Frågor och Svar under upphandling

Transkript

1 under upphandling Hotelltjänster 2017 Fråga 1: Hej igen, Ni skriver: 5.6 Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter. Anbudsgivaren samt Åberopade företag ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter. Kontroll görs genom att Statens inköpscentral elektroniskt inhämtar Skatteverkets blankett SKV Utländska företag ska styrka att de inte har restförda skulder avseende betalning av skatter och avgifter i det egna landet med bevis motsvarande Skatteverkets yttrande på blankett SKV Denna handling ska inges som kompletterande dokument översatt till svenska om originalhandlingen är upprättad på ett annat språk. VI har aldrig tidigare behövt översätta denna motsvarande blankett (från norska till svenska), behövs det göras nu? Svar: Ja, översättning ska ske när originalhandlingen är upprättad på annat språk än svenska. Observera dock att dokument inte ska bifogas vid anbudstillfället, utan ska skickas in i efterhand utan dröjsmål när/om Statens inköpscentral efterfrågar den. Fråga 2: Hej, Hur fungerar det med att få olika Ramavtalsnummer till resp hotell i en kedja? När jag laddar ner dokumenten så får jag ju bara ett Ramavtalsnummer på Leverantörsuppgifters dokumentet? Eller är det ett och samma Ramavtalsnummer för hela kedjan men olika anläggningar? Tack. Svar: Det nummer du hänvisar till som ramavtalsnummer är ett diarienummer för respektive upphandling, detta nummer kommer att kompletteras med ett ramavtalsnummer/löpnummer vid ett eventuellt avtalstecknande (fylls i av Statens inköpscentral). En bilaga/leverantörsuppgifter ska bifogas för varje hotell/anläggning i respektive upphandling (kvalitetskategori 2, 3, 4 respektive 5). Fråga 3: Offererade rum: Ni anger att anbudsgivare ska offerera minst 40% av hotellets rum. Hur menas då? Ska det antalet rum alltid finnas tillgängliga för bokning oavsett om de blir bokade eller inte? Svar: Om ert hotell har 100 rum, ska minst 40 rum offereras. Vid utvärderingstillfället ges poäng för hur många rum som offereras i förhållande till hotellet totala antal rum. Totalt kan Anbudsgivare erhålla maximalt 37,5 poäng, enligt följande: 40% ger 0 poäng 41% - 55% ger 7,5 poäng 56% - 85% ger 18,75 poäng 86% - 100% ger 37,5 poäng Om rummen inte redan är bokade av andra gäster, ska rummen vara tillgängliga för bokning till offererat pris. I de fall samtliga offererade rum redan är uppbokade, ska gästen/beställaren välja nästa hotell i rangordningen. Se vidare kapitel 3, avsnitt "Tillvägagångssätt och poängsättning". Fråga 4: Punkt Offererade rum Anbudsgivare ska offerera minst 40 % av totalt antal rum i det offererade hotellet. a. Ange totalt antal rum i hotellet (både offererade och ej offereraderum)

