- PDF Gratis nedladdning

Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 Servicenämnden Landstingsservice Måluppföljning Perspektiv Mål Utfall Status Personal Sjukfrånvaro Nöjdmedarbetarindex 5,0% 90% 6,6% 89% Ekonomi Resultatindex 1,01 1,05 Kund Nöjdkundindex 90% 89% Produktion Städ, avverkningsgrad Tvätt, leveranssäkerhet Kost (antal portioner/timme) 353,0 98,0% ,1 97,1% Verksamhet Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla sjukvårdsspecifik service till landstingets kärnverksamhet. De viktigaste händelserna i och omkring verksamheten fram till och med oktober månad anges nedan i punktform: Det finns ett politiskt förslag att sammanslå Landstingsservice och Landstingsfastigheter. Landstingsservice har sammanställt ett underlag genom en SWOT-analys för vidare handläggning. 9,9 Förvaltningen har på uppdrag av Landstingsdirektören överlämnat en utredningsrapport i juni avseende Café Oasen vid Säters sjukhus. Efter ett politiskt direktiv överförs nu Café Oasen i Säter fr.o.m. årsskiftet till Landstingsservice från den psykiatriska kliniken. Landstingsservice har genomfört flytten till den nya vårdbyggnaden, Dahlska huset med ett gott resultat. Implementering av fullservice har påbörjats avseende materielförsörjning och övriga servicetjänster. Sedan i oktober har Landstingsservice uppdraget att tillgodose servicebehovet i det temporära patienthotellet. Kostförsörjningen på Ludvika lasarett har säkrats i Landstinget Dalarnas egen regi fr.o.m. januari. Ett mottagningskök på Ludvika lasarett har färdigställts. Matleveranser sker från produktionsköket i Mora, övriga livsmedel levereras från produktionsköket i Falun. Kontakt har upprättats med Landstinget i Västmanland för att finna en kostnadseffektivare lösning på sikt. Höstens arbete med budget och verksamhetsplan för har präglats av stort engagemang i förvaltningen. Landstingsservice kan konstatera en hög efterfrågan på våra tjänster samt att nya uppdrag kommer till. Årets benchmarkingmaterial för våra ingående processer, tvätt, kost, lokalvård, avfallshantering och materialförsörjning har tagits fram och redovisades av Ernst & Young under juni månad. Landstingsservice fick återigen kvitto på att vi är konkurrenskraftiga i jämförelse med andra landsting. Den andra externa revisionen för året avseende förvaltningens kvalitets- och miljöarbete genomfördes under tre dagar i oktober månad. Revisorn tillstyrkte att LsD får fortsatt innehav av kvalitets- och miljöcertifikat. Genom ett centralt uppdrag har förvaltningen arbetat fram ett gemensamt ramavtal för Landstinget Dalarnas transporter. Syftet är att samtransportera vårt gods på ett mer kostnadseffektivt sätt. En extern konsult har just nu uppdraget att kvalitetssäkra och föreslå eventuella förbättringar på nuvarande transportupplägg. Café Hörnan på Ludvika lasarett driftsattes i januari av Landstingsservice. En viss restaurering med tillhörande möblemang har skett och vi kan konstatera en liten ökning i omsättningen som följd. Ett ramavtal mellan Landstingsservice och Tandvården har framarbetats. Detta är ett resultat av den avtalsöversyn som pågått av Landstingsservice tjänster. Efterfrågan av personalplagg ökar vid Fredriksbergstvätten som följd av skärpta hygienaspekter. Leveranser av personalplagg till Dahlska huset sker från centrala förråd. Under årets början inrättades ett Serviceråd mellan Hälsooch sjukvården och Landstingsservice på uppdrag av Landstingsdirektören. Det främsta syftet med rådet är att skapa ett tydligt forum där servicefrågor skall hanteras samlat i ett landstingsledningsperspektiv. Uppföljning besparingsåtgärder Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla synergier mellan olika verksamhetsområden i syfte att bli kostnadseffektivare. Avkastningskravet på Landstingsservice uppgår 2013 till 2,0 Mkr. Landstingsservice är intäktsfinansierade och därmed beroende av kundens efterfrågan. Det ställer krav på förvaltningen att kunna uppvisa effektiva produktionslösningar för våra kunder. Transparens och hög grad av intäkts- och kostnadskontroll är av största vikt för att upprätthålla förtroliga och goda kundrelationer. Ett nära samarbete med våra kunder sker förutom i det nyinrättade Servicerådet i respektive styrgrupp för Tandvård, Landstingsfastigheter och Hjälpmedel. Ekonomi Resultaträkning (mkr) Ack utfall Prognos Budget Resultat Intäkter 247,7 287,6 276,1 279,2 Kostnader -235,9-278,9-275,5-276,5 varav personalkostnader Verksamhetens resultat -141,4-168,7-169,9-164,5 11,8 8,7 0,6 2,8 Landstingsbidrag 0,0 1,4 1,4 0,0 Över/ Underskott 11,8 8,7 2,0 2,8 Investeringar -2,4-4,9-4,9-1,6

