Sammanträde i Servicenämnden

Transkript

1 DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sammanträde Sida 1 (5) Sammanträde i Servicenämnden Ordförande kallar till sammanträde. Tid: kl Plats: Foajén vid restaurang Gastronomen, Falu lasarett Dessa handlingar finns att tillgå på Internet adress Grupprum kl Majoriteten: Gastronetten, Restaurang Gastronomen Alliansen: Konferenscentrum A, sal 3, Restaurang Gastronomen Innehållsförteckning Inledning och protokollsjustering Justering av närvarolistan 2 2 Godkännande av dagordning 2 3 Protokollsjustering 2 Informations- och anmälningsärenden Information 3 5 Anmälan av delegeringsbeslut 3 6 Övriga anmälningsärenden 3 Beslutsärenden Periodrapport FV 82, kvartal 1 5 Postadress Besöksadress Kontakt Mötessamordnare Falun Söderbaumsväg Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Org.nr:

2 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 2 (5) Inledning och protokollsjustering 1 Justering av närvarolistan Ordförandens förslag 1. Närvarolistan fastställs. 2 Godkännande av dagordning Ordförandens förslag 1. Godkännande av föreliggande dagordning med följande förändringar. 3 Protokollsjustering Ordförandens förslag 1. /namn/ utses att jämte ordföranden justera protokollet. Ordföranden överlämnar efter egen justering till justeringsmannen. Justering ska vara klar inom 14 dagar.

3 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 3 (5) Informations- och anmälningsärenden 4 Information Ordförandens förslag 1. Informationen antecknas till protokollet. Information lämnas om: A) Verksamhet Bilaga punkt 4 a B) Personal Bilaga punkt 4 b C) Miljöredovisning för år 2013 (Christer Blomqvist kl 10.30) Dnr LD14/00660 Bilaga punkt 4 c 5 Anmälan av delegeringsbeslut Ordförandens förslag. 1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet. Anmäldes följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Landstingsstyrelsen 114/2011 och Servicenämnden 67/2011 fattade beslut. - Av förvaltningschefen fattade beslut. Beslut om upphandling: A) Avfallstransporter och slutbehandling från Ludvika lasarett 6 Övriga anmälningsärenden Ordförandens förslag. 1. Antecknar övriga anmälningsärenden till protokollet. A) Beslut från Säters kommun, Samhällsbyggnadsnämnden, om registrering av livsmedelsanläggning samt avgift för registreringen gällande Skönviksoasen, Svärdsjögatan 20, Skönvik 1:6. Dnr LD14/00949

4 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 4 (5) B) Protokollsutdrag fullmäktige , Ändringar i reglementen Dnr LD13/ Förändringar i nämndernas allmänna bestämmelser 8 om definitioner av vissa begrepp och signering av bilagor. 2. Förändringar i Landstingsstyrelsens reglemente 5 och 36 om tjänstemäns närvarorätt och beredning av ärenden till styrelsen. 13, Valärenden, Dnr LD14/ Thomas Näslund (S) entledigas från sitt uppdrag som ledamot i Servicenämnden fr o m Britt-Marie Essel (S) väljs som ledamot i Servicenämnden med mandatperiod fr o m Jesper Gullstrand (S) väljs som ersättare i Servicenämnden med mandatperiod fr o m C) Protokollsutdrag fullmäktige Landstingets revisionsberättelse Dnr LD14/ Landstingsstyrelsen, övriga nämnder och deras ledamöter samt Landstinget Dalarnas ledamöter i de gemensamma nämnderna beviljas ansvarsfrihet för 2013 års verksamhet. D) Verksamhetsbeskrivning för lokalförändring (VBL) för Café Hörnan vid Ludvika lasarett Dnr LD14/00869 Bilaga punkt 6 d E) Falu kommun, Miljöförvaltningen. Kontrollrapport avseende livsmedelskontroll av Gastronomen Falu lasarett. Bedömning att livsmedelslagstiftningens krav inom kontrollerade områden i huvudsak uppfylls. Dnr LD14/01445 F) Kortversion av kostpolicyns handlingsplan (se servicenämnden 11, ) Dnr LD12/01648 Bilaga punkt 6 f