2 b. Ange antal offererade rum c. Ange vilka rumskategorier som offereras d. Ange hur många rum som offereras i respektive rumskategori (standard, superior, plus, business, extra, etc.) Innebär punkt c och d att vi själva kan bestämma vilka kategorier vi offerera? Kan vi utesluta vissa rumskategorier? Svar: Ja, ni bestämmer själva vilka rumskategorier ni önskar offerera och som ni är bunden till under en eventuell avtalsperiod. Observera att kapaciteten på den volym ni offererar i förhållande till totalt antal rum, ger poäng vid utvärderingstillfället. Totalt kan Anbudsgivare erhålla maximalt 37,5 poäng, enligt följande: 40% ger 0 poäng 41% - 55% ger 7,5 poäng 56% - 85% ger 18,75 poäng 86% - 100% ger 37,5 poäng Se vidare kapitel 3, avsnitt "Tillvägagångssätt och poängsättning". Fråga 5: Hej Vi önskar gärna vara med i denna upphandling men fastnade på några obligatoriska krav och undrar nu om det finns några sätta att ha överseende med dessa då de inte i stort påverkar vår kvalitet eller product? -Receptionen måste vara öppen minst 14h/dygn. (Vi har bemannat i receptionen 7-20 på vardagar, dvs 13h och ej på helger men finns tillgängliga på telefon 24h dygnet) -Receptionen ska kunna erbjuda väckning (Rummen har inte telefoner) -Daglig städning (Av miljö och ekonomiska skäl så städas rummen endast vid avresa och en gång i veckan) -Elektroniska fakturor via fakturasystem (går att få via pdf och mail om det önskas men i dagsläget inget fakturasystem installerat) Svar: Nej, det finns inget sätt att ha överseende när krav inte kan uppfyllas, alla ska-krav är obligatoriska. När det gäller elektroniska fakturor ställer vi inte krav på något fakturasystem, utan det tredje alternativet (i punkten 4.7.4) gör det möjligt för leverantören att välja att logga in i avropsberättigades e-handelsystem och skicka sin faktura. Fråga 6: Vi är intresserad av att lämna anbud med vårt hotell i Göteborg. Ni har delat in Göteborg i 8 olika zoner. Får inte hotell som ligger utanför dessa zoner vara med? I övrigt har vi ett hotell med bra kapacitet som uppfyller alla era krav. Det handlar om ett par kilometer. Svar: I Göteborg kan anbud endast lämnas inom inritade zoner 1 t.o.m. 8. Fråga 7: Ni efterfrågar bara hotell i Ängelholms centrum, men tre av Ängelholms fyra större hotell ligger utanför centrum. Finns det möjlighet att delta i upphandlingen även om hotellet ligger utanför centrala Ängelholm? Svar: Nej, anbud kan bara lämnas för hotell som ligger inom markerat område, se bilaga Kartor. Fråga 8: Jag önskar en sammanställning av statistik inte bara per ort utan per specificerat per hotell.

3 Svar: Statistik för respektive hotell och ort, framgår av bifogad fil "Statistik2016_hotell.xls". Volymerna är endast statistik över befintliga ramavtal och är ingen garanti för försäljningsvolymer under en kommande avtalsperiod, se avsnitt Statistik2016_hotell.xls Fråga 9: Vilka är tillgänglighetskraven för kategori 3 resp. kategori 4? Hittar inget specifikt om det. Svar: Tillgänglighetskriterierna framgår i kapitlet för respektive "Ort/zon, anbudsområde", avsnitt x.7 Fråga 10: Är det totalt antal hotell (alla kategorier tillsammans) i en zon som ni listar eller är det totalt antal hotell per kategori i en zon? Svar: Totalt antal hotell per kvalitetskategori (2, 3, 4, 5 resp longstay) i en ort/zon, framgår i avsnitt 1.4.6, under förutsättning att så många anbud uppfyller ställda krav. Fråga 11: Jag finner ingen karta över anbudsområdet Nyköping. Vi finns 10 km utanför Nyköping men med postadress Oxelösund, inbegrips vi i anbudsområde Nyköping? Svar: Anbud kan endast lämnas på efterfrågade anbudsområden, enligt avsnitt Upphandlingsföremål (ej postort Oxelösund). Ingen karta finns för Nyköping, hela postorten omfattas av anbudsområdet, enligt avsnitt Fråga 12: Går det att exportera alla frågor i upphandlingen till tex. excel så att man kan maila ut detta till flera hotell (om man tillhör en kedja)? Svar: Kontakta Tendsign Support för hjälp med rapporter och teknisk support, se (klipp in adressen i din webbläsare). Fråga 13: Jag kan inte gå in och svara på specifika orter, varför går inte det? Vi vill kunna offerera på flertalet av orterna. Svar: Alla anbudsområden/orter/zoner är valbara, vilket betyder att du kan svara på en eller flera områden. Ta kontakt med Supporten så hjälper de dig med hur systemet fungerar, hur du väljer områden, se (klipp in adressen i din webbläsare). Fråga 14: Ang. fråga 12, jag har nu varit i kontakt med Tendsign supporten men de kan inte få fram mer info än den som ligger i dokumenten i de rapporter som går att ladda ner. Hur kan jag få fram alla andra frågor gällande krav som tex. miljö, tillgänglighet etc. som vi måste svara på? Varför har ni inte lagt in de frågorna i ett nedladdningsbart dokument? Svar: Rapporterna genereras av systemet i pdf-format och är nedladdningsbara, dessa innehåller all information som finns inklusive alla frågor. Statens inköpscentral använder systemets funktioner, detta möjliggör att kunna hantera en så stor mängd av anbud som hotellupphandlingarna har. Fråga 15: Är inte Olofström med i upphandlingen alls den här gången? Svar:. Anbud kan endast lämnas på efterfrågade anbudsområden (ej Olofström), se avsnitt Upphandlingsföremål.

