Avtal. Avtal Upphandlingen Löneförmedling - tjänst Dnr: EL Upphandlingen Löneförmedling - tjänst

Transkript

1 Avtal Avseende Mellan beställare och leverantör är följande avtal upprättat Beställare Leverantör Eskilstuna kommun Konsult och uppdrag Eskilstuna Org.nr: Org.nr: Datum: Rev datum: Upphandlingsenheten

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING AVTALSVILLKOR ALLMÄNT Leverantörens uppdrag Beställarens åtaganden Avtalshandlingar Beställarens ombud Leverantörens ombud Överlåtelse av avtal Ändringar under avtalstiden UTFÖRANDE Allmänt Filöverföring Betalningsinformation Utbetalning Lönespecifikation Reklamation TIDER Avtalstid Option Deltider ANSVAR Försäkringar Leverantörens ansvar för dröjsmål och fel Beställarens ansvar för dröjsmål och fel EKONOMI Ersättning Betalning Fakturering Ränta Prisreglering HÄVANDE Beställarens rätt till hävning Leverantörens rätt till hävning TVIST ÖVRIGA VILLKOR Elektronisk handel Begränsning av marknadsföringsrätt Antidiskrimineringsklausul Kollektivavtal Intrång Viljeinriktning AVTALETS IKRAFTTRÄDANDE Sida 2 (11)

3 AVTALSVILLKOR 1 ALLMÄNT 1.1 Leverantörens uppdrag Leverantörens uppdrag är att överföra löner och andra arvoden till beställarens löntagare till respektives konto. Överföring sker 3 gånger per månad, en huvudutbetalning och två delutbetalningar. Löntagare omfattar även andra arvodesberättigade medarbetare och ett fåtal kunder (ex Sörmlands läns vårdförbund) Orientering om uppdraget Leverantören åtar sig att: ta emot underlag för utbetalning av löner och andra ersättningar till beställarens löntagare, samt överföra dessa belopp till löntagarens bankkonto, oberoende av bank. i de fall beställarens löntagare saknar konto i bank, verkställa utbetalning med hjälp av en kontantutbetalningshandling. Beställare ska i dessa fall tillhandahålla namn och adress till löntagaren. tillhandahålla löntagare uppgift om lön, s.k. lönespecifikation. Detta gäller endast i de fall som beställaren önskar att en lönespecifikation ska tillhandahållas. överföra utbetalning till löntagare i/till utlandet (utländskt personnummer kan förekomma). utan extra kostnad tillhandhålla bokföringsunderlag. Utformning av bokföringsunderlag ska ske enligt överenskommelse mellan parterna Första månaden mellan och omfattas uppdraget endast av planering av uppdraget och utförande av erforderliga tester inför skarpt läge. Första verkliga utbetalningen sker inte förrän efter , då tidigare avtal har upphört. Beställaren garanterar inga mängder och har rätt att ändra mängder under pågående avtalstid utan förändrade priser. 1.2 Beställarens åtaganden Beställaren åtar sig att: ha erforderliga medel på överenskommet konto, tillgängliga för utbetalning lämna betalningsinformation enligt överenskommelse mellan parterna inledningsvis tillhandahålla erforderligt testmaterial lämna den information som krävs för att uppdrag och instruktioner ska kunna fullgöras enligt överenskommet sätt. Sida 3 (11)

4 1.3 Avtalshandlingar * Gällande handlingar som inte bifogas förfrågningsunderlaget 1 Detta Avtal, daterat , reviderat 2 * Protokoll från Avtalsgenomgång daterat 3 Förfrågningsunderlag mm.1 * Kompletterande förfrågningsunderlag, KFU nr... daterad(e)... och lämnade före anbudets avgivande..2 Anbudsförfrågan daterad * Anbud mm.1 * Anbud daterat.2 * Anbudskomplettering(ar) daterad(e) Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: E-handel Biz Talk Pris Om i avtalshandlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, inbördes i ovan angiven ordning. 1.4 Beställarens ombud Namn: Anneli Johansson Telefon: E-post: anneli.johansson18@eskilstuna.se 1.41 Beställarens kontaktperson Namn: Anna Berezniak / Jan-Erik Wädel Telefon: (samma nummer för båda) E-post: anna.berezniak@eskilstuna.se / jan-erik.wadel@eskilstuna.se 1.5 Leverantörens ombud Namn: Telefon: E-post: 1.51 Leverantörens kontaktperson Namn: Telefon: E-post: Sida 4 (11)

