Sammantradesdatum Torsdagen den 23 februari 2012, kl Lokal "Bananen", Restaurang La Ratt,

Transkript

1 «k Landstinget B DALARNA SAMMANTRADESPROTOKOLL Sammantradesdatum Paragrafer Sida (15) Plats och tid Torsdagen den 23 februari 2012, kl Lokal "Bananen", Restaurang La Ratt, Mora lasarett Ordinarie ledambter Peter Helander (c) ordforande Elin Noren (s) vice ordforande Bjorn Hammarskjold (dsp) Mora kommun Landstinget Dalarna Landstinget Dalarna Tjanstgorande ersattare Ingvar Niilimaa (dsp) for Gunnel Soderberg (m) Mora kommun Narvarande ersattare Sten G Johansson (v) Birgitta Sacredeus (kd) Landstinget Dalarna Landstinget Dalarna Ovriga Foredragande Sekreterare Anders Roos, fbrvaltningschef Lena Wikstrbm Ovriga tjansteman Inger Gyllner, omradeschef Martin Ekberg, ekonomichef Hanna Becker, t f personalchef 1-10, 13 Uses attjustera Underskrifter Elin Noren Sekreterare >f Lena Wikstrbm Ordfbrands Peter Helander Justerande BEVIS Justeringen hartillkannagivits genom anslag Organ Sammantradesdatum Datum for anslags uppsattande Datum for anslags nedtagande Forvaringsplats for protokollet Underskrift

2 LANDSTINGET DALARNA (15) INNEHALL: SID NR 1 Protokollsjustering 3 2 Foregaende protokoll 3 3 Anmsilningsarende 3 4 Anvisningar fo"r uppfoljning paf6rvaltningsniva Beslutom registrering av livsmedelsanlaggningar 4 6 Kontrollrapporter vid verksamheter vid Morakommun 4 7 Delegationsbeslut om arlig kontrollavgift 5 8 Anmalan av beslut pa delegation 5 9 Nulagesbeskrivning av inganget avtal 6 10 Revisorerna Mora kommun - Landstinget Dalarna 7 11 Intemkontrollplan 8 12 Verksamhetsrapport 9 13 Personalrapport Ekonomirapport Utokning av vardplatser Brickdukning/frukost Mora lasarett Delegeringsbestammelser och arbetsordning Transportavtal matleveranser Stro msgarden Bokslut Granskningsrapport av landstingets kosthantering Inkommen skrivelse angaende revisionsrapport Skrivelser avseende Socialstyrelsens rapport Hyresavtal mottagningskok Kvarstaende fragor MQtet avslutas 15

3 LANDSTINGET DALARNA (15) Ordforanden forklarar motet oppnat och halsar alia valkomna. Narvarolistan prickas av. 1 Protokollsjustering a 11 utse Elin Noren att jamte ordforanden justera sammantradesprotokollet. 2 Foregaende protokoll a 11 la"gga protokollet fran motet till handlingarna. 3 Anmalningsarende a 11 anteckna anmalningsarendet till protokollet. Protokollsutdrag landstingsstyrelsens arbetsutskott 187, , DnrLD 11/ Omforhandling av samverkansavtal avseende gemensam kosthantering med Mora kommun. 4 Anvisningar for uppfoljning pa forvaltningsniva 2012 DnrLD 11/03252 a 11 anteckna anmalningsarendet till protokollet. Skrivelse fran Central forvaltning, ekonomienheten daterad " Period- och Delarsrapporter samt Arsbokslut Sr forvaltningarnas aterrapportering till landstingsledning och politiker for att redovisa hur uppdraqet skots under aret Ett viktigt syfte med rapporterna a"r att kontinuerligt uppmarksamma avvikelser fran faststsllda planer och redovisa atgarder for att uppna politiskt beslutade uppdrag och mal".