4 Fråga 16: Gällande punkt d där dokumentation om behörighet och befogenhet skall finnas. Är det ett specifikt dokument som måste fyllas i, och är det krav på att anbudsgivaren är en person med högre befattning så som platschef eller firmatecknare? Svar: Av dokumentationen ska framgå att personen är behörig firmatecknare eller har fullmakt från behörig firmatecknare, att företräda hotellet i hela upphandlingsprocessen. Observera dock att dokumentationen inte ska skickas in med anbudet, först efter anmodan från Statens inköpscentral. Fråga 17: Hur många poäng kan man max få på priset i utvärderingen? Kan ni bifoga ex på uträkning då länken ej fungerar. Svar: Priset har redan ett värde och poängsätts därför inte, till skillnad från kriterierna för kapacitet, miljö och tillgänglighet som får poäng som sedan omräknas till ett värde i utvärderingen. Ert anbud poängsätts alltså inte utifrån att något annat anbud är högre eller lägre än ert anbud. Uppräkningstalsmodellen utgår från varje anbuds anbudssumma och räknar upp denna med ett kvalitetsbristtillägg. Resultatet blir ett jämförpris där anbudet med det lägsta jämförpriset är det vinnande anbudet. Se beräkning i följande exempel (klipp in följande länk i din webbläsare) Fråga 18: Jag lyckas inte skicka anbudet då den kräver att jag ska ladda upp en fil för begäran om sekretess. Jag har svarat nej på den frågan och har därmed ingen fil att ladda upp. Hur gör jag? Svar: Avsnitt 2.9 gällande sekretessbegäran. Om ingen sekretess åberopas och svaret i fråga a) är "Nej", så behöver inte någon bilaga bifogas i fråga b). När anbudet sedan skickas in kommer ni att uppmärksammas av systemet om att denna fråga inte är besvarad med "bifogad fil". Detta är dock ok och anbudet kan ändå skickas in. Detta kommer Statens inköpscentral att hantera vid anbudsöppning. Fråga 19: 4.2 Laddning av avtalspriser "Anbudsgivaren ska ladda avtalspriser i både Amadeus och Hotelzon senast 30 dagar efter avtalssignering".betyder detta att hotellet måste vara anslutet till Amadeus resp Hotelzon eller går det att ladda avtalspriser på ett enklare sätt, tex 1 gång för hela avtalsperioden? Svar: Kravet är att Anbudsgivaren ska ladda avtalspriser i både Amadeus och Hotelzon senast 30 dagar efter Avtalssignering. Priserna ska vara fast första året därefter finns möjlighet till prisjustering en gång per år, dvs laddning av priser behöver kunna göras en gång per år. Fråga 20: Kan man lämna anbud på hotelltjänster kvalité 3 och 4 då vi uppfyller bägge och tänker att ni kanske vill ha kompletterande anbud? Svar: Nej, ett hotell kan endast offereras i en kvalitetskategori, enligt avsnitt Fråga 21: Jag undrar om man kan lämna anbud på både hotelltjänster samt longstay? Dom är två separata upphandlingar och vi kan tillgodose båda behoven. Svar: Nej, ett hotell/anläggning kan endast offereras i en kvalitetskategori, enligt avsnitt Fråga 22: Jag ställde frågan gällande bifogad sekretessbilaga och fick svaret att den ej behövde bifogas om vi svarat nej på frågan. Vi har svarat nej och jag kunde tidigare skicka in anbudet. Vi