5 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 5 (5) Beslutsärenden 7 Periodrapport FV 82, kvartal 1 Diarienummer LD14/01332 Ordförandens förslag 1. Godkänna redovisad periodrapport FV82, kvartal 1 Sammanfattning av ärendet Det ekonomiska resultatet uppgår till +1,7 Mkr efter det första kvartalet 2014 för Landstingsservice. Det positiva resultatet visar att den ekonomiska stabiliteten som fanns under 2013 fortsätter under nuvarande verksamhetsår. Förvaltningen kan konstatera fortsatt hög efterfrågan på servicetjänster. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Periodrapport FV 82, kvartal 1

6 Information Landstingsservice Datum Sida 1 (2) Dnr Verksamhet Bilaga punkt 4 a a) Logistik Landstingsservice har under 2013 genomfört en genomlysning och översyn av de yttre transporterna i länet på uppdrag av Servicerådet. Förändringsarbetet kvalitetssäkrades med hjälp av en extern logistikkonsult i slutet av 2013 och resulterade i en utredningsrapport med tillhörande handlingsplan. Under det första kvartalet 2014 har de flesta av aktiviteterna i handlingsplanen implementerats i Landstingsservice transportorganisation, exempelvis har rutter och servicenivåer förändrats. Den största förändringen som kvarstår till följd av ett upphandlingsförfarande är utbytet av fordon. På uppdrag av Servicerådet pågår i dagsläget planeringen av en genomlysning och översyn av inre vaktmästerifunktionen i ett länsperspektiv. Huvudsyftet är att kartlägga och utveckla logistikprocessen i ett helhetsflöde; d.v.s. delarna yttre transport, kajhantering och inre vaktmästeri. För att lyckas med uppdraget krävs en nära samverkan mellan Landstingsservice och våra kunder; övriga förvaltningar inom koncernen. Uppdraget bedöms starta under september månad med stöttning av en extern logistikkonsult. Som ett led i de ökade kraven kring logistikfrågorna pågår en rekrytering av en logistikchef till Landstingsservice. b) Mer tid för patienten FM-koncept Projektdirektiven för projektet Mer tid för patienten har beslutats av Landstingsdirektören. Just nu pågår rekryteringsprocessen av en huvudprojektledare för detta förvaltningsövergripande projekt. Landstingsservice uppdrag i projektet är att undersöka möjligheterna att införa sjukvårdsnära tjänster i vården och att utreda förutsättningarna för att implementera ett Facility Management koncept. Delprojektledare för servicedelen i projektet är utsedd i Anders Roos. Målbilden är att projektet som helhet ska vara konstituerat innan sommaren. Landstingsservice fortsätter förberedelserna inför projektets uppstart genom att omvärldsbevaka med andra landsting, göra studiebesök och anordna utbildningsdag i Facility Management för förvaltningens samtliga chefer. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Nissers väg Martin Ekberg Falun Falun Martin.Ekberg@ltdalarna.se T.F. Förvaltningschef Org. nr: Martin.Ekberg@ltdalarna.se

7 Landstinget Dalarna Information Landstingsservice Sida 2 (2) c) Kostutredning Ludvika lasarett På uppdrag av Servicerådet genomför Landstingsservice en utredning om förutsättningarna för egen kostproduktion på Ludvika lasarett. Huvudsyftet med utredningen är att nuvarande kostförsörjning genom att transportera mat från produktionsköket i Mora till Ludvika bedöms som alltför kostsam. En utredningsrapport skall presenteras efter sommaren.

8 Information Nämnden Servicenämnden Landstingsservice Datum Sida 1 (1) HR-enheten Dnr Bilaga punkt 4 b Personal Sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron inom förvaltningen är 7,8 % för perioden januariapril 2014, korttidsfrånvaron är 3,5 %. Under motsvarande period föregående år var den totala sjukfrånvaron 7,6 % och korttidssjukfrånvaron var 3,8 %. De höga sjukfrånvarotalen kan delvis härröras till vissa enskilda verksamheter, såsom Verksamhetsservice. Det finns dock stora skillnader inom förvaltningen, vissa verksamheter har en låg sjukfrånvaro medan andra grupper har en total sjukfrånvaro på ca %. Den höga sjukfrånvaron kan även härröras till ett tiotal långtidssjukskrivna arbetstagare. Arbetsgivaren har även, i många av dessa personalärenden, uttömt sina resurser för ytterligare rehabiliteringsåtgärder. För övrigt så fortgår det proaktiva arbetet med att försöka minska sjukfrånvaron genom tidigt insatt rehabiliteringsplanering. Bemanning Bemanningen har ökat med ca 20 stycken faktiska årsarbetare ifrån 2013 till 2014 för samma period. Detta beror delvis på de utökade städuppdragen Landstingsservice har fått i samband med driften av Dahlska huset, utökad bemanningen inom materielförsörjningsenheten Falun, övertagandet av kostförsörjningen i Ludvika och café Oasen i Säter. Tillsammans med utökade uppdrag på andra orter i länet, tillsättningar efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, påverkar förvaltningens bemanning i stigande riktning. Utöver ovanstående så utannonseras i dagsläget flertalet tjänster för återbesättning inom förvaltningen; såsom Förvaltningschef, Logistikchef, Förvaltningssekreterare, Trädgårdsmästare samt Teamchef och Servicetekniker till Fastighetsteknik. Även Landstingsservice ledning har förändrat sin bemanning då gruppen består av flertalet tillförordnande vikariat som i dagsläget sträcker sig till slutet på sommaren. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Nissers väg Alexander Klein Storm Falun T.f. Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se

