Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden Karlstads kommun Maria Jäger Cert. kommunal revisor Remmi Gimborn

2 Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 1 Inledning... 2 Syfte och metod... 2 Bakgrund... 2 Granskningsresultat... 3 Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer?... 3 Upplevs organisationen som ändamålsenlig?... 5 Information om utveckling av verksamhet och ekonomi?... 6 Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden?... 6 Karlstads kommun

3 Sammanfattande bedömning På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom gjort en granskning av drifts- och servicenämndens verksamhet under Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Av verksamhetsplanen framgår ett antal aktiviteter som ska göras under 2014 eller som planeras under Den gemensamma driften innebär besparingar för samtliga deltagande kommuner. Vi gör bedömningen att drifts- och servicenämndens verksamhet bedrivs i enlighet med övergripande mål och riktlinjer. Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling vid varje sammanträde. Nämnden har fått information om den ekonomiska utvecklingen under fyra av fem sammanträden. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Torsby kommun, deltagit vid alla eller övervägande delen av nämndens sammanträden under Den samlade bedömningen är att det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Utifrån våra erfarenheter i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: För att säkerställa nämndens styrning mot verksamhetens mål rekommenderar vi att nämnden följer upp verksamhetsplanen under året och utvärderar målen i samband med årsredovisningens upprättande. Revisorerna i Torsby kommun bör göra kommunstyrelsen och kommunfullmäktige uppmärksamma på att de inte är representerade på avsett sätt i den gemensamma nämnden. Karlstads kommun 1 av 7

4 Inledning Samtliga kommuner i Värmland ingår fr o m 2010 i en gemensam drifts- och servicenämnd. Karlstads kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. En gemensam nämnd ska enligt kommunallagen granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Eftersom Karlstads kommun är värdkommun gör Karlstads kommunrevisorer en granskning som delges revisorerna i övriga kommuner. Revisorerna i samtliga kommuner som ingår i den gemensamma nämnden ska uttala sig i frågan om de tillstyrker ansvarsfrihet för den gemensamma nämnden och för den ledamot som är utsedd från respektive kommun. På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom gjort en granskning av drifts- och servicenämndens verksamhet under Granskningen är ett resultat av revisorernas riskanalys. Syfte och metod Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Granskningen genomförs genom intervju med IT-chefen i Karlstads kommun och genom dokumentstudier. Revisionskriterier Drifts- och servicenämndens reglemente, samverkansavtal, verksamhetsplan, årsredovisning och protokoll. Följande kontrollmål ska besvaras: Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställts för drifts- och servicenämnden? Finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet? Får drifts- och servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Bakgrund Syftet med den gemensamma drifts- och servicenämnden är att skapa nya möjligheter för samordning inom länet. Samverkan ska leda till att de ekonomiska resurserna används på ett mer effektivt sätt. Drifts- och servicenämndens vision och ledstjärnor är att skapa möjligheter till samordning inom länet. Erfarenheter från tidigare IT-samverkan i länet visar att det generellt sett innebär kostnadsbesparingar på både kort och lång sikt. Genom att samverka kan kommunerna använda befintliga resurser på ett mer Karlstads kommun 2 av 7

5 kostnadseffektivt sätt samtidigt som kvaliteten i verksamheten och möjligheterna att följa utvecklingen inom IT-området kan förbättras. Granskningsresultat Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer? Drifts- och servicenämndens verksamhet regleras i nämndens reglemente 1 och samverkansavtalet 2 mellan kommunerna i den gemensamma nämnden. I nämndens reglemente framgår följande: Nämndens uppdrag är att för sådana särskilda, specificerade uppdrag bestående i drift, service, support eller samordning av upphandling av egendom, innefattande programvarulicenser och andra rättigheter, vilka uppdrag lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut. 3 Vid nämndens första sammanträde under 2014 godkändes en verksamhetsplan med de specifika områden som nämnden fokuserade på under året samt planerade aktiviteter för Nämndens övergripande mål är: Lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt. Effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan. Bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan. Genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt. Planerad verksamhet Av verksamhetsplanen framgår ett antal aktiviteter som ska göras under 2014 eller som planeras under Aktiviteterna rör bland annat att öka användningen av skolsystemen för säker åtkomst av omdömen m.m. och att erbjuda inloggning med eid för fler kommunala system. Vidare avser nämnden utreda möjligheterna för gemensam identitetshantering för att kommunerna ska kunna dela och köra samma verksamhetssystem. Nämnden planerar att utreda förutsättningarna för att avropa ett gemensamt e-arkiv för Värmlands kommuner. Man avser även fortsätta stötta kommunerna att genomföra och vara delaktig i utvecklingen eblomlådan 4 nationellt. Inom ramen för det gemensamma e-samhället i Värmland är målsättningen att Det ska bli bättre att vara medborgare i Värmland. Nämndens konkreta målsättning är att erbjuda 70 % av SKL:s rekommenderade e-tjänster. Nämnden vill utveckla e- tjänsteplattformen så att andra verksamhetsgrenar i den kommunala förvaltningen 1 Reglemente för drifts- och servicenämnden, Avtal om samverkan i Gemensam Drifts- och servicenämnd, Reglementet, 1. 4 eblomlådan är ett verktyg för självvärdering som utgör ett stöd för verksamhetsutveckling och digital medborgarservice. Karlstads kommun 3 av 7