5 tog tillbaka anbudet och nu försöker jag skicka igen men den kräver att vi bifogar en fil. Det måste ha blivit en bugg i systemet. Kan jag bifoga en tom fil för att kunna skicka anbudet? Svar: Ja, bifoga en tom fil för att kunna skicka anbudet. Felet är nu vidarebefordrat till Tendsign. Hotelltjänster 2018 Fråga 1: Vi fick inbjudan att skicka anbud på Hotelltjänster 2018 kvalitetskategori 3. När jag läser ser det ut som om det endast gäller vissa områden och att Skåne inte är ett av de områdena. Stämmer det och i så fall, kommer det en ny anbudsförfrågan som gäller Skåne? Svar: Anbud kan endast lämnas på efterfrågade anbudsområden enligt avsnitt Besluten om vilka orter/zoner som ska ingå i upphandlingen har tagits utifrån befintlig statistik samt påkallat behov från myndigheterna. En upphandling av Hotelltjänster för kategori 3, där bland annat flera zoner i Skåne ingick, annonserades På grund av en överprövning i Stockholm samt att det inte kom in några anbud i andra anbudsområden annonseras dessa anbudsområden igen. Det finns ingen möjlighet till revidering av zonindelningarna. Fråga 2: Vi svarade på upphandlingen gällande hotelltjänster i kategori 3, Stockholm zon... i november 2017 och fick enligt tilldelningsbeslutet, som skickades ut i jan 2018, ramavtalet. Måste vi göra om upphandlingen och svara på nytt eller är det anbudet fortfarande giltigt? Svar: Förvaltningsrätten har förordnat att Statens inköpscentral ska göra om upphandlingen för Stockholm zon 1 t.o.m. Stockholm zon 12. Detta innebär en helt ny upphandling. Anbud som skickats in i den tidigare överprövade upphandlingen är därmed inte giltiga i denna upphandling. Fråga 3: I statistiken finns Visby med men i Zon områdena för upphandlingen hittar jag inte Visby. Kommer det en ny för Visby eller gäller inte upphandlingen Visby? Svar: Visby ingick i upphandlingen som annonserades Se svar på fråga 1. Fråga 4: Är det ett krav att man ska kunna offerera minst 40% av totalt antal rum? Svar: Ja, det är ett obligatoriskt krav. Fråga 5: Beträffande frukostbuffé/frukostmeny: Kan vi lämna anbud med en frukostpåse som alternativ? Svar: Anbudsgivaren ska erbjuda en frukostbuffé eller motsvarande frukostmeny som består av minst en varm dryck (kaffe/the), juice/övrig dryck, bröd, smör och något pålägg ska finnas. Se avsnitt 4.4 Krav på frukost. Fråga 6: Följdfråga till fråga 4. Med totalt antal rum, menas antalet offererade rum eller hotellets totala antal rum? Det senare skulle då innebära för ett hotell med 100 rum att vi alltid ska tillhandahålla 40 rum? Kan vi välja antalet offererade rum eller styrs det av hotellets totala antal rum? Svar: Med totalt antal rum avses hotellets totala antal rum inom kategori 3. Kravet i avsnitt Offererade rum är således att offerera minst 40 % av hotellets totala antal rum i kvalitetskategori 3.

6 Fråga 7: Ang pris för dubbelrum, ska det anges endast tillägget för person två eller ska det stå det totala beloppet för 2 personer? Svar: Det pris som ska anges avseende tillägget för person två är det totala beloppet för 2 personer i dubbelrum. Fråga 8: Vilka dokument är det man ska ladda upp/skicka in när man svarar på upphandlingen? Svar: Bilaga Leverantörsuppgifter ska bifogas enligt avsnitt Behörig företrädare för Anbudsgivaren och Bilaga Tillstånd från SCB ska bifogas enligt avsnitt Tillstånd från SCB. I förekommande fall ska Bilaga Begäran om sekretess, Bilaga Förteckning åberopade företag samt Bilaga Förteckning konsortiedeltagare bifogas anbudet. Se mer under respektive avsnitt. I avsnitt 5.9 Sammanställning över kompletterande dokument, framgår vilka kompletterande dokument som kan komma att begäras in efter att anbudstiden har gått ut. För tekniska frågor som rör anbudsinlämning kontakta Visma TendSigns support, se avsnitt