12 Landstingsservice kan konstatera att verksamheten flutit på bra under hela året ur ett ekonomiskt perspektiv. Efterfrågan på förvaltningens servicetjänster har ökat på bred front, vi har dessutom fått flera nya uppdrag som starkt bidragit till vårt resultat, exempelvis servicetjänster till Dahlska huset, kostförsörjning på Ludvika lasarett, insourcing av yttre transportuppdrag, kostservering på avdelning 34 i Falun etc. Det positiva resultatet beror inte bara på att intäktssidan ökat utan att förvaltningen också varit framgångsrik i arbetet med kostnadsminskningar. Detta är en effekt av en ökad kostnadsmedvetenhet och generell återhållsamhet. Förvaltningen utför fler uppdrag- och servicetjänster men med en begränsad bemanningsökning, det ger goda ekonomiska effekter. Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på 2,0 Mkr vid årets slut ser ut att uppfyllas med marginal. Prognosen för 2013 års resultat höjs till 8,7 Mkr. Valda personalkostnader (mkr) Budget Prognos Resultat Löner exklusive sociala avgifter Martin Ekberg Bitr. Förvaltningschef Landstingsservice -116,6-115,4-115,7 När nya uppdrag och servicetjänster utvecklas och avropas är det av största vikt att prissättning och resursutnyttjande utvärderas. Eftersom den processen pågår kan periodresultatet inte ses som rättvisande fullt ut. Personal Definitioner Antal anställda är antalet personer, vilka innehar en månadsavlönad anställning. Antal faktiska årsarbetare beräknas som antal anställda x anställningens sysselsättningsgrad minus tjänstledigheter utan lön, sjukledigheter > 14 dagar och grund/vidareutbildning med lön. Arbetad tid anger antalet arbetade timmar för samtliga anställda. Inhyrd personals arbetade tid ingår inte. Redovisas med en månads fördröjning. Helårsekvivalent är lika med arbetade timmar. Antal anställda Antal faktiska årsarbetare 371,36 348,13 347,13 Antal anställda Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag Arbetad tid Ack 2013 Ack 2012 Ack 2011 Arbetad tid timmar, anställda varav timanställda* varav mertid/övertid samtlig personal* * Preliminära värden för innevarande år. Hög korttidssjukfrånvaro under årets första del har medfört att timanställda och mertid/övertid har ökat för att säkra den dagliga driften. Orsaken till den höga sjukfrånvaron har bl.a. varit en förvärrad influensaepidemi i jämförelse med tidigare år. Den höga mertid/övertid kan till stor del förklaras av kommunals varsel om strejk under våren. Att arbetade timmar har ökat i jämförelse med tidigare år beror i huvudsak på de utökade uppdragen Landstingsservice fått i samband med byggnationen och driftsättandet av Dahlska huset samt kostförsörjningen på Ludvika lasarett. Det ovannämnda tillsammans med utökade uppdrag på flera orter i länet, tillsättning efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, påverkar även det förvaltningens bemanning och arbetad tid.

