Delrapport avseende studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg

Transkript

1 Finansdepartementet Eva Eklund Stockholm Delrapport avseende studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg Finansdepartementet beslutade i september år 2006 om ett ekonomiskt bidrag till en studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg. Studien pågår t o m den 31 dec år 2007 och berör de tre kommunerna Mariestad, Töreboda och Gullspång (MTG Skaraborg). Finansdepartementets bidrag uppgår till totalt kkr. Bidraget utbetalas vid tre olika tillfällen och utbetalning sker mot delrapportering och ekonomisk redovisning. Nedan tecknas en lägesrapport för det arbete som utförts fram t o m september månad Vidare bifogas en ekonomisk redovisning av arbetet för perioden 1 nov 2006 t o m 27 sep Det prognostiserade resultatet per den 31 dec 2007 redovisas. Dessutom bifogas rapporten Samarbete eller kommunsammanläggning en studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg samt bilagor i övrigt enligt nedan. Mot denna bakgrund rekvirerar MTG Skaraborg kr från de medel som Finansdepartementet beslutat avsätta till studien. Vänliga hälsningar Tommy Sandberg Projektledare MTG Skaraborg eller tommy.sandberg@toreboda.se

2 Bilagt material Bilaga 1 Lägesrapport för tiden 1 nov sep 2007 Bilaga 2 Ekonomisk redovisning Bilaga 3 Samarbete eller kommunsammanläggning en studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg Bilaga 4 MTG Teknisk organisation, Samverkansdokument Bilaga 5 Sammanslagning och uppgradering av tre lokalnät till ett MTG-nät, Nätgruppens slutrapport och beslutsförslag, samt tillfälligt samarbetsavtal om IT-verksamhet inkl kommunernas beslut Bilaga 6 Ekonomisk analys samt konsekvenserna av en eventuell kommunsammanläggning Bilaga 7 Sammanställning av personalbehov och befolkningsutveckling för Gullspång, Mariestad och Töreboda Bilaga 8 Demokrati och samverkan sammanfattande resultat från två seminarier våren 2007 samt Samverkan, sammanslagning och demokrati en litteraturstudie av Kajsa Eliasson Bilaga 9 Utmaningar mot Gullspång, Mariestad och Töreboda. Material presenterat för MTG Skaraborg vid ett föredrag i Mariestad den 31 jan 2007 av Tomas Ekberg, Chefsanalytiker vid Västra Götalandsregionen

3 Lägesrapport för tiden 1 nov sep 2007 Inledning Utredningen om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg inleddes i november år Samarbetet mellan Mariestad, Töreboda och Gullspångs kommuner (MTG Skaraborg) inleddes dock redan år Rejäl fart tog samarbetet från år 2005 och framåt. Det är ett faktum att de tre kommunerna på mindre än två år har etablerat ett mycket omfattande samarbete byggt kring avtalslösningar och gemensamma nämnder. MTG Skaraborg har, eller kommer att etablera, gemensamma nämnder kring: - Miljö- och byggverksamheten (fr o m 1 jan 2007) - Lönehanteringen (fr o m 1 jan 2007) - IT-verksamheten (fr o m 1 jan 2008) - Tekniska verksamheten (fr o m 1 jan 2008) Avtalssamarbete finns kring följande verksamheter: - Vårdplaneringsteam - Säkerhetssamordnare - Energirådgivare - Skuldsanering/budgetrådgivning - Bibliotekssamarbete (bl a webotek) - Syninstruktör - Korttidsboende (Gullspångs kommun köper platser av Mariestads kommun) Innehåll i utredningen om den framtida kommunstrukturen I den budget som bilades till ansökan till finansdepartementet grupperades innehållet i utredningen till följande huvudmoment: - Genomgång av förvaltningsorganisationen - Utveckling och genomförande av samverkan - Genomgång av utredningsunderlag och analys av ny kommun Något mer specificerat framgår att följande ska ingå i utredningen:

4 Kartläggning och sammanställning av verksamhetskostnader och analys av effektiviseringsmöjligheter Utveckling och genomförande av samverkan Framtidsbedömning av ekonomiska förutsättningar och personalförsörjningsbehov Synliggöra demokratiska effekter av samverkan alternativt sammanläggning Dokumentation av erfarenheter och slutsatser Om en förändrad indelning ska komma ifråga är dessutom en bättre anpassning till näringsgeografiska förhållanden ett kriterium. Mot den bakgrunden är det angeläget att också tillväxt- och utvecklingsfrågorna berörs i utredningen. Dessutom ingår en kontinuerlig information och kommunikation internt och externt kring utredningen och samarbetet i stort. MTG Skaraborgs styrgrupp och kommuncheferna MTG Skaraborg styrgrupp utgör ledning för både samarbetet och strukturutredningen. I Styrgruppen ingår tre ks-politiker från respektive kommun. Valresultatet 2006 ledde till förändringar i samtliga tre kommuner. Skifte ägde rum hos samtliga vad gäller posten som KSordförande. Dessutom var den slutliga politiska kartan oklar under lång tid i Mariestads kommun. Förändringen genom valresultatet m m avspeglades också i MTG Skaraborgs styrgrupp där flera nya ledamöter kom till. Det innebar mycket av höstens arbete i styrgruppen handlade om att fånga upp läget i MTGsamarbetet i stort och komma överens om färdriktningen framåt. Under tiden från 1 nov har styrgruppen haft åtta sammanträden. Också kommuncheferna deltar vid styrgruppens sammanträden. Uppslutningen vid styrgruppens ordinarie sammanträden har varit god. Samtliga kommuner har varit representerade vid alla mötestillfällen. Protokollen från styrgruppen läggs ut på den gemensamma hemsidan ( Utöver ordinarie sammanträden har styrgruppen bjudit in till tre större gemensamma möten och varit värd för ett besök från en kommunkonstellation från Västerbotten. Den 26 januari 2007 hölls en kick-off för MTG-samarbetet och strukturutredningen. Vid mötet samlades c:a 60 förtroendevalda och medarbetare från de tre kommunerna. Syftet var att informera om läget och framtiden i MTG-samarbetet inklusive utredningen om den framtida kommunstrukturen. Den 28 juni bjöd styrgruppen in till information om Sveriges Kommuner och Landstings framtidsanalyser vad gäller MTG Skaraborgs ekonomiska förutsättningar och personalförsörjningsbehov. Informationen samlade ett trettiotal deltagare och följdes upp den 24 september med ytterligare information kring analyserna. Dels ett pass för kommunernas förvaltningschefer m fl medarbetare och information för fullmäktige i Töreboda och Gullspångs kommuner (motsvarande information planeras för Mariestads kommunfullmäktige).

5 Den 3 maj var styrgruppen värd för ett besök från kommunkonstellationen Trekom Norr från Västerbotten. Förutom de tre kommunerna Skellefteå, Norsjö och Malå deltog även kommunerna Sorsele och Bjurholm vid besöket. Kommunchefsgruppen har haft 7 planerade sammanträden under perioden nov 2006 sept Därutöver har spontana korta avstämningsmöten ägt rum. Dessutom har en rad underhandsavstämningar skett via e-post och telefon. Statusrapport område för område Som framgår nedan har mycket av arbetet under den aktuella perioden varit inriktat på övergripande analyser. Sveriges Kommuner och landsting har anlitats för att ta fram framtidsbedömningar vad gäller MTG Skaraborgs ekonomiska förutsättningar och personalförsörjningsbehov. Ett intressant internt arbete har gjorts vad gäller frågan om demokrati och samverkan. Till detta har kopplats litteraturstudier m m vad gääller frågan om hur demokratin påverkas vid samverkan eller sammanläggning. Baserat på detta material har rapporten Samarbete eller kommunsammanläggning en studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg tagits fram. Rapporten kompletteras under hösten med bl a analyser av verksamheternas kostnader och effektiviseringsmöjligheter vid samverkan eller sammanläggning. Dessutom kommer avsnitt att läggas in kring översiktlig verksamhetsstrukturering vid de olika alternativen liksom ett indikationsmaterial vad gäller tillväxtfrågorna. 1. Kartläggning av verksamhetskostnader och analys av effektiviseringsmöjligheter Den heltäckande kartläggningen och analysen har inte utförts ännu. Däremot har vissa delavsnitt analyserats, det gäller den tekniska verksamheten och IT-verksamheten liksom Miljö- och bygg och löneverksamheten där också ett genomförande av samverkan skett eller sker under Dessutom har delar av punkten täckts via de övergripande analyser av kommunernas ekonomi som utförts under året. Under hösten 2007 kommer emellertid en extern resurs att anlitas för den samlande kartläggningen och analysen enligt ovan. Under hösten genomförs även ett internt arbete som tar sikte på att översiktligt strukturera de kommunala verksamheterna i alternativen fördjupad samverkan och kommunsammanläggning. Arbetet utförs av förvaltningschefer m fl medarbetare i de tre kommunerna. Ett trettiotal medarbetare beräknas engageras i arbetet som är en förlängning av de tidigare utredningar inom olika verksamhetsområden som gjorts inom MTG-samarbetet. 2. Utveckling och genomförande av samverkan I ansökan angavs fem områden som de då mest aktuella. Det var IT, Komvux, Korttidsboende inom äldreomsorgen, IFO och Kultur- och fritid. Dessutom pekades på återstående arbete inom den tekniska verksamheten. Det nämndes också att andra verksamhetsområden kunde bli aktuella för fördjupad analys. Utfallet så här långt är att gemensamma nämnder kring IT och den tekniska verksamheten har beslutats och införs fr o m den 1 januari år Vad gäller korttidsboende har ett tjänsteköpsavtal mellan Gullspång och Mariestad slutits. Töreboda kommun har avböjt medverkan.