4 LANDSTINGET DALARNA (15) 5 Beslut om registrering av livsmedelsanlaggningar DnrLD 11/03660 NSmnden for kostsamverkan beslutar a 11 anteckna anmalda beslut till protokollet. Beslutat av Miljo- och halsoskyddskontoret i Mora; - Mora lasaretts tillfalliga produktionskok, Stranden 51:2 i Mora Galler tills vidare Beslutat av Mora Orsa Miljonamnd; - SaxnaskOket, Stranden 5:1, Stenuddsvagen 2, Mora kommun Galler tills vidare - Noretgarden servicehus Noret 82:10, Solvagen 21, Mora kommun Galler tills vidare - Hanslinden servicehus, Myran 14:7, Hansakersvagen 4, Mora kommun. Galler tills vidare - Spanskgarden mottagningskok, Morkarlby 574:1, SpanskvSgen 4 A, Mora kommun. Galler tills vidare - Aromkoket, kostsamverkan Mora, Noret 128:4, Lasarettsvagen 35, Mora kommun. Galler tills vidare 6 Kontrollrapporter vid verksamheter vid Mora kommun DnrLD11/03659 a 11 anteckna anmalda skrivelser till protokollet. Beslutat av Mora Orsa Miljokontor; - Hanslinden servicehus, Myran 14:7, Mora kommun, Noretgarden servicehus, Noret 82:10, Mora kommun, t

5 LANDSTINGET DALARNA (15) 7 Delegationsbeslut om arlig kontrollavgift vid verksamheter vid Mora kommun DnrLD11/03627 NSmnden for kostsamverkan beslutar a 11 anteckna anmalda beslut till protokollet. Beslutat av Mora Orsa Miljonamnd; - Produktionskok Mora lasarett, Noret 128:4, Mora kommun Gallerfr o m tills vidare - Noretgarden servicehus, Noret 82:10, Mora kommun Galler fr o m tills vidare - Spanskgarden mottagningskok, Morkarlby 574:1, Mora kommun Galler fr o m tills vidare - Hanslinden servicehus, Myran 14:7, Mora kommun - Saxnaskoket, Stranden 5:1, Mora kommun Galler fr o m tills vidare 8 Anmalan av beslut pa delegation a 11 anteckna anmalda delegationsbeslut till protokollet. Anmales fbljande enligt delegering fran Namnden for kostsamverkan till forvaltningschef, se 10, Beslut om upphandling - Transport av kylda portionsferpackade matlador direkt till brukare inom Mora kommuns hemtjsnst Anmales foljande enligt delegering fran landstingsfullmaktige till ordforanden med vidaredelegering till forvaltningschefen Reglemente faststallt av Mora kommunfullmaktige 16/09 och landstingsfullmaktige 35/09

6 LANDSTINGET DALARNA (15) Beslut om externa avtal Av ordfdranden och forvaltningschefen; - Avtal mellan Samhall AB och Landstinget Dalarna om stadning av lokaler pi Noretgarden i Mora. GSIIer fr o m DnrLDI 2/ Avtal mellan Samhall AB och Landstinget Dalarna om transport av varm mat mellan Saxnas kok och Sldreboendet Stromsgarden i Mora. Gailer fr o m DnrLDI 2/ Projekt- och samarbetsavtal mellan Samhall AB och Landstinget Dalarna om distribution av matlador i Mora kommun. Galler DnrLDI 2/ Avtal mellan ISS Facility Services AB och Landstinget Dalarna om stadning vid SaxnSs/Spanskgarden i Mora. Galler Dnr LD12/ Nulagesbeskrivning av inganget avtal Dnr LD11/03340, LD11/03450 Handlaggare: Anders Roos a 11 anteckna informationen till protokollet. Samverkansavtal mellan Landstinget Dalarna och Mora kommun avseende gemensam kosthantering Landstingsstyrelsens arbetsutskott har vid sammantrade , 187 uppdragit till landstingsdirektoren att initiera en omforhandling av samverkansavtalet avseende gemensam kosthantering med Mora kommun. En grupp tjanstemsn fran den centrala forvaltningen kommer snarast att utses och fa uppdraget att tillsammans med representanter fran Mora kommun g6ra en oversyn av nuvarande avtalsinnehall.