13

14

15

16

17 M.Ekberg LANDSTINGSSERVICE LANDSTINGSSERVICE BUDGET Kst Verksamhet Belopp Servicenämnden Ledning Södra Förvaltningsledning Städ Team Borlänge Ekonomi FV Transport Team Borlänge Personal FV Städ Team Säter Projekt- och utveckling FV Transport Team Säter Facklig verksamhet FV Café Oasen Säter Total OH Centralt avkastningskrav Städ Team Ludvika Transport Team Ludvika 166 Budgeterat resultat central administration Fastighetsteknik Team Ludvika 87 Norra området Mottagningskök Ludvika Café Hörnan Ludvika Ledning Norra Städ Team Avesta Café Butik Mora Transport Team Avesta Städ Team 1 Mora Fastighetsteknik Team Avesta Transport Team 2 Mora Tvättservice Fredriksberg Fastighetsteknik Team 2 Mora 145 Budgeterat resultat södra området Budgeterat resultat norra området Mellersta området Omstruktureringskostnader Ledning Mellersta 0 Budgeterat resultat Kost Ryggåsstugan Falun Kostservice Prod.kök Falun Kostservice Restaurang Falun -98 Central administration Kostservice Café & butik Falun 296 Norra området Kostservice Ventilen Falun -1 Mellersta området Städ Team 1 Falun 183 Södra området Städ Team 2 Falun 191 Omstrukturering Transport Team 3 Falun -569 Totalt budgeterat resultat FV82 (Tkr) Yttre skötsel Förädling Materialförsörjning Team 4 Falun Fastighetsteknik Länsservice LD-turen Transporter yttre Transportledningscentral Leasingbilar Bevakning XXXXX Parkering Bilpool adm/drift Bilpool Boende Mora Boende Falun Pat.hotell Ängsklockan Boende Avesta 39 Budgeterat resultat mellersta området 3362 Södra området Omstrukturering Sammanställning *Landstingsservice övertar Café Oasen i Säter fr.o.m. årsskiftet. Parkeringen lyfts ut från bevakningen i Mellersta området och särredovisas fr.o.m. årsskiftet. Kostnadsställe ej fastställt.

18 M.Ekberg LANDSTINGSSERVICE LANDSTINGSSERVICE - BUDGET MOTPART KONTOGRUPP BUDGET PROGNOS 2013 BUDGET 2013 BOKSLUT Förs av övriga tjänster Förs av varor o material Erhållna bidrag Övriga intäkter Förs av övriga tjänster Förs av varor o material Övriga intäkter Summa verksamhetsintäkter Lön arbetad tid Lön ej arbetad tid Pensionskostnader Sociala avgifter o löneskatt Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Verksamhetsanknutna tjänster Läkemedel, sjukv mtrl Material och varor Summa tjänster,material o varor Lokal- o fastigh kostnader Hyra/leasing av anl tillgångar Energi Förbrukn inv och material Reparation o underhåll Kostnader för transportmedel Transporter o frakter Resekostnader Lokal- o fastigh kostnader Summa övriga verksamhetskostnader Tele o post Övriga tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Tele o post Övriga tjänster Summa övriga verksamhetskostnader Finansiella kostnader Finansiella kostnader Summa finansiella kostnader RESULTAT MOTPART 1 = EXTERNA MOTPARTER MOTPART 2 = LANDSTINGSINTERNA MOTPARTER

19

20

21 LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN Dnr LD13/03030 Central samverkan Servicenämnden

22 VERKSAMHETSPLAN BALANSERAT STYRKORT FÖR LANDSTINGSSERVICE Scope (Uppgift) Vision Uppdrag Perspektiv Personal Ekonomi Kund Produktion Utveckling/lärande Strategiska målområden Framgångsfaktorer Nyckeltal/mått Mål Aktiviteter LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

