Tillämpningsbeslut av arkivnämndens generella gallringsbeslut angående ekonomi- och räkenskapsinformation

Transkript

1 Tjänsteutlåtande till Fastighetsnämnden diarienummer 1312/17 Avdelningen för verksamhetsstyrning Elisabeth Mårdbrink telefon e-post: Tillämpningsbeslut av arkivnämndens generella gallringsbeslut angående ekonomi- och räkenskapsinformation Förslag till beslut Fastighetsnämnden föreslås besluta att Sammanfattning tillämpa Arkivnämndens gallringsbeslut (AN 0194/16) angående gallring av ekonomi- och räkenskapsinformation. Beslutet gäller retroaktivt från 1 januari Arkivnämnden beslutade den 27 maj 2015 om nya Riktlinjer till arkivreglemente avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar. Enligt beslutet upphävs samtliga befintliga gallringsbeslut/dokumenthanteringsplaner från och med den 1 januari Detta innebär att alla handlingar som är inkomna eller upprättade från och med den 1 januari 2016 måste omfattas av helt nya gallringsbeslut, tillämpningsföreskrifter samt hanteringsanvisningar för att kunna gallras. Arkivnämnden har fattat generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Göteborgs stad. För att arkivnämndens beslut ska vara giltiga krävs att fastighetskontoret har ett tillämpningsbeslut för gallring. Tillämpningsbesluten ska fattas av nämnden. Ärendet Arkivnämnden har tagit beslut om nya riktlinjer avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar för Göteborgs Stad (Processorienterad informationsredovisning). Vid detta tillfälle beslutades även att samtliga då gällande gallringsbeslut och dokumenthanteringsplaner skulle upphöra att gälla per Från och med infördes en ny modell för gallringsbeslut. Det finns två olika typer av gallringsbeslut Generella gallringsbeslut som utfärdas av regionarkivet. De generella gallringsbesluten ska fastställas av respektive myndighets nämnd/styrelse. Myndighetsspecifika gallringsbeslut som initieras av respektive förvaltning och utfärdas av regionarkivet. Regionarkivet har tidigare tagit fram tre generella gallringsbeslut avseende gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, gallring av pappersoriginal efter skanning samt gallring av e-postloggar, transaktionsloggar i Lotus Notes. Fastighetsnämnden beslutade att tillämpa de tre gallringsbesluten. Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande dnr 1312/17 1 (3)

2 Nya dokumenthanteringsplaner ska tas fram senast Dessa kommer inte längre att beslutas av regionarkivet utan de fastställs av berörd myndighets nämnd/styrelse. Dokumenthanteringsplanerna utgår från klassificeringsstrukturen och ska uppdateras kontinuerligt. Arkivnämnden har tagit ett Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för Göteborgs Stad, Dnr AN-0194/16. I beslutet fastställs vilka gallringsfrister som gäller för ekonomi- och räkenskapsinformation. Beslutet gäller för handlingar som inkommer eller upprättas från och med Stadsledningskontoret har i samarbete med intraservice och representanter från stadsdels- och fackförvaltningarna tagit fram dokument över handlingstyper och beskrivning över typer av handlingar som omfattas av det generella gallringsbeslutet. Fastighetskontoret föreslår en längre gallringsfrist vad gäller investeringsverifikationer. Investeringsprojekt pågår ofta över lång tid och det är viktigt att spara informationen dels för den egna styrningen och kontrollen, dels för att möjliggöra allmänhetens insyn. Utöver ovan nämnda beslut krävs att varje nämnd som enskild myndighet tar beslut om gallring avseende ekonomi- och räkenskapsinformation (se bilaga 2). I bilaga 2 redovisas de handlingstyper som omfattas av det generella gallringsbeslutet. Under varje handlingstyp redovisas de handlingar som kan komma ifråga för gallring. Gallringstiderna utgör miniminivåer. Gallring innebär avsiktlig förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut. Gallring ska ske vid den tidpunkt eller den frist som fastställs av förvaltningen. Tillämpningsbesluten omfattar hela fastighetskontorets verksamhet och gallringsbesluten ska tillämpas från och med Besluten gäller för handlingar som inkommer eller upprättas från och med Enligt Arkivnämndens generella gallringbeslut ska fastighetsnämnden dokumentera den praktiska tillämpningen av beslutet i en dokumenthanteringsplan. Arbetet med att ta fram en dokumenthanteringsplan pågår och kommer att färdigställas under året. Kontoret föreslår att fastighetsnämnden beslutar att godkänna fastighetskontorets förslag till tillämpningsbeslut gällande gallring av ekonomi- och räkenskapsinformation. Överväganden Idag finns inte något gallringsbeslut avseende ekonomi- och räkenskapshandlingar då arkivnämnden har beslutat att samtliga dokumenthanteringsplaner/gallringsbeslut ska upphävas och inte längre är giltiga efter Ett gallringsbeslut behövs för att handlingar avseende ekonomi- och räkenskapsinformation inte ska omfatta oöverstigliga mängder. För att kunna gallra krävs gallringsbeslut att fastighetsnämnden beslutar att tillämpa arkivnämndens generella gallringsbeslut. Genom att tillämpa gallringsbeslutet åsidosätt inte kraven enligt 3 arkivlagen (1990:782) att gallring endast får ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande dnr 1312/17 2 (3)