7 LANDSTINGET DALARNA (15) 10 Revisorerna Mora Kommun - Landstinget Dalarna a 11 anteckna till protokollet att revisorerna och namnden har fort en diskussion om verksamheten, det ekonomiska laget och innehallet i samverkansavtalet. Foliande medverkar fran revisionen: Kjell Johansson och Carl-Erik Nystrom, Landstingsrevisionen Bernt Hagg, Susanne Halen och Bengt Nordin, Mora kommun Hans Gasste, sakkunnig fran PWC Revisorerna informerar om att de lopande besoker alia verksamheter Landstinget Dalarna. Vid dagens besek i Namnden for kostsamverkan diskuteras foljande punkter; Tankar kring underskottet Hurtolkar namnden sitt uppdrag Hur fungerar samverkan Intern kontroll Delegationsordningen Forandringar2012 Ordforanden informerar utifran punkterna, bl a att namndens uppdrag utgar fran samverkansavtalet. Det konstateras att det finns delar som inte ar tillrackligt bra och behover ses over. Kostnadsfordelningar och underskottet beror bl a pa antalet portioner och antalet vardplatser. Underskottet bestar av flera delar, bl a finns en dverklagan pa upphandlingen av matvagnar, restaurangen som gar med underskott, samt antalet vardplatser som dragits ner. Avtalet ar uppsagt for omforhandling, marginalerna ar overskridna. Samverkan i namnden fungerar bra. Delegationsordningen och internkontrollplanen tas vid dagens sammantrade. Forandrinaar infor2q12: - Landstinget har begart omforhandling av avtalet - Tillkommande vardplatser vid Spanskgarden i Mora kommun - Storre volymer, brickdukning/frukost Ekonomichefen fortsatter med att redovisa underskottsfbrdelningen. Enkatundersokning Nojd Kundindex NKI visade resultatet 89 % nojda kunder. Revisorerna avslutar diskussionen med att planera for ett studiebesok i produktionskoket framover for samtliga revisorer Landstinget Dalarna och Mora kommun.

8 LANDSTINGET DALARNA (15) 11 Internkontrollplan DnrLD11/01286 Handlaggare: Martin Ekberg att forpunkta) godkeinna redovisad aterrapportering av 2011 ars internkontrollprocesser, a 11 ansluta sig till Landstingsservice mal for NKI nojdkundindex 90 %, a 11 for punkt b) folja Landstingets centrala direktiv for internkontrollsomraden som darmed ersatter tidigare internkontrollplan for a) Ekonomichefen aterrapporterar 2011 ars internkontrollprocesser Bilaga 11a b) Redovisas internkontrollplanens kontrollprocesser for 2012 efter centrala direktiv, tidigare beslut utgar. Landstingsstymlsen beslutade , 10 att infdra gemensamma interna kontrollomraden for samtliga namnder inom Landstinget Dalarna DnrLD11/03692 Bilaga 11b Processersom skalt kontrolleras 2012 Sr; - Delegeringsbestammelser - Attestinstruktioner - Upphandling och avtal - Anstallningsprocessen Vid beredningen infor nasta sammantrade med Namnden for kostsamverkan ses eventuella tillagg av kontrollomraden i internkontrollplanen ever. Infor dagens sammantrade inkom en inlaga fran Bjorn Hammarskjold avseende naringsinnehallskontroll daterad Skrivelsen kommer att beredas infor nasta sammantrade.