6 När det gäller områdena Komvux, IFO och Kultur- och fritid beslutades under senhösten 2006 att avvakta. Områdena aktualiseras på nytt under hösten 2007 bl a genom översiktliga utredningar om verksamhetsstrukturering vid samverkan alternativt sammanläggning (se punkt 1 ovan). Det kan noteras att Mariestads kommun haft långa vakanser vad gäller socialchef samt barn- och utbildningschef vilket hämmat möjligheterna att gå vidare på områdena. Också andra verksamhetsområden har aktualiserats för samverkan under året. En gemensam näringslivsorganisation för Mariestad och Töreboda kommuner inkl näringslivet i de båda kommunerna utreddes under vintern och våren. Det beslutades dock att inte gå vidare i den frågan. En gemensam ekonomifunktion utreds för Töreboda och Gullspångs kommuner. Ett eventuellt genomförande planeras till den 1 jan Ett gemensamt ärendehanteringssystem för de tre kommunerna utreds under hösten Förstudier kring eventuell samverkan angående 24-timmarsmyndigheten pågår. Bl a genomförs ett seminarium under hösten Man kan sammanfattningsvis konstatera att ett omfattande arbete har utförts kring utveckling av samverkan under projektperioden. Den tekniska verksamheten Samgåendet till en gemensam nämnd för den tekniska verksamheten är en mycket stor förändring. Runt 300 personer berörs, och verksamhetens omsättning uppgår till runt 400 Mkr. Utredningsarbetet har pågått sedan Arbetet fördjupades under år 2006 då kommunfullmäktige i de tre kommunerna beslutade om en fortsättning. Processen har berört ett stort antal medarbetare och förtroendevalda. Den politiska ledningsgruppen har varit MTGdelegerade till vilken varje kommun utsett representanter. Tekniska chefen i Mariestads kommun är projektledare. Ett antal arbetsgrupper inom olika områden har etablerats för detaljutredningar inom respektive område. Verksamheter som omfattas av samverkan är Fastighet, VA, Gata, Städ samt Kart och mät. Rationaliseringsvinster bedöms bl a inom följande områden: Politisk styrning Förvaltningsledning Administration Verksamhetsledning Arbetsledning Jour- och beredskapsorganisationer Specialistfunktioner bl.a. inom energihushållning, projektering, byggledning, miljöområdet samt inom kart- och mät.