6 som bolag och förbund omfattas. Man har även målsättningen att förbättra tillgången till mobila e-tjänster. Inom rådet CeSam Värmland, som består av e-tjänsteansvariga från alla kommuner, är en målsättning att utreda och införa Mobilt bank-id för Värmlands e- tjänster. Andra målsättningar är att förbättra lavinmeddelandefunktionen 5, marknadsföra Värmlands e-tjänster för att öka användingen, utreda förutsättningarna för e-tjänst med integration till verksamhetssystemet och införliva Hagfors kommun i e-tjänsteplattformen. Andra målsättningar är att upphandla ett kommunsammanbindande nät med en kapacitet som kan möta framtidens behov och presentera ett förslag på upphandling av en gemensam internetförbindelse. Genomförd verksamhet enligt verksamhetsberättelsen I nämndens verksamhetsberättelse läggs en tyngdpunkt vid viktigare händelser under Det nämns bland annat att Hagfors kommun integrerats inom den gemensamma e-tjänstplattformen och att den gemensamma utvecklingen av e- tjänster har fortsatt. Under året driftsattes 54 e-tjänster inom den gemensamma plattformen. Mobilt Bank-ID har införts för tjänsterna inom e-plattformen och fungerar nu som komplement till e-legitimation. Införandet av en gemensam integrationsplattform har påbörjats vilket kommer möjliggöra integration mellan system till en lägre kostnad. E-dagen genomfördes i december som planerat. SKL uppmärksammade även Värmland som ett föredöme för e-tjänster i samband med en enkätundersökning i Sveriges kommuner. Tillsammans med Länsstyrelsen i Värmland och Region Värmland har drifts- och servicenämnden tagit fram en Regional digital agenda för Värmland. Syftet med handlingsplanen är att mellan tillvarata digitaliseringens möjligheter för människor och företag. Besparingar Drifts- och servicenämndens verksamhetsform har inneburit stora besparingar för medlemskommunerna. Den gemensamma driften av e-tjänster innebär att kommunerna i Värmland sammanlagt sparat ca 2 mnkr jämfört med om varje kommun hade stått för driften själva. Den gemensamma portalen för säker inloggning innebär att kostnaden totalt uppgår till 2/3-delar av vad den skulle ha varit om varje kommun stått för detta själva. Tjänsten Mobilt BankID innebär en kostnadsminskning på 204 tkr. Slutligen innebär den gemensamma integrationsplattformen besparingar på ca 1,3 mkr. Besparingar per år (tkr) Egen regi Nämndens regi Besparing Gemensam drift Portal för säker inloggning Mobilt BankID Gemensam integrationsplattform Totalt En funktion som gör det möjligt att snabbt nå ut med meddelanden Karlstads kommun 4 av 7