5 1.6 Överlåtelse av avtal Överlåtelse av avtal får inte ske utan den andra partens skriftliga medgivande. 1.7 Ändringar under avtalstiden Ändringar och tillägg av avtalsvillkoren under avtalstiden, ska ske skriftligen och i överenskommelse mellan parterna. Om överenskommelser ej kan nås mellan parterna gäller avtalet med oförändrade villkor. Part är skyldig att skriftligen upplysa motpart om adress på detta avtals försättsblad (framsida), ombud eller kontaktperson ej längre är aktuell, samt meddela ny adress, nytt ombud och ny kontaktperson. 2 UTFÖRANDE 2.1 Allmänt Överföringen ska ske i enlighet med den betalningsinformation beställaren har lämnat. Inledningsvis, dvs före första utbetalningen, ska ett test genomföras. Testets utformning ska ske i överenskommelse mellan parterna. Leverantören har inte rätt att, utan löntagarens skriftliga godkännande, göra uttag eller återdragning av överföring från dennes bankkonto. Leverantör har rätt att lagra lämnad information i register hos leverantör eller underleverantör. 2.2 Filöverföring Filöverföring från Beställaren sker via verktyget BizTalk och enligt de förutsättningar som anges i Bilaga 2 BizTalk. I övrigt sker filöverföringen enligt överenskommelse mellan parterna. Krävs det tredje parts komponent för integrering i BizTalk gällande kryptering, signering eller filöverföring för att uppfylla Leverantörens krav på filöverföring, bekostar Leverantören denna komponent och det arbete som beställaren lägger ner i samband med integrering i BizTalk. Gällande tredje parts komponenter åsyftas inte möjlighet till användandet av annat verktyg för filöverföring. Sida 5 (11)

6 2.3 Betalningsinformation Utformningen av betalningsinformationen ska fastställas i överenskommelse mellan parterna. 2.4 Utbetalning Betalningsinformation kan bestå av följande alternativ: 1. Namn, adress och personnummer på löntagaren, samt belopp och utbetalningsdag. Detta alternativ används när leverantören är registerhållare 2. Clearing- och kontonummer, belopp och utbetalningsdag. Detta alternativ används när beställaren är registerhållare. Huvudutbetalningen sker normalt alltid den 27:e i varje månad, såvida denna dag inte inträffar på en lördag eller helgdag. Då sker löneutbetalningen sista arbetsdag före lördag eller helgdag. Undantaget är december månad. Då gäller att utbetalning sker sista arbetsdag före julafton (24:e december). Del-utbetalningar sker normalt två gånger per månad, så att betalningarna totalt sett blir relativt jämnt fördelade. Datum för delbetalningarna kan variera från månad till månad. 2.5 Lönespecifikation Leverantören ska tillhandahålla lönespecifikation oavsett beloppet på specifikationen. Detta innebär att leverantören är skyldig att tillhandahålla lönespecifikation även om beloppet är angivet till 0kr. Lönespecifikation ska tillhandahållas i pappersform och delas ut till betalningsmottagare per post. 2.6 Reklamation 3 TIDER 3.1 Avtalstid 3.2 Option Reklamation avseende tjänst enligt detta avtal ska meddelas skriftligen. Avtalstiden är från och med till och med Se även sista stycket under punkt Avtalstiden kan förlängas att gälla ytterligare ett år i taget, två gånger, till och med Om Beställaren önskar nyttja optionen om förlängning av avtalstiden, kallar han till förhandling innan avtalstidens utgång och överenskommelse ska ha träffats innan avtalets upphörande. Sida 6 (11)