9

10

11

12

13

14

15 Kort information om Handlingsplan för kostpolicy För att patienten/kunden skall få en fullvärdig kost är det många aspekter som måste beaktas och flera olika yrkeskategorier är inblandade. Tillsammans bidrar vi till att våra patienter/kunder får de bästa förutsättningarna för ett bra näringstillstånd. Måltiderna ska så långt som möjligt vara individuellt anpassade efter den enskildes behov och önskemål. De ska vara aptitretande, smakliga och serveras med ett gott bemötande. Måltiden ska göras till en trevlig upplevelse. Ansvarsfördelning Ansvarig för kostverksamheten (producenten) ansvarar för matsedel, matproduktion, att maten motsvarar näringsrekommendationerna och att avdelningarna (kunderna) får vad de beställt. Kostansvarig ansvarar också för uppföljning minst en gång per år av avdelningarnas uppfattning om måltidernas kvalitet. Avdelningarna ska utse kostombud som står i kontakt med kostansvarig. Kostansvarig bjuder in kostombud till regelbundna möten för avstämning och uppföljning. Verksamhetschefen inom öppen och sluten vård har det yttersta ansvaret för att fullgoda nutritionsrutiner finns inom verksamheten. Avdelningschefen ansvarar för att avdelningspersonal utför de nutritionsåtgärder som läkare och övrig personal ordinerat/rekommenderat. Läkaren har det övergripande medicinska huvudansvaret för utredningen som leder till ordination av lämplig nutritionsbehandling. Ett flertal andra yrkesgrupper är inblandade i kostverkamheten nutritionsbedömning och -behandling. Läs mer i den fullständiga Handlingsplan Kostpolicy på navet.ltdalarna.se/kostpolicy Adekvat kompetens krävs i varje led i kost- och nutritionsarbetet. Livsmedelsupphandling Vid Livsmedelsupphandling ska beaktas att avtalen är skrivna ur ett etiskt, miljöanpassat, kvalitetsmässigt och livsmedelssäkert perspektiv. Utbudet ska följa miljöplanen genom att öka andelen miljöanpassade livsmedel. Måltidernas sammansättning Maten ska uppfylla Socialstyrelsens och Livsmedelsverkets rekommendationer gällande såväl måltidsordning som energi- och näringsinnehåll. Läs mer om kosttyper och måltidsordning i den fullständiga Handlingsplan Kostpolicy på navet.ltdalarna.se/kostpolicy

