden Kreditprövningshandlingar * efta utgången a! det þ,alend rår d,å ràkenskapsåret

6 It\n.EGroNARKrvEr 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse Ítir att belysa verksamhetens ekonomiska ftirhållanden Regleringsbrev Beslutshandlingar Handlingar rörande lån Investeringar 009 Ekonomihandling som inte behövs för att Ítirstå verifikation Internfaktura Beställ ningsbekräftelse Bilagor till inkomstverifi kationer Fakturakopior Fraktsedlar Följesedlar, om faktura komplett Ordererkännande Packsedlar Betalningsfü rslag, betalning av leverantörsfakturor Biliettstammar Checkstammar/Checktalonger Clearinglistor (debitering och krediterine) Debiteringsundedag Faktureringsunderlag Kopieringsmaskin-rapportkort Kvittenser avseende matkuponger Kvittenskopior Kvittenslistor/- j ournaler/-böcker Körorder/körbeställni ngar Rekvisitioner Räkningskopior Undedag för makulering och nedskrivnins av kundfakturor Utbetalningslista - bankgiro plusgiro Utbetalningsuppdrag, kopior Underlag för inmatning i anlässninssresister Lagerrapporter Inventeringslista/rapport - tillfällig Reklamationer Kravbrev 2 ãr* Betalningspåminnelser Handlingar i Inkassoärenden * utgången aa auslufød s

7 f\negronarkrvrr 010 Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror t7 âft 011 Handling som utgör undedag för skatterevision Bilersättningar Körjournaler Kassarapporter Konrantftirsälining Kvitton or2 Ovriga handlingar rörande skatteredovisning Momsrekvisition Deklaration och kontrolluppgift - kopia av undertecknad blankett/kvitto elekronisk sisnatur Underlag till deklaration och kontrolluopeift 013 Avstämningsdokument mellan bokftiringsled ot4 Avst?imningsdokument av rutinmåíssig karaktär och tillfiillig betydelse Avstämningar - kvartalsvisa für betalningsvägar Avstämningar - månatliga för balansoch resultatkonton Avstämningar - månatliga för betalningsvägar 2 ãr* Kassaavstämningar Kontoavstämningar * utgången aa räk ens kapúru aus I utades

8 It\-ECroNARKrvEr wæ 015 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse.arsredovisning och specifi kation till årsredovisning m or6 Koncernredovisning Bolagsstyrningsrapport Delårsrapport - publicerad -,4,rsbokslut med resultat- och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentation.a.rsbokslut och huvudbokssammandrag Balansräkning ar, fuli ga Resul taträknin gar, äúi ga Artikelförteckning Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som utgör räkenskaþsinformation Inventeringslista/rapport - årssammanställnins Inventeri ngsprotokoll Inventeringslista/rapport - årssammanställninq Kassationslista - årssammanställning Lagedistor till bokslut o17 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som inte utgör räkenskaþsinformation Balansräkning ar, mânatliga Bokslutsrapport, periodisk Delårsrapporter med specifikation - ej publicerade Kvartalsrapporter Månadsrapporter Resultaträknin gar, mänaúiga 2ãÈ x efta utg,ången au det þalendaår d,å ràkenskaþåret aaslutades