Mötet börjar kl med träff med nye kommunchefen Peter Karlsson m fl. 5. Kontrollrapporter vid verksamheter i Mora kommun

Transkript

1 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN DAGORDNING Sammanträdesdatum Tid Plats Måndagen den 26 november, kl OBS! Tiden! Plats; Lokal KS-salen Mora kommun Mötet börjar kl med träff med nye kommunchefen Peter Karlsson m fl DAGORDNING 1. Mötet öppnas 2. Närvarolista 3. Protokollsjustering 4. Föregående protokoll Anmälningsärenden 5. Kontrollrapporter vid verksamheter i Mora kommun Anmälan av delegeringsbeslut Inget att ta upp vid dagens sammanträde. Rapporteringspunkter/ information/ beslutsärenden 6. kl Landstingets riktlinjer om nutrition (Dietist Anna Sjödin) 7. Verksamhet + Bilaga 8. Personal 9. Ekonomi - Periodrapport per oktober FV 84 + Bilaga 10. Prisjustering + Bilaga 11. Budget Verksamhetsplan Kvarstående frågor till nästa sammanträde 14. Mötet avslutas Det är viktigt att nämnden är beslutsför. De ledamöter, som inte kan närvara, måste anmäla detta omgående så att ersättare kan kallas in. Anmälan ska ske till Lena Wikström, tel eller med e-post, lena.wikstrom@ltdalarna.se.

2 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN BEREDNINGSMEMORIAL Sammanträdesdatum 1 Mötet öppnas Ordföranden förklarar mötet öppnat.

3 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN BEREDNINGSMEMORIAL Sammanträdesdatum 2 Närvarolista Närvarolistan prickas av.

4 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN BEREDNINGSMEMORIAL Sammanträdesdatum 3 Protokollsjustering Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t utse Björn Hammarskjöld att jämte ordföranden justera sammanträdesprotokollet. I tur att justera: 1. Elin Norén 2. Björn Hammarskjöld

5 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN BEREDNINGSMEMORIAL Sammanträdesdatum 4 Föregående protokoll Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t lägga protokollet från mötet till handlingarna.

6 9 BEREDNINGSMEMORIAL NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN Sammanträdesdatum 5 Kontrollrapporter vid verksamheter vid Mora kommun Dnr LD11/03659 Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t anteckna anmäld skrivelse till protokollet. Beslutat av Mora Orsa Miljökontor; - Kontrollrapport, Aromköket, Kostsamverkan Mora, Noret 128:4, Mora kommun Vid kontrollen noterades brister gällande märkning av portionsförpackade matlådor. Ett föreläggande kommer att skrivas som ett komplement till denna kontrollrapport. - Avgift (1.640 kronor) för extra offentlig kontroll, Aromköket, Kostsamverkan Mora, Noret 128:4, Mora kommun Handläggningen av ärendet har tagit 2 timmar. Avgiftens storlek ska motsvara nämndens faktiska kostnader. För extra offentlig kontroll som föranleds av bristande efterlevnad av regelverket tas avgift ut enligt kommunens taxa med 820 kronor/timme. Verksamhetsutövare är betalningsansvarig. - Kontrollrapport, Aromköket, Kostsamverkan Mora, Noret 128:4, Mora kommun Kontrollområden och noterade brister; HACCP-baserade förfaranden - Inga brister noterades

7 Information Nämnden för kostsamverkan Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Norra området Dnr 6 Information om Landstingets riktlinjer för nutrition Handläggare: Inger Gyllner / Anna Sjödin Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t anteckna informationen till protokollet. Anna Sjödin är dietist på Mora lasarett. Anna som har deltagit i framtagandet av landstingets riktlinjer för nutrition informerar om dessa. Riktlinjer för nutrition För att aktivt förebygga och behandla undernäring har riktlinjer för nutritionsbehandling tagits fram. Medicinska tvärguppen har tagit ett beslut om att dessa riktlinjer ska gälla inom medicin-, geriatrik-, infektions- och kardiologiklinikerna inom Landstinget Dalarna. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaums väg Inger Gyllner Falun Org.nr Områdeschef inger.gyllner@ltdalarna.se