7 På ett övergripande plan bedöms den ekonomiska besparingen vid samgåendet till drygt 4 Mkr per år med genomslag från år Då ska noteras att en del besparingar genomförts sedan tidigare och att vissa verksamheter ej ingår. Samlokalisering av delar av organisationen sker under hösten 2007 och den gemensamma nämnden etableras fr o m 1 jan I bilaga 4 MTG Teknisk organisation, Samverkansdokument ges ytterligare information. IT-verksamheten Samarbete kring IT har utretts i flera omgångar sedan Under 2006 och 2007 accentuerades tempot i frågan. I november 2006 tog de tre kommunerna principbeslut om samverkan och en gemensam IT-chef rekryterades i april 2007 och beslut om övergripande samverkansavtal mellan kommunerna togs i maj/juni månad. Samarbetet avser gemensam nämnd och förvaltningsorganisation. Runt 20 medarbetare berörs av förändringen. Vidare ska tre lokala IT-nät slås samman till ett gemensamt nät och kommunikation mellan orterna etableras m m. Möjliga samverkansvinster är t ex skalfördelar vad gäller system, minskad sårbarhet, möjlighet till specialisering, gemensam verksamhetsledning m m. Från april månad till nu har ett omfattande arbete skett både vad gäller organisation, den praktiska kommunikationen och framtidsfrågor kring system m m. Exempel är praktiska förberedelser och genomförande av gemensam tjänstemannaorganisation. Organisationen samlokaliseras till Töreboda under hösten år Dessutom pågår formella förberedelser för den gemensamma nämnden vilken etableras fr o m 1 jan Andra konkreta resultat är att kommunikationen mellan de tre huvudorterna har etablerats, arbetet med systemintegration påbörjat m m. Det kan särskilt nämnas att en omfattande flytt av servrar har genomförts (sammanlagt flyttades 58 servrar under en helg). I bilaga 6 finns den interna Nätgruppens slutrapporter från februari 2007 och det första övergripande samverkansavtalet från maj Slutgiltigt samverkansavtal och reglemente för den gemensamma nämnden antas under hösten. 3. Framtidsbedömningar av ekonomi och personalförsörjningsbehov Inom ramen för utredningen har framtidsbedömningar gjorts för kommunernas ekonomiska förutsättningar och personal- och kompetensförsörjningsbehovet. Utifrån det har en övergripande analys av en sammanslagen kommun gjorts. Materialet har sammanställts i rapporten Samarbete eller kommunsammanläggning en studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg samt i bilaga 6 Ekonomisk analys samt konsekvenserna av en eventuell kommunsammanläggning och bilaga 7 Sammanställning av personalbehov och befolkningsutveckling för Gullspång, Mariestad och Töreboda Sammanfattningsvis kan konstateras att kommunerna står inför stora utmaningar bl a beroende på demografiska förändringar. Förändringar i åldersstrukturen gör att behoven förskjuts från

8 barn- och skola till framförallt äldreomsorgen. Ungefär 60 Mkr behöver omfördelas mellan verksamheterna fram till På längre sikt krävs ytterligare omfördelningar. Vidare behövs mer personal inom äldreomsorgen. Behovsökningen är 30-40% fram till år För att få in exakt samma skatteintäkter som idag krävs en skattesats om 21,47% vid en kommunsammanläggning. Det innebär ungefär oförändrad nivå för Töreboda, en något höjd nivå i Mariestad och en rejält sänkt nivå i Gullspång. En kommunsammanläggning skulle ha inneburit att MTG-kommunerna skulle ha tjänat 5 Mkr i kostnadsutjämningen år Men samtidigt konstateras att en sammanläggning inte förändrar de ekonomiska förutsättningarna jämfört med idag. Rationaliseringsvinster genom skalfördelar är dock inte invägda i detta vilket är en viktig notering. 4. Demokratiska effekter vid samverkan alternativt sammanläggning En långtgående kommunal samverkan eller kommunsammanläggning förändrar förutsättningarna för demokratin. Under utredningens gång studier, forskning och erfarenheter kring samverkan alt sammanläggning och demokrati kartlagts. Ett internt arbete har också ingått i utredningen. Resultaten framgår i rapporten Samarbete eller kommunsammanläggning en studie om den framtida kommunstrukturen i norra Skaraborg samt i bilaga 7 ( Demokrati och samverkan samt Samverkan, sammanslagning och demokrati ). Den sammantagna bilden om hur demokratin påverkas är inte entydig. Växande kommunstorlek har både för- och nackdelar, och det finns faktorer som inte påverkas nämnvärt. Under våren bjöds 50 förtroendevalda i de tre kommunerna in till 1,5 dags seminarium kring hur demokratin påverkas om kommunerna skulle gå vidare med oförändrad samverkan, fördjupad samverkan eller en kommunsammanläggning. Ett stort antal faktorer med bäring på demokrati hade definierats på förhand vilka de deltagande fick vikta och väga av mot de tre alternativen. Ett fyrtiotal förtroendevalda deltog. Slutsatsen är att inget alternativ kan uteslutas om man ser enbart till demokratin som kriterium för den framtida organiseringen. Dock pekar man på att en helhetsbedömning måste göras där man väger in också ekonomi och andra faktorer. 5. Utvärdering och dokumentation av erfarenheter och slutsatser Under hösten utvärderas samarbetet i MTG Skaraborg vilket omfattar: - Strategier och överväganden inför beslutet om samarbete - Processen från beslut om samarbete till etablering av gemensamma nämnder - Erfarenhetsbank Ett syfte är att få fram en rapport om våra erfarenheter som ska kunna kommuniceras både internt och externt. MTG Skaraborg har mött externt stort intresse och vi har erfarenheter som är av vikt för andra kommunkonstellationer men också för andra aktörer.