9 LANDSTINGET DALARNA (15) 12 Verksamhet Handlaggare: Inger Gyllner att anteckna informationen till protokollet. Verksamhets rapport Kostombudstraffar har genomforts vid foljande tillfallen: Lasarettet 26 november, Hanslinden 1 januari, Saxnas/Stromsgarden 8 december, Spanskgarden 2 november, 14 december och 7 februari. Under hosten har arbetet med menyplanering fortsatt, flera ratter som efterfragas i aidreomsorgen har lagts till. Listan med livsmedel som bestalls fran Falun har kompletterats med artiklar utifran Snskemal framforallt fran aidreomsorgen. Fran 1 februari levererar Aromkoket matlador till pensionarer i hemmen. Samhall har fatt i uppdrag att hantera bestallningar samt leveranser till brukarna torn 31 maj. Upphandlingen av matvagnar har blivit overklagad en andra gang, en leverantdr har beg rt provningstillstand i kammarratten. Golvet i blast-chiller (snabbkyl) har spruckit och maste laggas om i Aromkoket. Arbetet beraknas ta en manad. Driften kan hallas igang med tillfalliga kylar. Landstingsfastigheter kraver att entreprenoren star for alia extra kostnader i samband med detta. Med hanvisning till sankning av restaurangmomsen har prisetfor luncher sankts med tre kronor vid restaurang La Ratt.

10 LANDSTINGET DALARNA (15) 13 Personal Handlaggare: Hanna Becker a 11 ansluta sig till Landstingsservice mal for NMI nojdmedarbetarindex 75 %, samt att anteckna informationen till protokollet. Personalbokslut Vid Namnden f6r Kostsamverkan hade ar st. medarbetare anstallda, varav 79 % kvinnor och 21 % man. Genomsnittlig sysselsattningsgrad for kvinnor uppgick till 93,7 % avseende ar Inga man arbetade deltid detta ar vid NSmnden fdr kostsamverkan. Under ar 2011 uppgick sjukfranvaron vid Namnden fsr Kostsamverkan till 8,3 %, vilket innebar 26,9 sjukdagar per anstalld. En del av sjukfranvaron kan forklaras mot bakgrund av ett flertal langtidssjukskrivningar. Samarbete pagar med GavleDala foretagshalsa fdr att minska sjukfranvaron Enkat Nojd Medarbetarindex NMI Under november/december manad ar 2011 genomfordes en medarbetarenkat avseende bl.a. trivsel samt psykosocial arbetsmiljo vid Namnden for kostsamverkan. I princip samtliga medarbetare och chefer svarade pa enkaten. NMI for Namnden for kostsamverkan uppgar till 59 %. Vid driftomradet Norra omradet uppgar NMI till 62 % (inkl. Namnden for Kostsamverkan). Resultatet av medarbetarenkaten kommer under februari/mars 2012 att analyseras och fdljas upp med olika aktiviteter vid Namnden for kostsamverkan.

11 LANDSTINGET DALARNA (15) 14 Ekonomi Handlaggare: Martin Ekberg a 11 anteckna informationen till protokollet. Ekonomirapport Forsta periodrapporten for a r 2012 utkommer efter februari manad. Enkat Nojd Kundindex NKI Under slutet av ar 2011 genomfordes en undersokning av nojdkund. Metoden som anvandes var enkater i pappersformat som skickades ut till forvaltningens kunder. Utfallet sammanstalldes i ett index dar resultatet blev 89 % nsjda kunder. 15 Utokning av vardplatser DnrLD 12/00492 Handlaggare: Inger Gyllner a 11 leverera portioner enligt onskemal till Spanskgarden, samt a 11 samverkansavtalets prissattning skall foljas, men att prissattningsmodellen b6r ses over i samband med omforhandling av avtalet. Utokning av vardplatser vid Spanskgarden, Mora kommun Aromkoket har fitt en forfragan fran aidreomsorgschefen om att utoka antalet portioner till 9 nya platser pa Spanskgarden fran senare delen av mars manad. Prissattningsmodellen i huvudavtalet bor darfor ses over.