8 1 Nämnden för kostsamverkan Landstingsservice Datum Sida 1 (2) Norra området Dnr 7 Verksamhet Handläggare: Inger Gyllner Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t anteckna informationen till protokollet. Golvreparation Bilaga tidplan PEAB Reparation av golv i Aromkökets snabbkylar påbörjades v 39. Arbetet ska vara avslutat v 48. Under reparationstiden finns 2 st mobila snabbkylar uppställda i köket. Brickdukning Köket startar dukning av brickor till lunch och middag, till lasarettets vårdavdelningar den 14 november. Kyld mat dukas på brickor i köket, brickorna transporteras i särskilda vagnar till vårdavdelningarna, där återuppvärmning av maten görs i vagnen. Efter återtransport av vagnarna diskas porslinet i köket. Ludvika måltider Dala Måltidsservice AB styrelse har beslutat att föreslå sin ordinarie årsstämma att lägga ned produktionsköket i Ludvika. Stämman har sitt ordinarie möte i februari men denna kommer att tidigareläggas. Någon förändring på styrelsens förslag förväntas ej. Detta innebär att egenregialternativet med leveranser från Mora och ett mottagningskök i Ludvika nu är det enda kvarstående alternativet. Projektering har påbörjats och produktion vid Aromköket beräknas startas upp under januari månad. Extern revision Som ett led i Landstingsservice kvalitetssäkringsarbete genomförde Intertek en extern revision i Aromköket Revisorn noterar vid genomgången av köket från varumottagning till Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaums väg Inger Gyllner Falun Org.nr Områdeschef inger.gyllner@ltdalarna.se

9 Landstinget Dalarna Landstingsservice Sida 2 (2) leveranser att verksamheten gav ett bra intryck trots ombyggnadsarbetena. Man behöver emellertid se över kontrollen och hantering av varor som passerat Bäst före datum Avtalsöversyn Förvaltningens tjänstemän arbetar med att ta fram ett underlag för diskussion mellan avtalsparterna om revidering av nuvarande avtal. Kundenkät NKI har mätts vid Restaurang La Rätt under oktober 2012 och resultatet blev 96 %. Målet för 2012 är 90 % nöjda kunder.

10

11 Information Nämnden för kostsamverkan Landstingsservice Datum Sida 1 (2) HR-enheten Dnr 8 Personal Handläggare: Cecilia Lundin Förslag till beslut; Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t anteckna informationen till protokollet. Januari - Oktober Totalt % Korttidssjukfrv (Dag 1-14) ,8% 3,0% ,6% 2,8% Den totala sjukfrånvaron för oktober månad har minskat i jämfört med motsvarande tid förra året. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaums väg Cecilia Lundin Falun Org nr Personalchef cecilia.lundin@ltdalarna.se

12 Landstinget Dalarna Information Landstingsservice Sida 2 (2) Korttidssjukfrånvaron för oktober månad har minskat något jämfört med motsvarande tid förra året. Vi arbetar kontinuerligt med individuella rehabiliteringsuppföljningar vid både kort och långtidssjukfrånvaro. Medarbetarsamtal En arbetsgrupp bestående av chefer, fackliga representanter och medarbetare kommer att arbeta fram ett nytt underlag för medarbetarsamtal. Vi vill ha ett nytt gemensamt underlag för hela Landstingsservice. Avsikten med arbetet är att sammanställa ett lättanvänt material samtidigt som det innehåller de frågor som arbetsgruppen anser vara viktiga i medarbetarsamtalet. Landstingsövergripande aktiviteter Landstingsservice HR gruppering är delaktig i flera Landstingsövergripande aktiviteter inom personalområdet. Några exempel är arbetsvärdering, rekryteringsprocessen, anställningsprocessen samt arbetet med att framöver hantera personalakter digitalt. Dessa aktiviteter finns med i Personalenheten Landstinget Dalarnas handlingsplan.