23 SCOPE (Uppgift) Landstingsservice leder, utför, utvecklar och effektiviserar servicetjänster till Hälso- och sjukvården och övriga verksamheter inom och i samverkan med Landstinget Dalarna. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

24 VISION Landstingsservice förstår och tillgodoser kundens behov av servicetjänster och är väl integrerad i kundens processer. Vår styrka är att arbeta behovsstyrt och flexibelt oavsett var i organisationen vi befinner oss. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

25 UPPDRAG Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla sjukvårdsnära service till Hälso- och sjukvården samt servicetjänster till övriga verksamheter inom Landstinget Dalarna. I uppdraget ingår att systematiskt utvärdera, välja och ansvara för den mest effektiva driftformen för servicetjänster inom koncernen. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

26 Perspektiv Strategiska målområden Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Mål Produktion Processorienterat arbetssätt Produktionsuppföljning Minskad miljöpåverkan Tydliga uppdrag och avtal Tydliga processbeskrivningar och rutiner/instruktioner Kompetensansvariga i interna nätverk Tydliga och mätbara produktivitetsmått Ökad miljömedvetenhet Verksamhetsspecifika nyckeltal och miljömål. (Se nästa sida) Måluppföljning ska stödjas av system. Kund Nöjd kund (NK) Tydliga och kommunicerade avtal Rätt service och bemötande Kundkontaktorganisation Serviceråd och styrgrupper System, mallar, kalkyler avseende avtalsprocessen Nöjdkundindex (NKI) Stödfunktioner: Internt NKI 90% 90% Antal systematiskt genomförda kunduppföljningar Org. kring kunduppföljningar skall vara klar och minst en uppföljning med huvuddelen av våra kunder skall vara genomförda. Personal Nöjd medarbetare (NM) Friska medarbetare Kompetenta medarbetare Kompetensutveckling Mål- och utvecklingssamtal Tydligt arbetssätt för differentierad lönesättning Talangpool Säkerställa kritiska befattningar Engagerat ledarskap/medarbetarskap Systematiskt arbetsmiljöarbete Nöjd medarbetarindex (NMI) Antal deltagande i medarbetarenkät Total sjukfrånvaro varav korttidssjukfrånvaro Antal arbetsskador/tillbud inrapporterade i Synergi 75% 80% 5% 3% 100% Ekonomi God ekonomisk hushållning Överenskommen prissättningsmodell Ordning och reda Säkerställd avtalsprocess Kostnads- och intäktsmedvetenhet Tydliga kalkyler som beslutsunderlag Resultatindex RI (förvaltningen) Budgetföljsamhet Prognosföljsamhet Intäkt/Antal faktisk årsarbetare Kostnad/Antal faktiska årsarbetare 1,01 98% 99% Utveckling Arbeta behovsstyrt och flexibelt Sjukvårdsnära tjänster Utvecklat verksamhetssystem Behovsanpassad utbildningsplan Arbeta systematiskt i projektliknande former Ständiga förbättringar genom aktiv avvikelse- och förbättringsrapportering Delta i Best service benchmarking och SKL:s projekt Närvaro vid chefsutbildningar Digitaliserat verksamhetssystem infört Benchmarkingplacering i servicenätverket Best service Förbättringsförslag 100% Minst en placering bättre än 2013 Minst ett per medarbetare