16 Utredning På alla patienter som läggs in på klinikerna ska en nutritionsbedömning utföras där uppgifter om ändrat näringsintag, viktutveckling och BMI journalförs. Nutritionsbehandling Om bedömning visar förekomst av/risk för undernäring upprättas en vårdplan/aktivitetsplan för nutrition. Planen ska klargöra nutritionsbehandlingens målsättning. Olika kosttyper Utifrån nutritionsbedömningen ordineras energi- och proteinrik kost (E-kost), allmän kost för sjuka (A-kost), önske-, konsistensanpassad- eller specialkost. Sjukhuskosten ska bestå av frukost, mellanmål, lunch, mellanmål, middag och kvällsmål. Måltiderna ska spridas ut över en så stor del av dagen som möjligt. Mat och mellanmål ska serveras på tider som passar patientens behov och önskemål. Kontakt med dietist Om patienten inte täcker sitt energi- och näringsbehov trots genomförd nutritionsbedömning och vidtagna åtgärder (E-kost, kosttillägg, ätstödjande åtgärder och mat- och vätskeregistrering) konsulteras dietist. Dietist bör också kontaktas när patienten förväntas ha fortsatta nutritionsproblem efter utskrivning från sjukhuset. Uppföljning och utvärdering Nutritionsbehandlingen och ätstödjande åtgärder ska följas upp kontinuerligt. Vikt skall följas, inom slutenvården minst en gång per vecka, och dokumenteras. Vid behov utförs även ny mat och vätskeregistrering. Om beslutade åtgärder inte ger önskat resultat måste de omprövas och ställning tas till nya. Dietist bör vara involverad. Dokumentation Resultatet av nutritionsbedömning, vidtagna åtgärder, omvårdnadsåtgärder samt effekten av åtgärder ska dokumenteras i journalen. lnformationsöverföring Vid utskrivning ska information om patientens ät- och näringsproblem samt pågående nutritionsbehandling rapporteras till nästa vårdgivare, till exempel i slutanteckning eller epikris. Även dietistens bedömning, åtgärd och rekommendation ska överföras i de fall som dietist har konsulterats. Hygienaspekter God hygien vid livsmedelshantering ska vara kvalitetssäkrad och säkerställd enligt gällande livsmedelslagstiftning. Livsmedelshanteringen ska uppfylla lagstiftningens tydliga mål om alla konsumenters rätt till säkra livsmedel. Tilll lagstiftningen har Livsmedelsverket skrivit flera vägledningar. Avvikelser l vården liksom i alla andra verksamheter kan människor göra fel och begå misstag. Därför måste vården ha väl utvecklade system och rutiner så att mänskliga felhandlingar inte leder till att patienter utsätts för skador. Det gäller även fel och misstag som begås inom den verksamhet kostpolicyn omfattar. En avvikelse är en negativ händelse, tillbud eller risk. Rapportering av negativa händelser, tillbud och risker är en skyldighet och ett ansvar för all hälso- och sjukvårdspersonal. Läs den fullständiga handlingsplanen och kostpolicyn på navet.ltdalarna.se/kostpolicy

17

18 Servicenämnden Landstingsservice Verksamhet Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla sjukvårdsspecifik service till landstingets kärnverksamhet. De viktigaste händelserna i och omkring verksamheten för årets första kvartal anges nedan i punktform: Ett förvaltningsövergripande projekt har startats upp där huvuduppdraget är att tillskapa Mer tid för patienten genom att frigöra vårdtid inom Hälso- och sjukvården. För Landstingsservice del innebär uppdraget att undersöka möjligheterna att införa sjukvårdsnära tjänster i vården och att utreda förutsättningarna för att implementera ett FMkoncept (Facility Management). Benchmarkingen inom det nationella servicenätverket Best service intensifieras och breddas. Arbetet är i full gång och inte mindre än sex serviceprocesser är föremål för benchmarking under 2014 där både Falu och Mora lasarett deltar i de nationella jämförelserna. Efter ett utredningsarbete föreslås Servicenämnden besluta att kostförsörjningen på Ludvika lasarett ska fortsätta i egen regi. Nuvarande lösning är dyr men inget alternativ har hittills kunnat redovisas som kostnadseffektivare. Förändringsarbetet fortsätter med att utforma en transportorganisation som samtransporterar vårt gods inom koncernen på ett än mer kostnads- och miljöeffektivt sätt. I dagsläget implementeras en handlingsplan som upprättades i slutet av 2013, exempelvis förändras rutter, fordon och servicenivåer. Förvaltningens serviceuppdrag har utökats genom driften av det Dahlska huset i Falun. Landstingsservice har implementerat fullservice avseende materielförsörjning och övriga servicetjänster i byggnaden. Under 2013 genomfördes på uppdrag av Landstingsdirektören en utredningsrapport avseende Café Oasen vid Säters sjukhus. Efter ett politiskt direktiv överfördes Café Oasen i Säter fr.o.m. årsskiftet till Landstingsservice från den psykiatriska kliniken. Landstingsservice HR-enhet har tillsammans med medverkande från driftsverksamheten, fackliga organisationer och representanter från central förvaltning utarbetat nya riktlinjer för mål och utvecklingssamtal. De nya riktlinjerna innefattar även implementering av nya lönekriterier samt uppföljning under året. Landstingsservice förvaltningschef Anders Roos avslutade sitt chefsförordnande Martin Ekberg är tillförordnad förvaltningschef t.o.m Samtliga tidsbegränsade chefsförordnanden utvärderas under P.g.a. chefsvakanser kommer en del tjänster tillförordnas under året. Måluppföljning Perspektiv Mål Utfall Måluppfyllelse Personal Sjukfrånvaro (total) Sjukfrånvaro (korttid) Nöjdmedarbetarindex 5,0% 3,2% 75% 8,0% 3,8% 76% Ekonomi Resultatindex 1,01 1,02 Kund Nöjdkundindex 90% 71% Produktion Städ, avverkningsgrad (kvm/h) Tvätt, leveranssäkerhet Kost, totalkostnad per portion Fastighetsteknik, förebyggande underhåll/totalt antal uppdrag Yttre transport, minskade körmil (jmf 2013) Andel miljömärkta livsmedel ,0% 68,00 kr 50,0% 10,0% 25% ,4% 70,77 kr 45,0% 14,9% 29% Uppföljning besparingsåtgärder Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla synergier mellan olika verksamhetsområden i syfte att bli kostnadseffektivare. Avkastningskravet på Landstingsservice uppgår 2014 till 2,0 Mkr. Landstingsservice är en intäktsfinansierad förvaltning och är därmed beroende av kundens efterfrågan. Det ställer krav på förvaltningen att kunna uppvisa effektiva produktionslösningar för våra kunder. Transparens och hög grad av intäkts- och kostnadskontroll är av största vikt för att upprätthålla förtroliga och goda kundrelationer. Ett nära samarbete med våra kunder sker förutom i det inrättade Servicerådet i respektive styrgrupp för Tandvård, Landstingsfastigheter och Hjälpmedel. Under året sker kontinuerlig uppföljning och avstämning av våra servicetjänster. Ekonomi Resultaträkning (mkr) Ack utfall Prognos Budget Resultat Intäkter 75,8 295,0 295,0 300,9 Kostnader -74,1-293,0-293,0-287,9 varav personalkostnader Verksamhetens resultat -46,9-181,1-181,1-172,1 1,7 2,0 2,0 13,0 Landstingsbidrag 0,0 0,0 0,0-11,0* Över/ Underskott 1,7 2,0 2,0 2,0 Investeringar 0,0-3,1-3,1-3,2