3 Bilagor Bilaga 1. Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Göteborgs stad Bilaga 2. Handlingstyper och beskrivning över typer av handlingar Martin Öbo Tf Fastighetsdirektör Peter Kim Avdelningschef Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande dnr 1312/17 3 (3)

4 Handlingstyper Bilaga 1 inkl exempel på handlingar Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra 001 Grund- och huvudbokföring Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras i Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning 002 Systemdokumentation de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad Bokföringsöversikter Instruktioner om redovisningsprinciper Kodförteckningar Kontoplaner Samlingsplaner Värderingsnormer 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och Instruktioner och program till kassaapparater eller motsvarande 004 Behandlingshistorik de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad 004 Rättelseposter 005 Behandlingshistorik de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring. 006 De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror 006 Anläggningsregister 006 Kundreskontrajournaler per bokslutsdatum 006 Leverantörsreskontrajournaler per bokslutsdatum 006 Register över inventarier per räkenskapsår 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer, ** 007 Autogiromedgivande 007 Avskrivningsblad anläggning i anläggningsregistret 007 Beställningar utgående 007 Beställningserkännande/bekräftelse utgående 007 Betalningskontrollhandlingar ex avslutade inkassoärenden 007 Bokföringsorder 007 Bokföringsunderlag 007 Följesedlar hänvisning på fakturan 007 Handkassa, redovisning 007 Inbetalningar till kundreskontra 007 Inbetalningsjournaler 007 Kassadifferensrapporter 007 Kassarapporter/kassaredovisning 007 Kontantkassa redovisning 007 Kontoutdrag bankgiro/plusgiro 007 Kontoutdrag från E-redovisning 007 Kontoutdrag skattekonto 007 Kundfakturor 007 Leverantörsfakturor 007 Nedskrivning av kundfordran 007 Utbetalningar från levreskontra 007 Utbetalningsjournaler

5 Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra 007 Utbetalningsorder 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden Investeringar 009 Ekonomihandling som inte behövs för att förstå verifikation 2 år* 009 Beställningsbekräftelse Winst 009 Betalningsförslag, betalning av leverantörsfakturor 009 Betalningspåminnelser 009 Debiteringsunderlag 009 Faktureringsundelag 009 Fraktsedlar/Följesedlar, om faktura komplett 009 Handlingar i inkassoärenden 009 Inventeringslista/rapport tillfällig 009 Kravbrev 009 Lagerrapporter 009 Ordererkännande 009 Packsedlar 009 Reklamationer 009 Rekvisitioner 009 Räkningskopior 009 Underlag för inmatning i anläggningsregister 009 Underlag för makulering och nedskrivning av kundfakturor 010 Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror 17 år* 011 Handling som utgör underlag för skatterevision 011 Handling som utgör underlag för skatterevision 011 Handlingar rörande Kontantförsäljning 011 Kassarapporter 011 Kvitton 011 Körjournaler 012 Övriga handlingar rörande skatteredovisning 012 Deklaration och kontrolluppgift kopia av undertecknad blankett/kvitto elektronisk signatur 012 Momsrekvisition 012 Fastighetsdeklarationer - kopia 012 Beslut om fastighetstaxering 012 Underlag till deklaration och kontrolluppgift 013 Avstämningsdokument mellan bokföringsled 014 Avstämningsdokument av rutinmässig karaktär och tillfällig betydelse 2 år* 014 Avstämningar betalningsvägar 014 Kassaavstämningar 014 Kontoavstämningar 015 Ekonomisk rapport / redovisning / sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse 015 Balansräkningar, årliga 015 Delårsrapport 015 Koncernredovisning 015 Resultaträkningar, årliga 015 Årsbokslut med resultat- och balansräkningar inklusive 015 Årsbokslut och huvudbokssammandrag 015 Årsredovisning och specifikation till årsredovisning 016 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som utgör räkenskapsinformation