27 Perspektiv Nyckeltal/Mått Mål Nyckeltal/Mått Mål Produktion Kostservice Produktionskök - Livsmedelskostnad /portion Miljömärkta livsmedel/ i förhållande till totala livsmedel i kronor 14 kr Falun 14 kr Mora 25% Städservice Underhållsstädning kostnad/kvm Avverkningsgrad = Underhållsstädning volym kvm/ underhållsstädning volym sålda timmar 235 kr/kvm 347 kvm/h Produktionskök Totalkostnad/portion Caféer och Restaurang Försäljning / månad i förhållande till lagda budgeterade nettointäkter 68 kr 1,0 Materielförsörjning Minska antalet artiklar (jämförelse med 2013) 5% Vaktmästeri Produktionstimmar mot kund/ antalet produktionstimmar (arbetad tid) 100% Yttre transporter Totala kostnader/mil Fyllnadsgrad 168 kr/mil 80% Minskade körmil mil Tvätt Leveranssäkerhet Kg/mantimme LD Boende Beläggningsgrad Fastighetsteknik Produktionstimmar mot kund/ antalet närvarotimmar (debiterbartid) Förebyggande underhåll skall jämfört med totala antalet uppdrag 98,0% 25,0 80% >80% (införande av mått) >50% Övergripande miljömål Andel miljömärkta livsmedel i kostverksamheten Optimera pelletsanläggningen vid Fredriksbergstvätten för att endast använda 5% eldningsolja som energikälla Minskning av förbrukningen av kontorspapper vid Landstingsservice stödfunktioner Produktionskök - Svinn i förhållande till antalet levererade portioner Caféer, Restaurang - Svinn i förhållande till köpta portioner från köket 25% 5% 10% 8% 12% Minskade körmil (yttre transporter) mil

28 Perspektiv Aktivitet Vem När Klart Produktion Tydliggöra gränssnitten i processbeskrivningarna Peter Ötken/ Lgr Kvartal 1 Nyckeltal, mål, mått ta fram system för uppföljning och införande Ledningsgruppen 2015 Bestäm kompetensområden och utse ansvariga Ledningsgruppen Kvartal 1 Fusion LsD med LFD, utred FM-koncept Anders Roos / Lgr Kvartal 1 Övertagande och driftsättning av Oasen i Säter Anders Roos/ arbetsgrupp Kvartal 1 Översyn av transportorganisation, inre och yttre. Ledningsgruppen Kund Kontinuerlig uppföljning av miljömål och aktiviteter Implementera kundkontaktsorganisation Ledningsgruppen Ronnie Hases Kompetensansvariga Ledningsgruppen Juni Utvecklade kundrapporter till Serviceråd och styrgrupper leda i bevis vårt arbete Ledningsgruppen Beställning och återrapportering via Serviceportal Helena Wikström 2015 Samordning av kundenkäter Ledningsgruppen Juni

29 Perspektiv Aktivitet Vem När Klart Personal Uppföljning/handlingsplan sjukfrånvaro enligt del ett i måluppföljningen Närmaste chef 9 ggr/år Använda nya mål- och utvecklingssamtalsmallen Närmaste chef Minst 2 ggr/år Presentation, analys och ev. åtgärder av nöjdmedarbetarundersökning HR Ta fram tydlig process- och rutinbeskrivning för lönebildning Alexander Klein Storm Februari Ekonomi Säkerställa avtalsprocessen Ledningsgruppen Interna fördelningar Områdeschefer Projekt/Utveckling Prissättningsmodell för tjänster/uppdrag Martin Ekberg Juni Juni Utveckling Utbilda chefer och medarbetare i stödsystemen inom IT i samband med införandet av den nya plattformen. Ledningsgruppen Införande av LsD nya verksamhetssystem, implementering av LD Ledningssystem samt påbörjande av anpassning till nya ISO-upplägget Christer Söderholm 2015 Utöka benchmarkingprogrammet med två processer (Städ Mora) och restaurangen Gastronomen (Falu lasarett). Teamchef Kompetensansvarig Översyn av länsservice organisatoriska tillhörighet och funktion Torbjörn Pettersson Kvartal 2 Utvärdera Högskolans utbildning samt utarbeta en gemensam handlingsplan för serviceutbildning inom förvaltningen. HR Kvartal 1 Implementera Landstinget Dalarnas gemensamma internkontrollplan i verksamhetssystem Martin Ekberg Christer Söderholm Kvartal 1