13 Information Nämnden för kostsamverkan LANDSTINGSSERVICE Datum Sida 1 (1) Ekonomienheten Dnr 9 Ekonomi Handläggare: Martin Ekberg Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t anteckna informationen till protokollet. Periodrapport för oktober månad Utfallet för oktober månad visar ett underskott på tkr. Det ackumulerade underskottet uppgår till tkr Bilaga Upplupna intäkter för patientmåltider saknas på motsvarande +1,0 Mkr, ett rättvisande ackumulerat utfall uppgår således till -3,2 Mkr. Den enskilt största orsaken till det ekonomiska underskottet är att måltidsvolymerna. För Landstingets Dalarnas del understiger de faktiska volymerna de garanterade volymerna, enligt avtalskonstruktionen betalar då Landstinget Dalarna endast produktionskostnaden för volymdifferensen mellan faktisk och garanterad volym. Mora kommuns faktiska volym överstiger de garanterade volymer, enligt avtalskonstruktionen betalar Mora kommun då endast för råvarukostnaden och halva produktionskostnaden för volymen som överstiger garanterad volym. Den samlade ekonomiska effekten leder till betydande underskott för verksamheten. I slutet av året sker en underskottstäckning av parterna, det vill säga Landstinget Dalarna och Mora kommun. Det pågår en översyn och utvärdering av samverkansavtalet mellan Landstinget Dalarna och Mora kommun. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaumsväg Martin Ekberg Falun Martin.Ekberg@ltdalarna.se Ekonomichef Org. nr: Martin.Ekberg@ltdalarna.se