7 3.3 Deltider 4 ANSVAR Erforderliga medel Beställaren ska ha erforderliga medel tillgängliga för utbetalning senast kl 11:00, en (1) bankdag före löneutbetalningsdagen. Klockslaget 11:00 gäller som stopptid, även om beställaren väljer att sätta in erforderliga medel tidigare. Betalningsinformation Betalningsinformation ska vara leverantören tillhanda senast kl 17, tre (3) arbetsdagar före löneutbetalningsdagen. Utbetalning Utbetalning av löner och andra ersättningar till beställarens löntagare, ska senast på löneutbetalningsdagen ha överförts till löntagarens bankkonto, oberoende av bank. Lönespecifikation Uppgift om lön, s.k. Lönespecifikation ska vara löntagare tillhanda senast dag före utbetalningsdag. 4.1 Försäkringar Leverantören ska under hela avtalstiden teckna och vidmakthålla för uppdraget lämplig ansvarsförsäkring. Leverantören ska på begäran av beställaren tillhandahålla kopia av giltigt försäkringsbevis. 4.2 Leverantörens ansvar för dröjsmål och fel Om leverantören inte uppfyller sina åtaganden enligt detta avtal, svarar leverantören för den skada som uppkommit till följd härav, intill ett belopp om max kr (femhundra tusen SEK), per löneutbetalningstillfälle. I de fall leverantören tagit ut lönebelopp, men ej utfört löneutbetalning, och beställaren därför själv verkställt utbetalningen, ska leverantören återbetala de lyfta lönebeloppen. Innan beställaren själv verkställer löneutbetalning, åtar sig beställaren att skriftligen meddela leverantören detta Begränsningar av leverantörens ansvar Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på avbrott i linjeförbindelse, elförsörjning eller annat driftsavbrott, svensk eller utländskt myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Föreligger hinder för leverantören att verkställa betalning eller att vidta annan åtgärd på grund av omständighet som anges i första stycket, får åtgärden skjutas upp till dess hindret har upphört. Sida 7 (11)

8 4.3 Beställarens ansvar för dröjsmål och fel Om beställaren inte på avtalad tid ställer erforderliga medel till leverantörens förfogande, har leverantören rätt att avstå från att verkställa utbetalning till dess erforderliga medel finns tillgängliga. Om leverantören ändå verkställer utbetalning genom att förskottera medel, har leverantören ej rätt till ersättning eller ränta på det förskotterade beloppet och ersättningar. Leverantören har dock rätt till ersättning för leverantörens övriga kostnader i samband med utbetalning genom förskotterade medel. Om leverantören finner att betalningsinformation är behäftad med sådant fel att en korrekt databehandling inte är möjlig, ska beställaren leverera en ny. Leverantören har rätt att vänta med att verkställa utbetalning till dess leverantören erhållit korrekt betalningsinformation. Beställaren svarar ensam för skada till följd av att betalningsinformation överlämnas vid en för sen tidpunkt eller om det är behäftat med sådant fel att en korrekt databehandling inte är möjlig. 5 EKONOMI 5.1 Ersättning 5.2 Betalning 5.21 Förskott Ersättningen för uppdraget är enligt Bilaga 3 Pris, daterad 2012-MM-DD Angiven ersättning i Bilaga 3 Pris är fast pris där allt i samband med efterfrågade tjänster enligt detta avtal ingår. Betalning sker en gång per månad och endast mot specificerad och godkänd faktura. Betalning av fakturor sker 30 dagar netto efter erhållen faktura. Förskott beviljas ej. 5.3 Fakturering Faktureringsavgift, expeditionsavgift, andra kostnader eller dylikt godkännes inte. På Beställarens begäran ska verifikationsunderlag till faktura tas fram. Fakturering ska ske elektroniskt, se Bilaga E-handel. Referens enligt överenskommelse mellan parterna ska anges på fakturorna. Fakturering får inte överlåtas på tredje part, utan beställaren skriftliga godkännande. Sida 8 (11)