6 Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra 016 Inventeringslista/rapport årssammanställning 016 Inventeringsprotokoll 016 Inventeringslista/rapport årssammanställning 016 Kassationslista Lager årssammanställning 016 Lagerlistor till bokslut 017 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som inte utgör 2 år* räkenskapsinformation 017 Balansräkningar, månatliga 017 Bokslutsrapport, periodisk 017 Delårsrapporter med specifikation Kvartalsrapporter 017 Månadsrapporter 017 Resultaträkningar, månatliga * efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades ** Verifikationer avseende investeringar 20 år

7 ,Eq ARKTvNÄvrNonN lor Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad PROTOKOLL (nr 2) Sammanträdesdatum $21 Dnr AN Generellt gallringsbeslut für ekonomi- och räkenskapsinformation ftir myndigheter i Göteborgs Stad HANDLING Tj åinsteutlåtande daterat l I INFORMATION Arkivarie Bodil Fredriksson lämnar kompletterande information i ärendet. BESLUT Arkivnämnden beslutar enligt I $ arkivreglemente ftir Göteborgs Stad att fastställa gallringsfrister für ekonomi- och rifüenskapsinformation som anges i detta tjänsteutlåtande. Sänds till Samtliga myndigheter inom Göteborgs Stad

8 f\negronarkrver röt VÄSTRAGÖTALANDSRECIONCN * COTTSORCS STAD Andreæ Segerberg, andreæ.segerberg@arkivnamnden. goteborg. se UÄNSTEUTLÅTANDE Utfärdat II Dnr AN Till Arkivnämnden Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation för myndigheter i Göteborgs Stad Förslag till beslut Arkivnämnden beslutar enligt 8 $ arkivreglemente för Göteborgs Stad att fastställa gallringsfrister för ekonomi- och räkenskapsinformation som anges i detta tjänsteutlåtande REGION Torgén Förvaltningschef /17 Øru Beslutet skickas till Samtliga myndigheter i Göteborgs Stad.. lrendet Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att Ë galln allmänna handlingar. För myndigheter i Göteborgs Stad är beslutanderätten genom arkivreglemente delegerad till Regionarkivet. Gallring innebär avsiktlig och planmässig ftirstörin g av allmänna handlingar eller uppgifter i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut. Som gallring räknas även åtgärder som utförs med handlingarna och som ger upphov till: förlust av betydelsebärande data (informationsfürlust), födust av möjliga sammanställningar, födust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Aùivmyndighet för Västra Götatandsreg onenocl, Göfeöorgs Sfa, Y W Regionarkivet Box GOTEBORG 8esöks- och levennsadrcss: Otterhällegatan Göteborg Tel: Fax: E-post: arkivnamnden@arkivnamnden. goteborg.se