14 Nämnden för kostsamverkan Mora Kostsamverkan Mora Verksamhet Landstinget Dalarna och Mora kommun har bildat en gemensam nämnd med ansvar för att producera mat till patienterna vid Mora lasarett samt till vårdtagare och boende inom kommunens äldreomsorg. Maten produceras i Aromköket, Mora lasarett och levereras till äldreboenden och lasarettets avdelningar. Samverkan startades fullt ut när samtliga mottagningskök blev färdigställda i slutet av Kommunens produktionskök inom äldreomsorgen har byggts om till mottagningskök. Följande äldreboende är berörda: Saxnäs, Spanskgården, Noretgården och Hanslinden. De viktigaste händelserna i och omkring verksamheten under årets första tio månader anges nedan i punktform: Det pågår en översyn och utvärdering av Samverkansavtalet mellan Landstinget Dalarna och Mora Kommun. Under det första verksamhetsåret konstaterades att det fanns praktiska svårigheter i tillämpningen av avtalet. Totalt kommer 23 beställda matvagnar för brickdukning att levereras under oktober för att lösa serveringen av lunch/middag och frukost. Brickdukning av lunch och middag på Mora lasarett kommer att starta under november månad. Aromköket kan komma att leverera måltider till Ludvika lasarett fr.o.m. december. Golvbeläggning har spruckit i snabbkylarna, golvet måste läggas om, vilket beräknas ta två månader. Produktionen kan fortsätta under tiden genom att ha två mobila snabbkylar samt genom att göra vissa anpassningar i menyn. Upphandling av transporter av livsmedel mellan Falun och Mora har varit ute på annons. Inga anbud har lämnats in på denna förfrågan. Upphandling av distribution av matlådor har gjorts. Samhall var det enda företag som lämnade anbud och avtalet träder i kraft 1 juni. Nytt avtal är tecknat med Varuförsörjningsnämnden för landstingen i Dalarna, Sörmland, Uppsala, Västmanland och Örebro gällande gemensamt avtal för kosttillägg och näringspreparat. En konsekvens av det nya avtalet är att vi inte kan leverera dessa produkter till Mora kommun. Uppföljning besparingsåtgärder Det har tidigare konstaterats att de garanterade volymerna är för optimistiska för Landstinget Dalarna när Samverkansavtalet skrevs Mora Kommuns faktiska volym överstiger de avtalade garantivolymerna. Den sammanvägda effekten av detta är att de ekonomiska svårigheterna fortsätter för Nämnden. Produktionssättet är relativt kostsamt men sker enligt de kravspecifikationer som beställarna fastställt. Orsaken till att brickdukning valts av landstinget är att vården ska avlastas så långt som möjligt. Ekonomi Resultaträkning (mkr) Ack utfall Prognos Budget Resultat Intäkter 18,7 29,2 29,2 21,4 Kostnader -22,9-29,2-29,2-21,4 varav personalkostnader Verksamhetens resultat* -10,3-12,5-12,5-10,1-4,2 0,0 0,0 0,0 Landstingsbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 Över/ Underskott -4,2 0,0 0,0 0,0 Investeringar -3,1 0,0-2,0-0,6 *Upplupna intäkter för patientmåltider saknas på motsvarande 1,0 Mkr, ett rättvisande ackumulerat utfall uppgår till -3,2 Mkr. Landstinget Dalarna och Mora kommun är gemensamt ansvariga för det negativa utfallet. För att nämnden för kostsamverkan skall uppnå ett balanserat resultat förutsätts en förlusttäckning på årsbasis på 2,2 mkr från Landstinget Dalarna och på 1,4 mkr från Mora kommun. Personal Definitioner Antal anställda är antalet personer, vilka innehar en månadsavlönad anställning. Antal faktiska årsarbetare beräknas som antal anställda x anställningens sysselsättningsgrad minus tjänstledigheter utan lön, sjukledigheter > 14 dagar och grund/vidareutbildning med lön. Arbetad tid anger antalet arbetade timmar för samtliga anställda. Inhyrd personals arbetade tid ingår inte. Redovisas med en månads fördröjning. Helårsekvivalent är lika med arbetade timmar Antal faktiska årsarbetare -- 25,35 27,10 Antal anställda Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag Ack 2010 Ack 2011 Ack 2012 Arbetad tid timmar, alla varav timanställda* varav mertid/övertid samtlig personal* * Preliminära värden för innevarande år Valda personalkostnader (mkr) Resultat Budget Prognos Löner exklusive sociala avgifter Anders Roos Förvaltningschef Landstingsservice -7,2-8,7-8,7

15 Nämnden för kostsamverkan Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Norra området Dnr 10 Prisjustering Dnr LD12/03307 Handläggare: Inger Gyllner Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t föreslå respektive fullmäktige att besluta enligt nedanstående föreslagna måltidspriser. Måltidspriserna för 2013 räknas upp med 2,3 % enligt landstingets direktiv för prisuppräkning. Bilaga prislista 2013 Måltider patient och äldreomsorg Lunch och middag 45,80 Lunch och middag, specialkost 50,40 Lunchlådor 50,40 Frukost 22,90 Mellan- och kvällsmål 9,20 Måltider till gäster vid kommunens äldreboenden Frukost 28,00 Lunch och middag 56,00 Avhämtning 50,00 Måltider personalrestaurang LaRätt Lunch med bröd 75:- Lunch utan bröd 72:- Kuponger 10 st 690:- Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaums väg Inger Gyllner Falun Org.nr Områdeschef inger.gyllner@ltdalarna.se

16 KOSTSAMVERKAN MORA PRISLISTA 2013, EXKLUSIVE MOMS Avseende leveranser till äldreomsorgen i Mora kommun samt patientmåltider till Hälso- och sjukvården, Mora lasarett. MÅLTID Pris Därav produktion Därav råvaror Lunch och middag 45:80kr 29:30 kr 16:50 kr Lunch och middag, specialkost 50:40 kr 29:30 kr 21:10 kr Lunchlådor (förpackade med gas) 50:40 kr 33:90 kr 16:50 kr Frukost 22:90 kr 14:20 kr 08:70 kr Mellan- och kvällsmål 09:20 kr 03:70 kr 05:50 kr Kommentar: Ovanstående priser gäller för Mora kommun och Landstinget Dalarna avräkning sker enligt överenskommen reglering i avtal. (Förslag till Nämnden för kostsamverkan den )