9 5.4 Ränta Leverantören har ej rätt till dröjsmålsränta för ofullständiga eller felaktigt adresserade fakturor. Om beställaren överför medel för löneutbetalningar tidigare än en (1) bankdag innan utbetalningsdagen, erhåller kommunen ränta enligt avtal from insättningsdagen. 5.5 Prisreglering Avtalat pris ska ändras med hänsyn till dels kostnadsändringar på grund av myndighets åtgärd, dels kostnadsändring som är förorsakad av krig eller annat krisförhållande med liknande effekt. 6 HÄVANDE 6.1 Beställarens rätt till hävning Beställaren har rätt att häva avtalet om leverantören: a. väsentligt misskött sitt uppdrag och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse b. i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse c. kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställare betryggande säkerhet för sitt åtagande d. underlåter sig att i rätt tid fullgöra sin betalningsskyldighet e. ej längre beviljas F-skatt f. åsidosätter gällande kollektivavtal eller underlåter sina anställda motsvarande villkor som anges i kollektivavtal g. visar sig inte uppfylla de krav som angavs vid upphandlingen h. brister i fullgörandet av punkt 8.1 Elektronisk handel i. brister i fullgörandet av punkt 8.3 Antidiskrimineringsklausul j. brister i fullgörandet av punkt 8.4 Kollektivavtal Ytterligare har beställaren rätt att häva avtalet om: a. omständigheter som anges i LOU kap 10 1 och 2 föreligger Vid hävning har leverantören ej rätt till ersättning för utebliven vinst. Hävning ska ske skriftligen till den adress som finns angivet på detta avtals försättsblad. 6.2 Leverantörens rätt till hävning Leverantören har rätt att häva avtalet om Beställaren: a. i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse Sida 9 (11)

10 7 TVIST Vidare har leverantören rätt att häva avtalet om det genom krig, uppror, eldsvåda, naturkatastrof eller därmed jämförlig omständighet drabbas av skada, som är väsentlig eller som på annat sätt väsentligen rubbar förutsättningarna för avtalets fullgörande. Hävningen ska ske skriftligen. Tvist på grund av avtalet avgörs av svenska allmän domstol enligt svensk rätt, om inte parterna enas om skiljeförfarande. 8 ÖVRIGA VILLKOR 8.1 Elektronisk handel Leverantören förbinder sig att inom 3 månader efter att avtal ingåtts, påbörja e-handel gentemot Eskilstuna kommun enligt något av alternativen i bilaga E- handel. Leverantören kommer att bli kontaktad av beställaren för att gå igenom hur de ska anslutas till e-handelsprocessen (elektronisk faktura). 8.2 Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till uppdraget eller i övrigt till Beställaren i reklam eller marknadsföring får ej göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Beställarens skriftliga godkännande. Denna begränsning gäller även efter uppdragets upphörande. 8.3 Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Leverantören eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. 8.4 Kollektivavtal Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenska kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som leverantören anlitar för att fullgöra avtalet. Sida 10 (11)

11 8.5 Intrång Leverantören ska hålla kommunen skadeslös för alla skadeanspråk, ersättningskrav, kostnader och utgifter som följd av intrång i eventuella patent-, upphovs-, mönster- och varumärkesrätter eller andra skydda rättigheter tillhörande tredje man. 8.6 Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. 9 AVTALETS IKRAFTTRÄDANDE Detta avtal träder i kraft vid den tidpunkt då båda parter har signerat avtalet. Av detta avtal är två likalydnade exemplar upprättade och utväxlade. Beställare Leverantör ESKILSTUNA KOMMUN Konsult och uppdrag Löneservice Eskilstuna Sida 11 (11)