9 Sida 2 av 3 R\n.ECroNARKrvEr Gallring år enligt 3 $ arkivlagen (1990:782) endast ske under fürutsätming att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, fürvaltning och forskning. Gallring ska ske vid den tidpunkt eller efter den frist som fastställs av myndigheten. Vid fastsrällande av tidpunkt/frist ska uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: - föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutfürts, - tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut och - betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört. Detta förslag till beslut innehåller allmänna gallringsregler, dvs. reglerna kan tillämpas av samtliga myndigheter och rör handlingar som kan förekomma inom olika verksamhetsområden. Beslutets omfattning Följande ekonomi- och räkenskapsinformation omfattas av detta beslut 001 Grund- och huvudbokftiring oo2 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga ftir att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirins 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokförins 004 Behandlingshisrorik - de delar som är nödvändiga fiir att presentera de ekonomiskahändelserna som qrund-, huvud- och sidoordnad bokftiring 00t Behandlingshistorik - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirins 006 De ekonomiska händelserna bokftirda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska ftirhållanden 009 Ekonomihandling som inte behövs ftir att fürstå verifikation 010 Undedag till deklaration och skattekontroll avseende investeri ngsvaror 011 Handling som utgör undedag ftir skatterevision 2 är* 17 âr* 0t2 óvriga handlingar rörande skatteredovisning 0r3 Avstämningsdokument mellan bokföringsled

10 Ir\ RECIONARK VET Ref.nr Handlinsswp 0r4 Avstämningsdokument av rutinmdssig karaktär och tillfällis betydelse 015 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse 016 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utgör räkenskaþsinformation orl Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som inte utgör räkenskapsinformation * efter utg,ången au det kalender,år d,å rcikenskapsåret BevantGallra 2 ãr* 2 ãr* Sida 3 av 3 Ânmåirknine Reglerna i detta beslur gäller inte om det finns awikande bestämmelser om bevarande eller gallrin g i lag eller förordning eller i färskrifter som grundar sig på lag t.ex. ekonomi- och räkenskapsinformation som tillkommer i EU-projekt. Gallringbestämmelser för särskilt preciserade handlingstyper som finns i myndighetsspecifika gallringsbeslut udärdade av arkivmyndigheten tillämpas framför reglerna i detta ftirslag. Gallringsbesluter gäller för handlingar som inkommer eller upprättas från och med 20r6-ot-or. Beslutet gäller för arkiv hos samtliga fürvaltningar, bolag och stiftelser i Göteborgs Stad oavsett om man tillämpar lag om kommunal redovisning (1997:614) eller Bokföringsl ag (1999 : lo7 8). Beslutets tillämpning Myndigheten ska senast vid 2OI7 års utgång dokumentera tillämpningen av gallringsreglerna i myndighetens dokumenthanteringsplan. Under en övergångsperiod får myndigheten dokumentera tillämpningen i en särskild beslutsserie. Av tillämpningsbesluret ska namn på handlingstyper och gallringsfrist för varje handlingstyp framgâ.. För att beskriva vilka typer av handlingar som kan komma ifrå'ga för gallring, och för art underlätta tillämpningen av detta förslag till beslut, redovisas i bilaga till detta beslut exempel på ekonomi- och räkenskapsinformation som kan komma ifrårga för gallring. Förstöring av ursprungliga handlingar efter överföring till annan databärare kräver normalt särskilda generella gallringsbeslut från Regionarkivet. Det gäller t.ex. vid bildfångst (skanning) eller utskrift av upptagningar för automatiserad behandling på pappef.

11 f\necronarkrver BILAGA 001 Grund- och huvudbokftiring Ekonomiska händelser bokftirda så att de kan presenteras i resistrerinssordnins Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning 002 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga för att ptesentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftirinq Instruktioner om redovisninssorincioer Kontoplaner med kodförteckningar Samlingsplan Bokföringsöversikt Värderingsnormer 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändiga föt att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokfrjring. Instruktioner och program till kassaapparater eller motsvarande 004 Behandlingshistorik - de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokftiring. Rättelsepost 00t Behandlingshistorik - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvudoch sidoordnad bokförins. * efta øtgången aa å aaslutades