17 KOSTSAMVERKAN MORA PRISLISTA 2013, INKLUSIVE MOMS Avseende externa kunder som äter i personalmatsalar och äldreboende eller hämtar måltider från dessa inrättningar. MÅLTIDSPRIS Restaurang Avhämtning Gäster vid kommunens äldreboenden Frukost 28:00 kr -- Lunch och middag 56:00 kr 50:00 kr Gäster i personalrestaurangen La Rätt Lunch med bröd 75:00 kr 71:00 kr Lunch utan bröd 72:00 kr 71:00 kr Kuponger 10 st 690:00 kr Kommentar: Momssats: 12% vid servering och avhämtning (Förslag till Nämnden för kostsamverkan den )

18 BEREDNINGSMEMORIAL NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN Datum Sida 1 (2) Dnr 11 Budget 2013 Dnr LD12/03152 Handläggare: Martin Ekberg Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t godkänna redovisad budget för 2013 för Nämnden för kostsamverkan FV 84. Budget för år 2013 har framtagits i stor delaktighet och engagemang i förvaltningen. Budgetförutsättningarna presenteras i finansplanen, vilket legat till grund för budgetarbetet. Uppräkning har skett med 2,3% för intäkterna, 2,7% för löner, 1,0% för lokalkostnader och övriga kostnader, allt enligt centrala direktiv via finansplanen. Verksamheten 2013 har budgeterats utifrån faktiska volymer 2012 som utgångspunkt och inte från de garantivolymer som är reglerade i samverkansavtalet. Syftet är att eftersträva en så verklighetsbaserad budget som möjligt. BUDGETSAMMANSTÄLLNING 2013 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN FV84 Verksamhet (Tkr) Nämnden för kostverksamhet -53 Produktionskök Restaurang La Rätt -935 Totalt resultat (Tkr) Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaums väg Martin Ekberg Org. nr Ekonomichef martin.ekberg@ltdalarna.se

19 Nämnden för kostsamverkan Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Norra området Dnr 12 Verksamhetsplan 2013 Dnr LD12/03309 Handläggare: Inger Gyllner Förslag till beslut Nämnden för kostsamverkan beslutar a t t fastställa föreslagen Verksamhetsplan för Verksamhetsplanen för Kostsamverkan i Mora har valt att följa delar av Landstingsservice verksamhetsplan. Verksamhetsplanen innehåller fem perspektiv Personal Mål Antal medarbetare som har två individuella mål, 100% Nöjdmedarbetarindex (NMI) 75% Antal deltagande i medarbetarenkät 80% Frisknärvaro 95% 100 % av arbetsskador/tillbud ska rapporteras i Synergi Ekonomi Mål Budgetföljsamhet intäkter/kostnader 98% Prognosuppföljning 99% Nyckeltal för intäkt/anställd och kostnad/anställd Kund Mål Nöjd kundindex (NKI) 90% Kunduppföljning minst 1ggr/år Produktion Mål Ett förbättringsförslag per medarbetare Portioner/anställd Andel miljömärkta livsmedel (i kronor) 20% Utveckling Lärande Mål Serviceutbildning genomförs med samtliga medarbetare 95% närvaro Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaums väg Inger Gyllner Falun Org.nr Områdeschef inger.gyllner@ltdalarna.se

20 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN BEREDNINGSMEMORIAL Sammanträdesdatum 13 Kvarstående frågor till nästa sammanträde

21 NÄMNDEN FÖR KOSTSAMVERKAN BEREDNINGSMEMORIAL Sammanträdesdatum 14 Mötet avslutas