12 LANDSTINGET DALARNA (15) 16 Brickdukning/frukost Mora lasarett Handlaggare: Inger Gyllner a 11 anteckna informationen till protokollet. Halso- och sjukvardens ledning overvager att besluta om att infora brickdukning aven till frukost pa Mora lasarett. En utredning av hur det ska losas praktiskt ska goras. Det utokade uppdraget kan losas i den oversyn av samverkansavtalet som Landstinget har begart. 17 Delegeringsbestammelser och arbetsordning DnrLDI 2/00493 Handlaggare: Anders Roos a 11 faststalla foreslagna delegeringsbestammelser och arbetsordning for Namnden for kostsamverkan fr o m Se Namnden for kostsamverkan 56, F6 religger forslag till delegeringsbestammelser och arbetsordning for Namnden for kostsamverkan. Gallande from Bilaga Transportavtal matleveranser Stromsgarden DnrLDI 2/00773 Handlaggare: Inger Gyllner a 11 Namnden har inga synpunkter pa att Landstingsservice utfor dessa transporter.

13 LANDSTINGET DALARNA (15) 21 Inkommen skrivelse ang revisionsrapporten "Landstinget Dalarnas kosthallning ur ett patientperspektiv 2011" Dnr 11/03377 Handiaggare: Inger Gyllner a 11 skrivelsen skall riktas till Revisionen i stallet for Namnden for kostsamverkan. - Skrivelse / kommentar har inkommit fran Bjorn Hammarskjold daterad Bilaga Skrivelser avseende Socialstyrelsens rapport Naring for god vard och omsorg DnrLDH/01289 Handiaggare: Inger Gyllner a 11 avsla Bjorn Hammarskjolds forslag till beslut med hanvisning till avgivet tjanstemannasvar enligt bilaga p 24 b) 2Z Ingvar Niilimaa och Bjorn Hammarskjold reserverar sig mot beslutet till forman for Bjorn Hammarskjolds forslag. Tva likalydande skrivelser daterade och har inkommit fran Bjorn Hammarskjold Bilaga 22a Svar pa begaran fran Bjorn Hammarskjold fran Landstingsservice Bilaga 22b

14 LANDSTINGET DALARNA (15) Landstingsservice har efter forfragan fran aldreomsorgschefen i Mora kommun fatt uppdraget att transportera varm mat till lunch och middag, 2 ganger/dag, mellan SaxnSs mottagningskok och Stromsgardens avdelningar. Uppdraget startade 19 december. Landstingsservice har inledningsvis anlitat Samhall for dessa transporter under vardagar. 19 Bokslut2011 DnrLD11/01672 Handlaggare: Martin Ekberg a 11 godkanna redovisat bokslut for 2011 for Namnden for kostsamverkan. Det ekonomiska resultatet 2011 for forvaltningen blev - 2,2 Mkr, underskottet reglerades genom en underskottstackning av namndens tva parter, Landstinget Dalarna och Mora Kommun. Se bokslutet i sin helhet i bifogat dokument. Bilaga Granskningsrapport av landstingets kosthantering DnrLD11/03377 Handlaggare: Inger Gyllner att anteckna granskningsrapporten och LD Kostservice kommentarer till protokollet. Landstingets revisorer har inkommit med granskningsrapport av landstingets kosthantering ur ett patientperspektiv daterad Kommentarer till revisionsrapporten fran LD Kostservice Rapport och kommentarer Bilaga 20 i

15 LANDSTINGET DALARNA (15) 23 Hyresavtal mottagningskok Handlaggare: IngerGyllner a 11 uppdra at fdrvaltningschefen att gora en skriftlig framstallning till Mora kommun och begara att hyresavtal omedelbart upprattas. Det finns inget hyresavta! upprattat for mottagningskoken mellan Mora kommun och kostnamnden. Arbetsmiljoronder har genomforts i mottagningskoken men vi vet inte vart vi ska vanda oss for att fa hjalp att atgarda de brister som framkommit 24 Kvarstaende fragor till nasta sammantrade Samverkansavtalet Internkontrollplanen Motet avslutas Da samtliga arenden ar genomgangna forklarar ordforanden sammantradet avslutat.