12 R\-ECroNARKrvrr 006 De ekonomiska händelserna bokftirda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror Kundreskontrajournaler per bokslutsdatum Leverantörsreskontra j ournaler per bokslutsdatum Anläggningsregister Register över inventarier per râkenskapsår 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer Avräkningsnotor Beställningar - inkomna/utgående Beställn ingserkännande/bekräftelse - utsående Betalningar Bokföringsorder Bokßringsundedag Checkkopior som biläggs verifi kation Följesedlar - hänvisning på fakturan Handkassa, redovisning Inbetalningsjournaler Kassadifferensrapporter Kassarappotter/kassaredovisning Kontantkassa - redovisning Kontantredovisningar, kassabehållning Kontantkvitton Kontoutdrag - bankgiro/plusgiro Kontoutdrag - skattekonto Kundfakturor Leverantörsfakturor Nedskrivning av kundfordran Ordererkännanden - utgående Utbetalnings journaler Ä.rsavgiftskvitton Avskrivningsblad/register/motsv Autogiromedgivande Betalningskontrollhandlingar - avslutade inkassoärenden Kreditprövningshandl i ngar * efter utg,ången au d t þ.alend rår d,å räken:haps,året

13 I(\n.ECroNARKrvEr 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden Regleringsbrev re Beslutshandlingar Handlingar rörande lån Investeringar 009 Ekonomihandling som inte behövs för att förstå verifikation Internfaktura Beställ ni ngsbekräftelse Bilagor till inkomstverifi kationer Fakturakopior Fraktsedlar Följesedlar, om faktura komplett Ordererkännande Packsedlar Betalnings{tirslag, betalning av leverantörsfakturor Biljettstammar Checkstammar/Checktalonger Clearinglistor (debitering och kreditering) Debiteringsunderlag Faktureringsundedag Kopieringsmaski n-rapportkort Kvittenser avseende matkuponger Kvittenskopior Kvi ttenslistor/-journaler/-böcker Körorder/körbeställni ngar Rekvisitioner Räkningskopior Underlag för makulering och nedskrivning av kundfakturor Utbetalningslista - bankgiro plusgiro Utbetalningsuppdrag, kopror Underlag för inmatning i anläggninqsregister Lagerrapporter Inventeringslista/rapport - tillfällig Reklamationer Kravbrev 2ã# Betalni ngspåminnelser Handlingar i Inkassoärenden * efter utg,ången aa d t þalend r,år d,â. raâenskaps,året aash/tddes ffi

14 R\-EcroNARKrvEr 010 Undedag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror t7 âû 011 Handling som utgör undedag för skatterevision Bilersättningar Körjournaler Kassarapporter Kontantförsäl jning Kvitton 0r2 Ovriga handlingar rörande skatteredovisning Momsrekvisition Deklaration och kontrolluppgift - kopia av undertecknad blankett/kvitto elektronisk sisnatur Undedag till deklaration och kontrolluooeift or3 Avstämningsdokument mellan bokftiringsled ot4 Avstämningsdokument av rurinmässig karaktär och tillfällig betydelse Avstämningar - kvartalsvisa för betalningsvägar Avstämningar - månatliga för balansoch resultatkonton Avstämningar - månatliga für betalningsvägar Kassaavstämningar 2ã$ Kontoavstämningar * utgången aa det aailutade

15 It\n.EcroNARK ver 015 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som utgör räkenskapsinformation och åir av särskild betydelse,a,rsredovisning och specifikation till årsredovisning Koncernredovisning Bolagsstyrningsrâpport Delårsrapport - publicerad,{rsbokslut med resultat- och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentarion Ärsbokslut och huvudbokssammandrag Balansräkni ng x, FLrli ga Resultaträknin gar, ãdi ga Artikelförteckning or6 Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanstdllning som utgör räkenskaþsinformation Inventeringslista/rapport årssammanställning Inventeri ngsprotokoll Inventeringsl ista/rapport - årssammanställning Kassationslista - årssammanställning Lagedistor till bokslut oil Ekonomisk rapporthedovis ning/ sammanställning som inte utgör räkenskapsinformation Balansräkning at, mãnatli ga Bokslutsrapport, periodisk 2 ãr* Delårsrapporter med specifikâtion - ej publicerade Kvartalsrapporter Månadsrapporter Resultatrliknin gar, mânatli ga * utgången aa det þalend rår då rakenskaþsåret aarliltdd.er