9 6. Tillväxt- och utvecklingsfrågorna Under hösten initieras en analys kring en gemensam plattform i tillväxt- och utvecklingsfrågor. Analysen tar sikte på att definiera om en större geografi (MTG Skaraborg) förbättrar förutsättningarna för ekonomisk tillväxt. En eventuell plattform kan omfatta strategier, vägval, roller, geografiska sammanhang, prioriterade frågor m m. Arbetet sker tillsammans med Arena för Tillväxt. Kontakt har även etablerats med Norbergs kommun som tillsammans med flera andra kommuner och näringslivet i Bergslagen arbetat framgångsrikt med tillväxtfrågorna. Under vintern 2007 anlitades Tomas Ekberg, Chefsanalytiker vid Västra Götalandsregionen, för att redogöra för de utmaningar som MTG Skaraborg står inför när det gäller utvecklingsfrågorna. Vi hamnar långt ner i en västsvensk jämförelse när t ex gäller attraktivitet (huspriser/förändring), inkomster, ohälsotal, arbetsmarknad m m. Exempel: Området MTG Skaraborg är mindre attraktivt totalt sett - utvecklingen i Töreboda och Gullspång är direkt svag Det återspeglas t ex i låga fastighetsvärden men det kan vändas i en möjlig konkurrensfördel Vi tillhör Skövdes LA-region och måste se Skövde som centrum för det som inte finns hos oss! E20 är viktig liksom vår natur- och kulturmiljö Kraftfulla satsningar som sticker ut, t ex Sjöstadenprojektet i Mariestads tätort, skapar förutsättningar för utveckling Hård konkurrens om både jobb och arbetskraft Nya arbets- och livsmönster skapar utvecklingschanser också för oss Se vidare i bilaga 9, Utmaningar mot 2020 Gullspång, Mariestad och Töreboda. 7. Information och kommunikation under hand Den interna kommunikationen har fokuserats till befintlig hemsida ( stormöten och till information i politiska organ och ledningsgrupper på tjänstemannasidan. Exempel är breda informations- och avstämningsmöten i januari, juni och september. Hemsidan används även av de gemensamma verksamheterna Miljö- och bygg samt Lönehanteringen. De verksamhetsområden som utrett och genomfört samverkan har naturligtvis även haft sina egna informations- och kommunikationskanaler. MTG Skaraborg har rönt stort intresse från press och media. Strategin har varit att intressera media för strukturutredningen och samarbetet i stort för att på så sätt nå genomslag. Såväl TV4 Skaraborg och Radio Skaraborg som Mariestads-Tidningen har haft flera inslag kring arbetet. Även Dagens Samhälle har uppmärksammat projektet. Flera kommunkonstellationer har visat intresse för MTG Skaraborg. Exempel är besök från fem kommuner från Västerbotten och information vid Sydnärkes Samarbetskommitté (fem kommuner).

10 Under våren besöktes MTG Skaraborgs styrgrupp av Cecilia Vestman, huvudsekreterare i den Kommunala Kompetensutredningen. Dialog fördes kring erfarenheter av kommunal samverkan och vår syn på olika samverkansformer m m. MTG Skaraborg har även fungerat som erfarenhetsbank för Sveriges Kommuner och Landsting i arbetet med att kartlägga erfarenheter av kommunal samverkan. MTG Skaraborgs projektledare deltar som föredragshållare vid två nationella konferenser under hösten (Konferensen Mellankommunal samverkan den 16/10 och Svenska Kvalitetsmässan den 21 nov). MTG Skaraborg deltar även i ett nationellt nätverk för diskussioner kring effektivisering och samverkan i kommunsektorn som etableras under hösten Tommy Sandberg Projektledare MTG Skaraborg eller tommy.sandberg@toreboda.se