7 Revisionell bedömning Vi gör bedömningen att drifts- och servicenämndens verksamhet bedrivs i enlighet med övergripande mål och riktlinjer. Vi noterar även att nämndens verksamhetsplan inte följs upp utöver verksamhetsberättelsen, där en översiktlig bild av viktigare händelser ges. Vi konstaterar att nämndens mål inte utvärderas i verksamhetsberättelsen. För att säkerställa nämndens styrning mot verksamhetens mål rekommenderar vi att nämnden följer upp verksamhetsplanen under året och utvärderar målen i samband med årsredovisningens upprättande. Upplevs organisationen som ändamålsenlig? Kärnan i drifts- och servicenämndens organisation utgörs av samverkan mellan medlemskommunerna togs en handlingsplan för Gemensamt e-samhälle Värmland fram. Sedan handlingsplanen togs fram har formerna för samverkan vidgats. Utöver den gemensamma nämnden träffas KSO/kommunchefer en gång i månaden genom Region Värmlands försorg där bl.a. IT-frågor lyfts. IT-cheferna i Värmland träffas en gång i månaden för att diskutera aktuella frågor och fungerar i praktiken som beredande organ inför nämndssammanträden. I Cesam Värmland är ett råd som består av alla e-tjänsteansvariga i Värmland och träffas även de månadsvis för att diskutera utveckling av e-tjänster. Karlstads kommun är nämndens värdkommun. Medlemskommunerna är med och finansierar administration, lokalkostnader samt en tjänst som IT-samordnare (55 tkr/kommun och år). Utöver grundbeloppet betalar kommunerna för de IT-tjänster som de väljer att samverka kring. Under 2014 har nämnden utökat sin verksamhet genom att nya tjänster lanserats till kommunerna, 54 nya e-tjänster har driftsatts och en Regional digital agenda för Värmland har tagits fram. Karlstads kommun 5 av 7

8 Vid intervjun med IT-chefen för Karlstads kommun framkom det att nämnden arbetar mycket med utvecklingsfrågor ut mot kommunerna i Värmland. IT-chefen anser att nämnden har tillräckligt med resurser och en ändamålsenlig verksamhet utifrån uppdraget. De utmaningar som nämnden står inför är att införa en gemensam identitetshantering som möjliggör att kommunernas IT-system kan kommunicera med varandra och att införa automatiserade handläggningsprocesser. Det nämndes även att ett utökat samarbete med Landstinget i Värmland kan bli aktuellt under Revisionell bedömning Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden har under 2014 utökat sitt uppdrag i enlighet med nämndens syfte. Information om utveckling av verksamhet och ekonomi? Året inleddes med en statusrapport för nämndens verksamhet och information om e-kontorets verksamhet. Under året har nämnden löpande informerats om olika utvecklingsprojekt inom nämndens verksamhetsområde. Det har bl.a. rört sig om en om översyn av e-tjänster inom e-hälsa, gemensamt e-samhälle, konferenser, ett pilotprojekt för gemensam identitetshantering och Regional Digital Agenda. Nämndens intäkter uppgick till tkr under 2014 och kostnaderna uppgick till tkr. Nämnden gick därmed med ett underskott på 25 tkr, som balanseras av ett tidigare ackumulerat överskott på 157 tkr. Nämndens underskott beror på kostnader för en nätverksdag som anordnats under hösten och för att några kommuner valt att ännu inte delta i finansieringen av två nya IT-tjänster. Nämnden fick 1,9 mnkr lägre intäkter och kostnader än budgeterat vilket beror på att färre nya IT-tjänster än budgeterat har avropats. Utöver den information som nämnden får skickas beslut tagna av nämnden till samtliga kommuner i Värmland. Revisionell bedömning Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling vid varje sammanträde. Nämnden har fått information om den ekonomiska utvecklingen under fyra av fem sammanträden. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Under 2014 hade nämnden fem sammanträden. Karlstads, Arvika, Eda, Filipstads, Forshaga, Munkfors och Hammarö kommuner har varit representerade vid samtliga sammanträden. Filipstads kommun har även representerats av en ersättare vid samtliga sammanträden. Grums, Hagfors, Kristinehamn, Kils, Sunne och Årjängs kommuner har deltagit vid fyra av fem sammanträden. Storfors och Säffle har deltagit vid tre sammanträden. Torsby kommun har representerats vid ett sammanträde. Karlstads kommun 6 av 7

9 Revisionell bedömning Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Torsby kommun, deltagit vid en majoritet av nämndens sammanträden under Vi noterar att representanterna från Säffle kommun har deltagit i nämndens möten i högre grad än under föregående år. Vi konstaterar att Torsby kommun enbart representerats under ett sammanträde. Revisorerna i Torsby kommun bör göra kommunstyrelsen och kommunfullmäktige uppmärksamma på att de inte är representerade på avsett sätt i den gemensamma nämnden Remmi Gimborn Projektledare Maria Jäger Uppdragsledare Karlstads kommun 7 av 7