19 *I samband med bokslut gjordes en överskottsöverföring till Central förvaltning på överskjutande del av Landstingsservice avkastningskrav. Efterfrågan på förvaltningens servicetjänster ökade på bred front under 2013, betydande volymökningar skedde inom funktionerna lokalvård, kost, materielförsörjning och tvätt. De inledande månaderna under 2014 visar att trenden fortsätter med hög efterfrågan. Landstingsservice arbete med en detaljerad budget och ekonomisk uppföljning på kostnadsställenivå ger klara indikationer på funktioner och verksamheter som kan bli föremål för alternativa driftsformer. Valda personalkostnader (mkr) Budget Prognos Resultat Löner exklusive sociala avgifter Martin Ekberg T.F. Förvaltningschef Landstingsservice -127,7-127,7-121,9 När volymtalen ökar i kombination med att nya uppdrag och servicetjänster utvecklas och avropas är det av största vikt att prissättning och resursutnyttjande utvärderas. Den processen kommer fortsätta och intensifieras under Personal Definitioner Antal anställda är antalet personer, vilka innehar en månadsavlönad anställning. Antal faktiska årsarbetare beräknas som antal anställda x anställningens sysselsättningsgrad minus tjänstledigheter utan lön, sjukledigheter > 14 dagar och grund/vidareutbildning med lön. Arbetad tid anger antalet arbetade timmar för samtliga anställda. Inhyrd personals arbetade tid ingår inte. Redovisas med en månads fördröjning. Helårsekvivalent är lika med arbetade timmar. Antal anställda Antal faktiska årsarbetare 377,81 353,42 348,42 Antal anställda Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag Arbetad tid Ack 2014 Ack 2013 Ack 2012 Arbetad tid timmar, anställda varav timanställda* varav mertid/övertid samtlig personal* * Preliminära värden för innevarande år. Hög korttidssjukfrånvaro under årets första kvartal har medfört att timanställda och mertid/övertid har ökat för att säkra den dagliga driften. Att arbetade timmar har ökat i jämförelse med tidigare år beror i huvudsak på övertagandet av driften av Café Oasen vid Säters sjukhus, utökade uppdrag i samband med byggnationen och driftsättandet av Dahlska huset samt kostförsörjningen på Ludvika lasarett. Det ovannämnda tillsammans med utökade uppdrag på flera orter i länet, tillsättning efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, påverkar även det förvaltningens bemanning och arbetad tid.